С помощью онлайн-сервиса «Планадо» вы можете назначать сотрудникам задачи, отслеживать их перемещение через GPS, отправлять настраиваемые чек-листы и контролировать качество выполненной работы.
Планадо» мы создали в 2014 году для организации выездных работ монтажников телеком-компании. Тогда это стало дополнением к нашей биллинговой системе «Гидра», которой пользовался оператор связи. Однако было очевидно, что новый сервис будет полезен и бизнесу в других областях. Так появилась отдельная продуктовая компания «Планадо».
Чтобы развивать проект под нужды клиентов, мы изучили рынок и выяснили, с какими трудностями сталкиваются компании в сфере выездного обслуживания.
Как технологии влияют на управление выездным
Недавнее исследование Verizon Connect подтверждает, что основная трудность для предпринимателей в сфере FSM (Field Service Management или управление выездными специалистами) — это соответствие ожиданиям клиента. Оно и понятно. Без продуманной системы управления недобросовестные инженеры могут опаздывать на заказы, выполнять работу некачественно, грубить клиентам и так далее.
Клиент и объект в Planado
Кроме того, сотрудники могут напрямую договариваться с клиентами и работать на себя, используя материалы и инструменты компании. Или, что еще хуже — это использование служебного транспорта для разъездов по личным делам.
Отсутствие автоматизации и хранение данных на бумаге или в Excel-таблицах также сказывается на производительности. Сотруднику на выезде крайне неудобно искать листы с задачами или копаться в таблице, пока клиент ждет. В итоге страдает репутация компании.
Коронавирус также повлиял на качество выездных работ. Помимо того, что обеспечение мер во время пандемии требовало дополнительных вложений, 78% компаний в принципе перестали отправлять сотрудников на объекты в период пика коронавируса. Лучше всего приспособились те, кто использовал digital-технологии еще до пандемии.
Как «Планадо» повышает производительность сотрудников на выезде
1. После получения заказа менеджер назначает задание в приложении одному из работников. Специалиста можно выбрать, исходя из занятости или локации. Сотрудник сразу же увидит новую задачу в плане выездов на день, а клиент получит уведомление о времени прибытия. Использовать приложение можно на компьютере, смартфоне или планшете.
Расписание сотрудник в веб-интерфейсе Планадо
2. В мобильном приложении «Планадо» (Android или iOS) специалист отмечает выезд на объект. Заказчик получает уведомление, что к нему уже едут. Менеджер может контролировать время в пути и местонахождение специалистов
История наряда в приложение Планадо
3. Далее специалист отмечает, что приступает к работе. Чтобы не забыть выполнить все задачи, в приложение встроены удобные чек-листы, которые составляет менеджер или диспетчер. Сотрудник отмечает выполненные задачи, а также прикладывает фото. «Закрыть» задачу в приложении не получится без выполнения всех пунктов. Так офисные сотрудники могут быть спокойны за качество выполненной работы.
Планадо – онлайн-сервис для управления выездными бригадами и мобильными сотрудниками
Благодаря функции фотоотчета заказчик – владелец химчистки однажды смог доказать свою невиновность и избежать штрафа в размере $13 500. Клиент химчистки пожаловался на пятно на дорогом ковре и подал в суд. Фото до и после в приложении «Планадо» показали, что пятно присутствовало еще до обработки. Подробнее об этом случае можно почитать здесь.
4. Офисные сотрудники могут создавать отчеты о проделанной работе в приложении, используя различные фильтры. Выбрать можно ту информацию, которая необходима в конкретном случае:
Вся статистика о работе сотрудников собирается автоматически. Спустя некоторое время можно легко определить, кто работает добросовестно, а кто халтурит.
Шаблоны готовых отчетов сохраняются, поэтому каждый раз настраивать фильтры и колонки не придется. Это удобно, когда, например, вам требуется одинаковый шаблон для отчета по определенному клиенту. Также есть функция выгрузки данных по нарядам в Excel. А если у вас уже есть CRM-система, то данные можно получить и через API.
Чем еще удобен сервис
✓ В приложении есть удобная карта, на которой специалист может видеть адреса и добираться до объектов. Система подбирает варианты адресов при вводе в первый раз, затем вводить адреса вручную не нужно.
✓ Специалист может использовать приложение и без интернета. Это особенно актуально на объектах, где нет стабильного соединения. Работник может заполнить чек-листы и добавить фотографии. Все данные сохранятся в памяти смартфона. Когда появится связь, информация автоматически загрузится на сервер и будет доступна в офисе.
✓ Сервис можно интегрировать с тремя тысячами других облачных систем. Это стало возможно благодаря интеграции с платформой Zapier. Привлекать программистов не нужно. Подробнее о ценности интеграции с платформой мы рассказывали здесь.
Выгодно или нет?
Чтобы определить, стоит ли инвестировать в программу, мы предлагаем воспользоваться калькулятором эффективности:
Калькулятор рассчитывает прибыль исходя из стоимости времени выездных сотрудников. Если эффективность труда растет, то вы за прежнюю цену получаете большее количество часов полезного труда. Эти часы и формируют вашу выгоду.
Например, если раньше без мониторинга и оптимизации маршрутов сотрудник тратил часть времени неэффективно, то с «Планадо» он успевает выполнить больше заказов за счет повышения производительности.
Но, конечно, лучше проверять на практике. Сервис можно протестировать бесплатно в течение 14 дней.
Что планируем дальше
Стоит отметить, что «Планадо» постоянно растет и развивается. Уже совсем скоро мы внедрим функцию индивидуального расписания сотрудника. Это позволит оптимизировать составление графика для каждого отдельного выездного работника. В ближайшее время в планах также добавить возможность сотрудникам самостоятельно, без участия диспетчера, создавать наряды прямо из мобильного приложения.
Всем спасибо за внимание! Если у вас есть вопросы, задавайте их в комментариях, с радостью ответим.
Источник: vc.ru
Возможности системы
Офисная версия Планадо работает в браузере. Планадо совместимо с Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari. Интерфейс диспетчера адаптирован для работы со смартфона.
Планируйте расписание выездов
Планадо поддерживает разные сценария планирования. Клиент выбрал точную дату и время? В этом случае при планировании выбирают исполнителя. Для этого наряды в состоянии Не назначен перетаскивают в ячейку с исполнителем.
Другой сценарий, когда исполнитель выбран заранее, а на форме расписания перетаскивают наряд на другую дату и время.
В зависимости от глубины планирования используйте масштаб расписания на день или на неделю.
Изменяйте расписание «на лету»
Вносите изменения в расписание, даже если сотрудники уже «в полях». Для этого перенесите наряд на новое время или назначьте его другому исполнителю. Изменения сразу будут переданы через push-уведомления на смартфоны сотрудников.
Планируйте работы по карте и оптимизируйте маршрут
Назначайте исполнителя по нарядам прямо с карты. По карте удобно назначить исполнителю наряды, которые находятся рядом. При планировании можно применить фильтр по типу работ и выбрать удобный масштаб, чтобы планировать только определенный участок (меню Карта вид Наряды).
Найдите исполнителя для срочной работы
Найдите сотрудника, который ближе всех к месту аварии или к срочному заказу. Для этого есть другой вид карты с текущими нарядами и актуальным местонахождением сотрудников (меню Карта вид Сотрудники).
Контролируйте ход выполнения выездных работ
Когда сотрудник выезжает по наряду или приступает к его выполнению, вы сразу узнаете об этом в офисе. Изменения в наряде передаются диспетчеру немедленно при наличии интернет-соединения на смартфоне сотрудника.
Планадо выделяет наряды на левой панели в меню Расписание и Карты красным или оранжевым цветом в случае, если что-то пошло не так. Особое внимание обращайте на следующие разделы левой панели:
- Просроченные — работы по наряду не начались в запланированное время.
- Затянувшиеся — работы по наряду заняли больше времени, чем было изначально запланировано.
Если все исполнители успевают начинать и закрывать наряды по расписанию, эти разделы не видны.
Пользуйтесь подсказками адресов
Начните вводить адрес — Планадо автоматически проверит его и предложит полное правильное написание. Вы исключите разное написание одного и того же адреса. При подборе адреса Планадо сразу запоминает его GPS-координаты.
Переключайтесь между типами карт
Выберите удобную для вас карту — Google Maps или Яндекс.Карты. Вид со спутника или классическая схема. Смотрите на карте расположение нарядов, сотрудников и автомобильные пробки.
Контролируйте перемещения сотрудников
Данные о перемещении каждого сотрудника сохраняются в фоновом режиме. Планадо дополнительно запрашивает местоположение сотрудника, когда он выезжает на наряд, начинает и заканчивает работу. Так вы будете уверены в том, что сотрудник выполнял работу именно там, где должен был быть.
Организуйте работу на всех объектах заказчика
У клиента есть несколько объектов для обслуживания? Например, у юридического лица несколько офисов или магазинов. Вы можете добавить их все и назначить на них наряды. Так вы сможете назначать наряды по одному клиенту, но по разным адресам.
Смотрите историю наряда
В истории наряда отображаются изменения, которые вносил в наряд диспетчер или выездной сотрудник. Для каждого изменения видно, кто вносил данные, когда, где находился сотрудник. Например, если сотрудник загружал в наряд фотографию или отмечал пункты чек-листа, начинал работу с нарядом, или указал, что закончил работу, то в истории отображается где он находился в этот момент.
Всё ещё не уверены?
Испытайте Планадо!
Оставьте заявку и получите бесплатный доступ в облачный сервис Планадо в течение 14 дней.
Вы получите доступ в полную версию Планадо прямо сейчас, как только оставите заявку.
- Политика конфиденциальности
- Контакты и реквизиты
- Лицензионный договор
- Документация на API
Источник: www.planado.ru
Возможности системы
Пользуйтесь бесплатным мобильным приложением Planado
Скачивайте бесплатное приложение Planado в Google Play и App Store. С помощью Planado ваши выездные сотрудники получают информацию по нарядам и клиентам, организовывают и ведут работу с нарядами, имеют доступ к карте с расположением нарядов и заполняют отчеты на месте проведения работ.
Первый раз заходите в мобильное приложение под адресом электронной почты, который указали при регистрации демо-версии. Добавьте сотрудников в веб-приложении (ссылка в правом верхнем углу этой страницы, далее Настройки—Сотрудники).
Сообщайте о местоположении в офис
Просто запустите приложение Planado, и оно начнет сообщать диспетчеру, где вы находитесь. Координаты передаются автоматически даже если приложение находится в фоновом режиме.
Координаты дополнительно считываются при заполнении отчета выездным сотрудником. Так диспетчер сможет узнать, где наряд был начат и где завершен.
Получайте список работ
Больше не нужно заезжать или звонить в офис, чтобы узнать, какую работу нужно сегодня выполнить. План выездов доступен в мобильном приложении. Как только появляется новый наряд или изменяется запланированный, почти мгновенно придет push-уведомление, и список нарядов обновится.
Посмотрите маршрут до клиента
Прямо из наряда откройте карту. Адрес клиента вводить не нужно: просто нажмите иконку рядом с адресом, чтобы получить маршрут от вашего текущего положения до адреса клиента. Приложение предложит самый быстрый маршрут с учетом дорожных пробок. Из карт можно перейти в навигатор.
Поддерживайте связь с офисом
Не забывайте вовремя отмечать свои действия в приложении, и диспетчер моментально узнает о том, что вы выехали к клиенту, начали или закончили работу по наряду. Таким образом, офис всегда остается на связи с вами и может организовать работу так, чтобы она выполнялась эффективней.
При нажатии на кнопку Выехать клиенту отправляется SMS о выезде. Кнопку Выехать нажимать не обязательно, можно сразу Начать выполнение наряда. Но мы рекомендуем не пропускать этот этап, тогда офис будет иметь представление о том, сколько времени заняло перемещение до клиента, а сколько — выполнение работы.
Запишите пробег
Бывает, что для выполнения работы нужно совершить несколько переездов. До офиса клиента, потом до склада, и вернуться домой после выполнения работы.
Просто нажимайте кнопку Выехать и Планадо запишет трек перемещений, время в пути и пройденный километраж. Эти данные можно использовать как для отчета о затраченном времени, так и для расчета компенсации топлива.
Свяжитесь с клиентом прямо из наряда
Из наряда можно позвонить по телефону, указанному в наряде.
Проверьте себя. Все ли сделано?
Встроенные контрольные списки работ (чек-листы) помогают не забыть сделать все действия и проверки.
Если пункты чек-листа не были отмечены, то закрыть наряд нельзя. Не получится закрыть наряд и в случае, если не будут заполнены обязательные поля отчета.
Сфотографируйте результат работы
Контрольные фотографии позволяют отчитаться о качестве сделанной работы и оперативно передать фотоотчет руководителю. В одном наряде можно добавить несколько фотосетов по 10 фотографий в каждом. Ограничений на общее количество фотографий в наряде нет.
Хорошая практика фотографировать подписанные с клиентом документы. Буквально через несколько минут они будут доступны в офисе и у вас останется резервная копия на случай, если оригиналы будут утеряны.
Работайте даже без связи
Мобильное приложение Planado поддерживает офлайн-режим и позволяет работать в случае отсутствия связи. Заполняйте наряды, делайте фотографии — все данные сохранятся в памяти смартфона. Когда появится связь, данные автоматически загрузятся на сервер (примерно в течение 10 минут) и будут доступны в офисе.
На медленном соединении (Edge, GPRS) фотографии не загружаются и загрузятся автоматически, когда установится более быстрая связь (3G, LTE, Wi-Fi).
Подписывайте документы на экране смартфона
Принимайте работу, подписывайте акты, замеры и другие документы прямо на экране смартфона. Подписанные документы больше не теряются!
Подпись связана с подписываемым документом. Документ может быть типовым (договор стандартного образца, тогда он загружается сразу в шаблон), может формироваться для каждого наряда отдельно (тогда загружается в каждый наряд отдельно).
Клиент может подписать несколько документов. Перед тем, как подписать документ, клиенту отобразится подписываемый документ, и потом он сможет поставить под ним свою подпись. Данные о факте подписи можно выгрузить по API в юридически значимое хранилище документов, передать в CRM или другую систему.
Смотрите наряды поблизости
Оптимизируйте перемещение между нарядами.
В мобильном приложении можно посмотреть наряды в определенной области карты. Это могут быть как наряды, запланированные на определенную дату и время, так и наряды, созданные без определенной даты – это наряды на будущее, которые надо сделать когда-нибудь.
Всё ещё не уверены?
Испытайте Планадо!
Оставьте заявку и получите бесплатный доступ в облачный сервис Планадо в течение 14 дней.
Вы получите доступ в полную версию Планадо прямо сейчас, как только оставите заявку.
- Политика конфиденциальности
- Контакты и реквизиты
- Лицензионный договор
- Документация на API
Источник: www.planado.ru