Планирование – как функция управления, объективная необходимость деятельности организации. Назначение планирования состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития организации. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым подразделением и всей организацией и призвано обеспечить взаимоувязку между отдельными структурными подразделениями.
Планирование включает в себя определение:
· конечных и промежуточных целей;
· задач, решение которых необходимо для достижения целей;
· средств и способов их решения;
· требуемых ресурсов, их источников и способа и распределения.
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия:
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.
Вебинар: Плановые документы на 2019 год по 44-ФЗ от 18.09.2018
Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства РФ одним или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты до их представления в Правительство РФ на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства РФ.
Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.
7.2 Составление, оформление и виды плановой документации организации
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.
Заполнение документа Плановые назначения
Программа – плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем.
Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения. Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).
Вид планирования обусловлен характером задач, которые ставит перед собой организация, и возможными сроками их решения. В соответствии с этим планирование подразделяют на долгосрочное (10-15 лет), среднесрочное (3-5 лет), краткосрочное, или текущее (1-2 года) и оперативное (от одного до 10-12 рабочих дней).
Система планов предполагает наличие:
Процесс долгосрочного планирования включает экономическое прогнозирование, стратегическое планирование и разработку долгосрочного плана.
Главной функцией экономического прогнозирования является анализ экономических, социальных, экологических и научно-технических тенденций. При экономическом прогнозировании проводят сопоставительный анализ возможностей организации с достижениями конкурентов, изучают состояние рынка, особенности отрасли, в пределах которой будет функционировать организация.
Стратегическое планирование предусматривает разработку глобальных целей развития организации в отдаленной перспективе с учетом неконтролируемых факторов внешней среды. В рамках стратегического планирования целевые установки могут упорядочиваться различными способами, однако, как минимум, выделяются четыре типа целей:
· рыночные: какой сегмент рынка товаров и услуг планируется охватить, каковы приоритеты в основной производственно-коммерческой деятельности компании;
· производственные: какие структура производства и технология обеспечат выпуск продукции необходимого объема и качества;
· финансово-экономические: каковы основные источники финансирования и прогнозируемые финансовые результаты выбираемой стратегии;
· социальные: в какой мере деятельность компании обеспечит удовлетворение определенных социальных потребностей общества в целом или отдельных его слоев.
Существует несколько вариантов стратегических планов развития организации:
· суммативный (главный) план дает представление об организации в будущем, основных целях, направлениях и стратегиях его развития, рынках сбыта, требованиях к желательным темпам роста производства и прибыльности;
· функциональный план отражает новые направления деятельности организации без учета его отдельных подразделений (производственных, сбытовых, инвестиционных и др.) с целью оптимального распределения материальных, трудовых и финансовых ресурсов в перспективе;
· экономический план по возможности конкретизирует суммативный план в показателях прибыли, рентабельности, оборота, инвестиций, доли рынка, а также показывает направления и способы конкуренции, возможные последствия реализации различных стратегий;
· план развития организации предусматривает мероприятия по перестройке или совершенствованию его структуры и системы управления в связи с реализацией суммативного плана.
Стратегический план может иметь следующую структуру:
Раздел 1 «Содержание и целевые установки деятельности организации», где излагаются предназначение и стратегическая цель деятельности организации, масштабы и сфера деятельности, тактические цели и задачи.
Раздел 2 «Прогнозы и ориентиры» где приводятся прогнозы экономической ситуации на рынках капиталов, продукции и труда, намеченные перспективные ориентиры по основным показателям.
Раздел 3 «Специализированные планы и прогнозы»:
· новая продукция и рынки сбыта.
· план производства и реализации продукции;
· план инновационной деятельности;
· план по труду и социальному развитию;
· план по себестоимости продукции и издержкам производства;
· план прибыли и рентабельности производства;
· план охраны природы и рациональному использованию природных ресурсов;
· план внешнеэкономической деятельности.
Поскольку оценка перспектив в условиях стихийного развития рынка крайне неопределенна, при долгосрочном планировании невозможно ориентировать организацию на достижение количественных показателей и поэтому обычно ограничиваются разработкой лишь важнейших качественных характеристик, конкретизируемых в программах. Через них осуществляют координацию перспективных направлений развития всех подразделений организации с учетом их потребностей и имеющихся ресурсов.
На основе программ разрабатывают среднесрочные планы, которые уже содержат не только качественные характеристики, но и количественные показатели, детализированные и конкретизированные с точки зрения выбора средств для реализации целей, намеченных в рамках перспективного планирования.
Среднесрочные планы чаще всего охватывают пятилетний срок. В них формулируют основные задачи на установленный период: производственную стратегию в целом и каждого подразделения (реконструкция и рост производственных мощностей, освоение новой продукции и расширение ассортимента); стратегию сбыта (структура сбытовой сети и ее развитие, степень контроля над рынком и внедрение на новые рынки, проведение мероприятий, содействующих увеличению сбыта); финансовую стратегию (объемы и направления капиталовложений, источники финансирования, структура портфеля ценных бумаг); кадровую политику (состав и структура кадров, их подготовка и использование). Наряду с этим определяют объемы и структуру необходимых ресурсов и форм материально-технического снабжения с учетом внутрифирменной специализации и кооперирования производства. Среднесрочные планы предусматривают разработку в определенной последовательности мероприятий, направленных на достижение целей, намеченных долгосрочной программой развития.
Среднесрочный план обычно содержит количественные показатели по продуктам, данные о капиталовложениях и источниках финансирования. Его разрабатывают в производственных подразделениях организации с ориентацией на ликвидацию так называемых узких мест, т.е. на такие сферы деятельности, где наиболее ограничены возможности влияния на общие результаты.
Функциональные подразделения организации отвечают за разработку планов развития своих подразделений по производственным мощностям, труду, прибыли, маркетингу, финансам. На уровне организации среднесрочное планирование осуществляют по отдельным проектам, разрабатывают планы научных исследований, маркетинга, производства, ввода мощностей по труду и финансовый план.
Краткосрочное (текущее) планирование осуществляют путем детальной разработки (обычно на год) планов для организации в целом и ее отдельных подразделений. Главная задача текущего планирования – разработка плана реализации продукции и на его основе системы планов: по сырью, производства, по труду, движения запасов готовой продукции, сметы расходов, рекламных мероприятий, реализации прибыли, кредитного, капитальных вложений, исследований и разработок, финансового плана.
Основными звеньями текущего плана производства являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных в долгосрочных и среднесрочных планах. Например, календарные планы производства составляют на основе сведений о наличии заказов, обеспеченности их материальными ресурсами, степени загрузки производственных мощностей и их использовании с учетом обусловленных сроков исполнения каждого заказа. В календарных планах производства предусматривают расходы на реконструкцию имеющихся мощностей, замену оборудования, сооружение новых организаций и предприятий, обучение рабочей силы. Текущее планирование тесно связано с планами различных партнеров и поставщиков, и поэтому эти планы либо согласовывают, либо их отдельные элементы являются общими для организации – производителя и его партнеров.
Он определяет тактику деятельности организации, разрабатывается по всем направлениям хозяйственной деятельности на один год. В нём отражаются изменения, которые учитываются в стратегическом плане. Текущий план — это развёрнутая программа деятельности организации и его подразделений, направленная на успешное выполнение стратегии. Разрабатывается с разбивкой по полугодиям (кварталам, месяцам).
Реализацию текущих планов осуществляют через систему бюджетов, или финансовых планов, которые составляют обычно на год или на более короткий срок по каждому отдельному подразделению – центру прибыли, а затем консолидируют в единый бюджет, или финансовый план организации.
Бюджет представляет собой план расходов и доходов в стоимостном и натуральном выражении. Бюджеты должны соответствовать всем разделам плана и охватывать все стороны деятельности организации. Бюджеты составляют или укрупнено, или разрабатывают в деталях. Общий бюджет организации включает все бюджеты по различным направлениям планируемой деятельности.
Выделяют два основных вида бюджетов: бюджеты капитальных затрат и бюджеты текущих операций. Бюджеты капитальных затрат применяют исключительно для контроля и оценки долгосрочных планов, требующих для реализации больших капитальных вложений. Бюджеты текущих операций используют для планирования и контроля повседневной производственной и сбытовой деятельности и связанных с этим функций.
Оперативное планирование охватывает период от одного до 10-12 рабочих дней. Оперативно-календарный план не вносит изменения в текущий план.
Оперативно-производственное планирование – разработка заданий и методов их выполнения по отдельным подразделениям на короткие отрезки времени (декаду, сутки, смену) с целью обеспечения выполнения текущего плана и синхронности, ритмичности организации. Оно служит базой для оперативного регулирования и повседневного управления (контролинга) производства.
Оперативные планы, которые чаще всего бывают суточными, состоят обычно из следующих основных элементов:
· производственных программ цехов, участков и технологических линий, отражающих реальную загрузку производственных мощностей;
· оперативных заданий этим подразделениям;
· планов-графиков движения изделий, узлов и деталей по технологической цепочке.
В оперативных планах устанавливают загрузку оборудования, последовательность выполнения различных операций технологического цикла и время, отводимое для этого, а также расстановку работающих с учетом имеющихся производственных мощностей, материальных ресурсов и персонала. Все это должно обеспечить оптимальный ход производственных процессов, рациональное использование материальных и трудовых ресурсов, полное и своевременное выполнение плановых заданий, поддержание необходимого ритма работы организации.
При оперативно-производственном планировании детализируют в основном количественные показатели:
· объём переработки сырья;
· выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении;
· объём работ и услуг вспомогательных цехов;
· затраты на производство.
Основная форма производственного задания на декаду или пятидневку – оперативный план-график, в котором объём производства продукции или выполнения работ указывается по датам.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
7.2. Система плановой документации
Планирование деятельности учреждения – важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов.
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, месяц, квартал или на период выполнения конкретного вида работ.
Плановые документы разрабатываются на федеральном, отраслевом, территориальном уровнях, в отдельной организации.
Федеральные планы, программы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами и ведомствами.
Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральными органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными организациями и учреждениями.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика.
Текущая деятельность организации планируется в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации.
Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом – ее руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.
Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления той или иной отрасли управления или деятельности.
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.
Планы организаций оформляются на общем бланке с обязательными реквизитами. Планы работ и мероприятий подписываются руководителями
подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.
Источник: libraryno.ru
5.2. система плановой документации
5.2. система плановой документации: Организация работы с документами, Кудряев В.А, 1999 читать онлайн, скачать pdf, djvu, fb2 скачать на телефон Рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, норма-тивно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с доку-ментами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности.
5.2. система плановой документации
5.2.1. Назначение и состав плановой документации
Планирование деятельности учреждения важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленные цели с наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов, наиболее целесообразным и экономичным образом.
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок, например, несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ, срок которого установлен распорядительным документом или договором.
Плановые документы разрабатываются на федеральном уровне, отраслевом, территориальном, в отдельной организации. Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности.
Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. При разработке федеральной программы, плана или генеральной схемы несколькими органами исполнительной власти одно из них выступает ответственным за разработку. Проекты федеральных программ, планов и генеральных схем до их представления в Правительство Российской Федерации на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства Российской Федерации.
Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными учреждениями и организациями. При наличии федеральных планов, программ и генеральных схем их положения конкретизируются в отраслевых планах и программах. Отраслевые планы и программы разрабатываются управлениями и отделами федеральных органов исполнительной власти с привлечением специалистов и заинтересованных организаций, в том числе и подведомственных. Они утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. Планы и программы могут разрабатываться как на длительный срок (до нескольких лет), так и для планирования текущей деятельности.
Текущая деятельность организации планируется, как правило, в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб, в форме планов и программ командировок, графиков отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссии (временных или постоянных) их деятельность также планируется.
Источниками для составления планов являются: федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных и совещательных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом — ее руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.
5.2.2. Составление и оформление плановых документов
Программа может быть достаточно объемным, многостраничным документом. Программы, как правило, кроме текстовой части содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, объясняющим или раскрывающим отдельные положения программы. Приложения к программе, как правило, оформляются в виде таблиц, графиков, схем, позволяющих наглядно представить сводный аналитический материал. Ссылки на приложения в основном тексте программы и обозначение самих приложений оформляются так же, как приложения к проектам правовых актов (указов, постановлений, приказов, распоряжений).
Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.
Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.). До утверждения программы проходят стадию согласования со всеми заинтересованными организациями и должностными лицами. Согласование программы с заинтересованными организациями и должностными лицами оформляется грифами согласования на титульном листе программы или на листе согласований, прилагаемом к программе.
Федеральные программы представляются на утверждение в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Программы, разрабатываемые органами исполнительной власти территорий Российской Федерации, утверждаются представительными органами власти (законодательными собраниями, думами и т.п.).
Программы командировок подписываются составителем (командируемым работником), утверждаются руководителем или заместителем организации.
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы подразделений и другие внутренние планы оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.
Некоторые виды работ требуют составления календарных планов или графиков.
Порядок составления и форма конкретных разновидностей планов регламентируется инструкциями и указаниями соответствующих министерств, ведомств или вышестоящих органов. Образец оформления плана:
____________ № ___ Генеральный директор
Москва __________Инициалы, фамилия
Источник: uchebnik.biz