Программа совещания что это

Правила проведения эффективных совещаний

Как часто ты сидел на совещаниях, которые, перевалив по длительности за 2 часа, пытались решить одновременно все проблемы на свете? Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение? Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи?

Оригинал статьи: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules

Из чего складывается эффективность совещания?

Если применять к оценке эффективности совещаний популярную логику расчета окупаемости инвестиций (ROI, return on investment), то получится примерно следующее:

Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников * средняя зарплата участника)

Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников, а также стараясь по минимуму задействовать время высокооплачиваемых людей (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него. Не смотря то, что стараясь оптимизировать каждый из этих параметров, вы уже добьетесь немалых успехов, между ними существует взаимосвязь и умелое балансирование ими — непростая задача, которая получается не у многих руководителей.

Как вести протокол совещания? План внедрения решений

Поэтому совещание — достаточно затратная штука, чем справедливо заслужило себе страх и ненависть среди офисных служащих. Те же самые эмоции распространяются и на организаторов этих совещаний, включая тебя. Если ты хочешь заслужить уважение своей команды, ты должен уметь проводить эффективные собрания.

Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников.

Подготовка к совещанию

А нужно ли именно совещание?

«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.» — Петер Друкер, «Эффективный руководитель».

• Сложность. Обсуждаемая тема настолько сложна, что участникам необходимо вместе смотреть на визуальные материалы, чтобы не выпадать из потока обсуждения. Например, обсуждается архитектура сущностей базы данных или сложный бизнес-процесс проверки кредитной заявки.
• Срочность. Обсуждаемая тема настолько срочна, что выработка плана действий на эту тему по электронной почте затратит непозволительно большое количество времени.
• Важность. Обсуждаемая тема настолько важна, что ее важность перекрывает любые возможные временные затраты участников группы на проведение совещания.

• хочешь переложить ответственность за проблему на группу,
• ищешь слушателей для своих идей или
• хочешь укрепить команду,

Четко обозначь цель и повестку

Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.

Как проводить СОВЕЩАНИЯ правильно? Правила и лайфхаки проведения совещаний для руководителей

Цель любого совещания — план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.

Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.

На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое важное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов).

Не приглашай лишних участников

Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие. При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, в добавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.

• Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания?
• Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника?
• Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?
• Достаточно ли будет просто известить ли этого человека о результатах совещания?

Проведение совещания

• следить за соблюдением всех правил обсуждения, описанных ниже
• прерывать тех, кто их нарушает
• резюмировать решение группы
• следить за повесткой и определять момент, когда группа переходит к следующему вопросу

1. Один говорит. Не давай участникам перебивать друг друга. Мало того, что это проявление неуважения, так скорее всего, в момент одновременного говорения участники не пытаются друг друга понять, что не идет на пользу совещанию в целом.
2. … а все остальные слушают. Залог эффективного обсуждения в том, чтобы все в группе следили за тем, что говорится в группе. У всех должна быть одинаковая «картинка» обсуждаемой проблематики. Как только группа разбивается на несколько дискуссий или кто-то начал отвлекаться (например, проверять почту на телефоне или просто «уходить в себя»), дальнейшее время будет потеряно, пока группа снова не станет единым целым. Все, что происходило, пока кто-то «отсутствовал», придется для него повторять, тратя на это время всех остальных.
3. Ближе к делу! Несмотря на то, что, уставая, люди хотят расслабиться и поговорить на отвлеченные темы, любой подобный уход в сторону тратит время всех участвующих и отдаляет вас от достижения решения. Мягко возвращай всех к теме обсуждения.
4. Боритесь с проблемой, а не с людьми. В пылу обсуждения участники могут позволить себе замечания, которые другие могут воспринять на личный счет. Подобные ситуации, если их не гасить в зародыше, неминуемо испортят рабочую атмосферу, создадут ненужную напряженность, «выведут из строя» затронутых участников, потратят время и, скорее всего, помешают группе достичь своих целей. Немедленно прекращай обсуждения, зашедшие «не в то русло».
5. Фиксируйте все сказанное. Это можешь делать ты или другой участник, которому ты поручишь роль секретаря собрания. Без фиксации группа начнет забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет. Кроме того, записи помогают группе экономить время, позволяя говорящему просто указывать на ту или иную часть записей вместо того, чтобы подробно объяснять, что конкретно из уже сказанного он имеет сейчас в виду. Фиксация должна происходить на листе бумаги, который виден всей группе, или на доске, висящей на стене.
6. Делайте перерывы. Используй метод помидора (работать циклами, подразумевающими 5-минутный отдых через каждые 25 минут работы). По моему опыту, совещания, длящиеся более полутора часов, вовсе теряют свою эффективность в силу усталости участников. Подобные совещания лучше прервать, перенеся продолжение на другой день.
7. Если группа больше не нужна, расходитесь. По мере обсуждения проблемы остается все меньше и меньше сложных вопросов, требующих всеобщего обсуждения. Если ты понимаешь, что проблема распалась на несколько задач, требующих индивидуального исполнения, нет смысла тратить общее время на групповое обсуждение — совещание нужно завершать. Если же собрание заканчивать еще рано, но уже есть люди, знания которых в дальнейшем обсуждении не потребуются или интересы которых более не будут затрагиваться, отпусти их.

Завершение совещания

• существовать не в устном, а в письменном виде
• не допускать различных трактовок
• быть написан языком, который будет понятен и через два месяца
• по каждому пункту содержать ответственного за исполнение и срок

Источник: habr.com

Как проводить эффективные совещания

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание. Все мы участвуем в совещаниях.

А кому-то даже приходится готовить и проводить их. Или планерки. Или групповые обсуждения. Признайтесь, многие из нас крайне не любят подобные «говорилки». Почему? Потому что в кровь любого нашего человека впиталась установка: совещание — это когда долго, официально и нудно говорят не по делу, а после — все равно ничего не делается.

Ну разве не пустая трата времени?

Этот чудесный формат работы

Совещания в компаниях часто назначаются неожиданно, проводятся от случая к случаю. К тому же они должным образом не подготовлены, а руководители не умеют организовать обсуждение. Поэтому многие участники воспринимают информацию неверно (не услышал, не понял, забыл) — нужные решения не принимаются (откладываются и повисают), а если и утверждаются — частенько не исполняются.

Так ведь? Обидно мне за этот чудесный формат работы. Вот почему в сегодняшней статье мы обсудим, чем он хорош, что делает групповое обсуждение незаменимым, научимся проводить его эффективно. Для начала — зачем нам все это надо? Для чего собирать вместе множество занятых людей, отрывать их от работы?

Качественное совещание позволяет задействовать ключевые механизмы, повышающие производительность труда, о чем далее. Принцип синергии. Эффект синергии давно известен психологам. Помните? — Эффективность целого выше суммарной эффективности отдельных его частей. Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше.

И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное. В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга. Множится и эффективность — проверьте.

Вот почему, если вам необходимо решить ряд рабочих вопросов, то качественным обсуждением, этим огромным ресурсом, не стоит пренебрегать. Принцип сплоченности. Команда, то есть люди, одинаково видящие цель, доверяющие друг другу и умеющие работать вместе, эффективнее одного человека. Согласны? А как ваши сотрудники станут командой? Внезапно? Сами собой?

Может быть, сразу высокоэффективной? А за счет чего? Ключ к формированию команды — совместное движение к цели, деятельное и организованное. И всеми этими условиями живет режим совещания. Совещания и планерки — мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, прекрасный обучающий инструмент.

Поэтому, если вам важно, чтобы сотрудники работали слаженно, а не просто значились в одном отделе или компании — проводите еженедельные планерки качественно. Принцип понятности. Многие люди боятся неизвестности. Нормальный человек — вольно или невольно, осознанно или нет — сопротивляется непонятному и незнакомому, и это абсолютно естественно.

А если в разряд непонятного вдруг попадают цели компании, показатели ее эффективности, задачи на ближайший месяц и т. д.? Что чувствует человек, у которого требуют выкопать яму, но не говорят зачем, какой глубины и где? Конечно сопротивление и демотивацию.

Совещания — это площадка для разъяснения «курса партии», повышения его понятности, принятия его сотрудниками, а следовательно — инструмент снижения их сопротивления неизвестности. Поэтому, если вы внедряете изменения — проводите их через ряд планерок и совещаний. Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию.

С их помощью можно поддерживать связи внутри компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять то, как сотрудники видят цели, и разрушать барьеры между отделами. Если вы не проводите совещания, то в вашей организации рождаются слухи и домыслы.

Это проблема, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а тут недалеко и до потери управляемости. Хорошо проведенные совещания способны творить чудеса. Ключевое слово здесь —хорошо. Что же необходимо учесть при проведении совещаний?

Принципы эффективных совещаний

Соответствие задачам

Есть несколько форматов собраний: совещание, мозговой штурм; планерка, пятиминутка. У каждого формата есть показания к применению и методика. Решая собрать людей, трезво оцените ваши цели и задачи. Что вы хотите получить от этого формата? Люди должны найти решение? Тогда это мозговой штурм — вы все наравне и принимаете к рассмотрению любые идеи. Вы хотите поставить задачи?

Тогда это планерка с протоколом и повесткой. Формат определяют ключевые моменты: роль ведущего собрания, стиль общения на собрании, результат собрания.

• Совещание. Цель — выдвинуть идеи, оценить варианты, найти решения.То есть команда работает в творческом режиме. Апофеозом этого формата является мозговой штурм. Обязательное условие — возможность озвучить идею/мнение, то есть культура свободного общения на совещании. Люди должны без опаски высказывать свои мысли, это нужно поощрять. Следовательно, не должно быть жесткой неконструктивной критики.
• Планерка. Цель — проанализировать текущее состояние процесса и наметить новые задачи. Этот формат ближе к устной отчетности по заданным показателям, поэтому как раз наличие этих самых показателей и является для него обязательным. Планерка всегда проходит по делу, по намеченной повестке.
• Пятиминутка. Цель — обозначить приоритеты, сформировать рабочий настрой. Пятиминутки проводятся не для решения глобальных задач и ответов на вопросы «Кто виноват?» и «Что делать?» Это формат-напоминание. Ключевые требования — позитив и краткосрочность. Помните, утренние совещания играют роль стимулятора-активизатора-мотиватора. Их продолжительность от 5 до 15 минут — не дольше!

Конкретность

Обозначены ли сами задачи? Перед собранием четко пропишите его повестку и подготовьте необходимые вам материалы. Разошлите повестку всем участникам заранее (не позднее чем за три часа до начала, а лучше за день), чтобы они тоже могли подготовиться. Это позволит всем вам не потеряться в задачах, придерживаться линии совещания и уложиться в отведенное время.

Кратковременность

Любое совещание должно укладываться в минимально возможное время. Идеал — 30 минут, максимум — час. Очень плохо, если приходится проминать пятую точку в течение нескольких часов. Почему? Произвольному вниманию человека свойственно рассеиваться со временем, а конкретно — в течение 30–40 минут.

При монотонном процессе происходящее перестает восприниматься через 20–30 минут. А при снижении внимания память человека работает намного хуже. Это говорит нам: через 3 часа совещания люди будут очень неэффективны.

Тайминг

Обязательным условием эффективного совещания является жесткий тайминг или регламент. Назначьте время начала и окончания совещания. Начинайте в означенное время независимо от того, все ли подтянулись, — это приучит людей не опаздывать. Установите ЧЕСТНЫЙ дедлайн по времени (например, полтора часа) и за 10 минут до дедлайна — заканчивайте, вне зависимости от результата.

Установите пятиминутный таймер для каждого выступающего, это научит людей говорить по сути. Пресекайте разговоры не по делу на совещании, возвращайте людей к теме. Имейте четкую повестку для совещания. Она должна быть у всех участников перед глазами.

Адекватность участников

На совещании должны присутствовать только те сотрудники, которых касается повестка. НИКОГДА не зовите людей на совещание прицепом, просто посидеть. Следуйте принципу оптимальности: участников должно быть меньше, но уровень их влияния на вопрос — выше.

Право на слово

Знакомы вам совещания, на которых сотрудники говорят только тогда, когда к ним обратятся, и дают руководителю социально желаемые ответы, типа «да, конечно сделаем»? Почему так происходит? Потому что люди привыкли получать «по голове» за высказанное мнение, особенно за сомнение.

Если руководитель просит оценить, можно ли решить задачу, сотрудник выказывает сомнение, а руководитель в ответ затыкает ему рот — чему тогда учатся остальные? Молчать и «не гневить». А нам что необходимо от них? Интеллект и анализ. Несовместимые вещи, правда?

Поэтому именно во время совещания, как ни в какое другое, сотрудникам необходимо давать право на слово, на мнение, идеи, сомнение, вопросы. Более того, необходимо научиться отвечать на вопросы сотрудников: коротко, по делу, при этом пресекая ненужные и долгие стоны о тяжелой офисной жизни.

Закрепление результатов

У каждого совещания, а особенно такого, на котором вы ставите задачи, должен быть письменный итог. Рекомендую вести электронный протокол совещания. Например, в таком виде:

Решения / Задачи совещания от дд.мм Сроки Ответственные Отметка о выполнении

После собрания протокол рассылается всем участникам. Именно протокол совещания становится инструментом контроля, позволяет ничего не упустить, не забыть ни одной поставленной задачи. А перевод протокола в электронную систему (например, 1С или «Лотус») делает возможным его интеграцию в систему постановки задач. И самое главное: про поставленные на прошлом совещании задачи обязательно нужно спросить. Именно режим цикличности совещаний «анализ → задачи → контроль → анализ» позволяет перевести собрание из режима пустословия в формат работы.

Плановость совещания

Все, что можно перевести в плановый режим — надо перевести. Единственная возможность привыкнуть к процедурам контроля — проложить для них плановое русло. В идеале все сотрудники должны знать, когда с них спросится за то или иное дело, то есть когда надо отчитаться — чтобы успеть собрать данные и подготовить осмысленный отчет. Внеплановые совещания уместны только для решения срочных и важных дел, и доля таких внезапных совещаний должна быть невысока. В противном случае сотрудник просто не успевает подготовиться (значит, вы будете слышать «не знаю»), иногда даже не сможет присутствовать (вместо восьмерых приходят двое, остальные «в полях»), отвлекается от дела (а высокая производительность требует концентрации) и т. д.

Чтобы оценить эффективность ваших совещаний, пройдите тест:

1. Совещания проводятся нерегулярно.

1. Совещания назначаются внезапно (неожиданно, как срочное объявление ТАСС).

1. Не задана тема. Нет регламента. Участники не знают заранее, что будет на собрании. Сам руководитель не знает точно, чего хочет.

1. Дублирование повестки на разных совещаниях. Пережевывание всем известной информации.

1. Руководитель знает, что хочет сказать, но не продумал, как это эффективнее сделать. В результате — искажается информация, возникают непонимание, лишние споры, решения исполняются некачественно или не исполняются вовсе.

1. Совещание проходит не в полном составе.

1. Руководитель часто переносит совещания, начинает не вовремя, проводит не по регламенту.

1. Участники не укладываются в регламент. Как вариант: отвлекаются, не следуют таймингу, перескакивают с темы на тему, перебивают друг друга.

1. Ведущий говорит, говорит. Участники скучают, думают о своем, переговариваются.

1. Руководитель первым высказывает свое мнение по обсуждаемому вопросу. Сотрудники понимают, что их мнение уже не важно.

1. Руководитель не высказывает свое мнение. Не реагирует на цифры. Не анализирует факты. Совещание становится вялым и бесцветным. Теряются цель и смысл. Никаких решений, стимулов — зря потратили время.

1. Обсуждение горячих вопросов (зарплата, штрафы, т. д.) превращается в «базар».

1. На совещании происходит «публичная казнь».

1. Сотрудник должен рассказать о каком-то вопросе на собрании. Вы ему это поручили, но не проверили, как он понял задание и что собирается сказать. И вот он говорит, а вам становится дурно.

1. Принятые решения не контролируются, не проверяются, не внедряются.

1. Руководитель не анализирует свои ошибки в проведении совещания.

У вас больше 3 «да»? Давайте оптимизироваться!

Этапы подготовки и проведения эффективного совещания

1. Определите цели и задачи совещания. Какие вопросы нужно решать? Какую информацию отслеживать? Какие выводы делать? Как удачнее структурировать задачи?
2. Определите формат совещания, исходя из задач. Выберите участников и время совещания. У совещания ОБЯЗАТЕЛЬНО должен быть председатель/ведущий, который будет следить за регламентом. Этот человек должен нести меньше ответственности за решение проблемы, по поводу которой собрано совещание. Тогда он менее зациклен на эмоциях (чем, например, инициатор собрания) и не лоббирует, вольно или невольно, выгодные последнему решения. И право высказаться дается честно всем присутствующим.
3. Определите структуру совещания. Совещание должно иметь четкую структуру и каждый раз проходить именно в порядке, ей предусмотренном. Типовая структура планерки: Вступительное слово / разминка. Цели. Регламент. Формат. Общие вопросы. Общие результаты работы. Выполнение поставленных задач. Частные результаты / отчеты участников. Анализ результатов. Постановка задач. Подведение итогов. Обозначение проблемы, цели. Важность темы. Планы. Цели. Регламент. Формат. Обсуждение. Анализ. Анализ результатов. Постановка задач. Подведение итогов. Вступительное слово / цели собрания / регламент.
4. Проблема и почему это важно.
5. Генерация ВСЕХ вариантов решения.
6. Обсуждение плюсов и минусов каждого варианта.

• совещание
• проведение собрания

Источник: www.klerk.ru

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными — это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя — заметят сразу. А пашешь от зари до зари — этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми — что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя — похвалите, ошиблись — поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать — так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения.

Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают — значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение — так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички — уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным — такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты. Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника — пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут — справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки.

Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке — кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источник: www.insales.ru

Как эффективно проводить совещания. Фасилитация совещания.

Всем нам знакомы встречи сотрудников, на которых руководитель просит озвучить идеи, пара людей вяло высказываются, а остальные досматривают сны. Всего лишь одно совещание заменит телефонные переговоры и длинные переписки, не даст заснуть и предоставит четкий план действий и понятные всем инструкции, если оно выстроено правильно.

Хотите научиться проводить эффективные совещания? Мы расскажем как!

Какие бывают совещания и для чего они нужны?

Рабочие совещания проводятся в очном или дистанционном формате и могут быть:

• плановыми (проходят регулярно с целью обсудить результаты работы или распределить текущие задачи, могут быть длительными или в виде коротких планерок);
• внеплановыми (организуются руководством в случае, если в компании появились проблемы, требующие незамедлительного обсуждения).

1) решить текущие и срочные вопросы;

2) приучить сотрудников к дисциплине;

3) мотивировать персонал к отличному выполнению задач;

4) сплотить коллектив;

6)каждому высказать свою точку зрения;

7) руководящему составу уловить эмоциональный настрой рядовых сотрудников и понять, как ими воспринимается информация и выполняются задачи.

В чем причины непродуктивных совещаний?

Причины низкой эффективности совещаний могут быть следующие:

1) отсутствие на совещании организатора (если некому озвучить повестку дня, задать вопросы, выслушать ответы и на их основании составить задачи, то, скорее всего, совещание превратится в суетливое и неинформативное мероприятие);

2) участники не имели возможности подготовиться к совещанию (если нет темы и ведущего, то вопросы и решения могут возникнуть значительно позже);

3) нет цели и регламента (без конкретного плана и определенных целей вопросы забудутся, а к конструктивному решению можно так и не прийти);

4) слабые участники (на совещание следует приглашать только тех сотрудников, которые владеют ситуацией и могут внести эффективные предложения);

5) размытый результат (если по итогам совещания участникам непонятно, что от них требуется, то задание не будет выполнено, потребуется еще не одна встреча, чтобы достичь конкретных решений).

Какими неприятностями может обернуться плохо спланированное совещание

Кроме того, что задачи останутся нерешенными, а у сотрудников не будет понимания, какие конкретно действия от них ждет руководство, неверно спланированное совещание может обернуться неприятностями:

• ссорами и конфликтами (чтобы этого не произошло, нужно контролировать все мероприятие, запретить обсуждать повестку на повышенных тонах, спокойно выслушать обе стороны конфликта);
• молчанием (если совещание превратилось в гробовое молчание, нужно задать наводящие вопросы, при необходимости повторить тему собрания, проговорить самые сложные моменты);
• страхом перед задачей (чтобы этого не случилось, разъясните каждому его обязанности, расскажите сотрудникам, что запретных вопросов нет, поблагодарите всех, кто высказал свои мысли и идеи);
• затянувшимся обсуждением (в этом случае напомните план совещания, подытожьте те вопросы, которые уже обсудили, приступайте к следующему пункту).

На каких принципах строится эффективное совещание?

Чтобы провести совещание с пользой, нужно:

• составить четкий план, обозначить цель и повестку;
• определить состав участников;
• выделить время (помните, что длительные беседы утомляют и рассеивают внимание сотрудников);
• дать каждому коллеге возможность высказаться;
• в финале подвести итоги (лучше в письменной форме, чтобы каждый мог вернуться по мере надобности к принятым решениям).

Как провести продуктивное собрание?

План – это и есть залог результативного совещания. Действуйте по плану, и результат не замедлит себя ждать.

Подготовьтесь к совещанию

Для этого нужно:

1) заблаговременно предупредить коллег о собрании, отправив приглашения, в которых будут указаны время, цель и тема дискуссии;

2) выбрать комфортное помещение или продумать онлайн-платформу, если мероприятие планируется провести в дистанционной форме;

3) составить вопросы, которые будут обсуждаться;

4) написать структуру собрания, определить выступающих и запланировать время под каждый вопрос;

5) заранее подготовить наглядную информацию и итоговый протокол совещания.

С чего начать собрание

Разделите совещание на этапы, чтобы не возникло путаницы.

1. В начале собрания нужно огласить план, зачитать вопросы.
2. Можно освежить в памяти участников прошлую планерку, вспомнить, какие вопросы стояли на ней, проговорить, какими темпами идет над ними работа, какие возникают в процессе проблемы, какие цели достигнуты.
3. Обсуждайте на старте самые простые задачи, поскольку к сложным целесообразно перейти позже.

Правила проведения совещаний

Расскажем, каких правил стоит придерживаться, чтобы получить от собрания ожидаемый и ощутимый результат.

1. На собрании говорит только один человек, перебивать оратора недопустимо.
2. Говорить нужно только о делах, отвлеченные темы уведут от решения насущных сложностей в сторону.
3. Следует решать проблему, а не бороться с людьми.
4. Говорить нужно простым и доступным языком. Чем проще слог, тем лучше вас поймут участники.
5. Все достигнутые договоренности, решения, задачи и планы нужно фиксировать, а после собрания предоставить доступ к этому документу всей группе.
6. Трудолюбивых, активных и ответственных сотрудников нужно обязательно поощрять.
7. Если совещание длительное, то нужно сделать перерыв или перенести встречу на другой день. Усталость сотрудников замедлит восприятие информации.
8. Отпустите пораньше тех участников, которые больше не нужны.

Главная цель ведущего – с помощью собрания достичь поставленных задач, поэтому он должен:

• контролировать соблюдение правил и останавливать сотрудников, которые их нарушили;
• резюмировать достигнутые договоренности;
• следить за планом собрания, определяя момент, когда можно перейти к следующему пункту.

Грамотное завершение совещания

Чтобы все участники запомнили важные моменты совещания, нужно составить финальный протокол, который должен иметь письменный вид и включать следующую информацию:

1) список вопросов;

2) перечень ответственных за задачи сотрудников;

4) резолюции руководителей и участников.

Такой протокол следует писать понятным языком, однозначно и четко прописывая термины. После собрания нужно разослать распечатанный или электронный документ всем участникам.

Что поможет провести эффективное собрание? Понятие и методы фасилитации

Если вам сложно справиться с проведением совещания и не получается добиться нужного результата, то можно пройти обучение по методам проведения результативных дискуссий или привлечь компетентного помощника.

Одним из таких методов является фасилитация – способ, при котором применяются эффективные инструменты для проведения дискуссий и учитываются идеи и мнения каждого участника.

С помощью специалиста-фасилитатора можно:

• повысить моральный дух персонала;
• поощрить активных и позитивных сотрудников;
• помочь участникам найти личный смысл в выполнении задач;
• решить споры внутри команды;
• снизить стресс у интровертов;
• сэкономить время и ресурсы компании;
• вдохновить сотрудников на творчество и новые идеи;
• найти наилучшее решение из всех возможных;
• проанализировать все высказывания и направить совещание в продуктивное русло;
• научить участников эффективно взаимодействовать друг с другом;
• создать безопасное психологическое пространство в рабочем коллективе;
• вовремя уловить напряжение или усталость команды;
• обменяться полезными знаниями и опытом.

Фасилитация даст заметный результат: работники начнут проявлять гибкость и устойчивость перед лицом стоящих задач и будут способны самостоятельно их решать.

Когда применяют фасилитацию?

Техника особенно эффективна, если:

• пока нет очевидного решения задачи;
• проблема требует обсуждения и рассмотрения разных мнений;
• нужно отобрать самые мудрые идеи.

Область применения фасилитации достаточно обширна, ее можно использовать на сессиях по стратегическому планированию, совещаниях по подведению итогов, планерках по внедрению новых продуктов, при разработке ценностей и миссии команды, для решения конфликтов.

Какие методы фасилитации существуют?

Инструменты и упражнения, которые использует фасилитатор, достаточно разнообразны, поэтому мы расскажем лишь о 10 самых популярных из них.

1. МОЗГОВОЙ ШТУРМ (участники в быстром темпе выдают свежие идеи, лучшие из которых выносятся на обсуждение, пока не выявится единственная устраивающая всех присутствующих. Способ помогает определить наиболее подходящую стратегию для быстрого решения проблем).
2. СКРАЙБИНГ (эта технология позволяет визуализировать сложную информацию для лучшего ее усвоения при помощи набросков, эскизов, схем, простейших рисунков, графиков).
3. ФОРСАЙТ (метод даст возможность участникам спрогнозировать образ будущего на основе анализа настоящего с учетом оценки рисков и возникновения возможных условий и событий. Такой способ используют, чтобы спроектировать положительные события и предотвратить вероятные угрозы).
4. SWOT-АНАЛИЗ (методика для получения честной и справедливой оценки текущей ситуации и выстраивания стратегического планирования. Анализ поможет выявить сильные и слабые стороны компании и сотрудников, угрозы извне и реальные перспективы развития).
5. МЕТА-ПЛАНИРОВАНИЕ (участникам совещания предлагается написать свою точку зрения по конкретной теме. Все полученные мнения обсуждаются сообща. Способ подходит в случае, когда нужно в сжатые сроки получить взгляд на ситуацию от каждого участника).
6. РАБОТА В МИНИ-КОМАНДАХ (ведущий разбивает команду на группы по 2-3 человека, после чего в каждой группе обсуждается один и тот же вопрос. В итоге собираются результаты для анализа. Метод подходит, если надо вовлечь в обсуждение всех людей и синхронизировать их идеи).
7. УПРАЖНЕНИЕ «ВО ВСЕ ТЯЖКИЕ» (каждый участник в случайном порядке высказывает от 10-15 идей, начиная предложение словами: «Было бы отлично, если бы…». Техника поможет найти новые творческие решения).
8. МЕТОД «ОТКРЫТОЕ ПРОСТРАНСТВО» (данная технология обсуждения множества вопросов в рамках одной темы дает отличные результаты, если:

• требуется быстро найти решение;
• в компании есть серьезная проблема, затрагивающая всех;
• вопрос достаточно обширен;
• участники команды абсолютно разные по статусу, знаниям, возрасту, интересам).

1. ПОЛЯРИЗАЦИЯ МНЕНИЙ (метод позволяет выяснить оптимистические и пессимистические прогнозы развития ситуации или внедрения в компанию новых правил. Фасилитатор делит участников на оптимистов и скептиков и просит подумать о плюсах и минусах обсуждаемого вопроса).
2. ТЕХНИКА «ВЫХОД ЗА РАМКИ» (участники отказываются от устаревшего бюрократизма в пользу инновационных способов коммуникаций для того, чтобы усовершенствовать процессы совещания и повысить эффективность участия в нем сотрудников).

Безусловно, фасилитатор в своей работе использует и методы для разогрева слушателей, концентрации или быстрого переключения внимания, удержания поведения в рамках установленных норм. Технологии фасилитации можно видоизменять, дополнять, соединять, в зависимости от конкретной ситуации, темы совещания и того результата, который нужно достичь в итоге.

Все методы можно изучить в нашем институте на дистанционном курсе «Фасилитация в командной работе». Вы научитесь проводить эффективные совещания и дискуссии, а после итогового тестирования получите удостоверение о повышении квалификации, которое значительно повысит вашу востребованность у работодателя.

Главное помнить, что принцип фасилитации – сохранить нейтральность. Специалист не должен брать на себя ответственность, решая задачи или обучая группу, он лишь помогает участникам совещания сконцентрироваться на проблеме и найти наилучшее решение.

Источник: ncrdo.ru