ELMA BPM — инструмент цифровой трансформации
Работа любого современного предприятия немыслима без использования программных комплексов, упрощающих и автоматизирующих управление бизнес-процессами. Подобного рода решения относятся к классу BPM-систем (или BPMS, Business Process Management System), в последнее время находящих всё более широкое применение в российских организациях. Преимущества таких продуктов очевидны: они не только решают задачи автоматизации, к которым относится проектирование и исполнение рабочих процессов, но и помогают контролировать эффективность процессов, а также оценивать выгоду от внесённых в них изменений.
Одной из наиболее востребованных на отечественном рынке систем управления бизнес-процессами является ELMA BPM (по данным рейтинговых агентств CNews и TAdviser). Помимо BPM-инструментов эта платформа включает средства электронного документооборота (ECM), управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), проектами и контроля показателей эффективности работы сотрудников (KPI). Такая широкая функциональность выгодно отличает ELMA BPM от аналогичных продуктов на рынке и делает систему универсальным решением для использования в корпоративной среде.
Урок работы с дизайнером ELMA №1
Пользовательский интерфейс ELMA BPM
Работа с процессами в системе ELMA BPM начинается с их моделирования, которое осуществляется посредством простого визуального редактора. Он позволяет создавать наглядные схемы работы с помощью условных обозначений переведённой на русский язык нотации BPMN 2.0, привычной для аналитиков и понятной людям бизнеса. При этом система контролирует, чтобы бизнес-логика, заложенная при построении моделей, соблюдалась в реальной деятельности предприятия.
В ELMA BPM управление бизнес-процессами реализовано согласно 4 этапам цикла Деминга: моделирование процессов, автоматизация их исполнения, контроль эффективности и быстрое улучшение
После моделирования ELMA BPM автоматически отправляет задачи ответственным сотрудникам — в точном соответствии с тем порядком выполнения операций, который определен в моделях каждого процесса. На основе данных и метрик, а также обратной связи от пользователей и менеджмента, система отслеживает работу сотрудников в режиме реального времени и контролирует ключевые показатели эффективности работы всей компании. Руководители могут сами отслеживать и устранять проблемные места, редактируя схемы бизнес-процессов.
Программа для управления и моделирования бизнес процессов (BPM, BPMS) — ELMA дизайнер
BPM-система ELMA формирует наглядные отчёты и предоставляет объективную информацию о показателях процессов, позволяя принимать взвешенные управленческие решения
С целью повышения эффективности работы сотрудников в ELMA BPM реализован внутренний портал для корпоративного взаимодействия: обмена файлами и сообщениями, постановки и контроля выполнения поручений, ведения персональных и общих календарей. Доступ к порталу может осуществляться через любой современный браузер или мобильные приложения для Android и iOS, которые ориентированы в первую очередь на руководителей компании, чтобы обеспечить их своевременной информацией и дать инструменты для быстрого принятия решений. Также возможна работа в системе через email-клиенты.
Мобильный клиент ELMA BPM
Наконец, ещё одной отличительной особенностью BPM-платформы ELMA является маркетплейс ELMA Store, предоставляющий готовые модели бизнес-процессов, дополнительные модули и пакетные решения для пользователей системы.
ELMA BPM построена на технологиях Microsoft. Корневым элементом системы является сервер приложений на базе интегрированных компонентов ASP.NET веб-серверов Cassini и IIS. В качестве файлового сервера может использоваться любой SMB-сервер.
Доступ к функциям ядра системы обеспечивается набором корневых веб-сервисов WebAPI. Он обеспечивает возможность разрабатывать внешние приложения ELMA, интегрировать систему с другими программными продуктами, а также использовать её для расширения функциональности сторонних IT-решений и сервисов. Разработчиком предлагаются готовые решения для интеграции ELMA BPM с 1C, ERP-системами, порталами на базе MS SharePoint и «Битрикс24», с системами IP-телефонии.
Конфигурирование настроек ELMA BPM
Платформой поддерживаются промышленные системы управления базами данных MS SQL и Oracle Database, бесплатные FireBird и PostgreSQL. Выбор CУБД зависит от варианта поставки (редакции) ELMA BPM.
Система управления бизнес-процессами ELMA BPM доступна для приобретения в трёх редакциях:
- ELMA Standard — универсальная редакция для одновременной работы в системе до 150 пользователей. Используются СУБД MS SQL Server, FireBird или PostgreSQL.
- ELMA Enterprise — редакция системы для крупных компаний, обладающая повышенной производительностью. В качестве СУБД используются Oracle Database, PostgreSQL или MS SQL Server Enterprise Edition.
- ELMA Community Eddition — бесплатная редакция системы, неограниченная по времени использования и количеству лицензий. Включает базовые функции BPMS.
Доступные редакции платформы
Коммерческие редакции системы поддерживают два варианта лицензирования — именные и конкурентные лицензии. Они приобретаются один раз и передаются в постоянное пользование. Именные лицензии соответствуют учётным записям конкретных пользователей, обеспечивая постоянный доступ к системе в любое время. Конкурентные лицензии не закрепляются за определенными пользователями. Количество таких лицензий задаёт лимит — сколько пользователей смогут зайти и работать в системе одновременно.
Система ELMA BPM включена в реестр российского ПО как рекомендованная для закупки российскими компаниями и госструктурами. Дополнительная информация о программном комплексе, а также технические данные и сведения о стоимости, представлены на сайте elma-bpm.ru.
Источник:
Источник: 3dnews.ru
Обзор ELMA365 ECM, эффективной и простой системы электронного документооборота
ELMA ECM — набор инструментов для оптимизации документооборота компании. Позволяет ускорить и перевести все операции с документами полностью в безбумажный формат.
Система организует внутренний и внешний документооборот благодаря интеграции с операторами ЮЗДО, включая Контур.Диадок.
Благодаря искусственному интеллекту LegalDoc AI, решение рутинных задач выходит на новый уровень. Самообучающийся ИИ ускоряет бизнес-процессы и полностью исключает ошибки человеческого фактора.
Возможности системы:
Электронный архив в ELMA365
Опция предусматривает хранение всех данных в одном месте, это существенно упрощает рутинные операции с документацией. Менеджер значительно сокращает время на поиск и выгрузку необходимых документов.
Для хранения документов используется привычная система папок. Структура и доступ к папкам легко настраиваются. Такая система оптимизирует временные издержки работы с документами
Электронная канцелярия
Реализует контроль за получением и хранением всех оригиналов договоров.
Все договоры обрабатываются согласно процедурам делопроизводства — регистрируются, нумеруются, резервируются.
Пронумерованная документация формирует единый реестр.
Поиск документов с учётом прав доступа позволяет оперативно найти необходимый экземпляр независимо от географии вашей компании.
Финансовые документы
В ELMA365 достаточно просто автоматизировать работу с финансовыми документами и сделать процессы прозрачными.
Все входящие счета проходят этап согласования, что минимизирует риск несвоевременной оплаты.
После попадания счета в систему, за ним закрепляется ответственный, которому ставится задача на согласование с чётким сроком выполнения. При любой просрочке или задержке система покажет, где возникла сложность.
Стадии оплаты легко контролируются, благодаря этому время согласования счёта сокращается.
При изменении регламентов компании такие параметры, как порядок согласования счетов, даты и сроки можно адаптировать под актуальную структуру.
Управление договорами
Система формирует исходящие договоры по готовым шаблонам, с актуальными реквизитами, исключая ошибки человеческого фактора.
Сквозной процесс автоматизирует согласование исходящих договоров. В случае ошибки документ можно загрузить ещё раз и внести необходимые правки прямо в системе.
Каждый договор отображается в системе в формате карточки, в которой отражены детали документа и связанные с ним приложения: счета, акты, допсоглашения и т.д. Статус связанных документов по необходимости можно актуализировать, открыв их с карточки.
ELMA365 ECM реализует работу и с входящими договорами.
За каждым договором система закрепляет ответственного и срок выполнения необходимых операций — рассмотрения и согласования. Согласования могут быть как параллельными, так и последовательными.
Таким образом, рассмотрение документа не затягивается, а все разногласия фиксируются в системе.
Служебные записки
Решение позволяет перевести все операции по подготовке и согласованию служебных записок в онлайн. Система самостоятельно формирует и отправляет записку руководителю.
Всю необходимую информацию можно внести как с ПК, так и с мобильного устройства без лишних телодвижений.
Маршруты согласования документов
Маршрутизация документов — опция, выходящая за рамки классического набора функций в ECM. Для каждого документа выстраивается собственный маршрут согласований, система контролирует каждый этап маршрута. Актуальный статус документа и все участники согласования отображаются в режиме онлайн.
Менеджер освобождается от ненужной нагрузки и сосредоточен на решении стратегических задач.
ЭЦП
Электронная подпись — неотъемлемая часть документооборота компаний. Инструмент выстраивает взаимодействие между контрагентами полностью в цифровом пространстве.
Легитимность инструмента позволяет полностью исключить бумажные носители из документооборота.
Задачи
В системе реализован функциональный инструмент для постановки задач.
Все задачи консолидируются в одном месте, что позволяет грамотно ранжировать задачи по приоритетности и распределять нагрузку сотрудников.
За каждой задачей закрепляет ответственный и срок выполнения.
Система уведомит вас, если задача не будет сделана в срок.
Кроме того, задачи можно переназначать другому исполнителю. Эту опцию можно использовать в случае, если нагрузка отдельного сотрудника на текущий момент высока.
Коммуникация в чатах
Система позволяет реализовать коммуникацию в понятном и простом формате — чате. Вы можете создавать групповые чаты, уведомлять о чём-либо весь штат компании в каналах общей ленты, прикладывать фото и видео-файлы, документы.
Входящие сообщения отображаются в Push-уведомлениях, поэтому вы ничего не пропустите.
Мобильное приложение
Мобильное приложение обеспечивает доступ к необходимым данным со смартфона или планшета. Интерфейс системы адаптируется под ваше устройство.
Все операции с документами — рассмотрение, согласование, комментирование — можно произвести в любое время из любой точки.
Кроме того, приложение обеспечивает доступ к календарям, задачам, контактам. Все бизнес-процессы могут быть запущены через мобильное устройство. Сотрудник не выпадает из рабочего процесса, задачи выполняются в срок.
Электронный обмен между контрагентами
Реализовать полностью безбумажный документооборот в компании возможно благодаря бесшовной интеграции с Диадок.
Попадая в систему, документ проходит по цепочке необходимых процедур рассмотрения и согласования. Далее попадает в Диадок, подписывается, а оттуда — прямиком к контрагенту.
Умный документооборот
Искусственный интеллект — умный и эффективный инструмент для повышения эффективности компании и сокращения издержек производства.
В ELMA365 используется искусственный интеллект LegalDoc. AI. Преимущество ИИ в том, что он способен самообучаться, решать рутинные задачи и полностью исключать ошибки человеческого фактора на всех этапах работы с документами.
Умная маршрутизация
Движение документа происходит по заранее заданному маршруту, который конструируется исходя из содержания и параметров документа. ИИ обрабатывает документ, самостоятельно формирует маршрут, существенно сокращая сроки проведения необходимых операционных процедур.
ИИ запоминает действия сотрудников, обучается и формирует базу знаний, на основе которой осуществляет последующие маршрутизации.
Интеллектуальная проверка на корректность
Перед отправкой в налоговые структуры юридическая значимость документа автоматически проверяется на наличие подписи и печати.
При автоматической регистрации документ автоматически проверяется на корректность и избавляет сотрудника от лишней работы.
Умное сравнение документов
Искусственный интеллект способен быстро сравнивать документы, исключив ошибки человеческого фактора.
Система сравнивает необходимые экземпляры документов и подсвечивает моменты, которые необходимо верифицировать, сэкономив время сотрудника.
ELMA365 растёт вместе с компанией
При масштабировании компании, нагрузка на системы организации бизнес-процессов существенно возрастает. Low-code платформа ELMA365 даёт возможность выстраивать новые уровни бизнес-процессов параллельно росту компании без потери преимуществ.
Современные облачные технологии ELMA365 ECM
Система базируется на современных технологиях с использованием актуального и современного стека, знакомого каждому разработчику. Это позволяет собирать функциональные решения и понятные интерфейсы с низкозатратной эксплуатацией и сопровождением.
Масштабируемость при высоких нагрузках
Гибкая масштабируемость бизнес-процессов компании реализуется за счёт микросервисной архитектуры и принципа кластеризации системы. Система подстраивается под требуемый объём документов и нагрузку, сохраняя оперативный отклик. Кроме того, ELMA365 имеет несколько вариантов поставки — ELMA365 Enterprise и ELMA365 Private Cloud . Редакции подходят крупным компаниям, госорганам для построения гибких и высоконагруженных систем.
Источник: a2is.ru
Краткий обзор ELMA365 — ее преимущества и недостатки
ELMA365 — Low-code платформа для автоматизации и роботизации бизнес-процессов и CRM.
ELMA365 поддерживает основные функции BPM-систем:
- проектирование визуальных моделей бизнес-процессов;
- создание форм для назначения задач;
- автоматизация задач и других операций с помощью сценариев;
- отладка бизнес-процессов;
- автоматическое назначение задач по логике бизнес-процесса;
- контроль сроков задач и мониторинг процессов;
- поддержка различных интеграций.
Главные преимущества ELMA365
- Наличие готовых решений
- Микросервисная архитектура
- Поддержка технологии RPA
- Наличие календаря событий
- Виджеты и канбан доски
- Доступ к маркетплейсу
- Красивые графики и отчеты
Компания ELMA предлагает своим клиентам много готовых решений, и это главное преимущество платформы. Однако в плане возможностей Low-code разработки собственных решений и адаптации готовых функциональность платформы имеет свои недостатки.
Low-code разработка основана на технологиях, которые позволяют реализовывать ИТ-систему на высоком уровне абстракции, обычно на уровне графического интерфейса. Благодаря этому до 95% функционала, бизнес-логики и интерфейса нового ИТ-решения может быть создано профессионалом из бизнеса, без необходимости создавать техническое задание (ТЗ) для ИТ-профессионалов.
На откуп программистов остаются интеграции и встраивание решения в ИТ-ландшафт предприятия. Таким образом Low-code ускоряет и удешевляет разработку бизнес-приложений. Платформа ELMA365 включает набор Low-code инструментов, который выводит на достаточный для человека бизнеса уровень абстракции ограниченный набор задач, не позволяя обойтись без помощи программистов в ожидаемой мере. Проще говоря, ELMA365 помогает ускорить разработку бизнес-приложений, но будет полезен как инструмент скорее программисту, чем владельцу бизнес-процесса.
Главные недостатки ELMA365
- Для моделирования бизнес-процессов ELMA365 использует свою версию нотации BPMN 2.0, которая имеет мало общего с отраслевым стандартом.
- Некоторые важные элементы нотации BPMN 2.0, такие как циклы по объектам, можно реализовать только на уровне программного кода.
- Модели процессов в ELMA365 тяжело читать из-за большого количества технических элементов, абсолютно незначимых с точки зрения бизнеса.
- Для коммуникации с разработчиками бизнес-заказчик или консультант вынужден использовать отдельные, упрощенные модели бизнес-процессов.
- Из-за непрозрачности моделей процессов бизнес-заказчик вынужден тратить на разработку ТЗ в среднем от 3 до 6 месяцев.
- Для изменения системы заказчик вынужден обращаться к представителям компании ELMA или искать специалиста, который сможет прочесть нотацию в самой системе.
- Конечная система с точки зрения заказчика представляет собой «черный ящик», она недостаточно полно документирована и требует постоянной поддержки специалистами из самой ELMA.
ELMA365 не позволяет владельцам бизнес-процесса в полной мере реализовать преимущества Low-code разработки. Написание технического задания отнимает время, которое можно было бы использовать на разработку пилотного проекта или MVP, и все равно не дает полного представления о работе системы. Решения, созданные на ELMA365, нуждаются в постоянной поддержке со стороны специалистов ELMA.
На рынке BPM-систем есть платформы, которые предлагают заказчикам возможности настоящей Low-code разработки. Список таких платформ можно посмотреть на сайте top10-bpm.ru. В нём можно найти платформы, которые в меньшей степени зависят от поддержки со стороны вендора и предлагают больше возможностей по автоматизации без навыков программирования, чем это делает ELMA.
Источник: top10-bpm.ru
Программа эльма что это
Какая СЭД является лидером отечественного рынка? >>>
ELMA — система управления компанией, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников компании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.
Продуктовая линейка.
ELMA cостоит из набора приложений для управления компанией, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве:
- ELMA: Электронный документооборот. Автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Использование механизма WorkFlow позволяет быстро настроить систему в соответствии с потребностями компании.
- ELMA: Управление бизнес-процессами. Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.
- ELMA: Управление показателями. Приложение позволяет реализовать в компании принципы целевого управления и вознаграждения по результатам труда. Внедрение в «легкой форме» позволит сформировать набор целевых показателей эффективности (КПЭ, KPI), и наладить оперативный контроль за достижением плановых значений показателей в разрезе целей и стратегии развития компании (реализация механизма BSC или Сбалансированной карты показателей)
- ELMA: CRM. Приложение ELMA: CRM не стоит отдельных денег и идет в базовой поставке при покупке любого из приложений ELMA. ELMA: CRM – это операционный CRM, основными функциями которого являются управление процессом продаж (в том числе механизм воронки продаж) и ведение истории взаимоотношений с Вашими контрагентами (база контрагентов, контактов, потенциальных клиентов, сделок и т.д.)
- ELMA: Управление проектами. Позволяет легко наладить управление проектной деятельностью в компании. Наряду со стандартным управлением задачами, графиком проекта (диаграммой Ганта) и организацией единого информационного пространства по проекту, ELMA: Управление проектами дает возможность управлять стандартными бизнес-процессами в рамках проектов и управлять проектным бюджетом.
- ELMA: Внутренний портал Все приложения базируются на одном — ELMA: Внутренний портал. Это приложение не продается отдельно – оно входит в поставку c любым из приложений ELMA.
ELMA: Внутренний портал включает в себя:
- Организационная структура компании
- Управление задачами
- Календарь
- Общение. Лента сообщений.
- Внутренний портал. Веб-документы.
- Веб-хранилище для файлов
Пакеты ELMA.
- ELMAECM. Отличный инструмент для оперативного управления компанией. Он включает в себя приложения ELMA: Управление бизнес-процессами , ELMA: Электронный документооборот и базируется на Внутреннем портале ELMA.
- ELMABPMSuite. Система позволяет организовать управление процессами в компании на основе метрик и показателей, исполняемых процессов и связать воедино метрики процессов, стратегию компании и мотивацию персонала. Пакет включает в себя ELMA: Управление показателями, ELMA: Управление бизнес-процессами и базируется на Внутреннем портале ELMA.
Архитектура системы ELMA.
Система управления бизнес-процессами ELMA состоит из набора программ:
- Сервер ELMA
- Дизайнер ELMA
- ELMA Agent
Сервер ELMA включает в себя набор связанных компонентов:
- Базу данных
- Веб-приложение
- Сервер конфигураций
- Сервер оповещений
Сервер ELMA является корневым элементом системы. Для начала работы с сервером его необходимо зарегистрировать.
Дизайнер ELMA – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и предоставляет удобный интерфейс для моделирования процессов и создания конфигураций.
Для работы с Дизайнером его необходимо зарегистрировать.
ELMA Agent – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и в режиме реального времени показывает оповещения, которые формирует сервер для пользователя.
ELMA Agent не требует регистрации для начала работы и может быть установлен на любое количество компьютеров в организации.
Система ELMA реализует SOA-архитектуру и предоставляет необходимые интерфейсы для расширения системы. ELMA позволяет:
- Запустить любой бизнес-процесс, загруженный в систему из внешнего приложения
- Вызывать функции внешнего приложения. Поддерживаются синхронные и асинхронные вызовы.
Внедрение системы ELMA.
Специалистами компании «Элевайз» разработана уникальная методика внедрения процессного подхода на предприятии с использованием программного продукта ELMA. ELMA — это новейший и эффективный продукт, предназначенный для компаний, которые хотят внедрить процессный подход к управлению, располагать адаптивными бизнес-процессами, способными к настройке и оптимизации, чтобы соответствовать изменяющимся условиям бизнеса, нормативным требованиям законодательства и давлению конкуренции.
Для того чтобы система смогла в полной мере использовать все преимущества ваших процессов, компания проводит первичный сбор информации, исследует текущую деятельность предприятия, выявляет потребности и совместно с руководством предприятия определяет круг решаемых задач. В результате формируется список задач, которые необходимо решить в процессе внедрения системы.
Далее происходит изучение организационной структуры предприятия, и даются рекомендации по ее улучшению. Совершенствование организационной структуры предприятия — важнейшая часть ее организационного развития. На данном этапе происходит актуализация штатного расписания и приведение его к фактическому виду.
Следующий шаг на подготовительном этапе внедрения системы — анализ текущей деятельности предприятия. Целью такого анализа является выделение определенного количества бизнес-процессов с целью дальнейшей их автоматизации. В результате образуется сеть процессов, отражающая текущее положение дел на предприятии.
Кроме того, четко определяется ответственность сотрудников за выполняемый ими объем работ. Это резко повышает исполнительскую дисциплину и управляемость персонала. Руководитель видит реальное положение дел на предприятии.
После того, как сформированы первичные модели, совместно с руководителями и ключевыми ответственными исполнителями проводится сравнение полученных результатов и видения руководства. На данном этапе может быть скорректирована как модель деятельности предприятия, так и порядок выполнения некоторых операций на предприятии в соответствии с целями и задачами руководителей. Как правило, это происходит в формате расширенных совещаний, где каждый ответственный исполнитель вносит свои предложения по улучшению деятельности предприятия. А это в конечном итоге — залог успешности деятельности всей организации.
Технические специалисты, в свою очередь, осуществляют подготовку к развертыванию решения у заказчика. Данный этап включает в себя установку на сервере и проверку работоспособности системы на рабочих местах пользователей. В ходе этих работ устраняются последние замечания и недочеты в работе системы. Одновременно сотрудники заказчика обучаются взаимодействию с программой, а получают базовые знания в области бизнес-процессов.
Экономическая эффективность.
Сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям , потому что: процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он обязан делать. Кроме того, система обеспечивает эффективный контроль выполнения задач со стороны руководства.
Повышается эффективность работы сотрудников при решении «типовых» задач благодаря четкой регламентации процессов в компании и повышению дисциплины.
Экономится время сотрудников на поиск нужного документа, потому что все необходимые документы доступны «в 2 клика».
Сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса.
Снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому.
Уменьшается объем бумажного документооборота.
Увеличивается общая скорость выполнения процесса.
Упрощается создание и поддержка Системы Менеджмента Качества за счет возможности получать актуальные регламенты процессов и возможности постоянно осуществлять улучшение бизнес-процессов.
Облегчается обучение и адаптация новых сотрудников.
Преимущества системы.
Для работы с системой достаточно веб-браузера. Благодаря этому работать с системой можно из любой точки мира без установки дополнительного программного обеспечения.
Для описания бизнес-процессов используется современный язык BPMN — на сегодняшний день лучший и самый прогрессивный мировой стандарт для описания бизнес-процессов.
Возможность генерации регламентов бизнес-процессов, что является обязательным условием сертификации по стандарту качества ГОСТ-Р ИСО 9001:2001. При этом исключается дублирование работы, и компания всегда имеет регламенты по актуальным работающим процессам.
Отсутствие «скрытых» платежей за лицензии ПО. Вам не нужно покупать базу данных или другие дорогостоящие компоненты.
Цена продукта в 2-3 раза ниже, чем цены на аналогичные системы
Дизайнер ELMA
Работа с документами
Интерфейс системы ELMA
Стоимость одной лицензии 3000,00 рублей. Подробную информацию о стоимости системы ELMA смотрите на сайте.
Источник: www.ecmonline.ru
Программа эльма что это
Автоматизация и управление бизнес-процессами на базе BPM-системы ELMA365
BPM-системы позволяют облегчить совместную работу сотрудников, в том числе принадлежащих к разным подразделениям компании и работающих на разном ПО; оптимизировать ваши бизнес-процессы и повысить их эффективность.
Как работает ELMA?
1. Моделирование
Для моделирования используется международная нотация BPMN 2.0. Интуитивно-понятный визуальный редактор с технологиями low-code позволяет описывать и внедрять в работу процессы сотрудникам без навыков программирования.
2. Исполнение
Смоделированные схемы становятся исполняемыми — все участники бизнес-процесса получают задачи в системе в заданной последовательности.
3. Контроль
BPM-система позволяет отслеживать и контролировать исполнение работы в реальном времени.
4. Оптимизация
На основе данных мониторинга выявляются потенциальные возможности для улучшения процессов.
Результаты внедрения ELMA365
После внедрения BPM-системы существует чёткая регламентация. У сотрудников не накапливаются рутинные задачи. Продуктивность всей компании растёт.
Повышается качество обслуживания, т.к. внедрение BPM-системы позволяет автоматизировать сквозные бизнес-процессы (от пресейла до оплаты и отгрузки). Это обеспечивает гладкий путь клиента (customer journey).
Наличие оцифровки бизнес-процессов приводит к тому, что компания имеет возможность масштабировать и изменять свои бизнес-процессы в условиях постоянно меняющегося рынка.
Внедрение BPM-системы даёт возможность внедрять и контролировать ключевые показатели работы (KPI) как отдельной команды, так и компании в целом.
При внедрении BPM-системы процессы становятся прозрачными и управляемыми. Снижается количество «рутины» и ненужной работы. При внедрении BPM-системы в связке с программной роботизацией процессов (RPA) рутинная работа перекладывается на программных роботов.
Внедрение BPM-системы позволяет автоматизировать внутренние процессы компании и изменить способы её работы, вместо того, чтобы строить «цифровой фасад» бизнеса, за которым будут старые «аналоговые» процессы, базирующиеся на ручной работе, таблицах и электронной почте.
Внедрение электронного документооборота (ECM)
ECM (Enterprise Content Management) – это управление цифровыми документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставка в рамках организации.
ELMA365 помогает качественно выстроить электронный документооборот компании. В системе предусмотрены классические инструменты делопроизводства , а также маршруты, контроль статусов и надежное хранение. Автоматизация позволяет избавиться от узких мест в сложившихся процедурах — документ своевременно проходит все этапы обработки и не теряется.
Основные возможности ЭДО:
Вы сможете организовать хранение , регистрацию и поиск документов, добавлять новые версии и сравнивать их друг с другом, настроить маршруты движения документов при помощи бизнес-процессов на уровне приложения или раздела. Этапы процесса обработки каждого документа можно отслеживать при помощи статусов .
Маршрутом называют все этапы обработки документа. Любой маршрут можно автоматизировать при помощи бизнес-процесса. Это позволит четко обозначить ответственных за каждый этап, ограничить сроки выполнения задач и контролировать ход работ.
Любой документ в компании проходит ряд стадий, которые называются жизненным циклом . Сначала документы создаются , затем отправляются на согласование , при необходимости дорабатываются, утверждаются , выполняют свою основную функцию и попадают в архив. Некоторые стадии документ проходит лишь один раз, другие могут повторятся.
Для работы с типовыми документами в ELMA365 предусмотрена генерация документов по шаблону . Вы можете генерировать любые документы, от договора купли-продажи до заявления на отпуск. Достаточно загрузить шаблон в систему и настроить генерацию в маршруте документа . К примеру, при заключении сделки менеджеру не придется вручную вносить в договоры и акты все детали заказа, сумму, реквизиты контрагента и т.д. Система автоматически подставит эти данные с карточки сделки, а менеджер получит готовый файл с договором.
В любой организации существует иерархия , согласно которой распределяются ответственность и полномочия сотрудников. У каждого своя роль в компании и свой уровень доступа к информации. В ELMA365 вы можете указать, кто из сотрудников будет просматривать, редактировать или удалять определенные файлы, папки и документы, а также изменять их настройки доступа.
Электронная подпись — это современный и удобный инструмент для взаимодействия внутри компании, контрагентами и государственными органами. Сегодня ЭЦП необходима для ведения бизнеса. В ELMA365 подписать квалифицированной подписью можно любой элемент приложения — документ, событие в календаре или простой элемент, например, кредитную заявку.
Электронный архив предусмотрен для того, чтобы быстро находить и выгружать документы, оперативно отвечать на запросы и избавиться от рутины . В нем данные собраны в одном месте, что дает возможность менеджеру быстро найти документ, даже не зная, где он лежит и что это за документ.
Для соблюдения процедур делопроизводства в ELMA365 реализованы функции регистрации, автоматического присвоения номеров, сквозной нумерации и резервирования. Все зарегистрированные документы формируют единый реестр.
Маршруты согласования входящих счетов исключают случаи потери документов и снижают риски несвоевременной оплаты. Стадии рассмотрения становятся прозрачными и контролируемыми. Сроки рассмотрения задач строго ограничены, при любой задержке видно, на каком этапе возникли сложности. Если регламенты в компании изменились, инструмент легко под них подстроится.
Агрегирование всех задач в одном месте позволяет грамотнее организовать рабочее время, определить приоритетность задач и уложиться в сроки . В рамках бизнес-процесса задачу можно поставить как и конкретному пользователю, так и целому отделу.
Встроенный внутрикорпоративный мессенджер позволяет отправлять мгновенные сообщения прямо из интерфейса системы. В ELMA365 доступна отправка личных сообщений , создание групповых чатов , а также информирование большего количества сотрудников через каналы общей ленты . Входящие сообщения отображаются в push-уведомлениях даже при скрытом браузере. В чатах вы можете делиться с коллегами файлами и изображениями.
Бесшовная интеграция с Диадоком или другими операторами ЮЗДО позволяет быстро наладить полностью безбумажный документооборот в компании. В ходе сквозного процесса электронные документы согласовываются и подписываются ЭЦП , а затем отправляются из интерфейса ELMA365. Это значительно упрощает процедуру обмена и ускоряет доставку корреспонденции контрагентам.
Внедрение ITSM
ITSM (IT Service Management, управление ИТ-услугами) — подход к управлению и организации ИТ-услуг, направленный на удовлетворение потребностей бизнеса.
ELMA ServiceDesk — это ITSM решение, автоматизирующее основные процессы по управлению услугами.
ServiceDesk предназначен для решения таких задач , как регистрация и классификация обращений от клиентов по определённым сервисам, их распределение по операторам, решение этих запросов, информирование клиентов о результатах работы.
ELMA ServiceDesk позволяет:
За обработку обращений отвечают Операторы SD . Распределением обращений и контролем качества работы операторов занимаются Супервизоры SD . Обращения могут обрабатываться на разных уровнях поддержки . В таком случае создаются группы операторов, которые работают с обращениями только определённого уровня. Оператор работает с обращением, создает решение по нему. Найденное решение должен подтвердить автор обращения , при этом он может оценить работу оператора. Также обращения можно группировать по папкам, структуру которых можно дополнять и изменять самостоятельно. Супервизоры SD могут проверять Эффективность отдела и показатели качества ( SLA ) работы Операторов SD за определенный период.
На основе опыта работы с обращениями операторы и супервизоры ServiceDesk могут формировать базу решений . В неё можно включать инструкции по выполнению стандартных действий и полезную информацию для решения типичных инцидентов.
Супервизоры и операторы ServiceDesk выявляют проблемы , т.е. общую причину нескольких обращений от клиентов по какому-либо сервису, и создают решения для их устранения. Эффективное управление проблемами позволяет сократить число обращений и снизить их влияние на обслуживание. При работе с проблемой можно взять её на рассмотрение, изменить данные по ней и зафиксировать результаты работы.
Запрос на изменение — это предложение о добавлении, модификации или удалении оборудования, или ПО, которое может повлиять на оказание услуги. Управление запросами на изменение включает в себя регистрацию запросов, согласование предлагаемых изменений, оценку трудоемкости, выполнение изменений и закрытие запроса на изменение.
ServiceDesk предназначен для поддержки услуг . Услуга — это возможность или действие, которые ваша организация предоставляет клиентам. Одна и та же услуга может иметь несколько уровней качества , которые отличаются тарифными планами и кругом клиентов. В ServiceDesk можно вести реестр услуг, определять качество и график их предоставления различным категориям клиентов. Для каждой услуги в соглашении SLA фиксируются условия её предоставления, например, нормативное время решения, график предоставления сервиса, категории клиентов и тариф.
В базе данных управления конфигурацией ( CMDB ) можно управлять материальными и нематериальными активами вашей организации, от которых зависит предоставление IT-услуг клиентам. К активам можно отнести, например, технические средства, все виды программного обеспечения, сетевые элементы, рабочие станции, серверы, системные блоки, принтеры и т. д. Работа с активом осуществляется из его карточки. Вы можете присвоить или изменить статус работоспособности актива, зарегистрировать проблему, которая связана с ним, или передать актив материально ответственному лицу.
Почему ELMA BPM?
- Одно из лучших соотношений «цена-качество» на рынке.
- Возможность оценить систему в действии с бесплатной полнофункциональной версией ELMA Community Edition (без ограничения количества пользователей и времени использования).
- В рамках одной программы можно автоматизировать сквозные процессы, включающие несколько отделов.
- Архитектурная гибкость, позволяющая внедрить систему почти в любую существующую архитектуру заказчика. К примеру, ELMA поддерживает все основные базы данных: бесплатную PostgreSQL, Microsoft SQL, Oracle Database.
- Российский вендор, входит в единый реестр российского ПО.
- Открытый код системы позволяет глубоко модифицировать её под нужды компании.
- Функциональность отражает реалии и специфику российского рынка. Вся документация и поддержка со стороны вендора на русском языке.
Источник: nfp2b.ru