Microsoft Access2003 представляет собой систему управления базами данных (СУБД), которая предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации многих операций (например, учет, планирование, контроль некоторых показателей и т.д.). В MS Access реализовано управление реляционными базами данных (БД), в силу чего о приложение можно считать системой управления реляционными базами данных (СУРБД).
Приложение Microsoft Access 2003 является достаточно специализированным и предназначено, в первую очередь, для разработчиков БД. Основным компонентом проекта MS Access является БД, включающая в свой состав таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Одна из особенностей работы с MS Access заключается в том, что нельзя изначально открыть новый файл — файл, в котором будут отображены основные компоненты приложения для создания БД, а также — сохранить при последующей работе весь файл БД.
Интерфейс Microsoft Office Access 2003 также выполнен в стиле всех приложений пакета Microsoft Office. Главное окно MS Access предназначено для работы с БД. Из него можно вызвать любой объект БД для просмотра, выполнения, разработки или модификации. Для работы с конкретной БД можно разработать собственный интерфейс, основой которого, как правило, являются формы.
Основные приемы работы в СУБД Access
На формах располагаются различные элементы: поля таблиц, поля со списком, кнопки, раскрывающиеся списки, выключатели, переключатели, флажки, рисунки, подчиненные формы и т. д. За кнопками, обычно, закрепляют вызов функций. Все функции обработки информации задаются с помощью макросов или программ на VBA. В приложениях для работы с БД обычно помещают главную кнопочную форму, которая автоматически появляется при открытии БД. В дальнейшем работа пользователя происходит не только с помощью главной формы, но и других форм и окон. Базу данных, имеющую интерфейс пользователя и расширение mde, можно считать приложением, так как все описания БД, включая программные коды, интерпретируются системой MS Access при работе пользователя.
Работающая БД MS Access может взаимодействовать с внешними БД, которые могут использоваться как источник таблиц при импорте или присоединении, а также как получатель при экспорте данных из работающей БД. В качестве внешней БД может служить любая БД, поддерживающая протокол ODBC (Open Data-Base Connectivity — набор интерфейсов прикладного уровня), например, база данных SQL Server, расположенная на удаленном сервере.
Основу СУРБД Microsoft Access2003 составляют 7 объектов. Эти объекты включают данные и различные инструментальные средства, необходимые для использования MS Access. Многие объекты можно создавать как с использованием мастера, так и с использованием конструктора.
1. Таблица — основная единица хранения данных в базе. Понятие таблицы в MS Access соответствует понятию двумерной таблицы (запись × поле) реляционной модели данных. В любой базе, как правило, имеется некоторое число связанных между собой таблиц. Между двумя таблицами устанавливаются связи типа «один-к-одному» и «один-ко-многим» командой Схема данных в меню Сервис. Среди основных операций над таблицами можно выделить: просмотр и обновление (ввод, модификация и удаление), сортировку, фильтрацию и печать.
Первое знакомство с базами данных Microsoft Access
2. Запросы — позволят произвести выборку данных по некоторому критерию или выполнить определенные действия с данными. Одновременно выборка может производиться из 16 таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.
В MS Access можно создавать и выполнять следующие основные типы запросов: на выборку — из одной и многих таблиц; перекрестный запрос; модифицирующие запросы(обновление, удаление или добавление данных). С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц. Описание запроса можно выполнить с помощью бланка QBE или SQL.
3. Форма — представляет собой объект БД MS Access, в котором можно разместить элементы управления, принимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в таблицах или запросах.
4. Отчеты — предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах в соответствии с некоторыми требованиями оформления.
5. Страница доступа к данным — это страница, которую можно использовать для добавления, редактирования, просмотра или манипулирования текущими данными в БД MS Access или SQL-сервера. Можно создать страницы для ввода и редактирования данных, аналогично формам MS Access, или вывода иерархически сгруппированных записей, подобно отчетам MS Access.
Страницы доступа к данным предлагают следующие возможности:
· сбор и распределение текущих данных несколькими способами, так как их можно использовать для добавления, редактирования и просмотра данных в БД или проекте MS Access. Страницы доступа к данным можно использовать в Internet или intranet и посылать по электронной почте;
· интерактивный просмотр сгруппированных записей. На страницах с группами записей можно отображать нужные детали путем раскрытия или удаления заголовков групп. Имеются средства сортировки и фильтрации записей;
· анализ данных и проектирование. На странице можно получить результаты выполнения перекрестного запроса, произвести вычисления, используя MS Excel, просмотреть данные с помощью диаграмм;
· выдача текста страницы в формате HTML. Можно сохранить HTML-код в поле своей БД и вывести его как форматированный текст HTML на странице;
· привычная среда разработки, так как в режиме конструктора страниц используются панели инструментов, боксы и другие возможности, используемые при создании форм и отчетов.
6. Макросы — представляют собой последовательность макрокоманд встроенного языка MS Access, которые задают автоматическое выполнение определенных операций
7. Модуль — это совокупность описаний, инструкций и процедур на языке VBA, сохраненная под общим именем. В MS Access используются модули трех типов: формы, отчета и стандартный. Модули форм и отчетов содержат программы, являющиеся локальными для этих объектов. Процедуры из стандартного модуля, если они не описаны явно как локальные для содержащего их модуля, распознаются и могут вызваться процедурами из других модулей в той же БД или из администрируемых БД.
С помощью MS Access предоставляется возможность:
· создавать различные объекты БД;
· разрабатывать формы для ввода данных;
· производить выборку данных из базы в соответствии с определенными критериями;
· проектировать различные отчеты;
· импортировать, экспортировать и связывать внешние файлы;
· отображать данные в виде графиков и диаграмм;
Источник: cyberpedia.su
Архитектура Microsoft Access
Программа MS Access — это система управления базой данных, она не только организует данные, но и позволяет реализовать все задачи управления данным. Access является системой управления реляционной базой данных. Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица — объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся данные различного рода, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о конкретном предмете. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи) и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.
Запрос — объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкцию SQL. Можно создать запрос на выбор, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.
Форма — объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Можно использовать формы для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например, на изменение значений определенных данных, запустить макрос или процедуру (модуль).
Отчет -объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
Макрос — объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен совершить Access в ответ на определенные события. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действий. Можно также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.
Модуль — объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить ошибки, которые не удается найти с использованием макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, которые можно вызывать из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранением данных, в том числе и те, которые определяет пользователь для автоматизации работы с ними.
Источник: studbooks.net
Система управления базами данных (СУБД) MS Access
База данных — любая совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку.
Основным назначением базы данных является оперативный поиск необходимой информации по заданным критериям.
Современные базы данных являются реляционными. В реляционных базах данных информация хранится в одной или нескольких таблицах, между которыми установлены отношения (т.е. связи). Это позволяет повысить эффективность обработки и уменьшить дублирование информации.
Система управления базами данных (СУБД) MS Access
СУБД — программное средство для накопления и обработки информации, хранящейся в базах данных.
Каждая СУБД содержит свой язык программирования для решения на ПК конкретной задачи управления данными.
Программа управления базами данных позволяет находить данные по заданным критериям, дополнять, изменять, обновлять данные, выполнять вычисления по произвольным функциям, делать анализ по полученным данным, устанавливать защиту от несанкционированного доступа к данным.
• Пуск – Программы – Офис… — MS Access
• С помощью ярлыка на рабочем столе
• С помощью значка любой базы данных Access
После запуска программы на экране разворачивается окно программы с начальным диалогом, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую с диска.
Краткая характеристика окна СУБД MS Access
Структура базы данных
База данных Access представляет собой совокупность объектов, между которыми некоторым образом распределены данные.
Объекты базы данных:
Таблица — база данных в табличной форме
Запросы — инструкция на отбор данных из таблиц.
Формы – таблицы, специальным образом подготовленные для удобного просмотра на экране.
Отчеты – таблицы, подготовленные для вывода данных на притер.
Макросы — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации выполнения конкретной задачи.
Модуль — набор описаний, инструкций или процедур.
Все объекты базы данных хранятся в одном файле и отображаются на специальных вкладках окна базы данных:
Кнопка «Открыть» — открывает для просмотра выделенный в окне базы данных объект.
Кнопка «Конструктор» — позволяет войти в режим редактирования структуры таблицы, запроса или другого объекта БД.
Кнопка «Создать» — создает новую таблицу, запрос, форму, отчет и т.д. Позволяет выбрать способ создания (Конструктор, Мастер и пр.)
База данных представляет собой таблицу, в которой строки называются записями, а столбцы — полями.
Запись (строка) — полный набор данных об определенном объекте
Поле (столбец) — набор данных одного определенного типа обо всех объектах.
Создание базы данных
1. Меню Файл – Создать – в появившейся справа панели выбрать Новая база данных…
2. В появившемся окне указать имя создаваемой БД и папку, в которой она будет храниться.
3. Нажать ОК (на экране появится окно файла только что созданной базы данных).
1. Перейти на вкладку Таблицы
2. Выполнить двойной щелчок по значку Создание базы данных в режиме конструктора
 |
 |
3. Создать структуру таблицы (см. ниже)
4. Сохранить таблицу с помощью кнопки (Сохранить), указав имя таблицы.
5. Перейти в режим таблицы командой Меню Вид – Режим таблицы или кнопкой
6. Заполнить данными поля таблицы.
7. Сохранить таблицу.
Структура таблицы – это совокупность полей с заданными для них типами данных (какого рода информацию можно хранить в данном поле: даты, текст, числа или логические выражения).
Типы данных MS Access:
| Тип данных | Описание |
| Текстовый | Текст длиной не более 255 символов. Точный размер определяется значением «Размер поля» (см. рис. ниже) |
| Поле МЕМО | Текст максимальной длиной 64 Кбайт |
| Числовой | Числа |
| Дата/Время | Разные представления даты и времени |
| Денежный | Числа с точностью до 15 знаков в целой части и до 4-х знаков в дробной. |
| Счетчик | Уникальное значение, присваиваемое автоматически каждой записи, вносимой в таблицу |
| Логический | Подразумевает хранение данных, имеющих только два варианта представления: Истина-Ложь (Да-Нет, Присутствует-Отсутствует и под.) |
| Поле объекта OLE | Объекты, созданные в других приложениях Windows (фотографии, звукозаписи, видеоклипы, эл. таблицы, документы и пр.) |
Добавление записи в таблицу. Способы:
• Щелкнуть в последней (пустой) записи и ввести в нее данные.
• Щелкнуть мышкой в любом месте таблицы и нажать кнопку (Новая запись).
• Выделить любую запись. КЗМ – Новая запись.
Удаление записи (строки). Способы:
• Выделить запись и нажать DELETE
• Выделить запись и щелкнуть по кнопке (Удалить запись)
• Выделить запись. КЗМ – Удалить запись.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru