Программа сэд что это документооборот

Содержание

Что такое ЭДО и как он работает

Рассказываем, что такое электронный документооборот, как он работает, кому необходим и как внедрить его в вашу организацию.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен организации

Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена электронной документацией внутри компании, между организациями, с госорганами. Она включает в себя создание, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное использование информации.

Компании переходят с бумажного на электронный оборот из-за полезных функций этой системы:

Оптимизация бизнес-процессов. У каждой компании сложились собственные бизнес-процессы с использованием бумажной документации. С переходом на новую систему управлять всеми процессами становится проще. Документация больше не теряется, становится легче искать и исправлять ошибки, в любой момент можно найти нужную информацию для проверки или копирования.
Сокращение денежных затрат. Ведение бумажной документации — это расходы на бумагу, картриджи, обслуживание принтеров, зарплату сотрудников, которые печатают, систематизируют и хранят информацию, а также на оплату услуг служб доставки. С переходом на ЭДО финансовые расходы сокращаются на 80%.
Экономия времени. При бумажном документообороте много времени уходит на распечатку бумаг, передачу их разным руководителям для согласования или подписи. Если бумаги нужно отправить в другой филиал или город, согласование занимает уже не дни, а недели. При использовании ЭДО пересылка занимает несколько секунд.
Безопасность. Документы подписываются электронной подписью и перемещаются по зашифрованным каналам связи, поэтому вся информация защищена от перехвата извне.
Упрощение коммуникации с органами контроля. Контролирующим органам выгодно пользоваться электронным документооборотом внутри своих организаций, а также принимать такую документацию от подконтрольных организаций. Последним легче отправлять отчёты, потому что любой электронный документ легко найти, проверить, переслать.
Улучшение сервиса для клиентов. Если компания внедрила ЭДО, то её клиентам не приходится долго ждать решения своих вопросов. Организация улучшает свою репутацию, привлекает больше клиентов и партнёров, выигрывает в конкурентной борьбе. Если компания занимается продажами, она быстрее получает оплату от клиентов, а значит, укрепляет свою финансовую состоятельность.
Обеспечение контроля за движением документации. Если один и тот же документ должны подписать разные адресаты, то отследить его перемещение при бумажном документообороте сложно. При использовании системы ЭДО всегда видно, где сейчас нужный файл, когда поступил, в каком статусе находится.

Для индивидуального предпринимателя с несколькими контрактами в год внедрение ЭДО неактуально. А вот для организаций с большим объёмом бумажной документации это имеет смысл.

Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24

Основные понятия и принципы работы электронного документооборота

Виды электронного документооборота

В основном электронный оборот делится на внутренний, внешний и документооборот с госорганами.

Внутренний документооборот. Реализуется внутри организации. Слабо регулируется законом, поэтому каждая компания может устанавливать свои правила. Внутренний ЭДО помогает руководству и работникам организации быстро обмениваться информацией, согласовывать её и утверждать. Руководство может контролировать работу сотрудников, оценивая скорость создания, просмотра, отправки документации.

Во внутреннем обороте участвуют личные дела работников, приказы об отпусках и премиях, инструкции, справки, выписки, локальные нормативные акты.

Внешний документооборот. Реализуется между организацией и её контрагентами. Если у компании один оператор, а у контрагента другой, то нужно подключать роуминг (как на телефоне).

Документами, участвующими во внешнем электронном документообороте, могут быть договоры поставки, договоры оказания услуг, инвойсы, счета-фактуры. Такая документация обычно формируется по шаблонам, а маршруты её передвижения подчиняются отлаженным схемам.

Документооборот с госорганами. Реализуется между организацией и государственными структурами: пенсионным фондом, фондом социального страхования, налоговой инспекцией. Осуществлять ЭДО с госорганами помогают специальные сервисы, которые генерируют формы для документов и позволяют быстрее заполнять отчёты.

В основном взаимодействие с госорганами предполагает сдачу отчётности о деятельности организации, уплату налогов, отчисления в фонды.

Основы электронного документооборота

Если в организации внедрена система ЭДО, то документы изначально формируются в электронном виде: сотрудник печатает их на компьютере либо заполняет подготовленные стандартные формы. Если в электронный вид нужно перевести бумажный документ, сотрудник его сканирует. Для заверения используют электронную подпись. Передача внутри или за пределы фирмы происходит через корпоративную локальную сеть или через интернет, например, на email адресата.

Пересылка через email небезопасна. Почту любой из сторон могут взломать злоумышленники, тогда в их руки попадёт важная информация. Налоговая инспекция также не принимает документы через электронную почту — только через спецсервисы. Поэтому для безопасности лучше пользоваться сервисами операторов, которых в России несколько десятков.

Сервис оператора похож на электронную почту с расширенным функционалом. Он открывается в браузере, внутри есть папки с отправленными и принятыми документами, поисковая строка, справочник адресов, редактор текста. Информация передаётся по зашифрованным каналам. Через личный кабинет можно отслеживать, получил ли партнёр или сотрудник документы, подписал ли их, оставил ли комментарии.

Если две организации договорились об обмене стандартными документами, то с помощью сервиса оператора они могут создать шаблоны тех документов, которые используют чаще всего. Если сервис объединён с системой бухучёта или базой данных компании, то такие шаблоны можно заполнять автоматически. Если синхронизации нет, сотрудники заполняют формы вручную. Система ЭДО позволяет распределить документы по разным сотрудникам или отделам, которые будут их создавать и обрабатывать.

Хранение электронных документов можно организовать по-разному:

Электронный архив от компании-оператора — это наиболее защищённый вариант.

Источник: alfabank.ru

Об электронном документообороте в России, его весёлых местечковых особенностях и ситуации вообще

Мы делаем системы электронного документооборота для разных компаний. Крупные банки, администрация Перми, разные производственные объединения и госкомпании. Расскажу об особенностях этой сферы и граблях, которые ждут за каждым углом. Преимущества систем электронного документооборота такие, что не поспоришь в сравнении с традиционной бумагой.

Но нет, одна из самых весёлых проблем – саботаж сотрудниками. Почему? Потому что когда внедрение кончится, руководителю будет лучше видно каждый конкретный документ (любой от любого сотрудника). То есть будет больше контроля. Говоря более простым языком – в частности, воровать станет куда сложнее.

Первый пример саботажа – это когда система документооборота вводится вместе с автоматизацией процессов одновременно. В этот момент народ глубоко возмущается «квадратно-гнездовым» способом и другими нововведениями и чуть ли не собирает митинги о том, что всё это от лукавого. Чаще всего наблюдается в удалённых филиалах, где впервые как-то приходит контроль. Решается, естественно, только волей одного из первых лиц компании, иначе все шансы застрять в межведомственных «разборках».

Вторая стадия – после внедрения, когда приходит отчётливое понимание, что надо работать прозрачно. В одной госкомпании пользователи даже писали трактаты, что не плавное открытие экранных форм системы способствует ухудшению зрения и развитию эпилепсии.

Но давайте начну с начала, с того, зачем вообще в России нужен СЭД, когда уже есть пачка бумаги, ручка, печать и дырокол.

Про опыт

Сразу скажу — у нас есть готовые проекты в атомной энергетике, вся бухгалтерия «М.Видео» крутится на базе собранной нами ECM-платформы, есть несколько опенсорсных проектов на базе Alfresco, например, один — для госучреждения с 250 пользователями. Ниже будут примеры решений для разных известных компаний, пока же расскажу про рынок.

Зачем нужен СЭД компании?

Во-первых, контроль. Кто, где и что сделал, кто не работал,. Как и любая автоматизация, СЭД решает такую задачу достаточно эффективно. Плюс видно детализацию того, кто и что делает до последнего человека в компании. Видно, где какой документ застрял и кто виноват.

Во-вторых, избавление от бумаги. На первое место сейчас выходят продукты и решения, которые позволяют экономить здесь и сейчас. Быстрее окупаются, быстрее показывают результат. Логистика бумаги дорогая, и если получается избавиться от печати и пересылки бумажных документов внутри группы компаний (холдинга), это уже существенное яркое достижение.

За него инициатору вполне могут дать звезду героя и вообще карьерно отметить. Также многим интересен функционал рукописной электронной подписи (не ЭЦП, а той, когда клиент или сотрудник расписываются на электронном табло поверх изображения подписываемого документа). Это помогает принимать документы с различных мобильных устройств, плюс, как говорят западные коллеги, когда человек расписывается каждый раз, а не клацает кнопкой — это серьёзно повышает ответственность.

В-третьих, доступность информации. Любая важная для компании информация должна быть доступна в системе в любой момент, даже в том случае, когда сотрудник увольняется. Если вы никогда не искали бумажку на отгрузку вагона стали в компании с сотней заводов – вы не понимаете этой боли.

В-четвёртых, информационная безопасность. Сотрудники в принципе не должны хранить файлы, где им захочется, а хранить их в СЭД в нужных разделах. Важно защитить файлы не только, когда они хранятся на диске, но и когда они перемещаются, как внутри, так и за пределы компании. Для этого используются IRM-системы (Information Rights Management), они позволяют защитить документы за пределами периметра организации. Чтобы адресат прочитал файл, у него должны быть соответствующие права на дешифрацию.

Наконец, есть ещё важный аспект требований к СЭД — система должна быть удобной, чтобы сотрудники не бились головой об стену, а нормально в ней работали (иначе растёт уровень саботажа). Люди по умолчанию должны выбирать этот инструмент вместо того, чтобы пересылать файлы по почте или держать на локальном диске.

В частности, в этом направлении идет развитие корпоративных социальных сетей (тот же Jive также может решать эту задачу как корпоративная соцсеть компании). При интеграции корпоративной социальной сети, корпоративной почты и СЭД получается, что пользователям заметно проще сразу поставить документ в системе, чем отправить обычное сообщение.

Вендоры

В проектах СЭД мы строили решения как на западных, так и на отечественных платформах. Из западных ECM есть положительный опыт с EMC Documentum и с Alfresco. Первое — большая коммерческая платформа от большого вендора. Второе — компактная, но от этого ничуть не ограниченная, версия ECM с открытыми исходными кодами.

Из российских продуктов мы работаем с DocsVision и Directum. От западных ECM их отличает богатый специализированный для задач СЭД функционал. То есть стартовать проект внедрения и получить хороший результат можно значительно быстрее. Справедливости ради нужно сказать, что и над западными ECM существуют функционально развитые надстройки, облегчающие реализацию проектов СЭД. В КРОК, например, была построена такая надстройка над Documentum и Alfresco.

Есть ещё отдельный класс платформ, с помощью которых можно решать задачи электронного документооборота. Речь про BPM-платформы. Например, у нас договорооборот автоматизирован на K2+Documentum. BPM-платформа K2 Blackpearl отвечает за маршрутизацию электронных документов, которые размещаются в хранилище Documentum.

Кому нужен СЭД в РФ

Изначально в России систем электронного документооборота не было. Был дырокол. Потом появилась электронная нумерация входящих-исходящих (какой-никакой, а учёт), затем – хранение образов, потому что бумага часто терялась. То есть главным поводом тогда было создание электронного архива бумаг, бекап.

Только в начале 2000-х началось движение по постановке именно процессов в электронном виде – того, что станет современными СЭД. Как раз в 2005 году начался наш проект в Перми, где всех чиновников надо было пересадить на СЭД. Поначалу там за руководителей работали секретари, потому что мало кто вообще понимал, что это и зачем, но железная воля самых главных приводила к тому, что постепенно каждая бумага и каждая копейка (утрирую) стали учитываться (представьте себе «радость» всех причастных). Поколение сменилось, — а система работает, но руководителям уже привычно. Кстати, там же мы внедрили юридически-значимую ЭЦП, что было достаточно сложно в то время.

У многих объём документов разросся настолько, что старый СЭД просто не тянет базу. Звучит смешно, но это достаточно часто – большая проблема для компаний со старыми внедрениями.

Довольно мало компаний сейчас ставят с нуля. Как правило, у крупного бизнеса уже есть какое-то решение. Если СЭД нормально внедрён, то он – подспорье для бизнес-процессов, либо вообще основанная система поддержания процессов. На нём всё держится в компании, и потому если вы стали большим бизнесом – у вас автоматически что-то такое уже есть. Если в системе электронного документооборота проблемы, то проблемы у всей организации.

Был, например, случай, когда компания осталась жить на СЭДе, который перестал развиваться 2-3 года назад. Нужны новые функции – а вендор их сделать не может. Где-то забивали костыли, где-то приколупывали внешние модули, где-то просто теряли часть процессов.

Одна из новых причин модернизации СЭД – это интерфейсы. Люди привыкли к фейсбукам-контактам, и СЭД для них должен быть таким же простым. Бывает, что затраты на обучение в какой-то момент перевешивают стоимость модернизации. А большая часть новых СЭД почти всегда уже юзабельные.

Примеры

Переход на безбумажный оборот (есть ряд особо важных документов, подписывающихся вручную, но их немного).
Контроль статуса исполнения документов (что очень важно для большой организации). Благодаря принципу сквозного контроля руководящий состав получил возможность контролировать исполнение своих поручений на любой стадии и ступени организационной иерархии;
Повышение производительности труда персонала (всё под рукой плюс подсказки-напоминания). Экономический эффект на каждого из них составляет 144 тыс. руб. в год;

Для Росавтодора мы внедрили систему электронного документооборота, рассчитанную на более чем 2000 пользователей. Решение имеет полный набор функций, необходимых для осуществления делопроизводства и архива. С помощью системы «Контроль исполнения договоров» сотрудники Росавтодора ведут учет заключенных государственных контрактов, контролируют выполнение подрядчиками своих обязательств, отслеживают сроки и объемы выполняемых работ, учитывают претензионно-исковую деятельность по контрактам. Важное: эффективная групповая работа по подготовке документов, налаженная коммуникация между центральным аппаратом и региональными подразделениями, высокая степень защиты информации, интеграция системы документооборота с системой поточного сканирования.

Для одного очень крупного банка мы внедрили систему на более чем 4000 пользователей центрального аппарата и территориальных филиалов. Система позволяет создавать и согласовывать различные формы заявок и маршруты их прохождения. В рамках проекта система интегрирована с HP OpenView ServiceDesk для синхронизации справочников информационных ресурсов, а также статусов инцидентов на исполнение заявок. Главный приоритет — сокращение времени подготовки и обработки документов.

В ОАО «НЛМК» мы сделали первое в России внедрение системы электронного документооборота под Linux. Это вообще наше первое внедрение, очень-очень давнее. Бизнес-приложение автоматизировало 100 рабочих мест административного аппарата. Единый формат документов и правильное архивирование и резервирование – тогда это было счастье для них.

Для одной очень крупной производственной группы из нефтегазовой сферы мы делали СЭД на более чем 4000 человек (примерно 6,5 миллиона документов в год).

Использовано: СУБД Oracle Database 11.2.0.3, контент-сервер EMC Documentum Content Server 6.7 SP1, сервер приложений ORACLE WebLogic Server 11g 10.3.5, также EMC Documentum xPlore 1.2, ABBYY Recognition Server 3.5, WSO2 Enterprise Service Bus 4.5.1 и Pentaho Data Integration 4.4.0, плюс система управления бизнес-правилами IBM ODM 8.5. Интеграция с информационными системами заказчика: SAP ERP, 1С, АСВ НСИ, БОСС-Кадровик, ИСУП, банк клиент, система сканирования, почтовый и факс-сервер, Active Directory, OeBS, ЕСУИД (Oracle OIM).

Раньше там не было единой системы обмена, и поэтому производительность часто упиралась в бумажный обмен, конвертацию и вообще странные логистические вопросы. Плюс появились все прелести контроля и точного отслеживания.

Для себя (у нас более 2000 сотрудников и до 3000 проектов в работе в год, из которых – около 20% с бюджетом больше миллиона долларов) мы используем СЭД на базе Documentum и K2. Для упрощения согласования документов топ-менеджментом организована система напоминалок по почте с возможностью согласования по нажатию кнопки.

Про рынок

Если смотреть на западную ситуацию, там рынок ECM растёт примерно на 8-10% в год. У нас похожий курс, но есть два больших принципиальных отличия: во-первых, по миру достаточно велика доля опенсорсных решений (а у нас к ним только-только начинают присматриваться), во-вторых, в среднем доля систем электронного документооборота в продажах ECM — примерно 40%, а у нас — 50%.

У нас в стране на начало 2014 г. насчитывалось более 6,25 млн рабочих мест, которые могут быть автоматизированы при помощи функционала ECM-систем. То есть конкретно в России потребности в платформах электронного документооборота еще не закрыты, рынок ещё будет развиваться и расти до стадии насыщения как минимум пару лет (с учётом текущей ситуации – больше, процесс замедлился).

Почему так? Достаточно просто, дело в том, что на этот рынок выходит средний бизнес. Лет, скажем, 10 назад был только вариант писать что-то своё, небольшое прикладное. Лицензия на готовый продукт была просто неподъёмной по цене.

Сейчас есть возможность купить что-то вполне доступное и при этом полнофункциональное, либо собрать из опенсорс-компонентов (при наличии необходимой квалификации). Естественно, очень сильно на развитие систем электронного документооборота в России повлиял госсектор — там идёт большая движуха по электронному обмену между ведомствами, и в сравнении, опять же, с ситуацией 10 лет есть разница. Плюс работает естественный фактор географического распределения — далеко не на каждое предприятие в России из-за расстояний можно часто ездить лично, поэтому для крупных компаний становится важным повышать эффективность управления. То есть в первую очередь — видеть всех ответственных и избавляться от неконтролируемого бумажного обмена, сокращать срок поиска документов.

В кризис есть шансы на рост — внедрение СЭД может сократить затраты на печать, и существенно повысить эффективность процессов. Для кого-то кризис будет шансом наконец-то «протолкнуть» давно необходимую программу внедрения.

Резюме

Сейчас почти все понимают, что электронный документооборот важен. Многие хотят поставить систему ради экономии на той же логистике бумаги, многие — заместить дорогой импорт новым более доступным по цене решением. На практике замещают один импорт другим. Часто переходят с громких брендовых этикеток на опенсорс.

Вендоры заворачивают опенсорс в российскую этикетку и называют это исконно русским продуктом. Рынок растёт (по крайней мере, рос до недавнего времени), поэтому приходит много игроков, рождающих целые группы косяков во время внедрений — от банального непонимания масштабов и нагрузок на разные точки инфраструктуры до недостаточных возможностей реагировать на изменение процессов заказчика.

Мы часто видим, как небольшие игроки пытаются пройти квест по состыковке данных в госкомпаниях при интеграции — там одна только задача получения данных в нужном формате может поставить крест на всей затее. Умеем работать, умеем показывать прототипы раз в неделю, умеем правильно договариваться — без опыта тут никуда. Умеем выдерживать огромную волну первых дней звонков в саппорт после внедрения, в конце концов. И только после полугода-года мучений видно, как процент просроченных документов, например, в госкомпании, начинает влиять на премию руководителя или чиновника — и как все процессы вдруг магически начинают крутиться быстрее.

Ссылки

«Тяжёлый» прикладной софт: будни разработки и внедрения
Процесс постоянных изменений в компании: как это автоматизируется

Источник: habr.com

Обучающий курс: «Что такое СЭД и как ее внедрять?»

Группа компаний Digital Design уже более 25 лет занимается разработкой и внедрением систем электронного документооборота. За это время мы накопили колоссальный опыт и знания о том, зачем компаниям нужны СЭД, какие задачи они могут решить и как правильно внедрить СЭД, чтобы она не только выполняла свои основные функции, но и была базовой платформой для цифровой трансформации бизнеса.

Президент компании Docsvision, входящей в группу компаний Digital Design и являющейся разработчиком одноименной ECM/BPM-платформы, подготовил обучающий курс, который будет полезен как тем, кто первый раз столкнулся с понятием СЭД, так и опытным специалистам. Курс носит учебно-просветительский характер и в нем рассказывается не только о Docsvision, а в общем об электронном документообороте. Курс начинается с общих понятий том, что такое СЭД, зачем она нужна на предприятии, ее месте в инфраструктуре компании и других основ электронного документооборота. В дальнейшем на курсе рассматриваются более узкие темы: способы защиты данных в СЭД, реализации управления бизнес-процессами, архитектуре системы и т. д.

Мы предлагаем вам ознакомиться с этим курсом либо полностью, либо только с темами, которые вам интересны. Курс разбит на 15 уроков, каждый из которых посвящен отдельной теме. Длительность каждого видео составляет от 15-20 минут, а весь курс занимает 3,5 часа.

Часть 1. Введение. Роль СЭД в цифровой трансформации

В первом выпуске Владимир Андреев рассказывает о курсе и о том, какими знаниями он будет делиться со слушателями. Затем он переходит к самым основам электронного документооборота.

Часть 2. История развития СЭД в России

Во второй части Владимир рассказывает об истории развития СЭД в России, выделяет текущие тренды и помогает разобраться в терминологии и выборе варианта цифровой трансформации бизнеса.

Часть 3. Что такое электронный документ?

В третьей лекции Владимир Андреев рассказывает о понятии «документ», типах документов и как они обрабатываются в СЭД.

Часть 4. Что такое приложение СЭД?

Тема четвертой лекции – приложение в разрезе системы электронного документооборота: как устроены СЭД, что такое «модели управления», чем отличаются документы, правила, задания и конструкторы.

Часть 5. 7 принципов идеальной СЭД?

В этом видео Владимир рассказывает о семи основных принципах, на которых должна строиться идеальная система электронного документооборота.

Часть 6. Работа с документом в СЭД

В шестом видео Владимир Андреев рассказывает о роли понятия «документ» в современной СЭД. Из чего он состоит? Какие типы документов используются в системе? Что можно (и что нельзя) делать с документом в СЭД? Какие у них бывают артефакты?

Также Владимир расскажет о «жизненном цикле документа», затронет темы контента и атрибутов, управления версиями, комментирования и обработки, перечислит типы метаданных и опишет логику обработки данных в СЭД.

Часть 7. Работа с заданием в СЭД

В этом видео Владимир рассказывает о задачах и маршрутизации в СЭД. Откуда берутся задания? Как ими управлять? Кто отвечает за выполнение, постановку, проверку заданий? Зачем нужны различные «состояния» заданий, их реальные примеры?

Как осуществлять контроль исполнительской дисциплины через современную СЭД?

Часть 8. Управление процессами в СЭД

Тема восьмой лекции – подсистема управления бизнес-процессами. Мы обсудим как реализуется BPM в современной СЭД, структуру и функции BPM-системы, нотации моделирования бизнес-процессов, их параметры и применение, функции процессов, их предназначение и возможности расширения BPM-системы.

Часть 9. Поиск и навигация в СЭД

В девятой лекции Владимир рассказывает про поиск и навигацию в системе электронного документооборота и нескольких основных видах поиска – по атрибутам, по классификаторам, а также полнотекстовый поиск.

Часть 10. Представления и отчеты в СЭД

Десятая лекция посвящена 4-му компоненту модели приложения СЭД – групповым представлениям и отчетам. Владимир расскажет о возможностях конструировать различные виды представлений и кратко остановится на средствах аналитической отчетности, расскажет о том, какие витрины данных могут быть созданы для приложений СЭД, обозначит средства контроля исполнительской дисциплины.

Часть 11. Средства безопасности в СЭД

Одиннадцатое видео посвящено информационной безопасности в СЭД. Владимир Андреев раскроет темы авторизации и аутентификации и поговорит о способах защиты данных в СЭД. Часть лекции будет посвящена ЮЗДО (юридически значимый документооборот), как перейти на «безбумажный» документооборот, и какие именно инструменты могут этому способствовать. Также несколько слов будет сказано об электронной подписи и интеграции СЭД с внешним электронным документооборотом, т. е. обмене электронным документами с контрагентами.

Часть 12. Какие задачи решает и не решает СЭД?

Это видео будет посвящено приложению системы электронного документооборота. Владимир расскажет, какие решения можно создавать на базе платформы СЭД, и в каких случаях нужно выбирать другие IT-платформы. Отдельно будут представлены пять классов решений на базе СЭД:

Автоматизация делопроизводства;
Электронные архивы;
Автоматизация бизнес-процессов;
Поддержка групповой работы с документами;
Реализация специализированных решений.

Часть 13. Требования к архитектуре СЭД

13-я лекция курса посвящена архитектуре системы автоматизации документооборота. В ней Владимир расскажет о масштабируемости различных компонентов платформы, необходимости реализации сервисной архитектуры и вариантах доступа к системе, возможных клиентских сценариях (Web, on-premise) и необходимых для этого сервисов.

Часть 14. Как внедрять СЭД

В этом видео Владимир ответит на вопрос, как, внедряются системы электронного документооборота в средних и крупных предприятиях? В лекции будут рассмотрены аспекты формирования команды проекта, критерии выбора платформы СЭД и первые шаги по внедрению. Кроме того, слушатели научатся выбирать задачи для автоматизации, узнают, как сделать процесс внедрения максимально эффективным и итеративным, разберутся, как заранее запланировать масштабирование системы.

Часть 15. 7 трендов развития СЭД

В последней лекции курса Владимир расскажет о трендах развития систем электронного документооборота: изменении в позиционировании классических ECM, поддержке групповой работы в системе, интеграции с другими корпоративными системами, новых подходах к организации интерфейсов СЭД и концепции цифровой ловкости (Digital Dexterity), инструментах Low-Code и использовании технологий машинного обучения в СЭД.

Источник: digdes.ru

ТОПовые системы и программы электронного документооборота 2022

Ведение документооборота может превратиться в головную боль из-за бесконечного потока бумаг, которые все время куда-то теряются, требуют их перемещения с места на место, покупки бумаги и картриджей. А если точно подсчитать затраты, то получится немалая сумма. Чем больше компания, тем сложнее управлять документами. В небольших компаниях масштабы скромнее, но вопросы экономии стоят более остро.

Согласно исследованию Gartner , от 80% до 95% текущих данных компании хранятся на бумаге и на локальных компьютерах. Опять же, согласно другому исследованию Gartner, в среднем, 25% документов хранятся в электронной системе не структурировано, и сотрудники тратят 60% своего времени на поиск этих документов. Все эти проблемы приводят к росту издержек компании на 2 -15%.

Малому и среднему бизнесу системы СЭД необходимы не меньше, чем крупному. В обзоре рассмотрены возможности и особенности систем электронного документооборота, приведены ТОПовые системы ЭДО для того, чтобы МСБ могли выбрать лучший сервис.

О системах ЭДО (СЭД)

Система ЭДО – это программное обеспечение, используемое для хранения, отслеживания, редактирования и распространения документов и данных в цифровом формате. Система электронного документооборота (СЭД) – это высоко структурированный и надежный электронный инструмент, который управляет всем спектром документации, используемой организацией.

СЭД выводит стратегию управления документами на новый уровень, конвертируя бумажные файлы в электронный формат и централизует документооборот организации. Система управления документами относится к защищенному электронному хранению. Все документы – цифровые и отсканированные бумажные могут быть зарегистрированы, проиндексированы, заархивированы, извлечены, размечены и совместно использоваться с помощью зашифрованных прав доступа.

Как минимум, СЭД должна улучшить рабочие процессы за счет определенных функций автоматизации и возможности легко оцифровывать бумажные документы. Эти возможности означают, что организация может получить единый и последовательный поток информации, который улучшает все, от совместной работы и коммуникации до заполнения типовых форм и отчетов. ЭДО обычно используют для следующих целей:

Для хранения файлов и управления ими . Вы и ваши сотрудники используете СЭД как электронный шкаф для хранения документов. Вы сканируете бумажные документы в систему и храните цифровые документы. Преимущество перед традиционными процессами заключается в том, что индексация и фильтры позволяют быстрее находить и использовать нужные документы.
Для управления рабочими процессами и процессами утверждения . Кадровые и другие документы могут быть просмотрены, утверждены и перемещены, при этом оставаясь в безопасности. Любые типовые процессы можно автоматизировать и освободить кучу времени.
Для создания документов . Системы ЭДО обычно содержат готовые шаблоны и позволяют создавать свои. Это очень упрощает процесс работы.
Для удаленной работы . Системы электронного документооборота делают документы доступными для сотрудников, где бы они ни работали.

Независимо от отрасли, инвестирование в систему СЭД дает целый ряд преимуществ:

Помогает улучшить организацию труда .

Система электронного документооборота создает четкие, упорядоченные правила для документов, которые охватывают весь спектр операций, от повседневных форм, таких как пакет счетов, до менее используемых, но важных документов, таких как годовые контракты с поставщиками.

Способствует лучшему сотрудничеству .

Отделы вашего предприятия не существуют в вакууме – вам необходимо тесное сотрудничество как внутри отделов, так и между ними. СЭД позволяет наладить пути прохождения документов и автоматизировать типовые операции.

Защищает важные документы .

С устаревшей системой управления документами вы можете столкнуться с риском несоблюдения нормативных требований безопасности для вашей отрасли и защиты конфиденциальной информации. Таким образом, важно убедиться, что ваша система может правильно обрабатывать и хранить любые конфиденциальные документы, относящиеся к клиентам, сотрудникам, заинтересованным сторонам и вашей интеллектуальной собственности.

С системой ЭДО вы будете иметь возможность определять, кто может получать доступ к определенным файлам и обмениваться ими. Система электронного управления документами позволяет полностью контролировать каждый документ, в том числе то, кто его просматривает или редактирует.

Благодаря подробной, простой в использовании системе электронного документооборота с надежной функцией поиска сотрудники могут найти нужный документ за считанные секунды. Сокращается время и на создание, отправку документов.

Изучив список преимуществ, вы можете заметить, что все они имеют нечто общее: все они в конечном итоге приводят к финансовой экономии.

Использование системы электронного документооборота не только экономит ваши деньги в повседневной работе, но и со временем высвобождает ресурсы и может помочь вам привлечь новых клиентов.

Наконец, вам не нужно беспокоиться о потерянных документах, таких как счета-фактуры поставщика или платежи клиентов, которые напрямую связаны с вашими финансовыми операциями. Благодаря тому, что эти документы надежно хранятся и легко доступны, вы можете гарантировать, что входящие средства постоянно обновляются, а исходящие платежи происходят вовремя. Вы не получите штрафы за просрочку платежа.

Критерии выбора систем электронного документооборота. Как снизить риск выбрать «не тот» сервис

Выбор правильной системы электронного документооборота начинается с понимания проблем и потребностей:

Вам нужен способ организации файлов и контроля доступа для удаленных сотрудников?
Вы хотите отказаться от бумажных документов?
Есть ли необходимость в новых рабочих процессах или нужно упорядочить существующие?
Сколько людей будет пользоваться ЭДО. Это для всех, или это будет ограничено небольшой группой или отделом?
Вы слишком много тратите времени и денег и хотите сэкономить?
Вы хотите облачную или локальную систему? Если вы предпочитаете использовать локальную систему, подумайте, есть ли у вас бюджет на новое оборудование (при необходимости) и есть ли у вас персонал для управления системой. Может ли поставщик ПО оперативно устранить неполадки.

Определите три-пять основных потребностей. Если вы раньше этого не делали, то узнаете – зачем вам ЭДО и какие проблемы оно закроет.

А вот если у вашей компании есть проблемы, перечисленные ниже, вам действительно стоит подумать об автоматизации с помощью СЭД:

существует большой поток входящей, исходящей и внутренней документации, обработка которой занимает много времени;
принятие решений становится очень медленным из-за долгого прохождения документов;
увеличивается количество отчетных форм;
есть проблема информационной безопасности компании.

Какие функции следует искать в СЭД, чтобы выбрать именно ваш сервис:

Полная интеграция с вашими существующими системами.
Простота создания документов.
Оцифровка бумажных документов.
Отправка отчетов контролирующим органам. Соответствие требованиям ФНС. Надежные операторы ЭДО для юридически значимого документооборота есть на сайте ФНС.
Архивация и фильтрация для поиска.
Подробная история редактирования.
Возможности быстрого обмена документами.
Функции безопасности.
Возможности автоматизации рабочего процесса – маршрутизация, утверждение, отправка.
Аналитическая отчетность.

В конце концов, если у вас есть гора бумажных документов, вы хотите оптимизировать бизнес-процессы в компании и ищете инструмент для повышения эффективности сотрудников – вам точно нужна система управления документами.

Обзор СЭД (ЭДО)

Системы СЭД различаются по объему и размеру, предлагают различные функции и имеют свои преимущества и недостатки. Мы представили вам ведущие системы ЭДО, для того, чтобы облегчить выбор. Базовый функционал, описанный выше, есть у всех сервисов, дополнительный указан в таблице.

ТОП систем электронного документооборота

Архивация и аналитика.

Есть локальные и облачные версии.

Обмен документами с другими операторами ЭДО

Подписание электронной подписью сразу группы документов

Источник: marketing-tech.ru