Буря для того, кто ее не боится, есть явление привлекательное. Фридрих Шиллер Ведение бухгалтерского учета – это важная задача для любой компании. Казалось бы, именно ERP-системы должны помочь решать эту задачу. Однако…помочь ли?
На практике очень часто приходится сталкиваться с жалобами пользователей, которые то и дело указывают на некомпетентность системы, ее неприспособленность к бухгалтерским реалиям. Так ли это на самом деле? Или это просто проявление страха и недоверия пользователя к системе? Давайте разберемся в причинах такого поведения сотрудников и найдем способы помочь им справиться со страхами при работе с системой.
Страх 1. Непривычный вид двойной записи. Корреспонденция счетов
Непривычный вид зарегистрированных в системе проводок часто вызывает затруднение у пользователей: одна проводка отображается двумя строками. Однако важно понимать, что любая учетная система ведет бухгалтерский учет в соответствии с правилом двойной записи и обе строки являются соответствующими дебетом и кредитом одной проводки. Большая часть организаций в России привыкла использовать корреспондирующие проводки, которые выглядят как одна строка: дебет слева, кредит справа и сумма. Современные ERP-системы не призывают отказываться от этой привычки, в локализованных для России версиях есть возможность включить использование корреспонденции. Следует отметить, что многие компании, особенно это касается тех, которые предоставляют отчетность в МСФО, ведут учет без корреспонденции.
Особенности порядка ведения бухгалтерского учета в конфигурации 1С:ERP
Страх 2. Невозможно изменить и удалить учтенные документы. А что, если я ошибся?
Действительно, удалить или изменить проводки Главной книги, отгрузочные документы и другие учтенные данные нельзя. Часто это вызывает острую критику системы со стороны пользователя, подкрепленную боязнью совершить ошибку, которую нельзя исправить. Такую же реакцию часто вызывает невозможность проведения документов задним числом.
Однако категоричное «нельзя изменить, исправить» не точно отражает логику ERP, соответствующую международным стандартам. Любые данные можно откорректировать – аннулировать ошибочные, ввести новые правильные и снова провести их учет. Главным отличием от простой замены данных является наглядность истории изменений: одно дело — просто заменить значение цены «10,00» на «100,00» и затем долго искать причину расхождений, а совсем другое дело – записать процесс замены «10,00» на «100,00» и ясно увидеть причину расхождений. В результате вы получаете гарантию целостности данных и достоверные отчеты, отражающие реальное текущее состояние дел.
Страх 3. Кладовщик делает проводку в Главную книгу? Нонсенс!
Главная книга – это святая святых ERP-системы пользователя-бухгалтера. Этот факт порождает две реакции: страх за целостность и корректность данных со стороны бухгалтера, когда он представляет, как сотрудник склада пытается сформировать какую-нибудь проводку в ГК, и страх сотрудника склада, когда он представляет масштаб и ответственность предстоящего события.
ERP-система — что это? Просто о сложном
Однако эти страхи совершенно не обоснованы и не подкрепляются логикой процессов, протекающих в системе. Сотрудник склада будет работать в складском модуле ERP-системы, проводки в котором отображают реальное движение ТМЦ: приходы, расходы и перемещения по складам, и наименования бухгалтерских счетов для него не играют никакого значения. Бухгалтер, в свою очередь, будет иметь дело с проводками по счетам в Главной книге в соответствии с преднастроенными правилами разноски. Связь между модулями позволяет проследить происхождение любой проводки, которую видит бухгалтер.
Страх 4. Пустая трата ценного времени на проверку операций
Распространенный страх среди пользователей заключается в том, что ERP-система – это очень сложный механизм, в котором обязательно что-то пойдет не так, поэтому каждую проводку необходимо проконтролировать, чтобы убедиться в том, что пресловутое «а вдруг?» не вмешалось в процесс разноски. Поэтому кажется, что итогом автоматизации стало увеличение времени выполнения операций. Правда, спустя какое-то время работы с системой этот страх, к счастью, проходит. Важно помнить, что настроенная один раз система, выполняет бухгалтерские операции в соответствии с установленными правилами и позволяет не только забыть о постоянном контроле, отнимающем существенную часть рабочего времени, но и сокращает число рутинных ежедневных операций.
Страх 5. Два вида учета – в два раза больше забот
Важно также отметить, что любая зарубежная ERP-система адаптирована под российские реалии. У многих организаций существует потребность ведения бухгалтерского учета в двух стандартах – РСБУ и МСФО (или любом формате получения управленческой отчетности).
Часто пользователям кажется, что в решении этой задачи ERP-система накладывает на них дополнительные обязательства, увеличивая вдвое объем работы. Но что представляет собой каждый из видов учета? Это отображение одних и тех же фактов хозяйственной деятельности организации в разных разрезах.
А значит, встает вопрос лишь в правильной регистрации данных в ERP-системе таким образом, чтобы они удовлетворяли потребностям разных видов учета. Преодолев пять страхов, описанных выше, пользователь становится более уверенным, расположенным к системе, а, следовательно, продуктивным. Важно, победить эти страхи еще на этапе внедрения системы, чтобы с запуском бухгалтер смело смог начать работу, а не откладывал решение задач в долгий ящик.
- ERP-система
- автоматизация учета
- бухгалтерский учет
Источник: www.klerk.ru
Настройка заполнения бухгалтерской отчетности в 1С:ERP
Рисунок 1 — Создание новой настройки бухгалтерской отчетности
Что бы произошло автоматическое заполнение настроек по штатному шаблону, можно выбрать Сгенерировать настройки по умолчанию, и уже после этого вносить свои изменения чтобы настроить отчетность.
Рисунок 2 — Генерация настроек по умолчанию
При нажатии на кнопку Сгенерировать настройки по умолчанию, открывается окно с выбором форм к загрузке.
Рисунок 3 — Генерация настроек по умолчанию. Выбор форм к загрузке
После сообщения об успешном создании настроек, можно открыть рабочее место настройки.
Рисунок 4 — Открытие рабочего места по настройке заполнения бухгалтерской отчетности
Рабочее место настройки заполнения бухгалтерской отчетности также можно открыть в разделе Регламентированный учет-Настройки и справочники-Рабочее место настройки заполнения бухгалтерской отчетности.
Рисунок 5 — Открытие рабочего места по настройке заполнения бухгалтерской отчетности
Переходим в Настройки заполнения отчетности. В поле Настройка выбираем созданную в справочнике настройку и видим созданные автоматически настройки бухгалтерской отчетности.
Рисунок 8 — Рабочее место по настройке заполнения бухгалтерской отчетности
Выбирая форму отчетности и нужные строки, можно вносить свои изменения чтобы настроить отчетность. По двойному клику по интересующей строке открывается новое окно для ее настройки.
Рисунок 9 — Выбранная строка бухгалтерской отчетности Нематериальные активы
Окно имеет две вкладки «Основное» и «Алгоритм заполнения».
Рисунок 10 — Вкладка Основное
Рисунок 11 — Вкладка Алгоритм заполнения
Настройки 1C:ERP мы осуществляем в рамках услуги Аренда 1С:ERP или осуществляем отдельно поддержку 1С:ERP с привлечением квалифицированных консультантов 1С:ERP.
Источник: efsol.ru
Настройка счетов учета в 1С:ERP для взаиморасчетов и номенклатуры
В статье рассмотрим основные настройки системы в части регламентированного учета перед началом эксплуатации 1С:ERP 2.5, нюансы отражения документов в процессе эксплуатации и распространенные ошибки, связанные с формированием проводок в бухгалтерском учете.
Это важно для бухгалтеров, главных бухгалтеров и других пользователей, чья работа связана с отражением документов и формированием проводок в регламентированном учете.
Регламентированный учет в 1С:ERP — лишь один из блоков в системе управления предприятием, поэтому нецелесообразно рассматривать 1С:ERP только как систему для ведения регламентированного учета.
Рекомендуем смотреть результаты отражения документов сначала в оперативных отчетах, которые находятся в разделах 1С:ERP, а уже затем проверять движения по счетам в оборотно-сальдовых ведомостях. Это связано с тем, что учет строится в первую очередь на различных регистрах накопления, а затем уже производится отражение на счетах бухгалтерского учета.
Регламентированный учет можно включить/отключить функциональной опцией: раздел НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Регламентированный учет.
Если принято решение вести регламентированный учет в 1С:ERP, то перед формированием документов в системе нужно выполнить настройку регламентированного учета:
- определить группы финансового учета номенклатуры и группы финансового учета расчетов;
- выполнить настройку отражения документов в регламентированном учете.
Первоначальные настройки
Группы настроек финансового учета номенклатуры (ГФУ)
Справочник находится в разделе Регламентированный учет — Настройки и справочники — Группы настроек финансового учета номенклатуры. Представляет собой справочник, в котором хранятся правила отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций движения отдельных групп номенклатуры ТМЦ (Рисунок 1).
Как правило, создается столько значений в справочнике, сколько основных счетов учета для номенклатуры используются в организации. В чистой базе справочник не заполнен, поэтому его нужно наполнять самостоятельно.
ГФУ указывается в карточке номенклатуры в группе настроек финансового учета (Рисунок 2).
Также ГФУ можно заполнить в справочнике Вид номенклатуры в группе настроек Значения, используемые по умолчанию — в этом случае установленная ГФУ будет автоматически заполняться в каждую вновь созданную позицию номенклатуры этого вида (Рисунок 3).
Если на момент настройки счетов учета справочник Номенклатура уже загружен в систему и требуется указать ГФУ для всего справочника, удобнее всего использовать групповое изменение реквизита Группа настроек фин. учета с помощью встроенной обработки Групповое изменение реквизитов .
Для этого в списке номенклатуры сначала нужно выделить несколько элементов, а затем нажать на кнопку Изменить выделенные (рисунок 4) .
Группы настроек финансового учета расчетов (ГФУ расчетов)
Справочник находится в разделе Регламентированный учет — Настройки и справочники — Группы настроек финансового учета расчетов . Представляет собой справочник, в котором хранятся правила отражения в бухгалтерском учете расчетов с контрагентами (Рисунок 5).
В чистой базе и этот справочник не заполнен, поэтому его также нужно наполнять самостоятельно. ГФУ расчетов может быть указана в карточке договора с контрагентом (рисунок 6).
Если договоры с контрагентами не используются или конкретный документ в рамках договора необходимо отразить на других счетах взаиморасчетов, то в документах оперативного учета можно выбрать соответствующую настройку в реквизите Группа фин. учета расчетов (рисунок 7).
Настройка счетов учета для отражения документов в регламентированном учете
Панель настроек можно открыть из рабочего места в разделе Регламентированный учет — Отражение документов в регл. учете по ссылке Настроить счета или Счета учета не требуют настройки, если все настройки уже были выполнены (рисунок 8).
В этой панели настроек можно посмотреть, какие настройки отражения в регламентированном учете уже имеются в системе, а какие нужно выполнить — в правой панели по разделам в скобках указано количество элементов, требующих настройки. В некоторых полях указано значение Не требуется — это означает, что в системе еще не было документа, который бы требовал этот вариант настройки, поэтому рекомендуется донастроить сразу все счета. Вернуться к настройке можно в любой момент.
Есть два режима настроек: Общие и Исключения. В режиме Общие счета настраиваются без детализации по организации и месту учета. В режиме Исключения счета настраиваются с детализацией по организации и месту учета, при формировании проводок имеют более высокий приоритет чем общие настройки.
В данном рабочем месте также необходимо заполнить счета учета, которые будут использоваться по умолчанию. Они будут использоваться в отражении документов в тех случаях, когда реквизит Группа настроек фин. учета номенклатуры или расчетов не заполнены в соответствующем справочнике или документе.
Донастройки или смена настроек
В реальной жизни практически не бывает такого, чтобы в процессе эксплуатации 1С:ERP не возникало потребности донастраивать правила формирования проводок, менять группы настроек финансового учета номенклатуры или расчетов в справочниках или документах.
Есть такая особенность: если счета в ГФУ номенклатуры или расчетов были изначально настроены неверно — то документы достаточно переотразить в учете, нет необходимости перепроводить документы. А если значения ГФУ номенклатуры или расчетов указаны или изменены в объектах системы после того, как были введены документы, то ждать корректных проводок даже после перепроведения документов чаще всего не стоит. Самый простой способ исправления ошибок в проводках после перенастройки счетов учета — старые введенные документы с неверными проводками удалить и создать новые. Однако, таких документов может быть очень много и такой способ будет трудоемким и потребует значительного времени. Что делать, если в проводках неверные счета учета?
В первую очередь, необходимо проверить Настройку отражения документов в регламентированном учете на предмет настроенных исключений. Пользователи забывают, что когда-то настраивали исключения, а иногда и случайно выполняют такие настройки. Если в каком-то из разделов в рабочем месте по настройке счетов указан неверный счет, его можно изменить по кнопке Ещё — Разрешить редактирование указанных счетов .
Если эти настройки выполнены корректно, то каждую ситуацию нужно рассматривать более подробно.
Счет учета номенклатуры в проводках зависит от Вида запасов , который зафиксирован в документе.
Сначала разберемся, в каких документах исправляем ошибки: в приходных или расходных?
Если необходимо исправить счет учета номенклатуры в документах по приходу МПЗ (поступление товаров и услуг, передача продукции из производства и т.д.) — достаточно распровести, а затем снова провести документ.
А вот с документами по расходу МПЗ (реализация товаров и услуг, внутреннее потребление товаров, передача материалов в кладовую/производство и т.д.) таких действий не всегда достаточно. Для поиска ошибки необходимо настроить типовой отчет Ведомость по товарам организаций , чтобы он показывал движения номенклатуры в разрезе видов запасов с регистраторами (рисунок 9).
Вид запасов состоит из таких реквизитов, как Тип запасов, Организация, Группа фин.учета, и его наименование складывается из этих реквизитов. Если в карточке номенклатуры Группа фин. учета не указана, то наименование складывается только из реквизитов Тип запасов и Организация.
Поэтому, если в карточке номенклатуры указать или изменить группу фин.учета, то вид запасов в своем наименовании в движении документа вид запасов, связанный с номенклатурой, тоже должен иметь указанную группу фин.учета.
Рассмотрим ситуацию: в номенклатуре LNK-364/SMD-8B не была указана ГФУ, по умолчанию в документах счет учета с пустой ГФУ для номенклатуры — 41.01, а верное значение — Материалы, счет 10.01. Указываем данное значение в карточке номенклатуры, формируем отчет (рисунок 10) — ничего не изменилось, проводки в документах после перепроведения не поменялись.
Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.
Начинать нужно с изменения движения в приходных документах, а затем в расходных.
Более того, в данном случае будет недостаточно отменять проведение в документах, а затем проводить заново. Дело в том, что старый вид запасов уже зафиксирован в документе и надо сначала его обновить. В приходных документах данный реквизит скрыт, вывести его можно через кнопку Ещё — Изменить форму , поставить флажок на реквизит элемента формы Вид запасов (рисунок 11), а затем очистить поле и провести документы, новый вид запасов сгенерируется для данной номенклатуры.
Второй вариант изменения вида запасов, более простой: в документе перевыбрать номенклатуру и перепровести документ.
После исправления видов запасов в приходных документах можно менять их в расходных. Для этого достаточно распровести документ, а затем провести его обратно. Если этот способ не помог, в расходном документе по кнопке Ещё можно открыть Виды запасов и в случае необходимости скорректировать их.
После проведенных изменений снова формируем отчет Ведомость по товарам организаций (рисунок 12).
Вид запасов скорректирован, теперь можно проверять отражение на счетах регламентированного учета в ОСВ по счету 10.01 (рисунок 13).
Счета учета расчетов с контрагентами также зависят от данных оперативного учета.
Если формируется неверный счет учета в документе — стоит смотреть настройку группы фин. учета не только в этом документе, но и в связанных с ним распоряжениях. Например, если вместе с реализацией товаров и услуг оформлен заказ клиенту — нужно проверить, какая ГФУ расчетов указана на вкладке Дополнительно заказа клиента (рисунок 14). Исправлять ГФУ расчетов в документе Реализация товаров и услуг в таком случае бессмысленно, исправлять ее нужно в Заказе клиента .
Установленная ГФУ расчетов в договоре с контрагентом влияет только на автоматическое заполнение группы настроек фин.учета в документах по этому договору.
Почему в проводках не зачитывается аванс с контрагентом?
Нет смысла проверять взаиморасчеты и искать ошибку в ОСВ по счету.
Одна из распространенных ошибок, из-за которых не зачитываются авансы — смена настройки порядка расчетов в договоре. Так, если изначально порядок расчетов был «по заказам» и по данному документу уже были сформированы в системе документы, а затем порядок расчетов был изменен на другую детализацию расчетов, необходимо привести все документы к одной настройке (рисунок 15).
Для поиска проблем, связанных с зачетом аванса, можно воспользоваться типовыми отчетами Расчеты с клиентами или Расчеты с поставщиками, добавив в структуру отчета Объект расчетов. Наличие в отчете различных видов детализаций в рамках одного договора говорит о том, что в договоре была изменена настройка порядка расчетов (рисунок 16).
Для исправления ситуации необходимо во всех документах со старой настройкой перевыбрать договор, чтобы в документе применился новый порядок расчетов (рисунок 17).
Если документов по договору со старой настройкой в базе много — то порядок расчетов в них можно изменить с помощью обработки Групповое изменение реквизитов (обязательно перед таким изменением необходимо сделать резервную копию информационной базы!)
Если при формировании документа Взаимозачет задолженности не зачитывается аванс, но при этом в отчетах Расчеты с клиентами или Расчеты с поставщиками никаких ошибок в объектах расчетов не обнаружено, то необходимо выполнить регламентную операцию из закрытия месяца — Актуализация движений документов по данным взаиморасчетов (рисунок 18). После него будет сформирована дополнительная проводка по зачету авансов с контрагентом.
В заключение отмечу, что главное правило в регламентированном учете в 1С:ERP — не использовать счета учета номенклатуры и счета взаиморасчетов с контрагентами в документе Операция (регл. учет) , даже при выполнении исправлений. При попытке использовать такие счета в документе система выдаст предупреждение в виде пиктограммы о том, что в документе выбраны счета, операции по которым следует отражать документами оперативного учета (рисунок 19).
Также рекомендую стараться не использовать корректировку проводок в документе, так как после каждого перепроведения документа откорректированные проводки нужно будет дополнительно перепроверять и подтверждать их актуальность.
Итак, простые правила, которые позволят держать под контролем формирование проводок в 1С:ERP:
- корректно определить перечень вариаций отражения на счетах бухгалтерского учета операций движения ТМЦ и создать ГФУ на каждую из них;
- периодически контролировать полноту и правильность заполнения ГФУ при создании новых позиций номенклатуры;
- корректно определить перечень вариаций отражения на счетах бухгалтерского учета взаиморасчетов с поставщиками, клиентами, прочими контрагентами и создать ГФУ расчетов на каждую из них;
- следить за привязкой ГФУ расчетов в Заказах клиентов, Заказам поставщикам, договорах и прочих документах, в которых есть движения взаиморасчетов с контрагентами.
Источник: is1c.ru