Программа сэд что это такое простыми

Содержание

Возможности системы электронного документооборота

Счета, контракты, должностные инструкции, «первичка» — неотъемлемая составляющая работы маленьких, средних и больших компаний. Делопроизводство занимает много времени, сил и требует от сотрудников внимательности. Уйти от рутинной обработки бумажных документов, исключить действие человеческого фактора и легко контролировать бизнес-процессы позволяет система электронного документооборота (СЭД). Мы объясним, что нужно для ее внедрения. Также в статье расскажем о возможностях, видах, преимуществах и недостатках системы электронного документооборота.

Предоставим на выбор 3 проекта системы автоматизации электронного документооборота.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

СЭД: что это и для чего нужна

Начнем с определений понятий. Электронный документ (ЭД) — это аналог бумажного, созданный при помощи программного обеспечения и подписанный цифровой подписью. ЭД делят на 2 группы:

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена электронными документами между организациями, отделами компании или между предприятием и федеральными контролирующими органами (ФНС, Росстатом и другими).

Для организации ЭДО юрлицо или предприниматель заключает договор с оператором — структурой, которая обладает достаточными техническими и юридическими возможностями для хранения, создания и передачи юридически значимых форм «первички» с использованием цифровой подписи.

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальный софт или сервис, при помощи которого и происходит обмен цифровыми формами. Эти программы упрощают и структурируют документооборот, выполняют такие функции:

создание документов по готовым шаблонам;
импорт цифровых форм из почты или файлов, хранящихся на компьютере;
создание электронных документов по скан-копиям;
регистрация входящих и исходящих ЭД;
контроль за состоянием форм: «исполнено», «в обработке» и так далее;
хранение и распределение по группам или справочникам;
архивация устаревшей документации;
связь с бумажным документооборотом;
защита информации;
обмен между разными операторами ЭДО;
отправка отчетов;
сверка сведений о взаиморасчетах с контрагентами — большинство систем способно автоматически создавать акты и выдавать пользователю отчет о расхождениях.

Электронный документооборот: виды систем

По возможностям и решаемым задачам современные системы работы с электронными документами делятся на виды (условно):

Для делопроизводства. Подходят для любых организаций, независимо от рода и сферы деятельности. Помогают управлять входящей, исходящей и внутренней документацией: обращениями клиентов, письмами, приказами. То есть призваны организовать эффективную работу канцелярии, упорядочить документооборот и заменить бумажное делопроизводство на электронное.
Для координации операций, составляющих бизнес-процессы (Workflow). Подходят для средних и крупных компаний. Позволяют выполнять любые операции с формами, контролируют правильность заполнения, уведомляют руководителя или ответственного сотрудника о том, что у подчиненного нарушена последовательность обработки ЭД, допущена ошибка. Помогают найти причину и правильно выполнить весь процесс.
Для полной автоматизации работы с электронными документами (ЕСМ). Подходят для крупных и средних предприятий. Позволяют управлять документами, совместно работать с ними, сканировать и обрабатывать бумажные формы, выполнять операции бизнес-процессов (Workflow), осуществлять поиск и хранение документов в архивах, управлять web-контентом.

Существует еще одна классификация СЭД:

Коробочные. Это готовые решения с базовым набором функций. Отличаются простой установкой и относительно небольшой стоимостью. Недостаток — не могут быть полностью настроены под потребности конкретной компании.
Индивидуально разрабатываемые. Это ПО, которое создается четко под потребности и задачи конкретного предприятия, позволяет максимально эффективно настроить работу с ЭД. Недостатки — сложная установка, высокая цена, необходимость обучения персонала и покупки нового софта.
Комбинированные. Это базовое решение, к которому разработаны дополнительные модули под запросы организации. Настраиваются проще индивидуальных систем, стоят дешевле их и при этом соответствуют потребностям конкретного предприятия.

Для крупного и среднего бизнеса подходят комбинированные и индивидуально разрабатываемые СЭД, для малого лучше использовать коробочные.

Оформим электронную подпись за один день без вашего участия!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Преимущества и недостатки СЭД

Основные цели системы электронного документооборота — оптимизация работы компании, исключение ошибок в договорах, «первичке», отчетах и контроль бизнес-процессов. И СЭД с успехом справляется с такими задачами. Преимущества работы в системе:

сокращение расходов на канцелярию;
оптимизация рабочего времени сотрудников — составление актов, отслеживание иерархии, сверка документов и другие подобные операции выполняются быстро и легко;
сокращение количества возвратов отчетности из налоговой и других госорганов — при заполнении форм автоматически высвечиваются ошибки и неточности;
организация прозрачной работы с документами — видны все выполненные действия, возможно определить эффективность работы каждого сотрудника;
интеграция с товароучетными и другими программными продуктами, например, возможна связь с «1С» и обмен информацией с ней;
контроль и своевременная обработка документов — виден статус формы («отказ от подписи», «доставлен», «подписан»);
сохранность всех договоров, счетов-фактур, других форм в электронном архиве и их и быстрый поиск при необходимости.

Особенности разработки систем электронного документооборота

Сегодня информация ― стратегический ресурс государственного уровня. Возрастающая зависимость от количества и содержания информации, эффективности использования средств ее обработки и передачи привела к возникновению такого понятия, как информационные ресурсы. Они, в отличие от других ресурсов, которые могут иссякать, не только воспроизводятся, но увеличиваются при их использовании. Одна из форм создания, накопления, обмена информацией ― СЭД. Это система, которая помогает захватывать, копировать, хранить, распространять, обмениваться, управлять документами в организации.

Что такое система электронного документооборота?

Хранение документации. Это центр для всех документов, которые поступают в компанию и создаются в ней.
Сбор информации. Системы автоматизируют процесс ее сбора с цифровых и бумажных носителях. Для получения информации с бумажных носителей используют технологии оптического распознавания символов и оптического считывания меток. В сочетании с технологией массового сканирования можно быстро получать цифровые копии больших объемов рукописных или печатных источников с максимальной точностью.
Создание метаданных для всех документов после их получения или создания. Это позволяет упростить классификацию файлов по дате создания, дате последних изменений и другим параметрам.
Быстрый поиск и получение данных. Некоторые комплектации СЭД используют семантический анализ, чтобы понять значение содержимого. Это позволяет сотрудникам быстро находить информацию, даже если сейчас у них нет конкретных параметров файла.
Ограничение доступа к файлам. Не вся информация, поступающие в компанию и из нее, предназначена для просмотра всеми сотрудниками. С помощью СЭД можно легко установить разрешения на просмотр для отдельных источников, а также для файлов, которые соответствуют определенным критериям. Таким образом одни сотрудники могут вносить изменения в определенный документ, в то время как другие смогут только просматривать его или вообще не иметь к нему доступа.
Сохранение изменений. Со временем разнообразные документы компании могут претерпеть ряд изменений. Программная платформа ведет четкую запись всех изменений, а также сохраняет копии каждой отдельной версии файла на протяжении его жизненного цикла. Администраторы имеют возможность вернуться к предыдущим итерациям документа, если возникнет такая необходимость.
Безопасность и ответственность. Системы предоставляют ряд функций, которые направлены на сохранение данных в безопасности. Они защищены в соответствии с законом.

Разработка системы электронного документооборота дает повышает производительность и налаживает четкое взаимодействие между подразделениями предприятия.

Как работает ЭДО?

СЭД ― набор услуг управления документацией, которую можно транспортировать, преобразовывать бумажные файлы в цифровые документы, извлекать данные, классифицировать записи, готовить их к использованию в бизнес-процессах компании. Все записи находятся в облачном хранилище. Они доступны, когда это нужно. Система гарантирует безопасность, а также сохранность данных.

Система ЭДО ― программный пакет для обмена электронными документами через закрытые каналы связи внутри одной организации. Пакет входит в комплект СЭД. Его работа заключается в быстрой доставке любых документов определенному сотруднику. Это могут быть договоры, счета, акты выполненных работ, отчеты, другое.

Совсем недавно бизнес с некоторой опаской воспринимал ЭДО. Но ситуация коренным образом меняется. Крупный бизнес отдает себе отчет: чтобы оставаться среди лидеров, уже недостаточно предлагать просто качественный продукт. Нужно оптимизировать внутренние процессы для высвобождения ресурсов, избегать любых задержек и ошибок. Отраслевые лидеры ― фармацевтические, транспортные, добывающие, аграрные, энергетические компании ― убедились в этом на собственном опыте после того, как перешли на автоматизацию документооборота.

Виды СЭД

В зависимости от сферы деятельности производства или компании их требования к СЭД могут отличаться. Поэтому программные продукты бывают следующих видов:

Такие СЭД преимущественно предназначены для хранения и поиска документации, хранящейся там. Это оптимальное решение при работе с большим количеством данных, поскольку такая СЭД обеспечивает удобный доступ к файлу, который хранится там.

Подобный тип СЭД используется, чтобы грамотно координировать работу и взаимодействие документооборота в компании. Такие системы ЭДО могут оптимизировать рутинные задачи, связанные с документацией. Например, оборот документов между сотрудниками.

Преимущества системы электронного документооборота

Основное преимущество создания электронного документооборота ― экономия рабочего времени работников, так как на обработку информации вручную уходит много времени и ресурсов. Вы сможете тратить меньше времени на поиск важных документов, но больше времени на работу с ними по прямому назначению.

Плюсы разработки системы документооборота:

Повышение производительности, прибыли. После внедрения системы количество ресурсов, которые затрачиваются на получение, обработку и хранение данных, становится значительно меньше.
Прозрачность всех работ с файлами.
Сохранение истории внесенных изменений.
Возможность работы в системе сразу большого количества пользователей. Контроль потоков информации от команды к команде, что облегчает обмен знаниями.
Классификация информации по любым параметрам.
Придача юридической силы электронным документам.

С СЭД вы сможете организовать определенные пространства в системе, чтобы сотрудники работали непосредственно только с информацией, необходимой для выполнения задания или проекта.

Некоторые файлы служат справочными материалами, требующими лишь периодического обновления. С функциями системы можно расставить приоритеты для них, своевременно архивировать их, удаляя неактуальные.

В законодательстве РФ пока нет законов, регламентирующих проектирование и использование СЭД. При создание системы ЭДО разработчики опираются на общепринятые нормы делопроизводства.

Недостатки СЭД

Учитывая все преимущества и возможности СЭД, владельцам бизнеса нужно принимать во внимание следующие факторы:

Сравнительно высокая цена. На стоимость влияет максимальное количество сотрудников компании, которые будут иметь доступ к системе.
Создание СЭД требует продолжительного времени, задействования опытных специалистов.
Требуется провести инструктаж сотрудников, которые будут работать в системе.
Если у фирм, с которыми сотрудничает организация отсутствует эта система, это может несколько снизить эффективность сотрудничества.

Еще одна сложность внедрения СЭД ― адаптация сотрудников. В начале это может показаться сложным и непривычным. Но со временем сотрудники смогут в полной мере адаптироваться, ощутить разницу между обработкой документов вручную и электронным документооборотом.

Инновационная политика управления документацией вместе с хорошей цифровой системой ― удобное средство повышения производительности для организации. Автоматизация процессов управления документами позволит предприятию работать с увеличенной мощностью.

Но также стоит понимать, что введение СЭД в рабочие процессы не станет панацеей, если отношение сотрудников будет халатным. Поэтому здесь важна адаптация и дисциплина, которая необходима для успешной перестройки процесса.

Итоги статьи

Собственная система электронного документооборота — удобный способ для оптимизации бизнес-процессов в компании и управления документацией. Он становится все более популярным в связи с всеобщей цифровизацией и ускорением технического прогресса.
В зависимости от сферы деятельности производства или компании СЭД могут быть нескольких видов: базовые, low-code, архивные, workflow.
К основным преимуществам такой системы можно отнести повышение производительности, прозрачность работы с документацией и возможность работы одновременно множества пользователей.

Источник: sibdev.pro

Бесплатные системы электронного документооборота (СЭД)

От выбора системы электронного документооборота зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Некоторые поставщики предлагают бесплатные СЭД, но они подходят не всем. Рассказываем, какие системы бывают и какие вопросы они решают.

Какие бывают СЭДО

СЭД — система электронного документооборота. В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть. СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.
ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д.

ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.

СЭД, в свою очередь, имеют подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.

Какие вопросы решают СЭДО

Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:

сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
возможность изменения документов и доступ к их истории;
прозрачность работы сотрудников;
автоматизация поиска необходимых файлов;
мобильность системы;
наличие стандартных форм в СЭД;
обратная связь;
автоматическая классификация документов по разным критериям;
минимальный риск потери или порчи файлов.

Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для малого и среднего бизнеса.

Есть ли бесплатные сервисы ЭДО

Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.

Преимущества использования ЭДО от Астрал

АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота:

«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

ЭДО
переход на ЭДО
оператор ЭДО
электронный документооборот
Калуга Астрал
бесплатный сервис

Источник: www.klerk.ru

Функции систем электронного документооборота (СЭД)

Электронный документ, в отличие от бумажного, представляет собой файл, типовые операции над которым можно автоматизировать. Каждая система электронного документооборота обеспечивает выполнение базовых функций, в числе которых:

Создание, регистрация и хранение электронных документов, создание карточки документа.
Движение документа по заданному маршруту, возможность его отслеживания.
Ведение истории изменений документа.
Создание и настройка уведомлений о прохождении документа и его статусе.
Ведение журналов, контроль сроков исполнения, создание отчётов.
Аналитические функции.
Импорт и экспорт документов, в том числе сканирование и печать бумажных документов.
Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации, в том числе контроль и разграничение доступа, использование цифровой подписи и т.п.

Кроме того, система электронного доументооборота может обладать дополнительными специфическими возможностями в зависимости от задач, для которых она адаптирована. Так, подсистема, выполняющая функции электронного архива имеет эффективные инструменты для сканирования и оцифровки бумажных оригиналов, в том числе поточного, оснащена средствами работы со складом документов и т.п. Системы, предназначенные для работы с проектной документацией, могут работать с графическими файлами разных типов.

Некоторые функции встроены в СЭД изначально и их нужно просто настроить для нужд конкретной организации, другие реализуются с помощью подключаемых модулей или путём интеграции с другими системами, например, с электронной бухгалтерией.

По мере усовершенствования СЭД вместе с её обновлениями появляется новый функционал.

Что мешает внедрению и использованию системы электронного документооборота

Одна из основных причин этого — человеческий фактор. Сотрудники могут просто не знать о возможностях системы и поэтому не использовать их. Здесь могут помочь инструкции по использованию СЭД, написанные специально или адаптированные для вашей организации. В них необходимо на примерах типовых задач показать возможности системы электронного документооборота. Здесь вам могут помочь консультанты компании «Этлас-Софт».

Иногда людям привычнее и проще работать по старинке, чем тратить время и силы на то, чтобы разобраться с новыми незнакомыми программами. Преодолеть это сопротивление бывает непросто. Нужно показать человеку, в чём выгода от использования современных инструментов на его уровне — например, показать, насколько проще и быстрее станет его работа. Можно организовать среди сотрудников шуточное соревнование по освоению возможностей СЭД.

Как выбрать СЭД с нужным функционалом

На рынке представлено множество систем электронного документооборота. Разобраться в этом многообразии сложно сразу по нескольким причинам.

Во-первых, каждая современная СЭД обладает весьма широкими возможностями, которые не так просто описать как раз из-за их многообразия.

Во-вторых, ещё более трудная задача стоит перед покупателем СЭД — эти широкие возможности нужно сравнить между собой и попытаться «примерить» их на свою организацию.

Как быть? — Посмотреть на функционирование системы документооборота в деле.

Подберите две-три СЭД, которые по описанию соответствуют потребностям вашей организации. Каждая из них должна отвечать нескольким требованиям:

у программы должна быть демо-версия или довольно продолжительный бесплатный пробный период;
разработчик программы оказывает помощь в её внедрении и адаптации для решения задач покупателя;
по окончании пробного периода должна быть возможность выгрузить накопленные данные (это позволит вам не потерять результаты проделанной работы).

Скачайте и попробуйте выбранные СЭД в своей организации. После теста вы сможете сделать обоснованный выбор на основе собственного опыта.

Источник: atlas-soft.ru