Программа сед что это

Особенности создания систем электронного документооборота

Современный бизнес сложен без грамотного управления информацией. Рассказываем об использовании системы электронного документооборота (СЭД) и ее разработке в Sibdev.

Что такое СЭД?

Система электронного документооборота — это автоматизированное решение для управления информацией компании на всех этапах и уровнях: от создания и редактирования до пересылки и архивации. В перечень ключевых функций СЭД входит маршрутизация документов, их поиск, конвертация, классификация и разграничение прав доступа.

К очевидным достоинствам этих систем, также относятся неограниченная масштабируемость и гибкость при интеграции с локальной ит-инфраструктурой объекта. Цель внедрения СЭД — организация эффективной среды, в которой документооборот предприятия имеет единый протокол делопроизводства и общую базу данных. Применение специализированных систем существенно упрощает и оптимизирует процессы обработки информации независимо от формы носителя. Практика показывает, переход на электронную систему обращения документов открывает новые перспективы доходности в экономическом секторе и повышает эффективность внутреннего и межведомственного взаимодействия общественных и муниципальных организаций.

Принципы электронного документооборота

Функциональные возможности СЭД

Любая современная система электронного документооборота может выполнять задачи, которые выходят далеко за рамки потребностей традиционного делопроизводства. Ниже перечень того, что рядовая СЭД обеспечивает по умолчанию.

Сбор информации

Сочетая автоматизацию сбора данных с цифровых источников и технологию потокового/массового сканирования (создание электронного образа бумажного документа) СЭД кратно увеличивает скорость обработки и классификации информации независимо от объема.

Архивация

Централизованное хранение цифрового контента позволяет свести воедино ключевые процессы, связанные с финансами, управлением и учетом. Классификация файлов при помощи административных и структурных метаданных а также, семантический анализ (опционально), сокращают время поиска информации и ускоряют делопроизводство.

Совместная работа с документами

Стандартизация задач, документов и уведомлений значительно упрощает практику взаимодействия как внутри компании, так и с внешними ресурсами. Обмен файлами в сети СЭД занимает секунды, а удобный контроль статуса контента — доставлен, редактируется, подписан, сводит к минимуму задержки в исполнении задач.

Иерархия доступа

Системы электронного делопроизводства позволяют устанавливать различный уровень прав доступа к файлам и документам. Детально регулируя границы контакта персонала с конфиденциальными данными, от запрета на просмотр и копирование до разрешения на редактирование, СЭД служит надежным барьером от утечки информации.

Резервное копирование

Любые изменения в структуре оборота и хранения документов фиксируются программой, которая сохраняет копии всех версий файлов до и после преобразования. Регулярное резервное копирование гарантирует восстановление полного объема данных при сбое, случайном удалении или вирусной атаке.

Управление документами в СЭД «ДЕЛО»

Безопасность и защита

Отказоустойчивость СЭД обеспечивается упомянутой выше централизованной формой хранения данных. При отказе любой прикладной системы, информация остается доступной в электронном архиве, что позволяет не прерывать бизнес-процессы до возвращения инфраструктуры в штатный режим. Любая внедренная система электронного документооборота неизменно повышает исполнительскую дисциплину, помогает развитию корпоративной культуры и наделяет предприятие конкурентными преимуществами.

Немного об ЭДО

СЭД — это мультипрограммная, универсальная платформа, упрощающая делопроизводство. Она передает, преобразовывает, классифицирует и хранит файлы, предоставляя к ним доступ доверенному персоналу компании или клиентам.

Электронный документооборот (ЭДО) — важнейшая составная часть СЭД, базис, обеспечивающий внутренний обмен цифровым контентом, при помощи протоколов шифрования, по защищенным каналам связи. Решение обычно используется на ответственных направлениях, связанных с пересылкой важных, юридически значимых документов. Опасения, которые бизнес еще недавно испытывал по поводу несовершенства защиты каналов обмена информацией и затрат на внедрение электронного документооборота, не нашли подтверждения. Все большее число независимых участников рынка и государственных структур, ответственных за разные секторы в экономике и управлении, переходят на ЭДО.

Типы СЭД

Системы электронного документооборота — сложные структуры с различной спецификой и возможностями. Поэтому, перед тем как принимать решение о внедрении, следует заранее определиться с требованиями компании и разобраться в типологии СЭД.

Электронный архив

Системы этого типа решают только две задачи — хранение и оптимизация поиска документов. Для больших массивов данных — это крайне полезное решение, которое позволяет исключить потерю важной информации и обеспечивает мгновенный доступ к любому файлу в хранилище. Функцию ЭДО, такие платформы, по умолчанию поддерживают редко.

Workflow-системы

Приложения, созданные с целью координации потока документов согласно регламенту, установленному компанией. При помощи workflow-СЭД легко автоматизировать шаблонные действия: прием и регистрацию заявок клиентов, делегирование их свободным сотрудникам и т. д. В рамках таких систем уже возможен оборот документов между сотрудниками и подразделениями, назначение статуса и сроков обработки данных.

Классические (базовые) СЭД

Говоря о внедрении классической системы электронного документооборота, чаще всего, имеют в виду полный перевод в нее делопроизводства компании как внутренний, так и внешний. Внедрение СЭД классического типа, особенно варианта «из коробки», иногда связано с определенными трудностями — новые принципы работы могут быть некомфортны для персонала. К тому же организации придется перестраивать привычные процессы и связи под новые требования. Тем не менее выбор базовых СЭД, особенно для крупных организаций, почти всегда оправдан.

Low-code СЭД

Визуальная простота интерфейсов, доступная логика и максимально естественная функциональность делает СЭД-решения на базе Low-code обоснованным выбором для небольших компаний и производств с потребностью в частых видоизменениях регламента процессов. Чем больше возможностей предлагает система оборота документов, тем она дороже и требовательней к административным и ит-ресурсам компании. В свою очередь, версии с модульной сборкой или ограниченным набором функций, могут стать выходом там, где нет потребности в глобальной реорганизации делопроизводства, но есть запрос на порядок в документах.

Преимущества СЭД

1. Создает прозрачность потока документов и процессов внутри компании — все манипуляции с файлами легко отслеживать и контролировать;
2. Укрепляет исполнительность и дисциплину персонала — мониторинг открытых систем удобен для наблюдения результатов и реакций;
3. Снижает потери времени, исключая из бизнес-процессов рутину — нет необходимости в длительном поиске и согласовании документов;
4. Обеспечивает защиту информационной базы от утечек, строго регламентируя права доступа и контролируя безопасность данных;
5. Работает в русле принципов, заявленных в международных стандартах качества ISO и государственных нормативных реестрах;
6. Повышает производительность, за счет высвобождения ресурсов, затрачиваемых на ручную обработку документов;
7. Сохраняет полную историю изменений файловой базы и структуры делопроизводства компании;
8. Создает условия для объединения любого числа пользователей с контролем потоков между подразделениями.

Определенных стандартов и законных актов для СЭД, как для электронной бизнес-системы, в правовом поле РФ практически не существует. Разработчики, а затем пользователи таких систем, чаще всего ориентируются на рекомендации и нормы бумажного делопроизводства.

Недостатки СЭД

1. Стоимость СЭД пропорциональна количеству сотрудников компании, с доступом к системе. Для масштабных организаций, нуждающихся в развернутой базовой версии ПО, такое приобретение обойдется недешево.
2. Настройка и обслуживание СЭД требуют квалифицированных кадров, которым также нужно платить. Исключение — сервисы на основе Low-code, для администрирования которых не нужны навыки программирования.
3. Адаптация персонала к новым правилам делопроизводства может занять некоторое время, в течение которого КПД бизнес-процессов предприятия будет невысоким.
4. Наличие СЭД у компании не гарантирует ее параллельного использования партнерами и поставщиками. Бумажный документооборот отдельных контрагентов может свести к минимуму преимущества электронной системы.

Следует понимать, что само по себе внедрение СЭД вряд ли станет заметным стимулом развития компании, если в основе регламента останутся прежние принципы и отношение к обработке информации. Перестройка сознания людей, участвующих в процессе, может занять неожиданно больше времени, чем предполагалось. Здесь многое зависит от настроений руководства и кадров, ответственных за ввод продукта в эксплуатацию.

Вывод

Массовый перевод делопроизводств на системы электронного документооборота неизбежен с учетом новых реалий. Несовершенные процессы обмена информацией, подразумевающие использование «физического» носителя — бумаги, будут тормозить развитие компании, заставляя расходовать ресурсы на необязательную рутину и вести к стагнации.

Очевидно, что заменить устаревший формат не всегда просто — для этого нужен комплексный подход к автоматизации делопроизводства, который может занять время и потребовать немало средств, но результат превзойдет ожидания.

Профессионально внедренная СЭД, в союзе с грамотно подобранными прикладными модулями и сервисами, гарантированно увеличит скорость и качество обработки информации на всех уровнях компании и поможет зримо отстроиться от конкурентов, манкирующих возможностями современных технологий.

Источник: spark.ru

Как начать работу с электронным документооборотом

Бумажные документы уходят в прошлое: в одних компаниях стремительно, в других – более скромными темпами. Электронный документооборот (ЭДО) хоть и не обязателен, но желателен: технология автоматизирует процесс обмена информацией, ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Итог – сокращение расходов на хранение и обработку бумажной документации, экономия времени, повышение эффективности работы компании в целом.

Что такое электронный документооборот и как он работает

Система электронного документооборота подразумевает создание, регистрацию, обмен документов в цифровом виде, без применения бумажных носителей.

В конечном счете перейти на ЭДО придется всем. Уже утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Согласно документу, к началу 2025 года 70% товарных накладных и 95% счетов-фактур должны быть переведены в цифровую форму.

Для электронного документооборота разработан отдельный госстандарт – ГОСТ Р 53898-2013. Если файл подписан квалифицированной электронной подписью, то документ становится юридически равнозначным бумажному, на котором стоит рукописная подпись.

• СЭД – техническая система, в которой создают, подписывают, отправляют электронные документы;
• СЭД обеспечивает управление доступами и передачу файлов в локальных или внешних сетях;
• благодаря СЭД мы контролируем входящие и исходящие потоки документов, собираем и храним их в онлайн-архиве.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Функции электронного документооборота

Системы электронного документооборота:

1. Обеспечивают единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия – стандартизация упрощает процессы, повышает эффективность.
2. Обеспечивают легкий обмен информацией внутри отдела, между отделами, компаниями.
3. Стандартизируют формы и реквизиты.
4. Регистрируют внутреннюю, входящую, исходящую документацию, при необходимости перенаправляя руководству.
5. Дают возможность вносить изменения сотрудником при условии получения доступа.
6. Контролируют согласование и процесс исполнения.
7. Формируют отчетность.
8. Архивируют данные.

Каким компаниям подходит электронный документооборот

ЭДО – удобно и современно, но некоторые предприниматели смотрят со скепсисом на идею внедрения системы электронного документооборота. Впрочем, тем, кто на упрощенном налогообложении заключает несколько контрактов в год, не составляет труда несколько раз выслать бумажные документы.

А что с малым и средним бизнесом? Зачастую им важно получать оплату товара или услуги в день получения документов. В таких случаях грамотно внедренная система электронного документооборота позволяет существенно ускорить исполнение договоров.

Приведу пару примеров, когда отсутствие СЭД стало критичным для проекта. У интернет-магазина накопилась внушительная дебиторская задолженность – более десяти миллионов рублей. Возникла задолженность из-за того, что была допущена очередная ошибка в накладной – товар находится в фуре, невозможно получить на складе. Исправленный документ едет к поставщику – время безвозвратно уходит. После внедрения СЭД все необходимые корректировки в документах выполняют всего в несколько кликов и сразу направляют получателю.

Другой пример. Крупная энергосбытовая компания, точнее ее финансовый отдел, закладывал в бюджет внушительные суммы как «накладные расходы». Эти деньги, порядка 120 000 рублей в год, на самом деле шли на оплату штрафов, регулярно получаемых в результате налоговых проверок. После внедрения электронного документооборота корректность составленных документов контролируют не люди, а алгоритмы. Больше ошибок нет, к тому же на более важные задачи высвободилось драгоценное время сотрудников.

А теперь больше конкретики. Кому и в каких случаях нужен электронный документооборот для работы с госслужбами:

1. ФНС, налоговая отчетность – всем юридическим лицам.
2. Налоговая декларация по любому налогу – юридические лица, а также индивидуальные предприниматели со штатом более 100 сотрудников.
3. Декларация по НДС – юрлица и ИП, которые являются плательщиками НДС.
4. Отчеты в ПФР и ФСС – юрлица, а также ИП, у которых штат 25 и более сотрудников.
5. Расчет страховых взносов за работников – юрлица, а также ИП, у которых 10 и более сотрудников.
6. Отчет в Росстат направляют все юридические лица и ИП.

В каких случаях необходим документооборот при работе с контрагентами:

1. Электронные торги – необходимо и для заказчика, и для исполнителя.
2. Производителям и продавцам маркированных товаров следует в обязательном порядке регистрироваться в системе «Честный знак».
3. Производителям и продавцам алкогольной продукции следует в обязательном порядке регистрироваться в ЕГАИС.
4. В системе «Меркурий» обязательно регистрируются фермеры, а также продавцы фермерской продукции, которая подлежит ветеринарному контролю.
5. Обязательно регистрируются в национальной системе прослеживаемости товаров продавцы импортных прослеживаемых товаров.

Что нужно знать перед внедрением ЭДО

Перед внедрением электронного документооборота стоит разобраться с тем, на какие параметры обращать внимание при выборе системы. Также важно узнать, как получить электронную подпись, какие изменения ожидают в учетной политике при переходе на ЭДО.

Как выбрать систему электронного документооборота

Рекомендую ориентироваться на постоянно актуализируемый список операторов ЭДО федерального уровня. Выбирая СЭД, обратите внимание на следующие параметры:

1. Насколько сервис безопасен? Нас интересует, как организован доступ к сервису – по логину или квалифицированной электронной подписи. Уточните, прошел ли аудит безопасности системы. Также выясните, где, как, как долго хранятся файлы и не потеряете ли вы доступ к ним, если контракт будет расторжен.
2. Возможность интеграции. Уточните, сможете ли вы автоматически обмениваться данными с учетными системами.
3. Интерфейс, адаптивность. Насколько удобна система в использовании – вашим сотрудникам предстоит ее осваивать, регулярно пользоваться. Также важно, есть ли версии для смартфонов и планшетов и насколько корректно работает система на других устройствах, помимо компьютера. Обратите внимание, не сокращен ли функционал в мобильной версии.
4. Роуминг с другими операторами. Если ваши контрагенты используют другие программы, то роуминг придется как нельзя кстати.
5. Техподдержка. Насколько оперативно работают специалисты, и доступна ли круглосуточная помощь. Не стоит рассчитывать исключительно на своего штатного или внештатного программиста.
6. Наконец, стоимость. Уточните, что входит в тариф, какие опции оплачиваются отдельно.

С 1 июля бесплатные ЭП начала выдавать ФНС России. С 2022 года функции по выдаче КЭП юридическим лицам, ИП и нотариусам останутся только у ФНС и доверенных удостоверяющих центров.

Что нужно сделать, чтобы внедрить электронный документооборот

Необходимо получить бесплатную электронную подпись в ФНС. Для этого запишитесь на прием. Заранее приготовьте защищенный носитель – флешку, которую можно приобрести у операторов ЭДО, например. Также подготовьте пакет документов:

• паспорт руководителя;
• ИНН;
• СНИЛС;
• выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ);
• приказ о назначении руководителя;
• сертификат соответствия на носитель ключевой информации.

Вам необходимо заполнить заявление на получение квалифицированной электронной подписи. Это можно сделать в личном кабинете ФНС, если ранее уже получали электронную подпись, либо же очно явиться в ФНС, если оформляете впервые.

Срок действия электронной подписи составляет 15 месяцев, при этом и ИП, и юрлица получают только одну квалифицированную подпись. Получает ее руководитель, который имеет право подписи без доверенности, либо непосредственно ИП. Копированию КЭП не подлежит.

Также ввиду перехода на электронный документооборот вводим изменения в учетной политике. Что необходимо прописать:

• участки бухгалтерского и налогового учета, документы, которые будут оформляться электронно;
• список документов, которые необходимо оформлять в электронном виде;
• тип электронной подписи – простая или квалифицированная;
• порядок хранения электронных документов;
• способ отправки и получения данных – должно быть в электронном виде, с указанием оператора электронного документооборота;
• порядок взаимодействия с контролирующими органами;
• право подписи электронных документов с указанием должностей сотрудников.

Преимущества и недостатки в работе СЭД

Как и любой инструмент автоматизации, СЭД отличается как преимуществами, так и недостатками. В конечном счете внедрение таких систем – вопрос потребности вашего проекта.

Преимущества СЭД

Во-первых, вы не отстаете от рынка. Автоматизация сегодня – выгодное конкурентное преимущество, если вы грамотно вводите и эксплуатируете технологии. Повсеместному введению электронного документооборота способствует и государство, что позволяет сделать бизнес более прозрачным.

Специалисты СКБ «Контур» отмечают, что порядка 33% российских компаний уже перешли на ЭДО. Характерно, что малый и средний бизнес пока не демонстрирует активного интереса к электронному документообороту – перешло на СЭД около 10% компаний. При этом более 60% компаний-представителей крупного бизнеса уже перешли на работу с электронными документами.

Развитие этого сегмента рынка увеличилось на фоне пандемии и в 2022 году по-прежнему все активнее среди компаний внедряется система юридически значимого ЭДО. По мнению руководителей IT-компаний, тенденция будет сохраняться и далее.

Во-вторых, СЭД позволяет вам экономить ресурсы. Отказываясь от бумажного документооборота, вы в несколько раз сокращаете стоимость подготовки, пересылки, хранения бумаг. Снижаются затраты на бумагу и картриджи, на услуги почты и курьеров, на работу бумажных архивов. Вместо этого ежегодно оформляют электронную подпись и оплачивают подключение к системе ЭДО через облачный или коробочный доступ.

Приведу пример в цифрах. Яна Шабанова, директор по развитию приложений для бизнеса в IT-компании Atos, отмечает, что до введения электронного документооборота компания тратила до 5% прибыли на бумагу, картриджи, курьерские услуги. Введя СЭД, Atos удалось сократить эти расходы более чем вдвое.

В-третьих, освобождаете драгоценное время сотрудников для решения более важных задач. Персонал не тратит время на печать, подпись, отправление, отслеживание и т.д. Благодаря ЭДО юридически значимый документ за пару мгновений направляется адресату в любую точку мира. Например, в компании «Байкал-Сервис» с 115 филиалами по всей стране исходящим документооборотом занимаются трое (!) сотрудников. В год компания отправляет по системе электронного документооборота чуть менее трех миллионов документов.

В-четвертых, ваши данные надежно защищены. Введя ЭДО, вы не потеряете оригиналы документов. Также конфиденциальная информация не утечет за пределы организации – ровно противоположное нередко происходит при хранении данных в бумажном виде.

Ненадежность электронных систем – миф. Операторы несут юридическую ответственность за защиту информации, попадающей в систему. Разработчики применяют постоянно совершенствующиеся технологии шифрования данных.

Наконец, вы способствуете более активному развитию бизнеса. Электронный документ применяют для экономии, а также из-за работы с контрагентами, требующими от вас использование СЭД. Примечательно, что ЭДО еще и позволяет вашему проекту развиваться быстрее, функционировать оптимизированнее и эффективнее. Сотрудники быстро собирают и анализируют информацию, включая данные о клиентах и сделках. Руководство же упрощает себе процесс принятия наиболее выгодных управленческих решений.

Недостатки СЭД

А теперь поговорим о том, с какими негативными явлениями вы можете столкнуться при внедрении системы электронного документооборота.

Начнем с затрат. Тарифы на лицензию, варианты подписок разные. Потратиться придется не только на лицензию, но и на электронную подпись, на получение которой, кстати, тоже придется потратить время и средства. Также в статью расходов войдет оплата услуг по установке, настройке сервисов, обучению персонала. Некоторые компании включают перечисленное в стоимость лицензий.

Далее – обучение сотрудников. Здесь многое зависит от того, насколько ваш коллектив готов к нововведениям, насколько быстро и эффективно осваивает новые сервисы. Наконец, насколько он понимает смысл этих нововведений. Обучение можно заказать у компании-разработчика, однако самим руководителям придется активно участвовать в адаптации персонала к новому инструменту.

Как отмечалось в разделе выше, вам придется прописать во всех договорах с партнерами новые условия. Не факт, что все ваши контрагенты будут открыты к новому формату работы – им также придется платить абонентскую плату за использование СЭД.

На какие продукты взглянуть? Во-первых не приобретайте сразу первое попавшееся решение. Выберите несколько заинтересовавших вариантов и ознакомьтесь с работой, воспользовавшись тестовым периодом – большинство крупных разработчиков предлагают такую опцию. Рекомендую рассмотреть Bitrix24, amoCRM, A2B, Microsoft Dynamics, Мегаплан. Приобретайте после полноценного теста.

Не забудьте предварительно обратиться в техподдержку и оценить работу. Посоветуйтесь с партнерами – чужой опыт не станет лишним.

Как отмечалось выше, внедрение системы электронного документооборота – вопрос потребности вашего проекта. Насколько ваш проект нуждается в таком инструменте, решать вам. Это не так сложно проанализировать, взглянув на преимущества и недостатки, рассмотренные выше. Если мера действительно необходима, то стоит обстоятельно подойти к внедрению, включая активную помощь ваши сотрудникам в освоении нового инструмента.

Источник: timeweb.com

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

Глобальная цифровизация не обошла и систему работы с документами. Все больше компаний разного масштаба переходят на электронный документооборот (ЭДО), оценив два главных преимущества этого шага – значительная экономия денег и времени.

Пока еще применение ЭДО не носит обязательный характер, но в некоторых случаях по требованиям законодательства рознице без него никак не обойтись: при продаже маркированных товаров, алкоголя, при подаче налоговой отчетности, при участии в госзакупках. Да и ФНС планирует к 2024 году перевести на ЭДО все организации.

В статье разбираемся в актуальной теме: что такое ЭДО, как он работает, как его подключить и в чем его выгоды для бизнеса.

Используемые сокращения

Для лучшей читаемости, далее по тексту будут использоваться сокращения:

• ЭДО – электронный документооборот;
• ЭД – электронный документ;
• ЭП – электронная подпись;
• ЭЦП – электронная цифровая подпись;
• УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
• СЭД – система электронного документооборота;
• УПД – универсальный передаточный документ;
• ПО – программное обеспечение.

Что такое ЭДО?

ЭДО избавляет от необходимости использовать бумажную форму документов и работает с документацией только в электронном виде. Функции он выполняет те же самые: формирует, редактирует, регистрирует, согласовывает, отправляет, хранит документы. Одна из важных функций — передача кодов маркировки через УПД в систему «Честный знак».

С помощью сервиса ЭДО можно передавать все типы документов: как неформализованные (договора, акты сверки, соглашения и т. д.), так и формализованные, то есть для которых законодательством РФ предусмотрены специальные форматы. К примеру, вот перечень форматов, утвержденных ФНС.

Изменения, касающиеся получения ЭЦП в 2021-2022 годах

С 1 января 2022 г. УКЭП для ИП, юридических лиц и нотариусов будет бесплатно изготавливать только ФНС России. Однако, с 1 июля до 31 декабря 2021 года, действует переходный период и получить сертификат УКЭП в ФНС бесплатно можно уже в эти дни.

УКЭП для физических лиц, а также лиц, действующих от имени юридического лица по доверенности, можно будет получить с 01.01.2022 г. в коммерческих удостоверяющих центрах после их переаккредитации. Подробности здесь.

Изменения в законе об электронной подписи (ФЗ-476) здесь.

1. Выбрать оператора ЭДО и заключить договор с ним.

Различные операторы отличаются условиями и тарифами. На что еще стоит обратить внимание при выборе:

• Наличие соглашения об уровне качества (SLA).
• Интеграция с системой маркировки «Честный знак».
• Возможность интеграции с учетной системой вашей компании.
• Настроенный роуминг с другими операторами ЭДО. Пригодится, если ваш контрагент – клиент другого оператора.
• Демо-доступ для проверки функциональности сервиса.

Процесс внедрения ЭДО у небольшого бизнеса занимает одну-две недели.

Сомневающимся в переходе на ЭДО, будет полезен калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО в организации, размещенный на сайте ФНС. Можете воспользоваться.

Для малого бизнеса, который продает маркированные товары, разработан бесплатный сервис ЭДО Лайт. Он доступен в личном кабинете участника системы маркировки, позволяет обмениваться УПД между продавцами и покупателями и передавать коды маркировки в систему.

Как работает ЭДО?

Электронный документооборот очень похож на электронную почту, но есть и существенные особенности.

Прежде, чем начать ЭДО с вашим контрагентом, нужно отправить ему приглашение, подписанное вашей УКЭП. Он должен ответить на приглашение, подписав ответ своей ЭП. Только после этого у вас будет действовать взаимный обмен электронными документами.

Рассмотрим, как выглядит внешний ЭДО:

• Ваш контрагент формирует документ, подписывает его УКЭП и отправляет вам.
• Вы получаете ЭД и если согласны с ним, действуете так: нажимаете кнопку «подписать», вводите пароль от своей ЭЦП и нажимаете кнопку «отправить». Документ переходит в статус «ожидается подтверждение». Сразу после этого вашему контрагенту приходит уведомление, после которого можно отгружать товары, переводить оплату или совершать другие действия, описанные в документе.
• Если вы не согласны с полученным ЭД, его надо отклонить. Нажимаете соответствующую кнопку, указываете причины отклонения, и документ переходит в статус «ожидается исправление».
• Если вы нашли ошибку после того, как подписали и отправили документ, надо воспользоваться функцией аннулирования. Так можно поступить в любой момент, когда вы нашли в нем ошибку. Но если отправитель уже начал исправлять документ, аннулировать его не получится. Аннулирование чаще инициируется отправителем, для получателя правильно использовать опцию «отклонить».

На каждую операцию в ЭДО есть свое извещение, чтобы всегда видеть в каком статусе находится ваш документ. Просто удалять документ в системе не рекомендуется. Это допустимо только в случае, когда контрагент никак на него не реагирует.

Для небольшого бизнеса достаточно подписывать и отсылать до 5-ти пакетов ЭД в месяц, даже для работы с маркировкой. Учитывайте это при выборе тарифа у оператора ЭДО.

Сколько стоят электронные документы, затраты на переход на ЭДО

Печать (3 руб — одна сторона, пакет документов — 3 листа)

Источник: litebox.ru

Виды и суть электронного документооборота

Жизнь компании любой формы и масштаба невозможна без документов – входящих, исходящих, внутренних, оформленных по определенным правилам, подкрепленных подписью и печатью. Лет 30-40 назад в ходу были бумажные документы, которые приходилось регистрировать в журнале, нумеровать, отправлять по почте или с курьером, копировать, заверять копии, подшивать в папку, а многочисленные папки хранить в шкафах. На все манипуляции уходило много времени, да и место в архиве заканчивалось очень быстро. С активным внедрением компьютерных технологий и Интернета на смену пыльным тяжелым подшивкам пришел электронный документооборот (ЭДО) – оперативный и практически невесомый.

Что он из себя представляет и в чем его преимущества? Давайте разбираться.

Электронный документооборот: что это и как это работает

Электронный документооборот – это автоматизированная система создания, обработки, подписания, обмена и хранения документов в электронном виде.

Основной элемент этой системы – файл (или электронный документ), который создается с использованием компьютерной техники, определенных программ и визируется электронной подписью (ЭП). Он оформляется по всем правилам и с юридической точки зрения равносилен своему бумажному аналогу. Только хранятся электронные формы актов, счетов-фактур или договоров не в громоздких папках на пыльных стеллажах, а на винчестерах компьютеров или съемных жестких дисках, CD или флешках, в локальной сети или в облачных хранилищах.

Электронный документооборот может быть организован двумя способами:

• Первый вариант – обмен документов внутри компании или между контрагентами осуществляется посредством электронной почты. Это не требует дополнительного оборудования, серьезных финансовых затрат на специальное программное обеспечение. Однако передача конфиденциальных документов по незащищенным каналам электронной почты может быть небезопасна, а в некоторых случаях и просто невозможна – например, госслужбы не примут документы, присланные по E-mail.
• Второй вариант – подключиться к системе электронного документооборота (СЭД). Это специальная платформа, на которой происходит обмен всеми видами документов – и формализованными, и неформализованными. В рамках такой системы документ проходит путь от момента создания и обработки до передачи на хранение и контроля исполнения. Это позволяет упорядочить и ускорить все процессы, повысить эффективность работы: на подписание пакета документов с использованием СЭД может уйти всего несколько минут, причем сделать все можно, не покидая своего рабочего места. Все манипуляции контрагентов подчиняются регламенту операторов систем электронного документооборота, а документы пересылаются по защищенным каналам связи, что позволяет сохранить конфиденциальность и предотвратить посторонние вмешательства.

Виды электронного документооборота

Основные виды электронного документооборота – внутренний и внешний.

Внутренний ЭДО обслуживает все процессы внутри компании. Он практически не регламентируется на законодательном уровне: у каждого предприятия могут быть собственные правила, нормы, регламенты взаимодействия и обмена внутренними документами – корпоративными приказами, служебными и объяснительными записками, протоколами собраний или совещаний, заявлениями.

Внешний ЭДО обслуживает коммуникации предприятия с контрагентами – с партнерами, инвесторами, поставщиками, заказчиками посредством актов сдачи-приемки, счетов-фактур, договоров, накладных и т. п. Еще одна разновидность внешнего ЭДО – обмен документами с госорганами (например, с пенсионным фондом, налоговой службой или Фондом социального страхования), причем в некоторых случаях именно электронная форма является обязательным условием (например, сдача бухгалтерской отчетности за год или декларации НДС, работа с товарами, которые требуют маркировки, участие в закупках или торгах).

Еще одним критерием для классификации ЭДО может быть назначение документов. По этому параметру выделяют:

• Бухгалтерский ЭДО. Существенно упрощает и ускоряет работу с огромными массивами документов – с первичной документацией, отчетностью, всевозможными справками, счетами-фактурами. Поиск нужного файла занимает считанные секунды, документы согласовываются и подписываются значительно быстрее, отчеты сдаются вовремя и не содержат ошибок.
• Управленческий ЭДО. Уставы, положения, регламенты, приказы и распоряжения необходимы, чтобы упорядочить работу внутри компании. Система управленческого ЭДО автоматизирует и упрощает создание, обработку, согласование, подписание, обмен документами, позволяет держать под контролем быстроту и качество исполнения, вести архив, где хранится история всех бизнес-процессов предприятия.
• Кадровый ЭДО. До 99 % всей документации, связанной с трудовыми отношениями, сегодня можно перевести в цифровой формат. Это избавляет от необходимости хранить огромный бумажный архив. Правда, есть ряд документов, которые должны быть оформлены по старинке – на бумаге (например, журнал инструктажа по охране труда или приказ об увольнении).
• Складской ЭДО. В складском учете отражается все, что происходит с товаром при поступлении на склад: приемка, перемещение, списание и т. д. Если каждую процедуру сопровождать отдельной бумагой, потребуется вместительная кладовая для документов. Складской ЭДО избавляет от такой необходимости и заметно ускоряет процесс.
• Архивный ЭДО. Работа с любыми документами предполагает не только их обработку и передачу далее по этапу, но и хранение. В отличие от бумажного цифровой архив занимает гораздо меньше места, не требует оплачивать работу специально обученного архивариуса, а для поиска нужного документа потребуется знание реквизитов и совсем немного времени.

Помимо перечисленных видов ЭДО могут быть и другие, например: международный (когда контрагенты находятся в разных странах), производственный, технический, технологический, конфиденциальный (или секретный). Виды электронного документооборота будут зависеть от той сферы деятельности, которую они обслуживают.

Основные задачи ЭДО и какие функции он выполняет

Ключевая цель введения ЭДО – максимально оптимизировать, упростить и ускорить делопроизводство в компании, исключить лишние расходы.

Электронный документооборот решает сразу несколько задач:

• делает прозрачными все внутренние процессы;
• повышает эффективность управления;
• обеспечивает протоколирование и автоматический контроль всех процессов;
• дает возможность автоматизировать, унифицировать, оптимизировать бизнес-процессы и механизмы их выполнения и контроля;
• обеспечивает экономию ресурсов за счет сокращения затрат на оргтехнику и ее обслуживание, на расходные материалы и услуги почты;
• облегчает контроль за передвижением документов, позволяет исключить долгие паузы в процессе их обработки;
• упрощает и делает дешевле ведение архива документов за счет использования их электронных версий.

«Функциональные обязанности» ЭДО определяются спецификой задач в каждой конкретной организации. К основным функциям можно отнести:

• создание электронных вариантов документов и их регистрацию в системе;
• выбор необходимого формата для каждого документа;
• оформление ЭД с использованием унифицированных шаблонов (в том числе на бланке компании);
• согласование и подписание электронных версий;
• рассылка оповещений, отчетов;
• определение маршрута для каждого документа и контроль за его передвижением по внутреннему или внешнему контуру;
• при смешанном документообороте – контроль взаимодействия бумажного и электронного ДО, сохранение истории этого взаимодействия;
• формирование отчетов о передвижении документов, об исполнении задач, которые в них содержатся;
• ограничение прав доступа к определенным категориям документов.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Традиционный бумажный документооборот может показаться более привычным, понятным, надежным – распечатали важный договор или акт, подписали, поставили печать, положили его в папку, убрали папку в архив – и все, документ никуда не денется. Однако у современного электронного варианта есть масса ощутимых преимуществ:

• удобство и быстрота поиска необходимого файла по нескольким параметрам;
• прозрачность всех процессов – можно отследить, кто, когда и где создал документ, когда он был подписан, отправлен, получен, изменен, перемещен и т. д.;
• современное программное обеспечение позволяет сократить время на создание объемных отчетов и сводок до нескольких минут и сделать все нажатием на пару кнопок;
• обмениваться информацией и оперативно решать вопросы (в том числе подписывать документы) можно независимо от того, где в это время находятся сотрудники – в офисе или за тысячи километров друг от друга;
• ЭДО учитывает все без исключения документы, создаваемые в компании;
• на изготовление документа уходит минимальное количество времени, поскольку есть унифицированные шаблоны, бланки и т. д.;
• поскольку все процессы максимально унифицированы и автоматизированы, сокращается количество вынужденных простоев и проволочек, а также уменьшается количество ошибок, которые нередко случаются, когда слишком много рутинных действий;
• применение ЭДО позволяет наблюдать за работой персонала, контролировать ее ход;
• можно ограничивать права доступа сотрудников к корпоративной информации;
• ЭДО позволяет существенно сократить траты на расходные материалы – бумагу, оргтехнику, картриджи для принтеров, скрепки и скобы для степлеров и т. д., на хранение документов, почтовую пересылку и услуги курьеров;
• уменьшить статью расходов можно будет за счет сокращения персонала, работающего с бумажными документами (или перевода людей на другие должности), отказа от аренды площадей, которые занимают архивы;
• применение систем ЭДО в разы сокращает время, которое затрачивается на передачу документов, внесение корректив, согласование и подписание, даже если контрагент находится в другом городе или другой стране;
• работать в системе ЭДО можно на любом устройстве – стационарном компьютере, ноутбуке, планшете или смартфоне, где есть доступ к электронной подписи, причем делать это можно круглосуточно;
• обмен документами идет по защищенным каналам связи, а значит, существенно уменьшается вероятность несанкционированного доступа к информации.

Недостатки у электронного документооборота тоже есть, но их не так много:

• придется потратить время и деньги на приобретение и установку необходимого ПО, оцифровку документов и обучение персонала работе в новых условиях;
• существует определенный риск потерять информацию при неполадках у операторов систем ЭДО, при технических сбоях или в случае хакерской атаки;
• если контрагенты не пользуются ЭДО, придется вести смешанный документооборот – и электронный, и бумажный одновременно, что может усложнить работу;
• для организации ЭДО необходимо будет подключить и оплачивать СЭД, купить и периодически продлевать электронные подписи;
• персоналу придется учиться и привыкать к работе по новым правилам, что может вызвать неприятие у наиболее консервативных сотрудников.

Какие проблемы могут возникать при введении ЭДО?

Когда компания только начинает свой путь, выстроить все этапы взаимодействия с нуля будет проще, чем перестраивать уже отработанные до автоматизма бизнес-процессы. Ломка привычных схем и внедрение новых правил может идти со скрипом и сопровождаться рядом проблем:

1. человеческий фактор: недостаточная компетентность персонала, отсутствие у сотрудников желания обучаться, осваивать что-то новое, непонятное или просто опасения по поводу прозрачности всех процессов;
2. сомнения руководства по поводу эффективности и надежности ЭДО и СЭД;
3. наследие недавнего прошлого – директор, который не желает включаться в работу с документами, все просматривать, собственноручно вносить коррективы;
4. проблемы с формализацией бизнес-процессов, частые изменения в структуре организации;
5. контрагенты, которые еще не перешли на ЭДО и не торопятся перестраиваться;
6. необходимость работать с некоторыми документами только в бумажной форме;
7. повышенные требования к информационной безопасности организации;
8. необходимость дополнительных финансовых и временных затрат на приобретение и внедрение системы ЭДО, на адаптацию персонала к новым алгоритмам работы.

Разобраться в тонкостях электронного документооборота, узнать об основных системах ЭДО, о защите информации и принципах работы с облачными хранилищами вы можете на курсе «Современное делопроизводство и электронный документооборот на предприятии» в нашей Академии.

Типы и виды характера человека

Психологи и психотерапевты прошлого и настоящего давно уже пытаются классифицировать человеческие характеры, это важно для их работы. Человек рождается с определенным темпераментом, который нельзя изменить, а вот характер у него появляется под влиянием воспитания и окружающей его среды. Конечно, в основе всегда будет лежать темперамент, который, как мы уже знаем, изменить нельзя. А вот характер, как раз, можно!

Что такое управление проектами и для чего оно нужно?

Развернутое описание того, что представляет из себя управление проектами, а также какую роль в нем занимает проектный менеджер. Предлагаем ознакомиться со структурой проектной деятельности и методами управления проектами, применяемыми в зависимости от поставленных целей.

Антикризисное управление – методы и цели

Развернутое описание того, что что такое антикризисное управление, а также с какими сложностями оно помогает справиться при управлении организацией. Предлагаем ознакомиться с описанием основных задач и методов антикризисного управления, позволяющих наладить эффективную работу предприятия.

Источник: nadpo.ru