Документооборот – важнейшая часть жизнедеятельности любой компании. Если вы владеете бизнесом или ваша работа связана с получением и обработкой документов, то разбираться в базовых правилах делопроизводства просто необходимо.
О том, что представляет собой документооборот, как отладить процессы движения документов в компании, рассказываем ниже.
Что нужно знать о документообороте. Базовые правила
Делопроизводство — что такое и для кого нужно
Делопроизводство, другими словами, документооборот — это процесс передвижения документов, начиная от составления и заканчивая получением и отправкой их в архив.
Это сложный многоэтапный процесс, часть обязанностей по которому перекладывается на плечи секретаря или офис-менеджера. Знать, как правильно оформить и зарегистрировать документ, кому и когда отправлять, — все это должен знать секретарь. Часто от одной «бумажки» зависит будущее организации. Потому к вопросам делопроизводства нужно подходить серьезно.
В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления бумаг. Они записаны в ГОСТ Р 6.30-2003. С момента его введения многое в документообороте изменилось: появились электронные документы и подписи, новые реквизиты и пр. Это привело к необходимости создания нового государственного стандарта. Результатом стал ГОСТ Р 7.0.97-2016, который официально вступить в силу летом 2018 года.
Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24
В новом ГОСТ закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов.
Хоть ГОСТ и необязателен для соблюдения, в то же время он является ориентиром. Нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой компанией.
Независимо от того, придерживается организация ГОСТа в вопросах стандартизации документооборота или следует своему регламенту, у каждого документа есть определенные этапы «жизни»:
• Создание или поступление бумаги
• Отправка или передача по назначению
• Исполнение (согласование, подпись и пр.)
• Отправка в архив
Каждый документ в компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы.
Кому нужно знать базовые правила документооборота?
- Владельцам бизнеса . Не обязательно знать каждый нормативный акт наизусть. Достаточно знать, где посмотреть изменения и применить их на практике. Более того, понимая весь путь движения бумаг, владелец может оптимизировать процесс и сократить время «хождения» документов, тем самым ускоряя получения результата.
- Секретари и офис-менеджеры . Работа с документами входит в список должностных обязанностей и занимает большую часть времени. Потому знать основы документооборота просто необходимо. Знание основ делопроизводства поможет оптимизировать работу и сократить время на поиск нужного документа, его оформление или отправку, а значит, эффективность как сотрудника в разы повышается.
Какие виды документооборота существуют
Виды документооборота
В зависимости от сферы деятельности компании, выделяются несколько видов документооборота. Как правило, в большинстве организаций присутствуют они все.
Электронный документооборот: программы ЭДО Сбис, ЭДО Контур Диадок, ЭДО Такском
По типу документов:
1. Внешний документооборот — включает в себя все бумаги, поступившие от других организаций и учреждений.
2. Внутренний — бумаги, которые перемещаются исключительно внутри компании. Например, приказы о переводе сотрудника с одной должности на другую.
3. Исходящий — это документы, которые отправляются в другие организации.
По характеру документов
Можно выделить несколько типов делопроизводства:
1. Управленческий — сюда входят все бумаги, касающиеся управления организацией (приказы, распоряжения, соглашения и пр)
2. Финансовый — включает в себя договора, нормативно-правовые акты, корреспонденцию, счета, отчеты и пр.
3. Кадровый — документы, касающиеся сотрудников и их перемещении в компании.
4. Технический — это вся техническая документация. Создание проектной документации, контроль исполнения и после перемещение в архив.
5. Архивный — все бумаги, выполнившие свою функцию и перешедшие на хранение.
Как выстроить эффективную систему документооборота
Грамотно выстроенная система делопроизводства позволит сократить время движения и «остановки» документа на различных этапах. Главная цель при оптимизации документооборота — уменьшить количество промежуточных «стоянок» документа от момента его создания или получения до окончательного принятия и отправки в архив.
Чтобы построить эффективную систему документооборота, необходимо помнить, что есть разные способы его организации.
- Бумажный документооборот. Все документы в компании предстают только бумажном варианте. Такой вид в наше время уже редкость.
- Электронный. Более прогрессивный вариант. Документы передаются и хранятся в электронном виде, а закрепляются электронной подписью.
- Смешанный — самый распространенный вид. Бумаги хранятся как на электронных, так и на бумажных носителях. Обычно в электронном виде документы создаются, после распечатываются и уходят на согласование.
Итак, базовые правила, которых стоит придерживаться, чтобы наладить эффективный документооборот в компании:
1. Определить способ организации делопроизводства — бумажный, электронный или смешанный. Полностью перейти на ЭДО (электронный документооборот) не получится, пока что некоторые документы должны оставаться в бумажном виде. Бумажный вариант документооборота неудобен тем, что со временем накапливается очень много бумаг, кроме того, некоторые могут легко затеряться в бумажном массиве. Смешанный – наиболее адекватный способ организации бумаг, позволяет систематизировать и упростить создание документов, их поиск и хранение.
2. Определите форму организации . Форма может быть централизованной, при которой все документы находятся в одном отделе, чаще всего это секретариат или канцелярия, децентрализованная форма — бумаги находятся в разных отделах и подразделениях компании, встречается в крупных организациях.
3. Выработайте собственные регламенты или придерживайтесь ГОСТ по созданию, оформлению, срокам обработки документов. Это позволит избежать «простаивания» документа на этапах создания и обработки.
Делопроизводство в компании должен работать как часы. Отлаженный до мельчайших деталей документооборот позволит оптимизировать работу не только секретарей, но и всех сотрудников, увеличит скорость прохождения документа по этапам, что непременно приводит к успешному развитию организации.
Источник: dzen.ru
Система электронного документооборота: как выбрать, и чем ЭДО отличаются
Все больше российских компаний переходит на систему электронного документооборота (ЭДО). Полный отказ от традиционного бумажного документооборота — вопрос времени. Поэтому, если в компании документооборот до сих пор ведется «по старинке», приказы, отчеты и регламенты распечатываются, а под хранение архива выделяются отдельные помещения — пора задуматься о переходе на ЭДО. На российском рынке представлено более 50 систем ЭДО, каждая со своими преимуществами и недостатками. Как среди этого разнообразия выбрать подходящую и на какие критерии обратить внимание при выборе, расскажем далее.
Что такое ЭДО?
ЭДО — это способ организации работы с документацией, при котором основная масса бланков, приказов, распоряжений, регламентов и т.д. создается и используется в электронном виде и хранится централизованно в электронном архиве. В отличие от традиционного документооборота, в основе ЭДО лежит не бумажный, а электронный документообмен, что делает процедуру экономичной, оперативной и экологичной.
Электронный документооборот (ЭДО) начал развиваться еще в 1990-х годах. Появилось такое понятие, как «WorkFlow» или управление потоком работ. В 2002–2003 годах появились первые разработки, объединяющие инструменты WorkFlow и электронных архивов.
Рывок случился гораздо позже — в 2014- 2016 гг. Но и в этот период система электронного документооборота еще воспринималась как продукт, доступный только серьезным крупным компаниям. Со временем все больше организаций стали внедрять ЭДО в свой внутренний документооборот, и доля их неуклонно растет.
Для того, чтобы созданные электронно приказы, бланки, отчеты и т.д. двигались между сотрудниками, в компании внедряется система электронного документооборота (СЭД). Электронный документ системы электронного документооборота создается, изменяется, передается между сотрудниками, хранится внутри сервиса.
СЭД представляет собой программное обеспечение, которое организует работу электронной документацией. От выбора СЭД будет зависеть качество ЭДО в компании. Т.е. компании, которая решила идти в ногу со временем и отказаться от «бумажной» версии документооборота, нет необходимости самостоятельно разрабатывать или налаживать процесс электронного документообмена. Нужно выбрать подходящую СЭД и оператора ЭДО, заключить договор на обслуживание, получить ЭЦП для тех сотрудников, кто будет задействован в ЭДО и можно приступать к работе.
Поскольку документооборот в компании бывает внутренним (для служебного пользования) и внешним (при взаимодействии с контрагентами и госорганами), то и ЭЦП потребуются двух видов. Для внутреннего ЭДО — неквалифицированная ЭЦП, для внешнего ЭДО — квалифицированная ЭЦП, равноценная подписи руководителя и печати организации.
ЭЦП заменяют собой «живые» подписи сотрудников, а электронные файлы — бумажные бланки. В результате компания экономит не только бумагу и офисные площади под архив, но ценнейший ресурс — время. Создание, копирование, отправка, согласование, поиск нужного приказа занимает теперь считанные секунды. Исчезает проблема утери или порчи оригинала. Таким образом, благодаря ЭДО:
- снижаются затраты на расходные материалы (бумага, краска для принтера) и почтовые услуги;
- снижается стоимость хранения архива (не требуется отдельное помещение);
- файлы хранятся в едином архиве, не придется искать информацию в разных местах;
- экономится время на согласование, корректировку, подписание;
- экономится время на доставку;
- поиск нужных файлов мгновенный;
- растет производительность труда сотрудников;
- снижается риск утечки и потери информации;
- растет скорость и качество работы (ошибки быстро исправляются, экземпляры не теряются);
- сокращается число ошибок за счет автоматического заполнения форм;
- действия пользователей отмечаются и сохраняются в СЭД, что делает делопроизводство контролируемым.
Внедрение ЭДО положительно сказывается на скорости принятия и реализации управленческих решений, а также на маневренности компании и оперативности взаимодействия с контрагентами и госорганами. И, кроме того, оптимизируются административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации.
Недостатки ЭДО:
- расходы на приобретение и внедрение СЭД;
- время на настройку сервиса и привыкание сотрудников;
- расходы на обслуживание.
Однако минусы компенсируются последующей экономией и удобством использования.
Чем регламентируется ЭДО и СЭД в России
Скорость и удобство ЭДО определяются качеством разработки программного обеспечения (СЭД). Деятельность разработчиков СЭД пока не имеет собственной нормативно-правовой базы. Но внедрение ЭДО производится с ориентиром на следующие нормативные и правовые акты:
- Закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
- Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
- Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Закон от 27 декабря 2009 г. № 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных»;
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
Отметим, что в отличие от законов, ГОСТы носят рекомендательный характер. Поэтому каждый разработчик СЭД свободен в выборе архитектуры и логики работы сервиса. Это значит, что предлагаемые на рынке СЭД могут сильно отличаться друг от друга в подходе к автоматизации документооборота. А следовательно, заказчик волен выбрать ту СЭД, которая наиболее полно отвечает его субъективным требованиям и специфике отрасли.
Обратим внимание, что для участников процесса разработки и внедрения СЭД установлена административная и уголовная ответственность за неправомерный доступ к информации, разглашение государственной или коммерческой тайны.
Почему стоит внедрить систему электронного документооборота уже сейчас?
Переход на ЭДО вызван не только тем, что он ускоряет бизнес-процессы компании. Цифровизация последовательно продвигается и со стороны государства. Так, все меньше возможностей остается для сдачи отчетности на бумажных бланках. В ФНС, Росстат и другие контролирующие органы, а также в фонды (ПФР, ФСС) отчетность сдается в электронной форме. Отчитаться на бумаге могут немногие организации и, как правило, небольшие.
Был утвержден перечень госуслуг, предоставляемых населению и организациям в онлайн-формате. Создана система межведомственного документооборота, что упрощает получение справок, выписок и т.д. из баз госорганов. Постепенно реализуется концепция «электронного правительства». А значит, тотальное внедрение ЭДО — вопрос нескольких лет.
Кроме того, уже внедрена обязательная маркировка продуктов, круг которых неуклонно расширяется. Для отслеживания оборота маркируемых товаров требуется ЭДО.
Не обойтись без ЭДО и в том случае, если часть сотрудников компании работает на удаленке. СЭД включает сотрудника в единую систему документообмена, несмотря на то, что он находится не в офисе или даже в другой стране. Появился тренд на сокращение офисных площадей и создание «невидимых» офисов.
Таким образом, даже если перед компанией не стоит задача избавиться от «бумажной» работы, в перспективе это все равно придется сделать под влиянием внешних обстоятельств, когда сохранять приверженность архаичному бумажному варианту делопроизводства и документообмена не получится.
На что обратить внимание при выборе СЭД
Решившись перейти на ЭДО, компании потребуется определиться с СЭД.
Выделяют СЭД:
- Классические (в электронный формат переводятся все процессы).
- Клиент-серверные (выделенный сервер повышает скорость и надежность работы СЭД).
- СЭД на основе баз данных (интегрируется с другими базами данных).
- СЭД на основе веб-технологий (не требуют клиентского приложения).
- Облачные решения (работают с помощью сервера провайдера).
В зависимости от потребностей заказчика СЭД делятся на:
- коробочные (готовые решения);
- разработанные под потребности клиента;
- комбинированные.
Чаще компаниями применяются коробочные решения, поскольку внедрение готового продукта в бизнес-процессы занимает минимум времени.
Функции готовых решений СЭД:
- получение, регистрация, обработка, отправка файлов;
- структурированное хранение файлов в электронном архиве;
- мониторинг действий с файлами;
- выставление задач пользователям.
На российском рынке представлен ассортимент из полусотни разработок. Популярностью пользуются:
- СБИС;
- Directum;
- DocsVision;
- Globus Professional;
- 1С:Документооборот;
- Босс-референт;
- ДЕЛО;
- ЕВФРАТ;
- МОТИВ;
- МосЭДО;
- Практика;
- ТЕЗИС;
- Корус.
Функционал каждой СЭД охватывает следующие сферы:
- регистрация и ввод информации;
- работа с файлами;
- управление потоками работ (Workflow) и контроль;
- поиск и анализ информации;
- информационная безопасность;
- поддержка бумажного документооборота;
- стандартные средства настройки.
Отличие между СЭД обусловлено детализацией некоторых задач документооборота и особенностями их реализации. Если компания будет выбирать СЭД, то ей нужно учитывать:
- бизнес-задачи;
- технический потенциал;
- финансовые возможности организации (цена покупки СЭД, стоимость администрирования, обучения пользователей, тех.поддержки и т.д.);
- совместимость СЭД с другими ПО, ИС, почтовой программой, офисными приложениями;
- удобство интерфейса;
- наличие профессиональной тех.поддержки;
- необходимость установки дополнительных программ;
- скорость восстановления сервиса в случае сбоя;
- масштабирование СЭД при необходимости;
- наличие удаленного доступа и маршрутизации потока документации.
Набором нужных функциональных характеристик обладает СЭД СБИС. Это программное решение:
- имеет доступную цену;
- позволяет подобрать нужный тариф из тарифной линейки;
- СЭД можно опробовать в тестовом режиме;
- интегрируется с другими сервисами;
- есть круглосуточная тех.поддержка;
- предусмотрена опция внесения изменений и дополнений, также можно создать собственные внутренние процессы;
- обеспечивает пользователям работу в дистанционном режиме.
Преимущество СБИС — настройка отраслевого решения под специфику:
- производства;
- фармацевтики;
- сферы ЖКХ;
- ритейла и общепита;
- логистики.
При этом пользователям СБИС неважно, какой СЭД пользуется контрагент. Обмен документацией возможен и с другими сервисами.
Как наладить ЭДО в компании с помощью СБИС, расскажут консультанты «Бизнес-Легко». Оставьте заявку на консультацию и мы расскажем о преимуществах СБИС подробнее.
Как перейти на электронный документооборот? Внедрить СЭД!
Внедрение СЭД не ограничивается выбором программного обеспечения. Это комплексный процесс, включающий:
- выбор, приобретение и установку ПО;
- перевод бизнес-процессов в электронный формат;
- инструктаж сотрудников;
- дополнительную настройку СЭД под конкретные задачи предприятия.
Начать процедуру следует с анализа текущих бизнес-процессов в организации. Для этого изучаются маршруты потоков документации, иерархия в согласовании, выявляются «узкие места», которые тормозят процедуру документооборота. Это может быть как недочет в выстроенной иерархической структуре компании, когда размыт контроль за соблюдение сроков, так и отдельный сотрудник, на котором замыкается слишком много процессов. Эти слабые места требуется учесть при выстраивании процессов электронного делопроизводства.
После того, как станет понятен результат, который компания хочет получить, требуется выбрать подходящее решение (например, СБИС). Выбранное ПО устанавливается, адаптируется или интегрируется с имеющимися сервисами. Это возможно сделать как самостоятельно (если в компании собственный IT-отдел), так и с помощью «Бизнес-Легко».
После установки СЭД проходит тестирование. Затем сотрудников потребуется обучить работе с СЭД и приступить к использованию.
Не забывайте и о формальной стороне вопроса — переход на ЭДО требуется закрепить приказом, а также внести изменения в учетную политику организации.
Также желательно издать отдельный Регламент, устанавливающий порядок доступа к сервису и правила работы с электронной документацией.
Сначала переход на ЭДО кажется сложным. Но позже руководство и сотрудники оценивают по достоинству преимущества сервиса.
Источник: biz-l.ru