Программа как вести учет в магазине

Учет товаров: как исключить воровство и увеличить прибыль

Владельцы магазинов теряют доход из-за ошибок персонала и контрагентов. Поставщик привозит меньше, чем заказали. Продукты доставляют поздно — срок годности выходит быстрее, чем их успевают купить. Кассир случайно обвешивает покупателя или нарочно присваивает выручку. Контролировать процесс на каждом этапе помогает учет товаров.

• Приемка
• Назначение цены
• Продажа
• Работа кассиров
• Возврат
• Списание

Что такое учет товара

• когда товар поступил по накладной от поставщика,
• сколько заплатили поставщику,
• как перемещали между складами и магазинами,
• когда продали на кассе,
• какую выручку и прибыль получили,
• сколько налогов должны государству.

Владелец единственного ларька обычно ведет учет в тетради, небольшого магазина — в Excel или облачном сервисе, супермаркета или сети магазинов — в товароучетной системе вроде 1С. Мы расскажем об учете на примере облачного сервиса для небольшого магазина, использующего онлайн-кассы.

Как в магазине у дома учет вести. БУХГАЛТЕРИЯ в продуктовом магазине. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Пользователь Дримкас Учета принимает товар по накладной, заводит в базу и назначает розничную цену. Кассир продает товар на кассе. Сервис показывает выручку, прибыль и маржу

Зачем вести учет в магазине

Цель учета товаров — повысить эффективность бизнеса. Для этого владелец магазина анализирует каждый этап от поставки до продажи и принимает решения: какие товары и когда заказать, с какими поставщиками работать, как лучше организовать приемку, кого из сотрудников уволить или лишить премии. Все это помогает сокращать расходы и увеличивать доход.

Бонус: учет готовит предпринимателя к новому бизнес-процессу — работе с маркированными товарами. Новый процесс нужно освоить и обучить сотрудников. Когда магазин внедряет учет, ему уже не нужно менять текущие процессы, чтобы продавать сигареты, одежду, обувь и другие товары с кодами маркировки.

Минимизировать воровство. Учет помогает определить сотрудников, которые теряют и воруют товары. Когда в магазине недостача, владелец сразу видит причины. Кассир авторизуется в начале смены, а в конце видно, сколько он продал и по каким ценам. Результаты можно сравнить с работой других кассиров, найти проблему и возместить убытки.

Систематизировать закупки. В мелком ларьке владелец смотрит на полки и записывает в тетрадь, какие товары заказать, — это тоже учет. В магазине с тысячей товаров тетрадью не обойтись. С помощью сервиса учета предприниматель контролирует остатки и точно знает, когда заказывать новые товары.

Не «замораживать» деньги на складе. Когда владелец магазина знает, что и когда закупать, товар не залеживается на складе. Поставщик привозит товары в нужном объеме, покупатели их разбирают — поставщик получает новый заказ. Оборотные средства работают, их не «замораживают» в виде товаров на складе.

Как вести учет товаров и материалов на складе или магазине. Складской учет в Гугл таблицах

Сократить персонал. Магазин нанимает сотрудников, чтобы вести учет в тетради или держать всё в голове. Это лишний персонал: кладовщик, товаровед, управляющий. С сервисом учета можно обойтись без этих работников. В системе просто следить за остатками, контролировать работу кассиров и устанавливать цены.

Нагрузка на бухгалтера тоже снижается: он может выгрузить из сервиса документы с подробными отчетами.

Сократить расходы. Магазин не тратит лишних денег, когда нет воровства, лишних расходов на сотрудников и несвоевременных поставок. Учет дополнительно помогает проанализировать закупки и выбирать поставщиков с лучшими ценами. Владельцу доступна история закупок. Поставщик предлагает цену меньше — прибыль выше.

Подготовиться к маркировке. В России стартовала обязательная маркировка товаров, поставщики уже привозят сигареты с кодами Data Matrix. Процесс учета похож на работу с маркированными товарами: магазин принимает товары по коду — ставит на баланс, продает — списывает с баланса. Если в магазине налажен учет, работу с маркированными товарами отдельно выстраивать не придется.

Учет товара в Кабинете Дримкас

Магазин принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета. Дальше можно установить цену, скидку и напечатать ценники.

Сервис заменяет товароучетную систему, Excel и другие программы.

Учет товаров при приемке

Учет помогает на основных этапах приемки. Чтобы заказать нужные товары, предприниматель смотрит остатки. Когда принимает товары у поставщика — заносит данные из накладной. После этого с товаром можно работать в сервисе учета: устанавливать цену, перемещать со склада в магазин, проводить акции. При продаже и оформлении возврата данные тоже попадают в сервис учета.

Заказ. Предприниматель видит в программе, каких товаров нет или осталось мало, и заказывает нужные. На складе будут только востребованные товары.

Приемка. Сотрудник магазина сверяет товары с накладной. Если всё верно, подписывает накладную и заносит товары в сервис учета. Это проще делать с помощью сканера штрихкодов. Напротив каждого товара сотрудник выставляет количество.

Товары автоматически загружаются на кассу.

Перемещение. В сервисе учета товары перемещают между складом и отделами магазина. Владелец магазина точно знает, что есть в наличии и где находится.

Владелец магазина «Продукты 24» смотрит остатки товаров в сервисе и заказывает поставщику недостающие. Привозят молоко, хлеб и яйца. Работник магазина осматривает груз и проверяет по накладной, сканирует товары и заносит в систему. На сервисе видно, какой товар в наличии и в каком отделе.

Учет цен на товары

Магазин учитывает две главных цены — закупочную и розничную. При приемке сотрудники фиксируют стоимость товара у поставщика, позднее добавляют розничную цену. Иногда магазин устраивает акции, чтобы продать товар быстрее. Например, снижает наценку на товар.

Цена поставщика. При приемке сотрудник магазина заносит в сервис учета товары, их количество и цену поставщика. Это нужно, чтобы отслеживать стоимость закупки и вовремя менять поставщиков.

Назначение розничной цены. Перед выкладкой на витрину сотрудник магазина назначает товару розничную цену. Для этого используют наценку, например в 20%, или указывают цену для каждого товара вручную.

Раньше в магазинах работали товароведы. Они брали товары со склада, укладывали в корзину, потом по очереди доставали, сканировали, записывали количество и клали в другую корзину. Только потом товар выкладывали на витрину. С учетом все это не нужно.

Акция. Иногда на товар снижают наценку. Например, у молока в тетрапаке выходит срок годности — наценку меняют с 20% до 5%, чтобы продать быстрее.

Работник универсама «Удача» принимает газировку, вводит количество бутылок и цены из накладной. Наценка для газировки стандартная — 25%. В карточке каждого товара на сервисе учета видно историю закупок: когда, у кого и по какой цене. Владелец универсама следит за ценами и меняет поставщиков, чтобы увеличить прибыль.

Дримкас Учет хранит историю цен поставщиков для каждого товара

Учет продажи товаров

Когда сотрудник магазина назначил товарам розничные цены, он печатает ценники и выкладывает в торговый зал. Учет помогает синхронизировать цену на кассе и в ценнике. Так магазин избегает ошибок, недовольства покупателей и штрафов.

Ценники. Магазин печатает ценники после добавления розничной цены. Важно, чтобы они совпадали с информацией на кассе. Иначе предприниматель столкнется с недовольством покупателей и штрафами. Учет помогает загрузить новые цены на кассы и исключить расхождения.

Продажа. При продаже товар вычитается из остатков, а стоимость проданных товаров добавляется к выручке. На основе оптовой и розничной цен программа рассчитывает прибыль и маржу.

Минимаркет хорошо отработал выкладку и продажу товаров. Сначала товарам назначают розничную цену в сервисе учета, эти данные автоматически загружаются на кассу, и только тогда сотрудники печатают новые ценники. Цены всегда актуальны, в магазине не бывает конфликтов с покупателями из-за ценников.

Учет работы продавцов

Чтобы уменьшить расходы, предприниматель контролирует работу продавцов. Кассиры ошибаются в суммах, забывают взять деньги, иногда обвешивают покупателей и присваивают выручку. С учетом владелец магазина знает, какой кассир работает недобросовестно, и требует возмещения убытков.

Смены. Кассир авторизуется на кассе в начале смены — выбирает свое имя из списка. Учет собирает статистику работы сотрудника.

Анализ работы. Владелец магазина видит в сервисе учета, сколько купили товаров в этот день, по какой и цене и что еще осталось. Если выручки или товаров на складе не хватает, легко увидеть, в чью смену образовалась недостача.

Санкции. Хороший руководитель опирается на факты, когда решает наказать сотрудников за ошибки. У него на руках отчеты за работу по сменам: выручка, прибыль и количество проданных товаров. На этом основании можно предъявить претензии, сделать выговор и вычесть недостачу из зарплаты.

В магазине продают мясо. Продавец Мария берет курицу, взвешивает ее — весы печатают этикетку. Мария считывает этикету сканером и печатает чек. Данные о продаже попадают в сервис учета. Воровство исключено.

Если к весам прикрепить гирьку и обвешивать покупателей — вес товара при приемке и при продаже не совпадет. Владелец магазина увидит махинации.

Учет возврата товара

Когда покупатель возвращает товар, кассир пробивает чек возврата и отдает деньги. Операция попадает в сервис учета: к остаткам прибавляется количество товаров, которые вернули.

Возврат на кассе. Кассир может забрать не подходящий товар и выдать покупателю деньги. Если покупатель платил наличными и возвращает товар в день покупки — из денежного ящика. Если платил картой — продавец отменяет безналичную транзакцию. Если товар возвращают в другой день, нужно отправить деньги обратно на карту.

Документы. Возврат подкрепляют документами: кассовым и товарными чеками, заявлением от покупателя с причинами. Документы на возврат помогут бухгалтеру возместить НДС или уменьшить доход, если организация работает на упрощенке.

Возврат на баланс. Сервис учета синхронизируется с кассой, товар автоматически возвращается на баланс. В остатках количество увеличится.

Девушка вернула в магазин одежды платье, которое не подошло. По закону у нее было 14 дней на возврат, она уложилась в срок. Продавец берет чек и дает форму заявления на возврат. С этими документами он печатает чек возврата. Сервис учета автоматически добавляет товар в остатки.

Учет списания товаров

Магазин списывает товар, когда его нельзя продать: потерялся, испортился, у него вышел срок годности. Учет помогает выявить недостачу и актуализировать остатки.

Инвентаризация. Чтобы точно знать остатки, магазин проводит инвентаризацию. Ответственный сотрудник выгружает из сервиса учета файл, печатает и сравнивает с реальным количеством товаров. Товаров оказалось меньше — это недостача. Общее количество верное, но одних товаров не достает, а других слишком много — это пересортица.

Документы. Недостачу или пересортицу нужно зафиксировать актом и указать причины.

Снятие с баланса. Реальные остатки в магазине сотрудник актуализирует с сервисом учета — выгружают текущие и загружают фактические.

У кефира в молочном отделе вышел срок годности. В конце смены работники магазина проводят инвентаризацию и списывают товар — оформляют акт. На сервис учета загружают фактические остатки.

Что нужно знать об учете товаров

1. В сервис учета заносят данные на каждом этапе: приемка, назначение розничной цены, продажа, возврат и списание.
2. Учет помогает отследить движение товаров от поставщика до конечного потребителя и контролировать остатки на складе.
3. Сервис повышает эффективность бизнеса: с ним магазин исключает воровство кассиров, систематизирует закупки, не «замораживает» деньги на складе.
4. С учетом магазину не нужен кладовщик, товаровед и управляющий. Бухгалтер получает готовые отчеты и тратит меньше времени.
5. Учет товаров похож на работу с маркированной продукцией. Магазин внедрил учет — значит, готов к обязательной маркировке.

Учет товаров без бухгалтерских программ

Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж.

Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.

Павел Толстоносов

Генеральный директор компании «Дримкас». Разрабатывает кассовые решения больше 5 лет. Участвует в процессе на всех этапах: от создания прототипа до продажи устройства.

Источник: dreamkas.ru

Автоматизация цветочного магазина: как выбрать программу и организовать учёт

Начинающие предприниматели находят цветочный бизнес выгодным направлением деятельности: как правило, без цветов не обходится ни один праздник, а ещё это беспроигрышный вариант подарка к любому событию.

Чтобы бизнес приносил прибыль, необходимо правильно выстроить бизнес-процессы и автоматизировать товароучёт с продажами. В новой статье расскажем об особенностях направления цветочного бизнеса, о том, какую программу выбрать и как цветочному магазину грамотно организовать учёт.

Особенности цветочного бизнеса

Если вы решили открыть цветочный магазин, не упускайте из внимания следующие моменты:

• Сезонность влияет на продажи цветов. Конечно же, флору покупают круглогодично, однако высокий спрос на цветы появляется в период крупных праздников: 14 февраля, 8 марта, 1 сентября, День учителя и т.д.;
• Закупка товара партиями. Как правило, предприниматель приобретает цветы партиями, а продаёт их – поштучно. Чтобы вся информация о закупках и продажах совпадала, необходимо вести грамотно товарный учёт;
• Свежесрезанные цветы – это товар, который быстро портится. Цветочные магазины чаще других проводят операции по списаниям, уценке или назначению скидок;
• Заведение номенклатуры. Продавая цветы, предприниматель должен сформировать итоговую стоимость исходя из номенклатуры чека. Например, покупатель может попросить добавить к цветам упаковку. Также у продавца в ассортименте бывают сопутствующие товары, например, – подарки.

Риски отсутствия автоматизации

Многие предприниматели на старте бизнеса предпочитают экономить на автоматизации торговых процессов. Например, владельцы магазинов ведут учёт по старинке – в журналах или таблицах Excel. Но работая без автоматизации, цветочники рискуют столкнуться со следующими проблемами:

• Отсутствие понимания, какое количество товаров имеет магазин. Если учёт не автоматизирован, продавец должен записывать все продажи вручную. Из этого может выйти путаница: к примеру, из-за большого наплыва людей продавец не успеет вовремя сделать запись в журнале. Или при учёте сотрудник может допустить ошибку: составить букет из одних цветов, а отразить в тетради другие;
• Ручной контроль. Большая часть времени будет уходить на постоянное отслеживание за точным количеством проданных цветов, товарных остатков в магазине;
• Невозможен рост бизнеса. Без автоматизации магазину проблематично увеличить прибыль: предприниматель не сможет грамотно прогнозировать продажи, выстраивать аналитику;
• Недобросовестный персонал. Риск обмана со стороны продавцов будет присутствовать всегда. Например, без автоматизированной учётной системы продавцы могут продать букет без применения кассы, чтобы забрать деньги себе.

Преимущества автоматизации цветочного магазина

В первую очередь, внедрение автоматизации снимет множество рутинных задач с предпринимателя. Кроме того, появится точная статистика о том, на каких товарах бизнес больше всего зарабатывает, а какие позиции хуже всего продаются.

Для ведения учёта товаров и работы с кассой подойдёт программа «Касса Розница», в которой доступны создание товаров вручную или их загрузка из файлов, а также контроль остатков в режиме реального времени.

Что даёт автоматизация? Возможности для цветочного магазина с «Кассой Розница»:

• Программа автоматически считает остатки товаров после продаж, списаний и оприходований. Продавцу не нужно будет пересчитывать продукцию в ручном режиме и записывать данные в журнал или Excel;
• Готовая номенклатура – экономия времени. Иногда кассирам приходится вбивать вручную длинные позиции. Чтобы этого избежать, в программе можно завести номенклатуру и выбирать её из списка при продаже;
• В кассовой программе доступна карточка товара с ценой – продавец не перепутает ценники и не ошибётся со стоимостью конкретных цветов. Чтобы пробить товар правильно, достаточно отсканировать штрихкод или найти позицию в приложении, набрав первые буквы номенклатуры в поиске;
• Работа с программой лояльности, скидками, инвентаризацией и списаниями. Свежесрезанные цветы – скоропортящийся товар. К примеру, чтобы провести операцию по списанию флоры, не нужно вносить данные в тетрадь или Excel. Списание также учитывается в программе;
• Современная кассовая программа поддерживает все виды приёма платежей. Наличными платить долго: покупателю нужно посчитать сумму, а после – пересчитать продавцу, вернуть сдачу. Если покупатель даёт крупную купюру, сдачи и вовсе может не оказаться в кассе. Оплата по карте или системе быстрых платежей (СБП) происходит быстро – без времени на пересчёт и отсчитывание сдачи;
• Автоматизированная аналитика. В цветочном бизнесе сезонность – одно из главных условий успешных продаж. С помощью грамотной аналитики можно отследить, в какие месяцы продаж больше, а в какие меньше всего, чтобы заранее спланировать закупки и продажи;
• Ведение партийного учёта. Закупая цветы партиями, в кассовой программе возможно отразить партийный учёт товаров.

Какое оборудование и ПО нужно для автоматизации цветочного магазина?

Перед покупкой оборудования нужно учесть реальные потребности своего магазина. Если вы планируете открывать маленькую точку продаж, можно обойтись недорогой техникой. Если у вас крупный бизнес – стоит вложиться в более производительное оборудование.

В первую очередь нужно приобрести:

• Компьютер, на который можно установить ПО для работы с кассовой программой и товароучётной системой;
• Онлайн-касса. Согласно закону, практически каждый предприниматель должен использовать онлайн-кассу – цветочный бизнес не исключение. К кассе потребуется купить фискальный накопитель (ФН) и банковский терминал, если магазин будет принимать оплату по безналу;
• Денежный ящик. Не обязательная покупка, но это безопасный инструмент для хранения наличных денег. Ящик можно открыть ключом, либо по команде кассовой программы;
• Кассовая программа. Например, для ведения торговли подойдёт программа «Касса Розница». С его помощью можно принимать оплату, вести товарный учёт, работать с лояльностью и многое другое;
• Сканер штрихкодов. В цветочном деле он нужен не всегда, однако при продаже сувенирных товаров, подарочных наборов, игрушек или при приёмке товара партиями отсканировать штрихкод будет быстрее, чем все данные вбивать вручную в программу.

Доставка цветов

Зачастую владельцы цветочного бизнеса занимаются доставкой самостоятельно – это помогает сэкономить на дополнительных расходах на курьерских службах доставки. В экосистеме «БИФИТ Бизнес» есть оптимальное решение: бесплатное мобильное приложение «Касса Курьер». Тарификация рассчитывается по количеству онлайн-заказов.

Мобильное приложение подходит тем, кому необходимо управлять собственными курьерами, работать с онлайн-заказами и принимать оплату на выезде. Подробнее о том, как организовать доставку цветочному магазину, читайте на нашем сайте.

Резюме

Чтобы успешно развиваться в цветочном деле, необходимо грамотно выстроить бизнес-процессы: от закупки качественных товаров и оказания клиентского сервиса до автоматизации торговли. Чтобы цветочному магазину не терять кучу времени на ведении товароучёта в тетрадях и таблицах, можно автоматизировать процесс.

Например, программа «Касса Розница» подойдёт как для работы с онлайн-кассой, так и для работы с самими товарами. А приложение «Касса Курьер» поможет организовать доставку собственных курьеров. Главное удобство – оба приложения работают в единой экосистеме «БИФИТ Бизнес». Это значит, что информация синхронизирована между приложениями без дополнительных интеграций, доработок и денежных вложений.

Источник: www.retail.ru