Программа первичные бух документы

Снижение издержек за счет автоматизации ручного труда и ускорение ввода первичных документов до 50 раз с точностью в 1.5 раза выше человека*.

Распознавание сканов и фотографий, автоматическая классификация документов, распознавание печатных и рукописных реквизитов, таблиц, чек-боксов, штрихкодов. Проверка цвета и наличия подписей и печатей.

Ввод счет-фактуры, УПД, ТОРГ-12, транспортной накладной, акта, счета, УКД, КСФ, ИСФ. Без риска утечки данных и коммерческой тайны.

Новое поколение технологий извлечения и ввода данных документов

Smart Document Engine — это запатентованная российская система распознавания первичных документов. Искусственный интеллект (ИИ) автоматически обрабатывает бухгалтерские документы и оптимизирует массовый ввод данных с точностью, близкой к 100%

Только AI (ИИ) и ничего лишнего

Только самостоятельная работа AI (on-premise SDK): без облака (не SaaS), операторов и других недостатков сервисных решений соблюдение режима коммерческой тайны

Занятие № 6. Первичные документы

Широкий перечень документов

Распознавание счет-фактуры, УПД, ТОРГ-12, счета на оплату, платежного поручения, акта выполненных работ, товарно-транспортной накладной и других первичных учетных документов

Скорость, не имеющая российских аналогов

Распознавание на мобильном телефоне: потока документов в режиме реального времени до 30 страниц/мин, одной страницы бухгалтерского баланса от 1 секунды. *Замер выполнен сотрудниками компании на синтезированных изображениях УПД

Для множества платформ и ОС

Windows, Linux, Эльбрус, Альт Линукс, macOS, React Native, Flutter, 1C, Android, iOS, Salfish Mobile, Аврора, Комдив, Baikal. Смотреть спецификацию

100+ языков и считывание печатей

Распознавание текста первичных документов на 100+ языках, понимание рукописных пометок, а также штампов, чек-боксов, печатей, логотипов и подписей

Многозадачность и массовый ввод

Автоматическая классификация и определение типа документа, сегментация структуры документа на блоки, понимание таблиц, выделение реквизитов, меток, баркодов, тандем с потоковыми сканерами

Комфортное использование

Устойчивость к перепаду освещения, ракурсу съемки и перекосам. Без прицеливания в рамку, подготовки качественных картинок, изображений и фото или другой предварительной подготовки документа к распознаванию

Достоинства интеллектуальной обработки и ввода первичных документов

Только точные данные

Не тратьте время и средства на ошибки сотрудников

Быстрее человека

до 600 страниц в минуту при потоковом распознавании на 1м сервере, на iPhone XR — от 1 сек на документ, мгновенная классификация

Работает с вашей системой

Широкие возможности кастомизации

Сосредоточьтесь на важном. Закажите нужные только вам функции

Понятие и назначение документов в бухгалтерском учете

Не требует GPU и других капитальных затрат

Программа (SDK) легковесна и не требует значительных вычислительных мощностей или больших объемов памяти

Множество функций для решения разных задач

Автоматизация бухгалтерской отчетности

• Проверка корректности внесения данных (андеррайтинг)
• Ввод данных из первичных бухгалтерских документов
• Распознавание платежных документов
• Сканирование и распознавание документов без сканера (при помощи смартфона)

Автоматизация бизнес-процессов

• Онбординг юридических лиц (внесения в пул)
• Автоматическая проверка согласий и анкет
• Возможность распознавания документов с мобильных устройств вместо офисных сканеров
• Автоматический перевод бумажных документов в графический файл или скан (не pdf)

Систематизация документов

• Автоматическое определение типа документов
• Проверка комплектности
• Основа для высокопроизводительных электронных архивах
• Распознавание первичных документов 1с (по API)

Организация корпоративного документооборота

• Автоматизация ввода данных первичной документации, форм финансовой отчетности, платежных документов
• Оцифровка и распознавание документов одновременно
• Потоковый ввод документов для ERP, электронных архивов и СЭД

Соответствие критериям импортозамещения

1. Авторство технологий (патенты, интеллектуальная собственность)
2. Собственный научный центр разработки в г. Москва
3. Регистрация в реестре ПО РФ (№9617 от 15.03.2021)
4. Владельцы компании – резиденты РФ
5. Отсутствие сторонних сервисов и программных продуктов
6. Независимость от влияния иностранных организаций и государств

On-premise. Конфиденциально и просто

Конфиденциально

Продукт Smart Document Engine – SDK, работает в контуре клиента, не требует интернет-соединения, обрабатывает документы с соблюдением режима коммерческой тайны

Простая установка

Примеры интеграции, универсальный API и тех поддержка Smart Engines – быстрая установка ПО (от 2х часов) в различные решения на базе серверных, веб и мобильных платформ. Загрузить спецификацию

Гибкая настройка

Настройки отображения извлеченных данных и синхронизации с привычными вам системами, а также хранения распознанных данных первички назначаются клиентом.

Лицензионное ПО

Лицензионное ПО с оплатой только за количество сканирований. Зарегистрировано в реестре ПО РФ

Распознавание первичных документов 1С:
не изменяйте привычкам!

Распознавание первичных документов 1С: не изменяйте привычкам!

Защитите свои данные и распознавайте первичные документы в 1С с помощью Smart Document Engine без передачи конфиденциальных данных на сторонние сервера.
Легкая интеграция в систему 1С / 1С: Бухгалтерия и техническая поддержка по любым вопросам.
Ничего лишнего – только Искусственный интеллект!

Отсутствие риска утечки: работа OCR непосредственно на устройстве пользователя без передачи данных

Smart Engines – не сервис по обработке персональных данных. Мы поставляем решения, которые работают исключительно в информационном контуре Заказчика в полностью автоматическом режиме, без ручной верификации.

• Данные ваших клиентов не передаются на обработку ни нам, ни третьим лицам. Сетевое соединение не требуется
• Вся обработка ведется в локальной оперативной памяти устройств (100% on-premise)
• Не используются верификация операторами – HITL (human in the loop), crowdsourcing, mechanical turk

ВАЖНО! О репутационных и финансовых рисках работы с сервисами распознавания. Юристы предупреждают: никакие гарантии, сертификаты и прочие документы, предоставляемые сервисами обработки персональных данных и документов, составляющих коммерческую, служебную и государственную тайну, не защищают компании от репутационных рисков и финансовой ответственности при утечке данных.

Компании, передающие данные своих клиентов на обработку онлайн сервисам и третьим лицам, в случае утечки лишаются права ссылаться на нарушение ее прав третьими лицами и всю ответственность перед контрагентами принимают на себя.

Вы можете ознакомиться с юридическим заключением компании INTELLECT, входящей в группу самых успешных российских юридических компаний по версии международного рейтинга The Chambers Europe.

Попробуйте качество наших технологий

• Скачайте демо-приложение, в котором все возможности собраны воедино
• Можно на время отключить интернет, чтобы убедиться, что изображения и ваши данные не передаются. Приложение не требует загрузки данных в облако
• Извлекайте данные паспортов, удостоверений личности, банковских карт, баркодов, СТС, счетов-фактур и других деловых документов. Сфотографируйте любой документ из номенклатуры или распознавайте прямо в видеопотоке
• Обратите внимание на высокую скорость распознавания и на измеримую вероятность точности распознавания для каждого элемента. Если SDK установлено на ваш сервер, скорость распознавания будет еще в десятки раз выше

Источник: smartengines.ru

Как выписать первичные документы: программа из коробки или онлайн-сервис от АБП

Что использовать, чтобы выписать счет на оплату, акты и другие первичные документы: программу, типа 1С, или один из онлайн-сервисов? Бухгалтерские программы, бесспорно, могут покрыть все потребности документооборота бизнеса, однако за счет глубокой интеграции в бухучет и универсальности, генерация комплекта закрывающих документов может занимать до получаса. Онлайн-сервисы позволяют подобные операции совершать легко через веб-браузер. Помимо генерации первичных документов, программа АБП поможет:

Выписываем ежемесячные бухгалтерские документы из программы онлайн

Первичные документы в электронном виде

Помощь экспертов ЭДО по любым вопросам работы ЭДО в 1С. Гарантия на услуги до 12 мес.

Требование вести первичную документацию закреплено в ст. 252 НК РФ. Статья устанавливает обязательство предпринимателей (юридических и физических лиц) сопровождать расходы, используемые для учета налогообложения, документами. То есть помимо того, чтобы зафиксировать сам факт совершения некой сделки, первичка необходима, чтобы подтвердить в налоговой свои расходы и корректность подсчета налоговой базы.

И хотя конкретный перечень бумаг не закреплен в нормативно-правовой базе, но, исполняя данную норму, все предприниматели ведут учет первички. Подробные комментарии и разъяснения на эту тему даны в письмах Минфина от 22.06.2016 № 03-07-11/36393 от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458.

В связи с массовым переходом на сдачу отчетности в электронном виде, важно разобраться, как устроен электронный документооборот первичных бухгалтерских документов

Приглашаем на
бесплатный вебинар!
18 июля в 11:00 мск

ФЗ об оформлении первичных документов в электронном виде

Общие требования, правила и критерии к первичке установлены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее 402-ФЗ). Согласно этому нормативно-правовому акту (далее НПА) любой факт хозяйственной деятельности в обязательном порядке подтверждается первичной документацией. Соответственно, любые операции, которые имеют стоимость, необходимо сопровождать отчетностью. В дальнейшем она регистрируется в бухгалтерских реестрах и передается для сверки в налоговые органы.

Этим же НПА закреплено, что первичка может оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. При этом сдача отчетности в электронном виде облегчает и ускоряет работу ИФНС по проверке и сверке поданных данных.

Чтобы процесс можно было автоматизировать, документы должны соответствовать формализованным критериям:

• Название документа, оформленное заглавными буквами;
• Дата составления, рекомендуется также указывать место;
• Наименование юридического или физического лица, предпринимателя, составившего документ;
• Описание конкретного факта хозяйственной деятельности;
• Сумма операции в натуральном или денежном эквиваленте с указанием валюты;
• Данные ответственного по операции лица с указанием должности;
• Подписи лиц, принимавших непосредственное участие в проведении операции, а также визы ответственных лиц.

Указанные критерии являются обязательными как для бумажного, так и для электронного варианта первички. Обратим внимание, что 402-ФЗ не устанавливает приоритетного формата сдачи отчетности, то есть ведение первичной документации в электронном виде равносильно ведению в бумажном, но имеет ряд очевидных преимуществ, о которых мы еще поговорим ниже.

Следует отметить требования, закрепленные в п.2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этому НПА первичку должен подписывать руководитель, главный бухгалтер или уполномоченное лицо. Касательно третьей категории нужно добавить, что такие лица приобретают право подписи либо на основании приказа, либо в соответствии с уставными положениями субъекта налогообложения.

Юридическая сила электронной первичной документации придается с помощью УКЭП. Требования к процедуре оформления с применением УКЭП установлены Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». НПА устанавливает некоторые требования к КЭП, например, о времени действия сертификата и механизмах его проверке. Но об этом пользователю-владельцу подписи не приходится беспокоиться, так как это обеспечивает лицензированный провайдер, который и вносит данные о собственнике в соответствующие реестры.

Поскольку ИФНС все активнее продвигает идеи сдачи счетов-фактур в электронном виде, можно отметить, что требования к оформлению электронной первички так же хорошо проработаны, как и к бумажной, отличаясь лишь оговоркой на электронную подпись.

В каких случаях электронные первичные документы приравниваются к бумажным?

Как прямо следует из анализа законодательства, первичка в электронном виде равнозначна бумажной документации. Это также отмечено в письме ФНС РФ от 06.02.2014 №Д-4-3/1984. Но следует отметить, что в указанном акте речь идет о том, что документ может быть заверен как простой, так и усиленной ЭП. С учетом судебной практики, требований НПА и отдельных формализованных стандартов к оформлению первички рекомендуется использовать только усиленную квалифицированную подпись.

Уточнение по данному поводу содержится в письме от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248, которое определяет, что критерии выбора ЭП для подписи документа устанавливает Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В соответствии с этим НПА электронные документы, подписанные простой ЭП, могут использоваться только в гражданском документообороте и не подходят для подачи в государственные органы. Это обусловлено тем, что в госорганах нет механизма проверки простых ЭП.

Нюансы оформления электронных первичных документов

Кроме особых требований к формату документа и ЭП, отдельное внимание следует уделить такому реквизиту, как дата составления. От него во многом зависит период, в который следует включать расходы, значимые для налогообложения. По общему правилу датой понесенных покупателем расходов будет дата составления электронного документа. Обратите внимание, что бумага может быть составлена раньше, чем завизирована ЭП. Обратной ситуации быть не может, поскольку документ при подписании получает защиту от изменений.

Автоматизация документооборота с контрагентами 1С существенно упростит процесс оформления и передачу электронных первичных документов, снизив затраты времени и средств на это. Если вас заинтересует такая возможность, обратитесь к нашим специалистам. Мы проконсультируем вас и подберем оптимальный формат сотрудничества. В нашем арсенале — широкий выбор технических решений, включая собственные разработки, для реализации любых сценариев ЭДО.

Также следует отметить, что в отдельных случаях платежные обязательства предусматриваются в договоре и носят особый порядок. Например, оплата товара осуществляется только после фактического получения его покупателем у себя на складе. В данном случае датой возникновения расходов, принимаемых для исчисления налоговых обязательств, будет дата отгрузки товара. На этот момент нужно обращать внимание, иначе возникнут проблемы с налоговой. В лучшем случае – необходимость вносить правки, в худшем – административная ответственность.

Какой срок хранения электронных первичных документов?

Особые требования к ведению электронного документооборота устанавливаются в статьях ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ. Важно отметить, что субъект налогообложения обязан издать приказ об условиях хранения и доступа к первичке, а также обеспечить защиту документов от несанкционированного доступа. Подразумевается, что вся первичная документация в электронном виде должна храниться в папках, защищенных паролями. Причем доступ к ним могут иметь только руководитель или главный бухгалтер, а обо всех внесенных поправках составляется отчетность.

Также пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организации хранить первичку на протяжении 4 лет с момента подачи отчетности в налоговые органы. Далее информацию можно уничтожить или не делать этого. Законодательство не требует уничтожения первички по истечению сроков хранения в обязательном виде.

В любом случае электронная форма хранения учетной документации удобнее, чем ведение бумажных архивов. Поиск нужной информации существенно упрощен, а последующая утилизация выполняется всего за несколько секунд.

Источник: wiseadvice-it.ru