Значительные достижения в области технологий существенно повлияли на способы ведения бизнеса. Перед руководителями открылись перспективы, которые раньше невозможно было себе представить. Пандемия также коренным образом изменила традиционный подход к организации работы трудовых коллективов. Увеличилось количество сотрудников, выполняющих свои обязанности удаленно, а значит появилась потребность модернизировать имеющиеся средства взаимодействия между всеми членами рабочей группы.
Для развития и глобализации современного инновационного бизнеса крайне важно выстраивать и поддерживать качественные отношения с партнерами, поставщиками, внутренними командами, инвесторами и клиентами. Бесперебойную работу в условиях постоянных атак извне (кризисов, пандемий, локдаунов и т. д.) помогут обеспечить полезные технологические ресурсы, о которых мы и расскажем в этой статье.
Сервисы для видеоконференций
Эффективное управление проектами и задачами в команде. Как работать в трелло.
Zoom – это облачное приложение для видеосвязи, которое позволяет настраивать виртуальные видео- и аудиоконференции, проводить веб-семинары, участвовать в live-чатах. Платформа совместима с Mac, Windows, Linux, iOS и Android.
Skype для бизнеса – простой в использовании многофункциональный мессенджер, предоставляющий возможность пользователям общаться с помощью текстового чата, голосовых вызовов, видеозвонков и онлайн-встреч. Вы можете пользоваться им практически с любого ПК или мобильного устройства в любой точке мира, где есть доступ в Интернет.
Hangouts Meet – отличное решение для видеоконференций. Одновременно несколько пользователей могут общаться по видеосвязи непосредственно из браузера своего компьютера, что означает отсутствие необходимости в установке отдельного программного обеспечения.
Duo – это сервис для видео- и аудиосвязи, созданное Google. Duo абсолютно бесплатно загружается как на устройства с операционной системой Android, так и на iOS. Программа защищена сквозным шифрованием и включает широкий функционал, например, Knock Knock, который покажет вам лицо звонящего прежде, чем вы ответите на звонок.
Мессенджеры
Slack – бесплатное программное обеспечение для управления проектами, которое отлично подходит для координации действий и общения в команде. Помимо обмена сообщениями, Slack предоставляет возможность совместно использовать файлы, а также просматривать всю коммуникацию и прогресс, связанный с текущими проектами фирмы.
Wire – отличный пакет для коллективной работы, включающий мессенджер, голосовую связь, видео и конференц-связь, одновременную работу над кейсами. И все это защищено самым надежным сквозным шифрованием.
Telegram – это мультиплатформенный сервис для обмена сообщениями, основанный российским предпринимателем Павлом Дуровым. Основные функции у TG такие же, как и у большинства похожих приложений: вы можете отправлять сообщения другим пользователям, создавать групповые беседы, совершать звонки, отправлять друг другу файлы, стикеры и т. д.
5 принципов создания сильной команды / Управление персоналом 16+
Spike – единая унифицированная и многофункциональная платформа для всех задач вашей команды. Вместо того, чтобы тратить время, переключая приложения с одного на другое, мощный почтовый ящик предоставляет вам единое место и единый канал для работы. Управляйте своей электронной почтой, создавайте задачи, личные заметки, групповые чаты и совместно работайте над документами в режиме реального времени, не покидая Spike.
Twist – подходящий инструмент для команд, которые ценят фокус на работе, упорядоченное общение и прозрачность на всех уровнях взаимодействия. Twist грамотно структурирует беседу, разбивая ее на темы, чтобы помочь всем участникам разговора в любой момент и на любом устройстве найти интересующую информацию.
Flock – операционная платформа для общения в режиме реального времени, где предприятия и организации могут собираться и обсуждать рабочие процессы, решать насущные проблемы и информировать коллектив о важных решениях.
Discord – групповой чат, который изначально был создан для геймеров, но с некоторых пор стал многопользовательской площадкой для разных видов сообществ. Discord разделен на серверы, у каждого из которых есть свои участники, темы, правила и каналы. Тут можно общаться в голосовом и видеочате, а также транслировать любую информацию со своих компьютеров.
Приложения для работы с документами
Google Docs – бесплатный онлайн-офис, в котором можно создавать и редактировать документы, таблицы, презентации. Доступ к файлам по запросу открывается целому кругу лиц. Google Docs – это часть комплексного пакета онлайн-приложений, разработанных компанией Google, которая имеет целый спектр удобных функций, поэтому лидирует среди подобных офисных программ.
MS Word – традиционный текстовый редактор от Microsoft, с которым все еще по старинке работают некоторые компании. Word функционирует в режиме офлайн и не зависит от наличия интернет-подключения. Доступен для Windows, Apple macOS, Android и Apple iOS.
Zoho Writer – мощный онлайн-текстовый редактор, позволяющий создавать,редактировать, просматривать и публиковать документы на любом устройстве из любой точки земного шара, и все это абсолютно бесплатно! Кроме того, платформа предоставляет возможность совместной работы в режиме реальном времени, а также интеграцию с MS Word.
Quip – программное обеспечение, сочетающее в себе функции создания и редактирования документов и электронных таблиц с возможностью чата и комментирования, что позволяет командам напрямую обсуждать задачи и цели проектов во время работы над ними.
Office 365 – облачная версия популярного пакета Microsoft Office. Программа представляет те же основные приложения, что и традиционные издания Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote), но, в зависимости от приобретенного тарифного плана, может предложить пользователю и другие полезные продукты, такие как Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer и Microsoft Teams.
Менеджеры задач
Todoist – бесплатный веб-сервис, работающий на нескольких платформах и устройствах, включая Windows, Android, Apple iOS, Mac и все ведущие интернет-браузеры. Кроме стандартного набора функций по систематизации задач, Todoist может похвастаться удобным интерфейсом со встроенными диаграммами производительности (для премиум-аккаунтов).
Trello – это инструмент для управления проектами во время совместной работы в команде. Дизайн платформы напоминает доску с заметками-стикерами. Проекты и задачи тут могут быть организованы в столбцы, которые легко переместить, чтобы продемонстрировать, в каком состоянии находится текущий рабочий процесс, присвоить ему авторство или поменять статус.
TickTick – кроссплатформенное приложение, в котором вы можете создавать настраиваемые презентации задач, а также записывать все, что приходит вам в голову. С установкой не возникнет никаких проблем: есть веб-версия, к которой можно получить доступ из любого браузера, мобильные приложения для iOS и Android, а также совместимость с Apple Watch и Android Wear.
Any.do – простой и удобный список, доступный для любой платформы. Он уже давно присутствует в сфере делового управления, но при этом растет и систематически совершенствуется со временем.
Канбан-доски
MeisterTask – это красиво оформленное и интуитивно понятное программное обеспечение для управления задачами, визуальные доски проектов которого идеально адаптируются к рабочему процессу команды. Используя интеллектуальную автоматизацию различных заданий и интеграцию с популярными инструментами, MeisterTask гарантирует, что ваша команда будет работать более согласованно и достигнет больших результатов, чем когда бы то ни было.
Hygger – канбан-инструмент №1, который любят специалисты разных направлений, потому что он очень простой, но одновременно очень мощный. Приложение позволяет создавать высокоуровневые дорожные карты, держать в поле зрения невыполненную работу, расставлять приоритеты, отслеживать время, необходимое для реализации конкретной задачи, выстраивать графики и диаграммы выгорания, а также делиться всеми этими сведениями со своей командой.
Сервисы для совместного управления
Битрикс24 – это многофункциональный набор инструментов по управлению, совместной работе и общению всех членов офиса. Битрикс24 предоставляет вам единую платформу для файлов, проектов, сообщений, задач и контактов. Вы можете сразу же использовать ее, просто зарегистрировав учетную запись, а затем пригласив туда своих коллег.
Basecamp – бесплатная онлайн-платформа для администрирования проектов, которая поможет сообща трудиться, отслеживать все задачи, сроки, файлы, участвовать в обсуждениях, самостоятельно размещать объявления и оперативно решать вопросы, возникающие во время работы.
Asana – приложение, которое возьмет на себя весь спектр важных функций: от повседневных задач до стратегических инициатив, от списков до досок, от календарей до диаграмм Ганта.
ProofHub – «спасательный круг» для менеджеров на критических этапах проекта. Это центральный узел для групп, клиентов и подрядчиков, где они могут делиться заметками и планами, а также обсуждать вопросы относительно эффективного сотрудничества и своевременного реагирования на первостепенные задачи.
Podio – отличное командное пространство, которое объединяет множество функций в одном месте. Независимо от того, работаете ли вы над проектом или отслеживаете и закрываете лиды продаж, у вас всегда есть возможность контролировать все этапы выполнения задач, не прибегая к дополнительному ПО.
MS Teams – платформа для совместной работы на основе чата с возможностью онлайн-встреч, коллективного редактирования документов и многих других чрезвычайно полезных для делового общения функций.
Заметки
OneNote – простое приложение, знакомое практически каждому. Предназначено для создания заметок и хранения информации. OneNote является частью пакета Microsoft Office Suite вместе с такими программами, как Word, Excel и PowerPoint.
Evernote – это бесплатный сервис для смартфона и компьютера, в который можно «вместить» все, что вы только себе вообразите: стандартную заметку, квитанцию об оплате, статью, список дел, напоминание, любимую цитату и даже внезапно промелькнувшую интересную идею.
Google Keep – удобный помощник от Google, который не только быстро создаст любые заметки, но и позволит редактировать, систематизировать, а также делиться ими с другими пользователями. Приложение включает функцию голосовой записи и возможность устанавливать напоминания на основе вашего времени иместоположения.
Источник: miridei.com
14 Лучших Программ Для Управления Командой В 2023 Году
Управление командами — непростая задача, и кто может понять это лучше, чем менеджеры проектов?
Использование простых инструментов, таких как программное обеспечение для учета рабочего времени или средства мониторинга производительности труда сотрудников, иногда может помочь в решении многих вопросов.
С другой стороны, использование нескольких различных инструментов или более сложных инструментов для получения более целостного решения для управления командой может улучшить командную работу и сохранить важные данные (и это лишь несколько возможных положительных результатов).
Но как выбрать идеальный инструмент из множества вариантов?
Не волнуйтесь, мы просеяли различные программы, после чего сели и создали этот список лучших программных инструментов, которые помогут вам управлять всей вашей командой без каких-либо трудностей.
Важное раскрытие информации: мы являемся гордыми партнерами некоторых инструментов, упомянутых в этом руководстве. Если вы перейдете по партнерской ссылке и впоследствии совершите покупку, мы получим небольшую комиссию без дополнительных затрат с вашей стороны (вы ничего не платите дополнительно). Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашим раскрытием информации о партнерах.
Что Такое Программное Обеспечение Для Управления Командой?
Программные инструменты управления командой предназначены для управления небольшими или большими командами без каких-либо трудностей. С изменением времени сложность проектов, распределения задач и управления проектами увеличилась в геометрической прогрессии.
Но с помощью эффективных инструментов управления командой менеджеры проектов могут легко определять и назначать задачи членам команды и отслеживать ход проекта.
Эти инструменты также помогают организациям не отставать от графика и не пропускать сроки. Кроме того, они информируют вас о ходе проекта, помогают наладить межкомандное сотрудничество и поддерживают прозрачность при общении с командой.
Все это возможно только в том случае, если программное обеспечение удобно для пользователя, имеет гладкий интерфейс и содержит все те функции, которые необходимы организации. Если программное обеспечение сложно для понимания, то сотрудникам будет трудно использовать его для работы.
Вот почему важно использовать инструменты, которые содержат полезные функции и просты для понимания.
Большинство подобранных нами инструментов имеют полезные функции общения и совместной работы сотрудников, которые также могут помочь вам повысить вовлеченность сотрудников в вашей организации.
Наши 14 Лучших Решений Для Программного Обеспечения По Управлению Командой
После тщательных опросов и просеивания мы нашли двенадцать лучших инструментов управления командой, которые соответствуют потребностям самых разных команд.
Ниже приведены наши подборки лучших программ для управления командой, отмеченных наградами, которые помогут вам выбрать лучшую для вашей команды.
Источник: marketsplash.com
ТОП 10 программ для совместной работы 2023 — рейтинг лучших сервисов для работы в команде
Хотите облегчить и оптимизировать работу команды за счет грамотного планирования и постановки рабочих задач? Тогда присмотритесь к программам для совместной работы.
С их помощью вы сможете отслеживать уровень выполнения дел, ставить дедлайны и следить за успеваемостью всей команды. Ниже вы ознакомитесь с лучшими сервисами для совместной работы в 2023 году.
Что такое программы для совместной работы
По-другому такие программы можно назвать планировщиками или приложениями общего пользования. Их главная задача заключается в создании общего рабочего поля для всех сотрудников офиса или компании. Программа имеет вид планировщика, где руководитель отдела создает определенное рабочее пространство и приглашает туда выбранные кадры.
Если вы будете использовать в своей команде ПО для совместной работы, вам не придется держать задачи для каждого сотрудника в голове, а работникам, в свою очередь, проще будет запомнить и отмечать свой прогресс в течение дня, месяца или другого временного промежутка. Однако это не единственное их предназначение.
Многие площадки обладают встроенным текстовым мессенджером, при помощи которого можно коммуницировать с другими кадрами в течение всего рабочего дня, не прибегая к сторонним приложениям для общения. Это позволит сэкономить время и силы, так как каждый кадр сможет моментально получить ответы на интересующие вопросы и выполнить свои задачи корректно.
Кроме того, некоторые программы обладают возможностью подсчета всех данных за определенный промежуток времени. Например: средняя занятость в день каждого сотрудника, уровень нагрузки, статистику выполненных, просроченных заданий и т.д. Вся эта информация позволит отслеживать уровень ответственности, загруженности и профессионализма каждого кадра в команде.
Как работают программы-трекеры
Каждому пользователю потребуется авторизоваться и присоединиться к рабочей доске при помощи идентификатора или уникальной одноразовой ссылки. Руководитель сможет присвоить каждому сотруднику определенный статус и задать конкретные возможности. Например, менеджер по продажам сможет корректировать таблицу с финансовыми отчетами, вносить новые данные и добавлять в раздел файлы, но редактирование блока с базой данных о клиентах ему будет недоступно.
В зависимости от графика работы, руководитель будет обновлять задачи персонала в отдельном пункте. Как правило, он называется «Список дел», или «Планировщик». У каждого кадра будет своя ячейка, где ежедневно будут пополняться и обновляться рабочие задачи. Список имеет вид типичного чек-листа задач, где статус задания отмечается галочкой – выполнено или нет.
Некоторые программы для совместного использования имеют более сложный вид. Сотрудник, когда приступает к выполнению задачи, отмечает, что задание принято во внимание и находится в статусе обработки. Когда проект завершен, работник отмечает его статус как завершенный. Такой способ обозначения состояния рабочих задач позволяет отследить эффективность работы сотрудников, особенно если речь идет о почасовой оплате.
По итогам дня начальник сможет ознакомиться с рабочим прогрессом каждого сотрудника: сколько задач выполнено, есть ли необработанные проекты и т.д. Для того, чтобы работники могли давать свою рабочую связь о выполненных или невыполненных задачах, многие планировщики поддерживают функцию внесения комментариев по каждому пункту.
Например, сотрудник не смог выполнить задание, потому как ему не удалось связаться с нужным клиентом и закрыть сделку. В таком случае он помечает статус задачи, как невыполненный, а в комментариях излагает причину невыполнения. Благодаря такому подходу вся работа в команде становится прозрачной, а руководитель сможет на основе обратной связи распределять сложность проектов между сотрудниками.
Некоторые планировщики имеют встроенный чат для общения или внутреннюю телефонию. Эти опции выручают в том случае, если у кого-то из работников возникнут вопросы по своим рабочим задача. Или же руководству потребуется срочно связаться с каким-либо сотрудником. При необходимости вы сможете, не выходя из сервиса, связаться с нужным человеком для решения любых вопросов.
Помимо ежедневной сводки о прогрессе компании, руководитель проекта сможет подводить итоги работы за неделю, месяц или даже год. Любые показатели, например, общее рабочее время, количество выполненных или невыполненных задач и уровень успеваемости, будут представлены в виде таблиц, графиков и диаграмм. Это позволит без сторонних сервисов или специалистов проанализировать работу компании и, на основании текущего положения, разработать стратегию работы на ближайшее время.
Преимущества программ для совместного использования для руководителей
В настоящее время, практически все организации и корпорации используют внутри рабочего коллектива приложения-трекеры, и на это есть ряд существенных причин:
- Вам больше не нужно будет держать в голове все рабочие задачи для каждого сотрудника. Если ваша команда насчитывает 2-3 человека, вы можете использовать ручное распределение задач внутри какого-либо мессенджера или рабочего чата. Но когда в вашей команде более 4-5 человек, без планировщика очень трудно обойтись.
- Автоматическое подведение итогов дня. Вы будете экономить немало времени, если вам не придется лично связываться и опрашивать каждого сотрудника об этапах работы. Все выполненные, невыполненные, незаконченные и просроченные проекты будут показаны вам внутри страницы, откуда вы сможете сделать вывод о прогрессе проекта.
- Прозрачная работа всех сотрудников. Каждый работник может отмечаться в приложении в начале рабочего дня, делать отметки о взятых в работу проектах, а также писать свое мнение или вопросы по текущему заданию. Так вы сможете наблюдать за продуктивностью каждого кадра ежедневно, никто не сможет избежать невыполнения каких-либо задач.
- Подсчет всех статистических данных. Если вы захотите подсчитать общую успеваемость всех сотрудников, прогресс выполнения текущего проекта и среднее количество рабочих задач для каждого кадра, вам понадобится несколько дней упорной работы, а также привлечение дополнительных сотрудников. Однако, используя приложения-планировщики, программа все сделает за вас в течение нескольких минут. Это значительно экономит время, силы и финансы компании. Кроме того, всем людям свойственно допускать ошибки в статистических данных, в то время как алгоритм программы никогда не допускает погрешностей.
- Не требуется ручное составление графика для команды. Многие приложения для совместного использования помогут вам автоматически определить нужное количество время работы и отдыха для каждого сотрудника так, чтобы он не уставал, но при этом выполнял свой рабочий план с максимальной эффективностью. Это также поможет сэкономить время и избежать непониманий внутри команды.
- Нет потребности отвлекаться от работы для использования сторонних сервисов. Например, вам понадобится срочно связаться с определенным сотрудником. Встроенный чат и телефония позволит вам сделать это быстро, а также вам не нужно будет выходить из программы и отвлекаться на другие приложения для связи. Помимо того, во многих программах есть кнопка вызова сотрудников.
- Встроенный календарь и всплывающие уведомления с напоминаниями о каких-либо важных датах и событиях. Эти опции позволят вам автоматически привязывать проекты и рабочие задачи к датам и времени, что вручную отбирает в разы больше сил и внимания.
- Возможности проведения рабочих встреч и совещаний внутри приложения. Вы можете запланировать дату и время совещания, а каждому работнику придет уведомление о данной конференции.
Стоит отметить, что на общем собрании каждый сотрудник сможет предложить свои идеи на встроенном черновом листе, что не требует использования дополнительных сервисов.
Преимущества программ для совместного использования для сотрудников
Приложения совместного использования разрабатывались с целью облегчения рабочего процесса не только для руководства, но и для всех работников команды. Ниже вы сможете ознакомиться с наглядным примером того, как использование программ-трекеров облегчит жизнь рабочей команды:
- Регулярные всплывающие уведомления и напоминание о дедлайнах. Вам больше не нужно будет запоминать крайний срок сдачи работы, программа все сделает за вас. Каждый сотрудник может самостоятельно регулировать частоту уведомлений.
- Прямая связь с руководством. Если вдруг у вас возникнут какие-то вопросы о выполнении рабочей задачи, или столкнетесь с трудностями – вы всегда сможете напрямую обратиться к руководству, воспользовавшись рабочим чатом или оставив комментарий к заданию. Это сэкономит время, так как вам не нужно будет использовать сторонние сервисы для связи с другими сотрудниками или руководителями.
- Удобное и наглядное расположение задач. Вы сможете самостоятельно расставить приоритеты на текущие рабочие дела, потому как весь список дел будет у вас перед глазами. Команде не нужно будет удерживать в мыслях все рабочие моменты, что исключает вероятность упустить из вида какое-либо детали.
- Риск ошибиться при работе значительно снижается. Особенность приложения для совместного использования заключается в том, что сотрудникам будет практически невозможно забывать о выполнении своих обязанностей.
Постоянная система отчетов и напоминаний будет направлять вас в течение всего рабочего дня.
В каких случая не стоит использовать программы для совместного использования
Хоть программы-трекеры имеют большое количество полезных качеств, их использование подойдет не для всех рабочих процессов. Помните, что по-настоящему понять все функциональные возможности программы и ощутить ее преимущество можно только в том случае, если вы будете использовать сервис во всех возможных направлениях.
Например, если вы хотите задействовать трекер только для того, чтобы записывать все свои рабочие дела в течение дня, то вы можете не ощутить всех его достоинств, которые раскрылись бы в процессе его использования для целой команды людей.
Кроме того, вам потребуется потратить немало времени, чтобы разобраться со всеми функциональными аспектами приложения, в том числе и с теми, которые вы не будете использовать. ПО потребует дополнительных финансовых вложений, которые не окупят себя. В таком случае вам проще будет воспользоваться заметками в своем смартфоне, чем тратить время, деньги и силы на полноценную программу для совместной работы.
Этот пункт также относится к тем случаям, если ваш штат работников довольно маленький. Если в команде не более 2-3 сотрудников, планировка заданий и отметки о их текущем статусе будут значительно больше отнимать времени, нежели это бы делалось в рабочем чате одного из мессенджеров.
Помните, что использовать ПО для создания совместного рабочего поля удобно в том случае, если рабочий день каждого из сотрудников подразумевает выполнение множества различных задач. Если у каждого кадра в день не более 1-2 целей – планировщик станет бесполезным.
В каких случаях применение программ для совместного использования необходимо
Сразу отметим – чем больше сотрудником насчитывает ваш офис или компания, тем удобнее будет использовать сервис для совместной работы. Ведь если вы руководите отделом из 10-50 сотрудников, уследить за прогрессом и успеваемостью каждого будет практически невозможно. Кроме того, если работа каждого из них подразумевает выполнение множества разноплановых заданий – без планировщика просто не обойтись, так как удерживать всю необходимую информация в уме очень сложно.
Источник: f.partnerkin.com