Программа erp инструкция по работе

«Бумажная» эпоха работы компаний ушла в прошлое: конкурентоспособные предприятия стремятся максимально автоматизировать бизнес-процессы и упростить управление ими. Рынок компьютерных технологий предлагает для этих целей всевозможные программные продукты. Одно из IT-решений, призванных оптимизировать производственный процесс на крупном предприятии, — ERP-система. Разбираемся в том, что это за продукт и кому он необходим.

Что такое ERP-система и для чего она бизнесу?

ERP — enterprise resource planning — в переводе с английского означает «планирование ресурсов предприятия». Другими словами, это стратегия объединения и управления информацией обо всех сторонах деятельности компании. Под ресурсами подразумеваются финансы и другие активы, клиенты с поставщиками и кадры — словом, то, что подлежит учету, обработке и анализу. А практическая реализация масштабной задачи управления этими данными достигается с помощью программного обеспечения — ERP-системы.

Крупные компании ежедневно совершают огромное количество операций. О том, чтобы выполнять их вручную, нет и речи, но даже автоматизация не полностью решает проблему, если затрагивает лишь отдельные стороны производственного процесса. А если предприятие разобщено территориально: филиалы находятся в разных городах или даже странах? Трудно представить, как организовать оперативный обмен данными между подразделениями и главным офисом, когда нет единой системы планирования и управления.

1С:ERP для менеджеров — 1.1 Подготовка к работе и обзор интерфейса

Решить эти проблемы помогает внедрение ERP. Система интегрирует бизнес-процессы в одно целое, в итоге управлять компанией становится проще и эффективнее. Жизненно необходимы ERP-решения предприятиям с разветвленной структурой и большим количеством филиалов, особенно удаленных друг от друга территориально. Но и среднему бизнесу полезна система планирования ресурсов: высокая степень автоматизации процессов уже стала обязательным условием для выживания в конкурентной борьбе.

Вот главные задачи, которые решаются путем внедрения ERP-системы:

• Автоматизация документооборота. Документы компании — счета, накладные, прайс-листы, отчеты — хранятся и обрабатываются в электронном виде. Операции с ними осуществляются автоматически. Благодаря этому ускоряется и упрощается документооборот, сводятся к минимуму ошибки, связанные с человеческим фактором. Обеспечивается и такое важное свойство корпоративных данных, как прозрачность. Информация в системе на виду, то есть в любой момент пользователь может получить нужные сведения. Это избавляет от множества лишних действий и экономит время.
• Интеграция процессов управления. Система ERP позволяет объединить базы данных по закупкам, производству, продажам, распределению, финансовой отчетности, кадрам, клиентам, поставщикам — словом, по любым аспектам деятельности компании. Когда вся информация хранится в одном месте, ее намного проще отслеживать и анализировать.
• Эффективное планирование бизнес-процессов. Оперативный доступ к данным помогает быстро и точно производить необходимые расчеты. С помощью программы ERP не составляет труда учитывать текущие изменения и вносить необходимые коррективы в планы продаж, закупок, производства, создавать корпоративную отчетность.
• Обеспечение конфиденциальности корпоративной информации. Для любой компании актуальна проблема защиты данных. В системе управления ERP можно настроить разные уровни допуска для сотрудников. Особо важная информация станет доступной только уполномоченным лицам, например высшему руководству, а для рядовых менеджеров будет закрыта. Также ограниченный доступ к базам данных предприятия могут иметь клиенты, инвесторы, партнеры.

Что нужно сделать, прежде чем внедрять систему?

Переход на ERP — процесс сложный и дорогостоящий, и цена ошибки слишком высока. Чтобы использование системы принесло ожидаемый результат — помогло повысить параметры эффективности бизнеса, к этой задаче нужно отнестись ответственно. Первое, что следует сделать руководству компании, — это понять, действительно ли необходимо внедрять ERP. И если да, то в каком объеме.

1С:ERP Управление предприятием 2, обзор программы

Сейчас практически на каждом предприятии для автоматизации бизнес-процессов используется хотя бы одно приложение. Но не всегда оно работает с желаемой эффективностью. Какие могут быть варианты повышения отдачи?

Их несколько: оптимизировать текущее ПО и методы работы с ним; отказаться от существующих приложений и внедрить вместо них единую систему планирования ресурсов; интегрировать имеющиеся программы с ERP-системой. Для верного выбора требуется детальный анализ, но своими силами провести его непросто: одного управленческого опыта недостаточно. Нужны особые знания, которыми обладают только специалисты по внедрению ERP-систем.

Итак, первый шаг на пути к реализации задачи — заказ IT-аудита в консалтинговой компании. Специалисты проведут анализ действующих приложений и дадут подробные ответы на следующие вопросы:

• обеспечивает ли используемое предприятием ПО достаточную степень безопасности данных;
• насколько полную информацию предоставляют действующие приложения;
• соответствует ли уровень их автоматизации стандартам, принятым в отрасли;
• справляются ли существующие IT-решения с задачей повышения производительности бизнес-процессов на предприятии;
• оправданно ли внедрение ERP с экономической точки зрения.

После такой проверки ERP-консультанты предоставят отчет с рекомендациями: какие слабые места есть в текущих IT-решениях, что нужно оптимизировать и каким образом это лучше сделать. Нередко по итогам аудита выясняется, что экономически эффективный путь для компании — полномасштабное внедрение ERP-системы.

Но принятие такого решения — лишь первый шаг. Чтобы получить максимально возможную отдачу, важно правильно выбрать систему и внедрить ее соответствующим образом. Избежать типичных ошибок на этих этапах поможет знание нескольких базовых правил.

• Нужно ставить конкретные цели: не «повышение эффективности бизнеса», а, к примеру, «оптимизация финансовой отчетности», «улучшение планирования продаж». Когда задача сформулирована размыто — непонятно, к чему стремиться. Соответственно, необходимый результат не достигается.
• Система должна быть адаптирована к сфере деятельности и настроена под потребности конкретной компании.
• Важно, чтобы при внедрении ERP учитывались интересы сотрудников всех подразделений. Если от использования ПО выигрывает только руководство, у прочих это неизбежно вызовет протест и результат окажется прямо противоположным.
• Программа должна иметь простой интерфейс, доступный для освоения всем пользователям.
• Внедрение и настройка ERP — задачи опытных специалистов, и поручать это собственному IT-отделу — ошибочно.

Сравнение двух систем: какая модель подойдет для российского рынка?

Одно из достоинств ERP состоит в универсальности. Благодаря модульной архитектуре и гибкой настройке одна и та же система подходит для предприятий независимо от сферы деятельности, будь то производство, торговля или оказание услуг. Поэтому нет необходимости разрабатывать персональный пакет ПО для каждой компании — достаточно адаптировать готовые решения.

Еще одно преимущество, вытекающее из принципа модульности, — это возможность отобрать модули ERP из разных систем. Вовсе не обязательно ограничиваться функционалом одного программного пакета.

Какие же разработки популярны сегодня на российском рынке? В общей сложности существует больше десятка систем от иностранных и отечественных производителей, но лидирующие позиции удерживают две — SAP и 1С. У каждой есть свои отличительные особенности.

1С ERP

Компания 1С — российский разработчик программного обеспечения для бизнеса. В 2013 году представила новый продукт — систему «1С: ERP Управление предприятием» [1] . В создании приняли участие больше 100 специалистов, а качество решений оценивали руководители крупнейших корпораций РФ.

В новой системе разработчики постарались воплотить идею универсальности. В итоге им удалось расширить сферу применения программы, создать решение, подходящее для предприятий самых разных сфер.

Перечислим основные направления, по которым реализуются возможности 1С ERP.

Контроль производственного процесса. Осуществляется на двух уровнях — общем и локальном. На верхней ступени контроля составляется график исполнения заказов для предприятия. Нижний уровень — управление производством со стороны отдельных подразделений. Возможности ERP 1С позволяют отслеживать слабые места в производственном процессе, благодаря чему уменьшается риск срыва сроков и других неприятностей.

Финансовое планирование. Программное решение от 1С снабжено удобным инструментарием для ведения всех видов отчетности.

Отслеживание целевых показателей. Можно задавать и анализировать параметры достижения поставленных целей. Такой мониторинг позволяет оценивать эффективность бизнес-процессов и принимать верные управленческие решения.

Управление персоналом. 1С ERP предоставляет широкий набор инструментов для кадрового менеджмента: учет рабочего времени сотрудников, расчет заработной платы, составление расписаний, графиков отпусков, документальное оформление приемов и увольнений.

Управление взаимоотношениями с клиентами. ERP-система от 1С содержит полноценный функционал CRM: базу контактов, контроль ведения сделок, планирование событий, механизм отработки претензий и так далее.

Управление продажами и закупками. Выставить коммерческое предложение, оформить отгрузку товара, организовать доставку, подобрать поставщиков, сформировать заказ — эти и другие операции доступны в 1С ERP.

Учет расходов. Функционал предусматривает контроль затрат предприятия — материальных и трудовых.

Мониторинг обслуживания и ремонта оборудования. Можно следить за состоянием оборудования и своевременно планировать мероприятия по его обслуживанию и ремонту.

На заметку

Возможности системы расширяются за счет специальных отраслевых решений. Разработаны модули 1С ERP для горнодобывающей, металлургической, энергетической, лесозаготовительной промышленности, АПК, мясоперерабатывающих, птицеводческих предприятий, строительных, проектных организаций, риелторских и других компаний.

SAP ERP

Система SAP — лидер в данном классе программ: ее выбирает большинство крупных компаний во всем мире, а в России на ее долю приходится до 40% рынка [2] . Решение отличается максимальным охватом направлений деятельности предприятия.

Структура SAP состоит из модулей, которые могут работать отдельно и в комплексе. Обмен данными между ними происходит в реальном времени. Все прикладные компоненты подключаются к базисному модулю, который обеспечивает функционирование системы.

Вот лишь некоторые из модулей SAP:

• «Финансы» — предназначается для формирования всех типов бухгалтерской отчетности;
• «Контроллинг» — основной функцией является учет и планирование доходов и расходов;
• «Управление основными средствами» — включает широкий набор возможностей: от мониторинга ремонта оборудования до инвестиционного менеджмента;
• «Производственное планирование» — позволяет рассчитывать все этапы процесса производства;
• «Управление персоналом» — содержит полный комплект инструментов для HR-менеджмента: от расчета зарплат до обучения;
• «Сбыт» — автоматизирует все этапы процесса реализации продукции.

Как и в 1С, в SAP предусмотрено расширение функционала за счет отраслевых модулей. Разработаны специальные приложения для нефтегазовой, химической, автомобильной, оборонной, машиностроительной, фармацевтической промышленности, авиации, телекоммуникации, торговли, здравоохранения, банков, страховых компаний.

SAP — международная ERP-система. Процесс внедрения в российских компаниях обязательно предусматривает этап локализации, то есть приспособления к местному рынку. «Перевода» требует не только интерфейс, но и, например, все направления документооборота, формы отчетности, единицы измерения.

На российском рынке ERP-систем доминируют отечественная 1С и зарубежная SAP. Трудно сказать, какая из них лучше: у каждой есть и плюсы, и минусы. Так, SAP имеет широкий функционал и является стандартом на Западе, зато 1С проще и дешевле внедрить на российском предприятии. При выборе должны быть учтены многие обстоятельства. Чтобы выяснить эти тонкости, стоит провести детальный IT-аудит.

• 1,2 http://integral-russia.ru/2018/01/23/sovremennye-erp-sistemy-na-rossijskom-rynke-sravnitelnyj-obzor/

Источник: www.kp.ru

Создание этапов производства в 1С:ERP

Управление производством осуществляется выполнением этапов производственных процессов.

У пользователей часто возникает вопрос: для чего в программе 1С:ERP два похожих документа «Заказ на производство» и «Этап производства»? Различие состоит в том, что в «Заказе на производство» указан необходимый к выполнению объем работ или продукции.

Документ «Этап производства» содержит информацию о том, какой цех будет производить продукцию, по какой очередности, подобная потребность может возникнуть и в случае, если заказ выпускается отдельными партиями, каждую партию выделяют в производственный этап.

Как правильно создавать Этап производства в 1С:ERP?

Для того чтобы создать «Этап», необходимо документе «Заказ на производство» нажать кнопку «Еще», откроется список, в котором выбираем «Структура заказа».

Откроется вкладка «Структура заказа на производство», в которой есть не сформированные этапы. После чего нажимаем во вкладке «Требуется сформировать этап» кнопку «Сформировать».

Далее нужно заполнить обеспечение и отгрузки в этапах, расставить галочки в зависимости от того, есть ли товар на складе, или его необходимо заказывать.

В справочнике «Структура заказа на производство» можно увидеть созданный этап, нажимаем на него левой кнопкой мыши.

Откроется документ «Этап». Заполняем данные во вкладках. Вкладка «Выпуск» должна заполниться автоматически по данным Заказа на производство, кроме склада. Выбираем склад, на который хотим выпустить продукцию.

Чтобы отдел снабжения мог сформировать заказ поставщикам, меняем статус документа «Этап» на «Сформирован».

По мере выполнения задач можно выбирать статусы К выполнению/Начат/Завершен. Не забываем провести и закрыть документ.

Больше инструкций для обучения работе в 1С:ERP можно посмотреть на нашем сайте , а также получить бесплатную консультацию по программам и бизнесу.

Подписывайтесь на канал, задавайте в комментариях вопросы.

Источник: dzen.ru

Как Построить ERP-Систему с Нуля

Согласно отчету Panorama Consulting Solutions 2018, около 23% ERP-внедрений оказались неудачными. Главные причины провала — покупка ненужной готовой системы и неадекватное планирование. Сегодня мы рассмотрим, как избежать этих проблем с помощью правильного подхода к разработке и внедрению ERP-платформы с нуля.

Шаг 1: Определите цели и задачи проекта

• сократить время оформления документов на 20% к январю;
• сократить время регистрации на сайте с 15 до 5 минут к сентябрю;
• сократить время ожидания клиента с часа до 15 минут к августу.

Определить такие задачи вы должны самостоятельно или с помощью профильных специалистов. Если решено делать это самостоятельно, то самый простой подход — это проанализировать конкурентов и сделать как у них, но немного лучше. С этим вам поможет SMART-подход:

Шаг 2: Определите и привлеките к участию заинтересованные стороны

После того как вы определи цели и задачи внедрения ERP, сообщите о них вовлеченным лицам: разработчикам, руководителям отделов, руководству, партнерам и остальным. Это важно по двум причинам:

1. Во-первых, вам нужно собрать мнения и пожелания всех, кто будет работать с системой (это нужно сделать на ранней стадии разработки).
2. Во-вторых, так вы избежите проблем, связанных с несоответствием ERP-системы с внутренними бизнес-процессами вашей компании или компании ваших партнеров.

Кто может быть вовлечен в ваши бизнес-процессы

В статье «Delivering large-scale IT projects on time, on budget, and on value» консалтинговой компании McKinsey есть пример того, как несвоевременное оповещение вовлеченных лиц привело к большим проблемам. Там сказано, что руководство некого банка не посчитало нужным привлечь финансовый отдел к процессу модернизации IT-платформы, и когда дело дошло до развертывания, оказалось, что новая система не соответствовала их потребностям. В итоге проект нужно было доделывать, что привело к 3-месячной задержке и увеличению стоимости разработки на 8 миллионов долларов.

Шаг 3: Исследуйте текущее положение дел

ERP-система ничего не даст, если бизнес-процессы хаотичны или недостаточно стандартизированы. Например, если вы занимаетесь розничными продажами и у вас нет четкого алгоритма приема и отправки товаров или у вас неоптимальный алгоритм диспетчеризации, то внедрение ERP внесет еще больше беспорядка.

Таким образом, прежде чем приступать к планированию разработки ERP-системы с нуля, сначала проведите аудит бизнес-процессов вашей компании. Если что-то нужно стандартизировать и/или модернизировать, сделайте это перед началом работы над ERP.

Шестой по размеру ритейл в США потерпел неудачу при выходе на канадский рынок из-за неудачной реализации ERP-системы

Не сделав этого, вы можете повторить судьбу американского ритейлера Target (SuperTarget), который в 2016 году вынужден был уйти с канадского рынка после того, как внедрение ERP-системы погрузило их цепочку поставок в хаос. В Target были проблемы с беспорядочностью данных от поставщиков (обычное дело в розничной торговле), но вместо того, чтобы решить эту проблему, они провели агрессивное внедрение ERP в кратчайшие сроки.

Шаг 4: Помогите разработчикам понять ваш бизнес

Разработка ERP-системы с нуля предполагает, что она будет создана с учетом всех особенностей и потребностей конкретного бизнеса. Это означает, что вы должны рассказать все нюансы своего бизнеса проект-менеджеру или, что еще лучше, показать, как работает ваша компания изнутри. Если для вы привлекли сторонних разработчиков создания ERP, то это обязательное условие.

1. Клиента. Продемонстрировать, как компания взаимодействует с клиентами.
2. Сотрудника. Показать, что происходит за кулисами вашего бизнеса: кто, что, как и когда делает.
3. Партнера. Продемонстрировать, как банки, ритейлеры, подрядчики и другие партнеры взаимодействуют с экосистемой вашей компании.

Без этого невозможно создать действительно эффективную и полезную платформу. Как это, например, не удалось сделать Avon в 2013 году во время внедрения ERP/CRM/eCommerce-системы, на которую было потрачено более 125 миллионов долларов. Гигант прямых продаж не учел потребности клиентов и партнеров и фактически усложнил им работу, создав дополнительные бюрократические процедуры.

Шаг 5: Определитесь с ожиданиями

После того как команда разработчиков изучила компанию, пригласите всех заинтересованных лиц за круглый стол и обозначьте, чего вы ждете от внедрения ERP. Затем попросите всех высказаться по этому поводу, чтобы каждый участник также обозначил свои ожидания и опасения. В ходе такого совещания вам нужно будет принять все это, отфильтровать и расставить приоритеты.

На этом этапе важно помнить, что невозможно удовлетворить потребности всех участников, поэтому придется выстроить баланс между пожеланиями различных сторон и выполнением проекта в срок и в рамках бюджета. С построением такого баланса должна помочь команда разработчиков, которая подскажет, насколько сложно реализовать те или другие функции и инструменты.

• список функций, которыми будет обладать разрабатываемая ERP-система;
• перечень ролей для различных участников системы, например продавец, кладовщик, маркетолог, глава отдела, клиент и торговый партнер;
• фазы реализации проекта и приоритетные цели.

Шаг 6: Определитесь с видением проекта

Когда у вас на руках будет предварительный список функций, вы и ваша команда разработчиков получите представление о том, как будет выглядеть ERP-система. Теперь важно объединить все эти видения в одно целое, что лучше всего делать с помощью визуализации — wireframes.

Пример визуализации с помощью wireframes

Wireframes дают представление об интерфейсе и потоках данных. Реализуют их в виде схемы блоков и описания того, для чего они нужны и что делают. Таким способом нужно визуализировать все пользовательские сценарии использования ERP, что обычно включает описание четырех направлений реализации системы.

Управление человеческим капиталом (HCM)

Создавая ERP-платформу с нуля, вы можете помочь отделу кадров автоматизировать и улучшить ряд трудоемких процессов, таких как управление производительностью и компенсациями, оценка эффективности работы сотрудников или расчет заработной платы.

Пример визуализации интерфейса управления персоналом

Анализ и планирование процессов

ERP предназначены для управления потоками информации и их автоматизации, что позволяет использовать такие системы для анализа и планирования. Чтобы это делать, нужно добавить в систему соответствующий модуль, который будет собирать и обрабатывать данные, а затем визуализировать их в виде таблиц, графиков и диаграмм. Кроме того, в систему можно встроить календарь для создания и отслеживания различных событий и задач.

Пример визуализации интерфейса планирования задач

Управление запасами

Внедрение ERP-системы позволит оптимизировать процесс управления запасами. Многие элементы этого процесса можно будет автоматизировать, а информация о состоянии запасов станет доступной для всех отделов компании. Благодаря этому можно стабилизировать уровень запасов или, например, оперативно создавать специальные предложения (акции, скидки, распродажи) для товара, у которого истекает срок годности.

Пример визуализации интерфейса управления запасами

Кроме того, хорошая система по управлению запасами даст возможность собирать большие данные, что поможет понять, что и когда лучше продавать. Такие связи не всегда очевидны. Например, Walmart, используя данные всех своих магазинов, проанализировали, какой товар пользуется спросом до и после ураганов.

Оказалось, что больше всего ураганы способствовали продажам клубничного печенья Pop-Tarts (+700%). Почему? Никто не знает.

На основе этого анализа Walmart провели эксперимент: в супермаркеты вдоль шоссе 95 (по пути урагана Фрэнсис 2004 года) завезли дополнительные партии Pop-Tarts (раньше запасы быстро исчерпывались). И действительно, в эти дни печенье продавалось особенно хорошо. Теперь Walmart используют эту схему постоянно.

Составление отчетов

Если предприятие не использует какую-либо ERP-систему, составление отчетности может занимать довольно много времени. Так, некоторые компании даже выделяют сотрудникам дополнительное время специально для составления отчетов, чтобы те успевали это делать в течение рабочего дня. В современном мире это архаичный способ ведения бизнеса, так как даже с помощью самых простых ERP можно составить все нужные отчеты за несколько минут.

Пример визуализации интерфейса составления отчетности

В продвинутых пользовательских ERP-системах, созданных с нуля, также можно реализовать возможность составления релевантной отчетности. Например, можно с помощью настраиваемых фильтров и статистических инструментов составить отчет эффективности отдельного сотрудника или отчет о сроке годности молочных продуктов, хранящихся на конкретном складе.

Шаг 7: Разработка и внедрение

Когда завершены все подготовительные этапы и вы определились с видением ERP-проекта, можно приступать к кодированию. Но делать это нужно поэтапно, то есть сначала создать MVP и внедрить его в ограниченном масштабе. Таким образом вы протестируете концепцию с минимальными рисками и за минимальные деньги.

1. Разработку нужно начинать с самых важных функций или даже с одной функции, поскольку сначала необходимо проверить концепцию и только после этого приступать к дополнительным возможностям и улучшениям.
2. В качестве испытательного полигона выберите отдел, где ошибки будут иметь меньше всего последствий. Обычно с этой целью выбирают небольшой филиал или, например, создают параллельную систему обработки заказов и открыто говорят клиентам, что она работает в тестовом режиме. Чтобы клиенты пользовались тестовой версией, им предлагают бонусы и скидки.
3. Во время тестирования собирайте обратную связь из всех возможных источников — от отзывов сотрудников и клиентов до статистики скорости выполнения заказов и графиков стабильности запасов.

Шаг 8: Приучите персонал к новой системе!

При внедрении ERP руководство, как правило, забывает объяснить персоналу важность использования новой системы, полагая, что те автоматически откажутся от старых практик. А зря. Практика показывает, что если людей не заставить, они будут забывать вводить данные в новую систему и не будут ее использовать для общения, планирования и составления отчетности.

Это происходит потому, что мозг не любит новое, даже если это новое намного лучше старого. И чем старше человек, тем сильнее в нем стремление следовать ранее наработанным привычкам. Дабы понять, насколько сильно это стремление, достаточно вспомнить пожилых людей, которые буквально боятся компьютеров.

1. Покажите на конкретных примерах, почему новая система лучше старой. Например, с ее помощью вы составите отчет за минуты или получите информацию о запасах в два клика.
2. Во время обучения проводите не только лекции, но и практические занятия. Чтобы сформировался новый навык, действия нужно повторять несколько десятков раз — сначала под присмотром учителя и затем самостоятельно.
3. Установите штрафы за несвоевременное введение данных и использование сторонних сервисов, дублирующих функции ERP-системы. Финансово поощряйте людей, которые поняли важность новой системы и стали использовать ее всегда и везде, где только возможно.

Оцените (198 оценки — 4.3 из 5)

Источник: merehead.com