Программа может включать портфели проектов отдельные проекты и связанную деятельность

Понятия «портфель» , «программа» и «цепочка» проектов являются ключевыми в области управления проектами, но они имеют существенные различия, которые часто оказывают влияние на понимание их роли и функций. В данной статье мы рассмотрим эти различия и выясним, что отличает программу от портфеля проектов и в чем заключается особенность цепочки проектов.

Что такое портфель проектов

Портфель проектов представляет собой совокупность всех проектов, которые организация планирует или ведет в настоящий момент. Портфель может включать в себя проекты с разными целями, приоритетами и датами завершения.

Цель управления портфелем заключается в оптимальном распределении ресурсов, контроле рисков и адаптации к изменениям бизнес-потребностей организации.

Институт управления проектами PMI (Project Management Institute) дает следующее определение данному понятию: « Портфель проектов – набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей».

Ключевые отличия портфеля проектов от программы проектов / Лекция 4

Портфель проектов обычно управляется на уровне высшего руководства компании, и он помогает им принимать стратегические решения в отношении распределения ресурсов, финансирования и приоритетов проектов. Вот несколько примеров проектов, которые могут быть включены в портфель организации:

1. Разработка нового продукта. Проект, направленный на создание и внедрение нового продукта на рынок. Включает этапы исследования, разработки, тестирования и маркетинга.
2. Улучшение процессов. Проект, направленный на оптимизацию бизнес-процессов организации для повышения эффективности и снижения издержек.
3. ИТ-инфраструктура. Проекты, связанные с обновлением или модернизацией информационных технологий и инфраструктуры организации.
4. Расширение рынка. Проекты, направленные на вход на новые рынки или расширение доли рынка организации.
5. Мероприятия по устойчивому развитию. Проекты, связанные с внедрением и развитием практик, направленных на устойчивое развитие, такие как снижение выбросов углекислого газа или повышение энергоэффективности.
6. Развитие персонала. Проекты, связанные с обучением и развитием сотрудников, включая программы обучения, тренинги и развитие лидерских навыков.

Для проектно-ориентированных компаний, портфелем проектов обычно управляют портфельные менеджеры. В их портфеле могут быть представлены различные типы проектов, отличающиеся масштабом, сложностью, связанные с различными областями бизнеса или сферами деятельности организации. Вот некоторые из наиболее распространенных типов портфелей проектов, которыми могут управлять портфельные менеджеры:

1. ИТ-портфель. Это портфель, в котором содержатся проекты, связанные с информационными технологиями или создание автоматизированных систем. Он может включать разработку программного обеспечения, внедрение новых систем, обновление инфраструктуры и другие проекты, связанные с технологическими решениями.
2. Инновационный портфель. В таком портфеле сосредоточены проекты, направленные на разработку и внедрение новых продуктов, услуг или процессов. Он позволяет организации разрабатывать и внедрять инновации для повышения конкурентоспособности и удовлетворения потребностей клиентов.
3. Портфель капитальных вложений. Включает в себя проекты, связанные с крупными капитальными инвестициями, такими как строительство новых объектов, развитие недвижимости, модернизация производственных мощностей и т. д. Портфельный менеджер в этом случае управляет проектами, связанными с основными активами организации.
4. Бизнес-процессный портфель. Этот портфель включает проекты, направленные на оптимизацию и улучшение бизнес-процессов в организации. Он может включать автоматизацию процессов, внедрение эффективных систем управления, реинжиниринг бизнес-процессов и другие проекты, связанные с улучшением операций.
5. Стратегический портфель. В таком портфеле сосредоточены проекты, непосредственно связанные с ключевыми стратегическими целями и инициативами организации. Портфельный менеджер в этом случае управляет проектами, направленными на реализацию стратегии и достижение долгосрочных целей организации.

БИТ.УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

Что такое программа проектов

Часто программу рассматривают как один большой проект, состоящий из нескольких взаимосвязанных проектов. Однако, согласно общепринятому определению, программа представляет собой несколько проектов, объединенных общей стратегической целью или бизнес-ценностью. В отличие от портфеля, где проекты могут иметь различные цели, программе присуща целостность и согласованность, поскольку все ее проекты должны быть нацелены на достижение общей стратегической цели.

Отличие портфеля проектов от программы и проектов. Стратегия и портфель

Программа проектов , согласно PMI (Project Management Institute ) , представляет собой «группу связанных проектов, объединенных для координированного управления и достижения выгод, которые невозможно достичь, реализуя каждый проект отдельно».

Программа объединяет несколько проектов, чтобы синергетически использовать ресурсы, согласовывать действия и достигать общих целей. Управление программой включает в себя выработку стратегии, координацию проектов, управление рисками и обеспечение достижения целей программы.

Одной из ключевых особенностей программы является ее гибкость в отношении даты завершения. В отличие от проекта, который обязательно имеет определенную дату завершения, программа может быть длительной и продолжаться в течение неопределенного времени. Это связано с тем, что цель программы может быть более длительной и включать несколько этапов или фаз, которые могут быть завершены по мере достижения стратегических ключевых вех.

Что такое цепочка проектов

В сфере управления проектами выделяют еще цепочки проектов (Project Chain), которые представляет собой последовательность связанных проектов, где результат одного проекта является входными данными для следующего проекта.

В этой цепочке проекты тесно связаны друг с другом, и успешное завершение каждого проекта является предпосылкой для начала и успешного продолжения следующего проекта. Цепочка проектов не является портфелем, но вполне может являться программой.

Цепочки проектов используются для достижения комплексных целей или результатов, которые не могут быть достигнуты одним проектом в отрыве от других. Вместо этого, каждый проект в цепочке вносит свой вклад в достижение общей цели, поэтому все проекты должны быть тщательно спланированы и координированы.

Одним из примеров цепочки проектов может быть процесс разработки нового продукта. Начиная с исследования и разработки, затем переходя к проектированию, производству, маркетингу и внедрению, каждый этап представляет собой отдельный проект, зависящий от результатов предыдущего этапа.

Управление цепочкой проектов требует тщательного планирования, контроля и координации между проектами. Каждый проект должен быть тщательно согласован с предыдущими и последующими проектами, чтобы обеспечить непрерывный поток работ и достижение общей цели.

Применение программы проектов в гибридных проектных технологиях

В контексте итерационно-инкрементной технологии проектных работ, можно использовать идею цепочки или программы проектов для эффективного управления работой над проектами.

Вместо того, чтобы рассматривать каждый сложный и масштабный проект в отдельности, можно его разделить на логическую цепочку или программу проектов, где каждый мини-проект зависит от результатов предыдущего и служит основой для следующего.

Применение идеи цепочки или программы проектов в итерационно-инкрементной технологии имеет несколько преимуществ:

1. Логическая последовательность. Цепочка проектов обеспечивает логическую последовательность и зависимость между проектами. Каждый проект строится на результатах предыдущего, что помогает обеспечить непрерывность работы и достижение поставленных целей.
2. Планирование и координация. Использование цепочки проектов позволяет более эффективно планировать и координировать работу. Ресурсы и время могут быть выделены на основе логической последовательности проектов, что помогает избежать перекрытия и конфликтов.
3. Управление рисками. Цепочка проектов позволяет более эффективно управлять рисками. Результаты каждого проекта проверяются и используются для определения дальнейших шагов. Это позволяет выявлять и решать проблемы на ранних этапах и снижать общие риски проекта.
4. Итерационное развитие. Цепочка проектов сочетается с итерационной природой итерационно-инкрементной технологии. Это позволяет достигать более быстрых результатов на каждом витке итераций и постепенно двигаться к общей цели.

Таким образом, использование идеи цепочки или программы проектов в итерационно-инкрементной технологии проектных работ способствует более эффективному управлению и достижению результатов в рамках комплексных проектов.

Заключение

Вместе все описанные выше концепции позволяют организациям более эффективно управлять проектами, достигать стратегических целей и обеспечивать непрерывность работы. Портфельные менеджеры играют важную роль в управлении портфелем проектов, программами и цепочками проектов, координируя работы, выявляя зависимости и риски, и принимая решения на основе стратегических целей организации.

В итоге, эффективное управление портфелем, программой и цепочкой проектов способствует повышению эффективности, гибкости и успеха организации в достижении своих целей и реализации стратегий.

Надеемся эта статья помогла вам разобраться в особенностях и тонкостях понятий «портфель проектов», «программа проектов» и «цепочка проектов». Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях.

Источник: dzen.ru

Планирование портфеля проектов

Портфель проектов – перечень проектов компании, объединённых в зависимости от структуры портфеля проектов EPM. Формирование портфелей проектов позволяет повысить эффективность управления большим количеством проектов в компании.
Объединение проектов в портфели в информационной системе MS Project Online позволяет анализировать общие данные проектов портфеля. Для формирования портфеля проектов в системе MS Project Online необходимо создать поле EPM со структурой портфеля проектов.

Структура проектов портфеля EPS

Структура портфеля проектов

Портфель проектов компании, может включать следующие группы

1. Общий портфель проектов. Это перечень всех проектов реализуемых в компании.
2. Портфели проектов. Это проекты сгруппированные за определенными признаками, Зачастую проекты и программы группируют в портфели для передачи контроля над ними одному из кураторов. Куратора назначают из числа руководителей высшего звена. Кураторы портфелей проектов входят в совет по управлению проекта.
3. Программы. Программа это перечень проектов связанных между собой общими целями и результатами .
4. Отдельные проекты. Отдельные проекты реализовываются в рамках портфеля проектов и не входят не в одну из программу компании.

Типы проектов в портфеле:

Все проекты компании разделяются на две группы: внешние и внутренние проекты. Внешние проекты инициируются на основании запросов от клиентов компании и направлены на обслуживание клиентов компании и получение прибыли. Внутренние проекты инициируются на основании стратегии развития компании и направлены на развитие активов компании.

1. Внешние проекты.

1. Программы оказания услуг клиентам компании.
2. Проекты оказания услуг клиентам компании.

2. Внутренние проекты.

1. Программа развития информационных систем. В программу развития информационных систем входят проекты создания и/или развития информационных систем и бизнес-процессов компании.
2. Программа развития линейки продуктов компании.В программу развития линейки продуктов компании входят проекты по создания и развитию новых продуктов и услуг компании.
3. Программа развития филиальной сети. В программу развития филиальной сети входят проекты по созданию новых филиалов сети и проекты по развитию уже существующий филиалов компании.
4. Рекламные проекты. Проекты направленные на реализацию маркетинговых мероприятий для рекламы как самой компании так и отдельных продуктов и/или услуг компании.

Для создания портфеля проектов необходимо сделать следующие шаги:

1. Определить группы, на которые будут разбиты проекты. Это можно сделать на основании принятой в компании классификации проектов. Проекты можно группировать по городах, в которых они реализуются, или по типу проектов. Рекомендуем создавать простые структуры при первой настройке.
2. Установить таблицу значений структуры. Для снижения количества ошибок установите фиксированный перечень значений для структуры. Что бы это сделать переходим на закладку «Параметры сервера» и выбираем в блоке «Корпоративные данные» пункт «Корпоративные настраиваемые поля и таблицы подстановки». В открывшемся окне в блоке «Таблицы подстановки для настраиваемых полей» нажимаем кнопку «Создать таблицу подстановки». Зачастую группы проектов определяются для делегирования контроля за проектами от руководителя компании его замам. Решения, для которых не хватает компетентности руководителей проектов, могут приниматься руководителями портфелей проектов (кураторами).
3. Создаем таблицу подстановки. Для этого указываем имя таблицы (к примеру «Типы проектов»). Указываем его тип, в нашем случае это «Текст». Указываем маску кода, точнее структуру. если у Вас будет несколько уровней (к примеру «Строительные проекты», а в них «Проекты коттеджного строительства» и «Строительство таунхаусов»), указывайте количество уровней и тип данных в них. В пункте «Таблица подстановки» укажите в столбце «Значения» укажите перечень значений структуры. После всех изменений нажмите кнопку сохранить.
4. Создаем сам столбец. Для это переходим в блок «Корпоративные настраиваемые поля» и нажимаем кнопку «Создать поле». В открывшемся окне указываем название поля (к примеру «Тип проекта»). Указываем объект — «проект» и тип — «текст». В разделе «Настраиваемые атрибуты» выбираем пункт «Таблица подстановки». Выбираем название таблицы подстановки и значение по умолчанию. После чего нажимаем кнопку «Сохранить». Более подробно о создании корпоративных столбцов.
5. Распределение проектов по портфелям. Для указания какие проекты к какому портфелю относятся перейдите на закладку «Проект», выберите проект и нажмите на его название. В открывшемся окне проекта перейдите на пункт левого меню «Информация о проекте». В открывшемся окне будут выведены настраиваемые поля. Если система не дает возможности редактировать эти поля нажмите на пункт верхнего меню «Проект» и нажмите кнопку «Изменить». Установите значение в поле (к примеру в поле «Тип проекта»). После чего нажмите кнопки «Сохранить» и «Закрыть».
6. Настройка отображения портфеля. Для того чтобы отобразить портфель нужно изменить представление в центре проектов. Для этого нажимаем на пункт левого меню «Параметры системы», в блоке «Настройка интерфейса пользователя» выбираем пункт «Управление представлениями» и в открывшемся окне выбираем группы представлений «Центр проектов». В данном окне можно изменить любое представление (к примеру «Сводка») — для этого нажмите на его название. В блоке «Поля» добавьте наше новое поле структуры в блок «Отображаемые поля» и нажмите кнопку «Сохранить». Более подробно о настройке представлений.
7. Группировка по портфелям. Для группировки портфелей перейдите на пункт левого меню «Проект». В верхнем меню выберите закладку «Проект» и в поле «Группировать по» выбираем название столбца структуры (к примеру «Тип проекта»). Для группировки сразу по нескольким столбцам выбираем пункт «Настраиваемая группа» и в открывшемся окне выбираем поля для группировки.

10 Систем Управления Портфелем Проектов: Эффективное Достижение Целей Компании

Портфель проектов — важный элемент поддержания на плаву и развития любого бизнеса. Он состоит из двух и более проектов, которые преследуют общую цель компании. Если таких целей несколько, то и портфелей может быть несколько.

Чем крупнее организация, тем больше у нее запланированных и текущих проектов, объединенных портфелями. Чтобы успешно справляться с большим количеством задач, не забывая о приоритетах компании, важно грамотно выстраивать все рабочие процессы. В этом помогут программы управления портфелем проектов.

Преимущества систем управления портфелем проектов:

• Всегда актуальная и обновленная картина запланированных и текущих задач компании.
• Возможность оперативно и аргументированно внедрять или удалять проекты.
• Грамотное управление ресурсами, своевременность в их перераспределении.
• Предотвращение и оперативное решение проблем в ходе работы над проектами.
• Эффективный анализ портфеля проектов, оценка потенциальных рисков. Поиск решений по их устранению с помощью данных портфеля.

Какую программу управления портфелями проектов выбрать?

С каждым днем программ для формирования и управления портфелем проектов становится больше. Мы подробно расскажем о десяти популярных, сравним их функциональность и поможем выбрать софт, подходящий именно вам.

Программы для управления портфелем проектов

1. GanttPRO

Стоимость: Basic — от $7.99/месяц за члена команды при годовой оплате; Pro — от $12.99/месяц за члена команды при годовой оплате; Business — от $19.99/месяц за члена команды при годовой оплате. 14 дней бесплатного периода.
Языки: русский, английский, немецкий, испанский, португальский.
Для кого: подходит любым организациям и командам, есть готовые шаблоны для управления проектами.
Рейтинг: Capterra — 4,8/5. Startpack — 4,9/5.

GanttPRO — облачная система для создания и управления проектами онлайн на основе диаграммы Ганта. Софт подходит для отслеживания рабочих процессов в реальном времени, контроля и управления ресурсами и оценки результатов команды.

Дружественный интерфейс GanttPRO поможет легко, буквально за несколько минут, создать портфель проектов, понятный коллегам и клиентам. С помощью системы управления портфелем проектов контролируйте задачи, подзадачи и зависимости, следите за бюджетами и дедлайнами, создавайте майлстоуны (вехи). Программа дает возможность хранить необходимую информацию в одном месте, оставлять описания и комментарии, прикреплять файлы.

Получайте уведомления, упоминайте участников, назначайте роли и даже регистрируйте рабочее время — все в режиме реального времени. Дополнительным плюсом станет возможность делиться проектами с незарегистрированными пользователями при помощи ссылки, а также экспортировать их в форматы PDF, PNG и Excel.

Преимущества :

• Оповещения в режиме реального времени.
• Командное взаимодействие: комментарии, упоминания, вложения.
• Служба поддержки онлайн.
• История изменений проекта, отмена действий.
• Интуитивный интерфейс.
• Управление членами команды и виртуальными ресурсами.
• Экспорт проектов в различные форматы (PDF, PNG и Excel).
• Возможность делиться с незарегистрированными пользователями публичной ссылкой на проект.
• Библиотека готовых шаблонов.
• Интеграция с Jira, Google Drive.
• Возможность переключения на доску задач.

Недостатки :

• Отсутствие бесплатной версии.

Вывод

GanttPRO — программа с дружественным интерфейсом для формирования портфеля проектов и управления его процессами. Создавайте удобное пространство для общения всех участников, следите за выполнением задач, совершайте необходимые действия для достижения бизнес-цели компании в реальном времени и не переключайте вкладки.

2. Good Day

Стоимость: от $4/месяц, есть бесплатная версия. Бесплатный пробный период — 14 дней.
Языки: английский.
Для кого: стартапы, средние и крупные компании.
Рейтинг: Capterra — 4,7/5.

GoodDay — онлайн-платформа для управления проектами и портфелями, которая предоставляет инструменты для планирования, ежедневной работы и постоянного улучшения процессов. Программа помогает фокусироваться на самом важном и отслеживать актуальные задачи. Возможность планирования повторяющихся событий экономит личное и командное рабочее время.

Преимущества :

• Интеграция с электронной почтой и календарем.
• Переключение с диаграммы Ганта на доску задач.
• Расширенный поиск.
• Уведомления в реальном времени.
• Оценка прогнозов, тенденций и рисков.

Недостатки :

• Долгий отклик онлайн поддержки на сайте.
• Недостаточно поддерживаемых языков.

Вывод

Программа GoodDay создана для профессионалов из самых разных сфер. Софт дает возможность для совместной работы, экономии времени с помощью автоматизированных и интеллектуальных тулов, а также подчеркивает прозрачность процессов в привлекательном интерфейсе.

3. MS Project

Стоимость: от $10/месяц за члена команды при годовой оплате. Бесплатный пробный период — 15 дней.
Языки: русский, английский, французский, немецкий, испанский, и др.
Для кого: для команд и крупных предприятий, которые управляют проектами в области маркетинга, IT, разработки ПО, управления операциями и др.
Ретинг: Capterra — 4,4/5.

Microsoft Project — локальная система, позволяющая управлять проектами и контролировать рабочие процессы. Программа — одна из самых популярных на рынке, однако клиенты часто сталкиваются со сложностями в управлении интерфейсом на начальном этапе. Желая сэкономить время на обучении крупных команд, они часто начинают искать альтернативу MS Project .

Стандартная версия приложения не дает возможности управлять портфелями проектов. Не предоставляет ее и профессиональная версия. Управление портфелем проектов возможно в третьем варианте — MS Project Server 2019.

Преимущества :

• Управление задачами.
• Планирование и контроль ресурсов.
• Регулирование инвестиций.

Недостатки :

• Высокая цена.
• Сложный пользовательский интерфейс.
• Дополнительные платные инструменты.

Вывод

MS Project — софт для анализа и реализации портфеля проектов, который помогает эффективно и оперативно расставлять приоритеты, управлять командой и добиваться максимальной рентабельности инвестиций. Но будьте готовы к существенным затратам на покупку продукта и сопутствующих инструментов.

4. Easy Projects

Стоимость: $12,58/месяц за члена команды при годовой оплате. Бесплатный пробный период — 15 дней.
Языки: русский, английский, французский, немецкий, испанский, и др.
Для кого: для команд и крупных предприятий, которые управляют проектами в области маркетинга, IT, разработки ПО, управления операциями и др.
Рейтинг: Capterra — 4,4/5.

Easy Projects — простая и надежная программа управления портфелями проектов, которая заменит Excel и электронную почту. С ее помощью вы сможете планировать и управлять проектами/портфелями проектов, ресурсами, бюджетом и временем, а также визуализировать и отслеживать прогресс по дороге к бизнес-цели.

Преимущества :

• Переключение между диаграммой Ганта и канбан-доской.
• Мобильное приложение.
• Интеграция с 1000+ приложений (Outlook, Evernote, Jira, Slack и др.)
• Планирование ресурсов.
• Учет времени.

Недостатки :

• Некоторые сложности в управлении интерфейсом.

Вывод

Easy Projects упростит работу и поможет в управлении портфелем проектов. Система предоставляет возможность следить за прогрессом команды, перераспределять ресурсы, интегрироваться с любимыми приложениями, составлять отчеты и держать все процессы под контролем.

5. ITM Platform

Стоимость: по запросу. Бесплатный пробный период — 14 дней.
Языки: английский, испанский, португальский.
Для кого: средние и крупные организации.
Рейтинг: Capterra — 4,4/5.

ITM Platform — система управления проектами, программами и портфелями проектов. Дает возможность общаться с командой и сообщать о результатах проекта в Slack, импортировать диаграммы Ганта из MS Project, следить за статусами задач и подключать софт к действующим системам, используя API для разработчиков.

Преимущества :

• Возможность переключаться с диаграмм Ганта на вид канбан.
• Мобильное приложение для IOS/Android.
• Интеграция с привычными инструментами (Slack, MS Project и др.).
• Возможность ведения Agile и Waterfall проектов.
• Анализ рисков.

Недостатки :

• Нет функции draghttps://blog.ganttpro.com/ru/sistemy-upravleniya-portfelem-proektov-project-portfolio/» target=»_blank»]blog.ganttpro.com[/mask_link]