Программа этк что это

Важное об электронных трудовых книжках

С 1 января 2020 года начался переход на систему электронных трудовых книжек. Это поможет создать единую базу данных по работающим россиянам, защитит данные от потери и значительно упростит доступ к сведениям.

Переход на ЭТК обязателен. С 1 января работодатели обязаны сдавать отчеты по форме СЗВ-ТД, составленные по данным из электронных трудовых. Первый отчет нужно сдать до 17 февраля. Если игнорировать эту обязанность, то, вероятно, будет применяться часть 1 ст. 5.27 КоАп РФ: первое предупреждение, а затем штрафы до 70 000 рублей.

Что будет с бумажными книжками

Работодатель должен сообщить работникам о переходе на электронные трудовые книжки до 30 июня. Если работник не доверяет технике и хочет оставить бумажную книжку, то ему нужно написать такое заявление. Книжка останется в отделе кадров, но кадровику придется выполнять двойную работу: вносить информацию в электронную базу и вписывать ее же вручную в бумажную версию.

Новости иммиграции в Канаду за эту осень — опять новые программы эмиграции

Всем, кто выбрал электронные книжки, отдел кадров отдаст бумажные на руки. Лучше их не выкидывать, а оставить «на память». После того, как работник отказался от бумажной трудовой книжки, восстановить ее будет нельзя.

Те, у кого пока нет трудовой книжки, с этого года вовсе не получат бумажный вариант. Это относится и к тем, кто впервые придет на работу в 2021 году.

В чем плюсы ЭТК

С трудовыми книжками случается разное: их теряют или заводят несколько, а потом возникают проблемы с назначением пенсии или подсчетом стажа. На работе может случиться пожар или потоп, после чего восстановить данные будет очень сложно. К тому же сейчас есть много лишней отчетности между кадровиком и бухгалтерией.

Электронный формат снимает все эти проблемы. Все данные будут храниться в одном месте и легко передаваться работнику, другому работодателю и контролирующим органам. Кроме того, станет проще взаимодействовать с удаленщиками, которые не работают в офисе. Кадровикам будет легче исправить ошибку в данных — переписать одну строку в программе проще, чем переписывать регламентированный текст от руки. Работник сможет быстрее получить выписку из своей трудовой через портал Госуслуг или МФЦ.

В чем минусы ЭТК

Один из самых весомых минусов — увеличение объема отчетности. Форму СЗВ-ТД теперь нужно сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца. С 2021 года — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

Для работников тоже есть свои минусы. В ЭТК не будут отмечать поощрения и награды. Возможно, позже появится отдельная база для таких записей.

Что будет указано в ЭТК

Электронная трудовая книжка мало чем отличается от бумажной. В ней будут указаны:

• место и периоды работы;
• должность (специальность/профессия);
• квалификация (разряд/класс/категория/уровень квалификации);
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• причины остановки трудового договора.

Где вести ЭТК

Устанавливать какое-то новое ПО не нужно. Для перехода на ЭТК подойдет привычная программа для кадрового учета. Важно, чтобы в ней были обновленные формы отчетности. Работодатели должны понимать, что ЭТК — это условное понятие. Все данные будут храниться в информационной системе ПФР.

ЭТК. Подготовка и отправка сведений из программы

«Новый Астрал Отчет» уже обновил все формы и добавил функцию быстрой регистрации в системе ЭТК.

Как подключиться к системе

Подключить ЭТК в «Новом Астрал Отчете» можно двумя способами:

1. через баннер в личном кабинете,

2. через заявку на изменение сведений об организации.

Дальше вы оказываетесь в заявке на изменение данных. На вкладке «Госорганы» нажмите кнопку «Добавить направление и выбрать направление ЭТК». Оно появится в списке подключенных.

Перейдите во вкладку «Завершение» и нажмите кнопку «Отправить заявление». Ваш запрос отправится в ПФР. Регламентированный срок обработки заявления — 2 рабочих дня. Фактически обработка занимает до 20 минут.

После отправки заявления в карточке организации появится значок «ЭТК». Если все прошло успешно, то ПФР высылает Уведомление о результате рассмотрения, а значок становится зеленым. Если уведомление отрицательное, то значок станет красным. Такое может случиться, если работодатель ошибся в данных или что-то не так с электронной подписью.

Итог

Электронные трудовые книжки помогут работодателям быстрее и проще вести кадровый учет.

Работники могут получить необходимые выписки у работодателя, через МФЦ или сайт Госуслуг.

До 30 июня работникам нужно определиться, оставить бумажную книжку или полностью перейти на электронный вариант.

Работодатель должны сдавать новый отчет — СЗВ-ТД. Если не сдать, выпишут штраф.

В ЭТК не будут отмечать поощрения и награды.

Устанавливать новое ПО не нужно, все работает в привычной программе для учета кадров.

Источник: astral.ru

В какой программе вести электронные трудовые книжки

Где вести электронные трудовые книжки (ЭТК), какое программное обеспечение использовать для этой цели, кадровики и руководители компаний решают, исходя из возможностей и потребностей предприятия. Разработчики предлагают различные сервисы и программы для электронного взаимодействия с Пенсионным фондом России, в том числе, и бесплатные. Напомним, что сдавать бумажную отчетность в ПФР могут лишь те работодатели, у которых трудятся меньше 25 застрахованных лиц (ст. 8 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Учитываются не только штатные сотрудники, но и лица, работающие по гражданско-правовым договорам.

Почему нужна программа для заполнения электронных трудовых книжек

С 2020 года работодатели предоставляют в ПФР новый вид отчетности – «Сведения о трудовой деятельности» по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФР № 730п от 25.12.2019). Она подается, если в течение предыдущего месяца в отношении хотя бы одного сотрудника производились кадровые изменения, а именно:

• его приняли на работу;
• он был уволен;
• его на постоянной основе перевели на другую работу;
• работнику запретили занимать определенную должность (решением суда);
• у него изменилась квалификация, или он приобрел еще одну специальность;
• работник подал заявление с просьбой продолжить вести его трудовую книжку в бумажном виде или перейти на ее электронный формат (п.2 ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).

Любое из вышеперечисленных событий должно фиксироваться в форме СЗВ-ТД и передаваться в ПФР не позднее 15 числа каждого месяца. Если оно выпадает на выходной, тогда последним сроком ее подачи становится ближайший рабочий день. При отсутствии кадровых событий сдавать форму не надо.

На основе данных отчетов Пенсионный фонд формирует электронные трудовые книжки официально работающих россиян. Если сведения, подаваемые на бумаге, могут быть сформированы в любой программе, например, в Eхcel, то специальное программное обеспечение создается, чтобы помочь работодателю заполнить требуемую форму в электронном виде и удаленно передать ее в ПФР.

В какой программе вести электронные трудовые книжки рекомендует ПФР

Список бесплатных программ, в которых можно подготавливать и передавать различные виды отчетности, размещен на официальном сайте Пенсионного фонда России. Некоторые из них подходят для составления отчета по форме СЗВ-ТД и его отправки. Обращаем внимание, что в настоящий момент обязанности работодателя по ведению ЭТК ограничиваются подготовкой и своевременной подачей отчетности по указанному формату в бумажном или электронном варианте (по мере необходимости, то есть если произошло одно из вышеуказанных кадровых изменений). Непосредственным формированием ЭТК граждан России занимается ПФР.

Однако программа для ведения электронных трудовых книжек сможет взаимодействовать с пенсионным ведомством только после заключения с ним соответствующего соглашения об электронном документообороте (ЭДО). Для его оформления нужно подать заявку в районное отделение ПФР, которая подлежит согласованию. Если она одобрена, между Пенсионным фондом и организацией (или ИП) заключается договор об ЭДО. Заявка рассматривается в течение двух рабочих дней.

Кратко рассмотрим несколько вариантов бесплатного программного обеспечения, рекомендованного Пенсионным фондом для составления отчетности по форме СЗВ-ТД:

• «Spu_orb» — программа для ведения электронных трудовых книжек, позволяющая сформировать и распечатать отчет, выгрузить пачки документов для пенсионного ведомства. Подходит для таких старых операционных систем, как WindowsXP. Распространяется бесплатно, регулярно обновляется.
• «ПД СПУ» — еще одна бесплатная программа для электронных трудовых книжек. Разработана в г. Смоленске. Ориентирована на компьютеры, где установлена операционная система Windows (версии XP, 2000, 7, 8, 10, Vista). Позволяет заполнять и распечатывать необходимые формы отчетности, переводить их в формат электронных документов. Снабжена справочным руководством по работе с программой.
• «Документы ПУ-6» — позволяет сформировать отчетность по форме СЗВ-ТД. Занимает на компьютере немного места – около 65 Мбайт.

Пользователи-работодатели не обязаны вести электронные трудовые книжки в программном обеспечении, представленном лишь на сайте Пенсионного фонда. Для формирования отчетности они могут выбрать любую удобную для них программу, платную или бесплатную. Например, возможность формирования СЗВ-ТД реализована разработчиками в программе 1С: ЗУП 8.3 по учету зарплаты, а также в программах, предназначенных для электронного обмена – «Контур Экстерн» и т.п.

Пенсионный фонд напоминает, что для предоставления отчетности удаленно, организации необходимо визировать документы электронной подписью руководителя. Использование подписи лицом, не являющимся ее владельцем, недопустимо. Сведения, касающиеся персонифицированного пенсионного учета, относятся к персональным данным сотрудников. Поэтому их обработка и пересылка осуществляется в полном соответствии с законодательством об их защите.

На сайте ПФР также приведен список и контакты удостоверяющих центров, которые оказывают услуги изготовления и поддержки сертификата электронного ключа подписи руководителя, а также электронного обмена с ПФР. В частности, в списке представлены:

• АО «ЦентрИнформ» (система «Контур-Экстерн»);
• ООО «Компания Тензор» (система «СБиС++ Электронная отчетность»);
• ООО «Такском» (ПК «Спринтер»), и другие.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Источник: spmag.ru

Электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в России введена с 2020 года. С этого момента трудовой стаж фиксируется в электронном формате. Старые версии трудовых книжек тоже следует перевести в цифровой вид.

JCat.Работа расскажет, стоит ли опасаться перехода к электронным документам.

ЭТК: что это такое и для чего ее ввели

По сути, это иная версия привычного варианта бумажной трудовой. Ведение электронных трудовых книжек возложено на работодателей, которые формируют все данные о трудовых периодах своих сотрудников, вносят их в электронную базу и передают эти сведения на хранение в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР).

Обо всех кадровых передвижениях работника (прием в штат, повышение или понижение по должности, увольнение из структуры и т. д.) организация сообщает в ПФР через специальную форму СЗВ-ТД. В результате в Пенсионном фонде на каждого работающего гражданина формируется база данных: где и кем работал, как долго и т. д.

С 2020 года сведения в «цифре» передаются на каждого, кто состоит в штате, независимо от того, перешел сотрудник на электронную версию трудовой книги или нет.

Для чего заменяют привычный бумажный документ цифровым форматом

Многие задают этот вопрос, не понимая сути нововведения, ведь и ранее работодатели отчитывались перед государственными органами, да и люди при начислении пенсии могли предоставить бумажное подтверждение о своей трудовой деятельности.

Инициаторы этих изменений как раз говорят, что гражданам больше не нужно будет ходить по кабинетам и доказывать свой стаж, да и отчетность между структурами станет более прозрачной, быстрой и безошибочной. Автоматизированный процесс передачи данных позволит ПФР максимально быстро обработать сведения, рассчитать и назначить пенсионные пособия и другие выплаты.

Переход на электронные трудовые книжки

Переход на цифровой формат учета информации о трудовой деятельности россиян, инициированный в предыдущем году, продолжается и в 2021 году. У тех, кто начинает свой трудовой путь, выбора нет: работодатель обязан в одностороннем порядке открыть ЭТК.

Начинающий специалист автоматически становится обладателем электронной трудовой. Работники со стажем в добровольном порядке пишут заявление своему руководству о переходе на цифровой формат ведения учета данных о местах и годах работы.

Это больше нужно для перенесения из бумажного формата в цифровой сведений, которые накопились до 2020 года, ведь начиная с указанного периода, все данные (и впервые трудоустроенных граждан, и сотрудников со стажем) уже передаются в Пенсионный фонд через электронную форму.

Руководители предприятий, организаций, структур всех форм собственности обязаны были проинформировать граждан о нововведении с 1 января 2020 года и должны были сообщить о правилах перехода на ЭТК. Кто не успел написать еще заявление, может сделать это в любой момент.

Как только работодатель перевел бумажный вариант в «цифру», он делает соответствующую запись (последнюю) в трудовой книжке и возвращает ее своему сотруднику: больше он не несет ответственности за ее сохранность и ведение.

Вернуться к бумажному заполнению невозможно — так со временем весь учет о трудовой деятельности российских граждан будет исключительно в цифровом формате.

Перечень сведений о сотруднике в трудовой книжке, и как ведутся записи

В цифровой формуляр, в котором собираются сведения о трудовой деятельности, вносят практически все те данные, что и в действующем до сих пор:

• Ф. И. О. сотрудника;
• место работы;
• дата трудоустройства, должность, номер приказа и другие сведения о приеме на работу;
• информация об увольнении (дата, причина, реквизиты документа, на основании которого специалиста уволили).

Также в ПФР поступает следующая информация:

• заявление работника о переходе на электронную версию трудовой книжки;
• сведения о получении других профессий, повышении квалификации, повышении или понижении по службе и так далее;
• о запрете работать на определенных должностях или запрете на занятие определенным родом деятельности, например, по решению суда.

Отражаются и другие моменты, которые относятся к трудовой деятельности и стажу, за исключением информации о поощрениях — этот пункт в новой версии уже не является обязательным. О каждом кадровом изменении руководство организации информирует Пенсионный фонд.

Выписка из электронной трудовой книжки предоставляется по месту работы или в ПФР. В первом случае выдадут документ по форме СТД-Р, где будет отражен только период деятельности на данном предприятии, а во втором — СДТ-ПФР со всей информацией о трудовой деятельности, которая есть в главном пенсионном органе.

Выписку можно получить и в бумажном формате, и в цифровом, за исключением, когда у работодателя нет электронной подписи. Организации и предприятия обязаны в течение 3 рабочих дней удовлетворить просьбу гражданина.

Обратиться в государственный орган можно как лично, так и через кабинет на сайте ПФР, а также через портал «Госуслуги». Бумажную выписку можно взять и в МФЦ, причем не привязываться к месту жительства или работы — региональная составляющая в данном случае не важна, единая база данных есть в каждом отделении МФЦ или ПФР.

Законодательство об электронных книжках

Знаковым годом в процессе введения новых трудовых формуляров в цифровом формате стал 2019 год. На протяжении этого периода шли дискуссии и рассмотрения соответствующего законопроекта в структурах власти. Окончательную точку поставили в декабре.

В последнем чтении Государственная Дума приняла Федеральный закон об электронных трудовых книжках от 11 декабря 2019 года, а спустя 5 дней его подписал глава Российского государства. Таким образом, все действия по введению новшества регламентируют статьи Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

В связи с нововведением были внесены изменения и в Трудовой кодекс РФ (статья 66.1 ТК РФ), другие законы (Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ), а также выпущены ведомственные акты (письма, приказы и приложения к ним Минтруда РФ), регламентирующие весь процесс перехода и формирования базы о трудоустройстве российских граждан в новом формате.

Источник: www.jcat.ru

Электронная трудовая книжка: что это такое и как ее завести

С января 2020 года вступил в силу закон о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК). Разберемся, в чем особенности этого нововведения.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это не оцифрованная бумажная книжечка с записями о местах работы, так называется новый способ хранения сведений о работниках. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, официально термин звучит как «сведения о трудовой деятельности», ни в каких нормативных актах понятие «электронная трудовая книжка» не встречается. Работодатель обязан передавать сведения о работниках в Пенсионный фонд России по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД), которые будут храниться в ПФР в специальной электронной системе учета.

В электронной форме будет содержаться информация о самом работнике, местах его работы и должностях (профессии, специальности), датах приема на работу, а также перевода или увольнения, о квалификации (разряд, категория и т.д.), причинах прекращения трудового договора и др. То есть практически все те же данные, что и в бумажной трудовой. Однако сведения о награждениях за успехи в работе в электронный вариант не вносятся, так как форма СЗВ-ТД не содержит такого раздела.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:

• Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.
• В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.
• Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.
• Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.
• Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.
• Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.
• Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.
• Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.
• Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.
• Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.

Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:

• Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.
• Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.
• Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
• А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.

Как осуществляется переход работника на ЭТК?

Переходить ли на ЭТК — добровольный выбор каждого сотрудника. Работодатели обязаны письменно оповестить работников о возможности перехода до 31 октября 2020 года. Свой выбор работающие граждане должны сделать до 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник выбирает электронный формат, бумажную трудовую ему выдадут на руки. При этом документ не теряет своей значимости, и его обязательно нужно сохранить, так как в ЭТК будут содержаться сведения только с 2020 года. Следует иметь в виду, что в случае отказа от бумажной ТК, изменить свое решение работник уже не сможет.

Форма заявления на электронную трудовую книжку свободная. Оно может выглядеть, например, так:

Выбор работника будет учтен в базе данных, чтобы о нем был осведомлен ПФР, а также будущий работодатель.

Также у работника есть возможность сообщить работодателю, что он желает оставить бумажную трудовую книжку. Тогда в отделе кадров в соответствии с новыми федеральными законами от 16.12.2019 № 436-ФЗ и № 439-ФЗ будут заполнять как электронную форму, так и продолжать вносить записи в бумажный документ вручную.

Если работник решил оставить бумажную ТК, ему следует написать заявление по такому образцу:

При новом трудоустройстве право сотрудника на ведение бумажной ТК сохранится. Если работник передумает, он всегда сможет перейти на электронный формат, написав заявление работодателю по основному месту работы.

Если работник не определится с выбором и не подаст письменного заявления в отдел кадров своей организации, за ним сохранится бумажная трудовая книжка.

Однако тем, кто впервые устраивается на работу начиная с 1 января 2021 года, бумажные трудовые заводить уже не будут.

Как работнику получить сведения из ЭТК?

Электронная трудовая книжка выглядит как выписка по форме СЗИ-ТД.

Каждый работающий гражданин вправе в нужный момент в течение трех дней получить по месту своей профессиональной деятельности сведения о работе, которые представляют собой выписку из электронной трудовой книжки. При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему этот документ в день увольнения.

При приеме на работу сотрудник, который решил оставить бумажную трудовую, предъявляет новому работодателю ее, а все, кто ранее писал заявления о выборе ЭТК, предоставляют по новому месту работы выписку по указанной выше форме.

Кроме получения сведений у работодателя по последнему месту работы в бумажном виде или электронной форме (если у работодателя имеется усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись), можно получить информацию о своей трудовой деятельности другими способами:

• В МФЦ (многофункциональном центре, где предоставляются государственные и муниципальные услуги) документ выдается на бумажном носителе.
• В территориальном органе Пенсионного фонда РФ есть возможность получения ЭТК как в форме бумажного, так и электронного документа, который подписан усиленной квалифицированной ЭЦП.
• Авторизовавшись в своем личном кабинете на портале госуслуг и подав соответствующую заявку, работник может получить информацию о своей трудовой деятельности в виде электронного документа, который будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Неважно, каким образом вы запросите нужные сведения из данной системы, в любом случае полученная выписка как на бумажном носителе, так и предоставленная в электронном виде будет являться полным аналогом трудовой книжки.

Источник: timeweb.com

Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году

В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.

Елена Кулакова, Вячеслав Шинкарёв

• Что делать с бумажными трудовыми
• Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году
• Как работнику получить сведения о своём стаже
• Форма СЗВ-ТД: как заполнять
• Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году
• Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Что делать с бумажными трудовыми

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

1. Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
2. Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
3. Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.

Как работнику получить сведения о своем стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своем стаже следующими способами.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» по форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П (ред. от 27.10.2020).

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении и выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работнике, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работника заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте.

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.

Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, представляется форма СЗВ-ТД, в которой в соответствующей строке указана новая дата подачи заявления.

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:

Код Как кадровое мероприятие обозначается в форме Что стоит за этим обозначением

1	ПРИЕМ	Приём на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ)	Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.

Графа «Код выполняемой функции». С 1 июля 2021 года указывается код из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х, где:

• первые четыре знака — код группы занятий из Общероссийского классификатора занятий.
• последняя цифра — контрольное число, которое указывается в классификаторе рядом с кодом группы занятий.

Эта графа обязательна для заполнения. Подробнее о том, что в ней писать, читайте в статье «Какой код выполняемой функции указать в СЗВ-ТД».

Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

• Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
• Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

• ПФР обновил форму СЗВ-ТД с 1 июля 2021 года
• Какой код выполняемой функции указать в СЗВ‑ТД
• Как считать взносы и заполнять РСВ для МСП в 2021 году
• Как заполнить форму СЗВ-ТД: ответы на сложные вопросы
• Чтобы отправлять СЗВ-ТД, зарегистрируйтесь в новом приёмном комплексе ПФР

Источник: kontur.ru