Программа мероприятия это документ

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка — словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду — совещание у директора, 25 числа каждого месяца — у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Создание программы мероприятия

Главное — участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях — не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами — значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний — сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний — это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее — отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

Без лица: воспитатель детского сада рассказывает правду о работе

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана — нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания — от 30 минут до часа. Если общаться меньше — вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа — сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час — разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом — 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку — скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы — распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером — не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки — самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко — подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое — то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” — это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше — это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными — это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя — заметят сразу. А пашешь от зари до зари — этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми — что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя — похвалите, ошиблись — поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать — так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения.

Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают — значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение — так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички — уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным — такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное — закрепить результаты. Если все останется на словах — будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли.

А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц — укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись — гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника — пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут — справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки.

Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке — кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание — очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источник: www.insales.ru

Организация корпоративных мероприятий: основные этапы и особенности

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

1. Определение целей и формата мероприятия
2. Поиск исполнителя
3. Поиск площадки
4. Детальное планирование мероприятия
5. Команда для мероприятия и распределение ролей
6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)
7. Собственно проведение мероприятия
8. Разбор полетов, орг. выводы

Коротко о каждом из этих этапов

1. Определение целей и формата мероприятия

• Чего конкретно я хочу добиться проведением этого мероприятия? (сплотить людей в команду, приятно провести время, донести новую информацию)
• Для кого (какой целевой аудитории) устраивается мероприятие (сравните – мероприятия для студентов; для руководителей крупных климатических фирм – мужчин возрастом за 40 лет; для женщин от 20 до 50 в праздник 8 марта).
• какой формат мероприятия больше подойдет данной группе и для решения конкретных задач (конференция, тимбилдинг, вечеринка, многофункциональное – такое, как съезд дилеров)

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя

Когда цели ясны, надо найти исполнителя. Принципиально решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности). Мы всегда старались найти грамотных исполнителей – таких, которые дадут хороший совет и помогут составить сценарный план.

Оба варианта имеют право на существование – все зависит от Вашего знания рынка и опыта работы по организации мероприятий. Например, при проведении первого Road-Show, мы пользовались услугами агентства – оно занималось проработкой маршрута (выбор и стыковка рейсов, выбор гостиницы, проработка меню, все договоренности) и даже координатор агентства бегал, пока мы прорабатывали детали завтрашнего выступления, общались с дилерами и анализировали результаты. Второе Road-Show мы уже делали сами: благо опыт был приобретен, авиаперелеты мы прорабатывали через сайт www.polets.ru, ж/д переезды – через сайты www.mza.ru, а координатор из своих более жестко пресекал попытки команды воспринять работу как отдых.

3. Поиск площадки

После того, как Вы определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать пансионаты (см. сайт www.pansions.ru), увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть бассейн, у других — шикарный зал для проведения вечеринки, здесь табоган, лошади, лыжи, у других есть специально оборудованное место для командных игр и партнеры для их проведения, другой пансионат расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

Единственный совет – при выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, но всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня), фотографировать все возможности, все номера, в которых будут проживать ваши гости, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке в регионах – спросить своих дилеров (гостиница, конференц-зал), если за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

4. Детальное планирование мероприятия

Теперь, когда Вам известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, Вам необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при подготовке дилерского съезда одной из компаний:

1. Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено трехдневное мероприятие (с пятницы – по воскресенье).
   Присутствуют следующие пункты:
2. Дата и время
3. Конкретный этап мероприятия: например, Соревнования в Академии Приключений, Подготовка к расселению в пансионате, Расселение в Пансионате, Конференция, Свободное время, Банкет, Круглые столы, Шашлыки, Отъезд и т.д.
4. Название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки, регистрация на программу отдыха и т.д.
5. Подготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось
6. Описание – краткое описание самого мероприятия
7. Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия
8. Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап
9. Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам – нужны списки расселения по номерам;
   Пример: Общий План. Пример , План мероприятий Теплохолод
10. План мероприятия со списком решаемых задач для компании-Исполнителя;
    Пример: План для исполнителя
11. Программа мероприятия и план конференции для гостей;
12. Табличка с расселением по номерам (кто и где живет);
13. Список мобильных телефонов дилеров;
14. Список номеров машин гостей – для передачи на охрану;
15. Таблички и указатели;
16. Шаблоны приглашений для гостей со схемой проезда;
17. Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать);
18. Опросная форма для выявления интереса к тем или иным научным темам;
19. Меню на завтрак, обед и особенно – на банкет;
20. План проведения банкета;
21. Список номинаций для награждения на банкете;

Конечно, и список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того, чтобы подготовить мероприятие, кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

5. Команда для мероприятия и распределение ролей

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта. Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали).

Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно. Соразмеряйте силы – не ставьте молодую девушку для сбора 40-летних мужиков после спорта и подогретых пивом с водкой. Обязательно предусматривайте непредвиденные ситуации – должен быть человек для защиты от мордобоя, должен быть непьющий, которые в случае чего (стало плохо отдыхающему) отвезет в больницу, нужны люди для выноса призов и т.д. и т.п.

6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке xls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook-ом.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Форс-мажоры сами Вас отыщут, не стоит их создавать искусственно.

Важный момент – не забудьте перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

7. Работа во время мероприятия

Во время мероприятия – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды. Организатор – «ничего не делает», ходит со своей папочкой и все контролирует. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и убивает всех, кто этот график нарушают. Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

8. Разбор полетов, орг. выводы

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря то, что обычно называют «Разбор Полетов».

Проводится «разбор полетов» в несколько этапов и для разных аудиторий.

Первое – по горячим следам и в рамках группы организаторов. То есть через 1-2 дня после окончания мероприятия группа организаторов извлекает подробные планы по мероприятию и очень скрупулезно, шаг за шагом, с мазохистическим удовольствием проходят все мероприятие, как оно развертывалось во времени.

• Название (например, такой этап мероприятия как расселение)
• Проблема (описание проблемы)
• Причина (кто виноват, в том числе обращают внимание на себя: ошибка исполнителя, ошибка организатора и указание, какого рода именно ошибка)
• Выводы на будущее
• Примечания и комментарии

Обсуждению подвергается сама концепция и форма мероприятия, что в принципе удалось/не удалось, затем идет поэтапный виртуальный прогон мероприятия во времени с общей оценкой работы групп лиц и конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы.

Разбор идет не только по негативке, но и по позитивке (а также обсуждаются варианты, которые по хорошему стечению обстоятельств (а не из-за ума организаторов) не оказались негативкой. Например, погода при проведении пейнтбола зимой (мероприятие для корпоративного духа) была –5С (оптимально), все прошло удачно, но могло бы быть и хуже).

Для сбора отзывов можно разослать небольшую анкетку как общего содержания, так и конкретно по интересующим вопросам.

Если есть возможность, после написания документа привлеките к разбору полетов стороннего специалиста, имеющего опыт в планировании и проведении данных мероприятий. Пусть критика будет для вас и не приятной и ваш критик скажет те вещи, о которых вы и так знаете. Тем лучше – подтвердите собственные мысли и узнаете еще много интересного о себе и об окружающих:)

Наибольшее внимание следует уделять отрицательным и конструктивным отзывам, в положительных надо понять, что именно удалось и является это случайностью или закономерностью.

После подготовки развернутого документа Организаторской Группой делаются выводы, которые посвящены уже не деталям проведения конкретного мероприятия (кто когда не подал чай), а таким вещам, как правильность выбора концепции мероприятия и его формы проведения, организация планирования, формы документов, количество и качество организаторов, выбор место и фирмы для сотрудничества.

И далее следуют конкретные выводы. Группировать их следуют, деля на соответствующие тематические блоки, например, такие как:

1. Планирование мероприятия
2. Формы документации
3. Приглашения, количественный состав
4. Организация приезда / отъезда
5. Организация развлекательной части
6. Организация информационной части
7. Находки мероприятия
8. Общие пожелания и предложения
9. Выводы по персонам и группам персон (или по фирме-организатору)

Понятно, что конкретное наполнение пунктов может быть различным.
Сама форма делается для удобства при следующем планировании и проведении мероприятия. Главное, чтобы в следующий раз перед началом мероприятия были бы сделаны правильные выводы и Вы не наступили второй раз на свои любимые грабли.

Источник: adv2adv.ru

Ивент

Пишите полезные письма, отправляйте важные рассылки в мессенджерах и по SMS, запускайте чат-ботов.

Все инструменты в одном сервисе.

Ивент (event) — это публичное мероприятие, которое организуют для продвижения бренда, его товаров и услуг.

Соцсеть «ВКонтакте» придумала и организовала масштабный музыкальный фестиваль VK Fest. Каждый год мероприятие посещают сотни тысяч человек.
Источник

Зачем нужны ивенты

Event-мероприятия считаются инструментом событийного маркетинга. Их организуют, чтобы решить различные бизнес-задачи:

• привлечь внимание аудитории к бренду и его продуктам, расширить клиентскую базу;
• сформировать лояльность к компании, укрепить отношения с клиентами;
• повысить узнаваемость, улучшить имидж бренда;
• презентовать новинки; дать возможность лично познакомиться с продуктом;
• стимулировать аудиторию к покупкам;
• увеличить продажи и прибыль;
• наладить деловые контакты;
• создать инфоповод и привлечь внимание СМИ;
• развить корпоративную культуру.

Исследование EventTrack показывает, что ивенты отлично справляются с одной из главных целей любого бизнеса — продажами. После мероприятия 85% участников готовы купить продукцию бренда.

Виды ивентов

Event-события классифицируют по различным критериям.

По целям и аудитории

Trade events (торговые ивенты). События организуют для клиентов и партнеров, чтобы рассказать им о последних новостях компании: достижениях, запуске новинок, изменениях в производстве, технологических нововведениях. Мероприятия позволяют показать преимущества продуктов, улучшить репутацию бренда в глазах партнеров и покупателей, обменяться опытом.

Trade events проходят в формате конференций, семинаров, презентаций, форумов, саммитов.

В сентябре 2022 года компания Apple презентовала новые гаджеты

Corporate events (корпоративные ивенты). Их проводят для сотрудников компании. Мероприятия помогают сплотить коллектив, повысить авторитет руководства, донести до персонала корпоративные ценности, мотивировать к работе, улучшить эффективность труда.

К ивентам этого типа относят тимбилдинги, корпоративы, совместный отдых, пикники, мастер-классы, тренинги. Иногда в них участвуют приглашенные партнеры, публичные лица, клиенты компании.

Special events (специальные ивенты). Массовые мероприятия для широкой аудитории, в основном — для клиентов. Обычно такие ивенты носят развлекательный характер: это различные концерты, фестивали, спортивные соревнования, розыгрыши, лотереи. Сюда же относятся рекламные туры и благотворительные акции.

Компания выступает организатором или спонсором подобных мероприятий. Часто на них приглашают СМИ, представителей шоу-бизнеса, публичных лиц. Ивенты привлекают внимание к бренду и повышают лояльность к нему, широко освещаются в прессе, вызывают положительную реакцию массовой аудитории. Всё это хорошо влияет на бизнес и продажи.

Coca-Cola стала официальным спонсором Чемпионата мира по футболу-2018 в России. Бренд создал специальные фан-зоны для болельщиков и организовал масштабную кампанию в поддержку спортивного мероприятия

По формату

Открытие. Торжественное мероприятие, приуроченное к запуску нового проекта. Например, открытие магазина, салона красоты или ресторана.

В 2014 году в московском ГУМе открылся бутик Gucci. На мероприятии присутствовали креативный директор бренда Фрида Джаннини, исполнительный директор Патрицио ди Марко и глава Bosco di Ciliegi Михаил Куснирович

Выставка. Ивент проводит одна или сразу несколько компаний. Второй вариант встречается чаще, и такая выставка считается отраслевой. На ней демонстрируют анонсируемые продукты или показывают уже выпущенные, рассказывают об их особенностях и преимуществах. Мероприятие рассчитано на партнеров и клиентов компании, длится от нескольких дней до полугода.

На некоторых выставках участникам предлагают сразу купить продвигаемый товар.

Туроператоры представили свои продукты на туристической выставке MITT-2022 в Москве

Ярмарка. Компании выставляют на продажу свой товар, а потребители его покупают. В общих ярмарках участвуют производители разных продуктов, а на тематических мероприятиях представлены товары одной категории (молочные продукты, мед, фрукты, изделия декоративно-прикладного искусства).

На Красной площади каждый год проходит новогодняя ГУМ-ярмарка

Отдельный тип ивента — ярмарка вакансий. На ней компании информируют соискателей об открытых кадровых позициях. Мероприятие помогает бизнесу найти сотрудников и закрыть текущие вакансии.

Ярмарка вакансий в Южно-Российском государственном политехническом университете (НПИ)

Презентация. Компания представляет участникам новый товар или продуктовую линейку, подробно описывает их характеристики и достоинства. Ивент проводят для партнеров и потенциальных клиентов, его основная цель — дать исчерпывающую информацию о новинке и заинтересовать аудиторию. В мероприятии участвуют отраслевые эксперты и разработчики продукции.

Для наглядности товар показывают на фото и видео, демонстрируют вживую. В отличие от выставки, презентация длится недолго: обычно на это уходит несколько часов.

В августе 2022 года на презентации Samsung Galaxy Unpacked представили новые устройства бренда

Праздник. Это яркое и зрелищное развлекательное мероприятие любой тематики и масштаба. Ивенты проводят в честь календарных или профессиональных праздников (Новый год, 8 марта, день юриста или строителя), важных корпоративных дат (день рождения компании, юбилей руководителя), по другим торжественным поводам. Чтобы заинтересовать участников, организаторы устраивают развлекательные программы с фотозонами, розыгрышами, подарками, бонусами и распродажами.

В честь рождественских праздников кондитеры отеля JW Marriott L.A. Live в Лос-Анджелесе сделали пряничный бар почти из 600 кг теста и сахара, где гости могли заказать различные напитки

Встреча с прессой. Это ивенты с участием журналистов: брифинги, пресс-конференции, круглые столы. Главная задача мероприятия — донести нужную информацию до СМИ.

В январе 2022 в Новороссийске прошла пресс-конференция по случаю открытия дилерского центра Mazda

Семинар/тренинг/мастер-класс. События образовательного характера, где эксперты обучают участников определенной дисциплине, делятся опытом и полезными знаниями.

Академия re:Store провела лекцию на тему «Как снимать кино на iPhone»

Фестиваль/концерт. Развлекательное мероприятие с участием артистов.

«Тинькофф Банк» — генеральный партнер петербургского музыкального фестиваля Stereoleto

Конференция. Деловое событие с выступлением спикеров, образовательными семинарами, заседаниями участников.

На бизнес-конференции ЦИПР-2022 участники обсудили вопросы развития цифровых технологий, их связь с экономикой и социальной сферой

Тимбилдинг. Мероприятия помогают сблизить коллектив, улучшить отношения между сотрудниками, повысить эффективность коллективной работы. Такие ивенты часто проходят в формате игры.

Топ-менеджеры «Азбуки вкуса» приняли участие в выездном тимбилдинге в Хорватии

Церемония, торжество, благотворительное событие. Сюда входят мероприятия по сбору средств, вручение премий, торжественные награждения и другие подобные ивенты.

В 2020 году Иван Ургант был ведущим премии «Человек года» по версии журнала GQ

Виртуальное событие. Это любой ивент, который проходит в онлайне. Подходит компаниям, у которых нет возможности организовать «живое» мероприятие, собрать участников в одном городе, заплатить большие деньги за аренду помещения. Подобные события стали особенно популярны в условиях пандемии коронавируса.

Стриминговый сервис Okko организовал онлайн-концерт группы «Сплин»

VIP-ивент. В нем участвуют ключевые фигуры, которые связаны с брендом: крупные акционеры, спонсоры, почетные клиенты, амбассадоры . Мероприятие позволяет поддерживать лояльность важных для компании лиц.

По типу взаимодействия с аудиторией

Формальные. Конференции, бизнес-тренинги, форумы.

Неформальные. Праздники, вечеринки, пикники.

По количеству участников

Массовые. Фестивали, концерты, выставки.

Групповые. Пресс-конференции, семинары, презентации.

Узко-групповые. Круглые столы, корпоративы небольших компаний.

По условиям участия

Открытые. Ивенты со свободным входом.

Закрытые. Вход только по приглашениям.

Как организовать ивент

Организация любого ивента требует ответственной поэтапной работы. Разберемся, как подготовить и провести мероприятие.

1. Поставьте цели. Определитесь, для чего вы делаете ивент: хотите рассказать о новинке, привлечь новых клиентов, улучшить имидж и увеличить продажи, поделиться знаниями и поддержать экспертность, сплотить или обучить сотрудников, попасть в СМИ.
2. Установите бюджет. Подумайте, сколько вы готовы потратить на ивент. Эта сумма определяет ваши возможности: выбор локации, затраты на оборудование и персонал, рекламу и другие расходы. Дополнительно заложите в бюджет средства на непредвиденные ситуации.
3. Выберите формат. Он зависит от задач, ниши компани и выделенного бюджета. Для представления нового продукта подойдет презентация, для пиара — рок-концерт, а сплотить сотрудников поможет неформальный корпоратив.
4. Составьте план и смету. Продумайте концепцию и программу мероприятия с учетом целей и бюджета. Соберите в одном документе всю информацию о подготовке и проведении ивента: дата, время, место, целевая аудитория, приглашенные знаменитости, логистика, продвижение. Предусмотрите все мелочи: от рекламы до дизайна приглашений, доставку аппаратуры, кейтеринг, сувениры. В смете должен быть прописан каждый пункт. Кроме того, определите, как вы будете считать эффективность мероприятия, какие метрики вам потребуются.
5. Распределите задачи. Решите, за что отвечает каждый член команды, пропишите промежуточные сроки выполнения. Выберите подрядчиков: фотографа, ведущего, музыкантов, дизайнера афиш. Позаботьтесь об обучении персонала, который встречает гостей и помогает в организации.
6. Анонсируйте мероприятие. Способы анонса зависят от масштаба и формата ивента. Если вы проводите небольшой корпоратив, достаточно оповестить сотрудников рассылкой на почту или в мессенджер. Если же планируется большой концерт с неограниченным числом посетителей — задействуйте разные каналы: афиши на улицах, раздачу листовок и флаеров, объявления в соцсетях и на сайте компании, таргетированную рекламу , новости в СМИ, email-рассылки . Оповещайте аудиторию в несколько этапов, подогревайте ее. Ближе к установленной дате еще раз напомните заинтересованным о событии. Удобно и быстро сделать это с помощью автоматических email-рассылок.
7. Проведите итоговую проверку. За день до мероприятия проконтролируйте все организационные моменты. Удостоверьтесь в том, что площадка, техника и персонал готовы.
8. Запустите ивент. Во время мероприятия следите за процессом и координируйте его. При необходимости вносите коррективы в первоначальный план. Обязательно фиксируйте происходящее на фото и видео, запускайте прямые трансляции. Этот контент вы сможете потом использовать на сайте, в соцсетях и отчетах о мероприятии.
9. Соберите обратную связь от участников. Узнайте мнение гостей об ивенте: попросите оставить отзыв или заполнить анкету. Так вы поймете, насколько успешно прошло мероприятие, были ли допущены ошибки. Это позволит улучшить организацию событий в будущем.
10. Создайте вторую информационную волну. Расскажите о проведенном мероприятии в соцсетях и на сайте компании, подготовьте пост-релизы для СМИ.

Оценка эффективности

Эффективность event-мероприятия оценивают по следующим параметрам:

Регистрации и посещаемость. Количество зарегистрированных участников важно как само по себе, так и в сравнении с числом гостей, которые реально пришли на ивент.

Соотношение затрат и прибыли. Если цель мероприятия заключалась в получении дохода, сравните итоговый результат с потраченными средствами. Так вы определите, насколько окупились вложения.

Удовлетворенность гостей. Получите фидбэк от посетителей и узнайте, насколько они довольны ивентом. Выясните, что им понравилось, а что — не очень.

Упоминания в интернете. Речь идет о соцсетях и СМИ. Учитывайте не только количество упоминаний, но и их характер.

Привлечение лидов. Посчитайте, сколько потенциальных клиентов вы смогли привлечь благодаря мероприятию, а потом посчитайте конверсию . Определите, сколько из них совершили целевое действие: оставили заявку, приобрели продукт, записались на консультацию.

Источник: www.unisender.com