Люди сегодня очень заняты — современный мир предполагает наличие сверхважных дел практически у каждого человека, кто мало-мальски хочет быть успешным и состоявшимся. Но у таких занятий есть немалая проблема: никогда не знаешь, сколько времени займёт их выполнение, и в соответствии с этим возможность планировать свои будущие дела становится крайне низкой.
А что, если бы у вас было особенное приложение, которое бы вело учёт по времени всех ваших дел? Которое бы подстраивалось под ваш ритм жизни и предлагало разбивать время по важным категориям? Которое помогало бы анализировать временные расходы и делать планы на будущее? Кто-то скажет — мечты. А мы скажем — такое приложение существует, и имя ему — «Хронометраж».
«Хронометраж» предлагает нам распределить свой график в соответствии с несколькими предустановленными категориями, которые имеют место в жизни практически каждого человека: «Личное», «Дорога», «Семья», «Работа», «Отдых», «Общение» и «Без дела». Но этим список категорий совсем не ограничивается — в настройках мы можем как добавлять новые, так и изменять параметры уже существующих. Ну и заодно — удалять по необходимости ненужное. В качестве кастомизации для каждой из категорий можно подобрать свой собственный фоновый цвет, а также — немаловажная функция — добавить денежный параметр: указать значение либо дохода, либо расхода в рублях в час. Впрочем, валюту вы можете сменить в любой момент, если она вас чем-то не устраивает.
Хронометраж и пожиратели рабочего времени. Тренинг Тайм-менеджмент Виталия ДУБОВИКА
Итак, поехали! На главной странице в любой удобный для вас момент вы можете одним лёгким свайпом по экрану выбрать необходимую категорию и начать временной отсчёт. Как только сочтёте нужным, можете либо перезапустить секундомер и начать ход времени с самого начала, либо остановить его для того, чтобы записать результаты в график вашей активности.
Впрочем, от бюрократизации выдаваемых сведений можно и насовсем отказаться. Во время хода секундомера, способного растягиваться на целые часы, в верхнем углу ежесекундно по копеечке обновляется счётчик доходов или расходов, соответственно, с указанием знака «плюс» или «минус» (конечно, если вы указали их в настройках для категории). Сопровождается всё это маленькой, но важной деталькой — наличием дня недели и даты.
В отчётном листе вы можете видеть разбитое по всем дням ваше распланированное время, с указанием времени начала отсчёта, его конца, общей длительности процесса и категории её собственного цвета. Что удобно, вы можете добавлять отдел секундомера даже в том случае, если по какой-то причине не начинали отсчёт работы. Либо забыли, либо вообще не имели в данный период установленного приложения на своём мобильном девайсе — это не помешает планированию своего времени. А на столбчатой диаграмме вы можете видеть не только время длительности процесса и его категорию с цветом, но и проценты, занимаемую им долю от общего хронометража. Грамотно комбинируя данные, вы с лёгкостью сможете проанализировать расход времени и составить график будущих дел так, чтобы всё успеть.
Как Вести Хронометраж? Обзор Популярных Трекеров Времени
Источник: www.ferra.ru
Хронометраж
Хронометраж — это метод , который заключается в измерении и анализе временных затрат. Проще говоря, мы записываем свои занятия и их продолжительность, а потом анализируем, на что уходит наше время. Вот так, например, может выглядеть персональный лист хронометража:
Хронометраж считается одним из самых эффективных каналов «обратной связи» в . С его помощью мы можем узнать, сколько времени у нас уходит на важные и на второстепенные дела, как распределяется время между разными сферами жизни, на что мы отвлекаемся чаще всего и многое другое.
Некоторые люди выполняют хронометраж постоянно — это особенность их личной системы . Однако в большинстве случаев достаточно устраивать сессии хронометража лишь по мере необходимости.
Когда и для чего нужен хронометраж
Некоторые считают, что хронометраж характерен скорее для корпоративного . И в степени это верно: современные компании часто используют этот метод для оценки эффективности сотрудников, расчета КТУ, оптимизации рабочих процессов
Однако хронометраж с успехом может применяться и в персональном . Например, он будет полезен для решения следующих задач:
1. Узнать, на что в действительности тратится время. Одно из самых полезных свойств хронометража — это быстрое выявление хронофагов, то есть тех занятий, которые не приносят пользы и впустую расходуют наше время.
И здесь хронометраж способен преподнести человеку множество не слишком приятных «сюрпризов». Например, он с удивлением может узнать, что тратит почти 3 часа в неделю на «раскачку по утрам», 4 часа на социальные сети и еще 2 часа на праздные разговоры в корпоративном чате. В масштабах одного дня эти потери времени не всегда заметны.
2. Проанализировать свою систему . Хронометраж позволяет нам выявить проблемы, над которыми следует работать. Например, с его помощью мы можем узнать, сколько времени у нас уходит на рутинные задачи, на перерывы, на отвлечения
Кроме того, хронометраж помогает оценить эффективность различных техник . Допустим, мы решили планировать свой день по методу Айви Ли. Чтобы проверить, подходит ли нам эта техника, мы можем провести сессию хронометража и сравнить свои результаты «до» с результатами «после».
3. Определить продолжительность типовых задач. Например, мы можем узнать, сколько времени в среднем занимает:
- Уборка в квартире.
- Написание одной статьи для блога.
- Написание одной главы для книги.
- Тренировка в спортзале.
- Дорога от дома до работы
Эта информация может пригодиться для составления расписания, планирования целей по SMART и постановки дедлайнов.
4. Найти скрытые резервы времени. Хронометраж помогает выявить:
- Дела, которые уже потеряли актуальность.
- Дела, которые можно не делать совсем.
- Дела, которые можно делегировать
Приняв решение по каждой такой задаче, мы сможем «выкроить» несколько дополнительных часов в неделю.
5. Составить отчет о проделанной работе. Некоторые фрилансеры берут за свою работу почасовую оплату, и хронометраж помогает им отчитываться перед заказчиками. Например:
Как правило, хронометраж в таких случаях ведется не на листочке, а с помощью специальных программ: трекеров времени. Трекеры фиксируют действия пользователя за компьютером и составляют максимально объективный отчет о его работе. Трекерами времени являются, например, такие приложения как Tick, Toggl и Upwork.
6. Научиться более внимательно и бережно относиться к своему времени. Благодаря хронометражу, время перестает быть абстракцией: оно становится для нас конкретным, измеримым и осязаемым. Мы начинаем чувствовать его течение и понимать, как отдельные часы и минуты влияют на нашу жизнь.
Как проводить хронометраж своего времени
Все сказанное ниже будет относиться к традиционному способу хронометража, который выполняют с помощью карандаша и бумаги. Да, сегодня многие предпочитают проводить хронометраж с помощью специальных приложений для смартфона (Kotime, «Хронометраж», aTimeLogger ). Однако у каждой такой программы своя специфика, поэтому разбирать их в рамках нашей статьи будет нецелесообразно.
И еще одно важное замечание: ощутимую пользу могут принести только продолжительные сессии хронометража (иначе просто не получится собрать статистически значимую информацию). Рекомендуем выделить на это мероприятие минимум три дня, а еще лучше — одну или две недели.
Инструменты
Для проведения хронометража понадобятся две вещи:
- Любые доступные часы.
- Листы хронометража. Это могут быть заранее распечатанные бланки, специально размеченная тетрадь или даже обычный блокнот.
Если вам удобно, можете делать записи сразу в электронных таблицах, например, в Excel. Однако имейте в виду: листы хронометража должны всегда находиться под рукой. Если вы пользуетесь компьютерной программой, но не проводите весь день рядом с компьютером, этот вариант вам вряд ли подойдет. Впрочем, сегодня появилась возможность работать с электронными таблицами на смартфонах и планшетах.
Что же касается разметки листа, то она будет зависеть от ваших личных предпочтений и тех задач, которые вы хотите решить с помощью хронометража. Вот несколько популярных вариантов:
При необходимости вы можете добавить любые другие поля. Например: «Дата», «Сфера жизни», «Самочувствие», «Сложность» Если затрудняетесь с выбором, попробуйте вариант № 1 — он наиболее простой и универсальный.
Как делать записи
Записи делают при каждой смене деятельности и при каждом переключении внимания. Приступая к новому занятию, нужно сразу записать его название и время начала, а если нужно, то и время окончания предыдущего занятия. Прочие поля («Продолжительность», «Вид деятельности») можно заполнять задним числом.
Обычно время в записях округляют до 5–10 минут, чтобы потом было легче делать расчеты. Но при использовании современных технологий (электронных таблиц или специальных программ) можно все фиксировать с точностью до минуты.
Не расстраивайтесь, если забыли записать: это нормально, особенно в самом начале. Не нужно ругать себя и уж тем более обрывать сессию. Просто продолжайте с того момента, когда вспомнили. Постепенно записывать все свои занятия станет для вас привычкой.
Что же касается самих не записанных занятий, то можно попробовать хотя бы примерно восстановить их по памяти — это тоже будет полезная информация. Если же совсем не получается ничего вспомнить, поставьте в листе хронометража вопросительные знаки.
Иногда бывает так, что мы на несколько часов оказываемся вдалеке от своих записей. В этом случае нужно зафиксировать свои занятия любыми доступными способами (на клочках бумаги, на диктофон в смартфоне), а потом перенести эти заметки в лист хронометража.
Отвлечение и неожиданные задачи продолжительностью менее 5 минут можно не записывать: просто отмечайте их крестиками на полях:
В конце дня или сессии достаточно будет подсчитать количество крестиков и умножить их на 2–3 минуты.
Обработка результатов хронометража
На этом этапе мы можем узнать много интересного и полезного. Например: сколько времени у нас уходит на важные и второстепенные задачи, сколько времени мы тратим на семью и работу, что отвлекает нас чаще всего Подробный список того, что можно узнать с помощью хронометража, вы найдете в конце статьи.
Для обработки результатов мы рекомендуем использовать электронные таблицы: Excel, LibreOffice Calc или Google Таблицы. Эти программы очень упростят вам работу и помогут быстро сделать все необходимые расчеты.
Во время длинных сессий хронометража лучше выполнять предварительную обработку результатов каждый день (перед сном или утром следующего дня), иначе потом эта процедура займет слишком много времени.
При обработке результатов возможны два варианта:
Вариант 1. Электронные таблицы
Если вы решили работать с электронной таблицей, вам нужно будет просто ежедневно переносить в нее свои листы хронометража. Сразу считать ничего не надо: это можно сделать и в конце сессии.
При желании в таблицу добавляют дополнительные поля, которых не было в листах хронометража. Например: «вид деятельности», «тип задач», «сфера жизни», «цель», «квадрат матрицы Эйзенхауэра» Подумайте, что именно вы хотите узнать.
Анализ в электронных таблицах можно выполнять разными способами: здесь все зависит от вашего уровня владения этим инструментом. На наш взгляд, проще всего это делать с помощью фильтров и функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (в английской версии — SUBTOTAL). Синтаксис у нее следующий:
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(код_функции; диапазон)
Для расчетов нам понадобятся такие коды:
9 — сумма всех значений.
1 — среднее значение.
2 — количество значений.
Допустим, мы выполняем анализ хронометража в Google Таблицах и хотим узнать, сколько времени у нас ушло на мытье посуды. Для начала мы отфильтруем свой список занятий, чтобы в нем осталась только «Посуда»:
Теперь выбираем подходящую ячейку, вписываем в нее функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ с кодом 9, а в качестве диапазона указываем столбец с продолжительностью занятий.
Чтобы узнать, сколько в среднем времени у нас уходит на мытье посуды, делаем все то же самое, но меняем в формуле цифру 9 на цифру 1:
Чтобы узнать, сколько раз за сессию мы помыли посуду, используем код 2:
Теперь, если мы настроим фильтр для другого занятия, то результаты наших расчетов поменяются автоматически:
Фильтр можно применить к любым столбцам, которые есть в вашей таблице: дата, виды деятельности, сферы жизни Этот метод позволяет анализировать фактически любые показатели .
Итоги анализа лучше собирать в отдельную табличку.
Вариант 2. На бумаге
Если вы решили все делать на бумаге, то рекомендуем выполнять предварительные расчеты в конце каждого дня (здесь очень пригодится калькулятор). Например:
В конце сессии нужно будет просто объединить эти промежуточные отчеты в один итоговый отчет.
Визуальное представление результатов
В электронных таблицах есть встроенные инструменты для создания диаграмм. Не обязательно, но очень полезно сделать с их помощью визуальное представление полученных результатов: так они станут более понятными и наглядными. Вот несколько вариантов:
1. Столбчатая диаграмма. Помогает сопоставить разные показатели:
2. Круговая диаграмма. Помогает оценить долю тех или иных занятий в распорядке дня:
3. График. Помогает отследить изменения показателей. Например, на графике ниже видно, что количество отвлечений к концу рабочей недели заметно увеличилось:
С помощью графиков вы можете посмотреть, насколько вы загружены в разные дни недели, как меняется ваше самочувствие и многое другое.
Что делать с результатами
Самая большая ошибка, которую можно допустить после сессии хронометража — это не воспользоваться его результатами. Часто бывает так: человек в течение недели добросовестно фиксирует все свои занятия, анализирует результаты, ужасается, а потом оставляет все как есть.
Хронометраж Light
Хронометраж это программа для учета и анализа личного времени. Приложение позволяет в удобном виде фиксировать количество потраченного времени и проводить анализ насколько рационально было потрачено время.
★★ Особенности ★★
+ красивый интуитивный интерфейс
+ календарь записанных событий
+ отчет по категориям за день/неделю/месяц/год и все время
+ контроль дохода/расхода для действий и категорий
+ пользовательские категории
+ пользовательские цвета для категорий
+ напоминания
+ экспорт/импорт в CSV за день/неделю/месяц/год и заданный интервал
★★ Ограничения базовой версии ★★
— реклама на экранах календаря и отчетов
— нет экспорта в Dropbox
— нет подсказок для описания
— нет возможности паузы активности
«Я заставляю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Я обещаю себе и обещаю ей письменно (она настаивает на этом), что я не уволю, когда она принесет результаты. И тем не менее, хотя я делаю это в течение пяти или шести лет, я каждый раз вскрикиваю: «Этого не может быть, я знаю, что теряю много времени, но не может быть, чтобы так много. » Хотел бы я увидеть кого-либо с иными результатами подобного учета!» — Питер Друкер
★ КОНТРОЛИРУЙТЕ СВОЕ ВРЕМЯ ЧТОБЫ БЫТЬ ПРОДУКТИВНЫМИ ★
Источник: play.google.com