Сегодня я поделюсь с вами своей находкой Полезный инструмент для фрилансера, предпринимателя и для человека, который постоянно находится в режиме многозадачности.
Крутой бесплатный планировщик дел от Microsoft. Существует он уже несколько лет, но открыла я его для себя совсем недавно и очень хочу поделиться с вами.
2 недели активного поиска и тестирования разных систем.. и наконец-то победа! Я нашла то, что искала!
————-
Всё началось с того, что у меня появилась потребность навести порядок в задачах, мне надоело писать всё в бумажные блокноты, стикеры, на флипчарт, вести гугл таблицы, заметки и вот это всё.. неудобно, я постоянно путалась, где у меня что записано, забывала о каких-то важных вещах. Мне нужно было собрать все одном месте, чтобы иметь доступ в любой момент с телефона и с ноута.
В общем, я начала искать сначала CRM систему для фрилансера или для малого бизнеса. Протестировав несколько разных, и пересмотрев много других, поняла, что CRM актуальна все-таки больше для командной работы. Как правило, они все перегружены кучей всего ненужного для работы одного человека. Более менее мне подошла одна. Легкая, с простым интерфейсом, бесплатная.
Подходит для работы в одного или для командной работы. Можно подключать сотрудников и ставить им задачи. CRM система называется «Пачка» можете глянуть, вдруг понравится.Но её функционал лично мне показался недостаточным спустя пару недель активного тестирования. Я решила поискать в другом направлении.
Не CRM, а именно планировщики.Главный критерий — удобное моб. приложения и десктоп версия. Чтобы всё было под рукой в любой момент. Кстати, у Пачки это тоже есть.
————
Случайно мне попался планировщик Microsoft To Do Я до этого скачала на телефон штук 15 разных. TO DO был где-то в середине теста, после него я даже не стала смотреть все остальные оставшиеся.Это была любовь с первого взгляда.
Правда, там есть всё.
1. Крутое приложение и компьютерная версия (синхронизация задач между всеми устройствами)
2. Удобный и интуитивно понятный интерфейс (не нужно никакого обучения. Просто начни)
3. Напоминания и оповещения
4. Много разных списков под разные задачи
5. Это всё бесплатно! Абсолютно!
6. Есть возможность командной работы (можно подключать помощников)
7. Крутая структура списков. Можно задать группу (например задачи по работе) в неё создать любое число списков (например 1 список=1 клиент) в каждом списке может быть любое число задач и шагов. В каждом списке свои напоминания, заметки, возможность прикреплять файлы.
В общем, это тот инструмент, который лично мне помог навести порядок во всех своих задачах. И не только рабочих. Туда можно заносить вообще что угодно.Попробуйте, это очень удобно!
Источник: vc.ru
10.2. Органайзер msOutlook. Общая характеристика, функциональные возможности,
Настройка рабочей среды: Открыть окно Учетные записи в Интернете командой Сервис►Учетныезаписи►вкладка Почта. Удалить все имеющиеся учетные записи. Создать собственную учетную запись. Из меню Сервис открыть окно Параметры►вкладкаДоставка почты. Установить флажокОтправлять сообщения немедленно.Установить флажокПроверять наличие новых сообщений каждые 1 мин.
Функциональные возможности: Универсальное средство организации: Адресной книги; Задач; Электронной книги; Дневника;
Совместной работы: встреч (назначение на определенное время), собраний (приглашение), событий (больше одного дня), on-line общения
11. 1. Этапы решения задач на компьютере.
Программирование — теоретическая и практическая деятельность, связанная с созданием программ. Решение задач на компьютере включает в себя следующие основные этапы, часть из которых осуществляется без участия компьютера.1.
Постановка задачи: сбор информации о задаче; формулировка условия задачи; определение конечных целей решения задачи; определение формы выдачи результатов; описание данных (их типов, диапазонов величин, структуры и т. п.).2. Анализ и исследование задачи, модели: анализ существующих аналогов; анализ технических и программных средств; разработка математической модели; разработка структур данных.3. Разработка алгоритма: выбор метода проектирования алгоритма; выбор формы записи алгоритма (блок-схемы, псевдокод и др.); выбор тестов и метода тестирования; проектирование алгоритма. 4.Программирование:выбор языка программирования; уточнение способов организации данных; запись алгоритма на выбранном языкепрограммирования.5. Тестирование и отладка: синтаксическая отладка; отладка семантики и логической структуры; тестовые расчеты и анализ результатов тестирования;совершенствование программы.6.Анализ результатов решения задачи и уточнение в случае необходимости математической модели с повторным выполнением этапов 2-5.7. Сопровождение программы: доработка программы для решения конкретных задач; составление документации к решенной задаче, к математической модели, к алгоритму, к программе, к набору тестов, к использованию
10.3. Средства ms Outlook для организации рабочего места: Календарь, Контакты, Задачи, Дневник и др. Интеграция ms Outlook с другими приложениями.
Календарь. Компонент Календарь предназначен для организации планирования своего времени.При этом нужно учесть, что планы на будущее можно разделить на 2 группы:a) встречи, назначенные на определенное время, о которых важно не забыть и вовремя к ним приготовиться. Именно с этой группой планов следует работать в разделе «Календарь». b) перечень дел, которые нужно сделать вообще.
Эти дела могут быть срочными и несрочными, их можно сгруппировать по какому-нибудь признаку. Работу с этими планами рассмотрим в разделе «IV. Задачи».
Контакты:Компонент Контакты предназначен для создания, просмотра и редактирования в среде Outlook записей о Ваших друзьях, коллегах, связях. В каждой записи можно хранить почтовый и электронный адреса, номера телефонов, информацию о работе, особые характеристики. Таким образом, папку Контакты можно рассматривать как телефонную или адресную книгу с подробнейшей информацией о каждом ее абоненте.
Задачи:Компонент Задачи предназначен для фиксирования своих планов. Они могут быть долгосрочными и не очень, могут подразделяться на определенные категории, могут иметь срок выполнения и приоритетность.
Дневник:Дневник предназначен для фиксирования информации о взаимодействии с отдельными контактами и работе с документами MicrosoftOffice. Автоматическое ведение дневника является одной из наиболее мощных возможностей Outlook. С ее помощью дневник превращается в автоматизированную историю действий и общения.
Заметки:Компонент Заметки предназначен для хранения информации, которую Вы фиксируете на многочисленных записках. Эта информация, как правило, с трудом поддается систематизации, но требует постоянного нахождения в зоне внимания. Outlook позволяет не только держать все внесенные заметки на виду, но и фиксирует дату и время из создания, предлагает различные способы их сортировки, дает возможность просматривать заметки за несколько дней, может сделать их цветными и многое другое.
Интеграция с другими приложениями:
С OutlookExpress выполняет функции почтового клиента.
С NetMeetingпозволяет использовать возможности NetMeetind, не покидая основного приложения.
С MSOffiece: запись в дневник о созданных файлах.
Источник: studfile.net
Тайм-менеджмент и органайзеры
Тайм-менеджмент является весьма сложной задачей для многих современных и активных людей, однако умение управлять своим временем, как правило, является секретом успешности. Быстрота течения времени и развитие технологий делают грамотное распределение времени серьёзной проблемой. Множество различных курсов и семинаров могут научить вас как использовать своё время эффективнее, грамотно составлять план своей деятельности, ставить цели и достигать своих целей в рамках предусмотренного времени.
Совершенно не обязательно проходить какие-либо курсы, чтобы научиться управлять своим временем. Мы предлагаем простой и доступный способ, который поможет структурировать ваш график и освободит вам немного свободного времени.
Органайзеры прошлого
Пожалуй, самым простым и известным средством самоорганизации является нос, на котором надо всё зарубать. Разумеется, речь идёт не об органе обоняния, а о нехитром приспособлении для запоминания. Носом называлась деревянная дощечка, на которой следовало делать засечки-пометки, чтобы напомнить себе о каком-то важном деле. К сожалению, не всегда удаётся вспомнить, о каком именно деле пользователь оставил себе заметку.
С развитием персональной техники возникали потребности, которые уже не могли удовлетворить обыкновенные бумажные ежедневники и плановики. Давайте посмотрим, какие гаджеты и программы для планирования времени существовали, скажем, лет двадцать назад.
На рынке электронных устройств появились вполне функциональные персональные органайзеры, помещающися в руке (правда, достаточно большой). Монохромного LCD-дисплея, небольшой клавиатуры и 512 килобайт памяти было достаточно для основных функций цифрового органайзера.
Японская компания Sharp Corporation занималась выпуском целой серии органайзеров «Sharp Wizard». Одна из моделей, OZ9600, была оснащена пером для рукописного ввода или рисования. По заверению производителя, это позволяло решить проблему «больших пальцев», которыми трудно попасть по элементам управления. Память устройства могла быть расширена за счёт внешних карт памяти.
Для соединения двух Sharp Wizard’ов в устройстве предусмотрен инфракрасный порт, что позволяло передавать контакты, документы и заметки на другой органайзер. Кроме этого с помощью ИК-порта можно было подключиться к компьютеру и распечатать необходимую информацию на принтере. А с помощью подключаемого модема этот маленький помощник мог превратиться в небольшой онлайн-терминал, с помощью которого можно было отправить электронное письмо или факс.
Другим примечательным представителем этой категории гаджетов является Casio BOSS (Business Organizer Scheduling System — бизнес-система календарного планирования). Помимо обыкновенных календаря, списка задач и телефонного справочника, устройство выделяется встроенным редактором электронных таблиц, совместимым с популярным табличным процессором того времени Lotus 1-2-3. Органайзер действительно персональный: конфиденциальная информация может быть защищена паролем. Внешний подключаемый модем позволяет подключаться к сети, проверять и отправлять электронную почту и факс.
Экспериментальным продуктом стал органайзер Seiko UC-2000. Эти с виду ничем не примечательные наручные часы на самом деле являлись переносным мини-компьютером, оснащённым внешним доком, который, кстати говоря, работал на трёх батарейках типа AA. В этот прибор помещалось целых два килобайта информации, и при необходимости он умел показывать время и напоминать о наступающих событиях. Содержимым можно было управлять и без дока, при помощи стандартных кнопок управления. К тому же, этот необыкновенный девайс мог выполнять функции несложного калькулятора.
Обратим внимание в сторону программного обеспечения. Для компьютеров под управлением Macintosh широкую известность приобрела программа «In control». Программа отлично подходит для командного планирования и разграничения обязанностей. Основными объектами программы являются проекты и задачи.
Задачи можно объединять в группы и выставлять их приоритетность, а также делегировать конкретным людям. Для личного использования более удобен планировщик (To Do list). Средства программы позволяют связывать любую запись в органайзере с конкретным файлом на диске компьютера. А удобное представление календаря в виде ленты времени весьма наглядно демонстрирует все ваши планы на ближайшее время.
Из органайзеров для PC стоит выделить платный Lotus Organizer от Lotus Development Corporation. Разработчики данного приложения сделали упор на соответствие интерфейса программы внешнему виду обыкновенного бумажного планировщика. Что, честно говоря, порядком навредило удобности использования программы (бутафорские нарисованные кольца, на которых якобы держатся виртуальные страницы, занимают практически половину полезного пространства окна). Программа использует систему вкладок, с помощью которых можно быстро переместиться к календарю, телефонному справочнику или ленте времени. Удобной особенностью программы является возможность создания перекрёстных ссылок между записями и контактами «на лету».
Современные органайзеры
Итак, что касается современных органайзеров. За окном XXI век, и люди придумали огромное множество способов, как же именно сэкономить своё время, как навести порядок в своей голове и жизни. Рассмотреть все из них, на наш взгляд, невозможно, но наша задача состоит несколько в другом. Можно выделить наиболее яркие субъекты.
Для начала рассмотрим органайзеры категории топ-3 по версии сайта time-tracking-management-software-review.toptenreviews.com
BillQuick Online
BillQuick Online — пример органайзера, который подходит как для одного человека, так и для больших компаний. Он также соответствует для персонала и менеджеров проекта, так как существует изобилие вариантов настройки вашего органайзера. В процессе учёта времени вашей деятельности, приложение фиксирует данные таким образом, что вы можете использовать встроенные инструменты бизнес-аналитики, которые сообщают свои варианты решения для повышения эффективности.
В дополнение, помимо online-сервиса, BillQuick имеет локальные версии. Вы можете установить программу на свой рабочий компьютер и пользоваться органайзером без подключения к Интернету, или же установить приложение на свой рабочий сервер для удалённых пользователей, что, опять же, позволяет работать с BillQuick на ваших компьютерах, даже когда нет соединения с Интернетом.
Tenrox Timesheet
Tenrox Timesheet — «web-based» органайзер, который позволяет вам наблюдать за состоянием вашего проекта, следить за часами выполнения и отправлять информацию о платёжных ведомостях практически отовсюду. Всё, что вам нужно — интернет-соединение.
Tenrox поможет проследить, выполняет ли компания все необходимые требования и поставленные задачи. Так же вы можете запрограммировать ваше приложение для поддержки ваших личных внутренних требований о сверхурочных, болезнях и требованиях проекта.
Replicon
Replicon является «web-based» органайзером, который позволяет управлять временем большим и малым организациям. Так как Replicon содержит ваши данные online, вам не нужно беспокоиться о каких-либо обновлениях платформы и хранить файлы восстановления данных.
Рабочие могут использовать Replicon для отправки информации своим коллегам, а для руководства существуют различные модули, которые помогут узнать такие вещи, как стоимость проекта, счёт клиента, начисления заработной платы и производительность труда. Аккаунт поддерживает многоуровневый доступ, соблюдается иерархия резрешений.
К сожалению, в рейтинг рассмотренного обзора не попал на наш взгляд весьма удобный органайзер для компаний, именуемый MinuteHound.
MinuteHound
— «web-based» тайм-менеджер, который предоставляет возможность видеть все операции в текущем времени. Вы можете увидеть, кто работает, а кто — нет, как много часов было потрачено, и многие другие вещи. Этот органайзер очень гибок в настройках.
Если ваша организация является достаточно большой, то вы будете платить не за лицензию, а за количество работников и предприятий, которыми вы управляете.
С помощью данного менеджмента вы будете следить за рабочим процессом в режиме «прямой трансляции», сможете управлять нагрузками и заданиями. Для всего этого у вас есть все необходимые инструменты.
Что ж, все эти органайзеры крайне удобны, но они всё же более предназначены для больших компаний. Естественно, их можно запрограммировать под личное пользование, но мы рассмотрим парочку «персональных» органайзеров.
The LeaderTask electronic organizer
— способ управления временем для современных и активных людей.
Программа позволяет вам спланировать ваш рабочий день, управлять вашими проектами, хранить необходимые документы, анализировать задачи любой сложности, представив их перед собой визуально.
LeaderTask является одновременно планировщиком, менеджером файлов и паролей, телефонной и адресной книгой и календарём. Программа даёт возможность видеть задания в течение месяца, недели или дня, но вы всегда можете вернуться к заметкам, сделанным ранее, и внести какие-либо изменения, установить напоминание, или же связать с другими событиями вашего календаря.
Этот органайзер очень лёгок в освоении и использовании. Сервис также предлагает вам руководства по применению, offline- и online-помощь.
Все вышеупомянутые приложения являются платными вариантами вашего тайм-менеджмента. Но ведь не обязательно платить, чтобы получить желаемое? В умелых руках даже простой календарь на телефоне или компьютере становится достаточно гибким и мощным органайзером. Оцените свои потребности и приглядитесь внимательней к стандартным средствам подобного приложения на вашем любимом устройстве: возможно, этот календарь умеет всё, что вам от него нужно.
Также на просторах интернета возможно найти вполне удобные и бесплатные программы для вашего тайм-менеджмента.
Один из вариантов бесплатного и удобного тайм-менеджера является online-версия miniplan.ru.
Миниплан
— один из лучших бесплатных органайзеров, который является усечённой версией более серьёзного и платного проекта «Мегаплан». С одной стороны, это обычный органайзер, в котором Вы сможете добавить дела и заметки, но с другой стороны — это весьма мощный инструмент по самоорганизации. Благодаря возможностям оповещения по email, телефону и джабберу, Вы точно не пропустите ни одного дела, а местная рабочая панель «тасквотч» позволит Вам хранить множество заметок, добавлять дела прямо на часы и даже рисовать (может быть весьма полезно для акцентирования внимания на какой-либо информации).
Миниплан крайне прост в использовании, и научиться пользоваться им можно за одну минуту, благодаря обучающему ролику на главной странице, а регистрация занимает не более десяти секунд, что позволяет быстро и непринуждённо приступить к работе. В целом мы остались очень довольны этим сервисом, т.к. он действительно помог использовать время эффективнее и познакомил нас с онлайн-органайзерами в целом. Если у вас полно дел и вам не нужно хранить очень много заметок, то этот сервис станет для вас идеальным помощником.
Microsoft OneNote
Впечатляет функционал программы-органайзера от Microsoft, входящей в состав пакета Microsoft Office — Microsoft OneNote. Текстовые заметки легко сортируются по каталогам, а древовидная структра позволит содержать ваши записи в порядке. В заметки быстро и удобно могут быть добавлены аудиозаписи и видеоклипы, если они имеют отношение к записи.
Поддерживается и рукописный ввод, если вы пользуетесь OneNote на планшете. Программой поддерживается синхронизация информации между устройствами под управлением Windows, в том числе и Windows Mobile. В Windows 8 стала доступно metro-приложение, позволяющее обращаться к вашим заметкам online.
Среди гигантов online-органайзеров смело выделяются Evernote и недавно запущенный Google Keep.
Evernote
— мультиплатформенный облачный сервис хранения различных текстовых заметок, документов, изображений, медиафайлов. Ваши данные хранятся на сервере проекта запросто могут быть синхронизированы между всеми устройствами.
К текстовым заметкам могут быть приложены файлы (для бесплатного аккаунта — объёмом до 25 мегабайт, чего вполне достаточно), а сами заметки можно упорядочить по каталогам. Все приложенные к записям изображения распознаются на сервере Evernote, и результаты включаются в индекс для поиска. В Evernote реализована возможность добавления аудиозаметок или сохранение вашего метонахождения. И, конечно же, ваши данные всегда будут в сохранности — их можно с лёгкостью зашифровать.
Google Keep
Online-органайзер от Google (https://drive.google.com/keep/) кажется достаточно бесхитростным в использовании. Сервис позволяет создавать «на лету» неупорядоченные заметки в любом месте, в котором есть доступ в Интернет. Полная интеграция с другими сервисами Google обеспечена. Google Keep доступен из браузера или приложения на Android.
А как этим пользоваться?
Итак, всё многообразие существующих средств или техник не избавляет вас от необходимости держать в голове основные планы и задачи. Существуют различные методики, возможно, у вас существует уже своя, которая позволяет вам оставаться самоорганизованным. Если ещё нет, мы можем предложить вам несколько рекомендаций, как правильно использовать органайзеры.
Если вы — человек, далёкий от современных информационных технологий, у вас прекрасная память и у вас нет гаджета умнее вас, вполне возможно, что вам и не стоит задумываться о сторонних приспособлениях. Возможно, ручка и бумага — ваши лучшие помощники в организации себя. С другой стороны, если вы являетесь счастливым обладателем удобного для выхода в Интернет девайса, и вы хотите выжать больше пользы для себя (и из себя), то вы способны воспользоваться любым online-сервисом, если вы недостаточно собраны.
Ставьте себе напоминание, если ваша кратковременная память периодически вас подводит. Это поможет не опоздать на важную встречу (или свидание). Главное удобство такого устройства в том, что оно всегда находится под рукой. Но будьте осторожны: если вас легко отвлечь, вы можете легко оказаться не в вашем любимом органайзере, а где-нибудь вконтакте. Если у вашего органайзера есть функция вынесения виджета программы на видное место рабочего стола, сделайте это. Если это online-сервис, то сделайте страничку этого сервиса главной. (Если после этого вашим любимым браузером станет другой браузер — что ж, придётся сделать эту страничку главной и там.)
Постарайтесь приобрести привычку записывать свои интересные мысли и планы и проводить ревизию своих заметок каждую неделю. После некоторые из них вы можете отправить в архив или же развить дальше. Освободите свою память для более важных дел. И не забывайте бэкапиться!
И всё-таки, все современные сервисы и гаджеты будут полезны лишь в том случае, когда вы действительно хотите использовать своё время по максимуму и успевать больше. Вряд ли список дел на неделю будет полезным, если он останется мертвыми килобайтами в памяти вашего органайзера.
В том случае, если вы всё ещё не нашли подходящей методики управления собственным временем, советуем вам обратить внимание на такие технологии тайм-менеджмента, как MindMap, GTD, Do Less. Экспериментируйте и выбирайте то, что лучше всего вам подходит, и когда-нибудь вы станете настоящим владельцем своего времени.
time-tracking-management-software-review.toptenreviews.com
Телепередача «Computer Chronicles» — «The Best Organizer Software And Hardware», 1993.
- тайм-менеджмент
- органайзеры
- личная эффективность
Источник: habr.com