Программа мой склад как работать кладовщику

Содержание

Тема эта актуальна, поскольку периодически просят подобрать/порекомендовать учетную систему. И сегодня более плотно рассмотрим учетную систему от «Мой склад».

Недавно просили порекомендовать простую учетную систему, у которой есть бесплатный тариф, при этом на других тарифах есть CRM, а также возможность интеграции со сторонними сервисами, которые потребуются в перспективе. Организация, в которую требуется эта система занимается, производством товаров для кошек: Когтеточки, домики, игровые комплексы и так далее. Т.е., кроме развития в будущем с мыслями о CRM и интеграции с сайтом, магазином, соцсетями, уже сейчас нужно вести складской учет, учет продаж, взаиморасчетов и движения денег, а также выполнять простые производственные операции. Кроме того, необходимо мобильное приложение.

И под эти параметры как раз подходит «Мой склад».

Если есть вопросы: «А почему не….(другая учетная система)…?», то ответ прост – из всех, что я знаю и пробовал, под указанные требования, одно из которых «бесплатный тариф», подходит только эта.

1. Начало работы: настройки

Итак, что же в этой системе есть:

Продажи

Возможность ведения заказов покупателей и контроля их выполнения через связанные документы и отчеты, а также постановку задач

Работа с агентскими договорами

Простые и понятные отчеты

Закупки

Заказы поставщикам

Планирование закупок по истории продаж и остаткам на складе

Склад

Товары, услуги, комплекты

Инвентаризации

Прайс-листы

Отчеты по складу

Движение денег

Платежи (касса и банк)

Отчеты:

Движение денежных средств

Взаиморасчеты

Прибыли и убытки

А также розничные продажи, производственные операции, сводные показатели по всем блокам (монитор руководителя)

оборудованием
банками
маркетплейсами
соцсетями
планировщиками
системами приема платежей
службами доставки
звонками и рассылками
прочими сервисами

3) Обмен данными с сайтом и/или интернет-магазином

Мой склад. Основы работы программы.

4) Системы лояльности (скидки, бонусы и баллы)

5) Автоматизация рутинных действий. Небольшая, но помощь.

П.С. Что на сегодня доступно на бесплатном тарифе? Почти всё, что на картинках, но есть ограничения.

— Ограничение в 1000 контрагентов

— Ограничение в 1000 товаров

— Ограничение в 1000 документов

Есть ограничения функционала в части автоматизации и ряда других функций, но не всё же должно быть бесплатным)

Для небольшого предприятия с небольшой номенклатурой для начала ведения учета и систематизации своей деятельности этого вполне должно хватить.

Вот такой получился объемный пост, начавшийся с разговора о когтеточках.

Чтобы не раздувать ещё больше, в следующей статье рассмотрим, кому эта система может подойти.

Требуется подобрать, настроить учетную систему? Пишите

Источник: shikov-as.ru

Что такое складской учет и как его вести

Складской учет ведут розничные и оптовые магазины, производственные компании, а также продавцы в онлайне.

Склад — это любое место, где хранятся товары до момента продажи. Важно в любой момент времени знать, какая продукция, в каком количестве и на какую сумму есть в наличии — для этого и применяют складской учет.

Задача — фиксировать каждую единицу товара и ее перемещение. Если все делать правильно, данные по факту и по документам будут совпадать.

Разбираем, что такое складской учет, какие документы нужны на каждом этапе и как вести его с минимальными затратами времени и без ошибок.

Работа склада — это масса рутинных операций: прием, отгрузка, перемещение, списание и т.д. Ускорить их выполнение можно с помощью автоматизации в МоемСкладе. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.

Что такое складской учет

Складской учет — это хранение и обработка данных по товарам, сырью, полуфабрикатам, финансовым ресурсам. Здесь не учитываются незавершенное производство, активы и основные средства.

Сотрудник, который ведет складской учет, фиксирует на бумаге, в Excel-таблице или в специальной программе все операции, связанные с хранением и движением товаров. К ним относятся:

приемка и оприходование товара от поставщиков;
ввод данных о продукции в базу или учетные документы;
отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
перемещение;
инвентаризация;
информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
корректировка характеристик продукции в учетных карточках.

Задачи складского учета

Благодаря складскому учету в любой момент времени можно уточнить, какой товар, где, в каком количестве и на какую сумму есть на складе. Вести продажи и получать прибыль без представления о запасах, их местонахождении и стоимости в деньгах невозможно.

Если номенклатуры много, важно, чтобы сотрудники могли быстро найти нужные позиции. Поэтому складской учет предполагает группировку товаров по сортам и партиям (о видах учета — далее в статье).

Так удобнее регулировать ассортимент: выявлять, какие наименования пользуются спросом, а какие приводят к «затаренности» на складе, своевременно находить товары с истекающим сроком годности и снижать ценник, чтобы успеть их распродать.

Поддержание порядка в документах

Порядок в документах экономит время сотрудников на поиски, подсчеты и сверки, упрощает сбор статистики для анализа и решение возможных проблем: кражи, просрочки и т.д. Это касается как бумажных, так и электронных документов.

Контроль количества остатков и запасов

Контроль снижает риск потерь, порчи и воровства со стороны персонала, так как в документах фиксируется путь каждой товарной позиции.

Когда сотрудники могут назвать точное количество единиц товара по определенным категориям, это помогает строить более точные планы закупок, контролировать показатели продаж: объем, сроки расчетов с поставщиками, оборот товаров по группам.

Узнать больше

Виды складского учета

Складской учет разный в зависимости от того, какой продукцией торгует компания. Как правило, ее распределяют по срокам и сортам.

Есть 4 основных вида складского учета:

Номенклатурный — подходит, если ассортимент небольшой. В этом случае найти нужный товар несложно и без группировки по каким-либо признакам. На каждую позицию товара заводят новую карточку.
Сортовой — подходит, если делить позиции по сортам и типам принципиально. При этом не указываются другие характеристики: поставщик, цена, срок годности и т.д.
Партионный — подходит, если каждую партию товаров нужно хранить отдельно из-за ограниченного срока годности, различий в ценах, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.
Партионно-сортовой — подходит для широкого ассортимента товаров, когда нужно отдельно хранить каждую партию. Товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.

Документооборот на складе

Для контроля запасов нужно четкое документирование всех процессов на складе: приемки, оприходования, выдачи в торговый зал, перемещений, отгрузки, списания, инвентаризации.

Ведение документооборота по складу определяется нормами закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Разберем, какие документы нужны для каждой процедуры складского учета.

Прием товара

Больше всего документов на первом этапе.

Когда товар поступает на склад, к нему прилагается сопроводительный документ — накладная от поставщика. На ее основании можно оформить приходную накладную, которая нужна для учета продукции, поступающей на склад.

Если товар доставляется транспортом, компания получает вместе с ним товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т. Документ служит для подтверждения факта приемки-передачи продукции: то есть списания у поставщиков и оприходования у получателей. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.

Для учета всей продукции, которая поступила в один день, кладовщик оформляет приходный складской ордер М-4 на основании накладной.

В случае если товар поступил не в полном объеме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявленным в документации и фактически доставленным объемом, нужно оформить акт о приемке материалов М-7. На основании этого акта затем составляют претензию поставщику.

При расхождениях в ходе приемки оформляется также акт об установленном расхождении по количеству и качеству.

Когда товар проверили по качеству, количеству, массе и комплектности, оформляется акт о приемке товаров ТОРГ-1.

Хранение товара

Для материальных ценностей, хранящихся на складе, нужно создать:

Товарный ярлык ТОРГ 11 — составляется на каждое наименование и хранится вместе с ним. Содержит наименование, артикул, сорт, количество на складе. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись.
Карточку учета М-17 — для учета движения материалов и их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учета на основании приходных документов.

Перемещение товаров

Если это перемещение между подразделениями или материально ответственными сотрудниками, необходимо требование-накладная М-11 в двух экземплярах: один — для склада, другой — для человека, который получает товары. Также этот документ пригодится при сдаче на склад неизрасходованных материалов.

При перемещении между подразделениями организации, в производство или в торговый зал оформляют накладную на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13, также в двух экземплярах.

Выбытие товаров со склада

При передаче материальных ценностей в другую организацию или другое подразделение нужна накладная на отпуск материалов на сторону М-15 для обеих участвующих сторон. В накладной указывается цена отгружаемых со склада материалов.

Для отпуска товаров при их продаже сторонним предприятиям составляется товарная накладная ТОРГ-12. Один экземпляр остается у продавца как подтверждение факта списания, второй выдается грузополучателю как основание для оприходования.

В случае порчи товаров на них оформляется акт о списании ТОРГ-16, на основании которого их затем списывают.

Как вести документы складского учета

Жестко определенных законодательством форм нет. Их меняют под специфику организации и бизнес-процессов.

Документы можно составлять как вручную на бумаге или в таблицах Excel, так и в специализированной системе документооборота. Все зависит от объема номенклатуры и ассортимента. Чем больше — тем сложнее вести учет «на коленке». Появляется необходимость в автоматизации.

Автоматизация складского учета

Распространенный и самый простой вариант ведения складского учета — ручной учет в Excel-таблицах. Сотрудники склада в свободной форме заносят информацию о приходе и движении запасов. В Excel обработка данных технически возможна только на самом примитивном уровне — подсчеты сумм.

Плюс этого способа — бесплатно. Пожалуй, он единственный. Минусов гораздо больше:

риск потери документов или данных, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное;
отсутствие автоматизации приводит к рутине, вследствие чего инвентаризация может затянуться на много часов;
так как все процессы учитываются вручную, легко забыть про товар с истекающим сроком годности, допустить ошибки (и обнаружить их слишком поздно) в документах.

Альтернатива ручного способа — автоматизация с помощью специальной программы. Она решает все проблемы, перечисленные выше, так как:

Все документы в электронном виде. Благодаря распределению прав доступа можно ограничить просмотр и редактирование.
Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.
Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.
Автоматизация контроля сроков хранения, печати ценников и других процессов на складе. Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.

Автоматизация складского учета в МоемСкладе

МойСклад упрощает все операции (приемку и отгрузку товара, перемещение, инвентаризацию, списание и оприходование), позволяет организовать эффективный складской учет и печатать документы.

В любой момент времени у вас будет полная и достоверная информация о положении дел на складе, о движении товаров и денежных средств. Нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, заполнить данные и начать вести учет всех видов товаров и материалов, смотреть данные об остатках, оборотах и себестоимости в режиме реального времени.

Алгоритм складского учета в магазине

Начните с выбора метода складского учета.
Закупите оборудование.
терминалы сбора данных (ТСД) или сканеры для штрихкодов для быстрого считывания информации с этикеток;
принтеры для печати этикеток на самоклеящейся бумаге;
ПО для интеграции оборудования с системой складского учета.

Назначьте сотрудников, ответственных за складской учет, и пропишите для них инструкции.
Наведите порядок в товарных позициях, чтобы каждая была закреплена за конкретным местом на складе, и ее легко найти.

Пример автоматизации складского учета в МоемСкладе

В МоемСкладе есть все, что нужно для эффективного складского учета.

Во-первых, интеграция с оборудованием и сервисами:

Удобный визуальный редактор этикеток и ценников, возможность массовой печати, поддержки сканеров, печати и генерации EAN-8, EAN-13, Code128 и др.
Интеграция с фискальными регистраторами АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki Print, принтером чеков.
Интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, возможность подключения терминалов Verifone и PAX для оплаты картами.
Экспорт данных в 1С:Бухгалтерию для составления налоговой отчетности по принципу «документ-в-документ».

Все, что нужно знать про складской учет

Складской учет есть и в мелкой рознице и в крупных оптовых и производственных компаниях. Не важно, где хранятся товары, важно — в любой момент времени знать, какой товар и в каком количестве есть в наличии, нужно ли пополнить запасы или, наоборот, избавится от залежалой продукции. Рассказываем о правильной организации складского учета.

Все, что нужно знать про складской учет

Что такое складской учет

Складской учет состоит из хранения и обработки данных о готовой продукции или запасов , за исключением незавершенного производства, основных средств и прочих активов.

Сотрудник, ответственный за складское хранение, должен любым способом — на бумаге, в Excel-таблице или в специальной программе — фиксировать все действия на складе. К обязательным операциям относятся:

поступление и оприходование товара от контрагентов;
занесение информации о поступившей продукции в базу или учетные документы;
отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
перемещение ( между складами или торговыми точками );
инвентаризация;
информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
корректировка характеристик продукции в учетных карточках.

В сервисе МойСклад работа ускоряется, благодаря полной автоматизации всех возможных процессов. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.

Цели складского учета

Складской учет показывает, где находится тот или иной товар. Кроме количественных величин, на принятие решений влияет стоимость запасов. Без этих данных невозможно работать — все равно что торговать вслепую.

Упорядочивание позиций

Товары группируют по сортам и партиям по нескольким причинам:

выявить популярные позиции;
определить не пользующийся спросом товар;
контролировать сроки годности.

Поддержание порядка в документах

Складской учет наводит порядок не только в остатках, но и в документах. У сотрудников будет уходить меньше времени на поиски товара для сбор заказов. Правильно подготовленные документы облегчают последующий анализ и снижают процент краж, просрочек и других негативных инцидентов.

Контроль количества остатков и запасов

Контрольная задача складского учета в первую очередь направлена на борьбу с воровством. Любое перемещение запротоколировано, и сотрудникам будет сложно скрыть потери.

Отталкиваясь от 100% точной информации об остатках, предприниматель может закупить товар в достаточном количестве, торговать без сбоев, контролировать срок оплаты за продукцию, оценивать оборачиваемость товаров по группам.

Виды складского учета

Складской учет будет отличаться в зависимости от товарного ассортимента, который, как правило, распределяют по срокам и сортам.

Есть четыре основных вида складского учета:

Номенклатурный учет ведут компании с широким ассортиментом продукции. Без внутренней классификации по группам и подгруппам найти нужный товар будет сложно. Поэтому на каждую позицию товара заводят новую карточку, а товары объединяют в группы по установленным признакам.
Сортовой — исходя из названия, понятно, что деление рационально провести по сортам и типам. А другие характеристики уходят на задний план и не влияют на распределение: поставщик, цена, срок годности и т. д.
Партионному учету отлично поддается продукция, которую нужно хранить отдельно, исходя из срока годности, приходной цены, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.
Партионно-сортовой — совмещает особенности сразу двух форм учета. Позволяет хранить партии отдельно, при этом товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.

Так как в двух последних видах учета главное значение занимает отдельное хранение, то и место для склада потребуется больше обычного. В сортовом и номенклатурном учете заполняют только карточки для учета товара, для других вариантов требуется вести ведомость.