В современном мире весьма важным для любой организации, фирмы и даже отдельного человека, является рациональное распределение рабочего времени, а также массовое представление информации о себе, фирме, производимых услугах и товаров и т.д. От того, насколько успешно решаются эти задачи, будет зависеть коммерческий успех предприятия. Существенную помощь в этом может оказать интегрированный пакет MS Office, в состав которого входит большой набор программ различного назначения.
С самого начала развития Интернет электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети. Свыше 90% пользователей сети обмениваются почтовыми сообщениями. Электронная почта уже стала неотъемлемым средством делового и личного общения. Одной из программ, которую многие пользователи применяют как средство обработки электронных сообщений, является пакет MS Outlook.
Однако работа с электронной почтой — лишь одна из основных возможностей данной программы. В широком смысле MS Outlook — универсальный организатор различных видов деятельности пользователя. Например, Календарь позволяет структурировать рабочее время, Библиотека контактов хранит справочную информацию о людях и организациях.
MS Outlook 2016 Обзор, Создание учетной записи, Настройка интерфейса
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС MS OUTLOOK
Окно пакета MS Outlook содержит следующие элементы:
1. Строка заголовка — включает название программы и открытой папки, а также кнопки Свернуть, Развернуть, Закрыть.
2. Строка меню — содержит команды работы с различными объектами и настройками.
3. Панель инструментов — содержит кнопки для быстрого доступа к командам.
4. Строка заголовка папки — отображает текущую папку. Щелчок на этой строке вызывает список папок, которые можно открыть.
5. Строка состояния — отображает текущее состояние окна.
6. Панель Outlook расположена в левой части окна и содержит группы:
— Почта — обработка электронной корреспонденции;
— Календарь — содержит описание встреч, собраний и т.д.;
— Контакты — содержит список имен и адресов людей, с которыми поддерживается связь
— Задачи — включает список задач;
— Заметки — содержит сделанные пользователем записи;
— Список папок — отображает папки Outlook;
— Ярлыки — быстрый запуск папок и элементов групп;
— Дневник — содержит элементы дневника, такие как телефонные номера, записи о собраниях и т.д.
Группы изображаются либо в виде пиктограммы с надписью слева от нее, либо в виде пиктограммы меньшего размера в нижней части списка групп. Изменение вида происходит перемещением линии в верхней части списка групп вверх или вниз.
В каждой папке имеются вложенные папки, предназначенные для организации специализированной работы. Например, в папке Почта содержатся такие папки для работы с почтой, как:
— Входящие — содержит все поступившие сообщения;
— Отправленные — хранит все отправленные сообщения;
— Исходящие — содержит сообщения, которые надо отправить;
— Удаленные — содержит все удаленные сообщения.
Microsoft Outlook. Весь функционал за 25 минут
При отображении содержимого папок используется определенный тип представления:
— таблицей (для просмотра почтовых сообщений, задач и сведений);
— временной шкалой (для просмотра записей дневника);
— день/неделя/месяц (для просмотра собраний и запланированных задач);
— карточками (для просмотра контактов);
— значками (задачи, заметки, календари).
Представление можно изменить, выбрав в меню Вид > Упорядочить по > Текущее представление.
Источник: studentopedia.ru
Интерфейс Outlook
Интерфейс Outlook 2016 включает в себя следующие элементы:
Лента
Лента – поле, на котором располагаются элементы управления.
Скрытие и отображение Ленты
Для того, чтобы освободить место на экране для документа, ленту можно свернуть одним из следующих способов:
1. Двойной щелчок по названию открытой вкладки.
2. Щелчок правой кнопкой мыши по любому свободному месту на ленте откроет дополнительное меню, в котором необходимо выбрать команду “Свернуть ленту”.
3. Нажать на кнопку “Свернуть ленту”, расположенную в правом нижнем углу ленты:
4. Нажать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl + F1.
5. Нажать на кнопку “Параметры отображения ленты”, расположенную в правом верхнем углу документа:
И выбрать один из следующих вариантов:
- “Автоматически скрывать ленту” – меню полностью будет скрыто. При необходимости воспользоваться лентой нужно кликнуть в верхней части экрана.
- “Показывать вкладки” – лента будет скрыта, но останутся вкладки, при нажатии на которые будет появляться лента.
- “Показывать вкладки и команды” – данная команда включена по умолчанию. Нажатие на нее вернет внешний вид ленты к исходному значению.
Для того, чтобы снова отобразить ленту, необходимо воспользоваться теми же способами.
Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа позволяет настроить быстрый доступ к часто используемым командам и функциям.
Нажатие кнопки панели быстрого доступа приведет к открытию контекстного меню, в котором вы сможете поставить галочки у наиболее часто используемых опций.
Кнопка Другие команды откроет окно, в котором можно будет выбрать из всех доступных команд.
Необходимо выбрать в лево части окна команду и нажать кнопку Добавить.
Выбранные вами команды будут доступны в левом верхнем углу каждого документа, независимо от того, какая вкладка открыта.
Вкладки
Вкладки – основные разделы Outlook.
Файл — содержит команды, необходимые для работы с отдельными элементами (сохранение, печать и др.), а также параметры настройки программы Outlook.
Главная — наиболее часто используемые команды.
Отправка и получение — различные параметры отправки и получения писем.
Папка — работа с папками в Outlook.
Вид — позволяет настраивать внешний вид отображаемого документа.
Разработчик — работа с макросами и формами. По умолчания данная вкладка скрыта. Для ее отображения необходимо перейти: Файл – Параметры – Настроить ленту – Рецензирование (поставить галочку).
Группы включают в себя разные команды, сгруппированные для удобного доступа.
Строка состояния
Строка состояния отображает различную текущую информацию (например, статус отправки/получения почты) и обеспечивает доступ к некоторым функциям Outlook.
Настройка строки состояния осуществляется нажатием по ней правой кнопкой мыши, которое откроет дополнительное диалоговое окно:
Сведения о квотах – на строке состояния будет отображаться информация о оставшемся свободном месте в почтовом ящике.
Фильтр – если вы отфильтруете сообщения в папке, отобразится надпись “Применен фильтр”.
Элементы в представлении – показывает, сколько писем (или иных элементов) находится в текущей папке.
Непрочитанные элементы в представлении – количество непрочитанных писем.
Ярлыки режимов просмотра – позволяют переключаться между обычным представлением и режимом чтения (все лишние компоненты скрываются, оставляя больше пространства для содержимого письма).
Ползунок масштаба – позволяет увеличивать или уменьшат размер текста. Можно использовать кнопки “+” и “-“, а также просто передвигать ползунок вправо и влево.
Масштаб – позволяет более детально настроить представление.
При нажатии на кнопку откроется диалоговое окно, в котором доступны следующие настройки:
- Установка масштаба (как заданные варианты, так и произвольный);
- Размещение окна на экране (по ширине страницы, по ширине текста, целая страница, несколько страниц).
Область папок
Область папок – зона, в которой отображаются списки папок почтового ящика.
В Outlook 2016 вы можете изменить ширину области папок. Для этого необходимо навести курсор на разделитель, расположенный в правой части области папок и потянуть вправо или влево.
Область папок можно полностью скрыть:
Для последующего восстановления области папок необходимо:
- Нажать на стрелку, чтобы развернуть скрытую панель:
- Закрепить появившуюся панель:
Область навигации
В Область навигации осуществляется переключение между различными функциональными направлениями работы Outlook.
Настройка панели навигации осуществляется нажатием на кнопку с тремя точками:
В появившемся меню необходимо выбрать Параметры навигации.
Максимальное число отображаемых объектов – количество кнопок на панели навигации (может быть от 1 до 8). По умолчанию в зоне видимости находятся 4 элемента: Почта, Календарь, Контакты, Задачи. Вы можете изменить этот параметр.
Для изменения последовательности кнопок на панели навигации необходимо изменить их последовательность в разделе “Показывать в таком порядке”.
В случае выбора пункта “Компактная навигация” текстовые кнопки на панели навигации будут заменены иконками:
Если свернуть область папок, панель навигации будут отображаться вертикально:
Область писем
Область писем – зона, в которой отображается список писем в выбранной папке (см. картинку ниже).
Область чтения
Область чтения – зона, в которой отображается содержимое выбранного письма (см. картинку ниже).
Список дел
Список дел – зона, в которой отображается список задач.
Расписание ближайших групп:
Источник: sreda31.com
Учимся пользоваться Outlook
Для многих пользователей Outlook является просто почтовым клиентом, который может принимать и отправлять письма. Однако этим его возможности не ограничиваются. И сегодня мы поговорим о том, как пользоваться аутлуком и какие еще есть возможности в этом приложении от компании Майкрософт.
Конечно, прежде всего, Outlook это почтовый клиент, который предоставляет расширенный набор функций для работы с почтой и управления почтовыми ящиками.
Для полноценной работы программы необходимо создать учетную запись для почты, после чего, можно приступать к работе с корреспонденцией.
Главное окно программы разделено на несколько областей – ленточное меню, область списка учетных записей, список писем и область самого письма.
Таким образом, чтобы просмотреть сообщение достаточно его выделить в списке.
Если же кликнуть по заголовку письма два раза левой кнопкой мышки, то откроется окно с сообщением.
Отсюда доступны различные действия, которые связанны с самим сообщением.
Из окна письма можно как удалить его, так и поместить в архив. Также, отсюда можно написать ответ или просто переслать сообщение другому адресату.
С помощью меню «Файл» можно при необходимости сохранить сообщение в отдельный файл или отправить его на печать.
Все действия, которые доступны из окна сообщения, можно выполнять и из главного окна Outlook. Более того, их можно применять к группе писем. Для этого достаточно выделить нужные письма и кликнуть по кнопке с нужным действием (например, удалить или переслать).
Еще один удобный инструмент для работы со списком писем – это быстрый поиск.
Если у вас собралось очень много сообщений и нужно быстро найти нужное, то на помощь придет быстрый поиск, который расположен как раз над списком.
Если в поисковую строку начать вводить часть заголовка письма, то Outlook тут же отобразит все письма, которые удовлетворяют поисковой строке.
А если в поисковой строке ввести «кому:» или «откого:» и далее указать адрес, то Outlook отобразит все письма, которые были отправлены или получены (в зависимости от ключевого слова).
Для того, чтобы создать новое сообщение, необходимо на вкладке «Главная» кликнуть по кнопке «Создать сообщение». При этом, откроется окно нового сообщения, где можно не только ввести нужный текст, но и отформатировать его по своему усмотрению.
Все инструменты для форматирования текста можно найти на вкладке «Сообщение», а для вставки различных объектов, таких как рисунки, таблицы или фигуры, можно воспользоваться набором инструментов вкладки «Вставка».
Для того, чтобы отправить файл вместе с сообщением можно воспользоваться командой «Вложить файл», которая находится на вкладке «Вставка».
Для указания адресов получателя (или получателей) можно воспользоваться встроенной адресной книгой, в которую можно войти, нажав на кнопку «Кому». Если же адрес отсутствует, то его можно ввести вручную в соответствующем поле.
Как только сообщение будет готово, его необходимо отправить, нажав на кнопку «Отправить».
Помимо работы с почтой, Outlook также можно использовать и для планирования своих дел и встреч. Для этого здесь имеется встроенный календарь.
Для перехода к календарю, необходимо воспользоваться навигационной панелью (в версиях 2013 и выше, навигационная панель располагается в нижней левой части главного окна программы).
Из основных элементов, здесь можно создавать различные события и встречи.
Для этого можно либо кликнуть правой кнопкой мыши по необходимой ячейке в календаре или же, выделив нужную ячейку, выбрать нужный элемент на панели «Главная».
Если вы создаете событие или встречу, то здесь есть возможность указать дату и время начала, а также дату и время окончания, тему собрания или события и место проведения. Также, здесь можно написать какое-либо сопроводительное сообщение, например, приглашение.
Здесь же можно и пригласить участников собрания. Для этого достаточно кликнуть по кнопке «Пригласить участников» и выбрать необходимых, кликнув по кнопке «Кому».
Таким образом, вы можете не только планировать свои дела с помощью Outlook, но и приглашать других участников при необходимости.
Итак, мы с вами рассмотрели основные приемы работы с приложением MS Outlook. Конечно же, это не все возможности, которые предоставляет этот почтовый клиент. Однако, даже с этим минимум вы сможете вполне комфортно работать с программой.
Источник: lumpics.ru