Программа релокации сотрудников что это такое

IT HR в компании Innovative People

Релоцированный новичок должен адаптироваться не только к компании, коллективу и корпоративной культуре, но и к чужому городу со своим ритмом жизни и инфраструктурой. Поэтому ему требуется чуть больше внимания, чем местному жителю.

Иногда человеку может быть действительно сложно на новом месте. Важно, чтобы работодатель поддерживал его, а не бросал на произвол судьбы. В период переезда и адаптации наши эйчары всегда находятся на связи с новым сотрудником. Мы консультируем его по любым бытовым вопросам — от работы городского транспорта до выбора сервиса доставки продуктов. Регулярно проводим неформальные беседы, чтобы найти и решить проблемы, поддержать коллегу и снять его внутреннее напряжение.

Разумеется, кроме помощи в адаптации в чужой стране, необходимо проводить онбординг сотрудника. Релоканта нужно познакомить с новым коллективом, отслеживать его адаптацию на рабочем месте, оказывать своевременную поддержку — так же, как и в случае трудоустройства любого другого сотрудника.

Релокация

Ускорить адаптацию сотрудников и снять нагрузку с HR-отдела поможет Mirapolis Onboarding — готовое решение, полностью автоматизирующее процесс адаптации сотрудников. В Mirapolis можно составить план адаптации для позиции или отдельного сотрудника, распределить роли участников, автоматически вести мониторинг прохождения адаптации и собирать аналитику.

Проблема с налогами

В случае с перемещением сотрудников внутри страны этот вопрос неактуален, а вот для релокации за рубеж он важен. Дело в том, что человек, который 183 календарных в течение года дня живет в другой стране, перестает быть резидентом России и становится резидентом страны пребывания. Следовательно, налоги он должен платить там. При этом, если работник получает доходы от российской компании (и вообще любые доходы «российского происхождения» ) — он должен заплатить налоги в РФ. Разница огромная: для резидента налог с зарплаты составляет 13 %, а для нерезидента — 30 %. И здесь релокация может стать серьезным преимуществом в сравнении с популярным сейчас фрилансом: если компания укажет в качестве места работы своего сотрудника не Россию, а ту страну, где он пребывает — платить повышенный налог ему не придется.

Кстати, в 2022 году в российской Госдуме активно обсуждали возможность увеличить налоговые выплаты для тех, кто покинул страну, и отменить для них все налоговые льготы. Однако пока «драконовские меры» решили не вводить.

Никита Бабенко,

Основатель компании BabenkoTravel

Релокация: гайд для компании

Обучить нового сотрудника или произвести релокацию? Такой вопрос достаточно часто появляется у компании, желающей собрать команду мечты. Порой компании сталкиваются с ситуацией, когда в регионе или городе не хватает квалифицированных специалистов. Грамотно организованный релокейт имеет множество преимуществ, например, переезжая в регион с более высоким уровнем жизни, сотрудник будет испытывать чувство благодарности своей компании,а эффективность труда повысится. При таком раскладе компания может заполучить более квалифицированного специалиста с более низкими затратами.

Программа релокации

Релокация — это перевод сотрудника на новое место жительства, в связи с корпоративными целями организации.

Это может быть действующий сотрудник компании, работающий в другом филиале, либо соискатель из другого города/региона или даже страны. Компания может преследовать различные цели, например, направлять опытного сотрудника для контроля за деятельностью нового филиала организации. Бывает, что сотрудник сам запрашивает вакансию с релокацией, так как не видит дальнейшего роста в том месте, где находится. Но чаще всего предложение по релокации исходит от самой компании.

Иногда для организации критически важно иметь нужного сотрудника в зоне досягаемости и удаленный формат работы им не подходит. Если они не нашли нужного человека в своем городе, то в игру вступает релокейт.

Релокейт — это возможность для компании заполучить желанного сотрудника, закрыть важную вакансию и продолжать продуктивную деятельность. Естественно в любом вопросе есть сложности, но при должном желании их можно легко преодолеть.

Еще одна популярная причина для релокации — масштабирование бизнеса. Например, компания открывает местное представительство или офис продаж на новой для себя территории и перевозит туда часть сотрудников.

Виды релокации:

• краткосрочная (1 — 3 месяца) — используется в том случае, если сотрудник нужен для проекта, имеющего определенные временные рамки.
• долгосрочная (проект от года или постоянная работа)

Кому стоит предлагать релокейт:

• узкопрофильным IT-специалистам
• руководителям отделов
• топ менеджменту

Важно понимать, что релокейт сам по себе — это достаточно трудоемкий и затратный процесс как для компании, так и для соискателя или сотрудника. Если вы ищите менеджера среднего звена, то релокейт несколько не имеет смысла. Будет проще тщательно поискать сотрудника в своем городе, либо обучить нового сотрудника. На обучение базовым знаниям вам потребуется гораздо меньше времени и затрат, нежели чем на релокацию.

Всем ли под силу пережить релокейт?

Насколько вам важен опыт и квалификация сотрудника, настолько же вам должен быть важен его психологический портрет. Период релокации — это морально непростой период. Ему предстоит практически полностью поменять свою жизнь, не каждый человек способен стойко пройти через все испытания, не выгореть и работать в полную силу.

Человек должен уметь быстро приспосабливаться к новым условиям. Следует уточнить у соискателя был ли у него опыт релокейта, либо переезда, расспросить его о впечатлениях от данного опыта. Возраст также может служить показателем, например, люди в возрасте до 34 лет, не обремененные семьей и обязательствами, проще справятся с переездом и быстрее на него согласятся. Следующая возрастная группа ( 35 — 44 года) готовы на переезд только в том случае, если их мотивируют серьезным карьерным ростом.

О мотивации:

Соглашаясь на релокацию, сотрудник покидает свою зону комфорта, шагая в пугающую неизвестность. Для того, чтобы убедить важного для вас сотрудника, что неизвестность не такая уж и пугающая, а очень даже привлекательная, нужно понимать, что может мотивировать конкретно этого человека. В целом можно выделить следующие общие варианты:

• Заработная плата
• Улучшение условий проживания
• Карьерный рост

Человек, которому вы предлагаете релокацию, должен четко осознавать преимущества будущего места работы. Вы должны показать, что его будущая жизнь будет качественно отличаться от предыдущей. Это не так сложно в том случае, если вы предлагаете человеку переезд в более развитый регион. Сложности возникают при обратной ситуации.

Тогда вы должны апеллировать преимуществами, связанными не с регионом проживания, а с новой должностью и рабочими обязанностями. Рассказать о перспективах роста, престижности новой вакансии, а возможно и о том, где человек сможет использовать данный опыт в будущем.

Организационные момент: разбираем, как это сделать

Если речь идет о действующем сотруднике вашей компании, то согласно ТК РФ, вы должны предупредить сотрудника минимум за 2 месяца до планируемой релокации. В том случае, если сотрудник заинтересован в релокации, то вам нужно будет оформить приложение к трудовому договору, в котором будут прописаны условия, на которых осуществляется релокация.

В нем должна быть информация о том, как меняется работа сотрудника: его должность, зарплата и любые другие пункты ранее заключенного договора. Далее издается приказ о переводе и делается запись в трудовой книжке. После всех документационных вопросов, начинается этап переезда сотрудника. Здесь компания обязуется брать на себя различные виды затрат.

Данные затраты являются обязательными в случае с действующим сотрудником и желательными, если сотрудник новый. В следующем пункте мы подробно рассмотрели самые различные виды платежей. Необязательной статьей расхода является единоразовая материальная помощь.

Конечно работодатель может отказаться от таких выплат, но следует изучить, в какой регион из какого переезжает ваш сотрудник, возможно разница в ценах на необходимые товары будет слишком велика и сотрудник откажется от релокации, потому что будет понимать, что у него нет достаточного капитала для переезда. Такая единоразовая выплата не станет критичной для бюджета организации, но будет очень важной для соискателя, иногда именно от такой выплаты зависит его решение.

Ситуации, в которых деньги играют решающую роль даже несколько проще, чем те, где соискатель ищет иной мотивации. В таком случае вам следует заранее психологически подготовить сотрудника. Например, можно устроить встречу в zoom с новыми коллегами, провести онлайн-тур по офису или даже городу. Для того, чтобы сотрудник не был вымотан переездом и смог спокойно приступить к работе в новом месте, следует взять обязанности за его переезд на себя. Купить билеты, организовать жилье (хотя бы на первое время) и организовать перевозку имущества человека.

Важно: релокационный пакет

Согласно Трудовому кодексу РФ, при переводе работника в структурное подразделение, расположенное в другом регионе, или переезде организации работодатель обязан возместить своим сотрудникам расходы на переезд. Но в том случае, если это новый сотрудник для компании найденный в другом регионе, то это уже не “обязательность”, а право компании. Но чаще всего компании готова на релокейт в том случае, если она действительно заинтересована в данном сотруднике, и тогда скорее всего она все-таки возьмет на себя данные затраты.

Основные статьи расходов звучат так:

• Проезд до места назначения для сотрудника и членов его семьи и провоз имущества.
• Съемное жилье.
• Поездки домой. Актуально в том случае, если сотрудник не может релоцироваться вместе со своей семьей, в таком случае работодатель оплачивает несколько поездок в год. Данный пункт оплачивается на добровольной основе, но мы должны понимать, что это достаточно серьезное влияние на ментальное здоровье нашего сотрудника, поэтому не стоит этим пренебрегать.

Немаловажными пунктами релокационного пакета являются:

• Помощь с трудоустройством супруга/супруги
• Помощь с записью детей в детский сад или школу
• ДМС для членов семьи

Работодателю следует понимать на какой период он может предоставить данный пакет. Сотрудник должен точно понимать, в какой момент он перестанет получать помощь от организации, так как если после окончания действия данного периода, сотрудник не сможет самостоятельно поддерживать уровень жизни в новом городе, то он не сможет больше занимать данную должность. В таком случае работодатель будет вынужден снова искать сотрудника, а все старания и затраты будут проделаны впустую.

С любовью и заботой: как интегрировать сотрудника в рабочую среду после релокейта

Для того, чтобы вам сотрудник смог спокойно влиться в рабочую атмосферу, вам нужно обеспечить его интеграцию в новую окружающую среду. Помимо таких базовых пунктов, как ознакомить его со списком локальных актов, также важно провести экскурсию по офису, познакомить его с коллегами и подчиненными.

Не менее важными пунктами будет являться помощь сотруднику за пределами офиса, например, предложите экскурсию по городу, составьте список аптек и магазинов и кафе, располагающихся рядом с его новым местом жительства. Не забывайте, что в обязанности компании входит помощь с полным обустройством человека на новом месте: перевозка вещей, организация медицинского обслуживания и забота о его семье, если она есть.

Сотрудник, проживающий переезд, должен чувствовать вашу заботу, новое место жительство должно радовать его больше чем предыдущее, иначе он не сможет приступить к работе с должным энтузиазмом, что повлечет за собой потери для всей компании. Данный пункт будет особенно актуален для тех компаний, которые собирают лучших профессионалов со всего мира. Одно дело поменять город и совсем другое — страну проживания. Другая культура, другой язык и другие ценности, для того, чтобы ваш сотрудник не потерялся во всем этом, а смог взять себя в руки и выкладываться на работе, вам нужно будет много заботиться о нем и помогать ему. Предоставлять актуальную информацию о законах, рассказывать про историю вашего государства, про ее традиции и правила.

В довершение ко всему

Релокейт имеет множество плюсов и может быть той самой возможностью закрыть важные позиции и собрать команду мечты. Но всегда стоит понимать, насколько выгодно для компании производить такой трудоемкий процесс. В лучшем случае релокейт дает бонусы и компании, и сотруднику, открывая для них возможности для роста и развития.

Источник: vc.ru

Релокационный пакет: какие выплаты положены сотруднику при переезде и как их учесть

Практически каждой компании случалось столкнуться с необходимостью отправки своего сотрудника в командировку — продолжительную или короткую. А вот что делать, если требуется постоянное присутствие работника в другом городе или стране? Подробно о вопросах обеспечения «релокационного пакета» для сотрудника рассказывает Анастасия Кононова, ассистент внутреннего аудитора аутсорсинговой компании Acsour.

Иллюстрация: Pressmaster/Shutterstock
Ассистент внутреннего аудитора аутсорсинговой компании Acsour

Нередко работодатель отправляет своего сотрудника в другую местность для выполнения своих служебных обязанностей или находит нужного специалиста в другом городе. В таком случае работодатель вправе предоставить работнику «релокационный пакет», включающий в себя возмещение расходов на переезд и съемное жилье. В некоторых случаях компания оплачивает работнику поездки домой несколько раз в год. Так как размеры и порядок возмещения расходов законодательно не установлены, работодатель самостоятельно устанавливает их в трудовом/коллективном договоре или локальном нормативном акте. Рассмотрим виды компенсаций, которые полагаются сотруднику при переезде.

Расходы на переезд

Согласно Трудовому кодексу РФ, при переводе работника в структурное подразделение, расположенное в другом регионе, или переезде организации работодатель обязан возместить своим сотрудникам расходы на переезд. Бывают и случаи, когда компания находит подходящего специалиста в другой местности и приглашает его на работу.

В этом случае у компании возникает право, а не обязанность на возмещение данных расходов, так как трудовой договор, устанавливающий релокационные выплаты, не подписан. Тем не менее работодатель, заинтересованный в привлечении новой рабочей силы, чаще всего покрывает расходы будущего сотрудника.

Рассмотрим подробнее, какие затраты сотрудников считаются расходами на переезд, как и в каких размерах они возмещаются и налогообложение этих выплат. Расходы на переезд включают в себя: 1. Проезд до места назначения для сотрудника и членов его семьи и провоз имущества. Транспортные расходы возмещаются работодателем, если компания не предоставила сотруднику и его семье средство для передвижения. Для данных компенсационных выплат необходимо выполнение следующих условий:

1. Переезд осуществляется в другую местность, т.е. иной населенный пункт.
2. У компании заключена письменная договоренность с сотрудником о порядке и размерах возмещения расходов.
3. Сотрудник предоставил документальное подтверждение фактически понесенных затрат. При отсутствии соглашения о возмещении расходов на переезд компенсацию необходимо выплатить в размере не выше стоимости проезда на железнодорожном, водном, воздушном или автомобильном транспорте с учетом соответствующей категорийности удобств (купейный вагон, бизнес- или экономический класс и т.п.).

2. Обустройство («подъемные»).

Согласно разъяснениям Минфина, под расходами на обустройство понимаются суммы компенсационного характера, выплачиваемые работодателем при переезде работника в другую местность (подъемное пособие) в размерах, определенных сторонами трудового договора.

Налог на прибыль. Затраты компании по возмещению расходов сотрудника на переезд для выполнения своих служебных обязанностей могут быть учтены в составе прочих расходов в пределах размеров, определенных сторонами трудового договора в целях налогообложения прибыли.

Если компания решила компенсировать релокационные расходы сотруднику, с которой он еще не связан трудовыми отношениями, то такие расходы организации не учитываются в целях налогообложения.

НДФЛ и страховые взносы. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты на переезд сотрудника и членов его семьи не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размерах, установленных в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Расходы на съемное жилье

Существует несколько способов оформления аренды жилья для иногороднего сотрудника.

1. Сотрудник арендует место для проживания, а организация возмещает ему расходы.

Сотрудник, переехавший в другую местность по работе, арендует жилье на свое имя и предоставляет компании договор с арендодателем и документы, подтверждающие факт оплаты аренды.

Суммы компенсаций, полученные сотрудником, являются доходом в натуральной форме и облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Однако есть судебная практика, содержащая вывод о том, что компенсация жилья для иногороднего сотрудника, порядок и размеры выплаты которой зафиксированы в трудовом договоре с сотрудником, не облагается НДФЛ, так как не зависит от системы оплаты труда и производится в интересах работодателя. Кроме того, Верховный суд постановил, что возмещение расходов на аренду жилья не зависит от трудовой деятельности сотрудника, в связи с чем является выплатой социального характера и не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

2. Компания заключает договор через риэлтерскую фирму и арендует жилье для своего работника.

Следует отметить, что в этом случае потребуется государственная регистрация договора аренды вне зависимости от периода найма.

Сотрудник, которому компания арендует жилье, не является налоговым агентом — плательщиком НДФЛ.

3. Трехсторонний договор: арендодателем является собственник жилья, арендатором — сотрудник, а плательщиком — его компания.