Программа заседания или повестка

Содержание

Деловое общение важная часть рабочего процесса. Оно имеет строгую этику и преследует конкретные цели. Давайте подробно изучим, что же такое повестка делового совещания.

Деловая беседа — обсуждения двух или более коллег на тему возникшего рабочего вопроса;
Собрание — коллективное обсуждение возникших трудностей в процессе деятельности;
Переговоры — подразумевают под собой необходимость прийти к согласию двух сторон;
Дискуссии — “мозговой штурм”, в который вовлечены все сотрудники для поиска неординарных решений проблемы.

Для эффективного ведения бизнеса и дел в компании, необходимо устраивать периодические деловые совещания. Такие собрания позволяют на месте разобраться с трудностями и определить дальнейший вектор движения организации. Удобней всего это делать в специальных программах для ведения отчетности, например, Projecto. С его помощью можно составить повестку дня совещания и хранить все данные в одном месте.

Необходимость проведения делового совещания

Проведение деловых совещаний требуется в нескольких случаях:

Пришла повестка! / Меня заберут? #shorts

необходимо обменяться важной информацией
для выявления мнений и альтернатив
чтобы проанализировать возникающие сложные ситуации
для принятия решения по поводу общих вопросов.

Чтобы провести совещание, которое принесет максимальную пользу, руководители должны подготовиться. Нужно определить, есть ли острая необходимость в проведении собрания, можно ли решить возникшие вопросы по телефону. Если проведение встречи необходимо, далее определяют, кто из сотрудников будет присутствовать и какие темы нуждаются в обсуждении.

Менеджеры определяют цели проведения собрания и какие задачи необходимо решить в процессе. Основные цели и задачи:

поддержание политики компании
анализ проведенной деятельности и назначение новых задач
решение серьезных вопросов, требующих обсуждения

Всем участникам заранее высылается повестка проведения — официальный документ, в который входит следующая информация:

тема совещания
цель проведения
список обсуждаемых вопросов
время начала и конца встречи
место, где будет проходить обсуждение
список участников
регламент докладов.

Правила проведения совещаний

Обсуждение не должно проходить впустую. Все вопросы должны решаться оперативно, а сотрудники максимально вовлекаться в процесс работы. Руководству необходимо следовать нескольким основным правилам организации деловых собраний:

Четко распланируйте повестку и распределите отвечающих.
Старайтесь не сводить разговор к сторонним темам.
Избегайте лишней эмоциональности.
Отвечающие должны предоставить максимально понятную для всех информацию. Если в речи присутствуют профессиональные термины, необходимо их разъяснить или заменить.
Руководство высказывает свое мнение в самом конце совещания, чтобы не влиять на решение сотрудников.

Виды совещаний

Основное отличие деловых встреч в тематике проведения, приглашенных лицах и форме проведения. Выделяют несколько типов собраний:

Как избежать повестки в военкомат?

по направленности
по масштабности
по регулярности проведения
выездные и местные

Если тщательно спланировать совещание, оно будет эффективным. Однако, при возникновении непредвиденных обстоятельств, может потребоваться проведение оперативного собрания. Руководство собирает сотрудников в срочном порядке, чтобы моментально разобраться в появившейся проблеме.

Есть несколько способов решения вопросов на внезапном совещании:

принятие решения после высказывания всех точек зрения;
решение принимается в пользу наиболее подходящего;
руководство нашло решение вопроса и высказывает его с целью утверждения другими сотрудниками.

Классификации совещаний

Собрания классифицируются по формам проведения:

Диктаторские
Для такой формы характерна односторонняя коммуникация от лица руководства. Начальник собирает подчиненных, высказывает свою точку зрения и раздает указания. В таком случае четко сохраняется иерархия, а решения принимаются максимально оперативно.
Автократичные
Такой формат имеет общие черты с диктаторским. Руководитель задает вопросы, сотрудники отчитываются четко по назначенной повестке. Количество присутствующих ограничено.
Сегрегативные
Начальство выбирает, кто из участников собрания будет предоставлять отчет или отвечать на вопросы на повестке.
Дискуссионные
Решения принимаются сотрудниками, выбранными для участия, обычно не более 15 человек. Все высказывают свою позицию свободно. В таком случае ответственность за принятие решений полностью ложится на участников, и все погружаются в обсуждение.
Произвольные
Такие совещания проводятся для решения текущих вопросов по теме проекта. Они не имеют определенной повестки и организатора. Участие в них принимают те сотрудники, чья деятельность напрямую связана с текущим проектом.

Ошибки в проведении делового совещания

При возникновении необходимости в проведении деловых мероприятий, руководство может допустить несколько основных ошибок:

не определена главная тема
участники не подготовлены к обсуждению
вынесение на обсуждение вопросов разного объема и содержания
рассмотрение внезапно возникших вопросов, не вписанных в изначальную повестку.

Как сделать повестку дня для совещания

Для проведения эффективного собрания необходимо придерживаться четкого планирования и расставления приоритетов. Оформить повестку дня совещания можно по образцу Projecto.

Составляйте списки участников, делегируйте обязанности и расставляйте важные цели. Projecto предлагает придерживаться удобного шаблона для проведения коллективных обсуждений:

Оформите список целей и задач совещания.
Распишите основную повестку.
Назначьте участников.
Установите время и контролируйте регламент.

Projecto позволяет хранить все необходимые данные о проведенных обсуждениях. Записи документов, кто присутствовал, какие задачи были поставлены по итогу и какие выводы сделаны. Интегрируйте Projecto в работу своей компании, и все встречи будут приносить максимальную пользу.

Источник: projecto.pro

Повестка делового совещания

Деловое общение — неотъемлемая составляющая деятельности руководителя, подразумевающая обсуждение текущих вопросов, обмен информацией, получение обратной связи и выработку единой стратегии действий компании. Это своеобразный инструмент управления бизнесом со строгой этикой поведения и конкретными целями. Принято выделять следующие формы делового общения:

896 просмотров

Деловая беседа — обмен или передача данных о функционировании бизнеса двумя или несколькими сотрудниками.
Собрание — обсуждение коллективом (обычно с участием начальников подразделений) стратегически важных вопросов.
Переговоры — процесс с целью заключения значимого для двух сторон договора, контракта, соглашения.
Дискуссии — групповой метод поиска нестандартных идей для решения проблемы, споров.

Деловые совещания проводят для повышения эффективности рабочих процессов, совместного преодоления трудностей и постановки новых задач для развития бизнеса. Используя специальный сервис для отчетности, вроде Projecto, можно сделать совещания более продуктивными и добиться нужного результата благодаря грамотной организации. Projecto поможет составить повестку совещания, отследить занятость и загрузку подчиненных, руководства. Это удобная система для управления проектами и безопасного хранения данных.

Деловые совещания: цели и задачи

В российских компаниях практикуется еженедельное проведение совещаний-планерок для предоставления отчета о проделанной работе и определения дальнейших планов. Поводом для внепланового собрания может послужить возникновение на предприятии сложной ситуации. Совещание необходимо для передачи информации, оценки ситуации и реакции сотрудников, корректировки действий структурных подразделений, поиска решений.

Такой формат делового общения позволяет развивать и проводить политику компании, отслеживать коллективные результаты, совместно решать поставленные задачи, анализировать деятельность всех отделов. Приоритетными являются стратегические задачи, о выполнении которых отчитываются руководители подразделений.

При должной подготовке и планировании со стороны руководителя совещание будет плодотворным. Необходимо четкое понимание целесообразности проведения собрания, точное определение целей, задач и числа участников, формулирование предмета обсуждения.

Участники мероприятия должны быть оповещены о сути проблемы, поэтому им следует заблаговременно отправить повестку — документ, содержащий следующую информацию:

тема и цель мероприятия;
перечень вопросов для обсуждения;
продолжительность встречи;
место организации;
список докладчиков с должностями;
порядок докладов.

Подготовка к проведению совещания

Зачастую собрания организованы плохо, поэтому не приносят нужного результата. Во многих компаниях они стали обыденными и утратили смысл. Для повышения эффективности совещаний необходимо придерживаться следующих правил:

составление подробной повестки с указанием целей, этапов мероприятия;
активное вовлечение сотрудников, распределение участников;
фокусирование только на важных темах, без лишних эмоций;
максимально ясные ответы с разъяснениями профессиональных терминов;
выступление руководства в конце для подведения итогов и независимых суждений.

Классификация деловых совещаний

Собрания различаются в зависимости от:

направления — административные, общественные, научные и др.
назначения — выработка решений, постановка и разъяснение задач, подведение итогов и оценка деятельности, оперативные (диспетчерские);
масштаба и численности — узкие (до 5 сотрудников), расширенные (до 20 участников), представительные;
частоты проведения — разовые, периодические, на постоянной основе;
места организации — на выезде, на предприятии.

При тщательном планировании и составлении повестки совещание пройдет успешно и будет эффективным. Однако при возникновении проблемных ситуаций на предприятии требуются оперативные собрания. Тогда руководитель вынужден реагировать незамедлительно, поэтому персонал собирается в срочном порядке.

Как написать повестку дня совещания: Советы, шаблон и образец

При проведении деловой встречи вы можете отвечать за управление большим количеством людей и задач. Эффективная повестка дня собрания может помочь вам убедиться, что вы обсудили весь необходимый материал, не отклонились от темы собрания и обеспечили эффективное использование времени вашей группой.

В этой статье мы расскажем о том, как составить повестку дня совещания, которая поможет вам эффективно вести любое совещание.

Что такое повестка дня совещания?

Повестка дня встречи — это список тем или видов деятельности, которые вы хотите охватить во время встречи. Основная цель повестки дня — дать участникам четкое представление о том, что должно произойти на встрече, кто будет руководить выполнением каждой задачи и сколько времени займет каждый шаг. Наличие этой информации до и во время совещания должно обеспечить его эффективное и продуктивное проведение.

Как составить повестку дня собрания

Независимо от того, проводите ли вы короткое, часовое собрание или собрание, которое длится целый день, вы можете использовать эти шаги, чтобы помочь вам составить повестку дня:

1. Определите цель встречи

Когда вы начнете с цели, вы сможете убедиться, что цель встречи ясна и каждая задача, которую вы хотите рассмотреть, связана с вашей целью. Обязательно поставьте перед собой достижимую цель, чтобы ваше собрание было максимально сфокусированным. Например, цель собрания — утвердить месячный бюджет компании на рекламу — более достижима, чем цель улучшить расходы в целом.

2. Попросить участников внести свой вклад

Если вы хотите, чтобы участники были вовлечены во время встречи, попросите их высказать свое мнение заранее, чтобы быть уверенным, что встреча отвечает их потребностям. Вы можете попросить их предложить темы, которые они хотели бы осветить, или вопросы, которые у них есть. Получив список идей от участников, вы можете просмотреть их и решить, какие пункты вы в конечном итоге включите в программу.

3. Перечислите вопросы, которые вы хотите рассмотреть

Как только вы узнаете цель встречи и у вас появятся идеи относительно тем, которые вы хотите затронуть, перечислите вопросы, на которые вы должны ответить во время встречи. В некоторых повестках дня совещаний тема перечисляется просто в виде фразы, например: аренда оборудования. Однако вы можете уточнить цель каждого пункта повестки дня, сформулировав пункты обсуждения в виде вопросов. Например, вы можете написать: При каких условиях нам следует рассмотреть возможность аренды оборудования вместо его покупки?? Эти подсказки помогут вам пригласить к обсуждению и собрать всю необходимую информацию по каждой теме повестки дня.

4. Определите цель каждой задачи

Каждое задание, которое вы выполняете во время встречи, должно иметь цель. Как правило, три основные цели — это обмен информацией, получение предложений или принятие решения. Просматривая свой план работы, обратите внимание на цель каждой задачи. Этот шаг поможет участникам собрания понять, когда вам нужен их вклад, а когда пора принимать решение.

5. Оцените количество времени, которое необходимо потратить на каждую тему

Далее оцените, сколько времени вы планируете потратить на выполнение каждого задания. Эта часть повестки дня гарантирует, что у вас будет достаточно времени, чтобы охватить все темы, которые вы запланировали для встречи. Это также поможет участникам скорректировать свои комментарии и вопросы, чтобы уложиться во временные рамки.

Вы можете оптимизировать временные рамки, выделив больше времени на обсуждение вопросов, которые, по вашим прогнозам, займут больше времени, или запланировав более важные вопросы на более ранний период обсуждения, чтобы обеспечить охват жизненно важных тем. Если на ваше собрание пришло много людей, вы можете даже ограничить время на определенные темы, чтобы упорядочить разговор, способствовать быстрому принятию решения, если это необходимо, и не нарушать график собрания.

6. Определите, кто ведет каждую тему

Иногда кто-то, кроме лидера собрания, ведет дискуссию по теме. Если вы планируете, что другие люди будут выступать посредниками в обсуждении тем во время вашего совещания, вы можете указать их под соответствующими темами. Этот шаг помогает поддерживать плавный ход собрания и гарантирует, что все готовы к выполнению своих обязанностей.

7. Завершайте каждое совещание подведением итогов

Если оставить время для завершения каждой встречи обзором, это поможет участникам лучше понять, какие решения они приняли и какую информацию обсудили, чтобы они могли предпринять необходимые шаги после встречи. Во время этого обзора вы и ваши участники встречи должны также рассмотреть, что прошло хорошо во время встречи и что нуждается в улучшении. Потратив несколько минут на рассмотрение этих вопросов, вы сможете сделать так, чтобы ваше следующее собрание прошло еще более эффективно.

Шаблон повестки дня совещания

Вот набросок, который можно приспособить практически к любому типу встречи:

1. Описание первого пункта повестки дня

a. Замечания
b. Замечания
c. Замечания

2. Описание второго пункта повестки дня

a. Примечания
b. Примечания
c. Замечания

3. Описание третьего пункта повестки дня

a. Замечания
i. Дополнительные замечания
ii. Дополнительные замечания
b. Замечания
c. Замечания

4. Описание четвертого пункта повестки дня

a. Замечания
b. Высказывания
c. Замечания

5. Описание пятого пункта повестки дня

a. Примечания
i. Дополнительные замечания
ii. Дополнительные замечания
iii. Дополнительные замечания
b. Замечания
c. Замечания

6. Обзор конца встречи

a. Что мы сделали хорошего на этой встрече?
b. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?

Пример повестки дня собрания

При составлении собственной повестки дня вы можете использовать следующий образец расписания собрания:

ПОВЕСТКА ДНЯ СОВЕЩАНИЯ

Дата: Aug. 1, 2019
Время: 1 час.m.
Место проведения: Конференц-зал А

ДЕТАЛИ ПОВЕСТКИ ДНЯ

Цели: Проанализировать маркетинговые кампании прошлого года, выявить сезонные спады спроса на продукцию, провести мозговой штурм способов повышения спроса во время этих спадов и убедиться, что мы готовы к следующей маркетинговой кампании.

1. Обзор маркетинговых кампаний прошлого года.

Время: 15 минут
Цель: Обмен информацией
Лидер: Джамал Адамс

a. Представьте маркетинговые кампании прошлого года.
b. Проанализировать показатели продаж после каждой кампании.
c. Определите, какие кампании оказали наибольшее влияние.

2. Как нам лучше всего управлять колебаниями спроса на наш продукт??

Время: 30 минут
Цель: принятие решения
Руководитель: Блэр Хэнлайн

a. Проанализировать показатели продаж за последние четыре квартала.
b. Определите любые тенденции в показателях продаж.
c. Мозговой штурм идей о том, как увеличить продажи во время спада.

3. Подготовка к следующей маркетинговой кампании

Время: 15 минут
Цель: Решение
Лидер: Блэр Хэнлайн

a. Что нам нужно подготовить для следующей маркетинговой кампании?
i. Просмотрите прилагаемые материалы маркетинговой кампании.
ii. Определите задачи для каждого члена команды.
b. Как мы будем отслеживать эффективность этой кампании?
c. Обзор целей продаж на эту кампанию.

4. Подведение итогов совещания

Время: 5 минут
Цель: принятие решения

Ведущий: Джамал Адамс
a. Что мы сделали хорошего в этой встрече?
b. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?

Ключевые слова:

Источник: hr-portal.ru