Программы документооборота что это такое

Электронный документооборот (ЭДО) и его виды

Электронный документооборот призван организовывать работу с различными документами в электронном формате. Он подразумевает собой хранение, обработку и движение документов. Главной его задачей можно назвать – избавление человека от лишней бумажной волокиты.

Сейчас российская система имеет полностью сформированную нормативную базу для работы системы ЭДО. Она подразумевает обмен всеми видами юридических документов между организациями. Большая часть предприятий отказывается от бумажных документов в пользу электронных. Это значительно упрощает работу с поставщиками и клиентами.

Чем будет полезен ЭДО для вас:

• С его помощью сократятся расходы на почтовые рассылки, курьеров, бумагу и другие расходные материалы.
• Сможете избежать проблем с поиском архивных документов, ошибками ввода данных и т.п.
• ЭДО даст возможность подтверждать и подписывать документы из любого места, где есть интернет.
• Работа сотрудников станет эффективней, благодаря автоматизированным процессам работы с документами.

Функции электронного документооборота

Основной функционал системы ЭДО заключается в том, чтобы облегчить работу сотрудников. С его помощью вы сможете:

Принципы электронного документооборота

• Осуществлять регистрацию документов.
• Контролировать процессы исполнения по документам.
• Создавать справочники и работать с ними.
• Контролировать движения как бумажных, так и электронных документов, вести историю взаимодействий.
• Создавать и редактировать реквизиты.
• Формировать отчеты по документообороту организации.
• Импортировать документы из файлов на компьютере или из интернета.
• Создавать новые документы в системе по шаблонам.
• Работать с разными версиями документов.
• Электронно отправлять и получать документы.
• Работать с различными папками.
• Получать отсканированные документы и распознавать их в системе.
• Ограничивать доступ к хранящейся информации.

Как работает ЭДО?

Прежде чем приступить к описанию принципов работы ЭДО определим понятие электронного документа.

Электронный документ – это информация, предназначенная для передачи и обработки с помощью информационных систем и интернета. Например, такой системой может выступить 1С.

Большая часть документов имеет унифицированную форму, утвержденную по государственным стандартам и представляет собой компонент информационной системы, например, бухгалтерской. Чтобы электронный документ стал юридически значимым, его требуется подписать электронной подписью ответственного. Например, договор, пописанный в электронном виде имеет такое же право на судебную защиту, как и подписанный на бумаге.

Электронным имеет право стать любой документ, если он не имеет прямого запрета на применение от законодательства РФ. При этом законодательно были введены следующие виды документов:

• Электронные счета-фактуры;
• Трудовые книжки;
• Часть кадровых документов;
• Больничные листы и др.

Система электронного документооборота позволяет создавать, согласовывать и обмениваться документами. Процесс похож на тот, что используется в бумажном делопроизводстве. Работает это просто. Разберем на примере:

Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24

Сотрудник вашей компании создает электронный документ в 1С. Нажимает кнопку «Сформировать, подписать и отправить». Документ отправляется в систему ЭДО, информация поступает оператору, который предоставляет сервис. Все происходит в режиме реального времени. Ваш клиент получает документ в своей системе, проверяет его и нажимает на кнопку «Провести».

На рисунке ниже наглядно видно, насколько электронный документооборот сокращает количество действий.

Виды электронного документооборота

Само по себе понятие документооборот подразумевает работу с большим количеством информации, которая подвергается различной классификации. Практически любая компания ведет учет по следующим видам документов:

• Производственные
• Управленческие
• Архивные
• Налоговые
• Кадровые
• Бухгалтерские
• Складские
• Технические и т.д.

Документов может быть столько, сколько отраслей деятельности ведет предприятие. Кроме этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

• по сфере правовых отношений между участниками;
• по характеру передаваемых документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Дальше мы подробнее рассмотрим каждый из них.

Внутренний ЭДО

Без внутреннего документооборота сложно представить работающее предприятие. С его помощью осуществляются практически все процессы жизнедеятельности компании. Главная их особенность в том, что внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее.

Документы внутреннего документооборота:

• Приказы
• Уставы
• Заявления
• Протоколы совещания
• Инструкции
• Регламенты
• Служебные записки и т.д.

Таким образом, внутренний ЭДО регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота почти не регулируется государством, поэтому руководители могут устанавливать свои правила работы с ним.

Главные задачи внутреннего ЭДО:

• Увеличить скорость обмена документами и информацией между работниками.
• Упростить получение сведений из приказов и других нормативных актов.

Система позволяет фиксировать статусы документов на разных этапах, что позволяет руководителям эффективнее контролировать и оценивать работу. Внутренний ЭДО позволяет также вести учет времени и действий, осуществляемых по документам.

Внешний ЭДО

Внешний документооборот (межкорпортативный) подразумевает работу с входящими и исходящими документами компании. К этому виду документов относится информация о партнерах, клиентах, поставщиках и контролирующих органах. Другими словами – этот вид ЭДО обслуживает внешнюю связь организаций.

Документы внешнего документооборота:

• Бухгалтерская отчётность
• Налоговая отчётность
• Декларации
• Счета-фактуры
• Накладные и т.д.

Условно внешний ЭДО можно также поделить на две группы:

• Бизнес – бизнес. Включает в себя документооборот с контрагентами предприятия. Сюда можно отнести всю первичную документацию, счета-фактуры, договоры и т.п. В эту же группу входят дистанционное банковское обслуживание и коммерческие электронные площадки.
• Бизнес – государство. Эта группа внешнего документооборота включает в себя электронную отчетность в государственные органы, предоставление ЭД по требованию в ФНС. Сюда же входит единая информационная система по закупкам и взаимодействие с судами, Роскомнадзором, Росимуществом и т.п.

ЭДО с государственными органами

В 2011 году МинФин РФ принимает решение, разрешающее использовать счета-фактуры в электронном виде при наличии ЭЦП. Именно это решение стало стартом к дальнейшему созданию различных информационных систем электронного документооборота.

Таким образом большая часть государственных учреждений постепенно стала переходить на систему ЭДО. Индивидуальные предприниматели, юридические лица получили возможность более оперативно взаимодействовать с налоговой службой, фондом соцстраха и пенсионным фондом

Чтобы отправлять документы в Фонд социального страхования компания-организатор должна предварительно заключить договор с оператором ЭДО. Кроме этого потребуется установка необходимого ПО, которое будет совместимо с ПО ФСС, а также получить электронную подпись. Затем потребуется заключить договор о подключении к ЭДО с ФСС. Выполнив эти процедуры, компания-страхователь становится участником системы ЭДО с ФСС и имеет возможность отправлять отчетность в электронном формате.

Для обмена документами с ФНС можно заключить договор с любым оператором ЭДО. Главным условием отправки – является ЭЦП. Документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью

Перед тем как начать обмениваться документами с ПФР необходимо заполнить заявление, что отчетные документы будут поступать в электронном виде. Затем потребуется подписать специальное соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Эти два пункта важны, иначе ПФР не будет принимать ваши электронные отчеты.

Бланки отчетов находятся на сайтах каждого из ведомств. Для ПФР соглашение распечатывается в двух экземплярах, а заявление в трех. После подачи их в ведомство обращение рассматривается от двух неделю до месяца. Решение вы получите в письменном виде.

Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам!

Особенности электронного документооборота

Преимуществ у электронного документооборота много, но мы перечислим основные из них:

• Хранение документов организации становится централизованным и структурированным.
• Сократятся расходы на печать, почтовые рассылки.
• Не будет необходимости хранить бумажные экземпляры документов.
• Процедуры формирования, согласования и утверждения будут регламентированы единым бизнес-процессом.
• Сократится время работы с документами, а время подписания ускорится.
• Любые операции с документами можно осуществлять в режиме онлайн из любой точки, где есть интернет.
• Находить документы будет проще и быстрее.

Выводы

Безусловно для внедрения ЭДО в компанию потребуется время. Без затрат также не обойтись. Но выгоды от этого настолько очевидны, что сомнений не вызывают. Уже через пару месяцев вы сможете ощутить экономию на расходах бумаги и других расходных материалов для печати документов. При этом юридически электронные документы имеют такую же силу, как и бумажные.

Кроме этого ускорится процесс работы с оплатами контрагентов. Это избавит вас от кассовых разрывов в вашей деятельности.

Также грамотная работа с внутренним и внешним документооборотом даст вам следующие выгоды:

• Стоимость процессов по согласованию и подписанию документов снизится и потребует меньше времени от сотрудников.
• Издержки на хранение, уничтожение или печать документов заметно сократятся.
• Издержки на доставку документов клиентам сократятся.
• Увеличится скорость оплаты от контрагентов.

Если посчитать все эти выгоды в цифрах, то получится вот такая сравнительная таблица:

Переход на ЭДО как правило происходит постепенно. Часто компании при переходи пользуются смешанным документооборотом. Часть документов остается в бумажном виде, а другая в электронном.

Таким образом, сравнивая электронный и бумажный документооборот в компании мы можем сделать один вывод – важны оба. Полностью отказываться от бумаг не стоит, но и отказываться от возможности использовать электронный формат не нужно.

Важно правильно настроить алгоритм работы, который будет основан на эффективной работе электронного документооборота в купе с бережным хранением бумажных архивов.

Ну и напоследок, главный совет. Внедрение ЭДО лучше всего доверить профессионалам! Специалисты компании «Первый Бит» внедрят ЭДО в вашу компанию и ответят на любые вопросы по работе с электронным документооборотом. Звоните!

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Нажатием кнопки я принимаю условия Оферты по использованию сайта и согласен с Политикой конфиденциальности

Источник: www.1cbit.ru

Популярные системы электронного документооборота

Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.

Вопрос: Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
Посмотреть ответ

Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.

• Рассмотрим особенности создания и функционирования на предприятии единой организационной системы, обеспечивающей движение документов в электронной форме,
• обсудим, как выбрать наиболее подходящую систему,
• познакомимся с самыми популярными СЭД.

Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
Посмотреть ответ

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?
Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.

Какие бывают СЭД

Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.

1. Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
2. сравнительно небольшой функционал;
3. неадаптированность под конкретику фирмы;
4. доступность и простота в установке и внедрении;
5. самые недорогие по стоимости.

ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.

• максимальная персонификация;
• дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
• высокая стоимость;
• требует больше времени на разработку, установку и внедрение.

• полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
• затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
• базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
• может взаимодействовать с другими программными продуктами;
• заказчик получает полное право на программный продукт.

В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:

1. Делопроизводство.
2. Общий оборот документов.
3. Управление договорами.
4. Архивирование.
5. Руководство проектами.
6. Специальная документация.
7. Взаимодействие с входящей документацией.

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

• готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
• цели внедрения СЭД;
• возможность дальнейшего развития;
• ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

1. Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.
2. Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.
3. Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.
4. Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей. Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Краткий обзор нескольких популярных СЭД

На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.

1. «Практика». В 2012 году эту систему Минкомсвязи внедрило как основную для документооборота, у нее около 4 тыс. клиентов. Системой пользуется большинство государственных учреждений г. Москвы. Эту программу можно использовать в облачной или серверной версии. Стоимость абонентской платы для организации сравнительно невысока, за каждого дополнительного пользователя вносится доплата.
2. «Naumen DMS» – разработка, выполненная на основе NauDoc (в недавнем прошлом одной из самых популярных СЭД), но в усовершенствованной и дополненной версии. Является частью более широкой системы управления процессами предпринимательства.
3. «Directum» – система, делающая акцент на принципах коллективного взаимодействия. Содержит удобные механизмы создания баз по документации, организации конференций, собеседований, совещаний и пр.
4. «CompanyMedia» – наоборот, обеспечивает максимальную персонификацию. С помощью этой СЭД легко создать персональные рабочие места и обеспечить их функционирование.
5. «Дело» – лидирующий продукт, занимающий почти половину рынка СЭД в РФ, которым пользуется Центробанк, Сбербанк, Ростелеком и другие крупные организации.

Источник: assistentus.ru

ТОПовые системы и программы электронного документооборота 2022

Ведение документооборота может превратиться в головную боль из-за бесконечного потока бумаг, которые все время куда-то теряются, требуют их перемещения с места на место, покупки бумаги и картриджей. А если точно подсчитать затраты, то получится немалая сумма. Чем больше компания, тем сложнее управлять документами. В небольших компаниях масштабы скромнее, но вопросы экономии стоят более остро.

Согласно исследованию Gartner , от 80% до 95% текущих данных компании хранятся на бумаге и на локальных компьютерах. Опять же, согласно другому исследованию Gartner, в среднем, 25% документов хранятся в электронной системе не структурировано, и сотрудники тратят 60% своего времени на поиск этих документов. Все эти проблемы приводят к росту издержек компании на 2 -15%.

Малому и среднему бизнесу системы СЭД необходимы не меньше, чем крупному. В обзоре рассмотрены возможности и особенности систем электронного документооборота, приведены ТОПовые системы ЭДО для того, чтобы МСБ могли выбрать лучший сервис.

О системах ЭДО (СЭД)

Система ЭДО – это программное обеспечение, используемое для хранения, отслеживания, редактирования и распространения документов и данных в цифровом формате. Система электронного документооборота (СЭД) – это высоко структурированный и надежный электронный инструмент, который управляет всем спектром документации, используемой организацией.

СЭД выводит стратегию управления документами на новый уровень, конвертируя бумажные файлы в электронный формат и централизует документооборот организации. Система управления документами относится к защищенному электронному хранению. Все документы – цифровые и отсканированные бумажные могут быть зарегистрированы, проиндексированы, заархивированы, извлечены, размечены и совместно использоваться с помощью зашифрованных прав доступа.

Как минимум, СЭД должна улучшить рабочие процессы за счет определенных функций автоматизации и возможности легко оцифровывать бумажные документы. Эти возможности означают, что организация может получить единый и последовательный поток информации, который улучшает все, от совместной работы и коммуникации до заполнения типовых форм и отчетов. ЭДО обычно используют для следующих целей:

• Для хранения файлов и управления ими . Вы и ваши сотрудники используете СЭД как электронный шкаф для хранения документов. Вы сканируете бумажные документы в систему и храните цифровые документы. Преимущество перед традиционными процессами заключается в том, что индексация и фильтры позволяют быстрее находить и использовать нужные документы.
• Для управления рабочими процессами и процессами утверждения . Кадровые и другие документы могут быть просмотрены, утверждены и перемещены, при этом оставаясь в безопасности. Любые типовые процессы можно автоматизировать и освободить кучу времени.
• Для создания документов . Системы ЭДО обычно содержат готовые шаблоны и позволяют создавать свои. Это очень упрощает процесс работы.
• Для удаленной работы . Системы электронного документооборота делают документы доступными для сотрудников, где бы они ни работали.

Независимо от отрасли, инвестирование в систему СЭД дает целый ряд преимуществ:

1. Помогает улучшить организацию труда .

Система электронного документооборота создает четкие, упорядоченные правила для документов, которые охватывают весь спектр операций, от повседневных форм, таких как пакет счетов, до менее используемых, но важных документов, таких как годовые контракты с поставщиками.

1. Способствует лучшему сотрудничеству .

Отделы вашего предприятия не существуют в вакууме – вам необходимо тесное сотрудничество как внутри отделов, так и между ними. СЭД позволяет наладить пути прохождения документов и автоматизировать типовые операции.

1. Защищает важные документы .

С устаревшей системой управления документами вы можете столкнуться с риском несоблюдения нормативных требований безопасности для вашей отрасли и защиты конфиденциальной информации. Таким образом, важно убедиться, что ваша система может правильно обрабатывать и хранить любые конфиденциальные документы, относящиеся к клиентам, сотрудникам, заинтересованным сторонам и вашей интеллектуальной собственности.

С системой ЭДО вы будете иметь возможность определять, кто может получать доступ к определенным файлам и обмениваться ими. Система электронного управления документами позволяет полностью контролировать каждый документ, в том числе то, кто его просматривает или редактирует.

Благодаря подробной, простой в использовании системе электронного документооборота с надежной функцией поиска сотрудники могут найти нужный документ за считанные секунды. Сокращается время и на создание, отправку документов.

Изучив список преимуществ, вы можете заметить, что все они имеют нечто общее: все они в конечном итоге приводят к финансовой экономии.

Использование системы электронного документооборота не только экономит ваши деньги в повседневной работе, но и со временем высвобождает ресурсы и может помочь вам привлечь новых клиентов.

Наконец, вам не нужно беспокоиться о потерянных документах, таких как счета-фактуры поставщика или платежи клиентов, которые напрямую связаны с вашими финансовыми операциями. Благодаря тому, что эти документы надежно хранятся и легко доступны, вы можете гарантировать, что входящие средства постоянно обновляются, а исходящие платежи происходят вовремя. Вы не получите штрафы за просрочку платежа.

Критерии выбора систем электронного документооборота. Как снизить риск выбрать «не тот» сервис

Выбор правильной системы электронного документооборота начинается с понимания проблем и потребностей:

• Вам нужен способ организации файлов и контроля доступа для удаленных сотрудников?
• Вы хотите отказаться от бумажных документов?
• Есть ли необходимость в новых рабочих процессах или нужно упорядочить существующие?
• Сколько людей будет пользоваться ЭДО. Это для всех, или это будет ограничено небольшой группой или отделом?
• Вы слишком много тратите времени и денег и хотите сэкономить?
• Вы хотите облачную или локальную систему? Если вы предпочитаете использовать локальную систему, подумайте, есть ли у вас бюджет на новое оборудование (при необходимости) и есть ли у вас персонал для управления системой. Может ли поставщик ПО оперативно устранить неполадки.

Определите три-пять основных потребностей. Если вы раньше этого не делали, то узнаете – зачем вам ЭДО и какие проблемы оно закроет.

А вот если у вашей компании есть проблемы, перечисленные ниже, вам действительно стоит подумать об автоматизации с помощью СЭД:

• существует большой поток входящей, исходящей и внутренней документации, обработка которой занимает много времени;
• принятие решений становится очень медленным из-за долгого прохождения документов;
• увеличивается количество отчетных форм;
• есть проблема информационной безопасности компании.

Какие функции следует искать в СЭД, чтобы выбрать именно ваш сервис:

• Полная интеграция с вашими существующими системами.
• Простота создания документов.
• Оцифровка бумажных документов.
• Отправка отчетов контролирующим органам. Соответствие требованиям ФНС. Надежные операторы ЭДО для юридически значимого документооборота есть на сайте ФНС.
• Архивация и фильтрация для поиска.
• Подробная история редактирования.
• Возможности быстрого обмена документами.
• Функции безопасности.
• Возможности автоматизации рабочего процесса – маршрутизация, утверждение, отправка.
• Аналитическая отчетность.

В конце концов, если у вас есть гора бумажных документов, вы хотите оптимизировать бизнес-процессы в компании и ищете инструмент для повышения эффективности сотрудников – вам точно нужна система управления документами.

Обзор СЭД (ЭДО)

Системы СЭД различаются по объему и размеру, предлагают различные функции и имеют свои преимущества и недостатки. Мы представили вам ведущие системы ЭДО, для того, чтобы облегчить выбор. Базовый функционал, описанный выше, есть у всех сервисов, дополнительный указан в таблице.

ТОП систем электронного документооборота

Архивация и аналитика.

Есть локальные и облачные версии.

Обмен документами с другими операторами ЭДО

Подписание электронной подписью сразу группы документов

Источник: marketing-tech.ru

Как подключить электронный документооборот (ЭДО)

Работать с электронными документами удобнее, проще и быстрее. В некоторых случаях такой вариант единственный из тех, что допускается по закону.

В статье я расскажу, что такое электронный документооборот (ЭДО), для чего он нужен, как выбрать оператора, подключить ЭДО и можно ли это сделать самому.

Что такое электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена документами, который происходит с помощью специальной программы. Принцип действия очень похож на работу электронной почты, только в случае с ЭДО передача информации ведется по специальным каналам, оснащенным самой высокой защитой. Это гарантирует полную конфиденциальность и сохранность данных.

Как происходит процесс электронного документооборота:

• Компания заключает договор с оператором ЭДО, регистрируются в сервисе.
• В личном кабинете создают (загружают готовый) документ.
• Созданный документ подписывается электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП — не предмет, который можно взять в руки. Это реквизит документа, который подтвердит оригинальность данных и личность человека, который это заверил. Получают такую подпись в МФЦ или специализированных центрах, имеющих нужную аккредитацию.
• Из списка контрагентов выбирают нужного. Созданный документ отправляют ему.
• Адресат получает письмо.

Документооборот завершается после того, как получатель подписывает присланный документ или отказывает в подписи (например, если хочет внести в него какие-то дополнения). Уведомление о принятии или отказе передается отправителю.

Документы, переданные этой системой, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.

Таким способом можно обмениваться любыми документами: финансовыми, юридическими, бухгалтерскими, страховыми, налоговыми. Например, отправлять счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договоры, акты сверки и прочие.

Документы, которыми можно обмениваться с помощью электронных систем

Для чего нужен электронный оборот документов

Электронный документооборот необходим для ускорения процесса обмена документами с партнерами. Кроме того, с помощью ЭДО можно передавать коды маркировки в электронном виде.

Что такое код маркировки

Преимущества использования ЭДО:

При этом любой документ из ЭДО можно распечатать в любой момент. На нем будет содержаться отметка о цифровой подписи, что может подтвердить его юридическую силу.

В некоторых случаях подключение к ЭДО — обязательное условие для нормального функционирования компании. Речь идет о предприятиях, численность сотрудников в которых 100 человек и больше. Кроме того, часть налоговых деклараций нужно сдавать только в электронном виде (например, по страховым взносам). Это зафиксировано в пункте 3 статьи 80 НК РФ.

На что обращать внимание при выборе оператора ЭДО

Как выбирать оператора ЭДО

Главное, на что нужно обращать внимание при выборе оператора, — наличие одобрения от ФНС (реестр размещен на официальном сайте налоговой службы), а также лицензии SLA (соглашения об уровне качества). Это необходимо, чтобы не беспокоиться о безопасности документооборота.

Важно, чтобы у оператора была интеграция с системой «Честный знак» — это даст возможность передавать коды маркировки.

Что еще нужно учитывать при выборе:

• Функционал системы. Пользователь должен иметь возможность просматривать созданные документы, сохранять их в архив, передавать на печать, ставить подписи или отказывать в этом при получении документа, создавать совместный доступ к документам, отслеживать их статусы.
• Простота интеграции с другими системами. Некоторые предприятия предпочитают работать в собственной учетной системе. Будет хорошо, если выбранный ЭДО будет свободно интегрироваться с большинством учетных систем: «1С», «Парус» и прочих.
• Предусмотрен ли роуминг. Эта услуга, которая позволяет обмениваться документами с партнерами, пользующимися другими операторами ЭДО. Обычно за это плата не взимается, но будет лучше, если оператора, услугами которого пользуется большинство контрагентов.
• Тариф. Стоимость обслуживания зависит от функционала, который будет доступен пользователю. Например, возможность пользоваться онлайн-архивом, онлайн-поддержка 24/7 и прочее. Нужно смотреть, что входит в базовый пакет, который предлагает оператор, а за что придется платить отдельно.
• Демо-доступ. Некоторые операторы дают его, чтобы клиент смог оценить удобство системы перед покупкой.

Ну и, конечно, стоит проверить отзывы о том или ином операторе — реальный опыт пользователей может рассказать больше о подводных камнях.

Все операторы, которые имеют необходимые государственные разрешения, есть в открытом доступе — на сайте налоговой службы. Каждый из них имеет свои бонусы, которые делают сотрудничество удобным. Однако сейчас, когда ситуация с рынками неясна, лучше обратить свое внимание на тех, кто работает на российских платформах.

«Контур.Диадок»

Продукт, разработанный компанией «СКБ Контур». Она занимается внедрением электронного документооборота с конца годов, то есть с того времени, как эта модель только появилась в России.

Дополнительные возможности оператора:

• Распределение входящих документов. Клиент может указать, какое из подразделений будет получать документацию. Кроме того, можно самим устанавливать классификацию по контрагентам, чтобы все бумаги от него сохранялись в одной папке.
• Быстрое согласование документов внутри компании. Можно направлять определенные файлы на визирование в нужное подразделение или конкретному сотруднику.
• Отправка приглашений контрагентам. Компаниям, работающим с этим оператором, можно направить приглашение для обмена документами.
• Длительный срок хранения архива, доступ к которому разрешен даже после окончания оплаченного периода.
• Можно создавать иерархию подразделений с распределением сотрудников в них. Это нужно, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к определнным документам.
• Автоматизированная сверка взаиморасчетов.

Стоимость входящих документов бесплатна. Годовое обслуживание исходящих документов стоит от 1 900 рублей до 18 600 рублей.

Тарифы ЭДО в «Контур.Диадок»

«СберКорус»

Компания входит в группу компаний «Сбербанка». Специализируется на разработке цифровых сервисов и процессов для автоматизации бизнес-процессов.

• Работать с системой маркировки. Обмениваться с партнерами документами с кодами маркировки, передавать их в систему «Честный знак».
• Хранить созданные ранее документы в облаке.
• Принимать и отправлять документы в привычном интерфейсе, например, «1С».
• Получать и отправлять документы контрагентам, сотрудничающим с другими операторами, бесплатно в роуминге.
• Подключиться к сервису в течение 1 дня.
• Работать по постоплате.
• Предлагать готовые шаблоны документов, что еще больше сэкономит время на создание файлов.

Входящие документы клиент будет получать бесплатно, а вот за исходящие придется платить: величина оплаты будет зависеть от количества переданных файлов.

Стоимость обслуживания в «СберКорус»

«Такском»

Компания «Такском» специализируется на разработке, внедрении и обслуживании профессиональных IT-сервисов для коммерции и госструктур.

Что получают клиенты:

• Удобную подготовку документов, их поиск в электронном архиве.
• Отсутствие ошибок ручного ввода — перед отправкой формат документов всегда проверяется.
• Возможность отправлять документы как поштучно, так и пакетом.
• Возможность создавать неограниченное количество аккаунтов для одного ИНН/КПП.
• Бесплатную отправку документов в систему «Честный знак» для любого тарифа.
• Возможность работать в привычном интерфейсе, если клиент пользуется «1С».
• Возможность настраивать маршруты согласования документов.
• Загружать документы, созданные во внешних системах.
• Управление списком контактов.
• Возможность установки права доступа для отдельных сотрудников и подразделений компании.

Обычные входящие документы бесплатны, причем их может быть неограниченное количество. А вот за другие услуги придется доплачивать.

Тарифные планы «Такском»

Как подключить ЭДО

Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.

Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:

• нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;
• установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;
• документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;
• настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.

Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.

Как это сделать:

• в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;
• подключить контрагентов.

После этого можно будет обмениваться документами со своими партнерами, госорганами.

Если вдруг по какой-то причине предприятие решит отказаться от электронного документооборота и вернуться к бумажному, то систему можно отключить. Для этого нужно обратиться в службу поддержки оператора с соответствующим запросом.

После этого систему отключат, а пользователь может вернуться к «стандартному» варианту обмена документами: по обычной почте или при помощи курьерской службы.

Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы в вашей компании, но не знаете, с чего начать и как правильно это сделать, организуйте тендер на площадке Workspace и доверьте выполнение задачи специалистам.

ЭДО — полезный продукт для любого бизнеса. С его помощью можно существенно сократить время, требующееся на документальное взаимодействие между контрагентами. Это освободит время для других рабочих процессов, направленных на увеличение прибыли.

Workspace.LIVE — мы в Телеграме

Новости в мире диджитал, ответы экспертов на злободневные темы, опросы, статьи и многое другое. Подписывайтесь: https://t.me/workspace

Вакансии

• Стажер-разработчик бэкенда (PHP)
  Яндекс Удаленная работа По договоренности
• Стажер-разработчик бэкенда (Golang)
  Яндекс Удаленная работа По договоренности
• Стажер-разработчик (Machine Learning)
  Яндекс Удаленная работа По договоренности
• Стажер-разработчик бэкенда (С++)
  Яндекс Удаленная работа По договоренности
• Стажер-разработчик бэкенда (Python)
  Яндекс Удаленная работа По договоренности

Источник: workspace.ru