Для финансовых расчетов, составления счетов и прочих вычислений используют электронные таблицы. В настоящем издании подробно рассматривается программа Microsoft Excel.
Кроме электронных таблиц существуют и приложения для работы с базами данных (БД). Их основное отличие состоит в том, что базы данных позволяют связывать данные из нескольких таблиц в единое целое. Например, в одной таблице могут содержаться данные о книгах (автор, название, год выпуска, ISBN и т. д.), а в другой — данные об издательствах (название, реквизиты).
И если в таблице издательств имеется поле, содержащее его индекс (номер записи в таблице), то в таблице книг будет достаточно указать лишь этот самый индекс, а не вводить каждый раз всю информацию об издательстве. Таким образом, производится связывание данных: по индексу издательства можно получить информацию о нем из таблицы книг или, наоборот, можно отобрать все книги нужного издательства. В принципе, базы данных могут содержать любое число таблиц, связанных между собой по одному или нескольким полям. Примеры простейших средств для работы с БД — это Microsoft Access и Lotus Approach. Некогда был популярен ныне позабытый Borland Paradox.
Создание таблицы в Excel. Эксель для Начинающих. Таблица Эксель для Чайников
Но большинству пользователей базы данных известны не по средствам их создания, а по конечным продуктам. Например, все программы бухгалтерского или складского учета являются базами данных.
Электронные таблицы (или табличные процессоры) — это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов.
Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC.
Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.
Что же такое электронная таблица? Это средство информационных технологий, позволяющее решать целый комплекс задач:
Прежде всего, выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т. п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач; удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать
Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ — мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации численного эксперимента:
3. Учим EXCEL.Ячейка — основа программы.
— прогноз поведения моделируемой системы,
Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы);
Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.
В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.
Основные типы данных:
числа, как в обычном, так и экспоненциальном формате,
текст – последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов,
формулы. Формулы должны начинаться со знака равенства, и могут включать в себя числа, имена ячеек, функции (математические, статистические, финансовые, текстовые, дата и время и т.д.) и знаки математических операций.
Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.
5.2. Требования к оформлению электронных таблиц.
При работе с документами в офисе приходится сталкиваться с таблицами. Работать с таблицами можно и в текстовом редакторе, но они не позволяют производить расширенную сортировку, устанавливать связи между ячейками и многое другое, необходимое при работе с числовыми табличными данными. Для этой цели служит специальный редактор, предназначенный для работы с табличной информацией – программа — электронная таблица.
Электронные таблицы – это программа для создания и использования документов с автоматическим расчетом вносимых данных.
На сегодняшний день самыми мощными программами, предназначенными для работы с электронными таблицами, являются Microsoft Excel и OpenOffice.org Calc. Они обладают множеством функций, которые окажут вам существенную помощь в повседневной работе.
Окно OpenOffice.org Calc 2.2
Окно Microsoft Excel 2007
Одним из важнейших особенностей электронных таблиц является способность связывать ячейки друг с другом с помощью формул, причем, программа позволяет работать с разными форматами отображения чисел – денежными, целыми, датой, временем, процентами и многими другими.
Обратите внимание на следующую особенность электронной таблицы: в ней есть ячейки, значения которых вычисляются через значения других ячеек.
При запуске программы ЭТ открывается окно, содержащее новую рабочую книгу. Рабочая книга — это многостраничный документ ЭТ, каждая страница которого называется рабочим листом. В окне документа отображается активная страница. По умолчанию книга содержит три рабочих листа с именами Лист1, Лист2 и ЛистЗ.
Пользователь может вставить в книгу дополнительные листы (максимально возможное их количество в Excel — 255). На левом конце горизонтальной полосы прокрутки находятся ярлычки листов и кнопки прокрутки для их просмотра.
Таблицы в программе ЭТ создаются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейки вводится содержимое таблицы. По умолчанию строки нумеруются, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами.
Каждая ячейка имеет собственный адрес, он определяется именем столбца и номером строки, которым принадлежит ячейка. Например, ячейка в левом верхнем углу рабочего листа с содержащимся в ней текстом «Наименование» имеет адрес А1. Хотя создается впечатление, что часть текста переходит в ячейку В1 следующего столбца, на самом деле весь текст расположен в ячейке А1.
Активная ячейка А1 на рисунке окружена рамкой, которая называется рамкой активной ячейки, а заголовки столбца и строки этой ячейки подсвечиваются. В каждый момент времени активной является только одна ячейка, и данные можно вводить лишь в нее. Для выбора ячейки щелкните на ней кнопкой мыши, при этом ячейка становится активной (текущей).
В ячейки рабочего листа могут быть введены данные трех типов: числа, формулы и текст. Числа (к ним мы будем относить также значения даты и времени) представляют собой величины, использующиеся в вычислениях, скажем для определения количества дней, на которое просрочен возврат видеокассеты или для расчета начисленных процентов на депозит за определенный период времени. Формулами называются инструкции, вводимые в ячейки, в соответствии с которыми производятся вычисления. Текст — это информация, не являющаяся ни числом, ни формулой. Текст обрабатывается как последовательность символов, даже если он представляет собой набор цифр.
Данные могут вводиться только в активную ячейку — либо непосредственно, либо с использованием строки формул, которая расположена под панелью инструментов в верхней части экрана. Выберите нужную ячейку, а затем начинайте ввод данных. В ячейке немедленно появится курсор, а вводимые символы отобразятся как в ячейке, так и в строке формул; при этом станут доступными кнопки управления строки формул.
Если при вводе данных произошла ошибка, щелкните в строке формул на кнопке Отмена с изображением крестика красного цвета. Отменяется ввод и посредством нажатия клавиши [Esc] на клавиатуре. Нажмите кнопку Ввод (на ней изображена галочка зеленого цвета), чтобы закончить ввод данных, — кнопки строки формул исчезнут. Для завершения ввода и перехода к другой ячейке воспользуйтесь клавишей [Enter]. В случае, когда введенные числовые значения не помещаются в ячейку из-за недостаточной ширины столбца, вместо них на экране отображается несколько символов диеза (#).
Существует множество приемов создания формул. К примеру, в рабочем листе требуется умножить цену на количество и определить стоимость товара. Чтобы получить в ячейке С2 размер определить стоимость товара, следует активизировать эту ячейку, ввести знак равенства, а затем — адреса ячеек A2 и B3, соединенных знаком умножения (*). Введенная в ячейку формула должна иметь следующий вид: = A2* B3
Ввод формулы завершается нажатием клавиши [Enter], после чего в ячейке появляется результат вычислений. Однако фактическим содержимым ячейки по-прежнему будет формула, которая отображается в строке формул при активизации ячейки, а также в режиме редактирования содержимого данной ячейки (установить этот режим позволяет функциональная клавиша [F2]).
Недостаток этого способа состоит в том, что при составлении сложных формул часто допускаются ошибки и неточности, например можно неверно указать адрес ячейки. Когда на рабочем листе находятся тысячи чисел, вероятность ошибок существенно возрастает.
В основу другого способа положен более надежный метод — наведи и щелкни. Этот прием является традиционным для всех программ управления электронными таблицами. Для того чтобы вставить в формулу адрес ячейки достаточно вместо ввода его с клавиатуры щелкнуть мышью по этой ячейке.
При любом способе создания формул для контроля ввода можно пользоваться строкой формул, которая активизируется нажатием клавиши [=].
Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т.д.) и знаки математических: операций. Например, формула «=А1+В2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и В2, а формула «=А1*5» — умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.
ЭТ располагает множеством специальных функций, которые можно использовать в вычислениях. Наличие большого количества стандартных функций позволяет не только автоматизировать процесс вычислений, но и сэкономить время. С их помощью выполняются как простые, так и довольно сложные операции.
Относительные и абсолютные ссылки
Для того чтобы в формуле использовать значение, находящееся в какой-либо ячейке, необходимо сослаться на эту ячейку, указав ее адрес. Ссылка на ячейку может быть относительной, абсолютной и смешанной.
Относительные ссылки, фактически, задают смещение ячейки, на которую производится ссылка, относительно ячейки, в которой данная ссылка указывается. По этой причине при копировании формулы адрес ячейки, на которую производится ссылка, изменяется так, что смещение остается прежним. Относительные ссылки создаются по умолчанию.
Абсолютная ссылка указывает на конкретную ячейку. При перемещении или копировании формулы такая ссылка не изменяется, поскольку она задает фиксированную позицию на рабочем листе. Признаком абсолютной ссылки является наличие двух знаков доллара ($) — перед именем столбца и перед номером строки. В смешанных ссылках содержится один знак доллара. Например, если он стоит перед именем столбца, то мы имеем абсолютную ссылку на столбец и относительную — на строку.
Абсолютные ссылки в исходной формуле можно задавать вводя с клавиатуры перед соответствующими адресами строк и столбцов символ $. Однако если вы не собираетесь заполнять формулу или копировать ее в другие ячейки, в указании абсолютных ссылок нет никакой необходимости. Кроме того, можно задавать абсолютные ссылки в Excel, пользуясь клавишей [F4]. Клавиша [F4] действует как переключатель. При первом нажатии она преобразует относительную ссылку в абсолютную, при втором в смешанную типа A$1, при третьем – в смешанную типа $A1, а при четвертом нажатии смешанная ссылка вновь будет преобразована в относительную. Если вам нужно, чтобы в результате копирования формулы изменялся один компонент адреса, используйте смешанные ссылки.
Анализ данных с помощью диаграмм
Значение диаграмм как графической формы представления числовых данных трудно переоценить. Они не только улучшают наглядность излагаемого материала, но и позволяют отобразить соотношение различных значений или динамику изменения показателей.
В зависимости от способа графического представления данных различают следующие основные типы диаграмм: линейчатая диаграмма, гистограмма, круговая диаграмма, график, диаграмма с областями, точечная диаграмма.
Диаграммы создаются на основе содержимого столбцов и строк диапазона. По умолчанию значения строки образуют ряд данных, а значения столбца — категории. Эти установки можно изменить, в результате чего ряд данных составит значения столбца, а категории — значения строки. Для многих типов диаграмм можно задавать несколько рядов данных.
При этом каждый из них выделяется определенным цветом или узором. Названия рядов указаны в легенде, которая содержит информацию об условных обозначениях, используемых в диаграмме. Значение каждой ячейки строки называется точкой данных и отображается на диаграмме в виде маркера (маркером может быть точка, сектор круга, столбик и т. д.).
Пользователи могут встраивать в документы диаграммы различных типов и по-разному их форматировать. Выбирая формат, вы задаете способ отображения диаграммы. Когда на диаграмме представлен один ряд данных, все маркеры данных имеют одинаковый цвет. Если же рядов данных несколько, маркеры разных Рядов выделяются различными цветами. Формат созданной диаграммы в дальнейшем можно изменять.
Круговая диаграмма
Круговая диаграмма представляет собой круг, разбитый на несколько секторов, каждый из которых соответствует определенному значению, входящему в суммарный показатель. При этом сумма всех значений принимается за 100 %.
Например, для наглядного отображения того, какой товар пользуется наибольшим спросом можно построить следующую диаграмму. Исходные данные для этих диаграмм извлекаются из диапазонов А3:А7 и D3:D7. Первый диапазон содержит название продуктов, второй название продаж каждого продукта. Из диаграммы видно, что наибольшим спросом пользуется йогурт.
Гистограмма и линейная диаграмма
В этом случае определенным значениям соответствуют либо вертикальные столбики, либо горизонтальные полоски различной длины.
Источник: infopedia.su
Электронные таблицы Excel
Программа Excel – это электронные таблицы, предназначенные для решения задач, которые можно представить в виде таблиц. Она позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов и математических связей между ними. При изменении исходных данных результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Excel позволяет ставить численный эксперимент и подбирать оптимальные параметры, решать задачи моделирования, создавать простейшие базы данных и управлять ими, строить диаграммы и графики различного типа, форматировать и красочно оформлять файлы электронных таблиц, подготавливать и распечатывать итоговые документы. Excel имеет встроенную программу проверки орфографии и графический редактор, может перенести в таблицу информацию из других программ, работающих в операционной среде Windows. Вызов Excel Для вызова Excel необходимо щелкнуть мышью на кнопке главного меню ПускПрограммыMicrosoft OfficeMicrosoft Excel . Вид окна Excel:
Работа с меню Создание нового файла Открыть уже имеющийся файл Закрыть файл Сохранить файл Сохранить под другим именем Сохранить как web-документ Сохранить рабочую область Поиск файлов Разрешения -> Предв. просмотр Web-страницы Параметры страницы Область печати ——> Предварительный просмотр Печать Отправить-> Свойства Последние документы которые были загружены в Excel Выход 40
Отменить действие Повторить действие Вырезать Копировать Буфер обмена Вставить Специальная вставка Вставить как гиперссылку Заполнить—————> Очистить————> Удалить Удалить лист Переместить/скопировать лист Найти Заменить Перейти Связи Объект Вид страницы Область задач (с права) Панели инструментов Строка формул Строка состояния Колонтитулы Примечания Представления Во весь экран Масштаб
Вставка ячеек Вставка строки Вставка столбца Вставка листа Вставка диаграммы Вставка символа Разрыв страницы Вставка функции Задание, вставка имени Вставка примечания Вставка рисунков, картинок и т.д. Вставка схематической диаграммы Вставка объекта Вставка гиперссылки Формат ячейки Формат строки ->
| Формат столбца | ————> |
| Формат листа — | > |
Автоформат Условное форматирование Стиль
Проверка орфографии Справка Проверка ошибок Окно с права Задание уровней доступа Исправления -> Объединение книг Установка защиты -> Совместная работа -> Подбор параметра Сценарии Зависимости для формул Создание макросов Надстройки Автозамены Настройки Параметры Сортировка Фильтр Форма Итоги Проверка Таблица подстановки Преобразование текста по столбцам Консолидация данных Группа и структура ——> Сводная таблица Импорт данных ———> Работа со списками Работа с файлами *.XML Обновление данных
Строки, столбцы, ячейки Рабочее поле электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Максимальное количество строк равно 16384, столбцов – 256. Каждое пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить данные (текст, число или формулу). Номер строки – определяет ряд в электронной таблице. Он обозначен на левой границе рабочего поля.
Буква столбца – определяет колонку в электронной таблице. Буквы находятся на верхней границе рабочего поля. Колонки нумеруются в следующем порядке: A – Z, затем AA – AZ, затем BA – BZ и т.д. Ячейка – первичный элемент таблицы, содержащий данные. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки.
Например, адрес B3 определяет ячейку на пересечении столбца B и строки номер 3. Указатель ячейки – светящийся прямоугольник, определяющий текущую ячейку. Указатель можно перемещать по таблице как при помощи клавиш со стрелками на клавиатуре, так и мышью. Текущая ячейка помечена указателем. Ввод данных и некоторые другие действия по умолчанию относятся к текущей ячейке.
Блок представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк или столбцов. Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например, B13:C19, A12:D27 или D:F. Блок можно задать при выполнении различных команд или вводе формул посредством указания координат или выделения мышью на 44
45 экране. Выделение столбцов, строк, блоков Для выделения с помощью мыши : столбца – щелкнуть мышью на букве-имени столбца; нескольких столбцов – не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь; строки – щелкнуть мышью на числе-имени строки; нескольких строк – не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь; блока – щелкнуть мышью на начальной ячейке блока и, не отпуская кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку.
Ввод формул Ввод формул в Excel может осуществляться как непосредственно в текущей ячейке, так и в строке формул. При этом необходимо учитывать ряд замечаний: 1. Любая формула в Excel обязательно начинается со знака равенства, иначе она будет воспринята программой как некий текстовый фрагмент.
2. Excel оперирует не переменными, а адресами ячеек, поэтому в формуле следует указывать не символьное обозначение какой-либо величины (x, y и т.д.), а адрес ячейки, в которой она расположена на листе Книги Excel. 3. В формулах при написании адресов ячеек недопустимы русские буквы (символы кириллицы), даже совпадающие с теми или иными буквами латинского алфавита.
4. Символом разделения целой и дробной частей десятичных чисел в Excel является запятая или точка в зависимости от того, какой из этих знаков установлен разделителем в настройках операционной системы Windows. Формулы в Excel можно копировать на группу ячеек. Для этого нужно установить курсор мыши на правый нижний угол текущей ячейки, в которой и записана формула, (при этом курсор приобретает вид: + ) и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, растянуть выделяемую область на нужное количество ячеек, после чего отпустить клавишу мыши. Отметим, однако, что растянуть формулу по диагонали за один раз вам не удастся, для этого необходимо растянуть формула вниз (или в сторону), а затем отпустить левую кнопку мыши и снова ее нажать и теперь уже можно тянуть в сторону (или вниз). Абсолютные, относительные и смешанные ссылки
При обращении к ячейке можно использовать способы, описанные ранее, например B3, A1:G9 и т.д. Такая адресация называется относительной . При использовании подобной адресации в формулах Excel запоминает расположение относительно текущей ячейки.
Так, например, когда вы вводите формулу =B1+B2 в ячейку B4, то Excel интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки двумя рядами выше». Если вы скопировали формулу =B1+B2 из ячейки B4 в C4, Excel также интерпретирует формулу как «прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки двумя рядами выше».
Таким образом, формула в ячейке C4 изменит свой вид на =C1+C2. Абсолютная адресация . Иногда при копировании формул вы пожелаете сохранить ссылку на КОНКРЕТНУЮ ячейку или область. Тогда вам необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Для ее задания необходимо пред буквой колонки и перед номером ряда напечатать символ $. Например: $B$4 или $C$2:$F$48 и т.д.
Смешанная адресация . Символ $ ставится только там, где он необходим, например B$4 или $C2. Тогда при копировании один параметр адреса изменяется, а другой нет. Функции пакета Excel Excel располагает так называемым мастером функций ( Меню : Вставка Функция ). С его помощью можно вводить в формулу любую функцию, поддерживаемую Excel.
Функции подразделяются на тематические блоки (функции математические, статистические, логические, финансовые, текстовые, инженерные и т.д.). Заметим, что многие часто употребляемые функции целесообразно вводить прямо с клавиатуры. При этом, разумеется, нужно знать, как та или иная функция записывается в Excel.
Аргумент любой функции записывается в круглых скобках, поэтому необходимо следить, чтобы в формуле число открывающих скобок соответствовало числу закрывающих. Пример решения задач в Excel. Построить таблицу значений функции f(x)=x 2 +x+ 3 , где x меняется от 0 до 5 с шагом 0,5. Заполним столбец значений аргумента x , который изменяется от 0 до 5 с шагом 0,5.
47 Это можно сделать несколькими способами: Способ 1. В ячейка А1 запишем «x» и отформатируем его по центру. В ячейку А2 запишем 0. В ячейку А3 – 0,5. В ячейку А4 – 1 и т.д. до ячейки А12 , в которую записывается 5. Способ 2. В ячейку А1 запишем «х» и отформатируем его по центру. В ячейку А2 запишем 0. В ячейку А3 – 0,5.
Затем выделим ячейки А2 и А3 , установим курсор мыши в нижний правый угол (он примет вид « + »), нажмем левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещаем до ячейки А12 включительно. (Отметим, что справа от курсора появляется желтенький прямоугольник, в котором при движении мыши меняются цифры. Эти цифры указывают значение в ячейке, мимо которой движется указатель мыши.) Данный способ эффективен, если параметр изменяется с постоянным шагом.
Способ 3. В ячейку А1 запишем «х» и отформатируем его по центру. В ячейку А2 запишем 0. В ячейку А3 установим курсор и наберем формулу: = А2+0,5 нажмем Enter . Затем установим курсор ячейки на А3 , а курсор мыши – на нижний правый угол (« + ») и, удерживая левую кнопку мыши, растянем до А12 . В результате получим: 1. Вычислим значения заданной функции f(x)=x 2 +x+ 3 . Для этого в ячейке В1 наберем текст «f(x)» и центрируем его. В ячейку В2 наберем формулу: =А2*А2+А2+3 т.е. вместо «х» вы набираете адрес ячейки, в которой находится соответствующий аргумент. Нажмите кнопку «Вычисление формулы». Затем, установив курсор мыши в нижний правый угол ( + ), растяните формулу до ячейки В12 . В результате получим:
Как видите, курсор мыши стоит на ячейке В2 , а в строке формул указаны адрес этой ячейки и формула, набранная в ней, так можно просмотреть все формулы в столбце В . Вы можете заметить, что формулы отличаются только номером строки, в остальном они одинаковы. Назовем наш лист f3(x). Примечание. Заметим, что в ячейке B3 наша формула будет иметь вид: =A3*A3+A3+3. Диаграммы в MS Excel. Теперь построим график данной функции на этом же листе, для этого выделим ячейки от B2 до B12 и выполним Вставка Диаграмма . Появится диалоговое окно вида: 48
49 На закладке «Стандартные» в поле выбора «Тип» выберем «График», в поле выбора «Вид» выберем первый во втором ряду и нажмем кнопку «Далее», получим окно: Первая закладка этого окна автоматически заполнилась, заполним вторую закладку:
Для этого в поле «Имя» запишем =’f3(x)’!$A$1 в поле «Подписи оси Х» заполним =’f3(x)’!$A$2:$A$12 Нажмем кнопку «Далее» и получим окно: Данное окно позволяет произвести оформление графика. Начнем с первой закладки «Заголовки». Здесь в поле ввода «Название
| диаграммы:» вы | вводите название вашего | графика, | назовем его |
| «График | функции», | в | поле |
| 50 |
51 «Ось Х (категорий). » введем «х», в поле «Ось Y (значений)» вводим «f(x)». Открываем вторую закладку «Оси»: Здесь можно отключить оси с разбиением и подписями («ось Х» и «ось Y»), а также выбрать один из трех видов осей. На третьей закладке «Линии сетки» вы можете включить и выключить основные и дополнительные линии сетки, как по x , так и по y :
На закладке «Легенда» вы можете добавить или убрать легенду, а также выбрать ее месторасположение на графике: (Легендой в Excel называют прямоугольник, в котором сообщается, что нарисовано и какого цвета линия отрисовки, например: .) На закладке «Подписи данных»: вы можете добавить имена рядов (в нашем случае ряд один – это f(x) ), имена категорий (в данном случае значения х ), значения самой функции, а также поставить различные величинымеждуними. 52
53 Заметим, что все эти величины пишутся прямо на графике, например: Закладка «Таблица данных»:
На ней вы можете включить таблицу данных в график, например: Когда настройки все сделаны, нажмите кнопку «Далее», вы получите диалоговое окно: 54
55 В этом окне вы можете выбрать положение графика (на отдельном листе или на том же самом, где и данные). Выберем имеющийся лист и нажмем кнопку «Готово», получим график вида: Работа со списками в MS Excel. Создать список данных сотрудников предприятия, заголовок которой имеет вид:
| Фамили | И | Отчес | Должност | К |
| я | мя | тво | ь | од |
| Иванов | И | Иванов | Менеджер | 37 |
| ван | ич | 50 |
Заполнить список на 15 сотрудников. Оформление списков производится так же, как и оформление любой таблицы в Excel. Только следует помнить, что таблица для спмска не должна иметь пустых строк и пустых столбцов, а также не
допускается объединение ячеек для данной таблицы. В нашем случае заголовок имеет вид: Теперь в ячейку A4 запишем: =СТРОКА(А4)-3 и растянем эту формулу до ячейки А18 . Далее заполняем ячейки B4:F18 данными, получим: Рассмотрим работу с формой списка данных, для этого добавим при помощи формы еще двух сотрудников. Выполним: Данные Форма.
57 получим диалоговое окно вида: Теперь если мы хотим добавить запись в список данных, то нажмем кнопку «Добавить» и получим:
Заметим, что поле ввода номера не доступно, так как там заложена формула. Мы заполняем только доступные нам поля и получаем: Заметим, что для перехода из одного поля ввода в другое необходимо нажимать клавишу TAB . 58
59 Теперь для того, чтобы добавить еще одного сотрудника, снова нажмите кнопку «Добавить» и введите данные этого сотрудника. Для завершения добавлений в список данных необходимо нажать клавишу «Закрыть». Произойдет выход из режима «Форма», а также добавление сотрудников в список данных. Обращаем ваше внимание на то, что сотрудники добавляются не по алфавиту, а в конце списка.
В результате наш список данных приобретет вид: Теперь рассмотрим сортировку списка данных. Сортировать список данных в Excel можно по столбцу любого типа в порядке возрастания или убывания. Допускается задание от одного до трех критериев сортировки. Установите курсор в любую ячейку списка данных. В меню «Данные» выберите пункт «Сортировка. »:
Получим диалоговое окно вида: Теперь заполним поле «Сортировать по». Для начала отсортируем наш список по «Фамилиям» в порядке возрастания, получим: 60
61 Обратите внимание, что заданная нами формула для «№» позволяет сохранять правильную нумерацию независимо от сортировки. Теперь отсортируем наш список по двум столбцам. Сначала отсортируем по «Должности», а потом по «Коду». Для этого в диалоговом окне сортировки наберем: В результате получим:
В результате такой сортировки на первые позиции встали все «Координаторы», причем между собой они отсортированы по «Коду». В конце у нас «Менеджеры», которые тоже отсортированы между собой по «Коду». Фильтрация списка предусмотрена для того, чтобы быстро извлекать из документа записи, которые соответствуют указанным критериям, а затем переносить эту информацию в другие части листа или применять в отчетах. Для извлечения информации из списка по заданному критерию установите курсор в любую ячейку списка и выполните: Данные Фильтр Автофильтр В результате вы получите: Обратите внимание, что в строке заголовка появились кнопки со стрелками. Теперь с помощью фильтра оставим всех «Менеджеров» с «Кодом» из диапазона от 3755 до 3760. Для этого нажмем кнопку со стрелочкой в столбце «Должность» и выберем «Менеджер»: 62
63 Далее нажмем кнопку со стрелочкой в столбце «Код» и выберем «Условие», в результате получим диалоговое окно вида: Заполнив это окно так, как показано на рисунке, получим: Обратите внимание на то, что вы не удаляли ничего, а просто выбрали лишь те элементы, которые вам необходимы. Стрелочки в столбцах, по которым задавались критерии для фильтрации, выделены цветом, так что если вам необходимо отменить данную фильтрацию, достаточно у выделенных стрелочек выбрать раздел «Все». Если вы хотите снять фильтр, то выберите: Данные Фильтр Автофильтр Примечание. Для того чтобы не только извлечь, но и переместить данные, выполните команду: Данные ФильтрРасширенный фильтр . В открывшемся диалоговом окне включите опцию «Скопировать результат в другое место» и
Источник: studfile.net
Московский Институт Коммунального Хозяйства и Строительства
WordPad входи в комплект поставки Windows 2000. Вряд ли его можно считать полноценным текстовым процессором, который удовлетворяет все запросы пользователей при создании документов. Но он подготавливает к работе со сложными текстовыми редакторами Windows . Редактор WordPad позволяет форматировать целиком текст и отдельные абзацы документов: изменять шрифты, отступы, границы и т.д. WordPad работает с объектами OLE , поэтому созданным в нем документам доступны графические изображения и даже звуковые и видео-клипы.
Редактор WordPad открывает файлы, созданные в программе Write (с расширением . WRI ). Write – простой текстовый процессор, созданный для версий Windows 3.х. В прошлом многие программные приложения использовали формат Write для ведения документации, лицензионной информации и последних версий файлов « readme ». Несмотря на то что последней версии системы программы Write уже нет, ее файлы остаются доступными в Windows 2000. Документы, созданные в редакторе Write , можно прочитать в WordPad . Кроме того, WordPad работает с документами и сохраняет их в пяти других форматах: Word 6.0, Rich Text Format ( RTF ), текстовый, текстовый в формате MS — DOS и текстовый Unicod . Формат Word 6.0 , с которым могут работать все последние версии текстового процессора Microsoft Word , так же как и многие другие широко распространенные редактры, по умолчанию является форматом программы WordPad .
В комплект поставки Windows 2000 также входит простейший редактор ранних версий системы Блокнот ( NotePad ). Программа Блокнот в отличие от WordPad практически не позволяет форматировать документы, например, можно выбрать шрифт для работы, но нельзя его изменить в документе программы. Блокнот, кроме того, не работает с большими документами.
Единственным достоинством программы Блокнот является скорость. Она не только быстро запускается, но и неправдоподобно проста, так что почти совсем ничего не умеет делать. Текстовые файлы с расширением . TXT – зарегистрированный тип файлов программы Блокнот. Если запустить один из таких документов, то вы попадете в Блокнот. Если файл слишком велик для этой программы, у вас будет возможность открыть его в редакторе WordPad .
в) Microsoft Word
1.Возможности текстового процессора Word
В настоящее время наиболее популярной программой для подготовки текстов является Microsoft Word , которая называется также текстовым процессором. Иногда в литературе Word называют иначе — текстовый редактор. Однако текстовый редактор-это программа или модуль с ограниченным набором функций (ввод, изменение и сохранение символьного текста). Те программы, которые позволяют выполнять более сложные операции по подготовке текста (автоматический перенос слов, операции форматирования и др.) точнее называть текстовыми процессорами.
Программа Microsoft Word , благодаря своим обширным возможностям, фактически стала использоваться стандартом среди текстовых процессоров своего класса. Основное назначение процессора Word – это создание и редактирование текстовых документов. Кроме того, Word обладает широкими возможностями размещения в документе графических объектов, таблиц, диаграмм, гиперссылок. Программа Word удобна для работы с большими документами благодаря имеющимся в ней средствам создания указателей, оглавлений, колонтитулов, иерархических заголовков и т.п.
Microsoft Word – мощный текстовый процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *. pcx или *. bmp , распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира.
В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописи слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие макетов текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам.
Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *. wav . Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.
В Word 2000 имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.
Например – автозамена.
Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе:
· Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95). Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически заменяется на Этот, а режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.
· Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовы йадрес автоматически заменяются словами почтовый адрес.
· Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово автоматически заменяются словами это слово.
В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе.
· Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.
· Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95). Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница.
· Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например, сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием, а дробь «1/4» — символом ј.
· Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.
Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей
При работе со стилями в Word 2000 используются следующие возможности:
· В случае применения нового форматирования к тексту автоматически создается новый стиль.
· В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения автоматически вносятся в определение стиля.
· Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.
Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем выбора готовых элементов письма. Кроме того, раз введенные сведения об адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.
Средство Office 2000 — помощник — использует технологию IntelliSense™. Его основное назначение — автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word 2000, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.
3.Таблицы и списки в Word
Таблицы Word являются исключительно мощным средством для расположения текста в строках и колонках. Очень часто приходится иметь дело с текстовой или числовой информацией, представление которой в виде таблицы значительно облегчает ее восприятие. Word предоставляет мощные средства для создания и оформления таблиц произвольной формы. Текст автоматически располагается в ячейках таблицы, в то время как числовая информация может автоматически рассчитываться по заданным формулам.
Увеличение левого отступа абзаца
Источник: doc4web.ru