50 российских систем электронного документооборота: самый полный список
Любая компания рано или поздно задумывается об оптимизации и повышении эффективности бизнес-процессов, наладить слаженную работу которых можно с помощью систем электронного документооборота (СЭД).
СЭД позволяют решать задачи по автоматизации работы с документами предприятий различных масштабов и сфер деятельности, в том числе территориально распределённых. Программные комплексы такого класса обеспечивают организацию юридически значимого документооборота компании, ведение архива документов, автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса. Кроме того, особенностью большинства современных СЭД является поддержка мобильных устройств и возможность интеграции с существующими информационными платформами предприятия.
Принципы электронного документооборота
На российском рынке представлено огромное множество систем электронного документооборота, и чтобы компаниям было проще определиться с выбором, мы составили подборку таких решений. Все они — исключительно отечественного производства, соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям IT-безопасности. Отдельно стоит отметить, что практически все перечисленные ниже продукты включены в реестр отечественного софта и рекомендованы для использования в государственных ведомствах и организациях РФ, а также в компаниях, реализующих проекты в рамках программы импортозамещения ПО.
- СЭД-система Comindware (построена на базе платформы Comindware Business Application Platform). Разработчик: компания Comindware.
- Корпоративная система электронного документооборота КСЭД 3.0. Разработчик: «КРОК Регион».
- Система электронного документооборота «СЭД-Сириус». Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС).
- Система автоматизации процессов дорожно-строительных организаций «Эпюра» (построена на базе платформы «1С:Предприятие»). Разработчик: Аракелян Армен Рафикович.
- СЭД «Синкопа-документ». Разработчик: компания «Кубань-Информ-Холдинг-Юг».
- Программный комплекс «Открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений» (СЭДКП). Разработчик: ФГАУ ГНИИ ИТТ «Информика».
- Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum.
- Программный продукт «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».
- «Ред Платформа Документооборота». Разработчик: компания «Ред Софт».
- Система «Бюрократ». Разработчик: ООО «Бюрократ»
- Информационная система «Электронное делопроизводство и документооборот». Разработчик: компания «Бриз Плюс».
- Система «Комита Курьер JE». Разработчик: акционерное общество «Комита».
- Модуль «Документооборот» (поставляется в составе ERP-системы «Компас»). Разработчик: компания «Компас».
- СЭД WSS Docs (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания WSS-Consulting.
- Автоматизированная система секретного делопроизводства АС СДП. Разработчик: ООО «Центр новых технологий «Импульс».
- Система автоматизации организационно-распорядительного документооборота (делопроизводства) предприятий «Лоцман:ОРД». Разработчик: ООО «АСКОН-Системы проектирования».
- Система EOS for SharePoint (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
- Информационная система EtaxReport. Разработчик: компания «Электронные бизнес-системы».
- СЭД «Аврора:Документооборот». Разработчик: ООО «Аврора Диджитал Груп».
- Система электронного документооборота Comsoft Docs. Разработчик: АО «Комсофт».
- Система электронного документооборота «Диалог». Разработчик: государственное унитарное предприятие «Крымтехнологии» (при поддержке Министерства внутренней политики, информации и связи Республики Крым).
- Система «Экспресс Документ». Разработчик: ООО «Электронный экспресс».
- Программный комплекс «Кодекс: Документооборот». Разработчик: консорциум «Кодекс».
- Автоматизированная система «Госэкспертиза». Разработчик: ООО «Экомаш инфо».
- Система защищённого электронного документооборота «Стэк-Траст». Разработчик: группа компаний «Стэк».
- СЭД OPTIMA-WorkFlow. Разработчик: группа компаний Optima.
- СЭД LanDocs. Разработчик: группа компаний «Ланит».
- Программный комплекс «Документооборот». Разработчик: Федеральное государственное унитарное предприятие «Главный научно-исследовательский вычислительный центр» Управления делами президента Российской Федерации (ФГУП «ГлавНИВЦ»).
- Решение СЭДО. Разработчик: ООО «АйДи — Технологии управления».
- Система электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса «Практика». Разработчик: компания «Системы документооборота».
- СЭД DoXLogic. Разработчик: компания «БФТ».
- Система «Альфа Док». Разработчик: «Альфа Док».
- Система «Экстерн». Разработчик: «СКБ Контур».
- Защищённая система электронного документооборота «ИВК Бюрократъ». Разработчик: АО «Информационная внедренческая компания» (ИВК).
- Система оперативного управления компанией «Мотив». Разработчик: Motiware.
- Программный комплекс «Этлас». Разработчик: компания «Этлас-Софт».
- Система электронного документооборота «Дело». Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
- Платформа «СБИС». Разработчик: компания «Тензор».
- Программный комплекс «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Разработчик: фирма «1С».
- Платформа «1С:Документооборот 8». Разработчик: фирма «1С».
- СЭД «КСК.Документооборот». Разработчик: «КСК Технологии»
- Платформа Naumen DMS. Разработчик: компания Naumen.
- Система Docsvision. Разработчик: ООО «ДоксВижн».
- СЭД «Е1 Евфрат». Разработчик: Cognitive Technologies.
- Система Docs on bpm’online (построена на базе платформы бизнес-приложений bpm’online от компании «Террасофт»). Разработчик: компания «Программные технологии».
- СЭД CompanyMedia. Разработчик: компания «ИнтерТраст».
- Система электронного документооборота Tessa. Разработчик: компания «Синтеллект».
- Система электронного документооборота Documino. Разработчик: компания «АйДи — технологии управления».
- СЭД «Тезис». Разработчик: ООО «Хоулмонт»
- СЭД «Эскадо». Разработчик: компания «Интерпроком».
Источник: software-expert.ru
Регистрация входящего документа в СЭД ГО УР
Система электронного документооборота в организации
Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы.
Подключитесь к Диадоку, поможем внедрить систему ЭДО Подключиться
Характеристики и структура
- оптимизировать расходы на печать и пересылку;
- уменьшить количество рутинных задач;
- ускорить делопроизводство;
- наладить дистанционную работу.
Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность.
С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения.
Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.
Базовые возможности систем ЭДО включают опции:
- создание и загрузка документов с компьютера;
- согласование, подписание;
- отправка и получение;
- настраиваемые шаблоны;
- хранение информации о действиях с файлом;
- поиск по ключевым словам;
- автоматизированные маршруты движения;
- разграничение доступа пользователей.
Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.
| Создание и отправка электронных юридически значимых документов | + | + |
| Подписание документов электронной подписью | + | + |
| Хранение данных на серверах Контура без ограничения по объему | + | + |
| Поиск файлов с отбором по фильтрам | + | + |
| Выгрузка документов для передачи в ФНС через систему интернет-отчетности | + | + |
| Поиск и приглашение контрагентов | + | + |
| Обмен сообщениями в онлайн-сервисе | + | + |
| Обмен документами с абонентами других операторов ЭДО — роуминг | + | + |
| Интеграционные решения | + | |
| Передача данных в Честный ЗНАК по маркированному товару | + | |
| Международный ЭДО | + | |
| Распределение входящих документов по подразделениям или сотрудникам | + | |
| Создание электронного архива | + | |
| Маршруты согласования | + | |
| Шаблоны документов | + |
Узнайте больше информации о системе электронного документооборота Контур.Диадок от нашего менеджера
Преимущества и особенности использования
Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее:
- Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя.
- Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи.
- Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи.
- Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами.
- Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов.
- Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
- Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать.
Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.
Виды электронного документооборота в делопроизводстве
Классифицировать электронный документооборот можно по разным параметрам: виду правовых отношений между участниками, типам документов, географии. Разберем детальнее.
По типу отношений между участниками процесса документооборота выделяют обмен внутри компании, с контрагентами и с контролирующими органами. Мы сравнили виды ЭДО в таблице.
| Внутренний | Сотрудники организации | Кадровые документы, авансовые отчеты, описи, ведомости | Организуется самостоятельно внутри компании с помощью решений от разработчиков |
| Внешний | Контрагенты: поставщики, клиенты | Формализованные и неформализованные документы: договоры, УПД, счета-фактуры, накладные, акты | Услуги по обмену предоставляет одобренный ФНС оператор ЭДО, например СКБ Контур |
| С контролирующими органами (B2G-обмен) | Госорганы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН | Отчетность и документы по требованию в ФНС и другие органы | Системы подготовки и сдачи электронной отчетности, например Контур.Экстерн |
Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.
Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.
Переведите делопроизводство в онлайн и обменивайтесь юридически значимыми документами
Требования к системам электронного документооборота
Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.
Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений.
У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур.
Также операторы ЭДО:
- хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока;
- отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.
Требования пользователей к составляющим системы электронного документооборота
Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы.
Также важны критерии:
- применение КЭП;
- опыт и надежность оператора;
- автоматизация создания стандартных документов;
- интеграция с 1С и другим ПО;
- отзывы клиентов.
Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики. Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации.
Оптимизируйте работу компании с помощью ЭДО
Внедрение ЭДО в работу организации
Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты.
Порядок действий при внедрении следующий:
- Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать.
- Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция.
- Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО.
- Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.
Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.
Вопрос-ответ
Как выбрать систему ЭДО?
Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.
Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?
Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.
Безопасно ли переходить на электронный документооборот?
Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.
Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?
Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.
Поможем внедрить ЭДО — подключите Диадок и начните экономить на документообороте
Источник: kontur.ru
Виды электронного документооборота в организации
Устроить процесс документооборота в компании можно двумя способами: в бумажном виде или в электронном. Второй вариант гораздо эффективнее, удобнее и безопаснее. Разбираемся в том, какие виды электронного документооборота существуют
(2)
Электронный документооборот используется в большинстве компаний, причём самых разных размеров. Его применяют не только крупные игроки, но и индивидуальные предприниматели, а также малый и средний бизнес.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот, ЭДО — это технология, которая позволяет компании управлять документами в электронном виде. Их можно хранить, обрабатывать, отправлять и принимать без использования бумаги.
Чтобы использовать ЭДО, понадобится выбрать одну из множества систем электронного документооборота.
Система электронного документооборота, СЭД — это программное обеспечение, которое позволяет настроить управление электронным документооборотом и непосредственно управлять им. То есть ЭДО — это технология, а СЭД — это ПО для применения технологии.
Функции электронного документооборота
Все функции ЭДО помогают сотрудникам компании легче и эффективнее управлять документооборотом. Например:
- создавать и регистрировать документы;
- создавать и редактировать справочники и реквизиты;
- формировать отчёты в несколько кликов;
- отправлять и получать документы;
- вести историю изменений и движения документации;
- контролировать исполнение приказов;
- импортировать документацию из интернета или из системы компьютера;
- работать как с отдельными файлами, так и с папками.
Функции ЭДО позволяют выделить преимущества использования этой технологии.
Преимущества использования электронного документооборота
Использование бумажного документооборота — это долго, дорого и малоэффективно. В то же время, ЭДО учитывает эти недостатки и обладает рядом преимуществ:
- Сокращение расходов — не нужно нанимать курьеров, закупать большое количество бумаги, чернил и принтеров, а также тратиться на почтовые рассылки.
- Хранение текущей документации — ничего не потеряется и не перепутается, потому что система учитывает все операции с документами и позволяет грамотно сортировать файлы.
- Хранение архивов — иногда требуется поднять архивы за последние несколько лет, и система с этим отлично справляется.
- Использование электронной подписи — можно подписывать документы из любой точки мира, в которой есть интернет.
- Контроль бизнес-процессов — можно контролировать любые исполнительные процессы по документам и отслеживать движение приказов, отчетов и договоров.
Принципы электронного документооборота
Для лучшего понимания работы ЭДО рассмотрим его принципы:
- документ регистрируется в системе один раз, что даёт возможность безошибочно его идентифицировать;
- документ движется непрерывно, что даёт возможность определить ответственного за его исполнение в любой момент;
- все операции могут выполняться параллельно, это повышает оперативность исполнения документов и сокращает их время движения;
- система поиска довольно проста и в то же время эффективна, поэтому найти документ в системе можно по минимальным данным;
- документы в системе не дублируются, что позволяет избежать путаницы в версиях и изменениях;
- система отчётов помогает контролировать движение документации и принимать управленческие решения.
Виды электронного документооборота
ЭДО можно классифицировать несколькими способами. Основной способ — классификация по сфере правовых отношений :
- внутренний электронный документооборот — движение документов в пределах одного предприятия;
- внешний электронный документооборот — движение документов между компаниями.
Второй способ классификации — по типу и характеру документации . Так ЭДО бывает:
- налоговый;
- бухгалтерский;
- производственный;
- складской;
- управленческий;
- кадровый;
- архивный и т.д.
Вне зависимости от вида ЭДО принцип действия и основные функции остаются одинаковыми. Теперь рассмотрим виды систем электронного документооборота, чтобы понять, что лучше всего подойдёт вашей компании.
Виды систем электронного документооборота
СЭД можно классифицировать на три категории: универсальные «коробочные» варианты, комбинированные и индивидуально разрабатываемые. Подробнее опишем каждый вариант:
- Универсальные варианты «из коробки» :
- готовая базовая платформа;
- самые дешёвые;
- обладают стандартными функциями;
- быстро внедряются и настраиваются;
- лицензия приобретается отдельно на каждое рабочее место;
- чаще всего неспособны закрыть все потребности организации.
- Комбинированные :
- готовая базовая платформа + разработка необходимых дополнительных модулей;
- стоимость варьируется в зависимости от сложности модулей, но обязательно включает в себя стоимость базовой платформы;
- обладают довольно широкой функциональностью;
- быстро внедряются и настраиваются;
- простые в освоении и использовании;
- закрывают все потребности организации.
- Индивидуально разрабатываемые :
- собираются с нуля под конкретные потребности предприятия;
- самые дорогие;
- долго внедряются и настраиваются;
- сложные в освоении, но простые в использовании;
- требуют расходов на закупку нового оборудования и ПО, а также обучения сотрудников;
- закрывают все потребности организации.
Большинству компаний подходят универсальные или комбинированные варианты, потому что они относительно недорогие, просты в освоении и закрывают те потребности, ради которых и внедряются СЭД.
Системы электронного документооборота
Когда вы понимаете принципы ЭДО, его виды и разбираетесь в том, что такое СЭД, остаётся только выбрать саму систему. Расскажем вам о нескольких популярных системах, которые пользуются спросом у владельцев бизнеса.
1. ELMA365 ECM
Функции и преимущества
Система электронного документооборота, отлично подходящая для обеспечения внутреннего документооборота среднего и большого бизнеса.
- Классический набор инструментов — возможность грамотно организовать электронную канцелярию и обеспечить надежную защиту и хранение данных.
- Электронный архив — поможет оперативно находить и выгружать документы, а также быстро отвечать на входящие запросы.
- Электронная канцелярия — обеспечит контроль при получении и хранении оригиналов договоров.
- Управление договорами, служебными записками и другими важными документами.
- Маршруты согласования документов — защитят от потерь и избавят от лишних коммуникаций.
- Электронная подпись — обеспечит простое взаимодействие как внутри компании, так и с контрагентами и государственными органами.
- Встроенный внутрикорпоративный чат для обсуждения документов.
- Мобильное приложение для iOS и Android.
- Интеграция с Диадок и другими операторами ЮЗДО.
Недостатки
Иногда наблюдаются некритичные баги и ошибки.
Стоимость
Стартовая цена — от 500 рублей в месяц.
Бесплатная/пробная версия
2. Контур.Диадок
Функции и преимущества
Система электронного документооборота с контрагентами. Помогает обмениваться накладными, счетами-фактурами, актами и другими документами.
- Создание, отправка и получение документов — удобно и без дублирования на бумаге.
- Распределение документов — возможность разграничить доступ сотрудников к документам с помощью создания нескольких подразделений.
- Сверка взаиморасчётов — автоматическое сравнение данных по операциям с контрагентами, а также формирование актов сверки и протоколов расхождений.
- Хранение документов в электронном архиве — бессрочно и на серверах Контур.
- Электронная подпись — с любого устройства, будь то ноутбук, смартфон или планшет.
- Составление маршрутов согласования — документы автоматически запрашивают согласование у конкретных отделов или специалистов.
- Интеграция с 1С.
Недостатки
Стоимость
Стартовая цена — от 1900 рублей за пакет в 250 исходящих документов.
Бесплатная/пробная версия
3. Genplace
Функции и преимущества
Система электронного документооборота, предназначенная для организации удобной и эффективной работы с контрагентами.
- Обмен электронными документами даже если у контрагента нет ЭДО — документ отправляется по ссылке и подписывается любой электронной цифровой подписью.
- Распознавание документов — система автоматически определяет, кому нужно отправить документ.
- Интеграция с 1С — полезно для универсальных передаточных документов и счетов-фактур.
- Хранение документов — скачать можно в любое время.
- Использование в судах и контролирующих органах — все документы юридически значимые.
- Интеграция с Контур.Диадок, Калуга Астрал, Тензор (СБИС) и Такском.
Недостатки
Недостаточно широкий набор функций.
Стоимость
Стартовая цена — от 840 рублей в месяц.
Бесплатная/пробная версия
Итог
Электронный документооборот помогает бизнесу сократить убытки и упростить работу с документацией. Системы электронного документооборота активно используются бизнесом любых масштабов: от индивидуальных предпринимателей до огромных корпораций. Главное — выбрать оптимальный вариант по соотношению цены, качества и количества полезных функций.
Источник: a2is.ru
Система электронного документооборота: возможности
В данной статье мы расскажем о том, что собой представляет система ЭДО, в чём заключаются её достоинства и недостатки и как объединить электронный документооборот с бумажным делопроизводством. Вы узнаете, как внедрить систему ЭДО в вашей организации, как выбрать оператора и многое другое.
Первичная документация, такая как счета, контракты, регламенты и т.д. является одной из основных составляющих работы в небольших, средних и крупных организациях. Ведение документооборота отнимает у персонала большое количество времени и сил, требуя при этом высокого уровня концентрации и внимательности. Избавиться от рутинной работы с бумажной документацией, сократить количество ошибок, совершаемых из-за усталости или невнимательности, а также обеспечить доступность контроля основных бизнес-процессов помогает система электронного документооборота (СЭД).
Что собой представляет СЭД и для чего она нужна
Электронный документ (ЭД) — представляет собой аналог обычного бумажного документа, подписанного от руки, но при этом он сгенерирован при помощи специального ПО и заверен электронной цифровой подписью (ЭЦП).
ЭД подразделяются на две группы:
2. Формализованные — стандартные бланки, созданные по установленной форме и имеющие расширение xml, к примеру, торговые накладные или акты приемки, сформированные по регламенту ФНС.
Электронный документооборот (ЭДО) — представляет собой процедуру обмена ЭД между различными компаниями, отделами одной компании, или между организацией и органами контроля (ФНС, Росстат и т.д).
Чтобы организовать электронный документооборот, участнику необходимо заключить договор на предоставление услуг с оператором ЭДО.
Система электронного документооборота (СЭД) — представляет собой специализированное ПО, либо сервис, через который производится обмен цифровыми формами. Данные программы облегчают и структурируют оборот документов, позволяя:
- Формировать документы по заданным шаблоном.
- Производить импорт цифровых форм из почты или документа, хранящегося на ПК.
- Формировать ЭД по скан-копиям.
- Осуществлять отслеживание состояния форм: «исполнено», «в обработке» и т.д.
- Записывать, хранить и распределять данные по соответствующим группам или справочникам.
- Архивировать ненужные документы.
- Защищать данные.
- Производить обмен документами между различными операторами ЭДО.
- Производить сверку данных о производимых с контрагентами расчётах — большая часть систем может в автоматическом режиме формировать акты и предоставлять пользователю отчёты о выявленных несовпадениях.
Электронный документооборот: виды систем
Системы электронного документооборота, в зависимости от поставленных задач и возможностей, имеют следующие направленности:
1. Для делопроизводства. Могут использоваться в любых организациях вне зависимости рода их деятельности. Обеспечивают управление поступающих, исходящих и внутренних электронных документов, таких как обращения клиентов, приказы, внутренние письма и т.д. Основная их задача заключается в организации эффективной работы канцелярии и бухгалтерии, а также упорядочение оборота документов через замену бумажного делопроизводства на электронное.
2. Для координации бизнес-процессов. Используются для обеспечения потребностей средних и крупных предприятий. Обеспечивают осуществление любых операций с заданными формами, позволяют осуществлять контроль корректности заполнения документации, оповещают руководителя или иного уполномоченного сотрудника в случае выявления нарушений последовательности при обработке ЭД.
3. Для оптимизации работы с ЭД. Используются для обеспечения потребностей средних и крупных предприятий. Дают возможность полноценного управления документами, совместной работы с ними, а также сканирования и обработки бумажных форм. Позволяют производить поиск и хранение документации в архивах, а также управлять web-контентом.
Также СЭД подразделяются на:
1. Коробочные. Представляют собой готовые решения со стандартным функционалом. Отличительными чертами коробочных решений являются лёгкость установки и невысокая цена. К недостаткам можно отнести невозможность осуществления настроек из учета конкретных особенностей организации.
2. Индивидуальные. Данные программные решения создаются из учета потребностей конкретной организации, а также предусматриваемых задач. Позволяют настроить наиболее эффективную работу с электронными документами. К недостаткам можно отнести сложную установку, а также высокую стоимость и потребность в обучении сотрудников.
3. Комбинированные. Это стандартные решения, для которых выпущены дополнительные модули, созданные из учёта потребностей конкретной организации. Настройка комбинированных систем осуществляется намного проще, чем для индивидуальных. К тому же они имеют более низкую цену и отвечают потребностям компании.
Большим и средним организациям лучше всего подходят комбинированные или индивидуальные СЭД, а для небольших компаний достаточно коробочных решений.
Достоинства и недостатки СЭД
Главными задачами системы электронного документооборота являются: автоматизация основных бизнес-процессов компании, сокращение доли ошибок в договорах, первичной документации и отчётах.
Достоинства работы в системе ЭДО:
- Снижение затрат на канцелярскую продукцию.
- Оптимизация времени, затрачиваемого на ведение бумажного документооборота.
- Снижение возвратов некорректно оформленных документов из ФНС и других органов государственного контроля.
- Обеспечение прозрачного документооборота — можно отслеживать все совершенные действия, а также производить оценку личной эффективности персонала.
- Возможность настройки взаимодействия с программами учёта товара, а также другим ПО, к примеру, с 1С.
- Обеспечение контроля своевременности обработки документов — можно просматривать актуальные статусы формы («отказ от подписи», «доставлен», «подписан»).
- Быстрый поиск необходимой документации.
Недостатки системы ЭДО:
- Необходимость заполнять бумажные и электронные бланки в случаях, когда у контрагента нет доступа по системе ЭДО.
- Затраты, сопряженные с внедрением и подключением системы ЭДО, а также с обучением персонала.
Как объединить электронный документооборот и бумажное делопроизводство
В случае необходимости, организация имеет право на ведение смешанного документооборота. Это означает, что часть документов будет выпущена на бумажных бланках, а часть в цифровом формате. При этом оформленные на бумаге документы могут иметь цифровую копию, предназначенную для размещения в СЭД, это позволяет облегчить поиск необходимых форм.
Чтобы определить, какой документ электронный, а какой просто цифровая копия бумажного приказа, необходимо проставлять буквы в наименовании или номере документа. Также для облегчения работы можно удалять из СЭД копии документов, срок хранения которых истёк.
Программы ЭДО: какие и как выбрать
На сегодняшний день представлено большое количество систем электронного документооборота, которые позволяют осуществлять эффективную работу с цифровыми документами, а также обеспечить их хранение.
Ниже в таблице мы сравнили пятёрку наиболее востребованных систем ЭДО:
Чем обусловлена цена
Кол-во форм — на стандартном тарифе их не более 100шт. в месяц
Через специализированный плагин, дополнительные настройки оплачиваются отдельно
Коробочная, с возможностью внесения дополнений
От кол-ва необходимых лицензий — для каждого рабочего места необходима своя лицензия.
Коробочная с возможностью безграничных настроек
От кол-ва ЭД за месяц — в стандартном пакете, не более 150
От кол-ва пакетов с ЭД — не более 50 за квартал, без ограничения вложений
От кол-ва серверных лицензий
Все перечисленные решения имеют возможность интеграции с 1С, а также другими программами учёта товара и предусматривают предоставление услуг технической поддержки 24/7.
При выборе СЭД необходимо, в первую очередь, смотреть на функционал ПО. Для перехода на электронный документооборот подойдёт коробочная версия с возможностью упорядочивания, а также хранения и обработки всех входящих и исходящих форм.
Предпочтение лучше отдавать отечественным системам, поскольку в иностранных предусмотрены другие принципы делопроизводства. Так, например, в российских системах применяется вертикальный, пока форма дойдёт до исполнителя, она согласовывается руководителями на разных уровнях. В зарубежном же софте применяется горизонтальный принцип, основанный на децентрализации, документ поступает непосредственно исполнителю, минуя предварительную стадию согласования.
Система ЭДО: как внедрить документооборот
Подсоединение к системе ЭДО осуществляется в несколько этапов, но сначала необходимо произвести предварительную подготовку:
- Анализ сложившейся в компании ситуации, а также определение будущих направлений работы.
- Адаптация ПО под конкретные задачи, разработка доп. модулей.
Этапы внедрения СЭД:
2. Осуществление проверки работоспособности, тестирование систем.
3. Обучению сотрудников.
4. Корректировка функционала и настроек в процессе работы.
Участники СЭД могут производить обмен юридически значимыми документами, такими как счёт-фактуры, товарные накладные, договоры и т.д.
Чтобы организация могла производить обмен электронными документами, необходимо соблюсти следующие условия:
1. Заверять документы усиленной квалифицированной электронной подписью.
2. Передавать сведения через оператора ЭДО.
Для интеграции СЭД и оператора ЭДО используется специальный шлюз.
Выбор оператора ЭДО
Ознакомиться с перечнем доступных операторов ЭДО можно на официальном портале ФНС. В основном, предоставляемые ими услуги одинаковы, отличия же только в скорости обслуживания, а также в наличии доп. возможностей настройки.
В случае, если ваши партнёры работают с одним оператором, а вы с другим, то это не является проблемой. Главное, чтобы у них была возможность поддержки работы с другими компаниями из перечня.
Электронная подпись для ЭДО
Работа в СЭД в невозможна без наличия ЭЦП, получить её можно в ближайшем аккредитованным центре. Так для внешнего документооборота необходимо наличие квалифицированной ЭЦП, а для организации внутреннего ЭДО подойдёт и простая ЭП.
Подберем программное обеспечение для возможности электронного документооборота.
Оставьте заявку для получения квалифицированной консультации.
Источник: kkmsale.ru