Программа сэд что это такое простыми словами

Глава 1. Теоретические основы системы электронного документооборота (сэд)

1.1 Определение ключевых понятий и терминов сэд в российском законодательстве и документоведении

Системы электронного документооборота стали логическим продолжением вертикальных приложений, используемых западными специалистами, работающими в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами и бухгалтерскими программными оболочками, применяемыми для обработки счетов и расчетов зарплаты. Требования, предъявляемые к вертикальным приложениям, стали основой для систем электронного документооборота.

Быстрое развитие информационных технологий не позволило в данный момент унифицировать многие понятия и термины, относящиеся к системе электронного управления документами. Это позволяет исследователям и практикам давать свои определения.

Основной структурной единицей СЭД является документ. Надо отметить, что в системе электронного документооборота используют как традиционные документы, так и электронные.

СЭД ДЕЛО Регистрация документов

Под термином документ принято понимать «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Данное определение сформулировано в Федеральных законах и в государственных стандартах: ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело» и ISO 154899 8 .

Термин «электронный документ» до 2011 года определялся, как «документированная информация, представленная в электронной форме, пригодная для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» 9 .

Но данное определение устарело, так как концепция электронного документа за последние годы изменилась. Современный электронный документ – это не просто графический образ, это форма знакового вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения взаимосвязанных компьютерных технологий.

Законодательство РФ дает следующие определение электронного документа.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 №149-ФЗ, – «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе» 10 .

Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» трактует электронный документ следующим образом: «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия» 11 .

СЭД Verdox / Система электронного документооборота / Обучение работе в СЭД простыми словами!

Как видим, акцент в понятии «электронный документ» делается на придании ему юридической силы, с помощью электронной подписью (ЭП).

Электронной подписью согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» является «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию» 12 . Средства электронной подписи – это «шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций — создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи» 13 . Ключом электронной подписи является «уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи» 14 . Тогда как ключ проверки электронной подписи – это «уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее — проверка электронной подписи)» 15 .

Следует отметить, что законодательство РФ различает три вида электронной подписи: простая электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись, квалифицированная электронная подпись. В СЭД как правило используются все три вида.

Первая подтверждает факт формирования подписи пользователем с помощью кодов, паролей или других средств. Данная подпись не подлежит обязательной сертификации.

Неквалифицированная электронная подпись должна быть получена в результате криптографического преобразования сведений содержащихся в документе с помощью ключа электронной подписи. Она обязательно должна определять пользователя, который подписывает электронный документ, регистрировать любые изменения, производимые в электронном документе после его фактического подписания. Данная подпись создается с помощью средств электронной подписи и также не подлежит обязательной сертификации.

Квалифицированную электронную подпись следует регистрировать у юридического лица, которое на законном основании осуществляет деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей. Основным отличием неквалифицированной электронной подписи от квалифицированной электронной подписи состоит в дополнительной проверке электронной подписи путем сверки с эталонной, указанной в квалифицированном сертификате. При создании и проверке такой подписи следует только применять средства электронной подписи, соответствующие требованиям, установленными Федеральным законом 16 .

Средствами электронной подписи являются шифровальные (криптографические) средства, которые создают или проверяют электронные подписи, либо создают или проверяют ключи электронной подписи.

Кроме того, Федеральный закон «Об электронной подписи» определяет понятие «корпоративная информационная система». Корпоративная информационная система – это «информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц» 17 . Тогда как информационной системой общего пользования является «информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано» 18 . Более общие понятие информационной системы дается в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором информационная система определяется, как «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» 19 .

Согласно информационной концепции, удостоверение некоторой информации является основной функцией документа. Что же такое информация? Информация – это любые сведения (сообщения, данные) в любой форме представления, о чем либо.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления 20 . Как видно из определения, нет существенной разницы между традиционным и электронным документом. Электронный документооборот является технологией, обеспечивающий жизненный цикл документа электронными средствами. Кроме того, с юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому, наряду с совершенствованием информационных технологий, важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

Электронный документооборот включает в себя создание, обработку, передачу, учет и хранение информации документов осуществляющих на основе использования электронно-вычислительных сетей 21 . Упорядочение движения документов между группами пользователей или отдельными пользователями организации есть управление электронным документооборотом. Движением документов в электронных системах является не физическое перемещение, а уведомление пользователя о передаче ему прав на изменение, использования и контроль данного файла.

Так как в современные системы электронного документооборота принято включать различные типы файлов: текстовые, табличные, содержащие изображения, видео и аудио данные, Web-документы, для их хранения программируют специальные хранилища либо сохранение производиться в иерархии файловой системы.

Главное назначение систем СЭД – это интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия, организация работы с ними. В системах электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки их исполнения, движение, а также контроль всех версий и подверсий документа.

Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл документооборота организации – от постановки задачи на создание документов до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. Кроме того, СЭД объединяет разрозненные потоки документов территориально удаленных организаций в единую систему. Системы электронного документооборота должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства и документооборота организации 22 .

Наиболее удачным нам представляется следующее определение системы электронного документооборота.

СЭД – это электронная система, обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий 23 .

Основным направлением работы системы электронного документооборота является регистрация действия и события, а так же обеспечение процессов работы с документами.

Следовательно, под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет вести работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между персоналом: передача документов, выдача заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправка уведомлений и т.п 24 . В широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, приникающая в весь производственный процесс, содержащая в себе и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сопоставить с «кровеносной системой» организации 25 .

Сокращение СЭД (система электронного документооборота) является распространенным термином для определения задач автоматизации деятельности организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе с документами. Наравне с «СЭД» в профессиональной терминологии употребляются и другие обозначения в качестве синонимов или близких понятий:

САД – система автоматизации документооборота;

СУД – система управления документами;

САДО – система автоматизации документационного обеспечения;

САДП – система автоматизации деловых процессов;

САДД – система автоматизации делопроизводства и документооборота;

КИС – корпоративная информационная система;

АСУД –автоматическая система управления документами;

КАСУ– корпоративная система автоматизации делопроизводства и т.п. 26

Таким образом, несмотря на сравнительную молодость систем электронного документооборота, на сегодняшний день оформилась совокупность понятий и терминов, позволяющая наиболее полно определить сущность СЭД и разрабатывать дальше проблемы теории и практического применения СЭД.

Источник: studfile.net

Система электронного документооборота: все что нужно знать, чтобы сделать правильный выбор

В современном мире система электронного документооборота стала неотъемлемой частью практически каждой организации. СЭД сегодня — это не просто какая-то прихоть, а важная составляющая ИТ-инфраструктуры компании. Это связано с тем, что количество документов, используемых постоянно в работе, с каждым днем стремительно растет.

Все их необходимо оперативно и качественно обрабатывать. И от того, насколько этот процесс налажен, зависят многие внутренние процедуры взаимодействия между подразделениями и контрагентами. Именно поэтому автоматизация документооборота — одна из самых приоритетных задач развивающегося бизнеса. Внедрение системы электронного документооборота существенно повышает эффективность деятельности коммерческой, промышленной или государственной организации, помогая быстро и удобно решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия.

Еще не так давно процесс автоматизации внутри компании строился по принципу автоматизации отдельных подразделений или задач, что приводило к наличию большого числа разносторонних программных продуктов. Постепенно подход изменился, и сегодня вопрос автоматизации внутренних процессов стали решать более комплексно.

Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы бумаг, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Все это может сильно затормозить, и даже полностью парализовать работу организации.

Грамотно организованные процессы документооборота помогут наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях их существования. Именно поэтому к выбору СЭД стоит подходить с особой ответственностью, учитывая особенности внутренних и внешних процессов, которые должны проходить документы.

Что из себя представляет СЭД и зачем она нужна

Система электронного документооборота — программное обеспечение, позволяющее организовать работу с электронными документами — их создание, изменение и поиск, а также взаимодействие между сотрудниками — передачу, согласование, ознакомление и т.д. Современные СЭД обладают широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации документооборота, делопроизводства, управления бизнес-процессами и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

Внедрение СЭД в организации поможет решить ряд проблем, характерных для бумажного документооборота:

• потеря документов;
• накопление большого объема необработанных документов;
• попадание документов к третьим лицам;
• трата времени на поиск необходимых документов;
• затрата большого количества рабочего времени на подготовку и согласование документов;
• потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и т.д.;
• невозможность установления истории работы с документами;
• срывы установленных сроков и бесконтрольность исполнителей;
• затраты на распечатку и ксерокопирование документов.

5 преимуществ системы электронного документооборота

Повышение производительности

При бумажном документообороте на поиск нужного или пропавшего документа могут уходить часы, в то время как система электронного документооборота справляется с подобной задачей за пару секунд. Использование в компании СЭД позволят ускорить процессы обработки корреспонденции, согласования договоров и ознакомления с документами.

Надежность хранения и сокращение ошибок

Использование системы электронного документооборота позволяет снизить риски потери документов из-за любых форс-мажорных обстоятельств. Кроме этого, грамотная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. Например, в бумажном делопроизводстве не избежать присвоения одинаковых регистрационных номеров разным бумагам, а в СЭД регистрация будет происходить автоматически.

Мгновенный доступ к актуальным документам

Одно из важнейших преимущества СЭД — быстрый и легкий поиск последней версии документов. Тем самым решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь всегда сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Снижение расходов

Безусловно, внедрение системы электронного документооборота значительно сокращает расходы организации. В первую очередь, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте. Во-вторых, за счет оптимизации работы увеличивается производительность сотрудников компании.

Улучшение внутреннего взаимодействия

СЭД позволит значительно улучшить взаимодействия между отделами и сотрудниками внутри организации, а также облегчит коммуникацию и обмен информацией.

Требования к системе электронного документооборота

Правильный выбор СЭД — залог быстрого и эффективного внедрения. Но зачастую этот выбор затрудняется отсутствием четких требований к системе. Так на что же стоит обратить внимание в первую очередь?

• масштабируемость — как по числу подключенных рабочих мест, так и по количеству содержащихся в СЭД документов;
• кроссплатформенность — совместимость с различными операционными системами, программным обеспечением и СУБД;
• широкая функциональность;
• быстродействие — время отклика не более 3 секунд;
• гибкость системы — легкая адаптация под специфические процессы;
• интеграции с другими учетными системами и другими сторонними приложениями;
• удобные инструменты для самостоятельной настройки системы;
• наличие полнофункционального мобильного приложения;
• скорость внедрения;
• импортонезависимость;
• интуитивно понятный интерфейс.

Поскольку система электронного документооборота должна будет стать частью ИТ-инфраструктуры компании, то при выборе СЭД в обязательном порядке нужно будет учитывать ряд технологических факторов.

Стоит отметить, что система электронного документооборота ТЕЗИС сегодня одна из удобных и надежных систем с полнофункциональным веб-доступом, дающая возможность работать под любой операционной системой, не требующая установки на каждом рабочем компьютере или покупки дополнительного ПО. Все это позволяет снизить временные и финансовые затраты на внедрение и ввод в эксплуатацию СЭД. Благодаря тому, что ТЕЗИС выпускается в трех редакциях, ее можно использовать в организациях различных сфер деятельности и масштаба.

Использование СЭД ТЕЗИС гарантирует заказчикам максимальную независимость. Возможность изменения кода системы позволяет заказчикам силами собственного ИТ-отдела развивать проект и создавать расширения. Вендор предоставляет необходимую для этого документацию и консультации. В основе СЭД ТЕЗИС лежит популярный стек Java-технологий, на рынке много специалистов, которые обладают необходимыми для развития системы компетенциями.

Функциональные возможности СЭД

Как уже было сказано выше, к современным системам электронного документооборота предъявляется множество различных требований, но большая часть из них касается функциональных возможностей, от которых зависит автоматизация документооборота и иных внутренних процессов. К основной функциональности СЭД можно отнести:

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• автоматизация работы с документами;
• ускорение процесса согласования и ознакомления с документами;
• контроль исполнительской дисциплины;
• быстрый поиск необходимых документов;
• возможность применения ЭЦП;
• возможность обсуждения документов;
• обмен документами между различными подразделениями компании;
• контроль версий документов;
• интеграция с электронной почтой и офисными программами;
• формирование отчетности;
• организация и протоколирование совещаний;
• обеспечение конфиденциальности и управление доступом;
• разграничение доступа;
• создание справочников;
• ведение архива.

Внедрение системы электронного документооборота

Проект внедрения системы электронного документооборота может занимать от нескольких недель до нескольких месяцев. Все зависит от того, какие процессы необходимо автоматизировать и возможно ли это сделать на «коробочном» решении без реализации уникальных бизнес-процессов.

Например, внедрение СЭД ТЕЗИС может быть типовое и проектное.

При типовом внедрении выполняются следующие шаги:

• установка системы на серверное оборудование заказчика;
• обучение администратора и пользователей системы;
• консультация в период опытной эксплуатации.

Проектное внедрение включает в себя следующие этапы:

• предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика;
• разработка и согласование функционально спецификации;
• доработка и расширение ТЕЗИС согласно функциональной спецификации;
• передача настроек, демонстрация системы;
• опытная эксплуатация;
• подготовка к промышленной эксплуатации;
• обучение пользователей, перевод системы в промышленную эксплуатацию.

Экономическая эффективность от внедрения СЭД

• на 40% экономится рабочее время сотрудников;
• на 35% увеличивается производительность труда;
• на 70% ускоряется регистрация корреспонденции и иных документов;
• на 60% ускоряется поиск документов;
• на 45% ускоряется процесс согласования договоров и иных документов;
• на 25% сокращается время на подготовку типовых документов;
• на 30% ускоряется процесс организации совещаний;
• на 80% быстрее готовятся типовые отчеты.

Коротко о самом главном

Безусловно, сегодня от оперативной обработки документов, скорости информирования сотрудников, соблюдения сроков при выполнении поставленных задач зависит эффективность работы организации в целом. В компаниях, где используется система электронного документооборота, нет просто решений, приказов или поручений. Есть документы, содержащие эти самые приказы, решения и поручения, а большинство задач, которые выполняют сотрудники, также привязываются к документам. Область использования СЭД не имеет ограничений по количеству сотрудников и объемам документов. Это полезный инструмент, как для небольшой организации, так и для крупного холдинга с сетью филиалов.

Использование СЭД обеспечивает ряд неоспоримых преимуществ.

Первое, что стоит отметить — прозрачность бизнес-процессов. СЭД дает возможность быстрого и наглядного контроля за всеми процессами организации, будь то согласование договора или исполнение поручений. В связи с этим существенно повышается исполнительская дисциплина, поскольку у руководителей появляется возможность осуществлять контроль за сроками и качеством выполнения работы.

С помощью системы электронного документооборота можно существенно сократить время на обработку всех бумаг в компании. СЭД позволяет оптимизировать большой ряд бизнес-процессов от создания до принятия решений по документу. При этом увеличивается уровень конфиденциальности информации, поскольку происходит разграничение доступов и прав на управление документами в соответствии с полномочиями сотрудника. Все действия пользователей сохраняются в системе, и в любой момент можно посмотреть, кто работал с данным документом ранее или вносил в него какие-либо изменения.

После внедрения системы электронного документооборота в компании создается единое информационное пространство, что дает возможность не только хранить в одном месте все документы, но и привлекать к работе с ними абсолютно всех сотрудников.

При выборе СЭД стоит обратить внимание на то, как давно она находится на рынке и какое количество организаций ее использует. Если система вышла на рынок совсем недавно, то есть вероятность того, что в ходе эксплуатации будут возникать трудности с корректностью работы. Также надо узнать соответствует ли система электронного документооборота стандартам отрасли, ведь у каждого вида деятельности существуют свои стандарты, влияющие так или иначе на документооборот организации в целом, и данные требования должны учитываться в СЭД.

Заранее стоит оценить отказоустойчивость системы и сколько времени потребуется на восстановление ее в рабочей конфигурации при форс-мажорных обстоятельствах. Немаловажную роль играет наличие и уровень технической поддержки, а также доступность документации как пользовательской, так и по администрированию системы.

И конечно же, важная составляющая перед принятием решения, на какой системе остановить свой выбор — общая стоимость внедрения и использования системы электронного документооборота: лицензии, администрирование, обучение сотрудников, техническую поддержку, модификацию системы, обновления, аппаратное обеспечение и т.д.

Источник: www.tezis-doc.ru

Система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота (СЭД) — это система (компьютерная программа. программное обеспечение и т.п.), позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

Традиционно понятие автоматизации документооборота связывают с работой с корреспонденцией, документами распорядительного и организационного характера и т.д. Однако СЭД позволяют также связать каждый документ с действиями, которые следует с ним произвести. Благодаря такой системе, появляется возможность отслеживать выполнение сотрудниками определенных работ. Таким образом, СЭД обеспечивает не только эффективное управление потоками документов и информационную безопасность в компании, но и повышение контроля исполнения работ по документам и продуктивности работы сотрудников.

Системы электронного документооборота (СЭД) в настоящее время применяются в ИТ инфраструктуре практически любой компании — как частной, так и государственной. В большинстве компаний либо СЭД уже внедрена, либо планируется ее внедрение в ближайшем будущем. Системы электронного документооборота решают все более широкий спектр задач, интегрируются с учетными системами, позволяют управлять показателями жизнедеятельности предприятия (выстраивать системы KPI или ССП).
С помощью СЭД предприятие становится прозрачным и управляемым: все простейшие хозяйственные операции (например, отгрузка товара со склада или передача материалов в производство) сопровождаются отражением их в учетной системе в виде электронных документов. Хозяйственные операции могут сопровождаться учетом и фиксацией показателей бизнес-процессов. Накопленная информация по показателям интегрируется в СЭД в показатели верхнего уровня, и, таким образом, мы получаем систему сбалансированных показателей, отражаемую на панели руководителя.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа, параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

Кроме того, СЭД, как правило, содержат средства групповой работы над документами и проектами, календарного планирования и загрузки сотрудников по работе с документами, ведения истории работы с документами и безопасной работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия. На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером СЭД является «ПитерСофт: Управление процессами». С появлением платформы «1С:Предприятие 8» распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Система электронного документооборота не должна иметь отраслевой специфики. Основным и наиболее распространенным вариантом электронного документооборота являются коробочные продукты, и СЭД на платформе 1С не исключение.

В условиях современного развития бизнеса СЭД должна решать задачи, связанные с оптимизацией затрат, с возможностью экономии внутренних ресурсов предприятия. При этом наиболее оптимальным вариантом является такая ситуация для предприятия, когда внедренная информационная система электронного документооборота позволяет быстро (за 2—3 месяца) окупить затраты на внедрение. Необходимым условием для подобного внедрения является наличие на предприятии сотрудника, владеющего знаниями в области процессного управления, навыками в построении диаграмм нотаций описания бизнес-процессов и достаточно хорошо представляющего бизнес-процессы, протекающие на предприятии, внедряющем СЭД. Важным подспорьем могут быть формализованные схемы бизнес-процессов.

Внедрение СЭД всегда должно решать вопрос оптимизации бизнес-процессов и экономии трудозатрат как руководящего звена, так и рядовых сотрудников предприятия. При этом максимальный эффект от внедрения достигается, когда электронный документооборот функционирует в едином информационном пространстве с системой управления и учета. Такая объединенная система позволяет решить значительно большее количество задач.

Существует ряд стандартных применений СЭД на платформе 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

Смотри также:

• Электронный документ
• Электронный документооборот
• Документооборот
• Система Сбалансированных Показателей (ССП, Balansed Scorecard, BSC)
• BPM/BPMS (Business Process Management System/Solution)
• Оптимизация бизнес-процессов
• KPI (Key performance indicator)

Источник: piter-soft.ru

Что такое СЭД и зачем нужна автоматизация

Новости

Автоматизация документооборота в организации возможна с помощью специального ПО для работы с электронными документами. Современные СЭД позволяют создавать, редактировать, осуществлять поиск нужных бланков, а также организовать взаимодействие между работниками предприятия на всех этапах. Широкий функционал подобных продуктов позволяет обеспечить эффективное управление документооборотом, маршрутизацию процессов, высокий уровень исполнительской дисциплины.

Благодаря программам ЭДО можно объединить в единое целое все внешние и внутренние документы компании, сформировать удобную цифровую среду для работы с информацией. Сегодня любой бизнес вне зависимости от его масштабов, оборотов, сферы деятельности и правовой организационной формы нуждается во внедрении СЭД.

Какие задачи решает процесс оптимизация документооборота (офис без бумаг)

Автоматизация документооборота предприятия позволяет упорядочить процессы ведения дел путем реализации концепции «офиса без бумаг». Применение ЭДО, оцифровка бумажных бланков решает следующие задачи:

• Исключаются из документооборота бумажные носители – оптимизируется работа с информацией, ускоряются все бизнес-процессы: от создания, подготовки документов до их поиска, согласования и обмена. Немаловажно и то, что снижаются издержки на расходные материалы, применяемые при работе с бумажными документами.
• Накопление больших массивов данных (Big Data) для аналитического анализа – внедрение ЭДО и методов архивирования информации позволяют предприятию накапливать большие объемы данных для последующего анализа, аудита. Это помогает эффективнее управлять развитием бизнеса, формировать расширенные отчеты, упрощать прогнозирование и планирование деятельности.
• Повышение уровня исполнительской дисциплины – за счет упрощения контроля задач повышается качество исполнения работниками предприятия распоряжений, приказов, решений руководителей, а значит, растет производительность труда в целом. СЭД помогает быстро наладить систему координаций в организации, позволяет распределить нагрузку между персоналом, повысить ответственность работников.
• Обеспечение защищенности данных – шифрование информации, иерархия доступа пользователей к файлам, электронное хранилище предупреждают утечку информации, обеспечивают сохранность и безопасность работы с документами предприятия.
• Формирование и развитие корпоративной культуры – автоматизированный документооборот на предприятии облегчает взаимодействие между сотрудниками, подразделениями, отделами компании. В результате упрощения коммуникации минимизируются трудовые конфликты, выстраивается четкая иерархия структуры управления (вертикальные связи), налаживаются взаимоотношения в коллективе, растет общий корпоративный дух фирмы.
• Ускоренное обучение новых сотрудников – встроенная в СЭД база знаний, система оповещения облегчают и ускоряют адаптацию новеньких кадров предприятия, сокращают расходы на проведение обучения, упрощают работу кадровых специалистов.

Таким образом переход на СЭД в глобальном смысле уже давно стал важной частью развитой ИТ-инфраструктуры предприятия. Налаженные бизнес-процессы напрямую влияют на качество предоставляемых услуг. Оптимизация документооборота позволяет организации быстро и эффективно решать повседневные внутренние и внешние задачи; повышает конкурентоспособность; увеличивает прибыль и рентабельность деятельности.

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Грамотная автоматизация документооборота на предприятии помогает на всех уровнях упорядочить, наладить управление потоками входящих и исходящих документов. При выборе СЭД нужно учитывать рабочий функционал системы, перечень поставленных задач. Условная классификация включает 4 вида продукта:

• ПО для делопроизводства – это универсальный тип ПО, который позволяет перевести в цифровой формат документы любых юрлиц вне зависимости от вида хозяйственной деятельности компании, масштабности, оборотов бизнеса. Возможности продукта ориентированы на классическую вертикальную структуру управления, исполнение обязанностей по строго заданному регламенту и стандартным правилам.
• Электронные архивы – это программное обеспечение предназначено для организации работы с большими объемами электронной информации. Возможности функционала продукта заточены под кластерный анализ, а также корректную классификацию информации, которая временно не используется, но требует точного индексирования данных и быстрого поиска. Как правило, ЭА применяются с целью перевода бумажных носителей информации в электронные, то есть для оцифровки документов, и создания единой базы данных от момента формирования документа до его исполнения.
• Workflow-софт – платформа для автоматизации документооборота, комплексного управления всеми потоками работ компании. В первую очередь подходит для предприятий с большими объемами документов, повторяющимися рутинными задачами, высокой степенью организационной зрелости.
• ECM – это набор технологий для управления корпоративным контентом предприятия. Софт предназначен для работы со структурированной информацией в любом формате, с некаталогизированными информационными массивами. ECM-системы представляют собой гибкое ПО для хранения, создания, систематизации, поиска, обработки электронного контента компании. Возможности функционала продукта позволяют управлять библиотечными знаниями, заданиями коллективу, медиа и web-контентом, взаимодействием пользователей; разграничивать права доступа пользователей; настраивать Workflow-сервисы. Таким образом технологии ECM помогают не просто внедрить автоматизацию управления документооборотом предприятия, но и повысить эффективность работы персонала с помощью KPI, управлять загрузкой трудовых ресурсов, распределять нагрузку между работниками.

На современном рынке представлены и комплексные решения СЭД, в которых объединяются функции софта разных типов. К примеру, многие продвинутые системы зачастую включают в себя функционал ЭА и нередко предусматривает опции Workflow или ECM. Подобные разработки считаются более сложными в управлении, но тем не менее позволяют полностью автоматизировать управление ЭДО, точечно настроить бизнес-процессы под специфику деятельности и стоящие перед предприятием задачи.

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Внедрение системы ЭДО повышает эффективность и конкурентоспособность деятельности предприятия, помогает оптимизировать бизнес-процессы, укрепляет доверие к организации со стороны ее партнеров, упрощает управление компанией с целью дальнейшего развития. К основным плюсам перевода бумажных документов в безбумажный формат относятся следующие:

• Минимизация нагрузки на персонал ведет к сокращению трудозатрат, увеличению производительности труда.
• Снижаются расходы компании на ведение и хранение «гор бумаг» – электронные файлы с информацией всегда «под рукой» и не требуют больших физических, денежных затрат на создание архивов.
• Уменьшаются риски потери документов, нивелируется влияние человеческого фактора при работе с данными, а значит, снижается вероятность ошибок, неточностей в документах.
• Организуется мгновенный доступ к нужным документам, ускоряется поиск требуемых версий бланков, решается проблема актуализации сведений.
• Обеспечивается конфиденциальность и защита данных от утечки или взлома. Функция разграничения пользовательского доступа гарантирует сохранность корпоративной информации, предотвращает ее распространение во внешнюю среду.
• Улучшается качество взаимодействия между работниками предприятия, его отделами и структурными подразделениями; облегчаются процессы коммуникации в ходе обмена информацией, развивается корпоративная культура.
• Формируется единая информационная база данных предприятия с ведением архивов, контролем последних версий, управлением доступом, созданием справочников, интеграцией с офисным ПО, электронной почтой.
• Создаются удобные возможности для эффективного контроля всех этапов работы сотрудников, обеспечения прозрачности бизнес-процессов, формирования сводных аналитических отчетов для различных целей.

Использование профильных СЭД также позволяет бизнесу соблюсти стандарты ISO 9000 – переход на ПО помогает обеспечить эффективное информационное взаимодействие и организовать полностью контролируемый, прозрачный документооборот на предприятии. Серия этих межгосударственных стандартов содержит основные положения функционирования систем менеджмента качества и подходит для любых организаций независимо от их размеров и видов.

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

Для успешного и оперативного перехода на ЭДО подбирать софт нужно с учетом специфики деятельности конкретного предприятия и стоящих задач. Предварительно рекомендуется пройти полный аудит бизнес-процессов, а затем четко определить, какие вопросы поможет решить внедрение СЭД.

Что еще важно, при выборе ПО нужно учитывать функционал решения, включая возможности доработки, индивидуализации под запросы отдельной организации; ценовую политику и масштабируемость системы. Способность продукта без ограничений обрабатывать повышенный объем операций имеет первостепенное значение для крупного бизнеса, для растущих предприятий. От перечисленных свойств напрямую будет зависеть масштаб вовлеченности работников в систему, уровень оптимизации работы. Найти правильное решение с наименьшими затратами помогут следующие рекомендации по выбору софта:

Перед приобретением софта рекомендуется провести тестирование пробной версии или воспользоваться демодоступом. Это поможет четко понять, подходит продукт для дальнейшей постоянной работы или нет.

Порядок внедрения системы автоматизации

После того, как система автоматизации документооборота и учета выбрана, нужно корректно внедрить ПО и затем его настроить. От правильности действий будет зависеть качество работы софта, возможность использования всех функций и эффективность СЭД.

Процесс внедрения продукта включает следующие этапы:

• Установка программы с развертыванием всех основных модулей софта, настройкой рабочей конфигурации и функционала.
• Интеграция других продуктов – с учетом стоящих задач и вида бизнеса можно синхронизировать решение с 1С, CRM, ERP и пр.
• Настройка регламента бизнес-процессов, включая порядок регистрации документации (входящей, исходящей), порядок согласования, редактирования, утверждения и др.
• Подготовка ПО к дальнейшему использованию с проработкой пользовательских прав, настройкой форм отчетов, корректировкой инструментов оптимизации документооборота.
• Тестирование системы на безопасность, стабильности использования – позволяет выявить и устранить технические ошибки, возможные уязвимости в интеграции или настройках продукта.
• Обучение специалистов – проводится в завершение внедрения СЭД и предполагает распределение ролей пользователей между персоналом компании. Обучение проводят с учетом должностных обязанностей, полномочий персонала.

В дальнейшем, уже в ходе работы ПО, выполняется окончательная отладка системы, включая кастомизацию интерфейса, для удобства пользователей. В среднем для небольшого предприятия на внедрение легкой программы нужно 3-4 недели. Для крупных предприятий это время может увеличиться до нескольких месяцев в зависимости от сложности интеграции и развертывания.

Критерии эффективности автоматизированной системы управления

Автоматизация документооборота с помощью ПО FIS

Мы автоматизируем документооборот предприятий с помощью программы FIS Docflow. Продукт включает электронное хранилище, а также 3 модуля для организации и ведения документооборота. Функциональность системы позволяет быстро и удобно работать с документами, поручениями; обрабатывать все виды корреспонденции; контролировать исполнение и согласование поручений. Защищенное электронное хранилище предназначено для надежного хранения информации с расположением в каталоге по иерархии; созданием резервных копий для важных данных.

Внедрение системы FIS Docflow обеспечивает автоматизацию ЭДО предприятия с настройкой под специфику бизнеса, потребности и требования заказчика. Закажите презентацию продукта, и наши специалисты помогут подобрать для вас оптимальный вариант программного обеспечения.

О компании

Финансовые Информационные Системы – разработчик информационных систем для финансового сектора. Мы знаем, как в кратчайшие сроки установить, настроить и запустить наш продукт, полностью адаптированный и локализованный в соответствии со спецификой бизнеса Банка.

Свяжитесь с нами:

Решения

• Автоматизация кредитного цикла
• Управление проблемными активами
• Факторинг
• Единый фронт-офис
• Управление рисками
• Управление проектами
• Управление закупками
• Управление маркетингом и продажами
• Другие решения

Источник: fisgroup.ru