Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов. Государственные архивы являются крупными информационными системами регионального информационного пространства. Возможности такой информационной системы зависят от объема и характера находящихся на государственном хранении документов, с одной стороны, и от доступности информационных ресурсов в процессе их использования — с другой. Если первая составляющая целиком и полностью зависит от профиля архива, то вторая — от наличия, достоверности и полноты справочно-поисковых средств и свидетельствует об информационной открытости архивного учреждения.
Введение
1.Этапы информатизации архивного дела
2. К компьютеризации основных функций архива
2.1 Объекты и цели информатизации архивного дела
2.2 Информационные технологии и организация их внедрения в архивах
Архивное дело
2.3 Организация внедрения информационных технологий в архиве
2.3. Принципы информатизации архивного дела
Заключение
Список используемой литературы
Файлы: 1 файл
1.Этапы информатизации архивного дела
2. К компьютеризации основных функций архива
2.1 Объекты и цели информатизации архивного дела
2.2 Информационные технологии и организация их внедрения в архивах
2.3 Организация внедрения информационных технологий в архиве
2.3. Принципы информатизации архивного дела
Список используемой литературы
В конце XX в. компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и работу архивных учреждений. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) к документной информации, увеличивает возможность научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на электронных носителях (CD, DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.
Информатизация архивного дела – это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.
Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов. Государственные архивы являются крупными информационными системами регионального информационного пространства. Возможности такой информационной системы зависят от объема и характера находящихся на государственном хранении документов, с одной стороны, и от доступности информационных ресурсов в процессе их использования — с другой. Если первая составляющая целиком и полностью зависит от профиля архива, то вторая — от наличия, достоверности и полноты справочно-поисковых средств и свидетельствует об информационной открытости архивного учреждения.
Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова М.М.
1. Этапы информатизации архивного дела
История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации.
В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:
- Период с конца XIX в. до 1950-х гг. – на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокарточек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.
- Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. — на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.
- Период второй половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х гг. – этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.
- Период второй половины 1980-х – 1990-х гг. – этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.
2. Компьютеризация основных функций архива
2.1 Объекты и цели информатизации архивного дела
Традиционно архивы работают по четырем основным направлениям:
- обеспечение сохранности документов,
- комплектование документами регионального архивного фонда,
- использование документов для обеспечения потребностей общества в ретроспективной документной информации и, наконец,
- создание системы научно-справочного аппарата к документам архива.
Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:
— комплектование архива и экспертиза ценности документов;
— комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждениях – источниках комплектования;
— учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;
— создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процесса поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);
— информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив.
Целями информатизации работы архива являются:
— избавление труда архивиста от рутинных операций;
— повышение точности и оперативности учета и поиска документов в архиве;
— повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;
— обеспечение сохранности документов – создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).
2.2 Информационные технологии и организация их внедрения в архивах
Для решения проблемы оперативного поиска ретроспективной документной информации требуется обновление и усовершенствование существующего научно-справочного аппарата (перевод описей в электронный формат с редактированием заголовков у наиболее востребованных архивных фондов, модернизация существующих АИПС), создание новых востребованных обществом баз данных и информационно-поисковых систем, пофондовых и тематических указателей. Именно создание тематических баз данных к определенным комплексам архивных документов на основе единых методических подходов и «однородного» программного обеспечения позволит архивам превратиться из информационной системы «для себя» в информационную систему «для общества». Однако следует заметить, что процесс этот не быстрый, кропотливый, без учета этого может пострадать качество информационного продукта в части достоверности информации.
Более того, в последнее время все большее распространение получают АИПС, объединяющие в себе первичную и вторичную документную информацию – описания документов и цифровые копии документов. Это так называемые полнотекстовые базы данных. По полноте охвата информации БД разделяются на межархивные и внутриархивные (внутрифондовые, межфондовые). Кроме того, благодаря сетевым технологиям и публикации архивных справочников в Интернете становится реальностью перспектива создания единой автоматизированной информационно-поисковой архивной системы России.
В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:
1 Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных
Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и технических заданий на конкретные комплексы баз данных. Головной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы –«развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений». Внедрение типовых баз данных предусматривается исключительно на основе их конкурентоспособности, а не обязательным к исполнению нормативным актом. Рассчитаны базы данных, в основном, на местные архивы, начиная с уровня областного архива.
2.«Стихийная» компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов,требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами. Почти все архивы, располагающие компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В различных архивах эта работа проводится более или менее организованно и целенаправленно.
В современных условиях нет необходимости говорить о месте и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое дискуссии о направлениях и допустимых границах использования компьютеров, на повестке дня — обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования.
Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.
Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.
2.3 Организация внедрения информационных технологий в архиве
Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования.
Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди — необозримое поле деятельности.Задача ввода этих данных в архивах решается двумя путями. Архивы с небольшими объемами документов самостоятельно осуществляют ручной ввод. В других случаях используется так называемая массовая (или поточная) оцифровка описей.
Важнейшим шагом в деле обеспечения сохранности станет реализуемая в 4-й версии «Архивного фонда» возможность создания и хранения фонда пользования. В ней (как и в 3-ей версии) предусматривается ввод описаний на уровне отдельного документа, но при этом к описанию можно будет присоединять файлы любых форматов. Таким образом, можно будет сканировать и предоставлять пользователям не только тексты документов, но и их изображения, цифровые копии фотоотпечатков и негативов, фоно-, кино- и видеозаписей.
Организована разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений страны программных комплексов – «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», в основе которых — обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.
Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного государственного учета имело утверждение Росархивом Концепции информатизации архивного дела России в 1995 году, а также принятие Правительством Российской Федерации подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 годы)». В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».
В действующей версии ПК «Архивный фонд» архивист имеет возможность создавать электронный аналог описи, автоматически формировать структурированные тексты путеводителей по фондам архива с необходимыми видами указателей к путеводителю, краткие справочники, различного рода тематические перечни фондов и дел, вести любого вида каталоги. В 4-й версии программы можно будет также создать реестр описей как отдельный справочник.
«Фондовый каталог» позволяет автоматически формировать тексты межархивных справочников, вести каталоги. Главное в указанных в этих программах заключается не столько в подготовке печатных изданий, сколько в их способности непосредственно выполнять функции электронного НСА.В сфере НСА автоматизированные архивные технологии оказывают сильное влияние на способы создания и ведения научно-справочного аппарата к архивным документам, а также принципиально изменяют характер доступа пользователя к НСА и способы поиска информации.
Как известно, в использовании архивных документов есть функции факультативные и строго обязательные. Можно не подготовить виртуальную выставку, не опубликовать отчет о мероприятии, но нельзя проигнорировать миллионы социально-правовых запросов. Современные информационные технологии могут, по крайней мере, сократить сроки их исполнения, ощутимо компенсировать хроническую нехватку архивных кадров на этом направлении.
Источник: www.yaneuch.ru
Более 7 000 довольных клиентов не могут ошибаться
За период использования системы мы убедились, что «Дело» соответствует всем основным требованиями к организации документооборота внутри предприятия. Возможности системы позволяют сократить время на обмен документами и упорядочить работу с ними.
Администрация г. Куйбышев использует систему электронного документооборота «ДЕЛО» с 2013 года. За этот период СЭД зарекомендовала себя как надежное и функциональное решение, которое полностью соответствует требованиям организации.
Существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс.
За это время система зарекомендовала себя как надежный инструмент управления документооборотом нашей организации. Все это время система постоянно совершенствуется, добавляются новые функции и опции.
Внедрение системы ДЕЛО позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих, поручений Главною врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД, специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статистических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД.
Источник: eos.ru
Развитие архивного законодательства в россии на рубеже 21 века кратко
В статье рассматривается процесс информатизации архивного дела в России, который можно условно разделить на пять основных этапов. Отмечаются основные тенденции развития отрасти на каждой из стадий и основные проблемы, не позволяющие реализовать цели информатизации в полной мере.
Ключевые слова: архивное дело, автоматизация, информатизация, автоматизированная информационно-поисковая система, научно-справочный аппарат, концепция.
Информатизация — это достаточно сложный процесс, включающий в себя множество разнообразных мер, направленных на формирование оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей субъектов общественных отношений и реализацию их прав на использование информационных ресурсов. Осуществление таких мер прежде всего необходимо для нормального функционирования органов власти и учреждений, оперативного выполнения стоящих перед ними функций в современных условиях формирования информационного общества. Следует отметить, что процессы информатизации в наши дни проникают в деятельность органов публичной власти. Не являются исключением и архивные учреждения. В данной работе речь пойдет о развитии отрасли архивного дела с точки зрения происходящих в ней процессов информатизации и основных проблемах этого вида деятельности.
– повышается качество кадрового состава архивов, однако уже в то время из-за большой загруженности начинает сильно ощущаться нехватка квалифицированных сотрудников;
– формируется разветвленная система архивов, формируемых во многих органах государственной власти, а также у частных лиц. В то же время 7 июля 1852 года был учрежден Московский Архив Министерства Юстиции, который объединил в себе наиболее крупные архивные учреждения России того времени;
– помимо обычных описей прежних образцов, которые обеспечивали учет дел, создаются и иные виды архивных справочников — обзоры и путеводители, упрощающие знакомство с архивными документами.
Важно отметить, что на протяжении XVIII — XIX веков происходило лишь зарождение самостоятельной отрасли архивного дела.
Несмотря на серьезные проблемы, в этот период архивы постепенного переходят на новую ступень своего развития. Это связано с общей для всего общества тенденцией к ускорению научно-технического прогресса, что привело к появлению новых способов обработки информации, а за ними и новых объектов хранения: кино- и фотодокументов, машинописной и научно-технической документации. На мой взгляд, именно с конца XIX века начинается первый этап информатизации архивного дела.
Большинство исследователей в области архивного дела придерживаются подобной точки зрения. Так, Л. П. Афанасьева, изучая изменения информационных архивных технологий на основе эволюции технического, программного обеспечения информационных систем архивов, а также носителей информации выделяет четыре основных этапа:
- с конца XIX в. до 1950-х гг.;
- период 1950–1970-х гг.;
- период второй половины 1970-х — первой половины 1980-х гг.;
- со второй половины 1980-х до наших дней.
В то же время, отдельные процессы механизации стали применяться еще в XVII веке. Это были простейшие механизмы, которые позволяли в массиве носителей информации осуществлять поиск нужных документов, специальные приспособления для перемещения необходимых для ознакомления документов из хранилища в читальный зал и иные упрощающие работу архивистов технические средства. Однако внедрение таких механизмов сложно назвать мерами по информатизации архивного дела.
О периоде с конца XIX по середину XX века уже можно говорить как об этапе формирования обеспеченности архивных учреждений именно информационными технологиями. В широкое пользование работников архивов входят пишущие машинки, позволяющие обрабатывать архивные документы в большем объеме, нежели вручную; использование телеграфов и телефонов, совершенствование средств доставки почты упрощает взаимодействие между архивами, позволяя получать отдельные сведения дистанционно и оперативно. В то же время в этот период из-за значительного увеличения объема обрабатываемых документов (за счет появления новых видов объектов хранения) возникает проблема еще большей загруженности архивов, которая не могла быть решена при помощи существующих средств информатизации.
Однако проблем избежать не удалось. Прежде всего неудовлетворительно состояние материально-технической базы в муниципальных архивах и государственных архивах субъектов РФ, в которых содержатся огромные объемы документов.
В начале 2000-х сотрудники испытывали большие трудности, поскольку у них просто не было компьютеров или же они были устаревшими, что препятствовало работе или делало ее малоэффективной. Даже в федеральных архивах по состоянию на 2005 год на 10 специалистов приходилось лишь 3,3 компьютера. Что же можно было говорить об местных архивах?
В качестве второй проблемы можно выделить недостаточное бюджетное финансирование отрасли, которое продолжает оставаться таковым и сейчас. Эта проблема напрямую обуславливает первую, так как для закупки качественной современной техники (компьютеров, сканеров, принтеров и др.) необходимы большие денежные средства. Также, из-за низких зарплат профессия работника архива не является популярной, что приводит к серьезным кадровым проблемам отрасли, заключающимся в недостатке высококвалифицированных специалистов, способных эффективно работать в современных условиях становления информационного общества. Кроме того, следует сказать об отсутствии единых подходов к пользованию информационными технологиями, например, сотрудники отдельных архивов оцифровывают документы в разных форматах, нет единой систематизации оцифрованных документов, что противоречит одной из основных задач Концепции — обеспечению унификации методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме.
Успехи в информатизации архивного дела отмечались на всех этапах развития отрасли, но вместе с тем всегда существовали проблемы. Программа информатизации отрасли рассчитана до 2020 года, и пока далеко не все из поставленных в ней целей достигнуты полностью, несмотря на явный прогресс архивного дела. Об окончательных ее результатах можно будет говорить лишь через год, и, вероятно, на основе полученных от исполнителей Программы данных будут составлены дальнейшие планы развития отрасли, в которых ключевую роль будет играть именно информатизация, которая призвана обеспечивать формирование оптимальных условий доступа людей к информации и использования ими информационных ресурсов.
1. Юмашева Ю. Ю. Историография научных исследований в области информатизации архивного дела в Российской Федерации (начало 1990-х — 2016 гг.), с. 37.
2. Ларин М. В. Управление документацией в организациях. М. Научная книга. 2002. С.89–90.
3. Варухина Т. А. Информационные технологии в создании научно-справочного аппарата и использование архивных документов национального архива республики Карелия. 1995–2005 гг.: автореф. дис. … канд. ист. наук: 05.25.02 / Т. А. Варухина; РГГУ. — Москва, 2006.
4. Афанасьева Л. П. Электронный научно-справочный аппарат архивов: новый этап в развитии. // Вестник РГГУ. Научный журнал. 2013. № 4 (105). С.121–122.
5. Киселев И. Н., Волкова И. В. Современное состояние и перспективы развития НСА к документам государственных архивов. // Отечественные архивы. 2000. № 5. С.12–24.
6. Новожилова А. С. История развития архивного дела в россии // Научное сообщество студентов XXI столетия. Общественные науки: сб. ст. по мат. XXVIII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 1(27).
7. Самоквасов Д. Я. Архивное дело России / Управляющий Арх. Д. Я. Самоквасов. Кн. 1–2; Моск. архив М-ва юст. — Москва: т-во тип. А. И. Мамонтова, 1902. — 1т.
8. Колченко О. А., Брюханова Е. А. Основные направления информатизации архивного дела в контексте развития электронного общества // Вестник Томского государственного университета. 2019. № 443. С.114–118.
9. Герич А. А. Информационно-коммуникативные технологии в архивном деле: возможности и перспективы // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. 2018. № 3. С.160–162.
10. Стрюкова Е. П. Пути и проблемы автоматизации архивного дела в России // Архивы России и Польши: история, проблемы и перспективы развития. — Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2013. — С.226–235.
12. Киселев М. Ю. Система научно-справочного аппарата архива Российской Академии Наук: история создания, современное состояние и перспективы развития: автореф. дис. … канд. ист. наук: 05.25.02 / М. Ю. Киселев; Рос. акад. наук. — Москва, 2009.
14. Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста. 1996. № 1. С. 60–82.
15. Программа информатизации архивного дела России (1997–2000) // Вестник архивиста. 1996. № 6. С.55–65.
Основные термины (генерируются автоматически): дело, Россия, архив, документ, научно-справочный аппарат, проблема, учреждение, быль, время, Российская Федерация.
Ключевые слова
информатизация, концепция, автоматизация, архивное дело, автоматизированная информационно-поисковая система, научно-справочный аппарат
архивное дело, автоматизация, информатизация, автоматизированная информационно-поисковая система, научно-справочный аппарат, концепция
Похожие статьи
Архивная эвристика: теоретические вопросы изучения
Правовое регулирование использования архивных документов.
Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов, которая
Этапы создания архива в организации | Статья в журнале.
Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20
Архив — это учреждение или структурное подразделение организации
Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.
Информационный потенциал справочно-правовой системы.
В регионах Российской Федерации за период с 2010 по 2016 годбыло рассмотрено 138 дел в 22регионах регионах Российской Федерации
Справочно-правовая система РосПравосудие дает возможность бесплатно ознакомиться с судебной практикой по правонарушениям в.
Документы в истории российского делопроизводства
Документы в истории российского делопроизводства. Авторы: Вышегородская Елена Дмитриевна, Фесюн
Бюрократизация управленческого аппарата в период министерского делопроизводства вызвала к жизни большое количество документов, представляющих собой.
Правовое регулирование деятельности архива организации
Архив организации как структурное подразделение организации нельзя рассматривать
Архив управленческой и научно-технической документации должны вестись раздельно.
Справочно-правовая система Консультант плюс.
Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.