Последняя четверть ХХ века характеризуется интенсификацией производственной деятельности (увеличения производительности), научной и управленческой деятельности. А это в свою очередь требует обработки большого количества информации.
Информационные потоки растут лавинообразно. Особенно это характерно для промышленности, управления и науки.
1. Состав пакета Microsoft Office 5
2. Текстовый процессор Word 8
3. Система управления реляционной базой данных Microsoft Access
4. Табличный процессор Microsoft EXCEL
5. PowerPoint
6. Правовое обеспечение электронного документирования 20
7. Экономическое обоснование эффективности подготовки документов с помощью пакета Microsoft Office
8. Безопасность жизнедеятельности
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30
Список используемой литературы.
Работа состоит из 1 файл
Использование пакета Microsoft Office для создания организационных документов
ВВЕДЕНИЕ 3
1. Состав пакета Microsoft Office 5
2. Текстовый процессор Word 8
How to Align the Periods in Numbered Lists in Microsoft Word (PC & Mac) #shorts
3. Система управления реляционной базой данных Microsoft Access
4. Табличный процессор Microsoft EXCEL
6. Правовое обеспечение электронного документирования 20
7. Экономическое обоснование эффективности подготовки документов с помощью пакета Microsoft Office
8. Безопасность жизнедеятельности
Список используемой литературы.
Последняя четверть ХХ века характеризуется интенсификацией производственной деятельности (увеличения производительности), научной и управленческой деятельности. А это в свою очередь требует обработки большого количества информации.
Информационные потоки растут лавинообразно. Особенно это характерно для промышленности, управления и науки.
Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса.
Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
Документирование – это процесс создания и оформления документа, запись информации на различных носителях по установленным правилам
Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. На естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, — это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа – изображение документа на экране монитора.
Large Sequence Number in Excel #excelshorts
При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).
Революция в автоматизации делопроизводства в офисе в 80-е годы прошлого века стала реально возможна в связи с созданием и широким распространением персональных компьютеров. Современные информационные технологии обеспечения документооборота основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. Новые информационные технологии — это компьютерные технологии.
Персональные компьютеры в первую очередь вытеснили из обращения печатающие машинки, составляющие основу технических средств подготовки печатных документов. Преимущества компьютера, оснащенного различными программами для создания документов перед печатающей машинкой были явными и заключались в том, что обеспечивали значительное повышение удобства, производительности выполнения работ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов. Разделение во времени этапов подготовки документа, таких, как ввод, редактирование, оформление, подготовка к печати и собственно сама печать сделали процесс создания документа более простым и технологичным.
Целью данной работы является изучение возможности применения для создания электронных документов пакета программ Microsoft Office, его основных функций и преимуществ по сравнению с другими программными продуктами.
Состав пакета Microsoft Office
Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например, при использовании текстового редактора одной фирмы, программы для работы с электронными таблицами — другой, программы деловой графики — третьей, а производительность компьютера в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены для совместной работы.
Решением данной проблемы есть: пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого программного обеспечения.
Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и “общаются“ друг с другом на одном и том же языке.
Пакет Office — это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.
Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино, — все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят однотипно. Научившись работать с одним из приложений, пользователь тем самым в значительной степени продвигается в изучении остальных. К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр — Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.
В состав пакета Office входят следующие большие прикладные программы:
1. WORD — мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру.
Это уже общепризнанно — редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “быстрыми“ командами и самыми современными средствами такими, как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.
2. EXCEL — производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Программу Excel используют для составления бюджетов и финансовых отчетов, для превращения цифр в наглядные диаграммы и графики, для проведения анализа типа «А что будет, если?», а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды.
С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит, подведет итоги.
3. PowerPoint — позволит профессионально подготовить презентацию, выгодно отличающуюся броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, можно превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если работа состоит в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты, то PowerPoint будет просто необходим.
4. ACCESS — представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.
В пакете Microsoft Office есть программы — помощники:
программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график;
программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы;
программа Equation Editor кажется довольно сложной, если нет базового образования по математике;
программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков;
программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации.
Система оперативной помощи Microsoft Office помогает пользователю в освоении программных средств, подробная справка может быть вызвана на любом этапе оформления электронного дркумента. Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.
Талантливые Мастера (Wizards) проведут шаг за шагом к решению сложных задач.
Карточки — шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые постоянно будут перед глазами во время работы.
Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.
Диспетчер Microsoft Office (MOM) позволяет запустить любую программу пакета Office. Его можно даже использовать для управления всей работы персонального компьютера.
2. Текстовый процессор Word
Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.
Значительное сокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как автотекст и автозамена, использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.
Широкий спектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра, обеспечивает получение высококачественных черно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.
Современные тенденции совершенствования этих систем направлены на улучшение коммуникационных возможностей текстовых процессоров. При работе в локальных и глобальных компьютерных сетях
пользователь имеет возможность обмениваться документами с удаленными пользователями, отправлять документы по электронной почте непосредственно из текстового редактора, готовить данные в формате Web-страниц.
Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. Эта программа установлена практически на каждом персональном компьютере и де-факто стала стандартом в обработке текста.
Microsoft Office выпускается в нескольких редакциях – Standard Edition, Small Business Edition, Professional Edition, Premium Edition и Developer Edition. Эти редакции отличаются друг от друга составом программ и вспомогательных утилит, но Word входит в каждую из них.
Текстовый редактор – этот термин, прочно закрепившийся за Word, уже давно устарел. Word – это не просто текстовый редактор (т.е. программа, предназначенная для создания и обработки текстов), а нечто большее, его по праву можно назвать текстовым процессором.
Область применения Word весьма широка. С помощью Word можно не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок. Можно сказать, что Word применим практически везде, где требуется работа с текстом. Кроме того, в последние версии Word добавлены весьма развитые средства работы с гипертекстовыми документами и документами, предназначенными для публикации в Интернет.
При работе с Microsoft Word соблюдается принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get) – «что вы видите, то и получаете». Это придает работе с Word несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок.
По своим функциям Word приближается к издательским системам и программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати журнал, газету или даже книгу, изготовить WWW-страницу Интернет (но все же полноценной издательской системой Word назвать трудно; для серьезной профессиональной верстки все-таки лучше воспользоваться специализированными программами, например, Adobe PageMaker или QuarkXPress).
Перечень возможностей программы Word Microsoft Office огромен. Для работы с файлами существуют следующие функции:
создание нового файла (можно создавать новые документы при помощи специальных шаблонов; в частности, в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов);
открытие для редактирования уже существующих файлов;
возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов;
сохранение файлов в различных форматах (в виде документа Word 97, Word 6.0, Word Perfect, текстового фала, файла HTML и пр.);
печать файлов с возможностью предварительного просмотра и установкой желаемых параметров страниц (ширина полей, размеры бумаги и пр.);
возможность просмотра нескольких последних открытых документов;
возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).
Редактирование текста осуществляется с помощью следующих функций:
выделение, копирование и вставка нужного фрагмента текста;
вставка объектов, не являющихся текстом в формате Microsoft Word (например, включение в текст графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и т.д.);
Источник: www.freepapers.ru
Microsoft Office бесплатно на русском
Программа Microsoft Office – это специальный пакет с качественными офисными приложениями, которые разработаны компанией Microsoft. Она включает программное обеспечение, благодаря которому можно работать с разными типами файлов и документами. Программа Microsoft Office, например, позволяет создавать текстовые документы, электронные таблицы, базы данных и многое другое.
Что входит в пакет Microsoft Office?
Как правило, программное обеспечение выпускается в нескольких версиях. Каждая редакция отличается не только составов, но и ценой. В один из самых популярных пакетов входит:
- Текстовый редактор Microsoft Office, который позволяет с легкостью создавать различные документы, редактировать их, применять шаблоны, изменять настройки и многое другое. Этот редактор можно скачать и установить практически на все операционные системы такие, как Windows и Apple Mac OS X.
- Редактор для таблиц – Microsoft Excel. Благодаря такому табличному процессору можно создавать электронные таблицы различной сложности, проводить математические расчеты, создавать многоуровневые сложные отчеты. Так же, как и в Microsoft Office, Microsoft Excel можно установить на Apple Mac OS X и Windows.
- Специальная программа для создания презентаций под названием Microsoft PowerPoint.
- Отличный коммуникатор – Microsoft Outlook. В его состав входят планировщики различных задач, календари, адресные книги, электронная почта, менеджер и т.д.
- Приложение под названием Microsoft Access, позволяющее работать и управлять созданными базами данных.
- Блокнот OneNote, где можно хранить всю важную информацию, создавать заметки и различные напоминания.
- И многие другие программы.
Основные преимущества офисного пакета
- Открывает много новых возможностей для эффективной и продуктивной работы;
- Быстрая обработка данных;
- Достаточно небольшой размер офисного пакета;
- Создание презентаций буквально за пару минут;
- Возможность работать на любой платформе и практически на каждом устройстве;
- Легкость при установке.
Для того, чтобы начать работу с универсальным офисным пакетом Microsoft Office, прежде всего, необходимо его установить на собственное устройство. После завершения процесса установки вам станут доступны все основные приложения, которые входят в данный комплект.
Источник: abbyyfinereader.ru
Современные офисные пакеты
Как уже говорилось, самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным IDC 1 International Data Corporation — одна из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики. , это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров.
Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003. На возможностях этих программ мы кратко остановимся.
Microsoft Word 2003
Microsoft Word — это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Microsoft Word 2003
Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев и разделов).
На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).
На уровне абзаца 2 Следует отметить, что понятие абзаца в текстовом редакторе отличается от бытового «группа предложений, объединенных одной мыслью» и означает часть текста, которая заканчивается нажатием клавиши Enter осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных списков и т.д.).
Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы 3 Колонтитул — заголовочные данные (название произведения, части, главы, параграфа и т.п.), помещаемые над текстом каждой страницы книги, газеты, журнала. В журналах в колонтитулах часто помещают фамилии авторов и названия произведений, в газетах — заглавие, дату выпуска и порядковый номер газеты. , нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.
Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать различные стили.
Стиль — это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования.
Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.
Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.
Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.
Word предлагает встроенные средства графики, позволяющие включать в текст схемы, чертежи и диаграммы.
Важной особенностью программы является возможность поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.
В Word 2003 реализованы также новые возможности доступа к дополнительным ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online.
В последнее время появился ряд новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в Интернет-магазинах.
Число подобных сервисов будет постоянно расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.
Поддержка в Word 2003 формата файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.
Источник: intuit.ru