Как подготовить бизнес-поездку шефа так, чтобы вам потом сказали спасибо? В каком порядке действовать? Как искать гостиницу и билеты, как организовать трансфер? Какие изменения в документировании командировки произошли в январе 2015 года?
«При подготовке к сражению я всегда находил,
что планы бесполезны, но планирование – обязательно!»
Д. Эйзенхауэр
П оговорим о таком тривиальном явлении в бизнесе, как командировка. Несмотря на то что каждый помощник и секретарь регулярно готовят данный процесс, давайте еще раз остановимся на основных его этапах, и, возможно, вы узнаете дополнительные тонкости.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Деловые поездки могут осуществляться в пределах города (местные командировки) и с выездом в другие населенные пункты и даже государства. Как правило, подготовка командировок осуществляется по типовой схеме, однако на нее влияет то, в каком статусе будет представлен руководитель в командировке: почетный гость, VIP-персона, член делегации, участник конференции, деловой партнер и т.д.
Теперь командировки — это просто!
Если руководитель пребывает в статусе почетного гостя, VIP-персоны или участника конференции, возможно, что усилия по бронированию мест в гостинице и билетов возьмет на себя принимающая сторона.
Если ваш руководитель является членом делегации, возможно, что координацию действий по бронированию мест в гостинице и билетов примет на себя организатор поездки.
В данной статье мы будем рассматривать тот случай, когда все действия по организации поездки руководителя берет на себя его секретарь-референт. Итак, приступим!
«Чего изволите?»
- о датах (день, месяц) его (коллег) приезда / отъезда;
- списке сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы);
- способе передвижения (на машине, самолетом, поездом);
- удобном времени прибытия / отправления;
- форме оплаты билетов;
- уровне гостиницы, типе бронируемого номера, форме его оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет).
Бронирование гостиницы
Предоставление гостиничных услуг на территории России должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.
На класс (т.е. уровень сервиса) гостиницы, как в России, так и за рубежом, как правило, указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5. Классификация номеров гостиниц делит их по таким показателям, как площадь номера, вид из окна, обстановка и т.п. Их обозначают:
- STD (standart) – стандартная категория номеров в гостинице;
- BDR, BDRM (bedroom) – номер со спальней;
- superior – номер большего размера, чем стандартный;
- corner room – угловая комната;
- balcony – номер с балконом;
- studio – студия, однокомнатный номер больше стандартного, со встроенной кухней;
- family room – семейный номер, размером больше стандартного;
- family studio – номер на одну семью с двумя смежными комнатами;
- king size или extra bed – номер с большой кроватью для семейной пары;
- suite – номер больше, чем стандартный, с гостиной и спальней, оборудованием высокого качества и дорогой мебелью;
- suite mini – номер улучшенной категории;
- junior suite – однокомнатный двухместный номер улучшенной планировки и большого размера;
- de luxe – номер, аналогичный junior suite, но с более дорогой обстановкой;
- executive suite, suite senior – номер повышенной комфортности, состоящий из двух и более комнат;
- business – большой номер с оргтехникой (например, компьютером или факсом), пригодный для работы;
- honeymoon room – номер для молодоженов;
- connected rooms – совмещенные номера, имеющие дверь-проход из одного в другой;
- duplex – двухэтажный номер;
- apartment – номера, приближенные к виду современных квартир, имеющие места для приготовления еды, как двух- и более комнатная квартира;
- president – самый роскошный номер в гостинице, в нем кабинет, несколько спален, два-три туалета.
На сегодняшний день количество ресурсов, на которых можно выбрать подходящую гостиницу, – огромно. Лично мне самым удобным для поиска подходящих вариантов видится старый добрый www.booking.com, на данном сайте вы без труда сможете забронировать номер как под банковскую карточку, так и без нее. Обычно гостиницы предлагают клиентам различные формы оплаты:
Помощник руководителя обязанности | Работа помощник руководителя | Бизнес ассистент функции
- предварительную по безналичному расчету,
- банковскими карточками (предварительно или по прибытии) или наличными денежными средствами (по прибытии).
Первоначальные параметры поиска устанавливаются на главной странице этого ресурса (см. Рисунок 1), а после вывода на экран отфильтрованных вариантов отелей поиск можно дополнительно сузить, используя большее число критериев (Рисунок 2). Далее начинаете анализировать найденные варианты, и несколько понравившихся вам отнесите на утверждение (окончательный выбор) шефу, прокомментировав, чем они хороши и чем отличаются.
Когда я сама собираюсь в путешествие за границу, то, выбрав подходящую мне гостиницу на www.booking.com, обычно проверяю, можно ли забронировать номер на более выгодных условиях. Для этого пользуюсь ресурсом www.roomguru.ru. На главной странице этого сайта вписываю в нужные поля выбранную гостиницу, даты; в результате поисковая система выдает информацию, по какой цене номера в выбранной гостинице предлагаются различными туристическими сайтами. По гиперссылкам можно сразу переходить на эти сайты с самыми выгодными на текущий момент по стоимости предложениями и, если остальные условия (способ оплаты и пр.) подходят, бронировать.
Разные туристические сайты предлагают своим пользователям интересные бонусные программы. Например, на www.hotels.com действует акция «Наберите 10 суток и получите 1 сутки бесплатно», причем независимо от того, бронируется ли проживание для командировки или для личных целей. Каждый сайт пытается удержать своих пользователей, предлагая доступ к секретным ценам и промокоды (www.hotels.com), горящие предложения (www.booking.com) и др. Не поленитесь зарегистрироваться на этих сайтах и будете регулярно получать все спецпредложения, сэкономив как свои личные денежные средства, так и ресурсы компании.
В последнее время командированные и просто туристы предпочитают останавливаться не в отелях, а в частных квартирах, предлагаемых специализированными сайтами (www.airbnb.ru и пр.), которые позволяют посмотреть на город проживания глазами местного жителя, приводя рейтинги, сформированные на основании отзывов предыдущих жильцов. Согласитесь, интересно приехать, скажем, в Питер или Рим и пожить там в квартире как «местный», да еще и со всеми удобствами (оборудованной кухней, стиральной машиной, гладильными принадлежностями и пр.). Не говоря уже о том, что это зачастую оказывается существенно дешевле, чем проживание в гостинице.
А теперь несколько практических советов о том, как можно сориентироваться в незнакомом вам городе. Если кто-то из коллег уже ездил туда или даже к тому партнеру, то у него можно попробовать проконсультироваться, какой район города удобен для размещения (близок к вокзалу и конечной цели командировки, что вокруг: метро, центральная пешеходная зона с сувенирными лавочками и кафешками или спальный район на окраине), понравилась ли гостиница, в которой он останавливался и почему. Аналогичные сведения можно уточнить и у секретаря принимающей стороны. После этого найдите в Интернет карту этого города и сопоставьте полученные данные для правильного выбора местоположения отеля. Воспользуйтесь и отзывами путешественников, которые делятся своими впечатлениями как на туристических сайтах, так и в специализированных форумах (например, «Форум Винского»: forum.awd.ru), интернет-справочниках («Тонкости туризма»: tonkosti.ru и пр.).
После возвращения руководителя поинтересуйтесь, удачен ли оказался выбор, что понравилось, что доставляло неудобства. И запомните его ответ, чтобы постепенно уяснить его истинные предпочтения и в следующий раз сделать более грамотный выбор.
Источник: delo-press.ru
Оптимизация командировок. Электронные документы и онлайн-сервисы в помощь бизнесу и бухгалтеру
Если служебные поездки сотрудников носят регулярный характер, руководству пора задуматься об автоматизации процессов. Это значительно сэкономит не только деньги, но и откроет новые возможности, например, бухгалтеру не придется вручную вносить авансовые отчеты в 1С. Объясняем, как организовывать командировки онлайн и оформлять документы в электронном виде.
Почему ручное оформление командировок — это путь к штрафам и убыткам
Чаще всего в компаниях организацией деловых поездок ( покупкой билетов, бронированием отелей, сбором закрывающих документов ) занимается офис-менеджер. Если бизнес небольшой, эти задачи могут быть возложены на бухгалтера.
Проведение всех операций вручную занимает много времени , а потому не всегда есть возможность вдумчиво искать удобные рейсы, рационально подбирать жилье, напрямую связываться с перевозчиками, администраторами гостиниц и т. д.
В 2022 году ситуация осложняется еще и тем, что два крупнейших сервиса по поиску жилья в аренду — Booking и Airbnb прекратили работу в России . Теперь подбор отелей и расчет с ними — настоящий квест.
Кроме того, сотрудники постоянно теряют чеки, посадочные талоны, билеты, квитанции . А на восстановление документов компания тратит не только дополнительное время, но и финансы.
Например, получить дубликат посадочного талона в авиакомпании — платная услуга.
Суету с бумагами часто оставляют на потом. В результате часть расходов так и остается неподтвержденными.
Рано или поздно может нагрянуть налоговая проверка, которая выявит, что закрывающих документов у компании нет, а надлежащее обоснование затрат отсутствует. Тут вам и штрафы, и пени, и недоимка по налогам. Если нарушения выявлены в части выплаты суточных, то компании грозит еще и перерасчет взносов и НДФЛ по сотрудникам.
Еще одна проблема — согласование командировок . Представьте, что получить одобрение на полет в другой город можно только у директора, а предварительно нужно написать служебную записку, указать цель, срок командировки и примерный перечень расходов, потом получить одобрение бухгалтера и калькуляцию, потом кадровик передаст приказ на подпись и только затем менеджер или сам сотрудник станет покупать билеты и бронировать жилье.
Пока закончится такая эстафета, командировка вообще может стать неактуальной, или билеты закончатся, или еще что-то произойдет, что, например, изменит сумму расходов — и вперед по-новой на согласование.
Пора разобраться с этой бюрократией и начать работать по-другому: быстрее, удобнее и надежнее.
Какие процессы можно перевести в онлайн
Заказ билетов и бронирование отелей
Самую сложную и трудоемкую часть работы по организации командировок можно автоматизировать.
На платформе Smartway бронированием гостиницы и покупкой билета может заниматься не только трэвел-менеджер или секретарь, но и сам сотрудник, которому предстоит деловая поездка. Чтобы он не выходил за рамки разумного, компания устанавливает лимиты по стоимости .
Если затраты на командировку не вписываются в бюджет, требуется дополнительная виза руководителя. При этом все согласование происходит онлайн — в личном кабинете пользователя. Таким образом, дополнительно экономится время на звонки и электронную переписку.
Оформление документов перед командировкой
Приказ о направлении в командировку не является обязательным кадровым документом в 2022 году, однако многие компании продолжают его оформлять по форме № Т-9 или № Т-9а. Приказ подписывает руководитель или другой уполномоченный сотрудник ( например, заместитель генерального директора ).
Еще два документа, которые обычно составляются перед поездкой — служебное задание и командировочное удостоверение . В них указываются срок пребывания и конкретные даты, место, цель направления, задачи, планируемые траты. Можно разработать форму задания самостоятельно или использовать унифицированный бланк № Т-10а.
Их использование тоже не обязательно, но такие оправдательные документы помогут защитить расходы компании перед налоговиками, аудиторами и в суде.
Перечисленные документы составляет работодатель. Со стороны работника может потребоваться:
- Письменное согласие на работу в выходные (если выполнение поручения в другом городе как раз приходится на субботу, воскресенье или праздничные дни).
- Служебная записка или заявка на командировку (особенно актуально, если сотрудник отправляется в поездку на своем личном или арендованном транспорте, и период пребывания нельзя подтвердить билетами).
- Список сотрудников, которые находятся в командировках, актуализируется автоматически.
- Стандартизированы формы заявок на командировки.
- Изменения отражаются в табеле учета рабочего времени.
- Все необходимые кадровые документы: приказ, командировочное удостоверение и т.д. формируются в программе автоматически. Руководитель может удаленно подписать их с помощью электронной подписи.
3. Получение документов, которые подтверждают расходы сотрудника в командировке
К таким документам относятся: проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов, посадочные талоны и т. д.
Для работника бывает проблематично собрать все документы вместе, ничего не забыв и не потеряв в пути. Голова в деловой поездке обычно занята совершенно другими вещами, и из кипы квитанций немудрено чего-то не досчитаться.
Учтите, не все гостиницы выдают справки, подтверждающие проживание, поэтому лучше бронировать онлайн и оплачивать услуги по безналу. В таком случае для отчетности подойдут обычные закрывающие акты от отеля.
Желательно минимизировать наличные расходы : перевести все траты в безналичный расчет и собирать закрывающие документы непосредственно с контрагентов.
Сложнее всего с такси . Как известно, при оплате наличными таксисты чеки не выдают. Рекомендуем пользоваться агрегаторами и сервисами, с которыми у компании заключены договоры о корпоративных перевозках.
Smartway решает проблему с фиксацией расходов на такси. Сотрудник делает заказ в привычном мобильном приложении, а оплата проходит со счета компании в личном кабинете сервиса. На перемещения по городу также можно установить любые ограничения, например, разрешить командированному поездки только в рабочие дни и только эконом-класса.
4. Оформление авансового отчета
По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет для бухгалтерии ( в учетной политике и положении о командировках необходимо указать срок такого отчета ).
К отчету надо прикладываются документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки: проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (п. 26 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Если какие-то документы были утеряны работником в пути, расходы считаются неподтвержденными и не могут быть включены в отчет.
С сервисом Smartway ни сотрудник, ни бухгалтер не волнуются о потерянных документах. Все закрывающие документы автоматически появляются в личном кабинете компании сразу после покупки услуги. Бухгалтеру остается только собрать данные и внести их в авансовый отчет. Благодаря интеграции сервиса с программой 1С, процесс не занимает много времени.
Получается, что современным компаниям гораздо выгодней один раз оцифровать командировочные процессы , чем тратить на организацию поездок время своих сотрудников, терпеть финансовые потери из-за нерационального подбора жилья, покупки неудобных рейсов.
Кроме того, сервис помогает бухгалтеру и кадровику оптимизировать оформление командировочных документов. Остается только проверить авансовый отчет, который подготовит программа после поездки.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста
Оставьте заявку и получите доступ!
Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.
- #электронные документы
- #командировочные расходы
- #авансовый отчет
- #служебная командировка
- #smartway
Источник: www.klerk.ru
500 советов секретарю
Важное место в работе секретаря занимает организация деловых поездок руководителя. В чем же заключаются функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов?
1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. п.
2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:
а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;
б) способ передвижения;
в) бронирование мест в гостиницах;
г) места посещения и проезд к ним;
д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).
3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.
4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. п.).
Перечень документов необходимых руководителю в командировке:
1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);
2) авиабилеты или железнодорожные билеты;
3) командировочное удостоверение;
4) служебное задание.
Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание (форма № Т-10а), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.
Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а).
Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России.
В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24 ч включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Например, поезд отправляется 29 января в 23 ч 50 мин (вокзал находится в черте города), первым днем командировки в этом случае будет считаться 29 января. Если самолет вылетает 30 января в 0 ч 40 мин, а до аэропорта надо добираться 2 ч, то первым днем командировки все равно будет считаться 30 января.
Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки. Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется сотруднику, ответственному за командировки, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки. В небольшой фирме в качестве ответственного лица за командировки может выступать секретарь.
Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам. То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись.
После возвращения руководителя из командировки секретарь:
1) информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия;
2) обрабатывает материалы командировки;
3) оформляет отчетные документы.
При работе над отчетом секретарь должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно отчет включает три раздела:
1) обоснование необходимости командировки;
2) последовательность решения вопросов;
3) выводы и рекомендации.
В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Секретарь должен выяснить:
1) по какому вопросу прибыл посетитель;
2) узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему;
3) отметить командировочное удостоверение.
Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации.
При соблюдении этих нехитрых правил организации поездок командировки будут способствовать процветанию вашей фирмы, а не ее разорению.
Подводя итоги: от того, насколько грамотно и профессионально вы подготовите командировку руководителя, во многом зависит ее результат, а соответственно и отношение руководителя к вам как профессионалу.
Источник: www.livelib.ru