Программа ландокс делопроизводство инструкция

Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:

• регистрация документов;
• ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами ;
• обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
• контроль исполнения документов и заданий;
• работа в режиме замещения исполнителя;
• отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;
• навигация и поиск документов;
• отчетность по документообороту;
• сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствами LAN Image);
• интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;
• интеграция с внешними Windows-приложениями;
• рассылка заданий и извещений пользователям электронной почты;
• применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
• работа через Интернет;
• ведение справочников.

7. Документ в системе LanDocs

LanDocs – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлы и их версии с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе LanDocs, понимают специальный информационный объект – «Документ LanDocs».

LanDocs — демонстрация веб-интерфейса системы электронного документооборота

Документ LanDocs – это совокупность трёх основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ LanDocs, который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.

• Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документа. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.
• Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множества версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Файл может быть импортирован в систему и определен как первая версия текста документа непосредственно при создании РК либо в последующем. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть, то он может быть отсканирован программным модулем LAN Image, вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет хранится в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.
• Сведения об истории движения документа и работы с документом – представляют собой совокупность информации, содержащихся в перечне сообщений по документу и записей в протоколах работы системы относительно информация о примененных электронных подписях.

«Представление» документа в системе как «документа LanDocs» позволяет придать документам LanDocs то же функциональное назначение, которое имеют и обычные «бумажные» документы: информационное, управленческое и правовое.

Регистрация входящего документа в СЭД ГО УР

Источник: studfile.net

Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

1. Регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.
2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.
3. Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображении, звука и т.д.).
4. Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.
5. Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.
6. Поддержку нескольких версий одного документа.
7. Сканирование бумажных документов и распознавание текстов.
8. Интегрированный вызов офисных приложении для просмотра, редактирования и печати документов.
9. Организацию архивирования документов.
10. Гибкую настройку на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.
11. Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

Источник: samoychiteli.ru

Работа с документами в системе LanDocs

Документ в системе LanDocs представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом – регистрационной карточки, файлов и их версий, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п.

При выборе пользователем какого–либо журнала регистрации в иерархической структуре объектов, в правой части окна отображается список документов, уже зарегистрированных в журнале. В строке состояния отображается запись об общем количестве документов в журнале. В списке документов непрочитанные документы отображаются жирным шрифтом..

К регистрационной карточке прикрепляется файл (один или несколько) с текстом (содержимым) документа. Файлы документов могут быть любого формата: текстовые файлы (обычного или в формате MS Word), электронные таблицы MS Excel, электронные образы документов, хранящиеся в виде графических файлов, и т.д. Файлы документов могут импортироваться в систему из файловой системы, из программы сканирования и распознавания символов, из системы электронной почты (при интеграции с такими программами и системами). К регистрационной карточке могут прикрепляться несколько файлов и каждый файл иметь несколько версий.

Факт наличия в документе файлов отображается в списке документов знаком (скрепка) в колонке (поле) с названием В (Вкладка). Щелчок левой кнопкой мыши на таком знаке открывает контекстное меню функций просмотра файлов или добавления файлов в документ. Если к документу прикреплены составные документы, то для каждого составного документа отображается подменю, содержащее наименования подразделов и информацию о добавленных документах.

В иерархической структуре объектов журналы регистрации обозначаются следующими пиктограммами:

(раскрытая книга) – действующий (открытый) журнал регистрации.

(закрытая книга) – закрытый журнал. В таком журнале можно только просмотреть документы.

(лупа) – консолидированный журнал, то есть журнал, в котором отображаются документы из одного или нескольких других журналов, удовлетворяющие определенным условиям.

Справочники системы, доступные пользователю, содержат информацию по корреспондентам, видам документов, номенклатуре дел организации. Содержание справочников используется при заполнении полей регистрационной карточки, сообщений, списании в дело. Использование справочников при вводе позволяет значительно ускорить поиск документов.

Доступ ко всем справочникам осуществляется либо путем выбора справочника в иерархической структуре объектов, либо в меню Перейти командой Справочники. После выбора справочника в главном меню системы появляется раздел, название которого соответствует названию выбранного справочника. Вся дальнейшая работа по настройке справочника осуществляется с помощью этого раздела.

Отследить действия, которые были произведены над каждым элементом справочника (совершенные по элементам справочника операции), можно, используя команду меню Совершенные операции. Команды меню Документы, доступные из РК документа, приведены на рис.4.

Команды меню Документы, доступные из РК документа, приведены на рис.3.

Рис. 3– Меню «Документы» РК документа

Работа с документами реализуется с использованием меню Документы главного окна (рис.4.)

Рис. 4 – Раздел «Документы» главного меню

Команды меню, кнопки и горячие клавиши меню Документы описаны в Приложении 1.

Источник: studopedia.info