Применение системы электронного документооборота программы Pilot-ICE при обмене документацией между службой заказчика, проектной организацией и службой эксплуатации: описание работы системы и пример использования на практике в строительстве.
Обмен документацией между службой заказчика, проектной организацией и службой эксплуатации
Все организации сталкиваются со следующими сложностями в своей работе: неконтролируемые изменения документации, отсутствие системы контроля разных версий, сложности контроля выдачи и получения задания. Весь маршрут согласования проходит в бумажном виде, что влечет за собой неоправданно большие затраты времени и бумаги. При внесении изменений в документацию, сданную в архив, весь процесс согласования повторяется по второму кругу, смежные отделы зачастую не обладают актуальной информацией.
Поэтому организации ищут решение, которое позволило бы им наладить коллективную работу с электронным документооборотом как внутри предприятия, так и с контрагентами, и отвечало бы следующим требованиям:
Как пользоваться UOpilot — Простейшие скрипты
- сокращение потерь времени, связанных с оборотом проектной документации,
- формирование единой среды общих данных для проектирования;
- обеспечение доступа сотрудников к единому архиву;
- организация прозрачного процесса согласования ПД и РД: стадия согласования, отсутствие дублирования замечаний, контроль устранения замечаний, электронная подпись;
- подготовка комплекта документации по требованиям службы экспертизы.
На примере системы Pilot-ICE Enterprise рассмотрим, какие задачи смогут решить участники строительных проектов. (Рис. 1)
С помощью системы заказчик определяет единые правила комплектации при создании проектной документации и для ее передачи на проверку и согласование. В этом поможет создание структуры проекта по шаблону, например, по требованиям постановления № 87.
Два способа организации взаимодействия с проектной организацией.
Самый удобный способ для оперативного получения информации о ходе проекта — работа в единой базе данных. В таком случае заказчик может выдавать задания на создание необходимой документации, контролировать сроки, отслеживать в реальном времени создание чертежей и моделей. Вся созданная проектная документация будет надежно сохранена на сервере предприятия. Чтобы защитить её от внесения изменений или несанкционированного просмотра, остается только настроить права доступа.
Если же по каким-то причинам работа с контрагентами в одной базе неприемлема, тогда каждая организация работает в своей базе данных, а для согласования обменивается пакетами документов с помощью экспорта-импорта проектов. Заказчик загружает в свой электронный архив структурированную по правилам проектную документацию (комплект электронных подлинников, связанных с исходными файлами). (Рис. 2)
Далее начинается процесс проверки документации. Для этого в системе есть инструменты для простановки текстовых и графических замечаний, ведения переписки по ним, проставления статуса (принято/отклонено), формирования журнала замечаний. (Рис. 3)
Автозаполнение Формуляров и Документов на основе Excel
Рис.3. Работа с замечаниями
После этого пакет документации передается в проектную организацию для исправления. При импорте проекта в систему осуществляется входной контроль с формированием отчета: сколько документов было добавлено или изменено, сколько замечаний и электронных подписей появилось.
Проектная организация вносит изменения в документацию согласно полученным замечаниям, формирует новую версию как исходных файлов, выполненных в САПР-инструментах, так и электронных документов в не редактируемом формате. В системе можно всегда отследить, кто и когда создавал версии, и при необходимости вернуться к любой из них.
Далее заказчик проверяет исправленную документацию, для этого есть удобный функционал для сравнения версий по тексту и геометрии. В случае отсутствия замечаний подписывает их электронной подписью (ЭП). Для ведения юридически значимого электронного документооборота ЭП приобретается в Удостоверяющих центрах. В системе Pilot-ICE фиксируется роль подписанта, его должность, а сам сертификат подписи доступен для просмотра.
Согласованный и подписанный комплект проектной документации одним действием можно выгрузить из системы в удобном html-файле и передать в службу экспертизы или на строительную площадку для просмотра в браузере, либо организовав подключение к общей базе с помощью компьютера или планшета. (Рис. 4)
Рис.4. Просмотр проекта в браузере
Это позволит сверить бумажную версию в руках строителя с финальным утвержденным вариантом. Тем самым, с помощью работы в Pilot-ICE исключаются коллизии из-за работы с неактуальной документацией в процессе проектирования, строительства, ремонта и эксплуатации. (Рис. 5)
Рис.5. Схема решения Pilot-ICE Enterprise
Применение системы документооборота Pilot-ICE на практике
Крупнейший застройщик Северо-Запада, АО «Эталон ЛенСпецСМУ», подключил всех своих подрядчиков и генеральных проектировщиков к работе в системе Pilot-ICE Enterprise. И каждый новый контрагент, с которым начинает сотрудничать компания, тоже начинает использовать систему.
Проектировщики подрядных организаций устанавливают у себя клиентское приложение системы, удаленно подключаются к серверу «ЛенСпецСМУ», выкладывают проектную документацию и отправляют на согласование экспертам «ЛенСпецСМУ». Затем, получив замечания и отработав их, актуализируют версии документов. При этом никто ничего лишний раз не печатает на бумаге — строительным подрядчикам тоже предоставляется доступ к базе данных «ЛенСпецСМУ», и они печатают то количество экземпляров, которое необходимо на стройке.
Источник: dzen.ru
Работа с документами
В этом разделе описана работа с документами в Pilot-ICE , которые представлены в формате фиксированной разметки XPS.
Работа с документами в формате PDF осуществляется с помощью установленного на компьютере приложения Adobe Reader. PDF-документ отображается в Adobe Reader в режиме чтения без меню, областей или отображаемых панелей инструментов.
Просмотр документов
Для просмотра документа в Pilot-ICE выберите его в Обозревателе документов. В правой части окна отобразится актуальная версия текущего документа.
Управлять просмотром документа можно с помощью следующих команд:
В полноэкранном режиме также доступны команды:
Подписи
Вкладка Подписи предназначена для подписания XPS-документов электронной подписью (ЭП).
На вкладке отображаются подписи версии документа и кнопка Подписать. Кнопка активна, если выбранный документ ожидает вашей подписи.
Также во вкладке Подписи можно создать новый запрос на подписи, для этого щелчком правой кнопки мыши вызовите контекстное меню и выберите команду Создать запросы на подпись.
Замечания
Комментировать документ можно с помощью следующих команд:
Все замечания, нанесенные на XPS-документ, отображаются на вкладке Замечания:
- Чтобы удалить своё замечание, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить замечание.
- Чтобы перенести замечание из предыдущих версий в актуальную (например, для повторной проверки документа), щелкните по замечанию правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать в актуальную версию. После выполнения команды в актуальной версии появляется замечание с информацией из какой версии оно скопировано.
Удалять и редактировать замечания в предыдущих версиях документа нельзя.
Чтобы добавить текстовое пояснение к графическому замечанию любого типа:
- Выделите замечание.
- Щелкните правой кнопкой мыши по команде Добавить текстовое пояснение, расположенной рядом с рамкой замечания.
- Затем щелкните там, где нужно расположить пояснение.
- Введите текст и нажмите Сохранить.
Чтобы ответить на замечание:
- Нажмите на замечание.
- Введите ответ в соответствующем поле.
- Нажмите Ответить, чтобы сохранить изменения.
Кроме того, по результатам переписки можно задать статус замечания:
- Нажмите на замечание.
- Выберите подходящий статус.
- Нажмите Ответить, чтобы сохранить изменения.
Измерения
При работе с документом в Pilot-ICE можно производить измерения с помощью следующих инструментов:
При использовании инструментов измерения в левой части окна просмотра документов задайте:
Обратите внимание, что площадь не может быть вычислена корректно, если границы пересекаются крест-накрест.
Измерения не сохраняются после закрытия документа.
Закладки
Вкладка Закладки позволяет перемещаться по многостраничному документу с помощью созданных в нем закладок.
Штрихкод и текстовая метка
Текстовая метка и/или штрихкод автоматически накладываются на документ, если в Pilot-myAdmin выполнены соответствующие настройки. При создании документа положение текстовой метки и/или штрихкода корректируется с помощью мыши. Если документ не подписан электронной подписью, то положение также изменяется.
Если настройки в Pilot-myAdmin изменились и необходимо их применить к документу в панели инструментов Обозревателя документов выберите Обновить текстовые метки. При вызове команды обновляются и текстовые метки, и штрихкод.
Если хотя бы один пользователь подписывает документ, то положение штрихкода и текстовой метки фиксируется.
Чтобы найти документ по штрихкоду:
- Подключите сканер штрихкода к компьютеру.
- Установите курсор в поле Поиск в Обозревателе документов.
- Считайте штрихкод с помощью сканера.
Графические элементы, штрихкоды и текстовые метки, добавленные после появления запроса на подпись или подписи без запроса, не будут встроены в итоговый документ для защиты электронной подписи от разрушения.
Поиск
Чтобы найти в документе текст, введите его в поле Поиск внизу окна просмотра документа и нажмите ENTER.
Управляйте переходом к следующим и предыдущим результатам кнопками в конце строки поиска.
Навигация по документу
Чтобы узнать размер и номер текущей страницы документа, подведите указатель мыши к нижнему левому углу окна просмотра документа.
Для изменения масштаба отображения документа на экране удерживайте клавишу CTRL и крутите колесико мыши.
Для перемещения по документу зажмите колесико мыши и перемещайте указатель мыши.
Переключение режима затемнения документа
Чтобы в окне предпросмотра переключить режим затемнения документа воспользуйтесь сочетанием клавиш CTRL + J
Источник: help.pilotems.com
Form Pilot Office
Программа позволяет заполнять заявления, счета, платежные поручения, доверенности и другие формы. Есть возможность создавать собственные шаблоны и бланки.
Дата обновления:
Русский язык:
Разработчик:
Two Pilots
Версия Windows:
Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10
Form Pilot Office – приложение для Windows, с помощью которого можно заполнять электронные и отсканированные бумажные формы. Утилита также позволяет создавать шаблоны заявлений, платежных поручений, доверенностей, счетов, телеграмм, резюме и других форм. Поддерживается функция преобразования документов Microsoft Word и PDF файлов при помощи встроенного виртуального принтера.
Заполнение форм
Программа позволяет загрузить бланк в формате CPF, FDC или FPT и заполнить его. Также есть возможность создать электронную форму из документа с расширением DOC, RTF, PDF и XLS. Для этого следует открыть файл и отправить его на печать, выбрав виртуальный принтер. После этого документ можно будет открыть с помощью Form Pilot Office.
Для заполнения следует поочередно выбирать пустые поля и вводить текст. Программа позволяет менять шрифт, цвет и размер букв. Есть возможность вставлять изображения и галочки. После завершения работы пользователи могут сохранить форму или отправить ее на печать.
В случае необходимости заполнить бумажный бланк следует предварительно отсканировать его, после чего открыть получившееся изображение при помощи утилиты.
Редактор
Программа позволяет создавать собственные шаблоны и бланки. Есть возможность добавить логотип, вставлять картинки и штрих коды. Доступны инструменты для рисования линий, стрелок и геометрических фигур.
Особенности
- демонстрационную версию приложения можно скачать и использовать бесплатно;
- утилита представляет собой инструмент для заполнения электронных и бумажных форм;
- есть возможность создавать собственные бланки;
- пользователи могут выбирать шрифт и размер букв;
- программа совместима с актуальными версиями Windows.
Источник: iowin.net