ELMA BPM: Управление бизнес-процессами
Системы управления бизнес-процессами пришли в Россию с Запада, где этот класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы. Основная цель данных систем – осуществить программную поддержку концепции процессного управления организацией.
Работа системы управления бизнес-процессами основана на простой идее: на этапе внедрения системы осуществляется моделирование бизнес-процессов организации с помощью наглядных диаграмм. Затем эти диаграммы загружаются в компьютерную систему и становятся исполнимыми, то есть программа позволяет отследить и проконтролировать исполнение бизнес-процессов в реальной практике работы предприятия. Такой подход позволяет максимально приблизить реальное выполнение бизнес-процессов в организации к их идеальной модели, которая изначально разрабатывалась. Приложение ELMA BPM реализует концепцию BPM, что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Благодаря использованию приложения ELMA BPM можно навести порядок в бизнес-процессах организации, сделать их выполнение четким и формальным.
Что такое ELMA365 ECM?
- Проектирование (моделирование)
- Исполнение
- Контроль и Мониторинг
- Улучшение процесса
Приложение ELMA BPM обладает огромным количеством возможностей, однако все функции системы легко могут быть поделены на четыре группы в соответствии со стадиями жизненного цикла (цикл Деминга) процесса PDCA (Plan, Do, Check, Act):
Проектирование (моделирование) бизнес-процессов
Работа с бизнес-процессами в приложении ELMA BPM начинается с их моделирования. Моделирование бизнес-процессов осуществляется в программе Дизайнер ELMA, входящей в комплект системы ELMA. Дизайнер ELMA имеет простой и понятный графический интерфейс.
Важным моментом является то, что проектирование бизнес-процессов может выполнять бизнес-аналитик без участия программиста. Программа ELMA описывает процесс на языке диаграмм (bpm), привычном для аналитика и понятном высшему руководству организации.
На диаграмме бизнес-процесса определяются участники процесса, набор их действий и их последовательность. Сама диаграмма (графическая модель) бизнес-процесса строятся путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, затем операции соединяются переходами.
В основе функционирования приложения ELMA BPM используется общепринятая нотация описания бизнес-процессов BPMN. На сегодняшний день последняя версия нотации BPMN имеет номер 2.0. Специалистами компании ELMA был выполнен перевод нотации на русский язык.
После того, как графическая модель бизнес-процесса построена, определяются данные, с которыми осуществляется работа в рамках бизнес-процесса, и производится настройка операций бизнес-процесса. Например, в случае пользовательских задач определяется, с какими данными работает исполнитель, какие данные он должен предоставить по выполнению задачи и какие действия должен выполнить.
Программа для управления и моделирования бизнес процессов (BPM, BPMS) — ELMA дизайнер
Моделирование бизнес-процесса в Дизайнере ELMA заканчивается его опубликованием, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска в веб-интерфейсе приложения ELMA BPM.
Моделирование бизнес-процессов
Внутри бизнес-процесса двигаются данные
Исполнение бизнес-процессов
После того, как законченная модель бизнес-процесса загружается на сервер ELMA, бизнес-процесс становится доступным для исполнения. В системе может быть одновременно запущено сколько угодно экземпляров одного и того же бизнес-процесса – все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.
ELMA автоматически ставит задачи
Минимально необходимый набор данных на карточке задачи платформы ELMA BPM
Исполнение бизнес-процесса осуществляется в соответствии с его графической моделью – начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. При этом приложение автоматически будет формировать списки задач, которые должны выполнять сотрудники. Пользователям задачи назначаются лишь в тот момент, когда ход выполнения бизнес-процесса дошел до соответствующего шага.
Задачи, получаемые пользователями в рамках исполнения бизнес-процессов, оформлены в веб-интерфейсе информационной системы ELMA BPM в виде отдельных страниц (карточка задачи), на которых приведена вся необходимая исполнителю информация для принятия решения и выполнения поставленной задачи.
От исполнителя может потребоваться ввод некоторых данных – в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых может быть при необходимости обязательным. То есть всю работу по поручению пользователь всегда выполняет в одном месте – на карточке задачи; здесь же он получает все необходимые для этого ресурсы.
Также после выполнения своего поручения пользователь не должен задумываться о том, кто и какие действия в рамках данного бизнес-процесса должен выполнять – эти вопросы приложение ELMA BPM берет на себя.
Все задачи, которые не требуют труда реальных сотрудников организации, выполняются приложением ELMA BPM автоматически практически мгновенно: определение хода выполнения бизнес-процесса (в том числе по некоторым условиям), рассылка сообщений, выполнение сценариев и т.п.
Контроль и мониторинг бизнес-процессов
Для каждого экземпляра запущенного на выполнение процесса создается карточка экземпляра процесса. Карточка экземпляра процесса содержит исчерпывающую информацию по нему: текущие значения параметров, комментарии и вопросы пользователей, текущие выполняемые задачи, их исполнители и статусы и т. д.
С карточки процесса пользователь, имеющий соответствующие права, может управлять его ходом. Например, можно поправить параметры выполнения бизнес-процесса или вовсе прекратить его выполнение.
Приложение ELMA BPM предоставляет удобные инструменты для мониторинга хода выполнения процессов и контроля исполнения задач в рамках данных бизнес-процессов. В распоряжении пользователей системы находится несколько средств.
Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров процессов, которые относятся к текущему пользователю системы: бизнес-процессы, в которых пользователь является инициатором, ответственным или исполнителем. Для поиска нужного экземпляра процесса можно использовать удобный фильтр страницы «Мои процессы». Отыскав в списке нужный экземпляр процесса, можно перейти на его карточку.
Страница «Монитор процессов» служит для анализа работы по процессам: в данном разделе отображаются типы процессов, в которых пользователь является владельцем, куратором или информируемым. Текущий пользователь может не являться непосредственным участником процессов, представленных на странице, но он может просмотреть информацию по выполнению этих процессов.
Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку любого из отображенных процессов, чтобы получить подробную информацию о процессе.
Еще одним удобным средством контроля исполнения процессов является просмотр его карты. Карта процесса в веб-интерфейсе приложения ELMA BPM выглядит так же, как графическая модель этого процесса в Дизайнере ELMA, но поскольку на ней отображен уже запущенный процесс, карта содержит дополнительные пометки. Так, уже выполненные операции обведены синей рамкой, выполненные переходы обведены жирными линиями, а текущая выполняемая операция обведена жирной зеленой рамкой.
Таким образом, можно узнать не только какие задачи по процессу выполняются в данный момент, но и предыдущий ход, по которому выполнялся процесс. Просмотреть карту процесса можно в любой момент с карточки экземпляра процесса.
Впрочем, руководителю не потребуется вручную следить за ходом выполнения процессов. Так в случае просрочки задач исполнителем, его руководитель получит соответствующие уведомления, призывающие вмешаться в ход выполнения процесса.
Кроме того, следить за задачами по процессам своих подчиненных руководители смогут стандартными средствами мониторинга исполнительской дисциплины
Источник: www.segrad.ru
Платформа ELMA BPM версия Standard
ELMA BPM – это система управления бизнес-процессами. Работа системы основана на простой идее: на этапе внедрения системы осуществляется моделирование бизнес-процессов организации с помощью наглядных диаграмм.
Затем эти диаграммы загружаются в компьютерную систему и становятся исполнимыми, то есть программа позволяет отследить и проконтролировать исполнение бизнес-процессов в реальной практике работы предприятия. Такой подход позволяет максимально приблизить реальное выполнение бизнес-процессов в организации к их идеальной модели, которая изначально разрабатывалась.
Приложение ELMA BPM реализует концепцию BPM, что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Благодаря использованию приложения ELMA BPM, можно навести порядок в бизнес-процессах организации, сделать их выполнение четким и формальным. ELMA Standard – данная версия системы ELMA подойдет компаниям, которым необходимо организовать большое количество рабочих мест и обеспечить стабильное время отклика системы при большом количестве одновременно работающих пользователей. В качестве СУБД используется MS SQL Server. Данная версия применима для работы не более 150 пользователей системы.
| Кол-во пользователей | 10000 |
| Телефония | Есть |
| Интеграция с «1С» | Есть |
| Мобильное приложение | Платно |
| Бизнес-процессы | Есть |
| Тип платформы | Серверная |
| Срок лицензии | Бессрочная |
| Объём диска | более 500 Гб |
| База клиентов и контактов | Есть |
| Работа со счетами | Есть |
| Воронка продаж и отчеты | Есть |
| Запись звонков | Есть |
| Каталог товаров | Есть |
| Мгновенные сообщения и групповой бизнес-чат | Есть |
| Видеозвонки | Есть |
| Внешние пользователи (экстранет) | Нет |
| История изменений | Есть |
| Права доступа | Есть |
| Кастомизация дизайна | Есть |
| Рассылки клиентам | Нет |
| Настраиваемые шаблоны печатных форм | Есть |
| Пользовательский дизайнер мобильного приложения | Нет |
| Отображение адресов на карте | Нет |
| Интеграция с социальными сетями | Нет |
| Управление задачами, проектами | Есть |
| Управление сделками и лидами | Есть |
| Отчеты | Есть |
| Учет времени по задачам | Есть |
| Шаблоны задач | Нет |
| Чек-листы | Есть |
| Онлайн-редактирование в GoogleDocs | Есть |
| Онлайн-редактирование в MS Office Online | Нет |
| Редактирование на компьютере (MS Office, OpenOffice, LibreOffice и другие) | Есть |
| Поиск по содержимому документов | Есть |
| Обмен документами (возможность «поделиться») | Есть |
| Диаграмма Ганта | Есть |
| Календари (общие и персональные) | Есть |
| Контроль сроков | Есть |
| Синхронизация календарей с MS Outlook, Google, iOS, MacOS, Android | Есть |
| Собрания и планерки | Есть |
| Резервирование переговорных | Есть |
| Визуальное управление структурой компании | Есть |
| Список сотрудников, контакты | Есть |
| Синхронизация контактов с Google, iOS, MacOS, Android | Нет |
| Синхронизация контактов с MS Outlook | Есть |
| Телефонный справочник | Нет |
| Персональная страница сотрудника | Есть |
| График отсутствий сотрудников | Есть |
| Объявления с подтверждением прочтения | Есть |
| Инструменты мотивации, геймификация | Есть |
| Новости компании | Есть |
| Подписка на новости компании | Есть |
| Карьера и вакансии для сотрудников | Нет |
| Доска объявлений компании | Есть |
| Внутренние заявки | Есть |
| Просмотр зарплатных листков и отпусков | Есть |
| Служба техподдержки сотрудников | Есть |
| Командировки и отпуска | Есть |
| Утверждение счетов | Есть |
| Sendодной кнопкой» | Есть |
| Универсальные списки | Есть |
| Провайдер OpenID v2 | Нет |
| Уведомления о тендерах «РТС-тендер» | Нет |
| Интеграция с 1С:Предприятие 8 через 1С ФРЕШ | Есть |
| Интеграция с почтой в модуле «Клиенты» | Нет |
| Двухэтапная авторизация (OTP) | Нет |
| Автоматический бекап в облако | Есть |
| Документооборот | Есть |
| База данных | FireBird, MSSQL, Oracle |
| Многодепартаментность | Есть |
Услуги
- С этим товаром покупают
- Лидеры продаж
Источник: pinall.ru
Что такое BPM-система
BPM или Business Process Management — это система управления бизнес-процессами. Система делит сложные процессы на простые шаги, чтобы ими было легче управлять, а также назначает исполнителей этих шагов — ответственных сотрудников.
Благодаря тому, что бизнес-процессы компании представлены в виде схем, руководителям проще за ними наблюдать и управлять ими.
Что такое бизнес-процесс в BPM-системе
Бизнес-процесс — это система действий, которые выполняют сотрудники компании в определённой последовательности, чтобы получить какой-то результат. Рассмотрим на примере.
Чтобы нанять в компанию нового менеджера, эйчар размещает вакансию на сайте. Подбирает соискателей, проводит с ними собеседование и отбирает подходящих кандидатов. Далее руководитель HR и отдела продаж проводят финальное собеседование и выбирают лучшего. Описанные действия и есть бизнес-процесс.
Для чего нужны бизнес-процессы в BPM
Главное назначение бизнес-процессов — упорядочить работу компании, чтобы сотрудники знали, за что отвечают и в какой последовательности должны выполнять работу. Также процессы:
- Уменьшают количество ошибок. Сотрудники выполняют правильный порядок действий, а не импровизируют на рабочем месте.
- Содержат инструкции, которые описывают, как должен выглядеть результат работы каждого сотрудника.
- Исключают дублирование действий. Менеджеры Иван и Пётр не начнут заполнять один и тот же отчёт или договор.
В BMP можно создать и описать множество бизнес-процессов, например, порядок заключения договоров с клиентами, приём и согласование заявок на кредит в банке, процесс утверждения новых проектов.
Из чего состоит BPM-система
Конструктор для моделирования процессов
Конструктор — это набор опций и инструментов, с помощью которых пользователи создают шаблоны и схемы бизнес-процессов, а также настраивают правила, по которым процессы будут работать.
Основные рабочие инструменты конструктора — блок-схемы. С их помощью выстраивают логику бизнес-процесса.
Например, чтобы подписать договор с поставщиком, нужно пройти определённую последовательность:
- Получить от контрагента уставные документы.
- Создать и согласовать карточку контрагента в 1С.
- Загрузить договор в 1С.
- Согласовать договор.
- После согласования подписать и загрузить подписанную скан-копию.
В результате получится готовый бизнес-процесс, который можно запускать.
Модуль управления бизнес-процессами
Когда процесс описан и запущен, сотрудники начинают его выполнять, и тут подключаются модули. Модули — это части BPM, которые обеспечивают автоматическую работу бизнес-процессов.
Например, модуль управления назначает права доступа, контролирует, правильно ли работают программы. А модуль управления бизнес-правилами следит, исполняют ли сотрудники правила процессов.
Аналитические модули
Аналитические модули собирают данные о ходе работы бизнес-процессов, а после формируют из них отчёты, графики и диаграммы.
Так руководитель с помощью аналитического модуля может увидеть, на каком этапе находится, например, закупка новых мониторов. Если видит, что финансисты долго согласовывают бюджет, выясняет, в чём причина, помогает найти решение и — процесс идёт дальше.
Модули для интеграции BPM-системы с другими сервисами
Модули для интеграции подключают программы и сервисы к базе BPM, чтобы объединять бизнес-процессы компании в единую систему, отслеживать и регулировать их в одной программе.
Чем BPM-система отличается от CRM
CRM-система — это программа, которая автоматизирует работу отдела продаж. BPM автоматизирует бизнес-процессы компании, а также:
- В BPM-системе организуют работу всех отделов компании — HR-отдела, отдела закупок, продаж, маркетинга. В CRM — только отделов, которые напрямую связаны с продажами и клиентами.
- В BPM-системе есть модули по управлению документацией, ресурсами, сотрудниками компании. CRM регистрирует и сохраняет информацию, связанную только с продажами.
- В BPM может объединять функционал всех управленческих систем компании, в том числе и CRM-системы.
Как внедрить BPM-систему
Сроки внедрения системы зависят от компании и её структуры и могут составлять от полугода до двух лет. Процесс внедрения можно разделить на три этапа — подготовку, выбор BPM-системы и внедрение.
Подготовка
На данном этапе определяют, от каких проблем компания избавится, если внедрит BPM. В процессе подготовки составляют план, что надо автоматизировать в первую очередь, а что — во вторую или третью.
Выбор BPM-системы
На этом шаге выбирают несколько поставщиков BPM и изучают, что могут их системы, сколько они стоят. По результатам первой выборки обращаются к поставщикам и просят провести демонстрацию BPM. Выбирают одного и обговаривают сотрудничество.
Внедрение и настройка
Утверждённый поставщик внедряет BPM-систему в компанию, а после проверяет её работоспособность. Если надо, обучает сотрудников компании, как пользоваться системой.
Каким компаниям стоит внедрять BPM
- Крупным компаниям с разветвлённой структурой и большим количеством бизнес-процессов. BPM помогает не запутаться руководителям, кто из их сотрудников над чем работает и за что отвечает.
- Производственным и строительным предприятиям с цехами и отделами. У таких предприятий есть задача — сотрудники должны быстро передавать задачи между отделами, чтобы производство не останавливалось. Упростить передачу и выстроить связи между отделами можно через BPM.
- Банкам и финансовым учреждениям. BPM организовывает и автоматизирует процессы кредитования, выдачи ипотек, суд согласно регламенту и законодательству.
- Любым компаниям, которые хотят упорядочить действия сотрудников и отделов, а также улучшить взаимодействие между ними.
BPM не нужна малому и начинающему бизнесу. У таких компаний мало сотрудников, а бизнес-процессы простые, поэтому BPM-системы не принесут выгоды.
Плюсы и минусы BPM-систем
Плюсы
- BPM автоматизирует бизнес-процессы, наводит в них порядок. В итоге сотрудники и отделы работают быстрее и допускают меньше ошибок.
- Инструменты BPM отображают бизнес-процессы не в виде сложных текстовых описаний, а простых и понятных схем. На схемах изображают этапы бизнес-процессов, правила перехода между ними, исполнителей.
- В BPM проще наблюдать за процессами и сроками работы. Всегда можно узнать, кто срывает сроки, не справляется с нагрузкой или тратит рабочее время на личные дела.
- Если использовать BPM, можно уменьшить штат сотрудников благодаря автоматизации процессов и сократить расходы на зарплату.
- С BPM проще внедрять бизнес-процессы в филиалах компании. Не надо всё создавать с нуля, можно взять то, что уже работает в головном офисе, и внедрить в филиалах.
Минусы
- При моделировании бизнес-процессов можно допустить ошибки, которые в свою очередь приведут к ошибкам в работе компании.
- BPM уменьшает инициативу сотрудников. Так как всё налажено и работает, создаётся впечатление, что предлагать и вводить что-то новое нет смысла.
- Нарушить бизнес-процессы нельзя. Это может быть проблемой, если нужно обойти последовательность этапов, чтобы срочно решить какую-то задачу.
Какие BPM используют в России
Comindware Business Application Platform
Comindware Business Application Platform — это платформа для автоматизации бизнес-процессов. С помощью её инструментов можно моделировать процессы, анализировать их работу, графически настраивать на блок-схемах связи между ними.
Настройка бизнес-процессов происходит в конструкторе. Если создавать бизнес-процессы с нуля некогда или сложно, у Comindware есть библиотека готовых шаблонов. Шаблоны можно менять — добавлять поля в формы, этапы в процессы и при этом не останавливать работу BPM, если она уже запущена и сотрудники компании ею пользуются.
Также Comindware имеет встроенный мессенджер. Его могут использовать сотрудники, чтобы общаться друг с другом на рабочие темы.
Протестировать бесплатно Comindware можно с помощью демоверсии. Доступ к ней открыт до 90 дней. Далее надо приобрести лицензию. Её стоимость рассчитывается для каждого клиента отдельно и зависит от функционала.
ELMA
ELMA — это BPM-система с готовыми шаблонами бизнес-процессов. Их можно использовать сразу или менять под задачи и структуру компании. ELMA работает через браузер.
Чтобы быстрее освоиться с инструментами ELMA, можно изучить её базу знаний.
У ELMA есть бесплатный доступ, чтобы протестировать систему. Далее покупается лицензия. Стоимость лицензии зависит от количества пользователей, которые будут работать в системе.
«Первая форма»
«Первая Форма» имеет веб-версию и мобильное приложение. Это облегчает использование системы — сотрудники могут работать в офисе или удалённо.
К системе управления BPM можно подключить дополнительные модули: документооборот, управление продажами, закупки и логистика, если надо организовать все процессы компании в одной системе.
Стоимость лицензии рассчитывается индивидуально и складывается из цены необходимых модулей.
Заключение
- BPM — это система управления бизнес-процессами. Она регламентирует работу отделов и сотрудников, прописывает алгоритмы их действий в определённых ситуациях.
- BPM может объединять в себе различные модули: управление HR, управление закупками и логистикой, управление продажами, управление филиалами.
- BPM выгодно использовать крупным компаниям с многоуровневой структурой и сложными бизнес-процессами. Система объединит всю деятельность компании в одну систему и организует прозрачную работу.
Источник: emailsoldiers.ru
ELMA — система электронного документооборота 2.5
Модуль «электронный документооборот» позволяет создавать, обрабатывать и хранить электронные документы.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет частично или полностью отказаться от работы с бумажными документами и повысить контроль и скорость работы с документами (с письмами, договорами и т.д.
Модуль «электронный документооборот» в системе ELMA позволяет организовать работу с любыми типами документов, которые используются в организации.
Чаще всего в рамках проекта внедрения в электронную форму переводится работа со следующими типами документов:
1. Входящие, исходящие документы. Для этого в системе предусмотрен модуль Канцелярия.
2. Договоры. ELMA позволяет организовать создание, согласование и хранение договоров в едином месте.
3. Приказы, распоряжения. ELMA позволяет организовать создание, согласование и доставку управленческой информации и проконтролировать получение и исполнение данных документов.
4. Служебные записки, заявки.
5. Организация архива электронных документов. Система ELMA позволяет организовать безопасное хранилище электронных документов и предоставляет возможность поиска по всему архиву.
Помимо этого программа позволяет вести взаимоотношения с клиентами (CRM), строить отчеты, имеет удобный календарь и модуль сообщений.
Источник: softforfree.com