Презентация на тему: » Эффективное построение системы электронного документооборота на платформе Lotus Notes.» — Транскрипт:
1 Эффективное построение системы электронного документооборота на платформе Lotus Notes
2 Создание единого информационного пространства, объединяющего территориально распределенные подразделения Компании Создание единого пространства Сокращение времени на получение информации, необходимой для принятия решений Сокращение времени Улучшение контроля исполнительской дисциплины Улучшение контроля Повышение эффективности Повышение эффективности управления Компанией
3 Центральный офис Канцелярия удаленного офиса Минимальное количество ручных операций при регистрации Отпадает необходимость ввода содержания документов
4 Корреспонденция Регистрация входящих и исходящих документов Параллельная регистрация с любого клиентского Места Раздельное хранение регистрационных карточек и содержимого документов Журналы документов Контроль исполнения
Клиент Создание служебной записки и отправка на согласование
6 Библиотека рабочих документов (БРД) Создание проектов документов и учет версионности Последовательное и параллельное согласование проектов документов Упорядоченное хранение документов в заранее определенных и новых папках Создание общих для организации и частных библиотек документов Использование готовых шаблонов документов с возможностью постоянного обновления
8 Контроль и Мониторинг Постановка вновь поступивших и внутренних документов на контроль Рассылка резолюций руководителя Рассылка поручений непосредственны м исполнителям и контроль исполнения Использование функции периодического контроля Отчетные представления с информацией о работе исполнителей в режиме реального времени
10 Организационно-распорядительные документы (ОРД) Регистрация организационно- распорядительных документов и рассылка для ознакомления в электронном виде Параллельная регистрация с любого клиентского Места Хранение регистрационных карточек и содержимого документов Журналы регистрации документов Постановка на контроль и исполнение организационно- распорядительных документов
12 Справочник Хранение справочной информации по всем необходимым категориям справочников Редактирование справочной информации и хранение информации о произведенных изменениях Синхронизация справочных данных со справочником Единой Системой Электронного Документооборота Контроль заполняемой справочной информации
14 Система управления персоналом Система менеджмента качества Help Desk Договоры Наличие независимых подсистем Интеграция с ЕСЭДО Опыт интеграции с другими СЭД Интеграция с другими системами Интеграция с удостоверяющим центром Государственных органов Интеграция с Национальным удостоверяющим центром Интеграция с удостоверяющим центром SoftKey ЭЦП Перевод на русский язык Перевод на казахский язык Перевод на английский язык Перевод интерфейса на любой язык
17 Независимость от основного сервера Применение технологии невидимого переключения на любой сервер кластера Распределение нагрузки Применение технологии невидимого переключения на любой сервер кластера Преимущества использования кластера
Электронный курс по работе с программой «Lotus Notes 8.5»
18 Гарантированная передача документов в территориально- распределенные подразделения Создание резервного хранилища документов во время работы с документами Одновременная работа с документами в территориально- распределенных подразделениях Возможность сохранить данные локально для дальнейшего использования в offline режиме Преимущества использования механизма репликации
19 АО «ФНБ «Самрұқ-Қазына» Акимат Алматинской области Акимат Павлодарской области Акимат Кызылординской области Акимат Атырауской области АО «Казахтелеком» АО «НК «КазМунайГаз» АО «НК «Казахстан темир жолы» АО «КЕГОК» АО «КазТрансОйл» АО «КазТрансГаз-Алматы» и т.д.
20 Спасибо за внимание!
Источник: www.myshared.ru
Эксплуатация АИС документооборота на примере «Lotus Notes»
Lotus Notes (LN) — комплекс, разработанный фирмой Development, поддерживает следующие типы данных: текстовые числовые, дата/время, ключевые поля; RTF-поля для хранения текста, таблиц, графических, аудио- и видеоданных или ОLЕ-объектов.|
Интеграция компьютерных программ осуществляется через Clipboard; экспорт/импорт файлов; механизм OLE, драйверы Datalens для доступа к внешним базам данных INFORM1 ORACLE, SQL SERVER (рис. 1) и т. д. Для защиты информации в LN используется схема шифрования RSA PublicKey/PrivateKc обеспечивающая наивысший уровень защиты, доступный приложениям типа «клиент—сервер». Для подтверждения подлинности документов используются электронные подписи. Для защиты важной информации предусмотрены дополнительные возможно среди которых:
- * хранение промежуточных версий документов;
- * хранение списка пользователей, редактировавших документ:
- * шифрование всех данных» передаваемых по сети;
- * шифрование хранимых данных, почты;
- * система паролей доступа!
Поиск информации осуществляется по ключевым полям. Имеется возможность ведения архивов внутренних к внешних документов.
Рисунок 1 Уровни программного обеспечения Lotus Notes
С программным продуктом поставляются 25 шаблонов, таких, как «Дискуссия», «Обслуживание клиентов», «Хранилище документов» и др. Все они имеют практическое применение и могут быть легко приспособлены к конкретным потребностям. База данных может содержать разноформатные документы системы Notes. Кроме того, базы данных содержат макросы, которые автоматизируют работу, бланки, (которые используются для ввода информации в сложные документы, 1 также просматриваемые отчеты из документов базы данных.
В состав пакета LN входят три основных элемента:
- * средства маршрутизации и обработки;
- * средства обеспечения защиты/управления;
- * архитектура базы данных продукта.
LN обладает развитыми средствами создания интерфейсов (давая возможность встраивать непосредственно в документы командные кнопки); имеются средства текстового поиска, позволяющие строить список документов, соответствующих заданному критерию поиска.
Уровни доступа к данным. LN поддерживает как групповую боту, так и коммуникации между двумя любыми пользователя при этом допускается, чтобы множество пользователей одновременно обращались к нескольким базам данных. Управление доступом осуществляется на нескольких уровнях: базы данных, формуляра или вида, документа или части документа. С другой стороны управлять доступом можно также на уровне групп и отдельных пользователей. Для совместной работы с базой данных в боль коллективе ее можно разместить на сервере и задать для отдельных пользователей или групп различные уровни доступа. Всего в предусмотрено семь уровней доступа:
- 1. Manager — способен выполнять все операции с базой дань включая чтение, запись и редактирование документов и форм.
- 2. Designer — имеет те же полномочия, что и Manager, но не может управлять уровнем доступа и параметрами тиражирования.
- 3. Editor — уполномочен на чтение, запись и редактирование всех документов в базе данных, но ему не разрешается модифицировать формы и отчеты.
- 4. Author — может создавать новые документы и редактировать их, а также читать (но не редактировать) другие документы.
- 5. Reader— имеет право только на чтение.
- 6. Depositor — вводит новые документы, но не может редактировать существующие.
- 7. NoAccess — пользователю не разрешается открывать данных или сохранять документы.
Кроме того, LN включает в себя систему обмена сообщениями — электронную почту Notes Mail, позволяющую посылать корреспонденцию другим пользователям или группам. Он содержит все необходимые для этого компоненты: распределенную базу данных (документов), интегрированную среду разработки приложений и средства передачи сообщений. LN поддерживает как подключенных к сети, так и удаленных пользователей. Он включает в компоненты интегрированного программного обеспечения для коллективной работы: среду для разработки и реализации приложен хранилище объектов, двустороннее тиражирование, средства защиты и обмена сообщениями, межплатформную поддержку и масштабируемость.
Пользователи могут обращаться к сети через графические интерфейсы Windows, Macintosh, OS/2 или Unix. Notes совместим такими сетями, как AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWa TCP/IP.
Источник: vuzlit.com
Документооборот Lotus Notes
Системы документооборота на базе Lotus Notes используются по всему миру. В России документооборот Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях. Почему именно Lotus Notes выбирается в качестве платформы для автоматизации документооборота? Мы видим для этого несколько причин:
1. Сервер Lotus Domino включает в себя сервер приложений и почтовый сервер, что не требует интеграции системы документооборота Lotus Notes со сторонними почтовыми службами.
2. В Lotus Notes уже есть разработанная система разграничения прав доступа – остается ее просто использовать. Это значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота Lotus Notes.
3. Пользователи могут работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК не требуется устанавливать дополнительное ПО – достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме офф-лайн пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером.
4. Сервер Lotus Domino включает в себя web-сервер, который позволяет работать с приложениями Lotus Notes через web-браузер.
5. При доработке приложений Lotus Notes не требуется обновлять клиентские места. Изменения можно вносить в рабочих базах «на лету», не прерывая работу пользователей.