В этой части описаны советы и трюки, касающиеся основ работы с Excel. Это та информация, которой должен владеть каждый пользователь Excel (но многие не владеют). В частности, мы поговорим об использовании режима защищенного просмотра и функции AutoRecover, а также о работе с панелью быстрого доступа и изменении цветовой схемы Excel.
Как правильно в Excel применять темы документа и создавать собственные
За годы работы я видел сотни созданных другими пользователями книг Excel. Большинство имеет одну общую черту — они выглядят непривлекательно. Дизайнеры Microsoft, стремясь помочь пользователям создавать более аккуратные документы, реализовали в Office 2007 новую концепцию, которая называется темами документа. Использование тем — простой способ задавать в документе цвета, шрифты и различные графические эффекты.
Как создать список всех листов, содержащихся в книге Excel при помощи макрофункции
Странно, но в Excel невозможно напрямую сгенерировать список имен листов из книги. В этой статье будет рассказано, как создать список всех листов, содержащихся в книге. Как и в предыдущей статье, здесь мы будем использовать макрофункцию из Excel 4 XLM в именованной формуле.
Как получить список имен файлов, содержащихся в папке, а затем отобразить этот список на листе Excel
В этой статье будет рассказано, как получить список имен файлов, содержащихся в каталоге, а затем отобразить этот список на листе. Данный способ связан с использованием макрофункции Excel 4 XLM в именованной формуле. Такой метод удобен, поскольку позволяет относительно легко выстроить на листе список имен файлов — обычно для этого требуются сложные макросы VBA.
Как сохранить файл Excel в формате «только для чтения»
Если вам требуется с кем-то поделиться информацией из вашей рабочей книги — а также гарантировать, что эта информация останется в сохранности и не будет изменена, — это можно сделать несколькими способами.
Как работать с файлами Excel при помощи веб-браузера
На ресурсе Microsoft Office Web Apps вы можете создавать, просматривать и редактировать книги непосредственно в браузере. Работа построена немного иначе, чем в версии Excel для локального компьютера, но очень схоже. Основное преимущество веб-версии заключается в том, что вы можете получить доступ к вашим книгам откуда угодно, при этом на компьютере может быть даже не установлен […]
Источник: excelexpert.ru
Советы от курсов эксель — Как работать в Execel с таблицами
С момента появления программы Microsoft Excel стало намного удобнее составлять таблицы и производить различные расчеты. В настоящее время свою работу без этой системы не могут представить работники производственно-технических отделов, сметчики, бухгалтера, банковские работники и многие другие специалисты.
Интересна данная программа и для обычных людей. Многие из тех, кто интересуется, как работает excel, желают освоить программу для домашнего пользования. Изучением простых рабочих программ в компьютере, постепенно совершенствуя свой уровень знаний, занимаются миллионы людей.
Первое действие, которое производит пользователь – открытие программы.
Рабочая область программы представлена бесконечным числом ячеек, которые заполняются различными необходимыми значениями. Далее при необходимости следует форматирование. Функция, которую используют, чтобы строить графики, диаграммы, выводить сводные отчеты.
Работая с таблицами в Экселе, начинающие пользователи в определённом количестве приходят к выводу, что работа в программе на первых этапах её изучения сложна для них. Word кажется им более лёгкой программой. Там они также могут формировать таблицы, вводить тексты, выполнять выравнивание, добавление и убавку столбцов и строк.
На самом деле работать в Excel несложно, если начать изучать программу с азов. Вникая в суть программы, становится ясно, что вордовские и экселевские таблицы имеют совершенно разные принципы построения. Многие функции, которые доступны в эксель невозможно выполнить в ворде и наоборот.
Что касается непосредственно работы с таблицами, то лучший инструмент для их создания кроме того которые предоставляет Excel ещё не придуман.
Как создаётся таблица в Excel для новичков.
Чаще всего новички именуются чайниками. Им необходимо освоить первый уровень, как работать в xl, который все успешно проходят, двигаясь дальше к уровню опытного профессионального пользователя.
Работая с таблицами в Excel на начальном этапе нельзя спешить. Для создания таблицы используют различные способы. У каждого из них есть преимуществами и своя конкретная цель.
Если внимательно присмотреться к выведенной на экран монитора электронной таблице можно заметить, что она состоит из множества ячеек, входящих в столбцы и разбитых построчно. Столбцы обозначают латинские буквы. Строки нумеруются цифрами. Следует заметить, что, если, не производя никаких операций, просто вывести лист на печать, выходит чистая страница. Границы, которые видны на экране – это пустая область, требующая заполнения.
Изучая программу самостоятельно или посещая курсы, на первых уроках пользователи учатся строить таблицы. Занятие это интересное. Здесь нельзя утверждать, что возможно лишь одно простое действие. Если вас заинтересовала данная тема, то при желании вы сможете узнать подробнее на курсах эксель https://spbshb.ru/secretarial-school/excel-courses. Работа с таблицей – это множество функций.
Можно работать отдельно с ячейками, строками, столбцами.
Операции, проводимые со столбцами, строками, ячейками
Несколько простейших операций, которые способен выполнить каждый заключаются в обычном выделении элементов таблицы:
Выделение столбца и строки. Для этого нужно навести курсор, например, на название столбца. В этом качестве, как уже известно, выступает латинская буква. Производится клик по левой кнопке мыши, и весь столбец выделяется голубоватым фоном.
Строка выделяется аналогичным способом, только в качестве названия выступает цифра.
- Следующая операция – выделение сразу нескольких столбцов либо строк. В этом случае по названию производят клик левой кнопкой мыши, удерживают мышь, не отпуская нажатую кнопку и протаскивают её по линии латинских букв. Одновременно выделяется определённое количество столбцов. Их число выбирает сам пользователь.
- Столбец можно выделить, прибегнув к помощи горячих клавиш. Для этого следует остановить курсор в любой ячейке выбранного столбца и снова нажать левую клавишу. Ячейка выделяется чёрным контуром. Далее на клавиатуре нажимают клавиши Ctrl + пробел.
Чтобы выделить строку таким же образом используют клавиши Shift + пробел.
Изменение границ ячеек. Уместить информацию в ячейках, заполняя таблицу, можно путём изменения границ ячеек. Для этого необходимо выполнить ряд незамысловатых действий:
— курсор наводится на границу, обозначенную в ряду наименований столбцов или строк;
— нажимается левая кнопка;
— далее, удерживая клавишу, мышь передвигается вручную, расширяя ячейки.
- Определение ширины столбца. Это действие по итогу похоже на предыдущее. Но в данном случае мышь не требует передвижений. Чтобы включить напечатанную строку в ширину одного столбца, курсор ставится на границу правой стороны его наименования и производится щелчок. Программа автоматом расширяет границы
- Автозаполнение. Когда хочется оставить неизменной ширину столбца, но при этом выполнить увеличение высоты строки, пользуются кнопкой, которая называется «Перенос текста». Её содержит панель инструментов.
- Выравнивание. Печатая информацию в одной из ячеек таблицы отмечается, что строки выходят за границы ячейки и движутся дальше, заходя на следующие ячейки. Как уместить данные в одном окне, определённого формата?
Программа может самостоятельно справиться с этой задачей, но предварительно нужно задать ей действие. Необходимо сделать следующее:
— выделить ячейку с текстом;
— нажать правую кнопку мыши. Появится окно, в котором нужно найти строку «формат ячеек» и щёлкнуть по ней. В следующем открывшимся окне в верхней строке кликнуть по названию «выравнивание». Откроется ряд окошек, которые позволят работать с текстом.
Помимо раскрытых пунктов есть много других несложных операций, которые помогут работать с таблицами эксель. Убавление и добавление строк и столбцов, объединение ячеек и разделение ранее объединённых, другие функции.
Азы — дорога к более интересным действиям
Освоив азы из комплекса действий, показывающих как работать на экселе, можно работать с более сложными функциями. К ним относят фильтрацию, сортировку, работу с формулами.
Даже на первых порах изучение программы покажется интересным. В дальнейшем приобретённые знания обязательно помогут практически. Они намного снизят уровень рабочей трудоёмкости в профессиональной сфере.
Советуем прочитать:
- Программа для работы с электронными таблицами
- Как работать в — Microsoft Excel 2013?
- Преимущества программы MS Excel
- Как работать с Википедией внутри Microsoft Word
Источник: www.comp-web-pro.ru
Как работать с Microsoft Excel: инструкция для новичков
Утилита от Microsoft под названием Exel установлена практически на каждом компьютере. Без неё нельзя представить ни одну современную компанию, так как именно в этой программе можно осуществлять все манипуляции с числами и буквами. Большинство пользователей владеет базовыми навыками Word (знает как изменить шрифт, размер шрифта и его цвет). Совершенно по другому дела обстоят у Exel.
Хоть программы и схожи по интерфейсу, функционал у них кардинально разниться. Встроенной инструкции у Exel нет, поэтому с освоением программы могут быть некоторые проблемы. Прочитав данную статью, вы получите все необходимые основы Exel, которые точно пригодятся в будущем.
Основы работы в Excel
Сразу стоит отметить, что в данной статье будут рассмотрены только необходимые обычному пользователю функции. Ведь на изучение всех можно потратить несколько месяцев времени. Первым делом стоит разобраться в предназначении программы. В Exel можно создавать различного рода таблицы, графики, диаграммы, а также вести отчетность. К слову, при желании, в данной программе можно даже написать простую игру.
Если кто-то думал, что Word и Excel – это одинаковые программы с просто измененной рабочей поверхностью, то это глубокое заблуждение. Если Word предназначен для написание текстов, то «Таблицы» созданы для работы с числовыми данными.
Большинство инструментов в Exel представляют из себя специальные коды, которые нужно вписывать консоль. Но не стоит пугаться, из основных можно выделить всего 20-30 штук, так что их без проблем можно выучить.
Первые шаги
Лучший способ что-то выучить – это практика. Поработав в программе часа 2-3 можно смело её освоить на базовом уровне. И за это стоит отдать должное Microsoft, так как их продукты всегда были легкие к восприятию. Чего стоит PowerPoint, который можно освоить за 30 минут. Пару потраченных часов времени на изучение Exel точно окупят себя в будущем, когда эти знания пригодятся на работе.
Да, за это время вы не станете экспертом в Excel, однако этого вполне хватит для создания простых графиков и таблиц с использованием базовых инструментов. Стоит отметить, что на большинстве работах требуется базовое знание «Таблиц».
Знакомство с терминами
Прежде чем начать учиться работать в Exel, нужно выучить всю основную терминологию. Этого нужно для лучшего понимания инструкции по выполнению того или иного действия. Основными элементами Exel являются:
Таблица – самый главный элемент в данной программе. С помощью данного инструмента можно легко группировать данные и удобно производить вычисления. Нумерация строк таблицы начинается от 1 и до бесконечности. Нумерация столбцов происходит с использованием буквенных значений. К примеру, столбец может иметь значение A, которая равно единице.
27 по счёту и выше столбцы обозначаются уже следующим образом: АА, АС.
Столбцы и строки – также основные элементы таблицы. Столбцы имеют буквенное значение, строки – нумерованное. Можно выделять столбцы и строки полностью, достаточно нажать на букву или цифру соответственно.
Ячейки же имеют интересный алгоритм нумерации. Например, ячейка на первой строчке и первом столбце будет иметь номер А1. Такой вид был сделан специально для удобной записи ячейки в командную строку. Также, если выделить сразу несколько ячеек, то получиться выделенная область с определенным диапазоном, например, А3:В4.
Если один раз нажать курсором на ячейку будет редактироваться не сам текст внутри, а сама ячейка. Двойное де нажатие позволяет работать с текстом.
Рабочий лист в Excel – это вся рабочая область с таблицами и графиками.
В качестве рабочей книги принято считать обычный файл с расширением xls. Причём в одном файле может быть сразу несколько листов (переключать их можно на нижней панели в программе «Таблицы»).
Для оптимизации работы действия можно производить не с одной ячейкой, а с несколькими одновременно. Для этого необходимо выделить нужные ячейки и создать диапазон.
Работа в программе Exel: создаем новый документ
Есть два варианта создания нового документа Excel.
1.Прямо с рабочего стола. ПКМ нажимаем на пустую область на рабочем столе. Переходим в пункт «Создать», затем в списке выбираем «Лист Microsoft Excel».
На рабочем столе появится новый документ, который можно сразу же переименовать.
2.Открываем программу Microsoft Excel через меню Пуск. В этом случае Эксель предложит нам создать новый документ из шаблонов или открыть недавно редактируемую таблицу из предложенных.
Итак, новая таблица создана. Можете сразу сохранить ее в нужную вам папку в системе.
Как добавить столбец или строку
Если нужно добавить новую строку:
- Щелкаем мышкой по строке, на место которой нужно вставить новую.
- Щелкаем правой кнопкой мыши на цифру нашей строки (в данном случае на 4-ку). Выпадает контекстное меню, в котором нужно выбрать пункт «Вставить».
- После чего появится новая пустая строка.
Точно такие же действия необходимо проделать со столбцами, чтобы получить новый пустой столбец между двух уже заполненных. Содержимое выделенного вами столбца не удалится, а лишь переместится в следующий столбец.
Редактирование размера ячеек
Бывают такие ситуации, когда значение в ячейке больше её размера. В таком случае большая часть текста просто скрывается. Если изменить ширину или высоту до нужных размеров, то текст снова станет виден. Изменить размер ячейки можно сразу двумя способами:
- В строке с индексами необходимо клацнуть по правой границе нужного столбца ЛКМ. Далек с зажатой клавишей нужно растянуть столбец, тем самым сделав его шире или уже. Этот способ удобен, если у вас в данном столбце будут помещены данные, приблизительно равные по объему.
- Двойным нажатием на границу столбца или строки можно автоматически выровнять границы столбца по содержимому.
Для увеличения высоты ячейки нужно просто потянуть за границу строки. Если нужно поодиночно изменить размер ячейки, то достаточно два раза клацнуть на ее грани и потянуть за появившиеся края.
Если вы не хотите увеличивать ширину ячейки (или столбца), но видеть содержимое необходимо, используйте функцию «Перенос текста». Ячейка будет автоматически увеличиваться в ширину по собственному содержимому.
Создаем простую таблицу в Excel
Всё заполнение таблицы происходит вручную. Обычно, пользователи приступают к созданию новой таблицы с наименования столбцов. Например, в ячейке А1 пишем «Код товара», в ячейке А2 – «Наименование товара», А3 – «Количество», А4 — «Цена». Теперь легче понять, какие данные будут размещены в каждом столбце. К слову, первую строку можно закрепить.
Для этого перейдите в «Вид» – «Закрепить области» – «Закрепить верхнюю строку». Тогда наименование ваших столбцов будет показано даже на дальней строчке.
Если у вас подразумевается много одинаковых данных в ячейке, можно воспользоваться функцией заполнения. Потяните за правый нижний край ячейки и значение одной ячейки размножится во всех остальных.
Если нужно, чтобы значение ячеек не копировалось, а например увеличивалось по нарастающей, скопируйте содержимое в диапазоне, а затем нажмите «Параметры автозаполнения» и выберите «Заполнить». Автоматически Эксель будет увеличивать значение в ячейках на 1.
Что еще может понадобиться при создании таблицы, так это выделение границ ячеек. Можно отрисовать границы у выбранного диапазона ячеек. Для этого, выделяем диапазон и нажимаем на элемент «Границы». Выбираем, например, «Все границы» и получаем красиво очерченную таблицу.
Основные формулы в Excel
Все доступные формулы представлены в одноименном разделе «Формулы». Здесь вы найдете формулы для решения логических, математических, финансовых, текстовых и иных задач. При использовании формул номера ячеек можно прописывать вручную, например диапазон B1-B22 или выбирать ячейки вручную: поставьте знак «=» в свободной ячейке (там, где вам нужно увидеть полученный результат) и поочередно нажимайте на те ячейки, которые следует использовать.
Давайте разберем как работают две основные формулы, которыми пользуются большинство пользователей.
- СУММ (ячейка №; ячейка №; ячейка №…..). Эта формула покажет сумму данных в пределах выделенной области. Поставьте знак «=», пропишите формулу СУММ и выделяйте те ячейки, сумму которых вы хотели бы увидеть. Важно: выделяйте диапазон ячеек, зажимая клавишу CTRL. После выделения всех ячеек нажимаем Enter.
- ПРОИЗВЕД (ячейка №; ячейка №; ячейка №…..). Выполняет умножение компонентов. Точно также, как и в предыдущей формуле, выделять диапазон ячеек нужно при нажатии клавиши CTRL, а после выделения всех ячеек нажимаем Enter.
Как построить диаграмму в таблице Excel
На основании данных, внесенных в таблицу, вы можете спроектировать диаграмму. Для примера – у нас 4 спортсмена и мы хотим наглядно увидеть, кто из них более результативный.
Выделяем весь диапазон ячеек, по которому будем рисовать диаграмму. Нажимаем на раздел меню «Вставка» и там выбираем, какой тип диаграммы нужен. Например, простой линейчатой будет достаточно.
Получается такая диаграмма, где спортсмены будут сравниваться по количеству наград (как нам и нужно было).
Теперь нам нужно сравнить, какое процентное соотношение по количеству наград в общем занимает каждый спортсмен. Для этого снова выделяем диапазон, выбираем «Вставка» и отмечаем «Круговая диаграмма». Получится простая круговая диаграмма, где цветом показан результат каждого участника. Но мы хотим увидеть процент – для этого можно выбрать нужный макет среди всех круговых диаграмм. Таким образом мы получим процентное соотношение по всем спортсменам.
Чем больше данных, тем более сложной и многогранной может быть получаемая диаграмма. Вы всегда можете выбрать те данные, по которым будет проводиться сравнение или показатели – в одноименном разделе «Выбрать данные».
Итог
После завершения работы, не забудьте сохранить документ. Хотя сама программа автоматически перед выходом предложит сохранить лист. В целях безопасности «Exel» также периодически делает автосохранения, так что в случае вылета операционной системы, высока вероятность что недавние изменения будут сохранены.
Это были все основные пункты в работе с Exel. Этих навыков вполне хватит для создания несложных графиков или таблиц. Стоит отметить, что полученные в этой статье знания, помогут в самообучении, так как основные пункты вам уже знакомы.
Стоит отметить, что знание «Таблиц» на профессиональном уровне редко где требуется — чаще всего это профессии, связанные с финансами или программированием. Если всё же хочется лично для себя знать Exel на уровне профи, то придется потратить не один месяц и перечитать десятки обучающих книг. А это требует времени, выдержки, и большого желания. Успехов!
Источник: tehnichka.pro