Пожалуй, многие сталкивались с ситуациями в работе, когда левая рука не ведает, что творит правая. Такие проблемы обычно связаны с внутренними коммуникациями в компании и очень серьезно влияют на эффективность всех бизнес-процессов. Как наладить коммуникации в коллективе, какие инструменты для этого можно использовать и почему единое информационное пространство так важно для успешной и эффективной деятельности организации?
Коммуникации персонала в организации: что это?
Внутренние коммуникации в компании, по сути, ― диалоги всех со всеми. Сам процесс коммуникации настолько важен, что многие организации даже содержат отдельных специалистов по информационному обеспечению. Чем это обусловлено?
Коммуникации в коллективе необходимы для того, чтобы наладить связь между руководством и исполнителями, построить эффективное взаимодействие с коллегами и тем самым обеспечить действенный и четкий обмен данными без информационных и временны́х потерь. Притом крайне важно, чтобы эти взаимодействия работали во всех направлениях, то есть не только снизу вверх — от сотрудников к начальству, но и от начальства к сотрудникам. Это необходимо как для выстраивания политики компании, так и для укрепления командного духа и повышения лояльности. Без коммуникативной связи каждый работник словно находится в своем собственном «информационном пузыре» и не вполне понимает, как его деятельность связана с целями и задачами компании. Это приводит к хорошо известному эффекту «я здесь один работаю, а остальные заняты непонятно чем».
Внутренние коммуникации в IT-компаниях
Интересный факт
Американские эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям подсчитали, что лояльность работников и их удовлетворенность более чем на 90% связаны именно с качеством связи внутри компании [1] .
К тому же отсутствие связи между работниками и отделами существенно замедляет решение любых вопросов, провоцирует многочисленные конфликты и недопонимание, а следовательно, приводит к внутреннему напряжению в коллективе, при котором разные направления (группы, отделы) начинают действовать не как союзники, а как противники.
Кому необходимы отлаженные коммуникации в коллективе? Услышав оборот «корпоративные коммуникации», мы сразу представляем себе огромную многоуровневую организацию с сотнями или даже тысячами сотрудников. И действительно, если в компании работает более двух десятков человек, ожидаемо, что не все они будут общаться друг с другом напрямую. Чем больше штат компании, тем выше шансы, что большинство работников вообще не будут знакомы.
Тем не менее построение коммуникации в компании необходимо также и совсем небольшим фирмам. Даже если говорить о стартапе, в котором занято всего 3–4 человека, коммуникация должна быть налажена, ведь каждый хочет знать, что уже сделано, что предполагается сделать, как идет рабочий процесс в целом и что ожидается лично от него. Другое дело, что организовать связь в таких масштабах довольно просто — обычно хватает общего чата в мессенджере и регулярных планерок.
Как работают внутренние коммуникации в крупной компании. Мастер-класс КРОК x hsemedia.
Крайне важны коммуникации в коллективе, где значительное количество сотрудников работает удаленно или, как говорится, «в полевых условиях». В такой ситуации необходимо уделить особое внимание горизонтальным коммуникациям, поскольку каждый работник может поддерживать связь с руководством, но не иметь ни малейшего понятия, чем заняты коллеги.
Если не развивать и не направлять корпоративные связи, они будут развиваться сами. И не факт, что именно в желательном направлении. Если все вопросы решаются у кулера с водой или в частной переписке, если никто не представляет, кто отвечает за ту или иную задачу, а любое обсуждение политики организации начинается с таинственного «по слухам» — не стоит рассчитывать на слаженную и эффективную работу.
Единое информационное пространство — путь к лояльности персонала
Чтобы повысить лояльность работников при помощи внутренних коммуникаций, нужно четко осознать одну истину: внутренний и внешний PR — разные вещи. То, что эффективно во внешних коммуникациях — стратегии «умолчания», «перестановки акцентов» и «смещения фокуса внимания» — «внутри» не работает.
Именно поэтому стратегия формирования единого информационного пространства предполагает ряд довольно специфических задач:
- преодоление коммуникативных разрывов как по горизонтали, так и по вертикали. Это позволит достичь взаимопонимания на всех уровнях;
- получение обратной связи от персонала компании. Каждый работник должен понимать, что его мнение важно и будет учитываться, и сотруднику необходимы удобные инструменты для донесения этого мнения и оперативного получения обратной связи;
- демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании;
- разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала;
- формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании. Это — одна из основных задач корпоративной коммуникации. Если она никак не решается, возникает риск серьезного репутационного ущерба. В работе любой организации бывают критические моменты и конфликтные ситуации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы в социальные сети. В то же время не менее важно обеспечить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.
Но какие инструменты можно использовать для решения всех этих задач разом?
Информационное обеспечение персонала: инструменты 21 века
Все инструменты построения коммуникации внутри организации можно разбить на несколько типов:
- информационные. Как понятно из названия, их задача — информировать сотрудников о том, что происходит в компании. Стенд с объявлениями, циркулярами и приказами как раз относится к информационным инструментам (пусть и весьма примитивным). Информационным инструментом может стать корпоративный журнал или газета, корпоративный портал с систематизированной базой знаний, где любой сотрудник может почерпнуть необходимую информацию, не отвлекая своих коллег, всевозможные внутрикорпоративные рассылки.
- аналитические. Как сотрудникам важно знать о планах руководства, так и управлению необходимо держать руку на пульсе и понимать, чего хотят исполнители. Для этого используются инструменты, обеспечивающие обратную связь — формы для внесения рацпредложений и форумы на корпоративном сайте, системы анкетирования сотрудников, мониторинг персонала и многое другое.
- коммуникативные. Люди — существа социальные, и помимо обмена рабочей информацией им нужно и личное взаимодействие, иначе крепкий коллектив не построить. К коммуникативным инструментам относятся не только корпоративы и мероприятия, посвященные тимбилдингу, но и различные профессиональные соревнования, корпоративное обучение, адаптационные тренинги и семинары.
- организационные. Для успешной деятельности компании каждый сотрудник должен понимать, куда она движется и каковы ее цели. Для этого проводятся собрания, совещания, планерки и выступления руководства, этой же цели служат разработка и внедрение корпоративных стандартов.
Все эти задачи можно решать по отдельности, однако существуют инструменты, объединяющие все основные функции коммуникаций внутри организации. К примеру, корпоративная социальная сеть.
Как и обычная социальная сеть, корпоративная соцсеть позволяет делиться новостями и тем самым держать сотрудников в курсе происходящего. Наличие групповых и личных чатов — способ выстраивать эффективные коммуникации между сотрудниками без потерь информации и времени, объединяться в группы по профессиональным интересам, устраивать планерки и мозговые штурмы, даже если сотрудники разбросаны по всему миру, получать консультации в режиме реального времени и, наконец, общаться в неформальной обстановке и заводить приятельские связи с другими работниками. Корпоративная соцсеть ассоциативно связана с пространством, предназначенным для диалога, а значит, проблема внутренних коммуникаций компании будет решена максимально эффективно, без риска получить репутационный удар из открытых источников, таких как ВК и FB.
Корпоративные социальные сети — относительно новое явление, однако они стремительно вытесняют корпоративные порталы и сайты. Причина в простоте, удобстве и гибкости соцсетей. К тому же сейчас это в принципе весьма востребованный, а потому знакомый каждому формат взаимодействия.
Источник: www.kp.ru
План внутренних коммуникаций: Что это такое и как его разработать?
Надежный план внутренних коммуникаций является неотъемлемой частью повседневной деятельности. Эффективная стратегия внутренних коммуникаций является основной частью каждой организации. Вы должны понимать, как общаться с каждым сотрудником компании для достижения бизнес-целей.
В большинстве компаний связь между клиентами и сотрудниками осуществляется с помощью тщательно спланированных приемов. Вы заметите значительный рост вовлеченности сотрудников, если будете применять те же стандарты осторожности в своем плане внутренней коммуникации. Вот почему вам необходим эффективный план внутренних коммуникаций.
В этом блоге мы обсудим:
- Определение плана внутренней коммуникации
- Преимущества плана внутренней коммуникации
- Лучшие способы разработки плана внутренней коммуникации
Что такое план внутренней коммуникации?
План внутренних коммуникаций — это стратегия, которая определяет бизнес-цели по вовлечению и взаимодействию сотрудников и показывает необходимые действия для их достижения. Ваша стратегия внутренних коммуникаций служит дорожной картой для достижения успеха во внутренних коммуникациях. Ниже перечислены основные компоненты эффективного плана внутренних коммуникаций:
- Миссия, цели и ценности компании
- Важные деловые сообщения
- Каналы коммуникации
- .Обязанности и процессы для сотрудников
- Маркетинговые и коммуникационные стратегии
Все дело в том, как ваши сотрудники получают информацию, необходимую им для выполнения своих обязанностей. Именно поэтому сбор и анализ отзывов сотрудников должен стать важной частью вашей стратегии.
Преимущества плана внутренних коммуникаций
Рабочее место становится значительно более продуктивным, когда на нем происходит активное общение. Ваши сотрудники будут более вовлечены в работу, если вы хорошо спланируете внутренние коммуникации. Существует множество преимуществ эффективной стратегии внутренней коммуникации, которая способствует общему успеху вашей компании. Вот некоторые из них:
- Помогает повысить производительность: Когда сотрудники общаются, они лучше понимают свои обязанности и приоритеты. Это повышает производительность организаций, и рабочая сила становится более продуктивной.
- Снижает количество ошибок и промахов: Ошибки сотрудников часто вызваны отсутствием связи. Ваш бизнес может потерять деньги, если вы допустите ошибку. Если вы разработаете эффективную коммуникацию в своей организации, это может предотвратить эти ошибки.
- Помогает повысить вовлеченность сотрудников: Внутренняя коммуникация является успешным методом повышения вовлеченности сотрудников. Сотрудники становятся вовлеченными и мотивированными, когда организация предоставляет постоянные обновления.
- Улучшает культуру на рабочем месте: Взаимодействие сотрудников улучшается, когда отделы и команды общаются. Это позволяет сотрудникам получить доступ ко всей необходимой информации в любое время.
- Помогает понять цели бизнеса: Внутренняя коммуникация гарантирует, что вся ваша компания находится на одной волне. Это помогает реализовать бизнес-цели, видение и стратегию.
- Улучшает результаты руководства: Стратегия внутренней коммуникации помогает менеджерам и лидерам улучшить результаты руководства. Она помогает понять, как и когда им следует общаться со своими сотрудниками.
Внутренняя коммуникационная стратегия показывает, как каждый сотрудник организации вписывается в общую стратегию и вносит в нее свой вклад. Она держит их в курсе текущих проектов, деятельности и будущих целей.
Лучшие способы разработки плана внутренних коммуникаций
Планы внутренних коммуникаций необходимы по целому ряду причин. Он объясняет, как общаться друг с другом, чтобы помочь и реализовать цели компании. Вы можете использовать коммуникационный план, если вам нужно донести какое-то сообщение до группы людей или целой компании. Давайте рассмотрим пошаговое руководство по разработке эффективной стратегии внутренней коммуникации, которая улучшит общение сотрудников.
Анализ текущего состояния внутренней коммуникации
Перед созданием плана внутренней коммуникации важно знать, насколько успешны ваши текущие внутренние коммуникации. Проанализируйте ее и посмотрите, где можно внести улучшения. Для этого можно использовать различные способы отслеживания, включая:
- Сколько целей вашей внутренней коммуникации было достигнуто?
Запишите сильные и слабые стороны вашего предыдущего плана. Определите, чего вы хотите достичь в будущем.
- Разработайте и проведите опрос для вашей компании.
Проведение опроса — это простой и эффективный метод получения обратной связи от сотрудников. Прежде чем вносить какие-либо изменения, проанализируйте, что действительно работает, а что нет.
Благодаря обширной коллекции вопросов, использует уникальный подход к изучению опыта сотрудников. Таким образом, вы получите 360-градусное представление о своей компании. Это отличный способ собрать их отзывы.
- Проверить результаты за разные периоды.
Временные рамки помогут вам проанализировать текущую ситуацию. Создайте график информации за разные периоды времени и проверьте результат.
Определение целей
Следующий шаг — выбор подходящих целей. Стратегия SMART является одним из самых влиятельных и простых методов:
- Специфика: Поставьте цели конкретно. Например, это может быть «Каковы цели вашего бизнеса?» или «Кто работает над их достижением?»
- Измерить: Цель должна быть измеримой. Например, увеличить доход, производство и командную работу.
- Достичь: Цель должна быть достижимой. Она должна быть практичной и основываться на ваших возможностях по развитию бизнеса.
- Релевантной: Повлияют ли цели на общую производительность компании? Вам следует избегать нерелевантных целей, не связанных с разработкой эффективного плана.
- Время: Каковы сроки достижения каждой цели? Без временных рамок это не повлияет на план должным образом.
Аудитория, которую вы хотите охватить
Знание того, кого вы пытаетесь охватить, крайне важно. Это гарантирует, что соответствующий контент получат только те, кто должен его увидеть.
Будет лучше, если в своем плане вы обратитесь к различным типам команд и отделов вашей компании. Нельзя использовать один и тот же язык, обращаясь ко всем. При составлении плана следует учитывать все отделы, команды, руководителей и младших сотрудников.
Выбор подходящего инструмента внутренней коммуникации
Важно выбрать подходящий инструмент коммуникации для вашей целевой аудитории. Интранет — одна из наиболее широко используемых технологий для внутренней коммуникации. Интранет — это идеальный способ коммуникации, позволяющий охватить всех сотрудников компании, находящихся в разных местах. Современные интрасети могут служить цифровым центром вашей компании. Он объединяет и сочетает в себе множество коммуникационных технологий, таких как:
- Средство мгновенного обмена сообщениями (Slack)
- Электронная почта (Gmail, Outlook Emails и Calendar)
- Управление проектами (Trello)
- .Видеоконференции и совещания (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
- Управление рабочим пространством (Google Drive)
Понимание и успешное использование коммуникационных инструментов для внутренней коммуникации очень важно. Сейчас самое время начать, если у вас еще нет интранета.
Измерение плана внутренних коммуникаций
После реализации плана пришло время измерить результаты. Важно собрать количественные данные, чтобы определить эффективность внутренних коммуникаций. Аналитическое программное обеспечение поможет вам в сборе количественных данных.
Существуют различные методы оценки эффективности внутренних коммуникаций. Давайте рассмотрим некоторые примеры:
- Проверьте свою производительность. Есть ли улучшения?
- Увеличиваются ли доходы?
- Реже ли совершаются ошибки и промахи?
- Удерживаются ли сотрудники?
- Заметили ли вы улучшение вовлеченности сотрудников?
- Успешно ли вы достигли определенной цели?
Если вы заметили, что ваш план неэффективен, то вам необходимо определить, что в вашем плане пошло не так и какие необходимые действия вам нужно предпринять для улучшения плана внутренних коммуникаций.
Вывод
План внутренних коммуникаций необходим для достижения успешного роста компании. Она должна поддерживать регулярную связь со своими сотрудниками. Определите, какой метод лучше всего соответствует вашим целям. Частое тестирование — лучший способ добиться этого.
Для этого необходимы соответствующие технологии. Опросы сотрудников позволят получить информацию, которая поможет вам разработать план внутренней коммуникации и улучшить бизнес.
Узнайте больше о компании ПО и о том, как собирать постоянные отзывы сотрудников для создания лучшего влияния в вашей организации.
Ключевые слова:
Источник: hr-portal.ru
План внутренних коммуникаций: поэтапная стратегия и шаблон плана
Один из самых больших уроков, который организации усвоили во время пандемии и сейчас, когда мы переживаем серьезные потрясения, — это важность искренности, сопереживания и человечности. Для бизнеса это крайне важно — как мы руководим и общаемся на рабочем месте.
Это один из важных моментов, которые я часто пытаюсь донести до управленцев, что кризис внутри организации – и во многих других сферах жизни – выступает катализатором того, чтобы донести до сознания людей позицию руководителей компании.
Одним из ярких моментов, особенно в первые дни пандемии и сопутствующих событий социальных волнений, было то, что мы увидели, как лидеры и профессионалы в области коммуникаций проявили себя как никогда раньше.