Программа система электронного документооборота это

Содержание

Системы электронного документооборота — это системы, рассчитанные на большое число пользователей и работающие в автоматизированном режиме, которые сопровождают работу по управлению иерархическими организациями, чтобы они могли выполнять свои функции.

Сущность и назначение систем электронного документооборота

В наше время практически в любой компании система электронного документооборота (СЭД) стала непременным атрибутом инфраструктуры информационных технологий. При их посредстве увеличивают уровень эффективности работы различные коммерческие фирмы и промышленные производства, а в государственных органах электронный документооборот помогает решать внутренние управленческие задачи, задачи координации действий различных ведомств и работы с гражданами. Под системой электронного документооборота понимается организационная и техническая система, которая обеспечивает формирование, организацию доступа и предоставления электронных документов в сети интернет и других сетях, а также обеспечивает возможность контролировать потоки документации в организациях.

Система электронного документооборота

Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!

Поначалу такие системы применялись только в качестве инструментария, позволяющего автоматизировать проблемы стандартного делопроизводства, но с течением времени такие системы стали применяться к более широкой области проблем. Сейчас проектировщики СЭД планируют применять эти системы на обработку не только корреспонденции и организационных документов, но и на работу с разнообразными документами внутреннего пользования, такими как договора, справочники и так далее. СЭД также применяется при решении прикладных проблем, где основным компонентом считается обработка электронных документов, а именно организация работы с клиентами, работа с заявлениями людей, автоматизация различных сервисных служб и так далее. Практически системой электронного документооборота можно считать все информационные системы, которые обеспечивают обработку электронной документации.

Развитие рынка систем электронного документооборота опережает все другие направления индустрии информационных технологий. Приобретают такие системы различные по объёмам и направлению работы компании. Но, как правило, главным пользователем СЭД считаются государственные организации.

По экспертным данным, около тридцати процентов разработок по реализации технологических возможностей электронного документооборота направлены на органы государственной власти. И необходимо отметить, что как раз заинтересованность государственных органов является главной составляющей устойчивости рынка СЭД, который и при экономическом кризисе имел значительный прогресс. Системы электронного документооборота считаются базовым компонентом положения об «электронном правительстве», формирование которого должно устранить бюрократические заслоны при работе государственных органов с населением и коммерческими структурами, а также препятствовать коррупции. Основной особенностью внедрения СЭД в государственных органах являются очень строгие требования к безопасности информационных данных. Имеется ввиду разработка на основе стандартных программных средств систем электронного документооборота с повышенным уровнем защиты.

Принципы электронного документооборота

«Системы электронного документооборота»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Принципы и основные понятия электронного документооборота

Документооборотом является перемещение документов в компании, начиная с их написания или получения до окончания выполнения или отправки. С документацией могут выполняться следующие действия:

Получение документа.
Выполнение его регистрации.
Выполнение рассылки необходимым адресатам.
Осуществление контроля исполнения.
Оформление дел.
Осуществление хранения и повторного применения документов.
Организация справочной работы.

Под электронным документооборотом (ЭДО) понимается отлаженный механизм по обработке документации, которая представлена в электронном формате, с выполнением концепции отсутствия бумажного делопроизводства.

Машиночитаемым документом является документ, который пригоден для считывания заложенной в него информации в автоматическом режиме, и который записан на специальных информационных носителях.

Электронным документом (ЭД) является документ, который создан при помощи методов компьютерной работы с информацией, и который можно подписать электронной подписью и сохранить на информационном носителе как файл нужного формата.

Электронной подписью (ЭП) является аналогия рукописной подписи, которая является методом защиты информационных данных и обеспечивает контроль целостности и подтверждение того факта, что электронный документ является подлинным.

Основополагающими принципами электронного документооборота являются:

Разовая регистрация документа, которая позволяет выполнить однозначную идентификацию документа.
Наличие возможности выполнять операции в параллельном режиме, что позволяет уменьшить времени оборота документации и повысить оперативность их выполнения.
Обеспечение непрерывности продвижения документации, что позволяет определить ответственное за выполнение документированной задачи лицо на протяжении всего жизненного цикла документа.
Общая или распределённая по согласованию база информационной документации, которая позволяет избежать дублирования документации.
Наличие хорошо организованной поисковой системы, которая даёт возможность найти документ при минимуме информации о его содержании.
Наличие развитой системы отчётности по разным параметрам документации, которая позволяет осуществлять контроль движения документов по функциям документооборота и вырабатывать решения по методам управления, опираясь на информацию из отчётов.

Российские и зарубежные системы электронного документооборота

Корпоративный документооборот на заказ

-99% случаев потери документов, рост трудовой дисциплины на 45%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.

Предварительная оценка внедрения 1С:ДО

Бесплатный анализ и рекомендации экспертов. КП со стоимостью и сроками внедрения 1С:Документооборота

60% мирового потока документов, спустя 30 лет после создания первой системы электронного документооборота, все еще осуществляется в бумажном формате. С 2000 года рынок СЭД в России увеличивается ежегодно в среднем на 25-30%.

Тема систем электронного документооборота достаточно широка и насыщена деталями. Мы, специалисты в области программных продуктов «1С», привыкли спокойно и обстоятельно реализовывать полезные и понятные проекты, решать реальные задачи бизнеса без аналитических обзоров «мировых тенденций». В этой статье я очень постарался дать читателю достаточное представление о различных российских и зарубежных СЭД без избыточной технической и технологической информации. А выбор как всегда за вами.

Определение и назначение систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – это информационная система для работы с документами в электронном виде. Документы имеют необходимые реквизиты, заданный набор свойств, в полной мере определяющий документ как информационный контейнер для хранения значимой информации. Множество видов документов в таких системах настраивается под конкретный документооборот той организации, в которой он разворачивается.

Система обеспечивает взаимодействие пользователей. Создает маршруты движения электронных документов между людьми, то есть передает одному или нескольким пользователям «сигнал» на начало работы с документом. В некоторых случаях еще меняет состояние и свойства этого объекта для работы с ним текущего пользователя.

Настраиваемые процессы обработки документов могут быть как «мягкими», так и «жесткими». В первом случае, пользователь в момент подготовки и работы с документом может самостоятельно определять/добавлять/удалять участников процесса обработки. Жесткие маршруты имеют свое преимущество – они четко задают регламентное прохождение документа именно так, как должно быть. Стоит отметить, что жестко заданные процессы могут самостоятельно определять состав участников по самым разнообразным условиям. Например, в зависимости от набора значений реквизитов электронного документа и других состояний, связанных объектов в информационной базе.

Еще одно важное предназначение СЭД – поиск и отбор документов по заданным параметрам. Собственно, это тот выигрыш, который мы получаем сразу, как только отказываемся от работы с бумагой и переключаемся на электронный формат.

Надежное хранение информации, версионирование, протоколирование работы, определение доступа – это также ключевое свойство таких информационных систем. В СЭД сложно бесследно удалить информацию, она не будет потеряна ни при каких условиях.

Говорящие факты о документах и СЭД в цифрах

Ежегодно во всем мире, по средней оценке разных аналитических центров, создается около 8 млрд новых документов. Причем 40% из них – это документы в электронном виде, а 60% – в бумаге. И это в 2022 году, после 30 лет от появления первых систем электронного документооборота. Кстати, тоже по оценке аналитических центров, на сегодняшний день на архивном хранении находится более 12 трлн документов, и эта цифра увеличивается каждый год минимум на 2,5 млрд (к счастью, не все документы, должны иметь длительное архивное хранение). Если учесть, что архивное хранение бумажных документов влечет расходы, то актуальность цифровизации документооборота сложно переоценить.

В среднем менеджеры и сотрудники любой компании тратят не менее 75% своего рабочего времени на работу с документами. 1/3 этого времени тратится на создание и обработку документов. Еще примерно четверть трудозатрат уходит на поиск, передачу или пересылку документов. Бумажные оригиналы в компаниях копируются примерно 15 (!) раз. И самое удивительное или ужасное: 10% корпоративных документов во всем мире просто теряется!

Управление бизнесом с использованием бумажного документооборота – это создание для своей компании трудностей и расходов там, где в силу развития новых технологий уже давно пора перестать это делать.

Зарубежные системы электронного документооборота

Созданием программного обеспечения для электронного документооборота занимаются в мире сотни компаний разработчиков. Примеры некоторых наиболее актуальных для российских пользователей и популярных во всем мире зарубежных СЭД приведем в следующем блоке статьи. Помимо основных систем следует отметить и известные облачные сервисы для работы с документами и файлами: Google, Dropbox Inc., Apple, Mega Kim Dotcom, pCloud, IDrive, SpiderOak, Bitrix, Yandex, VK (до 2021 Mail.ru Group).

Хочется упомянуть также проекты, которые создаются командами разработчиков на условиях открытой разработки. Участие в них дает молодым инициативным программистам хороший новый профессиональный опыт и возможность общаться с более опытными разработчиками. Таких проектов в мире как минимум 10-ка, они больше носят характер «профессионального комьюнити». Здесь оттачиваются новые технологии, новые подходы к проектированию систем. Из таких команд иногда возникают готовые отделы разработки для крупных международных компаний, входящих в состав известных технологических брендов.

Источник: wiseadvice-it.ru

СЭД (подробнее)

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. В англоязычном варианте можно часто встретить термин Enterprise Content Management или EСM. В данном случае речь идет об управлении корпоративной информацией, то есть прямым аналогом СЭД.

Все известные проекты СЭД

Рынок СЭД в России

Читать статью Рынок СЭД в России

Задачи СЭД

Документы в организации

Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
Поддержка системы контроля качества.
Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.
Формализация деятельности каждого сотрудника.
Оптимизация бизнес-процессов.
Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Одним из важнейших современных трендов развития рынка ECM является адаптация интерфейсов систем электронного документооборота и хранения данных к удаленному доступу из любой точки («мобильный офис») и разнообразным мобильным устройствам. Растет интерес заказчиков к доступу к ECM-системам через нетбуки, смартфоны, коммуникаторы, планшеты и т.д. Специально разработанные интерфейсы для подобных устройств повышают удобство использования систем и мобильность пользователей, позволяют бизнесу увеличить скорость и гибкость всех деловых процессов.

При этом специально разработанные под мобильные устройства интерфейсы лишены тех недостатков, которые присущи обычному доступу к системам через веб-браузер: новые технологии позволяют обеспечить более богатый набор компонентов, интерактивность интерфейсов, более удобную работу с большими объемами данных, пониженные требования к каналам связи. Мобильное рабочее место для руководителя еще больше расширяет спектр возможностей и адаптирует систему под требования топ-менеджера: минимум необходимых операций, интерфейс, ориентированный на работу в режимах согласования, подписи и рассмотрения документов, поддержка различных мобильных устройств и платформ, возможность работы в off-line режиме и пр.

Современные технологии организации интерфейсов позволяют руководителю накладывать графические и голосовые резолюции на электронные документы – т.е., наряду с эффективностью электронного документооборота, система позволяет топ-менеджеру использовать любые удобные способы работы с документами.

Факторы создания СЭД

При организации и выборе СЭД в большинстве своем учитываются следующие факторы:

Необходимость автоматизации административного управления организации, сложность структуры.
Наличие территориально-удаленных подразделений.
Наличие бумажного архива большого объема.
Необходимость в управлении потоками работ.
Требования по срокам хранения документов.
Возможность интеграции с существующими системами.
Необходимость хранения изображений документов, необходимость поддержки особых задач.
Необходимость поиска информации,
Обеспечение безопасности данных.
Необходимость соответствия международным, отраслевым и государственным стандартам.

Классификация СЭД

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы).
Системы с развитыми средствами workflow — рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы.
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих.
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы.
Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты. Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.

Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные понятия электронного документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Внедрение СЭД

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности, а также в государственных учреждениях. Читать статью СЭД (методика внедрения)

Программные технологии СЭД

В последнее время всё большее количество экспертов соглашается, что непременными атрибутами комплексной системы автоматизации документооборота должны быть композиции из трёх программных технологий, уже достаточно давно предлагаемых компаниями-разработчиками Читать статью СЭД (Программные технологии)

Автоматизация СЭД

Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес-процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнёрами или другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных целей. Читать статью СЭД (автоматизация)

История

Чем быстрее росло количество внутрикорпоративной информации, тем все более очевидной становилась неэффективность обмена традиционными бумажными документами, однако бурный рост СЭД испытали лишь с конца прошлого—начала нынешнего века. Только тогда организации целого ряда развитых стран — как правительственные учреждения, так и частные компании различных размеров — начали активный переход на безбумажный документооборот.

В 2000 году рост мирового рынка СЭД достиг невероятного темпа в 89% в год. Именно тогда, в условиях настоящего бума в развитии интернет-технологий во всем мире, начало становиться реальностью решение основной трудности при внедрении СЭД — инерционности мышления, нежелания проводить глубокие изменения в инфраструктуре компании на уровне как высшего руководства, так и рядовых сотрудников. Количество компьютеров, установленных в организациях, и компьютерная грамотность работников неуклонно росли, что позволило без ощутимых потерь переходить на принципиально новые методы управления бизнесом. Российские предприниматели, привыкшие обращаться к опыту Западных стран при решении вопросов менеджмента, немного отставали, перенимая достижения зарубежных коллег. Но уже в то время, как в США принимались законы, определившие в том числе жесткие требования к документообороту и финансовой отчетности всех публичных компаний американского фондового рынка, в России на правительственном уровне существовало четкое понимание преимуществ, даваемых СЭД и подобными системами.

Список систем электронного документооборота

Доступен вместе с проектам по этому адресу

См.также

ECM – Enterprise Content Management
СЭД (Программные технологии)
СЭД (методика внедрения)
ECM (мировой рынок)
Главные тренды ECM
СЭД (рынок России)
СЭД в России: отраслевая специфика
Тренды российского рынка СЭД/ECM-систем
География СЭД/ECM-проектов
СЭД в формате SaaS
EDI — Электронный обмен данными

Источник: www.tadviser.ru