Программа пребывания делегации это

Правила международного протокола регламентируют порядок осуществления визитов иностранных делегаций. Приезд в страну такой делегации является результатом большой подготовительной работы, взаимного изучения, сбора информации.

Прием иностранной делегации, проведение переговоров — сложный комплекс задач, которые необходимо квалифицированно решать для успеха дела.

Определяется цель визита, срок пребывания и дата приезда. Согласовываются уровень главы делегации, полномочия договаривающихся сторон, состав и количество членов делегации. Уточняется рабочий язык переговоров и документов, количество переводчиков, с чьей стороны они будут, форма фиксирования хода переговоров (протокол, стенограмма, аудиозапись).

После этого принимающая сторона разрабатывает проект программы пребывания, согласовывает ее с партнерами, с заинтересованными организациями и ведомствами своей страны и отрабатывает окончательный вариант. Смета расходов составляется принимающей стороной с учетом того, за чей счет едет делегация. Если члены делегации приглашены в качестве гостей, то принимающая сторона берет на свой счет расходы по пребыванию, включая проживание в гостинице, питание, автотранспорт; обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспортировку багажа, работу переводчиков и т.п. Если при этом руководитель иностранной делегации приглашается с супругой, то специально согласовываются финансовые условия ее приглашения.

Путин выступает на форуме в Петербурге | ГЛАВНОЕ

В том случае, когда делегация приезжает за свой счет, принимающая сторона оплачивает расходы, связанные с протокольной частью программы. Остальные расходы (размещение в гостинице, питание, автотранспорт и др.) обеспечивает направляющая сторона. Все финансовые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе — письме, факсе.

После того как партнеры дали согласие на направление делегации, принимающая сторона формирует свою делегацию для ведения переговоров. При ее формировании, как правило, исходят из принципа паритета в определении ее численного состава и уровня представительства.

Программа пребывания варьируется в зависимости от цели, срока визита, уровня и состава делегации. Обычно программа состоит из следующих элементов: 1) встреча делегации; 2) деловая часть программы; 3) представительские приемы с российской стороны; 4) культурная программа; 5) посещение объектов, поездка по стране (если предполагается); 6) проводы делегации.

Важной частью программы являются протокольные мероприятия с российской стороны. Например, в связи с завершением переговоров и подписанием документов руководство фирмы (компании) организует прием (завтрак, обед, ужин) в честь делегации. В программе указывается место и время, вид приема.

Существенное значение для эмоционального фона поездки, формирования интереса к нашей стране, ее истории, культуре имеет культурная программа. Она должна быть составлена с учетом продолжительности пребывания, пристрастий членов делегации, а также с учетом того, является ли для них приезд в нашу страну первым посещением.

Михаил Подоляк. День 478. Африканская делегация и кинжалы, наступление, Путин в Питере, доброта

Традиционно во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные встречи. Первыми такую встречу всегда организуют хозяева. Не рекомендуется устраивать ее в том же ресторане, где гости питаются обычно. Следует выбрать интересный ресторан с хорошей кухней, заранее зарезервировать удобный столик, обеспечить транспорт для гостей.

Чтобы партнеры смогли, если захотят, провести ответную встречу, необходимо предусмотреть в программе один свободный вечер. В программе каждого дня рекомендуется предоставлять гостям свободное время для второго завтрака и личных дел.

Для супруги главы делегации нужно составить специальную программу или запланировать отдельные мероприятия в соответствии с ее пожеланиями.

Обычно приезд делегации планируется в рабочие дни. Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Чаще всего делегации прибывают в Москву самолетом. Протокол встречи предусматривает соблюдение ряда правил. (см. Приложение 6)

На встречу делегации следует выезжать в таком составе, который соответствует статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2—3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

Как правило, присутствует посол России в стране гостя, посол страны гостя и начальник Службы государственного протокола. Если гость прибыл с супругой, то во встрече принимают участие супруги упомянутых лиц.

Гостей встречают в аэропорту у трапа самолета официальные лица соответствующего ранга.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цветы вручают в целлофановой упаковке). После короткой процедуры взаимных приветствий гости, в сопровождении встречающих, в автомобилях направляются в гостиницу.

Если происходит официальный визит на высшем уровне, то выстраивается почетный караул трех видов вооруженных сил. Исполняются гимны страны гостя и РФ.

В практике имеют место случаи, когда шеф протокола вместе с послом страны гостя поднимаются на борт самолета, чтобы приветствовать гостя и дать ему краткие пояснения предстоящей церемонии встречи.

Первым из самолета выходит гость и его супруга, затем сопровождающие лица. Начальник Службы государственного протокола прдставляет гостю встречающих лиц. Гость (или посол страны гостя) представляет основных сопровождающих лиц.

После взаимных приветствий гость и главный встречающий с российской стороны направляются к почетному караулу, на специально обозначенное мecто. Сопровождающие гостя лица остаются у трапа самолета. Оркестр играет встречный марш. После рапорта начальника почетного караула исполняются гимны страны гостя и Российской Федерации.

После исполнения гимнов гость и главный встречающий проходят вдоль строя почетного караула от знамени до левого фланга (гость идет ближе к строю караула). Перед знаменем они останавливаются и легким наклоном приветствуют его. После окончания обхода почетного караула главный гость подходит к месту, где находятся другие российские официальные лица; шеф протокола представляет их. Затем посол страны гостя представляет персонал своего посольства, а также послов, которых он пригласил на встречу.

Высокий гость и главный встречающий возвращаются к специально отведенному месту, обозначенному ковром. Почетный караул проходит торжественным маршем. Первым по отношению к маршу почетного караула стоит высокий гость и, таким образом, первым приветствует государственный флаг Российской Федерации.

С аэродрома высокий гость и сопровождающие его официальные лица на автомашинах направляются в Кремль.

Существуют определенные правила рассадки в автомобиле. Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины открывает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером.

Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим либо, если машина большая, на откидном сиденье.

В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с правой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую дверцу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркуется так, чтобы свободным был выход с правой стороны.

В том случае, когда глава иностранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, дамам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схеме, по которой происходила рассадка в первой машине.

Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем — встречающий равного с гостем ранга, член российской делегации, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято. На автомашине, в которой следует гость и главный встречающий, укреплены флажки страны гостя (справа по ходу автомашин) и слева российский флаг.

Автомашину гостя сопровождает эскорт мотоциклистов. Супругу гостя сопровождает супруга главного встречающего. В аэропорту и в 3 — 4 пунктах центральных улиц города по пути следования гостя в резиденцию вывешиваются государственные флаги страны гостя и Российской Федерации.

Официальная церемония встречи гостя заканчивается в Георгиевском зале Большого Кремлевского дворца, где гостя и его супругу встречают Президент России с супругой.

После взаимных приветствий и краткой беседы высокий гость прощается и в сопровождении шефа протокола направляется в отведенную ему резиденцию в Кремле.

Если делегация располагается в гостинице, то здесь тоже имеются правила. К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации. Для того чтобы не было накладок, следует заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин, супружеских пар, какого уровня номера им предоставлены. Вопрос об оплате решается на стадии согласования, и к моменту приезда делегации все необходимые платежи уже произведены.

Встречающие официальные лица прощаются с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с руководителем делегации о протокольном визите к руководителю учреждения, так называемом визите вежливости. С гостями до момента расселения остается переводчик, представитель протокольного отдела или административно-хозяйственной службы, которые помогают им пройти положенные формальности.

После устройства в гостинице членам делегации предоставляется личное время в соответствии с программой.

Как бы ни была важна протокольная часть визита, все же главное место в программе пребывания высокого гостя отводится переговорам.

Состав участников переговоров и бесед с российской стороны определяется Президентом Российской Федерации.

Гостя информируют о составе участников переговоров, что дает ему возможность определить круг сопровождающих его лиц. Если планируются встречи «по интересам», то гостю называются фамилии и должности российских официальных лиц, которые могли бы вести переговоры со своими партнерами по конкретной проблематике.

Переговоры происходят, как правило, в Екатерининском зале Большого Кремлевского дворца.

Подписание совместных документов проводится в Красной гостиной Кремлевского дворца или, в особых случаях, во Владимирском зале.

Официальные лица с российской стороны, участвующие в церемонии подписания документов, определяются Президентом.

Владимирский зал Кремля примыкает к Зимнему саду. Президент и его гость располагаются за столом в креслах спиной к саду. Гость садится справа от Президента. За их спинами располагаются официальные лица с обеих сторон.

В зале находятся также приглашенные на церемонию другие официальные лица, представители средств массовой информации.

В программе пребывания главы государства и ее реализации все важно, мелочей нет. Так, например, во всех странах, в том числе и в России, особое внимание уделяется церемонии возложения венка к национальным памятникам. В протокольном плане эти церемонии тщательно разрабатываются, широко освещаются прессой.

При возложении венка к могиле Неизвестного солдата в Москве, разработан определенный ритуал. Выстраивается почетный караул и оркестр. Гостя и сопровождающих его лиц, а также официальных лиц с российской стороны встречает военный комендант Москвы или другой военный представитель. Участники церемонии начинают движение к монументу, проходя вдоль строя почетного караула.

Впереди идет офицер почетного караула, за ним — офицеры с венком, немного сзади — глава государства и сопровождающие лица. Возлагается венок. Глава государства подходит и поправляет ленты. Минута молчания. После этого оркестр исполняет гимны двух стран, а затем почетный караул проходит торжественным маршем мимо памятника и участников церемонии.

Более скромной бывает церемония, когда венок возлагает министр иностранных дел, прибывший в Москву с официальным визитом. В этом случае у памятника выставляются часовые из состава почетного караула, исполняется траурная мелодия (в звукозаписи).

В честь высокого гостя принято устраивать прием (завтрак, обед).

Прием проводится в Екатерининском зале или Грановитой палате Большого Кремлевского дворца. Интерьер обоих залов привносит в прием элемент торжественности. Отличная кухня, умелое обслуживание, хорошая сервировка — все это необходимые составные части официального завтрака или обеда.

Как правило, такие приемы немноголюдны. Участвуют лишь лица, которые непосредственно связаны с делегацией. На приеме присутствует посол страны гостя и небольшая группа старших дипломатических сотрудников посольства.

Президент и гость обмениваются речами. Речи заранее переводятся на соответствующий язык и раскладываются перед каждым участником приема. Этим избегается необходимость делать устный перевод. Сообщение о приеме и тексты речей публикуются в печати.

В российской протокольной практике ответное протокольное мероприятие со стороны гостя, как правило, не предусматривается. Если все же гость такое мероприятие проводит, то стороны обмениваются краткими тостами.

Программа официального визита главы государства может включать по желанию гостя представление ему глав дипломатических представительств, аккредитованных в Москве, и посещение театра.

Представление дипломатического корпуса происходит в Кремле на Собственной половине. Посольство страны гостя оповещает о времени представления. В этом случае посольство может выборочно подойти к списку приглашаемых. Основным критерием является наличие дипломатических отношений со странами, послы которых аккредитованы в Москве.

Если глава государства на церемонии присутствует с супругой, то и послы приглашаются с супругами.

После представления устраивается легкое угощение, возможны краткие беседы главы государства с некоторыми послами. В заключение церемонии высокий гость благодарит глав дипломатических представительств за внимание.

В других случаях деловых визитов глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказываются, если есть необходимость, дополнительные просьбы и пожелания.

В назначенное время в вестибюле первого этажа офиса принимающей организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь-референт или помощник руководителя, сотрудник протокольного отдела и провожает их в кабинет руководителя организации (если нет специального помещения для приема иностранцев). Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.

По сложившейся традиции, гостя приглашают сесть на диван, стоящий в гостевой части кабинета. Это почетное место. Хозяин кабинета занимает кресло слева от дивана. В результате, как и полагается по этикету, гость сидит по правую руку от хозяина. Если они оба садятся на диван, то гостя следует пригласить сесть с правой стороны от хозяина.

Если гость прибыл с дамой, то в таком случае на самое почетное место, по правую руку от хозяина, приглашают сесть даму, а по левую руку — гостя. Переводчик занимает место произвольно.

Не полагается принимать почетных гостей сидя за своим письменным столом или во главе стола для заседаний. Такое расположение собеседников относительно друг друга создает моральное преимущество для хозяина, атмосферу его доминирования в общении. Беседу начинает хозяин. Первые фразы должны носить светский характер. Только после этого возможно обсуждение деловых вопросов, связанных с программой.

Поскольку визит вежливости длится не более 20—30 минут, уже через 5—7 минут секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты. Спиртные напитки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, может быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гостю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал.

Источник: studopedia.su

Программа пребывания делегации

К приезду зарубежной делегации готовятся две программы: общая, предназначенная для гостей, и подробная (рабочая) – для организаторов приема. Программа для гостей представляет собой расписанный по дням и числам график пребывания их в стране (изготавливается типографским способом и вручается всем членам делегации в начале визита). В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема делегации:

1. Бронирование гостиницы или подготовка место проживания делегации

2. Определение мест питания

3. Персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале

4. Содействие в прохождении пограничного контроля

5. Получение и доставка багажа, транспортное обеспечение

6. Помощь в размещении в гостинице

7. Работу переводчиков и др.

8. Визит в посольство или консульство (при обоюдном согласии сторон; уровень приглашаемого сотрудника диппредставительства необходимо соотносить с уровнем делегации).

Официальный статус встречающего главы делегации должен соответствовать официальному статусу приезжающего главы делегации. При определении языка переговоров преимущество имеет язык принимающей стороны. При выборе подарка необходимо учесть существующее официальное и протокольное старшинство внутри делегации. Организация (учреждение), принимающая зарубежную делегацию, обеспечивает своевременное разъяснение своим гостям основных положений указанных документов, точное выполнение установленных в отношении иностранных граждан правовых норм, а также несет ответственность за своевременное оформление документов на право пребывания их в Республике Беларусь, передвижение по территории страны и на въезд из Республики Беларусь по истесении определенного им срока пребывания.

Права и обязанности членов зарубежных делегаций в Республике Беларусь регламентируется следующими основными документами:

· Законом Республики Беларусь «О правовом положении иностранных граждан в Республике Беларусь» № 2339 – ХІІ от 3 июня 1993г.

· Правилами пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь, утвержденными постановление Совета Министров Республики Беларусь № 1654 от 25 октября 1999г.

· Положением о депортации иностранных граждан и лиц без гражданства Республики Беларусь, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 1653 от 25 октября 1999г.

· Инструкцией о порядке выдачи иностранным гражданам и лицам без гражданства виз Республики Беларусь, утвержденной МИД, МВД и Главным управлением пограничных войск Республики Беларусь.

Деловая виза выдается на срок 90 дней консульскими учреждениями. Приглашение принимающей стороны является основанием для получения зарубежным партнером визы на въезд в страну. Принимающая сторона обязана в течении трех суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации паспортов зарубежных гостей в органах внутренних дел.

Исследователь А.Тряпицина перечисляет несколько компонентов процесса межкультурного взаимодействия:

-стиль культурного поведения,

-культура быта и труда,

-культура управления и т.д.

Все эти компоненты имеют прямое отношение к имиджу делового человека. Что ещё раз подтверждает необходимость обучения деловой этики и деловому этикету разных стран. В связи с расширением международных культурных связей Республики Беларусь менеджерам СКС необходимо строить свой имиж с учётом различий в восприятии стереотипа делового человека, сложившегося в разных культурах.

В последнее время эти вопросы широко освящаются в научной и научно-популярной литературе: практических пособиях Л.В.Лойко и Г.Н.Михалькевича «Приём зарубежной делегации» и «Протокол и этикет международного общения», И.И.Калачёвой «Молодёжь и поликультурное образование в высшей школе», книги Р.Льюиса Д. «Деловые культуры в межународном бизнесе. От столкновения к пониманию», Д.Холла «Как понять иностранца без слов», Д.Честара «Деловой этикет». Популярные серии изданий познавательно-развлекательного характера, которые знакомят с культурными особенностями стран: «Настольная книга бизнесмена», «Эти странные Американцы», «Эти странные Шотланцы» и др.

16 ноября объявлен ЮНЕСКО Международным днём толерантности. Обучение толерантности имеет большое практическое значение для личностного роста менеджера СКД и его профессионального совершенствования. Модель профессионала, включающего в свой имидж качества толерантной личности важна и своевременна, для жизнедеятельности в многонациональном мире.

Для предпринимательской деятельности необходимо умение принимать решения, находить быстрые и адекватные способы реагирования на складывающиеся ситуации. Но это не представляется возможным без умения вести диалог с другим человеком, природой, обществом. Вести диалог – это значит взаимодействовать, а главным условием взаимодействия как отмечает В.В.

Шалин, является толерантность [Шалин В.В. Толерантность. Ростов н/Д, 2000].

Белорусским предпринимателям в новом веке предстоит решать важную задачу интеграция республики в европейское и всемирное сообщество. Культура национального общения — необходимое условие формирования имиджа делового человека. Принципы поликультурного (многокультурного) образования выполняют функции адаптации, выживаемости, повышения стрессоустойчивости личности. Элементы культуры делового человека, способствующие установлению позитивного диалога представлены на схеме 6.[ И.И. Калачева c.115.]

Дата добавления: 2016-07-22 ; просмотров: 2818 ; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

Источник: poznayka.org

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров.

Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Одна из важнейших задач делового общения – создание благоприятного имиджа компании, который складывается в результате многочисленных контактов с деловыми партнерами. Нередко допущенная ошибка, непродуманное действие или неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного впечатления о компании, и как результат – провалу переговоров. Избежать подобных ситуаций поможет знание правил делового этикета и протокола.

Следует отметить, что переговоры собственно начинаются уже с предложения одного из партнеров о встрече. Когда же другой партнер отвечает согласием, наступает очень важный этап – подготовка к деловой встрече.

Связанный материал
Как и чем угощать деловых гостей в офисе
Связанный материал
Как был организован Петербургский международный экономический форум – 2021
Связанный материал

Как организовать фуршет

Подготовка переговоров

Организационные вопросы

• составить программу приема деловых партнеров,
• сформировать переговорную команду,
• определить место и время проведения переговоров,
• составить повестку дня для каждого переговорного раунда,
• при необходимости согласовать встречу с заинтересованными организациями или ведомствами.

В программе приема партнеров необходимо подробно и четко обговорить все детали встречи, чтобы постараться избежать непредвиденных ситуаций. Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. За составление такой программы, как правило, отвечает лицо, ответственное за прием делегации – это может быть помощник руководителя или специалист службы протокола.

При разработке программы пребывания необходимо согласовать с приглашенной стороной следующие вопросы:

• категорию гостиницы, количество и тип бронируемых номеров;
• если оплату за проживание осуществляет приглашенная сторона, то форму оплаты (наличными, кредитными картами, безналичным расчетом);
• если проживание оплачивает принимающая сторона, необходимо согласовать предварительную информацию о размещении в гостинице: адрес гостиницы, условия проживания и т.д.;
• убедиться в наличии въездных виз для зарубежных гостей. В случае их отсутствия, помощь с подготовкой необходимого пакета документов для оформления въездных документов;
• способ передвижения (на машине, самолет, ж/д проезд) и удобное время приезда и отъезда гостей;
• пожелания приглашенной стороны к культурной программе пребывания. При составлении культурной программы целесообразно заранее составить списки лиц, желающих посетить конкретные мероприятия, которые предлагает приглашающая сторона.

В программу пребывания делегации как «итоговый организационный» документ лучше включить следующие сведения:

• о встрече и проводах делегации;
• состав участников переговоров;
• размещение в гостинице;
• питание, обслуживание, транспорт;
• проведение деловой части;
• культурная программа;
• ответственные за проведение мероприятий.

После согласования программы пребывания с приглашенной стороной, она утверждается руководителем организации. См. образец оформления этого документа в Примере 1.

За 2–3 рабочих дня до приезда гостей ответственному за прием делегации необходимо:

• проверить информацию о приезде / отъезде делегации: место, точное время прибытия / убытия, номер рейса / поезда. Если оплата проезда была сделана приглашающей стороной, то убедиться, что билеты выкуплены и получены;
• уточнить список официальных членов делегаций с обеих сторон, а также списки сопровождающих их лиц;
• подтвердить бронирование гостиницы и проверить качество номеров, если бронирование было сделано со стороны принимающей стороны;
• уточнить маршрут передвижения и график перемещения транспорта, при необходимости проинформировать водителя об изменениях;
• подготовить помещения для проведения встреч и переговоров;
• проверить комплектацию и наличие информационных и рекламных материалов, канцтоваров;
• закупить напитки и угощения для участников переговоров;
• предоставить окончательную информацию по приему делегации всем сотрудниками, участвующим в протокольных мероприятиях;
• заказать дополнительные визитные карточки для участников переговоров (если у кого-то они закончились);
• проинформировать своего руководителя о выполненной работе.

Пример 1. Программа пребывания иностранной делегации

Связанный материал
Как провести деловую встречу в ресторане?

См. статью «Как провести деловую встречу в ресторане?» в № 10’ 2013

Связанный материал
Особенности национальных традиций китайских партнеров

См. статью «Особенности национальных традиций китайских партнеров» в № 3’ 2016

Связанный материал
Особенности работы с партнерами из Республики Корея

См. статью «Особенности работы с партнерами из Республики Корея» в № 7’ 2017

Связанный материал
Особенности немецких деловых партнеров

См. статью «Особенности немецких деловых партнеров» в № 4’ 2016

Протокольные аспекты приема делегации

Остановимся на некоторых моментах более подробно.

Если деловые партнеры приезжают к нам впервые, то встречать делегацию должен представитель компании, имеющий тот же ранг и должность, что и глава прибывающей делегации. Если это наши постоянные партнеры, то допустимо, чтобы гостей встречал помощник руководителя или другое доверенное лицо.

Главу встречающей делегации сопровождают 2–3 человека. И, наконец, если гость будет с супругой, то и глава встречающей делегации должен быть со своей женой.

Если возможно, то партнеров лучше встретить у трапа самолета или вагона поезда, что свидетельствует об особом внимании к гостям.

Протокольная практика предполагает следующий порядок представления:

• глава принимающей стороны;
• супруга главы принимающей стороны (в случае ее приезда);
• глава приглашенной стороны;
• супруга главы приглашенной стороны (в случае ее приезда);
• члены встречающей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам);
• члены прибывшей стороны (женщины – по рангам, мужчины – по рангам).

Что касается визитных карточек, то обмениваться ими следует в офисе в начале переговоров, а не на вокзале или в аэропорту.

Следует обратить внимание и на количественный состав делегаций. Число членов делегации приглашающей стороны не должно значительно превышать количество гостей.

Еще один важный вопрос – проводы приглашенной делегации. Хотя церемонии встречи и прощания схожи, во избежание возможных недоразумений все детали лучше продумать заранее. Уже в первый день после прибытия гостей необходимо обсудить данный вопрос с лицом из приглашенной делегации, курирующим организационную часть переговоров.

• самое почетное место – на заднем сиденье справа по ходу движения: здесь садится глава приехавшей делегации (см. «1» на Рисунке 1),
• а сзади слева – принимающей стороны («2» там же);
• рядом с водителем садится помощник руководителя или переводчик гостей («3»).

Рисунок 1. Степень почетности мест в автомобиле

Данное правило распространяется и на поездку в такси.

Человек, который будет сидеть на самом почетном месте, первым входит в автомобиль и выходит из него.

В случае использования для поездок личного автомобиля, водитель которого – руководитель встречающей делегации, самым почетным будет считаться место рядом с ним.

Когда приглашенная делегация состоит из 3–4 человек, для передвижения можно использовать 2 автомобиля.

Так как самое почетное место находится справа по ходу движения, то и автомобиль для удобства гостя желательно подать к тротуару с правой стороны. При невозможности выполнения водителем данного требования посадка на первое почетное место осуществляется через левую дверцу.

По прибытии автомобиля к месту назначения он должен быть припаркован таким образом, чтобы выход был с правой стороны.

Один из представителей встречающей делегации, а также водитель или переводчик должны сами при посадке и высадке гостей открыть им дверцу машины и закрыть ее.

Если вы сопровождаете делегацию в гостиницу, то вам следует проводить ее только до стойки ресепшена. Вы можете спокойно уехать лишь в том случае, когда будете уверены, что не возникло никаких осложнений с заселением гостей. Прощаясь со своими партнерами, обязательно договоритесь о дальнейших действиях, например когда и куда должен быть подан автомобиль.

Связанный материал
Церемония открытия: как грамотно организовать
Связанный материал
Как документировать представительские расходы (часть 2)

Сами переговоры

Перед началом переговоров организаторы должны четко знать должность и ранг членов приглашенной делегации. В противном случае возможно неоправданное занижение или завышение статуса переговоров, оба варианта могут привести к нарушению хода переговоров или даже к их негативным результатам.

Начальный этап переговоров, как и весь переговорный процесс, требует строгого выполнения определенных действий:

• взаимное приветствие;
• официальное представление и обмен визитными карточками;
• знакомство гостей с программой переговоров;
• обмен мнениями;
• согласование программы переговоров.

Время пребывания деловых партнеров, как правило, ограничено, поэтому график проведения переговоров желательно делать насыщенным. Это выгодно обеим сторонам.

Назначать деловые встречи целесообразно с 10.00 до 13.00 и с 15.00 до 18.00 часов, чтобы после 13:00 и 18.00 можно было начать совместный обед и ужин соответственно. При этом все члены приглашающей стороны должны знать, что они обязаны быть на переговорах за 5–7 минут до их начала.

Чтобы ускорить процесс переговоров, в которых участвует ограниченное количество компаний, программа их проведения может быть отправлена партнерам заранее или предоставлена сразу же по их прибытии (в аэропорту, на вокзале). Она может выглядеть так, как показано в Примере 2.

Пример 2. Программа переговоров между деловыми партнерами

Три часа – оптимальное время на проведение одного раунда переговоров, между раундами объявляются перерывы, обычно используемые для подготовки документов. За 10–15 минут до начала перерыва подводятся предварительные итоги заседания и уточняется график дальнейшей работы.

По окончании переговоров принято делать коллективные фотографии, обмениваться подарками. Участники переговоров могут рассказать об итогах работы представителям СМИ (если это не запрещено соглашением о конфиденциальности). Завершает переговоры, как правило, торжественный прием – обед или ужин, в редких случаях – фуршет.

Список помещений в здании организации, разрешенных для проведения переговоров, разрабатывается административно-хозяйственной службой совместно со службой протокола и утверждается руководителем организации. Встречи и беседы «один на один» проводятся в кабинете руководителя организации. Подготовка переговорных комнат мало чем отличается от подготовки помещения к совещанию. Подробно об этом мы уже писали в ноябрьском номере журнала.

Связанный материал
Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

См. статью «Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний» в № 11’ 2020

• главы делегаций («1» на Рисунке 2) сидят друг против друга, каждая делегация занимает свою сторону стола;
• справа от главы делегации сидит второе по значимости лицо, далее – остальные члены переговорных команд по рангу или должностям;
• переводчик («П» на Рисунке 2) может находиться слева от главы делегации или справа, немного сзади;
• если люди аналогичного профиля есть с обеих сторон, то по возможности их стараются посадить друг напротив друга (им будет, что обсудить, и рядом разговаривать легче, чем общаться «с разных концов» стола).

Рисунок 2. Рассадка за столом переговоров

Невежливо усаживать гостей спиной к двери. Если встречаются малознакомые люди, полезно заранее расставить на столах карточки с именами и фамилиями всех участников. Стоит позаботиться и о том, чтобы между сидящими было достаточно свободного места: оптимальное расстояние – 1,5 метра.

Чтобы обезопасить участников переговоров от возможности заражения COVID-19 сейчас в международной практике стали использовать пластиковые прозрачные перегородки, установленные на столе между участниками встречи. Также стоит позаботиться о запасе защитных масок для всех участников переговоров и специальных конвертах, в которые на время мероприятия можно положить свою маску.

Деловые переговоры – это диалог, который дает возможность обеим сторонам максимально обоснованно и эффективно изложить свою позицию. Убедительность сказанного значительно повышается, если при этом используется справочный материал: таблицы, слайды и т.д.

Связанный материал
Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

См. статью «Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела» в № 11’ 2020

Во время переговоров рекомендуется вести протокол переговоров или протокол записи деловой беседы, который впоследствии готовится в 2 экземплярах – по одному для каждой стороны. В случае необходимости принимающая сторона должна обеспечить перевод на иностранный язык. Запись беседы ведется в открытую и может быть зафиксирована как на бумажном носителе, так и на диктофон. Если вы намерены вести запись на диктофон, в обязательном порядке согласуйте это со своими партнерами.

Продолжительность беседы планируется принимающей стороной. Если во время беседы предлагаются чай и кофе, желательно спросить гостей, что они предпочитают – это входит в обязанности помощника руководителя или секретаря. Такие напитки подаются через несколько минут после начала встречи. Вода должна стоять на столе заранее. Более подробно о тонкостях офисного гостеприимства читайте в следующих выпусках журнала.

Переговоры начинаются с представления сторон. Первыми представляются члены делегации принимающей стороны.

Переговоры с той и другой стороны от начала и до конца должны вести одни и те же лица. Ни в коем случая нельзя вмешиваться в действия своего руководителя, прерывать его и т.д. Если у ведущего переговоры что-то прозвучало не так, то рекомендуется написать ему записку и в ней сделать замечание в очень корректной форме.

Другое дело, когда глава делегации дает право выступить отдельным ее представителям по некоторым аспектам (проблемам) и сам подводит итоги. Иногда вызывается консультант. Его приглашают, консультант дает разъяснение и затем покидает помещение. Если кто-то опоздал на переговоры, глава делегации должен извиниться перед присутствующими, объяснив причину опоздания, представить его как члена делегации, коротко объяснить суть дела, а затем продолжить переговоры.

При переговорах не допускается никаких посторонних разговоров. Если что-то случилось, то секретарь должен молча зайти, передать записку участнику встречи и удалиться.

Началу переговоров предшествует предварительная беседа, которая способствует созданию непринужденной атмосферы. Продолжительность такой беседы не превышает 5–10 минут. Возможные темы:

• Как долетели?
• Какое первое впечатление о стране, городе?
• Какая погода в вашей стране? и т.п.

Эти фразы, включая приветственные, помогают установить атмосферу, необходимую для ведения переговоров.

Если возникает затруднение при ответе на непредвиденный вопрос, следует говорить:

• «По этому вопросу мне необходимо провести дополнительные консультации с господином…»,
• «К сожалению, в данную минуту я не готов дать вам ответ на этот вопрос» и т.д.

Не торопитесь с ответом, особенно в том случае, если ваши партнеры – представители азиатских стран.

Нужно соблюдать основные требования к стилю ведения переговоров: вести себя доброжелательно, быть внимательным и вежливым, уметь слушать; свои мысли нужно выражать кратко и четко.

Источник: delo-press.ru