Программа Microsoft access это система

В качестве системы управления базой данных была выбрана Microsoft Office Access 2000.

Microsoft Access — профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей. приложение аccess протокол запрос

Рассмотрим понятия и термины баз данных.

База данных — это совокупность сведений, описывающих конкретные объекты, процессы, события, организованная таким образом, чтобы обеспечить максимально удобное представление этих сведений и работу с ними.

Реляционная база данных — это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД.

MS Access состоит из отдельных компонентов, которые используются для хранения и предоставления информации.

Как и где скачать Microsoft Access БЕСПЛАТНО

Этим компонентами являются таблицы , формы, отчёты, запросы, макросы и модули. Для создания форм и отчётов используются конструкторы , поэтому эти компоненты часто называют конструкторскими объектами. Конструкторские объекты являются составными объектами, то есть состоят из более мелких объектов (таких как поля, кнопки, диаграммы, рамки и т.д.), которые называются элементами управления.

К элементам управления относятся :

• — надписи;
• — прямоугольники и линии;
• — поля и списки;
• — кнопки;
• — переключатели, выключатели и флажки;
• — графические объекты;
• — OLE-объекты и т.д.

Таблица является основой вашей базы данных. В MS Access вся информация содержится в таблицах.

Формы используют для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объём информации , отображаемой на экране , и представить её в требуемом виде. С помощью мастера мы сможем создать форму, поместив в неё поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из созданных шаблонов. С помощью конструктора форм мы сможем создавать формы любой степени сложности.

Отчёты используются для отображения информации, содержащейся в базе данных. С помощью конструктора отчётов мы сможем разработать собственный отчёт, включающий группировку данных, групповые и вычисляемые поля, и оформить их соответствующим образом.

Запрос является средством извлечения информации из базы данных, причём данные могут быть распределены среди нескольких таблиц. В MS Access для формирования запросов используется способ, получивший название запроса по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации мы сможем извлечь нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определённое действие, например, открывает форму или печатает отчёт.

Что такое базы данных? ДЛЯ НОВИЧКОВ / Про IT / Geekbrains

Каждая строка таблицы называется записью, в которой хранятся сведения объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет определенный тип данных.

Для работы с данными и используются так называемые системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие определение, обработку и управление данными. Перед занесением данных в таблицы, определяется структура используемых таблиц. Кроме описания структуры таблиц, обычно задают связи между таблицами. Связи в базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Всего существует три вида связей: один к одному — одной записи в таблице соответствует только одна запись в другой таблице, один ко многим — одной записи в таблице может соответствовать несколько записей в другой таблице, многие к одному — многим записям в одной таблице, может соответствовать несколько записей в другой таблице, многие ко многим — многим записям одной таблицы может соответствовать множество записей в другой (данный тип не применяется в разработке данной базы данных).

Для выполнения операций над данными используются запросы, в результате выполнения которых выбираются определенные записи или вносятся изменения в них. Запросы осуществляются на языке структурированных запросов (Structured Query Language — SQL),а также с помощью конструктора запросов. Основной функцией СУБД является управления данными, т. е. защита данных от несанкционированного доступа, поддержка многопользовательского режима, работа с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Access поддерживает традиционные для офисных приложений механизмы связывания и встраивания объектов OLE (Object Linking and Embedding) и динамического обмена данными DDE (Dynamic Data Exchange). При этом по протоколу OLE система Access позволяет работать с любыми объектами из библиотеки других типов другого приложения, а также предоставляет свои объекты для других приложений.

Аналогично системой Access поддерживается протокол динамического обмена данными в роли приложения, принимающего данные (клиента), и источника данных (сервера). Например, база данных Access может быть сервером для приложения Microsoft Word, выступающего в роли клиента и принимающего данные по каналу связи.

В таблицах хранятся данные, которые можно использовать в запросах, формах и отчётах. Формы и отчёты используют данные из таблиц или через запросы (путём выборки). Операции вычисления или форматирования данных при выполнении запросов могут производиться с помощью встроенных функций или пользовательских VBA-программ. Макросы и VBA-программы могут вызываться при возникновении следующих событий в БД : открытие формы, ввод записи в таблицу, нажатие кнопки в окне формы и т.д. с помощью макросов можно, к примеру, открыть форму или отчёт, выполнить запрос или прочее. VBA-программы могут работать с объектами Access и вызывать процедуры из DLL-библиотек Windows.

Основной учебной базой данных является БД “Борей” (доступна при помощи команды Примеры баз данных в меню Справка) Она содержит данные о продажах вымышленной компании, занимающейся импортом/экспортом продуктов питания. Пользователь может не только просматривать объекты базы данных, но и выполнять различные операции с данными, поскольку она уже содержит достаточное количество записей со смысловой информацией. В Microsoft Access 2000 имеется так же учебный проект Access Northwind (NorthwindCS.adp), для которого базу данных можно создать при первом открытии проекта (команда Примеры баз данных в меню Справка) вручную либо автоматически с помощью Access.

Изучение структуры и поведения во время работы с учебными базами данных и проектами позволяет лучше понять, как следует организовать и разрабатывать собственные базы и проекты, а так же использовать Microsoft Access.

Источник: studwood.net

Тема 3.6 Основы работы субд ms Access

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows. . К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

1. Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.
2. Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.
4. Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Пользовательский интерфейс MS Access 2003 После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл». При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».

Рисунок 3.14 Окно создания новой базы данных вMicrosoftAccess При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb. Рисунок 3.15 Главное окно базы данных вMicrosoftAccess Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:

• строка заголовка;
• строка меню;
• панель инструментов;
• окно базы данных;
• строка состояния

В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access». Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office. Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов. Окно базы данных имеет:

• строку заголовка;
• панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;
• панель «Объекты»: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули
• область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.)

Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы. Рассмотри более подробнее окно БД. В строке заголовка окна базы данных отображается ее имя. Команды панели инструментов окна БД:

• Открыть – открытие выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;
• Конструктор — открытие выделенного объекта в режиме конструктора;
• Создать – создание объекта базы данных;
• Удалить – удаление выделенного объекта;
• Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица – представление объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.

Панель «Объекты»:

• Таблица – двумерные таблицы, которые используется для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях (строках), которые состоят из отдельных полей (столбцов). Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, студентах). Создаются таблицы с помощью Мастера таблиц,производится путем выбора типовой таблицы и необходимых полей из типовой таблицы или нескольких таблиц. Выбранные имена полей можно редактировать. После ввода имени таблицы выбирается ключевое поле позволяющее осуществлять связи между таблицами в базе данных. При создании таблицы в режиме Конструктор выводится пустая структура таблицы. В которую необходимо ввести имена полей, указать типы данных в полях и задать размеры полей. В нижней части бланка структуры таблицы задаются свойства полей таблицы, позволяющие изменять способ хранения и отображения данных.
• Запрос — средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию. Для разных действий создаются запросы разных типов.

Запрос – выборка – предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющего эти данные. Запрос – изменение – используется для изменения или перемещения данных. Запрос с параметром – позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса. Ряд запросов строится с использованием мастеров: — простой запрос – позволяет выбирать поля из нескольких таблиц или запросов; — перекрестный запрос – вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значение других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде; — повторяющиеся записи – выполняют поиск одинаковых записей, по какому – либо полю в таблице; — записи без подчиненных – находят все записи, не имеющие соответствующих записей в другой (связанной) таблице.

• Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации. В форме можно разместить элементы управления (счетчики, списки, переключатели, флажки и т. д.). Существует несколько режимов создания формы: Автоформа, Мастер форм, Конструктор форм.
• Отчет — средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.
• Страницы — страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.
• Макрос — набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.
• Модуль — объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.

Источник: studfile.net

Microsoft Access

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД) от Microsoft, которая объединяет реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения. Он входит в набор приложений Microsoft Office, включенных в профессиональные и более поздние выпуски.

Возможности сервиса

• добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;
• изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;
• удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;
• упорядочивать и просматривать данные различными способами;
• обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Элементы базы данных

• Таблицы. Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.
• Forms. С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.
• Отчеты. Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например «Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?» или «В каких городах живут наши клиенты?» Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.
• Запросы. Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.
• Макросы. Макросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.
• Модули. Подобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.

Преимущества сервиса

• Высокая степень универсальности и продуманности интерфейса визуального программирования, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации.
• Глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE.
• Богатый набор визуальных средств разработки.

Источник: bizzapps.ru