Программа project как пользоваться

Microsoft Project имеет стандартный для всех офисных приложений Microsoft интерфейс. Пользователям, которые умеют работать в Word и Excel, Project никаких сложностей не доставит. Если навыков нет, тоже не беда – пользоваться Project просто и понятно на интуитивном уровне. Есть и существенное отличие.

Для нормального использования Project необходим какой-либо самоучитель, книга или хотя бы встроенная система помощи. Необходимость в помощи возникает не из-за непонятного интерфейса, а потому что не все будущие пользователи Project знают, как составить план проекта.

Чтобы оценить интерфейс, нужно сначала открыть Microsoft Project. Как и другие программы, с которыми вы работаете, Project можно открывать разными способами.

Как правило, ярлык для запуска Project находится в меню Пуск (Пуск › Программы › Microsoft Office › Microsoft Office Project 2003).

Иногда ярлык для запуска Microsoft Project присутствует на Рабочем столе. Если такого ярлыка нет, то рекомендуется его создать или попросить об этом специалиста.

MS Project за 15 минут. Планирование проекта в Microsoft Project [живая запись] Управление проектами

Еще один весьма экстравагантный способ – открыть окно запуска программ (Пуск › Выполнить), набрать в текстовом поле Winproj и нажать клавишу Enter. В итоге также должен запуститься Microsoft Project.

Итак, Project 2003 открыт одним из указанных выше способов. На экране должно появиться окно (рис. 2.1).

В верхней части окна, непосредственно под строкой заголовка, расположено главное меню. Все доступные действия можно выполнять, используя главное меню. Всевозможные кнопки созданы лишь для удобства и для ускорения работы.

Ниже главного меню расположены панели инструментов с кнопками. Панели инструментов можно гибко настраивать – включать и выключать, передвигать, располагать в разных местах экрана, добавлять и удалять кнопки на них, хотя обычно стандартные настройки панелей инструментов и их расположение на экране устраивают почти всех пользователей.

Под панелями инструментов находится рабочая область Project. В левой ее части расположена специальная область быстрого вызова определенных функций, с помощью которой можно открыть или создать новый проект, а также обратиться к справочному разделу.

В центре основной части окна программы расположен список задач, а справа – календарь. Все это подробно рассмотрено далее.

В нижней части экрана находится строка состояния, в которой выводится разнообразная полезная информация. Например, о том, чем в данный момент занята программа. На рис. 2.1 программа ничем не занята, поэтому в данной строке выведено слово Ready (Готово). Подробнее эту строку тоже рассмотрим ниже.

Рис. 2.1. Окно программы Microsoft Project 2003

Если подвести указатель мыши к какой-нибудь кнопке на экране и немного подержать его над этой кнопкой (достаточно одной секунды), то появится всплывающая подсказка о том, что делает соответствующая кнопка.

Таким образом, можно не только проверить свои догадки, но и найти кнопку, которая выполняет нужное действие.

Если нужная кнопка на экране так и не найдена, то всегда можно обратиться к справочному разделу, встроенному в программу. Самый простой способ сделать это – нажать клавишу F1 (этот способ работает практически в любой программе, а не только в Project). Можно также перейти к системе помощи командой Help › Microsoft Project Help (Справка › Справка: Microsoft Project) и поискать интересующий вопрос там. Таким способом можно даже освоить программу и вполне уверенно в ней работать, хотя с книгой это сделать проще и быстрее.

Источник: samoychiteli.ru

Описание задач проекта в MS Project Pro

Видео материала «Описание задач проекта в MS Project Pro»

Создание и описание задач проекта, указание календарей и длительности в MS Project

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Создание задачи в MS Project Pro

Основной инструмент для создания и описания задач в MS Project – это представление «Диаграмма Ганта». В этом представлении возможно не только вводить и просматривать задачи, но также просматривать дополнительную информацию о задачах, которую MS Project рассчитывает самостоятельно.
Желательно создавать задачи в том порядке, в котором они будут выполняться. Это сделает проект более наглядным. MS Project дает возможность добавлять, изменять и удалять задачи в любой момент.

Чтобы создать задачу в представлении «Диаграмма Ганта»:

1. Перейдите на закладку «Задачи».
2. Нажмите на кнопку «Задача» на панели управления. В поле, где отображается имя задачи в столбце «Название задачи» отобразится текст Новая задача>. В данном поле введите имя задачи. Нажмите Enter. Также возможно создать задачу следующим путем. Наведите курсор мышки на пустое поле в таблице в столбце «Название задачи», где должно отображаться имя задачи, и нажмите левую клавишу мыши. В данном поле введите имя задачи. Нажмите Enter. В описанных случаях при вводе имени задачи рекомендуется использовать словосочетания состоящие из глагола и существительного, например, имя задачи «Закупить стройматериалы».
3. При нажатии на кнопку «Сведения о задаче» на панели инструментов или левую клавишу мышки два раза или горячие клавиши Shift+F2 будет выведено окно редактирования задач:

В окне редактирования возможно указать следующие значения:

1. Название задачи указывается в поле «Название:».
2. Длительность реализации работы указывается в поле «Длительность:» (подробнее разд. длительность).
3. Для указания предварительных значений длительности поставьте галочку «Предв. оценка» в значениях длительности добавляется знак «?».
4. В данном окне указывается процент выполнения работ в поле «Процент завершения».
5. Приоритет работы указывается в поле «Приоритет».
6. Режим планирования в пунктах «Вручную» и «Автоматически». Данная установка определяет будет ли система помогать планировать проект или установка всех значений отдана пользователю.
7. Установка задачи неактивной в поле «Неактивные», что определяет является ли данная задача активной для данного проекта.
8. В полях «Начало:» и «Окончание:» возможно указать даты начала или окончания реализации работы. После указания на данную работу автоматически накладываются ограничения (подробнее разд. ограничения задач).
9. Установив галочку на пункт «Скрыть отрезок задач» возможно скрыть работу на диаграмме.
10. Установив галочку на пункт «Сводить отрезки диаграммы Ганта к суммарным» возможно отображать текущее положение и состояние работы на верхних уровнях графика. Удобно использовать для отображения важных для руководства задач.

Существуют альтернативные способы создания задач:

1. Вызовите команду «Вставка задачи» из меню «Вставить» на панели инструментов. Ту же команду можно вызвать при помощи клавиши Ins. Если в таблице списка задач была выбрана какая-нибудь задача, то новая задача будет вставлена перед ней. Команда создает задачу без имени, поэтому необходимо дополнительно ввести имя задачи.
2. Нажмите на левую кнопку мыши в тот момент, когда указатель мыши находится на графической области представления «Диаграмма Ганта». Не отпуская кнопку, протащите указатель мыши вдоль оси времени, растягивая или сжимая прозрачный прямоугольник. Растянув прямоугольник, отпустите левую кнопку мыши. Задача созданная этим способом также не имеет имени.

После создания задачи MS Project приравнивает начало задачи времени начала проекта для всех создаваемых задач. Позднее, когда укажете дополнительную информацию о задачах, например длительность каждой задачи и зависимости между ними, MS Project автоматически рассчитает время начала каждой задачи.
При создании задачи сразу не вводите ее длительность, MS Project вычисляет длительность задачи (если создали задачу при помощи мыши). Длительность задачи при этом будет отмечена вопросительным знаком. Это означает, что MS Project пометил длительность этой задачи как оцененную.

Оцененные длительности не накладывают никаких ограничений на расчет расписания (графика) проекта, они только служат напоминанием. Вопросительный знак пропадает после того, как укажете новое значение длительности задачи. Также созможно самостоятельно пометить длительность задачи как оцененную, если введете вопросительный знак после длительности задачи.

Чтобы удалить задачу:

1. Перейдите в представление «Диаграмма Ганта».
2. Нажмите левой клавишей мыши на поле в столбце с порядковым номером задачи, которую хотите удалить. Таким образом, Вы выделите всю строку задачи.
3. Нажмите правой клавишей мыши на выделенную строку задачи, которую хотите удалить и в выпавшем списке выберите команду «Удалить задачу». Также можно просто нажать клавишу Del.
4. Ваши действия могут быть отменены при помощи команды «Отменить».

MS Project предоставляет два способа для перемещения задач внутри списка:

1. Использование перетаскивания задачи при помощи мыши.
2. Использование команд «Копировать», «Вырезать», «Вставить».

Перетаскивание задач

1. Выделите задачу, нажав левой клавишей мыши на ее порядковый номер. Таким образом, выделяется вся строка задачи.
2. Наведите мышью на рамку вокруг выделенной строки задачи.
3. Нажмите на левую кнопку мыши и перетаскивайте рамку до тех пор пока она не окажется на нужном месте.
4. Отпустите кнопку мыши.

Команды «Копировать», «Вырезать» и «Вставить»:

1. Выделите задачу, которую хотите переместить или скопировать.
2. Чтобы переместить задачу нажмите на кнопку «Вырезать» или горячие клавиши Ctrl+X.
3. Чтобы скопировать задачу нажмите на кнопку «Копировать» или горячие клавиши Ctrl+C.
4. Выберите ячейку, в которую хотите вставить задачу.
5. Нажмите на кнопку «Вставить» или горячие клавиши Ctrl+V.

Для того чтобы указать длительность задачи необходимо:

1. В представлении «Диаграмма Ганта» выберите задачу, для которой хотите указать длительность, и нажмите на кнопку «Сведения о задаче» на панели инструментов или левую клавишу мышки два раза или горячие клавиши Shift+F2. В результате появится окно «Сведения о задаче».
2. В поле Длительность укажите требуемую длительность задачи. Для указания длительности с учетом выходных дней перед единицей времени введите букву а (русскую), далее единицы времени, которые можно использовать при указании длительности, и нажмите кнопку «OK».

Для указания длительности задачи существует еще два способа:

1. В представлении «Диаграмма Ганта» найдите задачу, для которой хотите указать длительность. В таблице представления укажите длительность в поле «Длительность».
2. Длительность можно также указать при помощи мыши. Для этого на графической части представления «Диаграмма Ганта» мышью укажите на конец прямоугольника задачи (при этом он должен изменить свою форму).

Нажмите левую кнопку мыши и перетаскивайте конец прямоугольника до тех пор пока длительность задачи не достигнет требуемой величины.

Календарь задач в MS Project Pro

Возможно назначить календарь задачи для фазы. Однако в отличие от повторяющихся задач, календарь задачи не будет распространен на каждую задачу входящую в фазу. MS Project использует календарь, назначаемый фазе, для расчета рабочего времени, затраченного на выполнение задач, составляющих фазу.
Календари задач позволяют рассчитывать график выполнения задач на основе описания рабочего и нерабочего времени, не связанного ни с календарем проекта, ни с календарем ресурсов, назначенных на задачу. Если задача имеет свой календарь, то ресурсы, назначенные на задачу, не будут работать в нерабочее время календаря этой задачи.
Например, каждую среду утром на станке должны проводится профилактические работы. Для описания факта недоступности станка в это время, необходимо соответствующим образом настроить календарь для каждой задачи, которая связана с использованием этого станка. Ресурсы, назначенные на станок задачи, станут свободными во время профилактических работ на станке и их можно будет распределить на выполнение других задач. Также возможно назначить только один календарь на одну задачу проекта.
Для того чтобы задача могла иметь независимый календарь необходимо создать новый базовый календарь (см. работу с базовыми календарями).
Календарь задачи назначается при помощи окна «Сведения о задаче».
Для того чтобы назначить календарь задачи:

1. Перейдите в представление «Диаграмма Ганта».
2. Дважды щелкните мышкой по задаче, которую хотите назначить в собственный календарь.
3. В окне «Сведения о задаче» перейдите на закладку «Дополнительно».
4. В поле «Календарь» выберите календарь, который хотите использовать в качестве календаря задачи.
5. Если календарь задачи должен перекрывать календари ресурсов, назначенных на задачу, поставьте флажок в поле «Не учитывать календари ресурсов при планировании». Это поле недоступно, если не выбран календарь задачи. Когда первый раз выбирается календарь задачи, это поле не содержит флажка по умолчанию.

Добавление вспомогательной информации к задаче в MS Project Pro

MS Project позволяет Вам добавлять вспомогательную информацию для задач проекта. Это может быть:

• заметка к задаче;
• сопроводительный файл;
• гиперссылка.

Для того чтобы добавить примечание к задаче:

1. Перейдите в представление «Диаграмма Ганта».
2. Выберите задачу, для которой хотите добавить примечание.
3. Нажмите на кнопку «Сведения о задаче» или горячие клавиши Shift+F2.
4. В текстовом поле «Заметки» введите текст заметки. Возможно отформатировать введенный текст, нажав на соответствующие кнопки «Шрифт», «По левому краю», «По центру», «По правому краю», «Маркированный список».

Если необходимо хранить большой объем сопроводительной информации для задач (например, описание регламента работ и т.п.), рассмотрите возможность хранения этой информации в виде прикрепленного файла.

Для того, чтобы прикрепить файл к описанию задачи:

1. В окне «Сведения о задаче» на закладке «Заметки» нажмите на кнопку «Вставка объекта».
2. В появившемся окне «Вставка объекта» нажмите на кнопку «Создать из файла». Введите полное имя файла (включая путь), который хотите прикрепить к задаче, или нажмите на кнопку «Обзор» и найдите Ваш файл.
3. Для внедрения объекта в файл проекта уберите флажок из поля «Связь с файлом». Для хранения только ссылки на этот объект оставьте этот флажок.
4. Чтобы отображать объект как значок поставьте флажок «Display As Icon (В виде значка)»:

Вполне возможно, что часть информации, необходимой для выполнения задачи, находится в Интернете. В таком случае, можете хранить ссылку на веб-сайт для задачи.
Для того чтобы добавить ссылку на веб-сайт к описанию задачи:

1. В представлении «Диаграмма Ганта» выберите задачу, к которую хотите добавить гиперссылку.
2. Из меню «Вставка» выберите команду «Гиперссылка».
3. Выберите файл или веб-страницу, которые хотите добавить к описанию задачи.
4. Нажмите «ОК».

Краткое знакомство с интерфейсом MS Project

При первом запуске MS Project (Файл – Создать) окно программы выглядит так, как показано на рисунке 2.1. Сверху расположена строка меню, под ней панели инструментов, а ниже – рабочая область программы.

Среди панелей инструментов есть особая панель – Консультант. Она содержит кнопки основных объектов, с которыми можно работать в MS Project: Задачи, Ресурсы, Отслеживание и Отчёт. При нажатии на любую из этих кнопок на панели в левой части рабочей области отображается список возможных действий с выбранным объектом.

Панель Область задач, котораяв отличие от Word или Excel находится в левой части рабочей области, отображается после запуска MS Project и служит как для отображения инструкций Консультанта, так и для осуществления некоторых других операций (создания новых файлов, их поиска и т. п.).

Рисунок 2.1 – Окно MS Project, открывающееся после первого запуска

Эти панели при необходимости можно отключить через Вид – Панели инструментов или соответственно настроить общие настройки программы (Сервис – Параметры – Общие).

Определим некоторые важные параметры работы MS Project.

Настройка программы. Для перехода к настройке MS Project нужно выбрать команду меню Сервис – Параметры. На экране появится диалоговое окно настроек, состоящее из нескольких вкладок, на которых сгруппированы определяющие работу программы параметры.

Почти на каждой вкладке есть кнопка По умолчанию, позволяющая сохранить сделанные настройки, с тем чтобы они автоматически применялись во всех последующих проектах.

Общие настройки программы. Вкладка Общие состоит из трёх разделов (рисунок 2.2). В первом, Общие параметры для Microsoft Project, расположены общие параметры программы, а в третьем, Общие параметры для ‘Проект!’, – общие настройки открытого проекта. В разделе между ними, Мастер планирования, определяется, каким образом MS Project будет отображать подсказки при составлении плана проекта.

Флажок Отображать область задач при запуске определяет, будет ли при загрузке программы отображаться область задач, а флажок Открывать последний файл при запуске – будет ли загружаться файл, с которым шла работа перед закрытием программы.

Рисунок 2.2 – Общие настройки программы

Прежде чем начать составлять план проекта, нужно ввести в специальном диалоговом окне начальные данные о проекте. Флажок Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов обеспечивает автоматический вывод на экран этого диалогового окна при создании нового проекта. Это удобно, поскольку не нужно открывать диалоговое окно через меню, и, кроме того, это избавляет от возможных ошибок, которые могут возникнуть, если начальная информация не будет введена.

Настройки редактирования в MS Project размещены на вкладке Правка и сгруппированы в двух разделах, один из которых содержит настройки, относящиеся к программе в целом, а второй – к открытому в данный момент проекту (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 – Настройки параметров редактирования в MS Project

Параметры общих настроек редактирования этого раздела определяют, будет ли возможно перетаскивать ячейки таблиц с помощью мыши, а также будет ли перемещаться курсор в следующую ячейку, после того как при редактировании текущей ячейки вы нажали клавишу Enter.

Флажок Правка прямо в ячейке определяет, можно ли редактировать данные непосредственно в таблице. Если вы сбросите его, то для редактирования данных таблицы необходимо будет выделять ячейку и затем вводить её значение в строке ввода.

Кроме того, в этом разделе имеется параметр, управляющий способом обновления объектов из других файлов, внедренных в файл проекта (OLE-объекты). Обновление может происходить при открытии файла автоматически или по запросу. Для автоматического обновления объектов нужно сбросить флажок Запрос об обновлении автоматических связей.

Во втором разделе вкладки Правка диалогового окна Параметры вы можете выбрать аббревиатуры, которые MS Project будет использовать для обозначения временных единиц в плане проекта, диаграммах, отчётах и т. д. Для каждой из единиц (минута, час, день, неделя, месяц, год) даётся три варианта. Эти настройки относятся к текущему файлу.

ПРИМЕЧАНИЕ: Выбранные на этой вкладке обозначения временных единиц будут использоваться для отображения введённых в файл значений. Однако в процессе ввода вы можете использовать любые предлагаемые здесь варианты обозначения.

От состояния флажка Добавлять пробел перед надписями зависит, будет ли вставляться пробел между количеством единиц и их обозначением. По умолчанию он установлен, и менять его состояние не стоит.

Параметрами последнего раздела вкладки Правка задаются цвета, которыми при просмотре проекта будут выделяться обычные гиперссылки и гиперссылки, посещенные ранее. Эти настройки, как и настройки единиц времени, относятся к текущему файлу. Флажок Подчеркивать гиперссылки определяет, будут ли ссылки выделяться подчеркиванием.

Настройки параметров сохранения определяют форматы, в которых сохраняются файлы по умолчанию, расположение сохраняемых файлов и параметры автоматического сохранения файлов. Параметры сохранения настраиваются на вкладке Сохранение диалогового окна Параметры (рисунок 2.4).

Эта вкладка состоит из раздела общих настроек и раздела настроек, относящихся к открытому файлу проекта. Первый параметр на этой вкладке – Сохранять файлы Microsoft Project как. В нём вы выбираете формат, который будет предлагаться по умолчанию при попытке сохранить файл (рекомендуется использовать формат MS Project (*.mpp)).

В области Расположение отображаются имена папок, в которых располагаются файлы проектов, пользовательские шаблоны, шаблоны рабочей группы и базы данных ODBC. Выбрав нужную строку и нажав кнопку Изменить, вы можете установить значения, соответствующие вашим потребностям. Например, в качестве адреса папки с проектами можно указать папку, в которой вы разместили файлы с примерами.

В разделе Автосохранение сгруппированы параметры автоматического сохранения открытых для редактирования файлов. Рекомендуем установить этот флажок и задать периодичность сохранения в интервале от 2 до 5 минут.

Рисунок 2.4 – Параметры сохранения файлов MS Project

Используя два следующих далее переключателя – Сохранять только активный проект и Сохранять все открытые проекты, – вы можете указать, будет ли сохраняться автоматически только тот проект, окно которого в данный момент активно, или же все открытые в MS Project проекты. Рекомендуем сохранять все открытые проекты.

С помощью флажка Запрос перед сохранением вы выбираете, выводить или нет запросы на разрешение автоматического сохранения. Поскольку нажимать клавишу ОК каждые 2 минуты не очень удобно, рекомендуем сбросить этот флажок.

Последний раздел, Параметры сохранения в базе данных для ‘Проект!’, содержит параметр, определяющий принцип сохранения открытого в данный момент проекта в формате базы данных. Находящийся в этом разделе флажок Развертывать повременные данные в базе данных определяет, как будет представлена временная информация о проекте при сохранении плана проекта в базе данных (например, при экспорте в MS SQL Server). При установленном флажке повременная информация сохраняется, а при сброшенном – нет, что существенно ускоряет работу с базой данных.

Настройки просмотра проектной информации находятся на вкладке Вид (рисунок 2.5). Здесь определяются параметры, общие для программы и применяемые для открытого файла.

Рисунок 2.5 – Параметры просмотра проектной информации

В списке Представление по умолчанию следует указать, какое представление будет открываться при создании нового проекта или при запуске программы. (Подробнее о представлениях мы поговорим позднее). С помощью списка Формат даты можно установить формат представления дат в интерфейсе MS Project.

В разделе Показывать расположены флажки, управляющие отображением стандартных элементов интерфейса программы: Строка состояния, Полосы прокрутки, Строка ввода.

В этом же разделе перечислены и нестандартные элементы интерфейса. Флажок Окна на панели задач определяет, будет ли каждый открытый проект отображаться отдельной кнопкой на панели задач. Если выключить этот режим, то переключаться между открытыми проектами можно будет только с помощью меню Окно, хотя при этом место на панели задач будет сэкономлено.

Часто для экономии места на экране информация отображается частично. Например, если длина слова, размещённого в ячейке таблицы, превышает её ширину, то на экране отображается только часть этого слова. Если установить флажок Всплывающие подсказки, то в таких ситуациях при наведении мыши на ячейку будет появляться всплывающая подсказка, отображающая её содержимое. Кроме того, подсказки будут отображаться при наведении мыши на элементы интерфейса программы, поэтому мы рекомендуем установить этот флажок.

С помощью параметров раздела Параметры валюты вы можете задать формат представления денежных единиц, в которых учитывается стоимость работ проекта. В списке Символ валюты следует выбрать (вставить) символ обозначения денежной единицы. Поскольку в примерах мы будем использовать в качестве валюты доллар, вам следует выбрать в списке обозначение доллара. Список Положение символа валюты содержит несколько вариантов размещения символа денежной единицы рядом с цифрами. И наконец, счётчик Цифр после запятой определяет, сколько десятичных знаков будет использоваться при отображении стоимости работ.

Часто полезной является отображение ещё одной полезной панели, которая называется Панель представлений. Для этого нужно воспользоваться командой меню Вид — Панель представлений. Для увеличения рабочей окна часто панели Область задач, Консультант не отображают. В этом случае окно программы должно принять такой вид, как показано на рисунке 2.6.

Источник: studopedia.org