Поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» повлияют на всех, кто сдает отчетность через интернет. Рассказываем, в чем суть изменений, как они отразятся на работе пользователей Экстерна и что важно знать уже сейчас, чтобы избежать проблем.
Все о новых правилах выдачи электронных подписей ФНС читайте здесь >>>
Как работать в Экстерне с новыми сертификатами ФНС
(для подробного просмотра нажмите на крестик):
Как настроить сертификат УЦ ФНС
Для работы с сертификатами ФНС нужно установить на рабочее место КриптоПро CSP и программы с нашего Установочного Веб-диска (i.kontur.ru) Для действующих клиентов, которые планируют работать в Экстерне с сертификатом ФНС, схема следующая:
— Если есть Рутокен Лайт, ранее выданный в СЦ, то сертификат ФНС можно записать на этот носитель. Общий размер Рутокена Лайт — 64 Кб, на него можно записать до 15 контейнеров с сертификатами.
Подойдут носители: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие, которые соответствуют требованиям ФСБ или ФСТЭК.
Сдать отчетность через интернет. 3 сервиса для сдачи отчетности от СКБ Контур
Обратите внимание! В некоторых регионах инспекции просят пустой токен. В таком случае рекомендуем пользователям скопировать все контейнеры с сертификатами и ключами, чтобы в дальнейшем иметь возможность расшифровать свою отчетность или включить в Экстерне режим хранения расшифрованных документов.
Также рекомендуем установить на компьютер Контур.Архив, который сохраняет и расшифровывает документы из отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, а также требования ФНС, формализованные ответы на них и первичные (подтверждающие) документы к отчетам. Контур.Архив скачивает и расшифровывает документы за выбранный период, а затем продолжает загружать новые документы из Экстерна. С этой программой у Вас всегда под рукой будет полный актуальный архив отчетности!
— Если токена нет, его нужно приобрести в СЦ.
— Лицензию СКЗИ КриптоПро CSP нужно покупать отдельно. Лицензия нужна на каждое рабочее место, с которого будет вестись работа с КЭП ФНС. В Контуре можно купить лицензию КриптоПро на 12 месяцев или бессрочную.
Как использовать сертификат УЦ ФНС для входа в Экстерн
В большинстве случаев, когда клиент будет первый раз входить в Экстерн с сертификатом ФНС, произойдет автоматическая привязка этого сертификата к его учетной записи. То есть у вас не возникнет трудностей со входом.
Как действовать, если автопривязка не сработает:
3. Если вы не сможете зайти с помощью указанных выше вариантов, обращайтесь в техподдержку 8 (800) 500-70-75
Как выбрать сертификат для подписи
Отчетность в ФНС, Росстат
Чтобы отчитываться в ФНС и Росстат, абонент должен выбрать сертификат, которым будет подписывать документы — сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица — в реквизитах плательщика как сертификат для подписи. Это можно сделать по инструкции на сайте.
Отчетность в ПФР
Чтобы отправлять отчетность в ПФР, абоненту, как и раньше, нужно будет сначала передать в ПФР регистрационные данные с информацией о сертификате. Это можно сделать по инструкции. При этом абонент сможет выбрать в списке сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.
Как работает сервис Контур.Экстерн?
При отправке отчета СЗВ-ТД, а также документов ЗПЭД и УПУП, сертификат нужно выбирать перед отправкой — для выбора появятся сертификаты физлица и сертификаты ФНС.
Абонентам, которые отправляют в ПФР только отчеты СЗВ-ТД, регистрационную информацию можно не отправлять.
Отчетность в ФСС
При отправке отчетности страхователь может выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в списке.
Если сотрудник будет отправлять документы с сертификатом физлица, ему необходимо, как и прежде, сначала зарегистрироваться на портале ФСС и передать в ФСС бумажную доверенность старого образца. Это можно сделать по инструкции.
Многопользовательский режим работы в Экстерне
Сейчас у клиентов Экстерна часто несколько разных сотрудников работают с одним и тем же сертификатом — обычно это сертификат руководителя, потому что они не хотят выпускать доверенности. То есть в Экстерн разные сотрудники заходят под одним и тем же пользователем. Но мы предполагаем, что многие клиенты откажутся от этой схемы работы, так как не смогут копировать сертификат руководителя. Им придется вместо одного пользователя завести столько пользователей, сколько реально будет работать в Экстерне. В итоге честный многопользовательский режим станут применять чаще.
Раньше для создания пользователя в Экстерне требовалось купить рабочее место и сертификат. Сейчас мы позволяем добавлять дополнительных пользователей, не выпуская на них сертификат в процессе покупки, потому что у них уже может быть сертификат физлица (теперь при переходе в разные организации у абонента будет оставаться на руках один и тот же сертификат физлица).
Как добавить нового пользователя (с сертификатом или без):
1. Сотрудник с правами администратора в Экстерне заполняет приглашение, где указывает e-mail нового пользователя, и высылает его.
2. Человек может принять приглашение, сразу же войти в Экстерн и привязать свой сертификат для входа. И затем сможет входить либо по сертификату, либо по логину-паролю. Так у нового пользователя сразу появится альтернативный способ входа, который позволит ему при необходимости восстановить доступ к учетной записи.
Решения для многопользовательской работы в Экстерне
В июле будут изменения в тарифах для многопользовательского режима. Каждый тариф будет включать определенное количество пользователей. В некоторые тарифы войдут возможности групповой работы и разграничения прав доступа для пользователей.
Если вам будет недостаточно возможностей в рамках тарифа, то с помощью модификатора многопользовательского режима можно будет приобрести дополнительное количество пользователей, настройку прав доступа и возможность групповой работы.
Дополнительные пользователи смогут входить в Экстерн удобным способом: с сертификатом, по логину и паролю или указав код из СМС. Подробнее о новой тарификации мы расскажем позже, следите за новостями.
Электронные доверенности
С 1 января 2022 года сотрудники организаций смогут получать и использовать только сертификаты физлиц. В таком сертификате не указана организация, только ФИО сотрудника. Чтобы представлять организацию и подписывать от ее имени документы, сотрудник должен будет прикладывать машиночитаемую доверенность (МЧД). Однако МЧД еще не готовы.
Окончательные нормативно-правовые акты появятся ближе к июлю. После этого порталам, площадкам и нашим сервисам нужно будет научиться работать с этими доверенностями. По факту получается, что первой системой, которая научится работать с МЧД — это будет ФНС.
Электронные доверенности для отчетности в ФНС
Электронная доверенность подтверждает, что физлицо имеет полномочия сдавать за организацию какие-либо документы в ФНС. Она должна быть подписана сертификатом руководителя, выданным в УЦ ФНС.
Электронная доверенность заменит текущую бумажную доверенность с подписью руководителя. Как именно сотрудник будет подтверждать свои полномочия, прописанные в электронной доверенности, расскажем позже.
Формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки отчетности в ФНС прописан в проекте приказа и начнет действовать с 1 июля 2021 года. Однако вся новая схема работы — с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности станет обязательной только с 1 января 2022 года. Есть еще полгода переходного периода, когда будут действовать и старый и новый сценарии.
Как отправить электронную доверенность в ФНС
На скриншотах, которые показаны ниже — прототипы. Итоговая версия в Экстерне может выглядеть иначе.
В Экстерне в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов» можно будет выбрать сертификат физлица и затем нажать на кнопку «Добавить доверенность».
ВЫ сможете выбрать варианты:
«Заполнить» — появится окно, куда надо внести данные.
«Есть принятая электронная доверенность» — если сотрудник организации раньше уже работал в другой системе отчетности с сертификатом физлица, то может просто ввести данные действующей электронной доверенности.
Руководитель сможет выдать права на отправку отчетности в конкретную ИФНС, а не во все сразу, но по умолчанию мы будем считать, что доверенность действует во всех ИФНС.
Как подписать и отправить электронную доверенность
Здесь может быть две ситуации:
— Если у бухгалтера есть сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, тогда нужно выбрать кнопку «Подписать и отправить». Например, руководитель находится в соседней комнате и можно попросить его подойти со своим сертификатом.
— Если у бухгалтера нет сертификата руководителя от УЦ ФНС, он нажимает на кнопку «Запросить подпись», в открывшемся окне указывает e-mail руководителя, при желании оставляет комментарий и нажимает «Отправить».
В «Реквизитах плательщика» будет отражено, какого числа был отправлен запрос на подпись руководителю, а в списке организаций — показан статус «Доверенность ожидает подписи».
Когда руководитель получит письмо, ему надо будет нажать на кнопку «Подписать». На главной появится уведомление «Руководитель подписал доверенность, осталось отправить ее в ФНС» — по клику откроется лайтбокс доверенности, где надо нажать на «Отправить» и подождать ответ от ФНС.
Если от ФНС пришел отказ, можно перейти в документооборот, кликнуть на уведомление об отказе и посмотреть причину. Затем надо переоформить доверенность.
Если ФНС приняла доверенность, сотрудник теперь может отчитываться за организацию. Данные из доверенности будут подтягиваться в сообщение о представительстве, которое прикрепляется к каждому документообороту.
Как отозвать электронную доверенность
Электронную доверенность нужно отозвать, например, если физлицо уже не работает в обслуживающей бухгалтерии и не должно иметь полномочий подписывать документы за организацию.
Отзыв электронной доверенности — формализованный документ, который надо подписать сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС.
В окне подписания документов под строчкой с доверенностью есть ссылка «Отозвать», нужно указать данные в открывшемся окне, подписать и отправить форму или запросить подпись от руководителя. Когда от ФНС придет ответ, что отзыв принят — доверенность перестанет действовать.
Наши рекомендации пользователям Экстерн
Обязательно настройте альтернативный способ входа в Экстерн. Это позволит избежать ситуации, когда вы не сможете зайти в систему. Рекомендуем заполнить в личном кабинете Экстерна в «Настройках входа» почту, пароль и телефон. Это можно сделать по инструкции (лучше указывать номер телефона, так как его вы точно не забудете и всегда сможет войти в Экстерн, даже если не вспомните логин).
Чтобы даже в переходный период при смене сертификата у вас был доступ к своим документам из отчетности в ФНС и Росстат, надо включить настройку «Хранение расшифрованных отчетов». Для этого рекомендуем установить на компьютер Контур.Архив (бесплатная программа для абонентов Экстерна для хранения копий всех документов на компьютере), который сохраняет и расшифровывает документы из отчетности в ФНС, ФСС, Росстат, а также требования ФНС, формализованные ответы на них и первичные (подтверждающие) документы к отчетам. Контур.Архив скачивает и расшифровывает документы за выбранный период, а затем продолжает загружать новые документы из Экстерна. С этой программой у вас всегда под рукой будет полный актуальный архив отчетности.
Не стоит волноваться! Выпущенные сертификаты будут работать до 1 января 2022 года, а возможно, и до конца их действия. Мы предполагаем, что если ФНС не успеет к 1 января 2022 года выдать новые сертификаты всем юрлицам и ИП, а также внедрить механизм машино-читаемых доверенностей (МЧД), то будет переходный период, когда старые сертификаты продолжат действовать.
Если вы будете перевыпускать текущий сертификат до 1 января 2022 года, мы рекомендуем получать его не в ФНС, а у нас. Наши сертификаты включают специальные расширения (OIDы), поэтому вы сможете работать с ними и в других информационных системах, например, на порталах Росреестра и Центра реализации, на торговой площадке UTender и так далее. Налоговая будет выдавать сертификаты без OIDов!
Подключите Контур.Экстерн —
пользуйтесь 2 недели сервисом бесплатно
Источник: kontur-nvk.ru
Онлайн сервис Контур. Экстерн
Отправляйте неограниченное количество отчетов в любые подразделения госорганов всех регионов без доплат.
Отправить заявку
Онлайн сервис Контур. Экстерн !
Отчетность в контролирующие органы
Отчетность в ПФР
Отчетность в ПФР
Организации, имеющие от 25 штатных сотрудников, в обязательном порядке подают отчеты в электронном виде в ПФР. Нормы отчетности в Пенсионный фонд, утвержденные в мае 2016 года, требуют сдачи ежемесячных отчетов организациям с численностью сотрудников от 25 человек и более. Эти требования касаются и сотрудников, трудоустроенных по договорам гражданско-правового найма.
Услуга сервиса «Контур.Отчет ПФ» поможет оперативно создать и отправить сгенерированные сведения через интернет в пенсионный фонд без ошибок и в актуальном формате с первого раза.
Отчетность в РОССТАТ
Отчетность в РОССТАТ
31 марта — крайняя дата для сдачи годового бухгалтерского отчета в статистику. Требования не ограничивают подачу документов в электронном виде, его можно предоставить и в бумажном варианте. Кроме бухгалтерского документа Росстат требует подачу статотчета. Статистическая отчетность имеет различные формы для определенной деятельности организации. Нужный Вам бланк Вы найдете в Экстерне и быстро его сгенерируете.
Система не отправит документ без проверки. При наличии ошибок укажет на неточности, а после редактирования отправка происходит одним щелчком мыши.
Отчетность в ФНС
Отчетность в ФНС
Экстерн поможет подготовить и отправить всю необходимую отчетность в ФНС. Вы отчитаетесь в срок и без ошибок.
Передавайте и получайте от налоговой службы необходимые документы удаленно, не посещая инспекции.
Вы всегда будете в курсе важной информации и успеете вовремя отреагировать, чтобы избежать просрочек и штрафов. А также сможете заранее подготовиться к налоговыми проверкам.
Экстерн упростит работу с отчетами и требованиями ФНС за большое количество организаций на обслуживании.
Отчетность в ФСС
Отчетность в ФСС
В штате компании где от 25 и больше сотрудников обязаны отчитываться в службе социального страхования. Это касается и предприятий, прошедших реорганизацию в отчетном году.
Индивидуальные предприниматели, работающие по договорам, сдают отчеты в ФСС на общих основаниях по форме 4-ФСС. При выплате ИП добровольных страховых взносов по больничным (временная потеря трудоспособности, беременность и роды) тогда подается форма 4а-ФСС. Документы можно подавать как в бумажном, так и в электронном виде.
Отчетность в ФСРАР
Отчетность в ФСРАР
Любая организация, которая производит, перевозит, закупает, реализует алкогольную продукцию обязана поквартально отчитываться перед ФСРАР не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Это касается Всех юридических лиц и ИП оптовой и розничной продажи.
Контур.Экстерн дает возможность создавать электронные отчеты по обороту алкогольной продукции организации в ФСРАР. Шаблоны для формирования отчетов содержаться в системе в актуальном виде и обновляются в соответствии с вносимыми изменениями законодательством.
Отчетность в Росприроднадзор
Отчетность в Росприроднадзор
Экстерн автоматически рассчитает и сформирует отчеты для Росприрнадзора в актуальном формате по заполненным Вами данным. Система содержит шаблоны деклараций и отчетов предприятий. Формы для заполнения документов разделяются на виды деятельности организации и подаются не позднее 15 января за предыдущий год.
В обязательном порядке отчеты в РПН должны сдавать предприятия, которые в ходе своей деятельности утилизируют продукцию, утратившую свою потребительскую способность
Ведение электронных больничных
Работая в системе с электронными больничными Экстерн сможет скачать и произвести все необходимые операции по оформлению больничных листов: распечатка, заполнение и отчет в ФСС. Регионы, входящие в проект «прямых выплат» также доступна функция работы с электронными листами по временной потере трудоспособности и материнства и подача отчетов в службы соцстрахования.
Законодательство России дает возможность оформление электронных больничных наравне с бумажными
«+3 месяца к любому тарифу Контур.Экстерн»
Отправить заявку
Контур.Экстерн скидка до 25% !
Возможности Контур. Экстерн
Бесплатная услуга СМС позволит быть в курсе состояния документации Вашего предприятия. В мобильном приложении доступны сводные данные о отчетах и платежах.
Экстерн умеет автоматически быстро производить расчеты при формировании отчетности. В нем доступна инструкция для создания отчета с ссылкой на законодательную документацию.
Письма и запросы
Экстерн по мимо отправки отчетов позволяет писать письма и отправлять запросы в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Все документы храняться в разделе “Документы”
Вы сможете бесплатно проверить, исправить и отправить данные, не выходя из 1С. Используя модуль можно сдавать отчетность в ФНС по всем филиалаи из Вашей 1С
Сервис поможет Вам составить отчеты в электронном виде без ошибок и отправить онлайн в службы контроля и надзор. Контур регулярно обновляет базу отчетов, вам всегда доступны самые актуальные формы
Отчетность в ФНС
В независимости от форму собственности и системы налогообложения, все юридические лица должны сдавать отчеты в ФНС. Для этого в Контур.Экстерн есть все необходимое
Ответ на требования
Экстерну доступна функция распознавания номеров принятых требований. Отвечая на требования загрузите сканированный документ, система быстро распознает вид документа, и сама подготовит ответ
Если возникла необходимость выписать новую доверенность, ее можно оформить прямо в программе. Начните вводить личные данные доверенного сотрудника, и система внесет остальные сведения сама
В Экстерне удобно формировать платежные документы. Система сама заполняет данные по классификаторам, плательщика и ФНС. Используя функцию «Вид» можно выбрать нужную Вам форму платежа.
При утверждении новых норм отчетности система автоматически обновляет форму бланков. Поэтому Вы всегда работаете с актуальными документами. Все обносвления бесплатны и не требуют вашего внимания
Контроль отчетности по
всем организациям
Просто и быстро отчитывайтесь за организации в ФНС, ПФР, ФСС, РОССТАТ, а также информируйте клиентов о текущей работе.
Экстерн подскажет когда у какой организации нужно сдавать отчеты. Вы будете получать по каждой компании рассылки и уведомления о требованиях о письмах.
Простое и быстрое редактирование реквизитов любой компании.
Отправить заявку
Достоинство работы Контур. Экстерн
Продукт Контур.Экстерн — это сервис, используя который Вы с легкостью и без ошибок сдаете отчеты во все службы контроля и надзора России.
- Постоянно обновляемые шаблоны и формы, соответствующие законодательству;
- Интеграция с бухгалтерскими программами, не выходя из сервиса;
- Бесплатное подключение к 1С модулю. Создавайте, и отпраляйте отчеты;
- Контроль правильного ввода данных исключает ошибки в отчетах;
- Оперативное подтверждение о принятии отчетов с датой и временем отправки;
- Email — и SMS-оповещения о получении или отклонении отчетов;
- Отправка отчетов с любого компьютера и местонахождения где есть интернет;
- Доступ к файлам текущей документации и архива в любое время;
- Надежная защита ваших писем, отчетов и требований сервером;
- Простота установки и работы сокращает затраты времени;
- Постоянная техническая поддержка без перерывов и выходных;
- Полноценный раздел помощь с видео, фотографиями и комментариями.
Действующие тарифы
Выберите город, тип организации и режим налогообложения:
Источник: kontur-extern.net
Контур Экстерн. Надежная отчетность через интернет
Контур.Экстерн 一 надежный и удобный сервис, который помогает готовить и отправлять отчетность в ФНС, СФР, Росстат, ФСРАР, РПН и ЦБ РФ через интернет.
Сервис подходит малому, среднему и крупному бизнесу на любой системе налогообложения (ОСНО, УСН, АУСН, патент, ЕСХН, НПД), обслуживающим бухгалтериям, бухгалтерам-фрилансерам и самозанятым. Система доступна на любом устройстве с интернетом и обновляется сама, ее не нужно устанавливать на компьютер.
Легко начать работу
- Простой перенос структуры организаций и архива отчетности из любой системы.
- Работает со всеми актуальными сертификатами электронной подписи и электронными доверенностями.
- Начать формировать отчетность можно и без сертификата, он нужен только на этапе отправки отчетов.
Основные возможности
- Помогает формировать, редактировать и отправлять отчеты по актуальным формам в контролирующие органы.
- Обеспечивает бесплатный роуминг, чтобы все клиенты могли отправить отчетность из своего города в инспекции любого региона 一 без дополнительных настроек, по принятым в регионе формам.
- Проверяет отчеты на ошибки перед отправкой и дает понятные инструкции, что именно нужно исправить.
- Показывает все даты отчетности по всем организациям в удобной таблице.
- Дает возможность подключиться к СЭДО с СФР и работать с пособиями по проактивной схеме.
- Позволяет работать с требованиями ФНС и ФСС 一 получать, отправлять квитанции, отвечать в электронном виде.
- Позволяет обмениваться письмами с ФНС и СФР, получать информационные рассылки от контролирующих органов.
- Отправляет запросы на сверку с ФНС и СФР и показывает результаты сверки.
- Дает возможность настроить уведомления о статусе отчетов и требований в смс или на электронную почту, в том числе в мобильном приложении.
- Держит в курсе изменений требований законодательства благодаря бесплатным вебинарам для бухгалтеров и доступу к актуальной нормативно-правовой базе.
- Обеспечивает техническую поддержку в формате 24/7 一 специалисты сервиса помогают клиентам даже в праздничные и выходные дни.
Дополнительные сервисы
- Дистанционное подписание отчетности поможет отправить отчеты на подпись руководителю в один клик, чтобы он подписал их своим сертификатом электронной подписи из любой точки мира.
- Многопользовательский режим позволит настроить комфортную работу всех сотрудников в рамках одной учетной записи.
- Модули для сдачи отчетности в 1С добавят возможности Экстерна для работы с отчетами в учетную систему клиента.
- Модуль бухучета позволит вести бухучет и начислять зарплату прямо в Экстерне.
- Автоматическая сверка с налоговой инспекцией поможет держать под контролем состояние единого счета, штрафы и пени.
- Проверка контрагентов на благонадежность поможет избежать лишнего внимания налоговых органов.
- Сверка с контрагентами позволит сдать корректные декларации и получить полный вычет по НДС.
Удобная отчетность
Отслеживайте сроки отчетов
Отчитывайтесь без ошибок
Получайте пояснения к отказам ФНС
Работайте с отчетами прямо из 1С
Отслеживайте сроки отчетов
Отчитывайтесь без ошибок
Получайте пояснения к отказам ФНС
Работайте с отчетами прямо из 1С
С Контур.Экстерн Вы получите:
Онлайн-отправку отчетов во все контролирующие органы
Гарантированное получение инспекциями ваших электронных документов
Быстрое формирование отчетности путем заполнения готовых форм
Мгновенно получаете подтверждение даты отправки.
Круглосуточну техподдержка без выходных и перерывов.
Экспертные комментарии по вопросам не только сдачи, но и подготовки отчетности
Держим в курсе — даже если вы далеко
Экстерн своевременно информирует о требованиях и письмах из контролирующих органов. Получайте смс, сообщения на email или push-уведомления в мобильном приложении.
Дополнительные возможности:
Проверяйте контрагентов на благонадёжность
Получайте выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП – в один клик
Обменивайтесь документами без бумаги и курьеров
Сверяйте счета-фактуры с контрагентами
Будьте в курсе, когда к вам приедут с проверкой
Смотрите вебинары на темы бухгалтерии и налогов
ИП
ИП
Юридическое лицо
Юридическое лицо
Акция «Скидка 50 % для новых клиентов «
В рамках акции новые клиенты получают 50 % скидки на ряд тарифов сроком 12 и 24 месяца. Акция действует для новых клиентов и для тех, у кого оплаченный период закончился более 6 месяцев назад.
Безлимитная отчетность на любом тарифе
Отправляйте неограниченное количество отчетов в любые подразделения госорганов всех регионов без доплат .
Начать работать в Экстерне просто. Оставьте заявку
У нас действует акция: дарим Рутокен при подключении Контур Экстерн
- СОФТ-Онлайн Официальный сервисный центр СКБ Контур
- +7(342) 212-85-55
- Торговый эквайринг от Тинькофф
Hestia | Разработано ThemeIsle
Акция «Скидка 50 % для новых клиентов»
Действует с 10 февраля по 20 февраля
С 10 по 20 февраля в Контур. Экстерне пройдет акция для новых подключений.
Акция действует для новых клиентов и для тех, у кого оплаченный период закончился более 6 месяцев назад.
В акции «Скидка 50 % для новых клиентов» участвуют следующие тарифы сроком на 12 и 24 месяца:
«Оптимальный плюс»,
«Максимальный»,
«Общий лайт»,
«Общий»,
«Общий Плюс»,
«Бюджетник»,
«Бюджетник плюс».
Оставляйте заявку на Контур. Экстерн
Отправка сообщения
Заполните форму для отправки сообщения
Отказ от ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — не новое явление для российского бизнеса. Однако современные технологии по-прежнему пугают некоторых руководителей, из-за чего они не решаются перейти на обмен электронными документами. При этом у них не всегда есть понимание, можно ли отказать контрагенту, предлагающему перейти на ЭДО. У контрагентов же возникает вопрос о дальнейших действиях в случае получения отказа. Рассказываем, что делать в обеих ситуациях.
Можно ли отказать контрагенту, который хочет перейти на ЭДО
Организации внедряют электронный документооборот для долгого применения в будущем. Конечно, они заинтересованы в том, чтобы как больше партнеров и клиентов также перешли на цифру. Ведь только в этом случае удастся выстроить удобный и выгодный обмен электронными документами.
Нередко руководители компаний заранее анализируют количество своих контрагентов, подключенных к ЭДО. При этом процесс присоединения продолжается и позже — с помощью писем-приглашений. Получатель такого сообщения может согласиться на предложение, но решение отказаться тоже правомерно.
Согласие обеих сторон на ЭДО и их свобода в этом решении оговариваются в законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Гражданском кодексе России.
Основные причины отказа от электронного документооборота
Объясняя отказ от электронного документооборота, руководители компаний называют схожий перечень причин. Большинство построено на непроверенных фактах и заблуждениях, из-за чего реальная картина процесса перехода на ЭДО серьезно искажается.
Итак, перечислим самые частые причины отказа от ЭДО:
- Документы в электронном виде небезопасны: будет сложно гарантировать сохранность и конфиденциальность данных.
Напротив, при ЭДО контрагентам не страшны махинации и манипуляции. Все документы и действия с ними отражаются в единой системе ЭДО, в процессе не задействованы посторонние, а электронная подпись гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания. Требования предъявляются и к архивам. К примеру, в системе ЭДО Контур.Диадок копии файлов хранятся на разных серверах. Даже сбой на одном из них не затронет сохранность документа.
- Электронный документооборот нужен только большим компаниям.
Эффект от цифровизации виден и в небольших организациях, поскольку из административных расходов сразу «выпадают» затраты на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги. Сотрудники смогут быстрее обрабатывать данные и получат больше свободного времени на другие задачи.
- Возрастут налоговые риски, возникнут сложности во взаимодействии с контролирующими госорганами.
Государственные структуры все активнее переходят на цифру и реже принимают документы на бумажном носителе. Причем ФНС в этом вопросе — передовое ведомство: налоговая давно внедрила возможность, а в ряде случаев и обязанность сдачи электронной отчетности. Точно так же ПФР, ФСС, Росстат, суды, другие органы готовы принимать многие документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.
Благодаря ЭДО сокращаются расхождения с контрагентами, а значит, станет меньше налоговых проверок. Представлять документы по требованию налоговой тоже будет проще — в Диадоке можно быстро найти и выгрузить нужные файлы.
- Переход на ЭДО будет долгим и болезненным.
Действительно, на крупных предприятиях внедрение электронного делопроизводства может занять несколько месяцев. Особенно в том случае, если ЭДО подключается через сложную интеграцию с учетной системой. Но есть и другие варианты — веб-версия Диадока или модуль для 1С.
Веб-версию не нужно устанавливать, достаточно просто открыть в браузере, а пользоваться ей можно бесплатно, без какой-либо абонентской платы. Готовый модуль Диадока для 1С вы сможете скачать и самостоятельно настроить всего за 15 минут. Интерфейс в этих решениях интуитивно понятный, сотрудникам не потребуется много времени на знакомство с сервисом.
- Слишком мало контрагентов перешли на обмен электронными документами.
Для начала это утверждение стоит проверить — в этом поможет, например, специальный сервис Диадока. В нем можно узнать, кто из контрагентов уже в Диадоке, — для этого введите название компании или ИНН. Если нужный поставщик или клиент окажется не в списке, ему можно направить приглашение в сервисе.
Стоит отметить, что в период ограничений из-за пандемии все больше компаний начали переходить на электронный документооборот. Это помогло им быстро перестроить бизнес-процессы и уйти на удаленку без прекращения работы с документами. Системы ЭДО обеспечивают доступ к файлам с любого устройства.
Эксперты Диадока помогут с привлечением контрагентов: расскажут, как подобрать эффективный способ рассылки приглашений к электронному документообороту, поделятся шаблонами писем, новостей и скриптами разговора. Если же партнер уже работает через ЭДО, но использует систему другого оператора, для обмена документами понадобится лишь настройка роуминга.
При этом подключение к электронному документообороту не обязывает компанию начинать онлайн-обмен документами со всеми контрагентами сразу. Все зависит от конкретного решения, в Диадоке вы можете как пригласить контрагентов к ЭДО, так и отказаться от взаимодействия.
Как оформить отказ от электронного документооборота
Если вы пока не готовы переходить на ЭДО с кем-то из контрагентов, отказать нужно так, чтобы соблюсти деловой этикет и в будущем вернуться к вопросу перехода на ЭДО.
Ответное письмо может быть составлено в свободной форме — никаких регламентов в этом отношении нет. Но для оформления аргументированного и вежливого отказа можно обратиться к правилам составления официальной корреспонденции. Они предполагают следующее:
- Текст должен состоять из трех условных частей: вступления, основного раздела и заключения. В начале письма напишите обращение и заголовок, в основной части сообщите об отказе, а в конце укажите дату и поставьте подпись.
- Стоит придерживаться сдержанного, лаконичного стиля. Сообщать об отказе нужно максимально корректно и грамотно, но конкретно и прямо. При этом необязательно объяснять свою мотивацию, но указание причины будет только плюсом.
- Желательно выразить благодарность за предложение и оказанное внимание, а также дать понять, что вы не против продолжать сотрудничество.
- Оформить письмо с отказом можно как на простом листе бумаги, так и на бланке организации с реквизитами и логотипом. Для придания официального статуса документ может подписать уполномоченный сотрудник. Перед отправкой в адрес организации поставьте на документе номер и дату.
Другая ситуация, если в вашей компании уже налажен ЭДО, но руководитель не планирует настраивать обмен электронными документами с конкретным контрагентом. В этом случае отказать можно как с помощью письма, так и в самой системе ЭДО. К примеру, в Диадоке вы можете просто не принять приглашение от кого-то из партнеров — и продолжить «бумажное» взаимодействие.
Образец письма об отказе от ЭДО
Утвержденной формы письма об отказе от электронного документооборота нет. Однако с приведенными выше рекомендациями можно составить свой вариант. Ориентируйтесь на следующий образец:
Главному бухгалтеру ООО «Компания»
Ответ на предложение о переходе на электронный документооборот
Уважаемый Иван Иванович!
Благодарим за проявленное внимание к нашей компании и приглашение перейти на электронный документооборот в рамках нашего взаимодействия. Мы ознакомились с темой и внимательно изучили ее аспекты, узнали, кто из наших контрагентов пользуется такими системами и почему.
К сожалению, вынужден сообщить, что пока мы не готовы принять данное предложение. Нас устраивает действующий документооборот бумажными версиями документов, и в ближайшее время мы не рассчитываем на изменения в работе нашей компании.
Надеемся на ваше понимание и на то, что это не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Мы с радостью продолжим работу в прежнем ключе.
Главный бухгалтер ООО «Фирма» ____________________ Петров П.П.
Что делать в случае отказа контрагента перейти на ЭДО
Если контрагент отказал вам в переходе на электронный документооборот, есть несколько вариантов действий. Первый — не делать ничего и продолжить взаимодействие в привычном бумажном формате. Второй — вовсе отказаться от партнерства с контрагентом, что может быть не лучшим исходом для обеих сторон.
Всегда можно попробовать переубедить партнера, особенно если нет уверенности в том, что он откажется еще раз. Узнайте причину отказа, приведите аргументы и поделитесь своим опытом. Как правило, в компаниях руководствуются причинами:
- Через ЭДО работает мало контрагентов. На сайте Диадока вы можете заранее проверить по ИНН/КПП, кто уже работает в системе или имеет техническую возможность. С учетом результатов этой проверки будет проще принять решение.
- Приглашать каждого бизнес-партнера к ЭДО индивидуально — это долго. Чтобы сократить время на эту процедуру, можно сделать массовую рассылку приглашений в Диадоке, составление писем облегчат готовые шаблоны.
- Нужны финансовые вложения. На деле переход на ЭДО не требует больших затрат и лишних средств, тем более что сэкономленное на административных расходах компенсирует ваши вложения.
Еще одним аргументом на чаше весов в пользу ЭДО послужит принятая в конце 2020 года «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ был разработан ФНС совместно с бизнес-сообществом и стал дополнительным доказательством взятого государством курса на цифровизацию.
Основание концепции — сформулированный комплексный подход к регулированию в области ЭДО. Она описывает цели и указывает основные направления развития ЭДО в России. В документ включен план мероприятий, среди которых:
- проработка порядка взаимодействия при обмене электронными документами,
- создание форматов электронных документов, которые использует бизнес,
- развитие информационной системы ФНС и другое.
Реализация концепции, по планам правительства, позволит уже до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Предполагается, что с 2022 года общее количество электронных документов ежегодно будет расти не менее чем на 20 %.
Источник: 59-kontur.ru