Программа учета рабочего времени на компьютере как работает

За последние лет десять технологии полностью изменили облик и принципы ведения бизнеса. Автоматизируется все, что можно автоматизировать. В особенности это касается менеджмента. Чтобы грамотно руководить подчиненными, необходимо знать об их работе буквально все. Стоять же «над душой» у каждого сотрудника — как минимум, неэффективно.

А если в подчинении несколько десятков человек, то и технически невозможно. Здесь руководителям и приходят на помощь автоматизированные системы учета рабочего времени — Employee Monitoring Software (EMS).

4803 просмотров
Как это работает

EMS (в русском варианте — системы учета рабочего времени или СУРВ) — это класс программного обеспечения, предназначенного для контроля сотрудников. Используя подобные инструменты, вы можете легко выяснить, кто в команде реально работает, а кто — просто имитирует бурную деятельность.

Есть EMS попроще типа тайм-трекеров, которые могут включать и выключать сами сотрудники. Однако крупные организации обычно отдают предпочтение комплексным EMS-системам со множеством настроек и «умных» функций. В этой статье мы будем говорить о программах второго типа, позволяющих закрыть большую часть задач менеджера в плане сбора информации о подчиненных.

Программы учета рабочего времени

Стоит подчеркнуть, что интерес к таким системам растет невообразимыми темпами. Согласно исследованию Insider Threat от Crowd Research Partners, всего за год в период с 2017 по 2018 год доля организаций, активно использующих инструменты EMS, выросла с 42 до 94%. А после вынужденного перевода сотрудников на удаленку из-за пандемии COVID-19. Сегодня СУРВы стали своего рода «золотым стандартом» в сфере управления.

Зачем современному бизнесу EMS-системы

Каждая компания приходит к решению о необходимости внедрения EMS по разным причинам. Но в 95% случаев цели одинаковы:

• Повысить уровень дисциплины и продуктивность сотрудников. Практика показывает: зная сам факт, что за их действиями наблюдают, работники меньше отвлекаются, больше внимания уделяют приоритетным задачам.
• Защитить бизнес от инсайдерских угроз. Если вместо того, чтобы заниматься своими непосредственными обязанностями, сотрудник полдня смотрит видео на YouTube, компания теряет десятки тысяч. Но есть и те, кто заходят гораздо дальше: например, скачивают базы данных клиентов для личного пользования или перепродажи конкурентам. В этом случае ущерб может достигать шестизначных сумм. СУРВы моментально фиксируют такие события и отправляют администратору системы соответствующие уведомления.
• Выявить слабые места менеджмента. Детализированные отчеты позволяют выяснить, кто и чем занимается, какие задачи и процессы отнимают у команды больше всего времени. Понимание этого дает руководству возможность принять адекватные меры для оптимизации ключевых бизнес-процессов.
• Разгрузить руководство. Бегая по офису и постоянно спрашивая подчиненных «Ну, как успехи?», менеджер тратит время, которое мог бы посвятить решению более важных стратегических задач. Плюс — в отличие от человека, программа всегда на 100% объективна и не оценивает персонал исходя из личных симпатий.

Как руководитель, вы будете понимать, чем занимается команда в каждый момент времени и сможете своевременно перераспределить задачи, если увидите, что кто-то не справляется.

Лучшие Программы для Учета Рабочего Времени | Какую Выбрать в 2023 году?

Динамика эффективности в системе ИНСАЙДЕР

Основные функции EMS

Теперь о самом «вкусном». Какие возможности предлагает современное ПО для учета рабочего времени и отслеживания действий сотрудников? Базовый набор функций в большинстве современных EMS-систем одинаков:

• Просмотр экранов в режиме реального времени. Через учетную запись администратора можно подключиться к любому офисному компьютеру и увидеть то же, что видит на своем экране сотрудник. Какие программы и вкладки открыты в браузере, какой текст он вводит прямо сейчас или как долго отсутствует на месте.
• Статистика активности. Почти в каждой EMS есть функционал, позволяющий увидеть, сколько времени проводит пользователь в разных программах. Этот инструмент полезен не только тогда, когда нужно сделать выговор халтурщикам, но и если определенные бизнес-процессы выстроены неграмотно. Например, вы можете увидеть, что у ваших подчиненных уходит слишком много времени на обработку входящих электронных писем.
• Скриншоты экрана и видеозапись. Их можно делать периодически по запросу руководителя или автоматически по расписанию (в точное время или через определенные интервалы). Эта функция полезна, если нужно внимательно изучить действия какого-либо сотрудника, например, когда вы подозреваете, что он работает на конкурентов.
• Учет времени. Здесь все просто: СУРВ записывает статистику использования рабочего компьютера. Когда устройство включили и выключили, перевели в «спящий режим», сколько времени ушло на разные задачи и т. д. Это самый простой способ оценить продуктивность и вовлеченность каждого члена команды, выделить наиболее активных и старательных.
• Аналитика. Обязательная функция любой хорошей EMS — автоматическое формирование отчетов на основе собранных данных. С помощью удобных наглядных дашбордов можно увидеть, в какие дни недели и время дня сотрудники наиболее активны.

В самых продвинутых продуктах встречаются такие функции, как кейлоггер (запись всех нажатий клавиш на компьютере) и автоматические уведомления. Последние особенно удобны, когда нужно «встряхнуть» отвлекшегося сотрудника. Стук в дверь кабинета или звонок начальника станут лишь дополнительным фактором раздражения, тогда как на уведомление от программы реакция будет мягче.

Кейлоггер в системе ИНСАЙДЕР

Дополнительные «фишки»

Многие СУРВы эволюционировали от простых тайм-трекеров до полноценных «ассистентов руководителя». Такие системы предлагают своим пользователям расширенные возможности:

• Удаленное управление. Можно напрямую подключиться к любому ПК, на котором установлена программа, получить доступ к мышке и клавиатуре. Например, чтобы помочь с решением сложной задачи. Это очень удобно, если часть вашей команды работает дистанционно, из дома. Или когда нужно выяснить, чем занимается сотрудник, не предупреждая его о проверке.
• Коллтрекинг. Функции записи и анализа статистики звонков незаменимы для руководителя отдела продаж.
• Отслеживание по GPS. Полезно для контроля «полевого» персонала. Вы всегда сможете узнать об их текущем местоположении и маршруте сотрудников.
• Защита от утечек данных. Функционал DLP-систем позволяет иметь полный контроль над трафиком внутри информационной системы предприятия. Например, если кто-то без вашего ведома попытается загрузить БД на флешку, система сразу оповестит вас об этом.
• Интеграция с другими сервисами. Если вы используете таск-менеджеры, CRM-системы и другие инструменты аналитики и автоматизации, имеет смысл поискать систему учета времени, которая поддерживает возможность интеграции с ними.

Топ-7 лучших систем учета рабочего времени

Из всего разнообразия EMS-систем мы выбрали несколько, наиболее удобных для руководителей и соответствующих специфике отечественного бизнеса:

В англоязычном сегменте, согласно результату исследования TOP10VPN, список наиболее популярных СУРВов возглавляют продукты от Hubstaff, Time Doctor и FlexiSPY. Пользуется спросом и решение от российских разработчиков — система Kickidler. Новый, но перспективный игрок на рынке — ИНСАЙДЕР.

Что нужно учитывать при выборе?

Выбирая подходящую систему учета времени, обратите внимание на четыре ключевых аспекта:

• Цена. Здесь важно не гнаться за сиюминутной экономией, а объективно оценить потребности бизнеса. Например, для крупной компании более выгодным вариантом будет корпоративная лицензия — т. е., за одну и ту же сумму вы можете подключить к системе любое количество компьютеров. Другие критерии — наличие бесплатного тестового доступа, тип лицензии (бессрочная или на месяц/год).

• Функционал. Опять же, зависит от специфики бизнеса. Так, для производственного предприятия, где компьютерами пользуется только бухгалтерия и отдел продаж, может хватить и простейшего трекера от Yaware, тогда как IT-компании нужны инструменты мощнее.

• Хранение данных. Здесь доступны два варианта: On-Cloud и On-Premise. В первом случае все ваши данные будут храниться на облачном сервере, предоставленной разработчиками. Это упрощает настройку, но создает риски конфиденциальности. Второй вариант — размещение на локальном сервере компании.

Это более надежное решение, но требует дополнительных затрат на оборудование.

• Техподдержка. Желательно, чтобы она была круглосуточной и бесплатной. Учтите, что некоторые вендоры взимают дополнительную плату за премиум-поддержку, подразумевающую решение сложных технических вопросов. Уточните этот момент перед тем, как принимать решение в пользу той или иной СУРВ.

• Отзывы. Их искать рекомендуем на независимых ресурсах, таких как Startpack и Capterra.

Дальше уже можно думать о нюансах. Например, выбирать между разными механизмами удаленного контроля — через VPN, RDP или напрямую.

Законность отслеживания действий сотрудников

Многие менеджеры задаются вопросом о законности использования систем учета рабочего времени и других инструментов для контроля за подчиненными. Но беспокоиться здесь не о чем: по закону вы имеете право устанавливать на принадлежащие компании компьютеры любые программы, какие посчитаете необходимыми.

Нюанс только один — персональные данные, которые вы собираете с помощью такого ПО. Чтобы избежать возможных проблем, нужно:

• Открыто сообщить сотрудникам о внедрении ESM-системы, объяснить, как она работает, и объяснить, почему нельзя использовать персональные мессенджеры и соцсети на офисных ПК.
• Составить дополнительное соглашение о контроле и включить его в трудовой договор. Пусть каждый сотрудник письменно подтвердит, что был ознакомлен с новыми правилами.

Помните: чем прозрачнее вы будете действовать, тем меньше риск каких-либо проблем и конфликтов с командой в будущем.

Внедрение EMS-системы в компании: этапы и «подводные камни»

Общая схема внедрения СУРВ в компании проста:

• Выберите продукт в соответствии с бюджетом и требованиями к функционалу.
• Настройте облако или локальный сервер, установить клиентские приложения на компьютеры в офисе.
• Объясните сотрудникам, что вы делаете и с какой целью. «Тихая» слежка — крайне нежелательный вариант, который может привести к целому ряду проблем, вплоть до судебных разбирательств. Дайте подчиненным честную и максимально подробную информацию, акцентируя внимание на преимуществах: возможность получения более высоких премий, более рациональное распределение задач и т. д.
• Запустите систему.

Принимать серьезные решения с первого дня не стоит. Большинству коллективов требуется около 2–3 недель, чтобы привыкнуть к подобным новшествам. Не стоит и сразу набрасываться с выговорами на тех, кто не оправдывает ожиданий: чтобы сотрудники увидели, что внедрение EMS приносит пользу лично им, используйте «пряник», поощряя самых активных и старательных.

Заключение

Как и любой другой инструмент, система учета рабочего времени может принести компании как пользу, так и навредить. Здесь многое зависит от руководителя. Если вы сделали все грамотно и прозрачно, прислушиваетесь к своим сотрудникам и используете полученные данные на благо — весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности внедряется тотальная слежка за каждым вздохом подчиненных — не стоит удивляться, что внедрение СУРВ не оправдывает ожиданий.

Источник: vc.ru

Чем заняты ваши коллеги за компьютером или как вести учет рабочего времени сотрудников и подчиненных

Эта статья будет полезна тем, кто хочет узнать про своих коллег (подчиненных): кто и как работает за компьютером (ПК), какие сайты смотрит, на что тратит основное время, во сколько начинает работу, и во сколько ее завершает.

В общем-то, полезная статья для начальников и руководителей (либо для тех, кому они поручили вести контроль за сотрудниками, обычно, это сисадмин (реже менеджеры по персоналу) ) .

Не секрет, что управлять людьми — весьма сложная и не простая задача. Это только в разговорах на кухне слово «начальник» звучит гордо, но нередко эта должность — сущее наказание (я думаю, меня поймут те, кто хоть раз в жизни пытался руководить, контролировать, и отвечать за, хотя бы, 3-5 чел. на не самом «хлебном» месте!) .

В этой статье хочу привести небольшую «палочку-выручалочку», которая может облегчить сию задачу.

Учет рабочего времени: разбираемся со всем по порядку

Выбор ПО

В роли «палочки-выручалочки» нам понадобиться одна небольшая программка — «Офис метрика» .

Офис метрика

Отличная, простая, легкая в настройке и освоении программа для контроля и учета рабочего времени сотрудников. В отличие от аналогичных программ, позволяет быстро освоиться из запустить в работу процесс контроля даже тем, кто плохо знаком с ПК.

Так же хочу отметить, что программ позволяет получать весьма качественные и разнообразные отчеты, что немаловажно. В общем-то, рекомендую к использованию и анализу раб. времени сотрудников (кстати, в конце статьи привел еще несколько аналогичных программ, и дал небольшое сравнение с этой) .

Важно! Эта программа позволит более эффективно распределять фонд зарплаты, снизить издержки и т.д.

1. начну, пожалуй, с главного — для ее установки и настройки НЕ НУЖНО обладать какими-либо спец. знаниями — достаточно установить ее, затем сконфигурировать спец. файл для установки на другие ПК, установить его, и получать отчеты (справиться даже совсем начинающий пользователь!) ;
2. полный учёт рабочего времени сотрудников: таблицы, диаграммы и пр. (много отчетов, примеры будут представлены ниже в статье) ;
3. возможность просмотра работающих программ, открытых сайтов и пр. (с поминутной статистикой) ;
4. отчеты можно экспортировать в файлы Excel и HTML;
5. возможность строить табель учета раб. времени;
6. поддержка все популярный Windows 7, 8, 8.1, 10 (32 и 64 бит). Программа на русском на 100%!

Начало работы: как запустить и настроить «Офис метрику»

Ну, ссылку на саму программу я привел выше. Думаю, что скачать и установить ее проблем не будет (все стандартно).

Теперь «Офис метрика» начнет контролировать один компьютер — ваш ПК! И вот тут самый актуальный вопрос — что делать, чтобы программа начала вести контроль за другими ПК.

Для этого нужно сделать:

1. сначала создать спец. EXE-файл (своего рода агент), в программе он называется модуль сбора данных (для его создания — есть кнопка «Подключить») ;
2. сгенерированный EXE-файл (агент) — нужно запустить на всех ПК, которые вы хотите контролировать. Думаю, сделать это не сложно — один раз прийти раньше сотрудников (или задержаться) .

Генерация модуля сбора данных. Для этого в программе есть кнопка «Подключить» — нажмите ее. Далее вас предупредят, что будет сгенерирован специальный файл — «Модуль сбора данных» , соглашаемся и продолжаем (снова жмем кнопку «Подключить» , см. скрин ниже, стрелки 1 и 2) .

Подключить нового сотрудника

После выбора папки, куда вы хотите сохранить EXE-файл, увидите отчет, что OfisMetrikaAgent (модуль сбора данных) готов.

Теперь этот файл нужно запустить на компьютерах, которые вы хотите контролировать, и с которых хотите получать отчеты о том, что на них происходит. После установки OfisMetrikaAgent, минут через 15-20 на ваш компьютер начнут поступать данные статистики: кто и чем занят.

Модуль сбора данных

Думаю, что проблем с запуском обычного EXE-файла (т.е. как и любой программы) не возникнет, и поэтому, я плавно перехожу к отчетам и настройке отображения сотрудников.

Настраиваем график работы, переименовываем сотрудников и пр.

Рекомендую не затягивать с настройкой программы (особенно, если планируете установить модуль сбора данных на многие другие ПК).

Чтобы задать название вашей компании, отделы (например, отдел по продажам, по юридическим вопросам и пр.) , переименовать сотрудников и т.д. — откройте вкладку «Компания» (см. скрин ниже) .

Для настройки глобальных параметров компании нужно:

1. сначала нажать мышкой по «Компания» (цифра 1 на скрине ниже) ;
2. затем ввести название вашей компании (цифра 2) ;
3. указать график работы (кстати, он может быть фиксированный, свободный, по часам — разный, как для каждого сотрудника, отдела, так и для всех одинаков. В этом плане программа гибкая) ;
4. далее задается график работы: рабочее время, перерыв, выходные дни (цифра 4 и 5) ;
5. сохраняем данные (цифра 6 на скрине ниже) .

Компания, отделы, сотрудники

Для того, чтобы переименовать конкретного сотрудника (а при их подключении — они будут отображаться, как имя ПК) , нужно:

1. сначала выбрать его в колонке слева, в структуре компании (цифра 1 на скрине ниже) ;
2. затем задать его ФИО (2);
3. указать должность (3);
4. указать телефон (4);
5. указать отдел (если вы их создали несколько);
6. указать график и рабочие дни, сохранить данные.

Кстати, чтобы добавить отдел в «Офис метрике» нужно всего лишь нажать одну кнопку — «Добавить/Добавить отдел» (находится снизу, слева главного окна программы — см. скрин ниже) .

Анализ отчетов

Чтобы увидеть подробно, чем, сколько времени, когда и пр. занимался конкретный сотрудник в компании — просто выберите его из списка слева.

Во вкладке «обзор» будут показаны общие данные о продуктивном, непродуктивном времени (кстати, пока программа не сконфигурирована до конца, продуктивное время — весьма относительное понятие) .

Для более конкретного анализа продуктивности — есть спец. вкладка «Продуктивность» : здесь отображается поминутно, сколько времени, и как было потрачено (чтобы данные в этой вкладке были достоверными на которые можно опираться, необходимо сначала настроить вкладку «Содержание», о ней ниже) .

Далее вы можете задать для каждой программы — относится ли она к продуктивной работе (например, для редактора, Word — будет продуктивной программой, для бухгалтера 1 C, непродуктивной для всех — WinAmp) .

Кстати, помимо задания конкретных приложений, можно задать даже сайты, какие из них относятся к продуктивному времени, какие нет.

В общем-то, здесь просто нужно потратить некоторое время на составление белых/черных список (потом существенно облегчиться анализ работы многих работников) .

Кстати, вкладка «Содержание/Показывать диаграмму» — весьма неплохо позволяет оценить работу сотрудника в целом: чем он занимался. У меня, как видно на скрине ниже, основное время работы за ПК — это работа в браузере Chrome.

График популярности программ

Вкладка «Активность» может быть очень полезна для быстрого просмотра самых продуктивных часов работы.

Вкладка «Хронометраж» позволит Вам увидеть поминутную хронологию работы за контролируемым ПК: вы сможете оценить, чем конкретно человек занимался, скажем, проведя час-два в Chrome.

Посекундная занятость / поминутный хронометраж

Ну, и последняя вкладка «Табель» : со временем напротив каждого дня будет отображаться числа (отработанные часы). Щелкнув по конкретному дню, вы узнаете в подробностях сколько человек работал (и как работал) , сможете оценить полную статистику и проанализировать ее (примерно то, что я приводил на 5-7 скринах выше).

Кстати, вот неплохой скриншот ниже, который показывает все сам за себя: тов. Никитина (как видно на графике ниже) работает куда больше часов, чем тов. Петров (я, конечно, не беру здесь эффективность , да и неизвестно, кто и чем занимается, у кого какая должность, и какие задачи стоят) .

Количество рабочего времени/эффективность

Целую статью посвятил контролю за сотрудниками, а теперь хочу сказать пару слов в их защиту .

Почему-то многие руководители (особенно старой закалки) уделяют мало значения такому параметру, как эффективность работы (кол-во сделанного, кол-во решенных вопросов) .

Например, сотрудник может весь день просидеть только в нужных программах (вроде бы молодец), а сделать гораздо меньше того, кто работал всего пару часов (согласно любым метрикам).

Поэтому, на мой взгляд, везде нужно подходить комплексно. Да, конечно, хорошо знать, кто, чем, и когда занят на рабочем месте, но и не нужно забывать о КПД работника.

PS

Пару слов об аналогичных программах для контроля работы за ПК

Вообще, конечно, программ для контроля за сотрудниками достаточно много: есть среди них, как достаточно удачные решения, есть и не очень. Перечислю несколько продуктов, с которыми знакомился я.

Kickidler

Хорошие и удобные графики, запись действий сотрудников (поэтапная). Кроме того, есть возможность вести контроль всех сотрудников в режиме онлайн! При тестировании, заметил одну особенность — программа притормаживает, часто подвисает. В общем, есть свои проблемы.

Time Doctor

Есть бесплатная версия. Многофункциональная, много отчетов и графиков (что-то среднее).

CleverControl

Отличная программа для контроля за сотрудниками. Во многом похожа на «Офис метрику», разве только отчеты еще более подробней. Правда, программа рассчитана на более подготовленного пользователя.

Стахановец

На мой скромный взгляд, программа не для контроля сотрудников, а для скрытого шпионажа. Да и продукт не на столько удобен, пока разберешься, пройдет не один час времени.

CrocoTime

Весьма неплохая программа. Нацелена для контроля большого количества ПК (на мой взгляд) — от 30 машин и более (причем, даже после установки на несколько сотен машин — она не тормозит и отчеты приходят, обрабатываются вовремя).

Минус: проблема с настройкой прокси-сервера (в общем, начинающему пользователю, ее бы я не рекомендовал) .

На этом пока всё.

Первая публикация: 14.02.2017

Источник: ocomp.info

Как управлять сотрудниками с помощью тайм-трекера?

Успешный бизнес строится на продуктивной работе офисных и удаленных сотрудников. Однако, когда штат растет, а команда хотя бы частично, а то полностью (привет, пандемия!) трудится дистанционно, понимать, кто действительно усердно выполняет рабочие задачи, а кто периодически или даже постоянно отвлекается на личные дела или просмотр мемов с котиками, становится сложно. Решение уже давно найдено – тайм-трекеры. Что это такое, как работает и чем может помочь в управлении сотрудниками – читайте в нашей статье.

Что такое тайм-трекер?

Тайм-трекер (от англ. Time tracker или Time Tracking software) – это специализированные программы, которые позволяют сотрудникам, чья работа проходит за компьютером, отмечать время, затраченное на выполнение своих обязанностей, а руководителям – эффективно контролировать занятость штата.

Подобные программы появились, когда компьютеры прочно вошли в офисную среду. Первоначально целью создания такого программного обеспечения была автоматизация процесса ведения табелей в крупных организациях. Со временем практику признали и распространили компании, где работа в первую очередь была связана с почасовой оплатой труда. А в 2006 году тайм-трекеры переместились и на мобильные платформы (смартфоны, планшеты, умные часы и т.д.), поскольку такой вариант реализации программ позволял отслеживать загруженность и эффективность сотрудников, которые не были привязаны к конкретному рабочему месту – например, курьеров.

Трекер задач как оптимизация рабочего процесса

Тайм-трекеры быстро получили признание, потому что положительно сказываются на организации рабочих процессов компаний, становятся первым и одним из самых простых шагов к оптимизации внутренних процессов:

• демонстрируют продуктивность каждого сотрудника. Отметки о времени, потраченном на ту или иную задачу, позволяют оценить, насколько быстро и качественно справляется со своими обязанностями специалист;
• помогают разумно расходовать ФОТ. В силу того, что тайм-трекер показывает часы реальной работы, платить за “пустое” время не нужно. Зато собранные данные о переработках становятся объективным фактором для повышения суммы зарплаты или назначения премии;
• позволяют отслеживать дедлайны;
• показывают рентабельность перспективных проектов. Верны прогноз затрат ресурсов и времени на выполнение нового проекта – залог успешной и коммерчески выгодной работы компании. С помощью данных, полученных тайм-трекерами, можно заранее рассчитать, сколько вложений потребуется на выполнение принятого пула задач, чтобы в итоге работа не была убыточной;
• позитивно влияют на ответственность персонала. Само знание, что рабочие показатели отслеживаются, повышает эффективность работы сотрудников примерно на 30%;
• повышают лояльность коллектива к компании. Тайм-трекинг – это способ объективной оценки вклада отдельных сотрудников в общее дело. Когда персонал знает, что нарекания, премии, бонусы основаны на достоверных данных, вопросы по поводу исключительного отношения к отдельным специалистам исчезают сами собой.

Автоматизация рабочего процесса

Используют подобный софт в двух вариациях:

• ручном режиме – когда каждый сотрудник самостоятельно отмечает начало и окончание работы над поставленной задачей, по сути нажимает кнопку старта и стопа;
• автоматическом режиме – когда установленная программа отслеживает активность пользователя самостоятельно, не требуя от персонала дополнительных усилий.

Современные IT-решения, нацеленные на автоматизацию рабочего процесса, как правило, не ограничиваются функционалом тайм-трекера, включают в себя значительно больший набор инструментов для грамотного и справедливого отслеживания занятости сотрудников на своих рабочих местах. Примером такого расширенного ПО является система CrocoTime. В нее “вшит” тайм-трекер, который может работать по удобной для компании схеме:

• при выбранной настройке “Интеграция” для всех сотрудников в системе будут учитываться треки, полученные автоматически, а ручной трекинг будет недоступен;
• при включении тайм-трекинга сотрудники могут добавлять, редактировать и удалять треки вручную;
• при включении функции “Стоп/старт в трее” через 5 минут в трее появляется иконка программы, позволяющая запускать и останавливать доступные сотрудникам задачи.

Автоматизация рабочего процесса с помощью тайм-трекинга выражается в первую очередь в определении загрузки персонала. Чтобы грамотно распределить задачи среди работников, без использования программ-трекеров нужно поговорить с каждым сотрудником отдельно, узнать его нагрузку, оценить уровень умений, скорость работы. В случае, когда персонал самостоятельно и добросовестно отмечает свою занятость при помощи тайм-трекера, увидеть реальную картину гораздо проще, а встроенная аналитика, как, например, в CrocoTime, покажет все “узкие места” без надобности руководителю проводить собственную оценку ситуации.

Тайм-трекинг для удаленных сотрудников

Пандемия дала толчок развитию дистанционного формата работы. Все больше компаний принимают удаленку как более выгодный в финансовом плане вариант найма сотрудников. По данным портала HH.ru, если осенью 2020 года количество вакансий, которые предполагали постоянную удаленную работу, доходило до 25-30 тысяч, то уже в феврале 2021 количество таких предложений выросло до 46 тысяч.

Кроме того, вступивший в силу 1 января 2021 года Закон об удаленной работе и возможности совмещать дистанционный формат с офисным подтвердил, что удаленка остается с нами надолго, скорее всего, навсегда.

Волей-неволей и руководители, и сотрудники на удаленке задумались о контроле своего рабочего времени: управленцы – с целью не терять в эффективности работы команды и вовремя выполнять обязательства перед клиентами, персонал – с целью организовать себя при работе из дома, провести четкую грань между работой и личной жизнью, которые протекают по факту в одних и тех же условиях.

Самоконтроль при дистанционной работе

Вопрос самоконтроля при дистанционной работе приобретает первостепенное значение. Ситуация, когда весь день проходит в делах, а по итогу рабочие задачи не сдвигаются с места, не редкость. Тайм-трекинг в таком случае становится инструментом качественного тайм-менеджмента, поскольку показывает:

• в какое время и чем именно был занят сотрудник на удаленке. Так можно увидеть, в какие часы в течение дня человек выполнял рабочие задачи, а когда – только думал, что работает;
• пики активности. Зная, в какое время сотрудник максимально настроен на работу, легче выстроить график – перенести на часы наибольшей продуктивности самые значимые задачи;
• время отвлечений. Заглянуть на минуточку на любимый портал с мемами, почитать последние новости в сети, чтобы встряхнуться – как часто эти 5 запланированных минут передышки растягиваются на час-два-три и не оставляют времени на реальную работу.

Кроме простых статистических данных о распределении времени в течение дня, продвинутые системы учета рабочего времени могут детально указать на причины неэффективной работы удаленщиков. Например, CrocoTime:

• может стать инструментом повышения дисциплины. Гибкие настройки системы позволяют обозначить график работы. Например, время активности может начинаться вместе с включением ПК и заканчиваться с выключением. При желании программу можно отключать вовсе – это удобно, если в качестве рабочей станции сотрудник использует свой собственный компьютер или ноутбук;
• разделяет используемые в рабочие часы ресурсы на продуктивные и непродуктивные. Например, сотрудник включил тайм-трекер, будучи полностью уверенным, что в этот момент начинает выполнять поставленную задачу. Для работы требуется найти нужную информацию в Интернете. Человек идет в Сеть за данными и незаметно “уносится” на сторонние порталы. CrocoTime в таком случае отметит только время на профильном ресурсе, отбросив все минуты, которые сотрудник провел на сайтах, не относящихся к делу. В итоге статистика покажет, сколько из часов по тайм-трекеру удаленщик действительно потратил на работу;
• позволяет видеть собственную статистику за день.

Увидеть реальную картину распределения собственного времени – первый шаг к самоорганизации дистанционной работы, когда вся ответственность ложится исключительно на самого удаленщика. Ведь никто не будет стоять за спиной, морально напоминая о том, что пора бы взяться за работу.

Повышение продуктивности сотрудников с помощью тайм-трекинга

Тайм-трекинг – эффективный способ повышения продуктивности сотрудников, об этом говорят успешные примеры использования подобного софта. Причем результативность способа одинакова и для офисных, и для удаленных сотрудников.

Тайм-трекер системы CrocoTime позволяет:

• ставить задачи перед коллективом и его отдельными участниками и отслеживать их выполнение;
• увидеть вклад каждого сотрудника в работе над общим проектом;
• подсчитать время, затраченное на проект, и выполнение конкретных задач в его рамках;
• сравнить реальные затраты ресурсов с намеченными.

Главные особенности организации тайм-трекинга в CrocoTime – это лояльность и открытость.

Программа, в отличие от многих аналогичных, не вторгается в личное пространство сотрудника – не делает скриншотов, видеозаписей экрана, не фиксирует порядок нажатия на клавиши и не читает личные сообщения. Итоговая статистика может быть открыта для самого сотрудника, что и служит дополнительным мотиватором к повышению продуктивности. Заинтересованный специалист с легкостью определит свои проблемные точки и с большой долей вероятности предпримет меры по устранению недостатков.

Тайм-трекеры – один из самых простых и эффективных способов управления сотрудниками компании любого размера. А реализованный в автоматическом режиме, как в CrocoTime, этот инструмент не требует усилий от руководства.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

Программа для мониторинга удаленных сотрудников: за и против

Современные реалии таковы, что коммуникации все чаще переходят в виртуальную плоскость. Пандемия дала толчок развитию удаленного взаимодействия сотрудника и работодателя, моментально возник вопрос: как контролировать удаленный персонал? Владельцы компаний обратились к IT-технологиям и не прогадали. Программы для мониторинга удаленных сотрудников решают основные.

Как снизить трудозатраты и увеличить прибыль в компании?

Любой владелец бизнеса знает: прибыль компании напрямую зависит от операционных расходов, и трудозатраты занимают не последнее место. Малопродуктивный сотрудник может сыграть весомую негативную роль, а сравнивая реальную производительность труда с теоретической, можно выявить персонал, трудозатраты которого не отвечают требованиям эффективности. Как рассчитать.

Источник: crocotime.com