Интерфейс Notes, создание и базой данных
Основное рабочее окно (см. рис. 6) включает в качестве основных элементов строку меню, линейку пиктограмм SmartIcns, страницы с закладками и строку состояния. При открытии базы данных выводятся дополнительные окна. Один из основных элементов управления — расположенное в верхней части основное меню включающее в себя как общие пункты (Ред, Окно и Справка), так специальные меню LN (Файл, Вид, Создать, Сервис и Дизайн).
С помощью меню Файл пользователь может получить доступ базам данных и административным функциям LN. Пункт Создать Реплику меню Файл создает копию текущей выбранной базы данных.
При создании базы данных необходимо выбрать пункт меню Файл — Создать, базу данных. При этом можно использовать поставляемый с Notes шаблон или спроектировать базу данных самостоятельно (выбрав в диалоговом окне Создать базу данных значение Чистая), кроме того, необходимо задать название БД и название файла БД.
Пункт Открыть базу данных создает на выбранной в данный момент странице пиктограмму базы данных или наряду с созданием пиктограммы открывает базу данных.
Лотус Нотус ЕСЭДО
Для создания формуляра необходимо выбрать пункт меню Дизайн — Формуляры и кнопку Создать. После этого появляется окно типа текстового редактора. Для каждого формуляра требуется заполнить диалог Атрибуты формуляра (пункт меню Дизайн — Атрибуты формуляра, рис. 7), выбрать имя и тип, а также заполнить рад опций.
Необходимо ввести статический текст, составляющий непосредственно шаблон и добавить поля. Чтобы добавить поле, не обходимо выбрать пункт меню Дизайн — Новое поле или Дизайн — Использовать общее поле, затем определить атрибуты поля. Название поля может состоять из одного слова или нескольких, соединенных знаком «подчеркивание»; если необходимо, поле может быть переопределено как общее («пункт меню Дизайн — Сделать поле общим).
Для каждого поля нужно заполнить имя, тип данных, тип отображения, формат и формулу. Кнопка формула необходима для записи функции предварительного заполнения поля, если этого не сделать, то поле по умолчанию остается пустым (рис. 5). Кнопка формат определяет формат поля в зависимости от типа данных поля
Для обеспечения навигации по спискам документов пользуется встраивание кнопки в формуляр. Для добавления кнопки необходимо выбрать пункт меню Ред — Поместить — Кнопку. Далее заполняются текст кнопки и формула для выполнения при нажатии.
Рис. 5 Определение формулы поля данных
Создание нового вида выполняется с помощью пункта меню Дизайн — Виды и кнопки Создать. Далее заполняется имя вида, тип и некоторые опции в диалоге Дизайн — Атрибуты вида. После определения общих параметров вида нужно добавить колонки для отображения (пункт меню Дизайн — Новая колонка) и определить параметры колонки (пункт меню Дизайн — Атрибуты колонки). При необходимости отбора документов выходной отчет необходимо задать критерий (формулу) отбора Формула Выбора документов.
Урок 1. Рабочая область IBM Lotus
Рис. 6 Определение общих параметров вида
Рис. 7 Определение параметров полей вида
Рис. 8 Задание критерия выбора документов для вида
Рис. 9 Определение параметров полей вида
Рис 10 Задание критерия выбора документов для вида
Приложения LN и их разработка
Приложения — это системы для коллективной работы, которые разрабатываются для координации деятельности людей, совместно реализующих конкретный бизнес-процесс. Данные процессы могут предусматривать интенсивные коммуникации (например, между заказчиками и поставщиками).
Базовыми стандартными блоками приложений Notes являются формуляры, виды и макрокоманды. Макроязык Notes дает возможность разработчикам управлять выполнением приложений Notes программировать процессы, функционирующие на сервере. Эти средства одинаковы на всех платформах, где работает Notes. Кроме того, архитектура клиент/сервер реализуется автоматически и разработчику достаточно указать серверу на необходимость создания распределенного приложения.
Notes Help — контекстно-зависимый справочник, доступ к которому можно получить по клавише F1:
- * Предметный указатель содержит перечень всех документов в базе данных справочника.
- * Сообщения переделяет все сообщения Notes.
- * Функции имеет список всех функций Notes. С его помощь можно изучать синтаксис и просматривать примеры использования функций Notes. Функции Motes позволяют автоматизировать определенные операции и применять этот продукт более гибко.
Ниже приводится фрагмент текста справка а БД по договорам | о НИР (функциональный аналог словаря данных).
Конспект базы данных Lotus Notes — создан в 03:10:52 Ж01.2001
Название: Договора НИР
Дата создания 10.01.2001 18:35:33
Дата последнего изменения: 19.01.200100:16:40
Дата последнего неинформационного изменения: 20.01.2001 03:10:41
Сжатие текста: Запрещено
Имя локального ключа к шифру: [Не назначено]
Информация о занимаемом пространстве:
Размер на диске: 512 Килобайт
Документы данных: 12
Общее пространство: 435 Килобайт
Занятое пространство: 359 Килобайт
Свободное пространство: 17.5%
Информация о реплицировании:
Для обновления требуется доступ редактора: Нет
Формула значения по умолчанию: Номер договора
Дата последнего изменения: 18.01.2001 23:30:43
Таким образом, автоматизированная информационная система LN представляет собой универсальное офисное средство для работы с документами.
Источник: vuzlit.com
Что такое LotusNotes?
Несомненно, все из вас представляют, что такое документ. В повседневной практике мы постоянно имеем дело с документами самой разнообразной формы и содержания.
LotusNotes позволяет организовать процесс создания и распространения документов более удобным путем, объединяя документы в базы документов. Notes – это прежде всего средство для создания и организации документов. Notes позволяет сделать документ доступным для Ваших коллег. Вы можете создавать редактировать и читать документы.
Служебные записки, приказы, счета, графики, распоряжения – все эти документы могут содержаться в базе LotusNotes. Фактически, основой LotusNotes является уникальная технология создания и хранения документов. Она обеспечивает хранение информации в базах документов и быстрый доступ к ней.
Документ Notes можно рассматривать как контейнер, в который могут быть помещены самые разнообразные объекты и в любом количестве, например:
· Текст, числа и графические изображения
· Файлы, подготовленные MSWord
· Электронные таблицы Lotus 1-2-3 или MSExcel
· Аудио и видео файлы
· Ссылки на другие документы Notes и многое другое
Для каждого такого документа в базу документов Notes будет помещена информация о датах создания и редактирования, сотрудниках выполнявших операцию и правах доступа на весь документ или его части.
Для запуска Lotus Notes необходимо, нажав на кнопку Пуск, а далее выбирать последовательно Программы — Приложения Lotus — Lotus Notes
Сразу после запуска Lotus Notes предложит ввести пароль пользователя, который был предоставлен Вам администратором системы.
Необходимо обратить внимание на то, что система спрашивает именно пароль пользователя, а не имя с паролем. Происходит так из-за того, что Lotus Notes после установки на компьютер настраивается для поддержки работы конкретного пользователя.
Обратите внимание, что для сложности подбора пароля в строке ввода пароля отображается не один символ для одного нажатия на клавиатуре, а 2-3 в случайной последовательности.
После правильного ввода пароля перед Вами открывается рабочая область.
Ввод пароля предоставляет доступ к так называемому ID-файлу, в котором содержаться те данные, которые необходимы для подтверждения личности пользователя перед сервером Domino, в том числе и имя пользователя. Необходимо, чтобы каждый пользователь следил за сохранностью своего ID-файла и по возможности хранил его на дискете, т.к. кроме пароля ID-файл ничем не защищен и злоумышленник может путем подбора пароля получить доступ к серверу, захватив ID-файл пользователя. По умолчанию, ID-файлы для всех пользователей данного компьютера хранятся в каталоге Notes\Data и могут быть переписаны оттуда на дискету.
Основные элементы интерфейса
После первого запуска Notes на рабочей станции, Вы получаете вид, показанный на рисунке. Эта страница стала стартовой, начиная с версии 5. Переключение в режим «Рабочей области» показано на рисунке
Источник: smekni.com
Система контроля поручений
Система контроля поручений (СКП) позволяет удобно выставлять поручения и контролировать их исполнение. В отличие от возможностей стандартных задач Lotus Notes, СКП позволяет организовать работу с многоуровневыми поручениями, хранить всю переписку по поручению в одном месте, экспортировать поручения в MS Word и многое другое.
Поручение
Поручение можно создать для одного либо нескольких исполнителей. В случае выбора нескольких исполнителей система автоматически создает отдельное поручение для каждого исполнителя:
Документооборот поручений
Система обеспечивает полный цикл исполнения поручений:
— (Постановщик) Назначить поручение исполнителям;
— (Исполнитель) Принять либо отклонить назначенное поручение;
— (Исполнитель) Запросить дополнительные данные либо изменение срока исполнения;
— (Исполнитель) Добавить отчет об исполнении;
— (Постановщик) Принять либо отклонить отчет об исполнении;
— Создать подчиненное поручение.
Напоминания и уведомления
Система контроля поручений отправляет уведомления всем участникам процесса обо всех действиях с поручениями. Кроме того, система автоматически рассылает каждый день уведомления о просроченных поручениях. Дополнительно пользователь системы может настроить для любого поручения индивидуальные напоминания:
Экспорт поручений
Система контроля поручений позволяет настроить неограниченное количество шаблонов экспорта поручений в MS Word. Это позволяет быстро подготовиться к совещаниям, на которых нельзя использовать ПК. Система позволяет экспортировать весь список поручений либо только выбранные поручения:
Отслеживание хода исполнения поручений
Система контроля поручений позволяет просматривать поручения в различных разрезах:
Выделено два раздела: «Входящие поручения» — для просмотра поручений, которые назначены мне, и «Исходящие поручения» — для просмотра поручений, которые назначил я.
Дополнительные возможности
Система контроля поручений позволяет быстро создать поручение на основании письма в почтовом ящике и наоборот – создать письмо на основании поручения.
Кроме того, система позволяет ввести настройки для того, чтобы секретари могли работать в системе контроля поручений от имени своих руководителей.
Основные преимущества
Источник: subscribe.ru