Программа пресс конференции это

Любое событие должно завершаться отчетом и анализом прошедшего мероприятия. Потому что именно так можно понять, была ли достигнута изначально поставленная цель. Например, перед тем как провести пресс-конференцию, определяется, какое количество публикаций и в каких именно СМИ вы планируете получить по конкретному инфоповоду. Чем больше статей и других публикаций, тем большее количество людей узнает о вашем событии или другой новости.

Что такое пресс-конференция

Пресс-конференция — это способ донести через журналистов важную для вас информацию до конечного потребителя ваших услуг или товаров. Очень важны при этом спикеры: чем более они известны и интересны публике, тем больше шансов, что журналисты донесут до своих читателей ваши новости. Это может быть что угодно. Например, открытие нового филиала, выпуск очередной версии вашего продукта либо изменение в составе совета директоров. Привлекает журналистов и возможность пообщаться с медийными персонами, к которым сложно найти доступ в обычных условиях — это могут быть первые лица компаний, писатели, другие известные личности.

#ПрямойЭфир: Пресс-конференция С.В.Лаврова по итогам визита в США

В начале пресс-конференции спикеры кратко излагают основные тезисы и инфоповод, по которому было создано это мероприятие.

После подразумевается, что приглашенные журналисты будут задавать вопросы, а спикеры — отвечать. Бывает, что журналистов сложно расшевелить: даже если они пришли на пресс-конференцию, вопросы задавать все равно не спешат. Для этого в зале, где проходит событие, важно иметь “своих” людей, которые будут задавать спикеру заранее подготовленные вопросы, тем самым побуждая к этому действию остальных участников.

Самое главное, чтобы тот инфоповод, по которому была собрана пресс-конференция, опубликовали в нужных вам СМИ. Тогда цель мероприятия можно считать достигнутой.

Как подать информационный повод и каким он должен быть

Информационный повод — это новость, информация о некоем событии, которое должно заинтересовать представителей средств массовой информации. Важно правильно сформулировать инфоповод, по которому вы решили провести пресс-конференцию. Причем заявленная тема, на первый взгляд, может лишь косвенно касаться реального события, о котором хотят поведать миру.

Например, одна из строительных корпораций планировала прорекламировать новый коттеджный поселок. Но такая тема пресс-конференции вряд ли заинтересовала бы журналистов. Поэтому была сформулирована тема, которая касалась проблемы малоэтажного строительства и новым тенденциям в этой сфере. В результате тема-инфоповод для пресс-конференции звучала так: «Девелоперы для эконом-класса: тенденции рынка загородного строительства в Петербурге».

На мероприятие были приглашены представители областной администрации, депутаты, застройщики и кредиторы. Получилась весьма острая дискуссия, которая касалась большого круга людей.

На пресс-конференции поднимались вопросы о том, будет ли доступно загородное жилье с городской инфраструктурой среднему классу; как повысить качество жизни городских жителей и сделать для них доступной стоимость загородного коттеджа. Было множество публикаций в СМИ и обсуждений этих вопросов читателями, так как в пример приводился именно тот коттеджный поселок, который планировалось прорекламировать. О нем узнало большое количество людей, среди которых были и потенциальные покупатели. Цель была достигнута.

Обращение Путина. Пресс-конференция Лукашенко. Самолет Пригожина в Минске I ГЛАВНОЕ

При формулировании инфоповода важно придерживаться следующих принципов:

• Журналистам должно быть понятно и интересно потратить свое время на посещение вашей пресс-конференции.
• Заявленные медийные личности должны обязательно принимать участие в мероприятии. Если вы написали о них в пресс-релизе, то они гарантированно должны быть на пресс-конференции.

Что обязательно нужно сообщить:

• Программу мероприятия.
• Организатора или инициатора пресс-конференции.
• Планируемая дата проведения.
• Порядок аккредитации журналистов.
• Контактные данные.

Как подготовить пресс-конференцию

Перед тем, как организовать пресс-конференцию, необходимо тщательно продумать, какие действия вам необходимо совершить, чтобы реализовать эту идею. Обратите внимание на то, что чем раньше вы начнете подготовку к пресс-конференции, тем больше шансов, что проведете качественное и интересное мероприятие, о котором будут долго говорить и писать в СМИ. Дайте себе на подготовку хотя бы месяц, чтобы потом не торопиться и в суете не упустить важные моменты.

Предполагаем, что вы уже определились с целью и темой пресс-конференции и начали писать перечень необходимых действий.

Что примерно должно входить в процесс подготовки:

• Определение ключевых спикеров. Важно, чтобы спикер подходил вашей компании по своему имиджу и положительно влиял на мнение о компании в дальнейшем.
• Поиск места проведения. Место, где проводят пресс-конференцию, должно быть удобно расположено и для тех, кто приезжает на общественном транспорте и для тех, кто будет добираться на собственном авто. Например, если вы планируете пресс-конференцию в СПБ, то обратите внимание на “Белый лофт” https://ecspb.ru/moskovskiye_vorota .
• Дата и время проведения. Проследите, чтобы дата вашей пресс-конференции не совпала с другим, более значимым событием, которое перетянет на себя внимание прессы. Также надо учитывать, что лучшие дни недели для проведения мероприятия — это середина недели: вторник, среда, четверг. По времени суток — промежуток между 11.00 и 16.00.
• Сценарий проведения пресс конференции. У вас должен быть общий сценарий с поминутно расписанными действиями каждого участника. Обязательно включите в него не только выступления спикера, но и время, в которое должны задавать ключевые вопросы ваши “подсадные утки”, а также время, которое отводится на кофе-брейк после мероприятия.
• Сценарий для участников. У каждого участника вашего действа должен быть сценарий конкретно для его выступления. У всех. Спикеров, тех, кто задает вопросы, работает со светом, техникой, следит за проектором и т.п.
• Необходимые документы. Сведения о теме, о спикерах, о компании. Это могут быть буклеты и другие презентационные материалы. Возможно, стоит подумать о том, чтобы разместить эти данные на облачных хранилищах и разослать участникам ссылки, либо подготовить флешки с информацией в электронном варианте.
• Приглашения представителей СМИ. Необходимо сделать рассылку как минимум два раза: до начала события и провести предварительный обзвон журналистов накануне.
• Пресс-релиз. Анонс будущего мероприятия, в котором важно донести выгоду инфоповода для потребителя так, чтобы это заинтересовало редакторов и других представителей СМИ.
• Пост-релиз. Это важный момент. Пост-релиз рассылается тем журналистам, которые по разным причинам не смогли посетить ваше мероприятие. В документе обязательно должны описываться:
• тема пресс-конференции;
• перечень докладчиков и тезисы из их выступлений;
• ключевые вопросы от журналистов и ответы на них;
• контактные данные;
• визуальный ряд — фото, видеоматериалы с пресс-конференции.

Основные этапы пресс-конференции

1. Регистрация аккредитованных журналистов и приглашенных гостей.
2. Представление организаторов и основных спикеров пресс-конференции.
3. Вступительное слово ведущего — создает эмоциональный настрой.
4. Выступления спикеров и других участников.
5. Вопросы журналистов и ответы на них.
6. Заключительное выступление ведущего, благодарности участникам и гостям, закрытие.
7. Кофе-брейк или фуршет, неофициальная часть.

Выбор места проведения пресс-конференции

Как мы писали выше, основной момент при выборе места проведения пресс-конференции — удобство месторасположения площадки для приглашенных.

Но, помимо этого, есть и другие критерии, по которым выбирается пространство для мероприятия:

• Достаточно места для выступающих и для приглашенных, а также для видеооператоров и фотографов.
• Наличие гардероба и других удобств.
• Важно, чтобы выступающие находились либо на сцене, либо на другом возвышении. Так, чтобы их было хорошо видно с любого места помещения.
• Техническое оснащение и освещение площадки.
• Возможность проведения и организации кофе-брейка или фуршета.

Для проведения пресс-конференций в Санкт Петербурге вы можете обратиться в агентство “Центр событий” https://ecspb.ru/ . Мы точно знаем, как сделать пресс-конференцию и подготовку к ней правильно и сможем освободить вас от решения многих вопросов, связанных с подготовкой и проведением этого мероприятия.

Также мы поможем вам с локациями для проведения пресс-конференций в Петербурге. У нас есть две собственные площадки, максимально подготовленные для различных мероприятий:

• “Белый лофт” https://ecspb.ru/moskovskiye_vorota
• “Пространство у метро Петроградская” https://ecspb.ru/petrogradskaya

Кейсы

“Центр событий” занимается организацией различных мероприятий. Вот только некоторые кейсы, в которых можно посмотреть, как проводят пресс-конференции известные личности и организации:

• встреча с Дмитрием Костыгиным, совладельцем “Юлмарта”, “Улыбка Радуги”, “Дикая орхидея” и других компаний https://ecspb.ru/events/vstrecha_s_dmitriem_kostyiginym ;
• встреча с Дмитрием Яловым, Вице-губернатором Ленинградской области, победителем конкурса «Лидеры России» https://ecspb.ru/events/vstrecha_s_dmitriem_yalovim ;
• пресс-конференция “Малый бизнес – в центре событий” https://ecspb.ru/events/maliy_biznes_v_zentre_sobitiy#rec76962545 ;
• пресс-конференция по поводу открытия нового сезона федерального проекта МГЕР «Школа парламентаризма» https://ecspb.ru/events/mger ;
• открытая встреча с политиком и одним из лидеров «Партии перемен» Ксенией Собчак https://ecspb.ru/events/vstrecha_s_sobchak .

Заключение

Пресс-конференции иногда называют вымирающим форматом. Но, тем не менее, бывают случаи, когда без них просто не обойтись.

VI. Порядок подготовки и проведения пресс-конференции (брифинга)

В системе работы с журналистами пресс-конференция является центральным событием, позволяющим решать многие задачи. Необходимо заранее определять приблизительную периодичность проведения пресс-конференций.

В крупных организациях, особенно органах власти, оптимально вводить постоянный график проведения пресс-конференций: это упрощает процесс оповещения журналистов, создает ощущение стабильности, доверительного отношения к прессе.

Для средней организации важно решить — ежеквартально или ежемесячно вы собираете журналистов. Будут ли достойные внимания общественности и прессы информационные поводы? Важно выстраивать перспективу на год. Желательно приглашать журналистов не реже чем раз в полгода.

Итак, подходит срок проведения пресс-конференции. Наши действия:

☻ определяем ПОВОД для встречи с журналистами. Это могут быть итоги работы за год, какое-либо значительное событие в жизни организации, выигрышные для нас итоги анализа ситуации на рынке, освоение нового вида услуг или открытие нового объекта.

☻ Следующий шаг: сочиняем емкую формулировку, которая станет объявленной темой пресс-конференции. Привлечет ли внимание тема — от этого во многом зависит успех пресс-конференции. Информационный повод и тема — близкие понятия.

☻ Но нам важно еще определить цель проведения пресс-конференции. Ведь пресс-конференция — это мероприятие, являющееся частью нашей ПР-программы. Рассмотрим на конкретном примере, как формулируются тема и цель встречи с журналистами. Допустим, наш ПР-субъект — крупная аграрная корпорация «Агроинвест», которая отмечает пять лет своего существования на рынке.

Пятилетие корпорации — информационный повод. Тему пресс-конференции можно определить так: «»Агроинвест»: пять лет восхождения». Какова же цель пресс-конференции? «Просто проинформировать» прессу — непрофессиональная постановка цели. Следует соотнести факт проведения пресс-конференции с нашей коммуникационной стратегией, имиджевой программой.

Мы должны сформулировать, чего конкретно хотим достичь по итогам пресс-конференции. Поставленная задача должна иметь «измеряемые» параметры — количество или характер публикаций, запланированное продолжение контактов с определенными СМИ или иные формы обратной связи. Целью пресс-конференции в нашем случае могут быть самые разные результаты. Вот варианты:

♦ укрепить в глазах общественности и партнеров авторитет корпорации;

♦ обеспечить известность корпорации за пределами региона;

♦ предъявить общественности нового крупного лидера с политическими амбициями (если, к примеру, руководитель корпорации намерен выдвигаться на предстоящих выборах в качестве кандидата).

☻ В зависимости от избираемой цели мы осуществляем подготовку пресс-конференции. Следовательно, и список приглашаемых журналистов формируем, соотнося с целью.

☻ Выбираем день проведения пресс-конференции. Лучше, если будут учтены несколько факторов. Нельзя назначать пресс-конференции в тот день, когда происходят крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов).

Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями, которые проводят органы власти, нежелательно также выбирать понедельник или пятницу. Оптимальное время проведения — от 11 до 15 часов. Если начнем позже, журналисты не успеют смонтировать материал и поместить в вечерние выпуски ТВ и радио.

☻ Приглашение журналистов. Теперь можем приступить к «режиссуре». Пресс-конференцию мы рассматриваем как ПР-акцию. Следовательно, нам нужно позаботиться о том, чтобы она прошла по нашему сценарию. Определяем состав приглашенных журналистов. Если наша организация имеет систему аккредитации СМИ, то список уже определен.

Если нет — формируем его. Будем готовы к тому, что на пресс-конференцию придут «незваные гости» (если нет системы аккредитации, то мы не вправе запретить не включенным в список приглашенных журналистам присутствовать на нашем мероприятии). Чтобы общение в ходе пресс-конференции не ушло в сторону, не повернулось в скандальное русло, договариваемся с близкими нам журналистами, заранее вооружаем их выигрышными вопросами, просим оказать моральную поддержку.

Приглашать журналистов следует письменно, примерно за 10 дней до проведения пресс-конференции. В приглашении должны быть указаны тема пресс-конференции, имена ньюсмейкеров (или спикеров), дата и время проведения, а также — адрес помещения, где будет происходить событие, сопровождаемый схемой движения (если адрес малоизвестен).

За день до проведения пресс-конференции обязательно звоним и уточняем — кто из журналистов будет. Это важно, так как иногда приглашения в редакциях теряются или сами журналисты в текучке событий забывают о нашем приглашении. К тому же, уточнив персоналии, мы будем более подготовлены к атмосфере общения.

☻ Помещение для проведения пресс-конференции лучше выбрать с учетом размещения не менее 20 человек. Слишком большой зал создаст ощущение «незначительности» события: будет много незаполненного пространства. Слишком тесное размещение также нежелательно: это неуважение к труду журналистов.

К тому же следует предусмотреть пространство для хождения операторов с камерой по залу в поисках подходящих ракурсов. Необходимо обратить внимание — каков же фон, на котором будет происходить съемка. Плохо, если в объектив попадут неэстетичные детали (небрежно висящий, не замеченный в суете провод или трещина на стене). Самое разумное — разместить за спиной дающих пресс-конференцию панно — или с названием организации, ее логотипом, или написать на панно тему пресс-конференции или ваш фирменный слоган.

☻ Не забудем предусмотреть столы для регистрации пришедших на пресс-конференцию. Они должны стоять перед входом в зал проведения пресс-конференции. Список пришедших и зарегистрированных журналистов в момент начала пресс-конференции нужно оперативно передать ведущему.

☻ Таблички с названиями основных приглашенных СМИ, ТВ-каналов, расставленные на столиках, создают ощущение гостеприимства: важно показать журналистам, что их здесь ждали. Таблички для радиожурналистов необходимо ставить на первые столы: у них обычно много суеты с микрофонами.

☻ На столе президиума размещаются таблички, на которых крупными буквами указаны не только фамилии, но и имена и отчества дающих и ведущего пресс-конференцию. Это делается из нескольких соображений: облегчается общение, страхуемся от ошибок в написании фамилий. Должности указывать необязательно — у нас будут другие способы это сделать.

☻ Важны технические детали. Лучше, если будут установлены микрофоны — в президиуме и в зале. Их обязательно надо проверить перед началом работы. Иногда возникают проблемы с подключением осветительной аппаратуры у ТВ-журналистов — все это надо заранее предусмотреть.

☻ Следует даже проверить — насколько удобно расставлены стулья для ведущего и ньюсмейкеров (спикеров) пресс-конференции. Не слишком ли они придвинуты друг к другу? Ведь это создаст ощущение «зажатости» главных героев события.

☻ Заранее следует поручить кому-то роль «дежурного у входа»: журналисты опаздывают — кто поможет сориентироваться и без ущерба для общей работы занять место? Этот же человек может заметить, если в задних рядах приглашенных плохо слышно речь, звучащую в микрофон. Да и мало ли что может случиться непредвиденного и что ведущему будет сложно сразу заметить.

☻ Назначается также ответственные за регистрацию — для них оборудуется место при входе. Для оперативности регистрации следует подготовить список приглашенных СМИ.

☻ Пакет для журналистов. Его называют еще «пресс-пакет» или «раздаточный материал». Это обязательный для грамотного обеспечения работы момент. Дело не только в традициях или желании порадовать гостей красивыми папками и при возможности сувенирно-фирменными ручками. Папки могут быть элементарными, ручек может не быть вообще.

Так называемый раздаточный материал ценен как дополнение к содержанию пресс-конференции: ведь не все прозвучавшие цифры будут восприняты на слух, не все факты будут понятны в устном изложении. К тому же есть возможность предложить журналистам фотоматериалы или ксерокопии публикаций, итоги социсследований и т. д. Но этот материал не должен быть излишне перегружен информацией. Важна золотая середина: пакет для журналистов — это выразительно и со вкусом дополняющий пресс-конференцию материал. В папку для журналистов вы можете вложить фото или слайды в электронном виде (CD-ROM).

Порядок раскладки документов (в котором его будут видеть журналисты) примерно следующий: программа пресс-конференции, пресс-релиз, биографии и фото ньюсмейкеров, информация по теме пресс-конференции (бэкграундер), факт-лист, кейс-стори, электронные приложения, брошюра, корпоративное издание, визитки контактных лиц. Предполагается, что в материалах размещен логотип организации,

☻ Роли и их «исполнители». Строгость жанра предполагает четкое распределение ролей на пресс-конференции. Почему-то сегодня редко встречается в прессе выражение «Господин Иванов дал пресс-конференцию». Чаще употребляется — «. провел пресс-конференцию». Последнее чаще всего не соответствует действительности.

Потому что ведут пресс-конференцию, как правило, пресс-секретари или советники руководителя. И это правильно. Столетняя практика проведения пресс-конференций показывает, что оптимально разделять две роли: ведущего и ньюсмейкера, или спикера (то есть отвечающего на вопросы журналистов, дающего информацию — у нас пока так и не устоялось определенное название этой роли).

Функции ведущего следующие: он открывает пресс-конференцию, сообщает о количестве присутствующих журналистов, благодарит их за внимание к организации и реакцию на приглашение, объявляет тему, представляет дающих пресс-конференцию, объявляет регламент, порядок ведения, далее — руководит общением присутствующих в соответствии с принятым регламентом.

Центральные фигуры пресс-конференции — это лидеры, ради диалога с которыми собрались журналисты. Они дают пресс-конференцию. Сколько их может быть? Известные личности чаще всего

дают персональные пресс-конференции, то есть являются единственными ньюсмейкерами. Но иногда в интересах организации с учетом объявленной темы необходимо представить в роли дающих пресс-конференцию несколько руководителей, специалистов. Рекомендуемое количество дающих пресс-конференцию — не более трех человек.

После вступительных слов ведущего лидер делает сообщение по теме пресс-конференции (желательно не более 10-15 минут), затем отвечает на вопросы журналистов.

Почему не рекомендуется лидерам самим вести пресс-конференцию? В самом начале следует ярко, значительно представить центральные фигуры, сделав нужные акценты на их заслугах и т. д. Поэтому руководители, берущие на себя ведение пресс-конференции, теряют возможность быть хорошо представленными. Кроме того, сам процесс ведения предполагает объявление регламента, контроль за его соблюдением, учет нюансов поведения журналистов. Это определенная нагрузка, она отвлекает от главного — дать нужные ответы на порой трудные и непредвиденные вопросы.

Регламент ведения пресс-конференции. Это не только длительность и порядок ведения, хотя и они важны. Пресс-конференция должна длиться от 40 минут до 1 часа 20 минут. Примерно 1/5 времени (не более) может быть посвящена вступительным речам, остальное — диалог с журналистами.

Регламентом устанавливается также порядок, в котором задаются вопросы (например, не более двух вопросов от одного СМИ — по первому кругу, лишь затем — по второму кругу). Крайне важно, чтобы ведущий не навязывал регламент, а предлагал его присутствующим, затем заручался их поддержкой. «Итак, мы с вами определились, как будем задавать вопросы и когда закончим работу. Все ли согласны? Нет возражений?» — после такого принятия регламента он становится как бы общим договором присутствующих. Это позволяет более четко и бесконфликтно вести пресс-конференцию, предоставить возможность всем журналистам равные возможности.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Планирование и организация пресс-конференции

Пресс-конференция Пресс-конференция предполагает: Этапы подготовки и проведения пресс-конференции: Подведение итогов, или «после пресс-конференции».

ПОЛНЫЙ ОТВЕТ
Без воды — краткий вариант ответа,
легко понять и запомнить

НАВИГАЦИЯ ПО СТРАНИЦЕ

Пресс-конференция Пресс-конференция предполагает: Этапы подготовки и проведения пресс-конференции: Подведение итогов, или «после пресс-конференции».

Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставление СМИ фактографической, проблемной и комментирующей информации.

Важно учитывать при проведении пресс-конференции:

• Место.

• Критериями выбора места являются:

• статус –подчеркивает значимость мероприятия;
• техническое оснащение — возможность показа слайдов, видеороликов, проведения фуршета;
• удобство расположения — журналисты, участники, гости не должны тратить много времени на дорогу, поиск зала, парковку.

• авторитетность источника новостей;
• получение новостей из первых уст;
• возможность проверки сведений;
• уточнения версий с помощью вопросов.

Этапы подготовки и проведения пресс-конференции:

Источник: znzn.ru