Программа кадровик что это

Содержание

Ведение кадрового делопроизводства актуально для компаний, в которых есть хотя бы один наемный работник. По закону работодатели обязаны оформлять множество документов на протяжении времени, пока сотрудник является частью организации. Трудоустройство должно начинаться с приказа о приеме на работу и заканчиваться распоряжением об увольнении.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

На объем и сложность документооборота влияет количество сотрудников, специфика деятельности, организационно-правовая форма предприятия и другие факторы. Автоматизация кадрового делопроизводства актуальна и для компаний, и для разработчиков ПО.

В статье вы узнаете о программах для ведения кадрового учета или для HRM, т.е. управления персоналом, а также о причинах востребованности этих продуктов в бизнес-сегменте.

Функции программ для отдела кадров

Ядро практически каждой программы для ведения кадрового учета состоит из структуры организации и штатного расписания, которое содержит информацию о графике работы, количестве ставок, условиях труда и его оплаты. На уровне ниже — данные о сотрудниках. Они включают личную информацию, сведения об образовании, составе семьи и т.д.

С чего начать будущему кадровику — Елена А. Пономарева

Рисунок 1. Принцип работы программ для кадрового документооборота

События в жизни предприятия, которые касаются кадрового делопроизводства, должны быть документально оформлены. Зарплата персонала как важная часть расходов компании напрямую зависит от отпусков, больничных и т.д. Их оформление необходимо, чтобы корректировать начисления и выплаты. Документы остаются в базе данных для аналитики и отчетности в госорганах и различных фондах.

Преимущества ПО для ведения кадрового учета

Цифровизация в России коснулась всех сфер жизни, в том числе кадрового учета. Например, сегодня можно оформлять электронные больничные листы. Также компании могут сдавать отчетность без посещения отделений госорганов. Кроме того, в 2020 году начался переход на электронные трудовые книжки.

Сегодня ведение отчетности в цифровом виде — это не добровольный выбор, а обязанность организаций. Упростить кадровый учет помогает автоматизация процессов.

Чтобы оценить, какие преимущества дает автоматизированный кадровый учет и расчет зарплаты в «1С:ЗУП», можно ознакомиться с реальными кейсами.

Экономия времени при выполнении рутинных процессов

В небольшой компании, где текучесть кадров не превышает норму, а новые позиции появляются достаточно редко, доверить ведение документооборота можно любому сотруднику. Выполнение этой обязанности не будет требовать значительных временных затрат. На крупных предприятиях ситуация складывается по-другому.

Например, на машиностроительном заводе, где количество сотрудников превышает 500 человек, половине персонала может понадобиться в течение недели пройти квалификационные курсы. Работникам из разных цехов потребуется отметка в личном деле, которая подтверждает получение нового разряда. Кроме того, руководству будет нужно выпустить распоряжение для бухгалтерии о повышении тарифной ставки для тех, кто прошел курсы. Ручное выполнение таких процедур занимает примерно 2 рабочих дня, а при использовании ПО для кадрового делопроизводства — около часа.

Главное о работе кадровика. Что нужно знать о профессии?

Обеспечение порядка и контроля

Специальные программы помогают упорядочить процессы в отделе кадров, без чего автоматизация не имеет смысла. При применении кадрового ПО информация о сотрудниках хранится в системе, доступ к которой ограничен. Получить необходимые данные можно с помощью отчетов. Например, в строительстве и промышленности важно мониторить сроки действия удостоверений и других документов, которые выдают госорганы.

Расчет заработной платы

Общая цель кадровиков и бухгалтеров — правильно рассчитывать зарплату и своевременно ее выдавать. Если работники не берут отпуска, не уходят на больничные и получают фиксированный оклад, то для расчетов достаточно таблицы в Excel, однако в реальности такого не бывает.

Например, автопарк автоматизировал кадровое делопроизводство из-за перехода на усложненную систему оплаты труда для водителей автобусов. В таком случае нужно рассчитывать зарплату с учетом нескольких факторов. В утреннее время водители работают в соответствии со 2 классом вредности, после обеда — классом 3.2. Кроме того, нужно учитывать простои по вине автопарка. Без ПО отделу кадров придется тратить на сложные расчеты слишком много времени.

Программные продукты для ведения кадрового учета

Большинство российских организаций используют программы, которые разработаны компанией «1С». Конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» — флагманский продукт в области кадрового документооборота. Однако рынок предлагает и другие программы. Наиболее востребованные из них следует рассмотреть более подробно.

Модуль «Кадры» от компании «Парус»

Разработчики продукта предлагают функционал только для кадрового учета. Модуль позволяет:

составлять штатное расписание и создавать структуру предприятия;
вести учет внештатных подразделений;
принимать сотрудников на работу и назначать их на должности;
вести журнал отпусков и больничных;
хранить личные данные сотрудников;
вести учет переводов и перемещений;
собирать кадровую отчетность;
вести учет аттестаций и квалификационных категорий.

Рисунок 2. Модуль «Кадры»

ориентированность на специфику госслужбы;
возможность использования модуля «Зарплата» для расчета заработной платы.

отсутствие модуля для управления сотрудниками;
устаревший интерфейс.

«БОСС-Кадровик»

Это российский продукт, который позволяет вести кадровый учет, рассчитывать зарплату и автоматизировать управление персоналом.

расчет зарплаты;
обучение персонала;
аттестация и оценка сотрудников;
ведение отчетности по кадрам и зарплате;
охрана труда;
формирование мотивации;
планирование, подбор и учет сотрудников;
создание кадрового резерва.

Рисунок 3. «БОСС-Кадровик»

широкий HRM-функционал для управления сотрудниками;
интеграция с приложениями Microsoft Office.

ограниченный функционал расчета зарплаты;
небольшой пользовательский опыт из-за редкого применения на предприятиях.

Navision HR

Это полноценное HRM-решение. Использование этого ПО позволяет:

подбирать сотрудников;
вести учет кадровых документов и перемещений;
регистрировать информацию о работниках;
рассчитывать зарплату;
вести учет рабочего времени;
формировать кадровые отчеты.

Рисунок 4. Интерфейс программы

Преимущества Navision HR:

полный набор функций для кадрового учета и расчета зарплаты;
синхронизация с приложениями Microsoft;
современный интерфейс.

ограниченное подбором сотрудников количество процессов управления персоналом;
наличие только базовых документов для кадрового учета;
необходимость интеграции с дополнительными модулями для предоставления данных в госорганы;
расходы на внедрение и применение зарубежного ПО.

SAP HCM

Этот продукт учитывает потребности кадровиков и расчетчиков. SAP HCM позволяет:

подбирать сотрудников и развивать персонал;
составлять штатное расписание и создавать структуру предприятия;
вести кадровый учет с помощью основных документов;
создавать систему мотивации и KPI;
рассчитывать зарплату;
проводить кадровую аналитику и собирать отчетность.

Рисунок 5. Интерфейс SAP HCM

Основное преимущество ПО — возможность создать общую автоматизированную систему при условии того, что все процессы в компании базируются на SAP.

Недостатки SAP HCM:

сфокусированность на HR-процессах вместо регламентированного кадрового учета;
замедленное реагирование на изменения в законодательстве РФ.

Почему кадровики предпочитают «1С»

При создании «1С:ЗУП» были учтены особенности законодательства РФ и методов работы отечественных отделов кадров. Флагманский продукт линейки — версия КОРП — позволяет не только вести кадровый учет и рассчитывать зарплату, но и управлять сотрудниками. Кроме того, можно использовать «1С:ЗУП 8.3 ПРОФ» и другие версии ПО. При своевременном обновлении программа быстро реагирует на изменения в законодательстве, что позволяет применять только актуальные формы документов для кадрового учета.

С помощью «1С:ЗУП» можно принимать сотрудников на работу, формировать кадровые документы, начислять зарплату и т.д. Программа сохраняет историю действий без синхронизации с другими сервисами и потерь информации.

Преимущество «1С:ЗУП» — реализация всех возможностей в одном продукте.

Рисунок 6. Прием сотрудников на работу, в том числе списком

Рисунок 7. Увольнение с окончательным расчетом

Благодаря кадровым переводам в программе можно сразу изменять условия начисления зарплаты, включать или исключать работников из резерва и т.д. Это облегчает задачи кадровика и помогает ему помнить о корректировках.

Рисунок 8. Кадровые переводы

В программе можно создавать любые виды отпусков: основной, неоплачиваемый, ученический и др.

Рисунок 9. Операции с отпусками и больничными

Любые операции с отпусками можно провести с помощью одного документа.

Рисунок 10. Создание отпуска

Также программа позволяет работать с бумажными и электронными больничными.

Рисунок 11. Операции с листками нетрудоспособности

Штатное расписание содержит информацию о позициях в компании.

Рисунок 12. Штатное расписание

Рисунок 13. Позиции в штатном расписании

Четко регламентированная управленческая структура организации помогает оперативно проводить учет кадров и рассчитывать расходы на персонал. Это актуально, если предприятие ведет учет по возникновению затрат.

Рисунок 14. Структура предприятия

Рисунок 15. Аттестация персонала

Рисунок 16. Операции с квалификационными разрядами

Рисунок 17. Учет простоев и отсутствий работников

Чтобы создавать и отправлять электронные отчеты в госорганы, не нужно выходить из программы. В «1С:ЗУП» встроен сервис, который поддерживает использование ЭЦП.

Как выбрать программу для кадрового учета

Выбор программного продукта для автоматизации кадрового учета не так прост, как может показаться на первый взгляд. У нас есть немало клиентов, которые перед тем, как стать нашими, успели поработать (и разочароваться) в 2-3 «кадровых» программах. Возможно ли с первого раза выбрать идеально подходящий предприятию программный продукт? Да. С этой целью мы подготовили для наших читателей несколько советов.

Самое главное правило: если на презентации программы ее представитель говорит, что в ней есть все, что именно вам требуется, обязательно попросите, чтобы эти возможности были тут же продемонстрированы.

Обращайте внимание на базовый функционал

Обязательно попросите показать, как осуществляются в программном продукте базовые операции: прием на работу, увольнение, оформление отпуска. К сожалению, часто на демонстрации программы кадровики в первую очередь вспоминают об отраслевой специфике организации и совершенно забывают о тех особенностях кадрового учета, с которыми приходится сталкиваться ежедневно.

Например, государственные служащие предъявляют требования к соответствию программного продукта федеральному закону 79-ФЗ, медицинские учреждения желают видеть справочники, отчеты и документы в соответствии со своими нормативными актами и т п. Все помнят про то, что программа должна соответствовать требованиям согласно закону «О персональных данных». Да, все это нужно.

Однако берите глубже, вспомните, с чем чаще всего приходится сталкиваться в работе? Наверняка летом, когда наступает сезон отпусков, вам постоянно приходится пересчитывать периоды стажей для начисления отпусков. Где-то большая текучка, и кадровикам регулярно приходится оформлять приказы о совмещениях и замещениях, в том числе временных, а значит нужно уметь вовремя отследить окончание временных замещений и совмещений. Где-то ведутся дополнительные стажи помимо общего трудового: например, льготные стажи, непрерывные, выслуга, стаж на предприятии. В итоге кадровик регулярно рассчитывает стаж на определенную дату — для пенсионного фонда, различных справок, а в некоторых организациях — для изменения надбавки за стаж.

А еще часто помнят про унифицированную отчетность и совершенно забывают о важности внутренних отчетов и различных справок по сотрудникам и штату организации.

Когда мы проводим презентацию системы «Контур-Персонал», мы обязательно делаем акцент на таких «мелочах». В нашей программе расчет стажей для начисления отпуска происходит автоматически: если были отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком или любые другие неявки, система умеет их исключить из стажа. Любой стаж по сотруднику система рассчитывает сама на любую дату. Более того, «Контур-Персонал» умеет исключать из льготного стажа периоды неявок, а в дальнейшем — и формировать отчеты для пенсионного фонда: СЗВ-6, перечень льготных профессий и другие.

Наша система сама предупреждает, если у сотрудников меняется надбавка за стаж, и помогает оформить приказ об изменении этой надбавки. Есть и другие предупреждения: например, о том, что у сотрудника заканчивается срочный трудовой договор, временное замещение, наступает отпуск по графику и т п. Все это — для того, чтобы подсказать пользователю, что пора формировать тот или иной приказ.

Помимо унифицированных отчетов во внешние органы, в программе «Контур-Персонал» есть также и набор произвольных выборок по сотрудникам и штатному расписанию.

Не забывайте про редко используемый функционал

Возможно, вы нечасто оформляете командировки, но хорошо бы, чтобы система умела это делать. Иначе придется и дальше оформлять командировки вручную.

Обращайте внимание на интерфейс

Приведем пару примеров, чтобы было понятно, о чем идет речь.

Есть системы, в которых все приказы собраны в едином реестре и можно выбрать список всех приказов по сотруднику за период, либо список всех приказов об отпусках, либо о приеме на работу. И есть программы, где эти приказы разбросаны в разных местах и пунктах меню, а понятие реестра (или журнала) приказов совсем отсутствует.

Осторожней относитесь к словам «У нас этого нет, но мы доработаем»

Поверьте, никто не работает бесплатно. Дорабатывать будут за ваши деньги. Чем больше нужного именно вам функционала будет в базовой версии программы, те меньше придется потом доплачивать за доработки. Нередки случаи, когда с учетом всех необходимых доработок стоимость программного продукта вырастает в десятки раз по сравнению с базовой версией.

Обязательно узнайте про техподдержку и обновления

Если возникнет проблема в процессе работы программы — кто будет устранять ее? В какие сроки? Есть ли у программного продукта «горячая линия»? Как часто выпускаются обновления? Как долго обновляется программа?

К слову, для пользователей системы «Контур-Персонал» мы выпускаем регулярные обновления 2-3 раза в год. Более критичные исправления, связанные с исправлением ошибок или изменениями законодательства, выпускаются чаще. У клиентов программы «Контур-Персонал» есть техническая поддержка, с помощью которой они могут оперативно решить проблему по телефону, электронной почте, а при необходимости — и с использованием удаленного доступа.

Попросите демо-версию

Попробуйте поработать с программным продуктом. Демо-версия обязательно должна быть. Если ее нет, задумайтесь, не скрывают ли от вас что-то. Может, эта система не так хороша, как ее нахваливают? Так, например, на презентации системы «Контур-Персонал» специалист всегда оставляет слушателям демо-версию.

А если она затерялась, ее всегда можно найти и ознакомиться на нашем сайте: kontur.ru/kontur-personal/demo. Кстати, можно сделать это прямо сейчас!

И вообще — не бойтесь задавать вопросы! Ведь именно вам потом жить и работать с этой системой несколько лет!

Источник: kontur.ru

Обзор программы для учёта кадровых документов «Арча.Кадровик»

фото: sdo.finkont.ru

Ведение кадрового учёта – требование современного российского законодательства. Оно упорядочивает отношения между работодателем и сотрудниками организации. Кадровое делопроизводство начинается с базовой документации. Вести её в соответствии с актуальными изменениями в законах и иных регламентирующих нормативных документах поможет программа «Арча.Кадровик». В ней содержатся все необходимые элементы правильного документооборота: заполнение документов, формирование реестров, сводов, табелей и графиков, ведение электронной трудовой книжки и сдача отчётности в ПФР.

Возможности программы

Важная особенность этой программы в том, что она была разработана профессионалами в области работы с документацией. Поэтому сред возможностей, которые предоставляет «Арча.Кадровик»:

оформление личной карточки сотрудника в автоматическом режиме;
ведение электронной трудовой книжки;
создание нужного кадрового документа – приказов, трудовых договоров и др.;
автоматическое оформление карточки воинского учета по форме Т-10;
заполнение и сдача отчётности СЗВ-ТД, СЗВ-Стаж, СЗВ-М, СТД-Р;
ведение и печать табеля каждого работника;
подготовка вспомогательных отчётов для контроля отправленных сведений.

Кроме того, программа позволяет автоматически проверить созданные документы, в том числе личную карточку сотрудника по форме Т2. Программа «Арча.Кадровик» формирует отчётные документы для Фонда социального страхования, отправляет листы нетрудоспособности, заполняет сведения о трудовом стаже каждого сотрудника организации. При необходимости есть возможность распечатать больничный на бумаге.

«Арча.Кадровик» незаменима при создании документов при приёме на работу нового сотрудника. Программа формирует приказ о трудоустройстве, трудовой договор, а также другие виды договоров – ГПХ или материальной ответственности, согласие на обработку персональных данных. Сотрудник кадровой службы с лёгкостью подготовит отчётные документы для ПФР, заполнив в автоматическом режиме все бланки.

Технические характеристики программы

Эта кадровая программа имеет простой интерфейс, интуитивно понятный для пользователя любого уровня подготовки. Для полноценной работы потребуется компьютер любой производительности и минимальные системные требования:

ЕЩЕ ПО ТЕМЕ

Источник: giport.ru