Программа yclients инструкция для администратора салона

YCLIENTS — сервис для автоматизации операционных процессов в любой сфере, где ведется запись клиентов онлайн. Подходит салонам красоты, фитнес-клубам, медицинским организациям и т.д. Благодаря данному сервису, вы сможете вести учет онлайн-записи клиентов в электронном журнале, отправлять им уведомления посредством SMS и E-mail, сохранять клиентскую базу для дальнейшего взаимодействия, собирать статистику и анализировать полученную информацию.

Бесплатный тариф: ?

Характеристики сервиса

• Встроенная IP-телефония
• Таск-менеджер
• Канбан-доска
• Бухгалтерия
• Расчет зарплаты
• Покупка коробочной версии
• Готовые отраслевые решения
• Аналитика
• Виджеты для сайта
• Автоворонки
• Тайм-трекер для сотрудников
• Корпоративный чат
• Трекер почты
• Диаграмма Ганта
• Учет склада

Программа YCLIENTS появилась на рынке в 2010 году. В конце 2018 года число пользователей этой программы насчитывало более 60 000 администраторов и примерно 10 000 компаний, в компании работало 200 человек, а сам сервис был переведен на 16 языков.

Ирина Михина /Амбассадор YCLIENTS / Администратор, который принесет прибыль / Прямой эфир

YCLIENTS — это CRM для записи клиентов на услуги. Здесь все ориентировано именно на этот функционал. Основные клиенты: фотостудии, салоны красоты, автосервисы, образовательные центры, частные клиники и т.д. Конечно, здесь есть функции для управления подразделениями фирмы, персоналом, кассами, складом, расчета заработной платы и аналитики компании. Давайте рассмотрим настройку

Регистрация и вход в личный кабинет

Чтобы начать использование программы, необходимо зарегистрироваться (кнопка расположена в верхнем правом углу сайта). Тестовый период — 7 дней. На первом шаге необходимо заполнить поля:

• название компании;
• имя представителя;
• контактный телефон;
• электронная почта.

Сразу после этого вы получаете СМС-уведомление с паролем и авторизуетесь в личном кабинете. Далее следует указать, к какой сфере услуг относится фирма, уточнить город, страну, наименование филиала, разместить логотип. При необходимости заполняется дополнительная информация: адрес, телефон, сайт, график работы и пр. данные могут быть изменены в удобное время, для этого необходимо зайти в настройки.

В самом конце необходимо подтвердить e-mail, о чем будет напоминание вверху личного кабинета. Пользователям доступна быстрая авторизация через социальную сеть Facebook. Клиенты компании L’oreal могут войти, используя Beauty ID.

Настройка и базовые функции

Программа предусматривает множество гибких настроек, с помощью которых вы сможете автоматизировать работу. В первую очередь заполняется информация о компании и ее сотрудниках.

Первоначальные настройки: Работа с журналом записи

Добавляем услуги

Перейдите в раздел Настройки — Услуги. Можно добавлять любое количество услуг, разбивая их на отдельные категории. В результате образуется удобная и структурированная таблица с папками.

Если есть готовый список предоставляемых услуг, можно сохранить его в формате Excel, а затем загрузить на сайт. То же можно проделать и в обратном порядке (осуществить выгрузку). По такому же принципу добавляются сотрудники, указываются их должности, график работы.

Онлайн-запись и настройки журнала

Это одна из важнейших функций, из-за которой клиенты выбирают YCLIENTS. Как настроить запись клиентов внутри CRM? Для этого нужно зайти в Главное меню, затем в «Онлайн-запись» и в Настройки. На открывшейся странице заполнить все обязательные поля, выберите дополнительные функции. Есть возможность открыть доступ к записи только тем клиентам, которые подтвердили свой номер.

На следующем шаге выбирается виджет, который впоследствии будет размещен на вашем сайте. Он может быть:

• стандартным (имеет круглую форму с возможностью настройки цвета, расположения и анимации);
• произвольным (подходит для владельцев ресурсов, где кнопка записи была разработана под фирменный стиль предприятия);
• в виде отдельного блока (размещается на отдельной странице сайта);
• отдельным (для каждого сотрудника);
• многокомпонентным (на сайте будет размещено сразу несколько кнопок).

После выбора внешнего вида виджета происходит его интеграция. Код расположен на одноименном шаге при добавлении формы.

Онлайн-запись интегрируется не только на сайт, но и в мобильное приложение, и в социальные сети. В результате создается электронный календарь, где можно отслеживать все визиты и их статусы. Последние необходимы для правильного формирования статистики. Для удобства записи, созданные администратором, окрашиваются в зеленый цвет, клиентом — в фиолетовый.

Клиентская база

В разделе Клиенты — Клиентская база можно видеть список всех людей, пользующихся услугами фирмы. Она формируется в автоматическом режиме, содержит информацию об общих расходах клиента, его ФИО, контакты, частоту посещения и скидку. Последняя также может присваиваться без участия администратора (для каждой категории отдельно).

Имя клиента представляет собой кликабельную ссылку, при нажатии на которую открывается окно с полными данными, доступными для редактирования.

База может быть сформирована не только на основании журнала онлайн-записи, можно добавить клиента вручную. Управление осуществляется в одном и том же окне браузера, что значительно упрощает работу. С этой страницы можно отправлять SMS-рассылки, PUSH-сообщения в мобильное приложение, сортировать клиентов по полу, важности, частоте посещения и другим фильтрам. Присутствует раздел программы лояльности с гибкими настройками, категории и др.

Финансовый модуль

В разделе Счета и кассы можно отслеживать движение финансовых средств в режиме реального времени. Здесь осуществляется перевод между кассами, отображаются приход и расход в течение месяца. Их можно настраивать, добавлять или удалять.

Предусмотрен раздел для работы с контрагентами, которыми могут выступать как физические, так и юридические лица. В нем можно управлять партнерами, смотреть текущую ситуацию по взаиморасчетам, загружать и выгружать информацию в формате Excel.

Финансовые операции могут проводиться в ручном или автоматическом режиме. Для этого существует раздел Статьи платежей. Есть 9 штук, заданных по умолчанию, но при необходимости можно добавлять новые и редактировать уже существующие.

Финансовый модуль позволяет просматривать текущую документацию, формировать отчеты за конкретный период времени или по отдельной кассе за день, настраивать оплату на сайте, проводить операции и настройки с ККМ.

Расчет зарплат

Здесь размещен широкий спектр инструментов для работы с заработной платой сотрудников. Есть возможность начислять з/п и поощрять или штрафовать работников в автоматическом режиме. Создаются схемы взаиморасчетов для каждого из сотрудников.

Заработная плата может начисляться за день, неделю, месяц, при этом устанавливаются определенные правила и критерии, которые также подлежат настройке. Возможны и внеочередные начисления. Вся информация собирается в отдельные отчеты.

Склад

Если при оказании услуг списываются расходные материалы или реализуются товары, требуется работа со складом, для чего и предназначен этот модуль. Он включает в себя несколько подразделов для более гибкой настройки и удобной работы. Можно добавлять товары, составлять технологические карты, проводить инвентаризацию, просматривать остатки.

С помощью этого модуля производится контроль над поступлениями и списаниями, осуществляется передвижение товаров с одного склада на другой. Удобными инструментами являются блоки анализа продаж, оборачиваемости и расхода материалов, печати товарных ценников.

Обзор и Аналитика в Y CLIENTS

В разделе Аналитика отображаются сводные данные по нескольким параметрам, среди которых доходы, средний чек, статусы визитов и источники записи, клиенты и др. Отдельно предусмотрена статистика по возвращаемости, данные по оказанным услугам или проданным товарам для каждого из сотрудников.

Детальные отчеты — одна из особенностей сервиса. Можно подвести итоги по сотрудникам, клиентам и услугам, получить отчеты по кассе за день, за конкретный период.

Раздел Обзор предназначен для владельцев и менеджеров компании. В Сводке находится служебная информация, которая необходима для работы с технической поддержкой системы. В Звонках отображены все телефонные операции, есть возможность прослушать тот или иной разговор, выгрузить данные в таблицу. В Событиях можно ознакомиться с записями, сделанными когда-либо в YCLIENTS и получить исчерпывающие данные по работе компании.

Интеграции

Интегрирование с различными системами осуществляется, согласно технической документации, которую можно скачать на официальном сайте. В самом кабинете подобная возможность отсутствует.

Облачный сервис Y CLIENTS может работать с:

• онлайн-кассами («Атол», «Штрих», LIFE PAY и пр.);
• электронными картами Passteam;
• социальными сетями (Вконтакте, Одноклассники, Facebook);
• онлайн-картами (Яндекс и 2GIS);
• модулями СМС-уведомлений.

Предусмотрена возможность оплаты в режиме онлайн, интеграция с системами IP-телефонии, бизнес-аналитики Roistat, amoCRM, Max1Soft, также есть возможность внедрять собственные продукты по API.

Тарифы

Всего предусмотрено 4 основных тарифа, которые учитывают интересы и потребности разных компаний. Они могут поддерживать или не поддерживать групповую запись. Также есть тарифные планы для частных профессионалов (от 500 руб. на одного сотрудника) и скидки для тех, кто приобретает лицензию на долгий срок (от 25% до 43%). В каждом тарифе учитываются услуги персонального менеджера.

Оплатить использование сервиса можно любым способом: банковской картой, электронными деньгами или наличными через терминал. Если есть необходимость для бухгалтерии, можно заключить договор на использование программного продукта.

Обратите внимание! В стоимость не входит разработка мобильного приложения, интеграция с ККМ. Изменить тариф можно в любое удобное время в личном кабинете. Та часть, что не была израсходована, будет пропорционально перечислена на новый вариант обслуживания.

Отзыв о системе YCLIENTS

В сфере услуг онлайн-запись имеет первостепенное значение, поэтому без CRM-системы не обойтись. YCLIENTS отличается хорошей технической поддержкой, скоростью обработки данных и гибкостью настроек. Благодаря использованию сервиса у клиентов появляется возможность записаться даже в нерабочее время, а значит, он удобен не только для компании, но и для ее посетителей.

Достоинства

• Более 9 лет на рынке
• Мощная и понятная облачная платформа
• Возможность разработки мобильного приложения
• Работа в одном окне браузера
• Наличие скидок
• Адаптивность на всех устройствах
• Множество отчетов
• Работа с несколькими кассами и расчетными счетами.

Недостатки

Короткий тестовый период. Остальные — мелочи интерфейса, которые скорее всего будут исправлены в ближайший обновлениях.

• Очередность в заполнении данных при настройке
• Нет кнопки «Вернуться обратно» при переходе по ссылкам в личном кабинете
• Интеграции не представлены в личном кабинете.

Промокод на сервис YCLIENTS

У данного сервиса промокоды появятся в ближайшем будущем.

Источник: gruzdevv.ru

Настройка YCLIENTS. С чего начать?

Недавно, в переписке с одним клиентом, который пришёл к нам на индивидуальное внедрение я спрашиваю:

А он мне: «Давайте с самого главного. КАК ПРАВИЛЬНО ПРОИЗНОСИТЬ YCLIENTS?»

За 7 лет мы встречали разное:

Айклаинт, уклиент, юклиент, юклаинс, айкляинс и даже игрекклиент

Правильно Уайклаентс, с этим понятно, а как быть с персоналом?

При приёме на работу администратора, который будет работать в вашем аккаунте YCLIENTS, нужно обсудить этот пункт одним из первых:

Любить программы, любить в них разбираться, обучаться, пользоваться, заносить данные, получать данные, вообще любить работу с компьютером как минимум. Идеально принимать на работу уже со знанием YCLIENTS. Для кого-то это удовольствие, для кого-то ад просто. Если ваш администратор терпеть не может эту часть работы, то: «Шеф, всё пропало!»

Бывает собственник сам далёк от компьютерных дел, но без цифр в бизнесе не обойтись, а значит нужно учиться. Знать свою часть работы. Что нужно обязательно делать самому, а что можно делегировать

Отправляйте ко мне администраторов, учитесь сами. Я просто и понятно научу вас пользоваться современными технологиями ведения салонного бизнеса и, главное, получать от этого удовольствие))

Источник: dzen.ru

YCLIENTS: обзор программы для сферы услуг

Администраторы и менеджеры ежедневно сталкиваются с рядом рутинных задач: записать новых и текущих клиентов на услуги, проверить остатки товаров на складе, проконтролировать расходы и доходы. В этом поможет специальный сервис. В статье расскажем, что это за программа — YCLIENTS .

Для кого предназначена программа

• салоны красоты и массажа;
• медицинские центры;
• фитнес-клубы;
• юридические и бухгалтерские службы;
• автосервисы и автомойки;
• мебельные салоны;
• образовательные платформы и многое другое.

Функционал

Делимся обзором YCLIENTS : какие функции помогут автоматизировать задачи и управлять компанией.

Онлайн-запись. Программа предусматривает специальный виджет для записи на любые услуги, бронирования помещения, внесения предоплаты. Есть функция автоматического повторения: не придется каждый раз создавать новые события.

Как пользоваться функцией, разберется даже неопытный клиент, ведь записаться можно в несколько кликов. Удобно будет и администраторам: отправлять инструкции, сообщения и ссылки можно сразу всем записанным. Виджет адаптируется под любой дизайн, поэтому органично впишется в фирменный стиль.

Виджеты Calltouch помогут увеличить конверсию вашего сайта. Добавьте окно обратного звонка, форму сбора заявок или мультикнопку, чтобы упростить коммуникацию с клиентом. С помощью виджетов пользователь выберет комфортный для него способ обратной связи, а компания не упустит ни одной заявки.

Виджеты Calltouch

• Увеличьте конверсию сайта на 30%
• Обратный звонок, промо-лендинги, формы захвата, мультикнопка, автопрозвон форм

Электронный журнал. Это электронный календарь, который позволяет управлять расписанием, создавать и отменять записи. Онлайн-записи добавляются в журнал автоматически и обновляются сразу на всех устройствах. Сотрудники будут видеть свое расписание, а клиенты — свободное время.

Журнал нужен не только для планирования расписания: в нем можно хранить договоры и фотографии, проводить оплаты, применять системы лояльности. Администратор сможет позвонить клиенту в один клик.

Программы лояльности. YCLIENTS поможет идентифицировать важных клиентов: для этого в сервисе им можно задать статусы, например серебряный или золотой. С потерянными покупателями тоже работает: выделит их среди всей базы, чтобы было проще принять меры.

Еще программа сама устанавливает правильный размер скидки : по количеству посещений или сумме чека. Можно настраивать индивидуальные условия автоматически или самостоятельно, устанавливать срок действия акций.

Складской учет. Программа позволяет анализировать:

• стоимость расходных материалов в общей выручке;
• остатки товаров на складе и их цену;
• перемещения между складами;
• динамику продаж.

Работать с товарами легко: можно управлять параметрами на одной странице, просматривать, сколько и за какой период продал каждый сотрудник. Добавить поставщиков и контрагентов получится в несколько касаний.

Бизнес

Как правильно организовать рассрочку в онлайн-школе

Как правильно организовать рассрочку в онлайн-школе

Финансовый отчет. С помощью YCLIENTS вы сможете отследить, на что компания тратит деньги, сколько составляет чистая прибыль. Все данные отображаются наглядно: в цифрах или графиках за выбранный период, чтобы было проще прогнозировать и анализировать.

Программа сама считает выручку, находит расхождения, сверяет данные кассы. YCLIENTS позволяет минимизировать ошибки и отслеживать, как каждый сотрудник ведет учет. Вы сможете проверять неоплаченные записи и отмены, кассовые разрывы и критические расходы, отслеживать оплаты наличными, картами, бонусами, онлайн и офлайн.

Расчет зарплат. Программа хранит историю взаиморасчетов за разные периоды. Это поможет исключить разногласия с сотрудниками и неправильную выдачу денег.

Вы сможете анализировать зарплатный фонд по отделам и делать выводы о рентабельности направлений. Вам станет проще учитывать маржинальность и начислять проценты сотрудникам от продаж разных товаров и услуг. Планы тоже будут под контролем — вы сможете учитывать их выполнение по обороту или прибыли при начислении зарплаты.

Интеграции

В YCLIENTS доступна интеграция с кассовым сервисами «Эвотор», «МодульКасса», LIFE PAY. Она позволяет не дублировать учет в системе и кассе, а работать в едином привычном интерфейсе.

Программа предусматривает интеграцию с телефонией: приветствует клиента, переводит звонок на нужного сотрудника или на того, кто сейчас свободен. Если нагрузка у операторов большая и ожидание ответа составляет более 20 секунд, YCLIENTS предложит клиенту заказать обратный звонок.

Если же вы хотите понимать, какие рекламные каналы приносят звонки клиентов, подключите Коллтрекинг Calltouch. Это поможет оптимизировать расходы на рекламные площадки и отключить неэффективные. Кроме того, вы будете знать стоимость звонков по каждому рекламному объявлению, геолокации и браузеры пользователей, уникальность обращений и другую полезную информацию.

Коллтрекинг Calltouch
Тратьте бюджет только на ту рекламу,
которая работает

• Коллтрекинг точно определяет
  источник звонка с сайта
• Прослушивайте звонки в удобном журнале

Тарифы

Понять, как пользоваться YCLIENTS, поможет бесплатный семидневный тестовый период. Далее нужно будет выбрать тариф в зависимости от сферы своего бизнеса. Например, для медицинского учреждения цена выше, чем для салона красоты. Также важно, сколько сотрудников работают в компании: в тарифах есть варианты до 4, 6, 8, 10, 12 и от 13 человек.

Чем больше период использования, тем дешевле стоит один месяц. За единовременную оплату 6 месяцев и более дают в подарок от 2 до 18 месяцев.

Минимальный срок, на который можно купить программу, — 3 месяца. Такой тариф стоит от 1 500 рублей в месяц (4 500 за весь срок использования). Если же оплатить сервис сразу на 2 года, стоимость будет уже не 1 500, а 857 рублей.

Модуль подключения к онлайн-кассе также влияет на стоимость: с ним будет дороже. Зато вы сможете печатать чеки из YCLIENTS на фискальных регистраторах: АТОЛ, «Штрих-М» и не только.

Преимущества и недостатки CRM

• возможность пользоваться с разных устройств и отслеживать изменения в режиме онлайн;
• понятный и простой интерфейс;
• автоматизация большого пула ежедневных задач — от планирования расписания до финансового учета;
• интеграция с телефонией, системами аналитики, кассами.

• ошибки в автоматических отчетах;
• баги — иногда программа может не работать;
• невозможность пользоваться без стабильного интернета.

Краткие итоги

Сервис YCLIENTS будет полезен разным компаниям из сферы услуг. Он поможет управлять расписанием, создавать и отменять записи, вести складской учет, рассчитывать зарплату, разрабатывать системы лояльности. YCLIENTS можно интегрировать с кассовым сервисами «Эвотор», «МодульКасса», LIFE PAY.

Минимальный срок, на который можно купить программу, — 3 месяца. Такой тариф стоит от 1 500 рублей в месяц.

Источник: www.calltouch.ru