Некоторые люди с пренебрежением относятся к инструкциям по делопроизводству. Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что инструкцию писать все же приходится.
Инструкция. Нужна ли?
Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних — секретари, руководители общего отдела и т. д. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях не то что защитников — «хозяина» нет. ИТ-отделу она вроде бы не нужна — и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают — это не их епархия. Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию.
СЭД ДЕЛО Регистрация документов
Хорошо ли вы разбираетесь в ЭДО с контрагентами?
Онлайн-тест на 5 минут. Сможете ответить, верны ли следующие 10 утверждений об электронном документообороте с контрагентами?
И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому. К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения (хотя было время, когда ПДД не существовало).
Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.
Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать. Потому что СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это.
Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это — время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.
Ну, а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.
Работа с входящими и исходящими документами в 1С:Документооборот
Разработка инструкции
Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.
Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации.
Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т. д.).
При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:
● виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;
● полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);
● порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.
При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», а также распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об электронном документообороте».
Структура инструкции
Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:
2. Нормативные ссылки
3. Общие положения
4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД
5. Использование электронной цифровой подписи
6. Правила работы с папками и документами
7. Классификация документов
8. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов
9. Выдача поручений и контроль исполнения документов
Раздел «Общие положения»
В этом разделе необходимо упомянуть о том, как используются электронные документы на данном предприятии, как ведется делопроизводство с использованием СЭД. Кроме того, для пользователей должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД. В разделе «Общие положения» должны оговариваться действия сотрудников по работе с электронными документами перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника. До сотрудников предприятия должно быть доведено, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.
Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД»
Этот раздел должен объяснять работу электронного документооборота на предприятии и описывать порядок работы сотрудников при выполнении следующих функций:
● прием и учет поступивших документов,
● подготовка и согласование проектов документов,
● учет и регистрация отправляемых документов,
● выдача поручений руководителями структурных подразделений,
● контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях,
● формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений,
● справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов,
● контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело,
● коллективная работа с документами.
В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как происходит идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями (ФО) пользователей.
Могут быть выделены следующие пользовательские группы:
● руководители высшего звена (ФО: ознакомление с документами от руководителей подразделений, подписание документов и пр.);
● руководители структурных подразделений (ФО: ознакомление с корреспонденцией, ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подписание и согласование документов в СЭД, содержательный контроль исполнения резолюций и поручений);
● сотрудники службы ДОУ (ФО: регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена, регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителя, фиксирование резолюций, формирование отчетов по исполнению поручений руководителя, ведение номенклатуры дел и формирование дел, регистрация договорных документов);
● делопроизводители структурного подразделения (ФО: регистрация документов, поступивших на имя Руководителя структурного подразделения, контроль исполнения поручений руководителя структурного подразделения, контроль исполнения документов, формирование отчетов, напоминаний о ходе исполнения документов руководителя структурного подразделения, ведение номенклатуры дел и формирование дел структурного подразделения);
● пользователи СЭД (ФО: ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией, исполнение направленных поручений и резолюций, подготовка проектов документов, передача проектов документов на согласование и подписание, доработка документов в соответствии с замечаниями);
● администраторы СЭД (ФО: установка и настройка СЭД, создание и удаление записей о пользователях, настройка прав подписи пользователей на отдельные виды документов, обеспечение режима конфиденциальности, устранение возможных неполадок в системе).
Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.
Раздел «Использование электронной цифровой подписи»
Если на предприятии при работе с электронными документами используется или планируется использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), то необходимо также объяснить правила работы с ней. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним). Необходимо разъяснить юридическую составляющую ЭЦП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной цифровой подписи и т. д.
Раздел «Правила работы с папками и документами»
В разделе необходимо доходчиво объяснить главные правила работы с паками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов.
● количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;
● необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);
● иностранные названия необходимо писать без перевода;
● права доступа к папкам необходимо дать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;
● полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.
Конечно, данные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.
Должен быть описан порядок присвоения номеров документов, и возможности их поиска по реквизитам (при использовании СЭД, например, это возможно по названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. п.) или по контексту/ключевому слову.
Раздел «Классификация документов»
В разделе «Классификация документов» необходимо выделить основные виды документов, имеющих оборот на предприятии и определить, какие из них могут быть в электронном виде, а какие нет; какие могут быть преобразованы из бумажного вида в электронный и наоборот (например, договоры исходящие, скан-копии договоров входящих).
В этом разделе имеет смысл выделить следующие подразделы:
Основная задача раздела — объяснить, с какими документами и как осуществляется работа в электронном виде, определить сроки хранения электронных документов по каждому из видов документа, их связь с бумажными вариантами документов и соответственно с правилами бумажного делопроизводства, принятого на предприятии. В подразделе «Бумажные документы» перечисляются те виды документов, которые в электронный вид не переводятся. Прежде всего, это многостраничные бумажные отчеты, документы, поступающие на предприятие, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности предприятия.
Раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов»
При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может идти в электронном виде. В этом случае необходим раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов», в нем целесообразно объяснить алгоритм согласования документов (используется ли электронная почта, СЭД или расширенные средства офисных продуктов).
Раздел «Выдача поручений и контроль исполнения документов»
Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде. Порядок контроля исполнения документов и поручений, а также разграничение полномочий контроля между сотрудниками описываются в разделе «Выдача поручений и контроль исполнения документов».
Согласование и утверждение инструкции
Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, администратором СЭД, отделом кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкцию по СЭД рекомендуется утверждать как стандарт организации. Инструкция утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.
Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Администраторы СЭД должны провести обучение новым правилам работы с документами работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, руководителей подразделений.
Конечно, наличие подобной инструкции не гарантия успешной работы электронного документооборота на предприятии (существует еще множество организационных факторов), но ее наличие можно назвать минимальным необходимым условием для этого.
Собственно говоря, вывод напрашивается сам: инструкция по электронному документообороту — must have предприятия, которое хочет навести порядок в электронных документах.
Источник: ecm-journal.ru
Система документов в делопроизводстве
-99,9% случаев потери документов, процессы упорядочены на 47%, бесшовная интеграция с ERP, УТ, КА и др.
Консультации по автоматизации документооборота
Бесплатно от экспертов 1С:ДО. Рекомендуем ПО, сориентируем по цене и срокам внедрения
Внедрение СЭД
Автоматизация внутреннего документооборота «под ключ». Полное соответствие законодательству
Делопроизводство – это система управления предприятием через документационное обеспечение. Сюда относится любая деятельность по классификации документов, определению реквизитного состава, заданию правил работы с этими документами, по созданию, регламентированному заполнению и обработке документов, а также совместная работа сотрудников с ними, передача в архив и хранение.
Перед руководителем любой организации уже не стоит дилемма «Создавать или нет систему электронного документооборота?». Вопрос ставится так: «Какая у вас должна быть СЭД, и с кем будете ее внедрять?»
Давайте сразу зафиксируем, что термин «документооборот» означает совместную обработку документа сотрудниками по заданным правилам. По определенным маршрутам документ двигается внутри организации и на каждой точке маршрута работник выполняет определенные действия с документом.
Таким образом, «документооборот» является частью «делопроизводства». Далее в статье мы будем использовать термины «делопроизводство» и «документооборот» в значении «система документационного управления организацией».
Создание системы документов в делопроизводстве: пошаговая инструкция
Рассмотрим, какие бывают системы документации и как пошагово создается система делопроизводства (документооборота), на примерах реальных проектов автора статьи на платформе «1С:Документооборот 8 КОРП». По сути, это руководство, как:
- смоделировать систему электронного документооборота (далее СЭД);
- как выделить и настроить каждый отдельный участок деятельности предприятия;
- как превратить все это в работающий и полезный для бизнеса инструмент.
Программа 1С:ДО КОРП позволяет наводить порядок, четко структурировать документы и работу сотрудников в организации, регламентировать документационное управление организацией и много другое.
Почему важно уделять внимание делопроизводству
Итак, с одной стороны у нас есть потребность в управлении организацией и координации работы сотрудников, с другой – отработанная уже веками технология делопроизводства.
С развитием информационных технологий, инструменты для организации делопроизводства изменились. Можно обрабатывать большие объемы, вовлекать в работу значительное количество сотрудников, разворачивать СЭД для организаций практически любых масштабов, и, более того, для территориально-распределенных организаций.
3 формы организации делопроизводства
Системы делопроизводства могут быть по форме:
- Централизованная;
- Децентрализованная;
- Смешанная.
Централизованная – это, когда все документы в организации обрабатываются централизованно. Например, где бы не был создан документ, он будет зарегистрирован в центральном отделе регистрации документов. Откуда бы не приходили документы в организацию, они будут приходить и обрабатываться в едином месте, а только затем распределяться по адресатам.
В этом подходе есть свои плюсы и они очевидны. Но есть и минусы. Все эти «центры» должны быть созданы, и они являются по определению «узкими местами», что при больших объемах может стать проблемой.
Децентрализованная – документы появляются в разных подразделениях по мере необходимости. Работа с документами идет на местах, они свободно перемещаются внутри компании. Это создает больше свободы и разгружает систему в целом. И в таких системах можно обойтись без специально выделенных подразделений, которые необходимы при централизованной системе делопроизводства.
Недостатки: не все организации способны к хорошему взаимодействию и открытым способам управления через документы. Это также требует хорошей внутренней исполнительской дисциплины, понимания каждым сотрудником, как и что происходит в системе документооборота, понимание процесса целиком.
Смешанная — это оптимально подобранный симбиоз двух систем, описанных выше, заданный баланс между централизованной обработкой документов и свободными документами, их маршрутами. При смешанной системе требуется наличие выделенного подразделения делопроизводства.
1 шаг. Определить предметные области документов
Для создания СЭД желательно выделить все области документов, что есть в вашей организации и которые необходимо автоматизировать.
Это могут быть такие области:
- Входящие и исходящие документы;
- Приказы и распоряжения;
- Регламентирующие документы (Положения, Инструкции, Правила);
- Доверенности;
- Докладные и служебные записки;
- Информационные документы (Справки, Отчеты, Планы, Расписания);
- Договорные документы;
- Тендерные документы;
- Претензионные документы;
- Сопроводительные (к договорам) документы;
- Заявки;
- Протоколы совещаний;
- Проектные документы;
- Другие документы, связанные с отраслевой спецификой предприятия.
После определения предметных областей не помешает составить таблицу приоритетов. Это поможет планомерно и последовательно их автоматизировать, даже если отдельные области будут внедряться в работу параллельно.
2 шаг. Сформировать классификацию видов документов
Для каждой предметной области нужно будет определить виды документов. Классификация для любой системы делопроизводства – это основа. Качество классификации определяет качество системы документооборота.
Каким образом составляется классификация? Документы должны быть разными:
- по их сути;
- по реквизитному составу;
- по форме документа (как дополнительный критерий классификации);
- по способам их обработки;
- по правам доступа к виду документа;
- по отраслевому признаку разделения;
- для целей анализа;
- для целей отбора, группировки, для задания критерия поиска.
Классификация видов документов должна быть «разумной». Не стоит увлекаться и плодить слишком много видов документов, но и система не должна быть слишком уж тривиальна.
На этом шаге желательно привлекать опытных специалистов, с опытом реализации разных систем. Это поможет создать для вашей организации оптимальную хорошую классификацию. Повторюсь, качество и дальнейшие возможности СЭД определяются ее классификаторами видов документов.
3 шаг. Определить группы людей, работающих с областями документов, их роли и функционал
С документами в СЭД вашей организации будут работать разные люди. Нужно определить, кто и качестве кого. Обычно составляется некая матрица с группами пользователей, функциональными ролями и для каждой задаются области документов, зоны ответственности, права доступа и прочее.
На примере приказов: ограниченный круг сотрудников может подготовить приказ (по поручению директора), приказ согласуется с заданными сотрудниками (обычно, это руководители подразделений), и когда согласованный приказ будет подписан директором, все сотрудники получат его на ознакомление (в режиме прочтения).
Функциональные роли. Для целей настройки маршрутов движения документов необходимо выделить функциональные роли сотрудников, области действия и ответственности.
Группы пользователей. Для целей настройки прав доступов необходимо выделить группы пользователей. В программе «1С:Документооборот 8 КОРП» уже существуют предопределенные группы — сами подразделения из структуры предприятия.
Небольшое замечание: роли также можно использовать для назначения прав доступа.
4 шаг. Регламентировать работу с предметной областью документов
До начала настройки программы необходимо подготовить правила и регламенты, по которым все будет происходить:
- как будут документы создаваться. Здесь программа 1С:ДО КОРП предлагает удобный функционал шаблонов документов;
- как и при каких условиях начинается обработка документа;
- как определяется маршрут обработки и как будет проходить обработка документа;
- кто и при каких условиях включается в процесс работы с документом;
- варианты действий сотрудников при прохождении документом его обработки.
Как и во всем нужно придерживаться разумного подхода в подготовке правил и регламентов. Они могут быть созданы в любой приемлемой для организации форме. Они должны быть максимально простыми и понятными всем. А также должны быть доведены до всех участников СЭД. «1С:Документооборот КОРП» предлагает функционал встроенных инструкций.
Для каждого объекта в зависимости от набора параметров (организация, состояние документа, шаблон документа) могут быть загружены необходимые для пользователя инструкции. Можно загрузить и стандартные инструкции от разработчиков и методистов фирмы «1С».
По сути, на этапе регламентации системы делопроизводства создается модель СЭД. На этом этапе крайне рекомендовано привлекать опытных специалистов.
Внедрение 1С:Документооборота
Эффективное управление процессами +47%, дисциплиной + 45%, скоростью обработки документов +100%
Предварительная оценка внедрения 1С:ДО
Бесплатный анализ и рекомендации экспертов. КП со стоимостью и сроками внедрения 1С:Документооборота
5 шаг. Настроить программу (создание предметной части СЭД)
Это самый простой шаг, и очень понятный. Часто при создании СЭД весь проект начинается и заканчивается этим шагом. И получается «плохая» СЭД: нет ни четкой классификации, ни нормальной модели (архитектурный план системы), ни правил, по которым все будет происходить, ни подготовленных к работе с системой сотрудников. В таких случаях, деньги выброшены на ветер, а созданная СЭД – это дорогой ИТ-мусор, бесполезный для организации, а иногда даже и вредный.
Настройка программы состоит из следующих действий:
- Заполнение всех классификаторов (это обычно называют НСИ);
- Настройка видов документов и их шаблонов (возможно, с автозаполняемыми файлами);
- Задание маршрутов обработки. Настройка процессов, назначение их соответствий документам, условий старта, состав исполнителей, условия, при которых они включаются в работу;
- Определение прав доступа;
- Другие важные детальные настройки системы.
После завершения настроек для предметной области делопроизводства, обязательно должна быть проведена проверка работоспособности настроенного функционала. Лучше выявить несоответствие или даже ошибку на этапе настройки, чем на этапе эксплуатации. Опытные специалисты всегда выполняют этот шаг при настройке, даже если заказчик этого не видит.
6 шаг. Обучить сотрудников работе с инструментом
СЭД – это не только программное обеспечение (отдельное спасибо разработчикам фирмы «1С») или качественно смоделированная система с выполненными настройками, это еще и люди компании, которым работать с этим инструментов.
Всегда необходимо проводить обучение сотрудников. Обучение должно быть по областям:
- общее назначение программы, объекты и общие приемы работы с ними;
- интерфейсные возможности программы, правила работы с ними;
- предметная область и все правила работы с объектами этой области;
- возможности программы для продвинутых пользователей (по необходимости).
После проведения обучения должна быть организована практика для пользователей, потому что «нет ничего страшнее плохо обученного танкового экипажа на поле боя». Во время практики пользователи могут все протестировать самостоятельно, есть возможность убедиться, что сотрудники умеют выполнять нужные действия в программе, выявить пробелы в знаниях и проработать эти «белые пятна».
Обучение можно организовать общее для всех сразу, или по подразделениями, по рангам сотрудников. Для топ-менеджеров можно организовать индивидуальные занятия: здесь работает фактор «занятости» и фактор «руководителю сложно выйти из роли начальника при групповом обучении, и принять роль студента».
Удобно делать видеозапись группового обучения. Это пригодится тем, у кого не было возможности лично принять участие в обучении, а также для новых сотрудников в будущем.
Без хорошо организованного обучения для сотрудников требовать от них нормальной работы в СЭД невозможно. Это важный и обязательный шаг при создании электронной системы делопроизводства в организации.
Источник: wiseadvice-it.ru
Как загрузить документы в СЭД
Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».
Сначала рассмотрим современные варианты создания в системе электронного документооборота (СЭД) внутренних и исходящих документов организации. А потом покажем, как она может «заглатывать» входящие документы, созданные другими организациями-авторами.
В любом случае для каждого документа в СЭД сначала формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК) – этот термин, пришедший из эпохи бумажного делопроизводства, разработчики программного обеспечения все чаще подменяют схожим понятием электронная карточка (ЭК) документа. Однако в среде управляющих документами аббревиатура ЭК давно закрепилась за экспертной комиссией. Эти тонкости важно понимать и заказчикам, и разработчикам / внедренцам СЭД, чтобы общаться на одном языке. Знание подобных нюансов поможет при подготовке руководств пользователей, регламентов и инструкций.
Связанный материал
Современные тенденции развития СЭД
См. статью «Современные тенденции развития СЭД» в № 7’ 2021
Связанный материал
Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота
См. статью «Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота» в № 7’ 2021
Создание в СЭД собственных документов
Для распространенных видов документов службы делопроизводства, как правило, разрабатывают шаблоны. Это помогает избежать ошибок в оформлении документов и ускорить работу исполнителей с ними. Иногда отдельный шаблон готовят для каждой разновидности (подвида или тематики) документа и в него сразу закладывают образец текста.
Связанный материал
Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?
См. статью «Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?» в № 6’ 2021
Например, в организации могут быть спроектированы шаблоны нескольких разновидностей писем: сопроводительного письма, информационного письма, письма-напоминания, письма-требования, письма-подтверждения, коммерческого предложения и др. Шаблоны документов обычно разрабатываются в MS Word и «вкладываются» в СЭД в виде вордовских файлов, в которых есть и постоянная, и переменная информация (на Рисунке 2 переменная информация выделена «маркером»). На Рисунке 1 показан фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» (см. отметки «1» и «2»).
Связанный материал
Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас
См. статью «Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас» в № 6’ 2021
Связанный материал
Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 1)
См. статью «Создаем “умные” бланки документов в MS Word» в № 2’ 2021
Связанный материал
Создаем «умные» бланки документов в MS Word (часть 2)
Возможно и автозаполнение шаблона документа данными из предварительно заполненных полей РКК. Например, из РКК в документ могут быть перенесены заголовок, адресат, подписант, исполнитель и содержимое других полей.
Кроме того, у пользователей обычно есть возможность и загрузить с диска компьютера или сервера любой файл документа, созданный не по шаблону (см. «1» и «3» на Рисунке 1).
Исходящие письма могут иметь приложения, детализирующие основной документ. Обычно файлы приложений загружаются с диска компьютера или сервера. Прикрепленные к РКК файлы основного документа и его приложения будут различаться.
Далее в РКК фиксируется дальнейшая работа с документом. Документы на бумажных носителях после подписания подлежат сканированию. Скан-образ бумажного документа помещается в карточку документа.
Рисунок 1. Фрагмент РКК в СЭД «1С:Документооборот» – первый шаг создания документа
Рисунок 2. Шаблон исходящего письма с выделенной переменной информацией
Обратите внимание, если вы создали проект документа и включили его в СЭД, но не подписали электронной подписью (ЭП), то он так и останется электронным проектом, а не электронным оригиналом документа.
Если документ подписывается простой ЭП, то фактически СЭД просто запоминает подписанта (идентифицируя его по логину и паролю) и действия, которые он совершил с документом. Такая простая ЭП будет признаваться только внутри доверенной среды (СЭД), но не во внешней среде.
Связанный материал
Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД
Какой состав документов нужно оформить, чтобы закрепить использование простой электронной подписи в СЭД, в которой работает Группа компаний? Ответ см. в № 7’ 2021
Поэтому полноценный электронный оригинал документа подписывается все-таки усиленной ЭП, т.е. с использованием криптографического ключа.
Как подписать документ электронной подписью? Могут быть подписаны как документы, так и файлы (каждый в отдельности). Главное условие – в профиле пользователя системы должен быть задан сертификат ЭП.
Для самого подписания обычно в СЭД требуется нажать несколько кнопок в карточке документа (на Рисунке 3 показано, что сначала надо нажать на файл правой кнопкой мыши, выбрать команду «ЭП и шифрование», потом «Подписать»; после этого на вкладке «ЭП» появится отметка в разделе «Файлы» о подписании этого файла электронной подписью). ЭП подлежит проверке, ее целостность нарушается при редактировании подписанного файла. Визуализация ЭП (графический штамп ЭП) располагается в файле в той зоне, которая определена в общих настройках СЭД.
Если в РКК несколько файлов, то каждый файл подписывается отдельно. Хотя файлы приложений можно объединить в единый комплект, подписав ЭП только его. Такой защищенный ЭП контейнер по сути является одним файлом, но может содержать любое количество файлов внутри. То есть можно подписать каждый файл в отдельности, а можно объединить их в комплект и подписать сразу файл комплекта.
Из-за дороговизны получения усиленной ЭП в удостоверяющих центрах работодатели использовали данный инструмент скорее как исключение, и большинство документов подписывались простой ЭП в СЭД. Но начало бесплатной выдачи усиленных ЭП юрлицам и тот энтузиазм, с которым Правительство РФ внедряет информационные технологии, вполне возможно, в скором будущем изменят эту ситуацию.
Рисунок 3. Илюстрация работы с ЭП
Источник: delo-press.ru