Функция «Импорт основных средств (инвентарная картотека)»
26 октября 2011 Написать комментарий К комментариям
Раздел вызова функции:Инвентарная картотека → Функции → Импорт инвентарной картотеки
Данная функция предназначена для импорта инвентарных карточек из таблицы Excel. Одновременно с заполнением раздела «Инвентарная картотека» данные заносятся в другие разделы системы: номенклатор, контрагенты, шифры норм амортизации, план счетов.
Данная функция может быть использована в случае перехода на «Парус» с другой программы ведения бухгалтерского учета. Рутинная работа по переносу данных из старой программы выполняется автоматически — достаточно лишь получить данные в формате таблицы MS Excel заданной структуры. Конечный пользователь тем самым избавляется от весьма значительных затрат времени. Повышается привлекательность программного продукта «Парус», поскольку сроки внедрения минимальны.
Форма. Заполняемые поля.
Работа с основными средствами в «Парус-Бюджет8» (ч. 1) — Поступление
Элементы формы:
- В поле «Файл импорта» выбирается файл импорта в формате Microsoft Excel.
- Флажок «Создавать журнал импорта» ставится, если необходимо протоколировать ошибки в процессе импорта.
- Поле «Каталог ИК» задает тот каталог в «Инвентарной картотеке», в который будут помещены импортируемые инвентарные карточки.
- Поле «Каталог номенклатора» задает каталог, в который будут помещены записи о номенклатуре (в случае ее добавления).
- Поле «Каталог кодов ОКОФ» задает каталог, в который будут добавляться коды ОКОФ.
- Поле «Счет учета ОС» заполняется в случае, если счет не задан в файле импорта.
- Поля «Код налоговой группы», «Номенклатурная группа», «Единицы измерения» необходимы при добавления записей в «Номенклатор».
- Установленный флажок «Добавлять МОЛ» позволяет добавить материально ответственное лицо (сотрудника, на котором числится данное основное средство) в словарь «Контрагенты».
- Флажок «Добавлять счет, если отсутствует» позволяет добавить счета в план счетов для счета учета основных средств, счетов Дебет и Кредит начисления амортизации, счетов Дебет и Кредит начисления налоговой амортизации.
- Дата последнего начисления амортизации задает дату, указываемую на вкладках «Суммы» и «Налоговые суммы» формы добавления инвентарной карточки.
Файл импорта содержит следующие поля (перечислены основные): Счет, МОЛ, Инвентарный номер, Номер карточки, Краткое наименование, Полное наименование, Первоначальная стоимость, Первоначальный износ, Сумма начисленной амортизации, Метод начисления амортизации, Норма амортизации, Срок полезного использования, Дебет (с аналитикой) и Кредит (с аналитикой) счетов начисления амортизации в целях бухгалтерского учета и аналогичные поля для целей налогового учета.
Фрагмент файла импорта:
После окончания процедуры импорта формируется файл протокола ошибок, возникших в процессе импорта с указанием номера строки и содержания ошибки.
Вебинар «Парус-Бюджет 10. Учет Денежных обязательств»
Пример файла ошибок:
Стоимость функции: 500 р.
Источник: www.parus-911.ru
Автоматизация учета основных средств
В ОАО «Анапское ПАТП» для ведения и автоматизации бухгалтерского учета основных средств используется программа «Парус». Пользователями программы являются все работники бухгалтерии. В целом система «Парус» представляет собой набор модулей, каждый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов деятельности ОАО «Анапское ПАТП» и может работать как в автономном режиме, так и совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-управленческое пространство масштаба предприятия.
Система «Парус» построена по технологии «файл-сервер», при которой база данных хранится на сервере, а обработка информации происходит на рабочей станции. За счет использования архитектуры «файл-сервер» достигается:
- — снижение затрат на программное окружение по сравнению с архитектурой «клиент-сервер»;
- — меньшие требования к аппаратному окружению;
- — простота администрирования системы (не требуется наличие специализированного администратора);
- — возможность для квалифицированных пользователей напрямую работать с базой данных.
Для учета основных средств из общего набора модулей, представленных системой «Парус» ОАО «Анапское ПАТП» использует модуль «Бухгалтерия», который объединяет в себе возможности бухгалтерской и товарно-складской частей программы с использованием новых прогрессивных технологий.
В ОАО «Анапское ПАТП» используются основные возможности модуля «Бухгалтерия», такие как подготовка платежных банковских и кассовых документов, работа с авансовыми отчетами, учет операций по расчетному счету и прочим счетам, учет кассовых операций, учет взаимных расчетов с подотчетными лицами, с покупателями, поставщиками, учет расчетов по авансам выданным и полученным, ведение учета поступлений, перемещений выбытия основных средств, материалов, подготовка хозяйственных документов, получение оборотных ведомостей в разрезе счетов, материально — ответственных лиц и наименований материальных ценностей в количественном и денежном выражении, книга учета хозяйственных операций, ведомости аналитического учета, главная книга и оборотный баланс, баланс и все формы приложений к балансу, справки о наличии и движении денежных средств и материальных ценностей.
Для каждой единицы основных средств необходимо вести инвентарный учет, состоящий в следующем:
- — необходимо сохранять индивидуальные характеристики, такие как заводские номера и марки;
- — должна быть, предусмотрена возможность снабжения инвентарного объекта списком комплектующих, которые при определенных обстоятельствах могут оказаться самостоятельными материальными ценностями;
- — необходимо регулярно рассчитывать амортизацию и корректировать остаточную стоимость объекта.
Следует протоколировать историю внутренних перемещений, начисления амортизации и других операций с объектом.
При оформлении выбытия основных средств из эксплуатации необходимо учитывать их остаточную стоимость
Все это обеспечивает раздел Системы «Инвентарная картотека». Запись из этого учетного регистра называют инвентарной карточкой.
Инвентарная карточка должна быть заведена на каждую единицу материальных ценностей, учитываемую по счету с типовой формой аналитического учета «Основные средства».
Для ввода объекта в эксплуатацию нужно выполнить действие «Ввод в эксплуатацию». Одним вызовом функции можно отработать несколько инвентарных объектов.
При вводе в эксплуатацию курсором выбирается карточка, выбирается пункт контекстного меню «операции над объектам» -> «ввод в эксплуатацию». На экране появляется форма для задания условий ввода объекта в эксплуатацию. В указанную форму вводятся данные даты ввода в эксплуатацию, источник поступления основного средства и данные причастных к операции документов. Установив флажок «Создавать хозяйственную операцию» это действие указывает системе на необходимость регистрации хозяйственной операции оприходования основного средства.
Почти все действия с основными средствами выполняются при работе со списком инвентарных карточек, доступные действия системы «Парус» приведены в таблице 7.
Таблица 7 — доступные действия системы «Парус» при учете основных средств в ОАО «Анапское ПАТП»
Краткое описание действия
Регистрация карточки путем ввода всех данных
Регистрация копированием в новую карточку данных текущей карточки
Исправление текущей инвентарной карточки
Удаление текущей карточки
Отбор инвентарных карточек по заданным условиям
Перемещение текущей карточки в другой каталог
Регистрация с использованием словаря образцов инвентарных карточек
Операции над объектом
Выполнение действий с текущим инвентарным объектом (ввод в эксплуатацию, списание, внутреннее перемещение)
Печать текущей карточки
Формирование и печать разнообразных отчетов по инвентарной картотеке
При завершении каждого календарного месяца надо рассчитывать сумму амортизации основных средств. Результаты расчета будут вписаны в инвентарные карточки, что приведет к изменению остаточной стоимости. Будет зарегистрирована соответствующая хозяйственная операция.
Начисление амортизации относится к групповым операциям, оно делается сразу для всех инвентарных объектов, удовлетворяющих условиям отбора. Для начисления амортизации Система открывает специальную ведомость, в которой представлены все объекты, имеющие остаточную стоимость.
Амортизацию начисляют в три этапа:
- 1. Для каждой карточки системе известна норма амортизации и дата последнего начисления. Следовательно, можно начислить амортизацию сразу для всех объектов, представленных в ведомости.
- 2. Отдельные объекты, представленные в ведомости, требуют индивидуального подхода. Таковы, например, транспортные средства и оборудование, амортизация которого зависит от произведенной с его помощью продукции. Для некоторых объектов может понадобиться задание коэффициента ускоренной амортизации или суммы дополнительного износа.
- 3. До сих пор суммы износа для каждого объекта оставались локализованными в ведомости. Остается перенести начисленные суммы в учетные регистры.
В инвентарных карточках будут изменены суммы износа и остаточной стоимости, вписан месяц последнего начисления. В журнале учета хозяйственных операций будет сделана запись на общую сумму износа. В истории операций каждой карточки, по которой начислен износ, появиться соответствующая запись. Кроме того, начисление износа Система запротоколирует еще в одном списке — «истории групповых операций», за одной записью которого кроется информация о начислении износа по всем объектам.
Для открытия ведомости начисления амортизации выбирается в контекстном меню инвентарной картотеки пункт «групповые операции» -> «расчет амортизационных начислений». После появления на экране формы для задания периода на конец, которого надо начислить амортизацию, задается период и точность округления начисляемых сумм -> «ОК». На экране появиться окно просмотра ведомости начисления амортизации.
Если параметр настройки модуля «Вид начисления износа» имеет значение «Амортизация», то для каждой инвентарной карточки можно выбрать один из пяти методов расчета амортизационных начислений. Для выбора метода совершается действие «Амортизация» -> «Тип списания».
Амортизация в программе «Парус» может начисляться как автоматически, так и индивидуально.
Для выполнения действий по выбытию единиц основных средств нужно выполнить действие, надо открыть меню инвентарной картотеки «Просмотреть» -> «Состав групповой карточки» -> «Список состава» выбирается нужная запись -> «Выбытие из состава группового объекта» далее Система предложит заполнить форму условий операции. Заполняется форма обстоятельствами выбытия единицы основных средств из состава группы. Это дата операции, данные документа — основания и примечание. Вся эта информация будет сохранена в историях операций карточек.
В программе «Парус» положительно отражена технология связанного документооборота, технология быстрого ввода документов и операций, ведение журнала действий пользователей, детальное распределение прав доступа к разделам и функциям. Возможность создания специализированных отчетов пользователем.
Источник: studwood.net
Скан-Парус — инвентаризация имущества в программе Парус-7
Программно-технический комплекс Скан-Парус полностью интегрируется в программу «Парус 7.хх» и функционирует совместно с модулем «Парус-Бухгалтерия». ПТК «Скан-Парус» предназначен для автоматизации проведения инвентаризации с использованием технологии штрихкодирования в организациях, бухгалтерский учет в которых ведется с использованием программы «Парус-Бухгалтерия 7.хх».
ПТК автоматизации инвентаризации Скан-Парус состоит из аппаратной 1 и программной частей. Аппаратная часть включает в себя термотрансферный принтер штрих кодов и сканер штрих кодов (мобильный терминал сбора данных). Принтер штрих кодов комплектуется набором расходных материалов (этикетки и красящая лента):
Сканер штрих кодов |
Принтер штрих кодов Расходные материалы для принтера штрихкодов  |
Программная часть состоит из серверной и терминальной частей. Серверная часть интегрируется в программу «Парус-Бухгалтерия» 2 на рабочем месте бухгалтера. Терминальная часть устанавливается на терминал сбора данных (ТСД).
- существенного сокращения времени на проведение инвентаризации
- снижения трудоемкости процесса инвентаризации
- снижения вероятности фальсификаций результатов инвентаризации
- сведения до минимума пересортицы
После проведения инвентаризации Вы будете иметь достоверную информацию о фактическом наличии и расположении объектов по помещениям (см. пример инвентаризационной описи и промежуточных результатов).
Промежуточные результаты инвентаризации
Инвентаризационная опись
Использование комплекса Скан Парус позволит Вам вывести на качественно новый уровень учет основных средств в Вашей организации.
Алгоритм проведения инвентаризации с использованием комплекса «Скан Парус»
Шаг 1. Печать штрих кодовых этикеток на принтере
Шаг 2. Расклеивание этикеток с штрих кодами помещений и объектов
Шаг 3. Выгрузка данных в терминал
Шаг 4. Сканирование этикеток с штрих кодами
Шаг 5. Загрузка результатов сканирования в компьютер
Шаг 6. Печать выходных документов по результатам инвентаризации
Шаги 1 и 2 являются подготовительными этапами для проведения инвентаризации и выполняются один раз.
Рекомендуем также ознакомиться с системой инвентаризации имущества «Скан-Про»
1 Компьютер, на который будет устанавливаться система «Скан Парус», должен иметь два свободных, исправных USB порта.
2 Система позволяет проводить инвентаризацию объектов, на которые в программе «Парус-Бухгалтерия» зарегистрированы инвентарные карточки индивидуального и группового учета. Все инвентарные номера объектов в инвентарной картотеке в программе «Парус Бухгалтерия» должны быть уникальными.
+7 985 78Ч 58 87
+7 9OЗ 7ЗО З7 ЗO
Источник: shtrihkod.pro