Топ-менеджеры Forbes рассказали о результатах работы с технологией Smartway , как им удалось упростить жизнь бухгалтерии, сэкономить и ускорить бизнес-процессы, связанные с командировками.
Сейчас организовывать командировки сотрудников в компании 一 задача не из легких. Приходится искать подходящие рейсы, удобные пересадки, бронировать гостиницы, согласовывать цены с руководством и получать закрывающие документы. Все эти рутинные процессы отнимают время и нервы, а ведь так хочется, чтобы они были автоматизированы и решались в несколько кликов.
Именно для этого придумали онлайн-сервис Smartway, который решает все задачи с организацией и оформлением командировок, без комиссий, сборов (и даже с кешбэком). Гибкие настройки доступа и контроля позволяют бронировать билеты, отели секретарям, тревел-менеджерам и другим сотрудникам в рамках установленных ограничений.
Как быстро и выгодно направить сотрудника в командировку? Рассказывают топ-менеджеры Forbes
Сервис Smartway заменил все услуги агентства делового туризма
Актуальное видео-руководство по установке программы Reptilicus
Журнал Forbes у многих ассоциируется с миллиардерами и крупным бизнесом, но вот уже 15 лет мы много пишем и о предпринимателях. Да и сама компания, в которой сейчас 160 сотрудников, — вполне типичный представитель среднего бизнеса.
С начала года сотрудники российского Forbes уже съездили в командировки более 160 раз. Много летают по стране не только журналисты, но и менеджеры отдела мероприятий, спецпроектов и другие наши коллеги.
До этого лета мы пользовались услугами одного крупного агентства делового туризма. Но мы понимали, что командировки — типовые операции, которые могут и должны быть автоматизированы.
Зачем оплачивать время человека, который будет выбирать билеты за нашего сотрудника? Тем более что в реальности сотрудник тратит больше времени на общение с агентом, чем если бы сам зашел в систему и выбрал нужный рейс.
В качестве нового, технологического, подрядчика мы выбрали Smartway и три месяца назад начали пользоваться их сервисом. Чтобы корректно проанализировать результаты для бизнеса, мы решили посмотреть на сервис с трех сторон и узнать мнение бухгалтерии, финансистов и сотрудников, которые непосредственно организуют командировки.
В конце статьи читайте результаты Forbes, они подтверждаются опытом более 1500 компаний, которые пользуются сервисом Smartway постоянно.
Главный бухгалтер Forbes об удобной интеграции онлайн-платформы Smartway с 1С и улучшении учета и контроля расходов
Инициатором внедрения Smartway в нашей компании была Любовь Валова, главный бухгалтер, которая вернулась в Forbes вместе с новой командой.
Про сервис она услышала на одном из семинаров 1С. Для бухгалтерии любой крупной компании командировки — головная боль. Сотрудники, особенно творческие, часто теряют посадочные талоны, переигрывают маршруты в самый неподходящий момент и оттягивают до последнего сбор всех бумажек для авансового отчета.
Главный бухгалтер Forbes Russia (АО «АС РУС Медиа») Любовь Валова
Обзор сервиса Reptilicus — личный кабинет (New Клиент)
«Для меня главный смысл сервиса — в его интеграции c 1C, все данные автоматически попадают в систему, — говорит Любовь Валова, главный бухгалтер. — Smartway сильно облегчил жизнь бухгалтерии: сервис загружает документы уже с проводками.
Авансовый отчет теперь можно сделать за 3-5 минут максимум, он формируется с учетом всех требований к методологии бухучета.
В программе Smartway достаточно информации по закрывающим документам. Теперь мы всегда знаем, кто и куда едет, на каких условиях, это улучшает учет и контроль расходов, связанных с командировками.
Получать весь объем информации может неограниченное количество компетентных сотрудников в компании».
Финансовый директор о лучших ценах на билеты, удобной аналитике Smartway и ускорении подготовки отчетности по МСФО
За коммерческие условия и анализ предложений поставщиков у нас отвечает финансовый директор Милана Преображенская. У нее большой опыт в использовании технологий для управления — 12 лет в «Яндексе» и четыре года в «Рамблере».
Финансовый директор Forbes Russia (АО «АС РУС Медиа») Милана Преображенская
«Для меня в работе со Smartway ключевыми являются три пункта: финансовые условия, скорость предоставления закрывающих документов и аналитика.
По финансовым условиям — цены на билеты и отели аналогичны покупке напрямую или через b2c-агрегаторы. Также есть возможность работы по постоплате, что нам очень подходит.
Закрывающие документы формируются автоматически, не надо ждать, пока менеджер их тебе отправит. Это сильно ускоряет подготовку отчетности по МСФО, где для формирования выручки должны быть учтены все затраты.
Также меня лично радует, что есть опция аналитики: можно посмотреть все расходы на командировки по конкретному сотруднику, по департаменту, а можно — по проектам. Это помогает лучше оценивать их рентабельность».
Плюсы Smartway: нет сервисных сборов и скрытых платежей, есть удобное мобильное приложение, программы лояльности, кешбэк до 7% и персональные бонусы
Также Smartway сейчас ввел новые тарифы, которые дают возможность работать по постоплате без каких-либо сервисных сборов, просто оплачивая подписку в несколько тысяч рублей. Если у вас много командировок, это значительно выгоднее, чем платить комиссию за каждый билет. Для крупных компаний актуальны программы лояльности: до 2-4% от стоимости билетов «Аэрофлота» и S7 возвращаются баллами.
При этом персональные бонусы за перелет для сотрудников также остаются.
В Forbes заказом командировок занимаются ассистенты отделов. Поэтому важен интуитивно понятный интерфейс, не требующий специального обучения, и мобильное приложение для заказа билетов и отелей, когда компьютер не под рукой. С этим проблем не возникло — внутри Smartway выглядит как привычный, удобный b2c-сервис, только с дополнительным b2b-функционалом.
Ассистент генерального директора о быстром и удобном заказе командировок для руководителей
Алина Кураева, ассистент генерального директора и отдела мероприятий говорит:
«Smartway использую постоянно, так как моя работа связана с заказом командировок для руководителей.
Плюсы: можешь найти билеты и отели по любому направлению, сразу видишь цены и с какими именно перевозчиками работаешь. Можешь сразу посмотреть гостиницы, оценить их внешний вид, так как есть фото.
Если возникает нестандартная ситуация, всегда в диалоговом окне можно обратиться к тревел-менеджеру.
Сервис удобнее, чем работа с агентством: не нужно ждать согласования поездок и счетов. Оформляешь командировку, закидываешь себе в «корзину» и сразу выкупаешь. Потом тебе на почту приходит счет, который ты подаешь на оплату, либо оплачиваешь общим счетом несколько поездок.
Источник: dzen.ru
Просто, как раз, два, три: как организовать командировку без головной боли?
Главная причина, почему компании продолжают терять деньги, работая с агентствами делового туризма, — это привычка и непонимание, сколько в реальности компания могла бы экономить.
Большинство компаний до сих пор при организации командировок прибегают к услугам агентств делового туризма либо действуют совсем по старинке: выдают деньги напрямую сотрудникам. И тот, и другой способ несут риски для компании. В первом случае бизнес переплачивает посреднику и при этом зачастую не получает обещанного сервиса — менеджеры отвечают не сразу, документы приходят с задержкой или вовсе теряются.
Выдача денег сотрудникам — это и дополнительная нагрузка на бухгалтерию, и возможность для злоупотреблений.
Есть и третий способ организовать свои поездки — с помощью цифрового решения Smartway . DK.RU поговорил с предпринимателями, которые уже воспользовались сервисом. Если вкратце, они отметили такие преимущества:
- Снижение стоимости командировки за счет сравнения разных вариантов и доступа к самому выгодному тарифу;
- Удобный контроль расходов и аналитика;
- экономия времени офис-менеджеров и бухгалтерии за счет интеграции с «1С».
Как работает Smartway
Компания заключает договор и получает доступ в личный кабинет в котором доступны все варианты авиа и ж/д билетов, отелей и доп услуг. Отличие от обычных сервисов — поставщиком услуг является сама компания Smartway , оплата по счету, специальные инструменты для контроля затрат и согласования поездок, а также встроенные интеграции с «1С».
Ниже — подробные рассказы уральских компаний о работе со Smartway.
«ГРС Урал»: Нам важна аналитика по финансам. Smartway ее обеспечивает
Предприятие производит металлообрабатывающее оборудование. Сотрудники часто ездят в командировки (для выполнения пуско-наладочных работ и проч.) — 10-20 поездок в месяц. За организацию процесса отвечает офис-менеджер.
Для нас особенно важно вести аналитику по финансовым расходам на организацию бизнес-путешествий. Smartway интегрируется с нашей системой «1С» системой и позволяет оперативно отслеживать финансовые потоки. Большим плюсом сервиса можно назвать возможность экономить, так как приложение анализирует различные варианты авиа- и железнодорожных билетов и помогает выбрать самый выгодный из них, — рассказали представители «ГРС Урал».
Уральский центр систем безопасности: Процесс организации командировок стал более управляемым и эффективным
Выполняют полный цикл работ по системам безопасности в разных регионах России, от Краснодара до Хабаровска. Каждый месяц компания организует от 120 до 160 командировок для своих сотрудников. Сервис Smartway использует более 2 лет.
В среднем мы оформляем порядка 135 командировок в месяц, объемы варьируются в зависимости от сезона. В начале года, как правило, командировок меньше, а самый пик приходится на четвертый квартал. Сервис Smartway дает возможность автоматизировать процесс покупки билетов и бронирования проживания: достаточно один раз завести платежные данные и паспортные данные сотрудников в систему, чтобы в дальнейшем при оформлении командировки просто выбирать необходимые данные из списка. Инструмент минимизирует возможные ошибки при многоразовом внесении данных в систему и значительно экономит время офис-менеджеров, повышая скорость работы и сокращая время на оформление документов, — рассказывает офис-менеджер компании Мария Вихрева.
Те, кто еще не знаком с цифровым решением для огранизации командировок, но хочет оценить этот способ, могут получить бесплатный доступ к платформе в демо-режиме по этой ссылке .
Источник: www.dk.ru
Как упростить работу с командировками. Новые возможности в 1С
Рассказываем про то, как 1С изменило систему работы бухгалтеров с командировками и как в этом помогает интеграция программы с сервисом Smartway.
Что такое Smartway и зачем это бухгалтеру?
- У бухгалтеров будет онлайн-доступ к подтверждающим документам в личном кабинете.
Smartway сам сформирует отчетные документы и сохранит акты, счета и билеты.
- Пакеты подтверждающих документов можно скачать или получить на емеил в PDF или Excel-формате. А оригиналы — по почте.
- Есть удобные настройки для группы компаний. В сервисе можно выбрать, на какую из компаний выставить счета. Если нужно, чтобы в одной поездке разные услуги оплатили разные юридические лица, Smartway выставит счета на разные компании.
- Бухгалтеру будет сразу видно, кто из сотрудников сделал или изменил бронирование.
Как работает интеграция с 1С
1. Если электронные билеты были куплены через Smartway, они попадут в 1С автоматически.
После нехитрых настроек в 1С в разделе «Администрирование» , информация о проездных документах будет загружаться без участия пользователей.
2. С гостиницами у Smartway работает по агентскому договору. Удобно, что счета, акты и счета-фактуры Smartway выставляет от своего имени.
3. В 1С в документе «Авансовый отчет» будет закладка «Билеты», где покажется список билетов на подотчетника.
Они автоматически подгрузятся из сервиса Smartway. Стоимость проезда включится в расходы на дату авансового отчета.
В версии 3.0.68 есть новая форма авансового отчета — «Авансовый отчет по командировке». Это упрощенный вариант авансового отчета, где отражаются только командировочные расходы.
Кому доступна интеграция со Smartway
- В «1С:Бухгалтерии 8» интеграция доступна с версии 3.0.68.
- В «1С:Бухгалтерии 8 КОРП» — начиная с версии 3.0.65.
Кому, кроме бухгалтеров стоит присмотреться к Smartway
Тем, кто заказывает билеты и гостиницы, сервис их найдет и сравнит цены. Моментально забронирует и даст возможность управлять бронью онлайн.
Руководству компании даст статистику по командировкам всех сотрудников и инструменты для согласования бюджета поездок.
Отчеты можно делать по разным параметрам: например, запросить, сколько раз сотрудник летал в прошлом году определенной авиакомпанией.
Источник: www.klerk.ru