Ещё каких-то 15 лет назад принтеры, факсы и подобное оборудование были неотъемлемой частью любого крупного или небольшого офиса, но постепенно это всё уходит в прошлое. Сейчас большинство документов создаются сразу в цифровом виде в специальных программах или облачных сервисах. Тем не менее иногда всё же нужно распечатывать некоторые документы и отправлять их обычной почтой.
Но мы всё же живём в цифровом 21 веке! Имеет смысл начать работу со всеми контрагентами через систему электронного документооборота. В ней все оригиналы документов будут храниться в защищённом облачном хранилище и при необходимости окажутся у вас под рукой. В этом материале мы расскажем обо всех преимуществах ЭДО, и почему вам стоит перейти на него.
Was ist das или Что значит ЭДО?
ЭДО, или электронный документооборот, — способ обмена документами. При этом используется не обычная «аналоговая» почта, и даже не е-mail, а специальная программа.
Всё происходит так:
1. Отправитель создаёт документ — заявление, официальное письмо или что-либо другое.
Диадок. Сервис электронного документооборота
2. Проверяет и подписывает электронной подписью (о ней мы расскажем чуть позже).
3. Получатель принимает документ и подписывает его своей электронной подписью (этот этап необязателен).
Отправитель при этом получает уведомление о том, что документ подписали.
Главное отличие документа, отправленного по ЭДО, от просто подписанного и направленного по email скана в том, что он обладает такой же юридической силой, как и бумажный оригинал.
Сыграем в игру «А зачем мне это нужно?»
Правила простые: мы задаём вам 5 простых вопросов. Если на 3 и более из них вы ответите «Да», то вам необходим ЭДО.
- Случалось ли с вами такое, что во время важного разговора с ключевым партнёром вы судорожно искали необходимый документ на столе, но не могли его найти?
- Вы не можете точно сказать, какие именно письменные поручения выполнены, а у каких срок уже истёк?
- Вы хотите, чтобы скорость согласования документов в вашей компании увеличилась, а уровень бюрократии — уменьшился?
- Вы устали от постоянных бумажных завалов на вашем столе?
- Вы не можете точно сказать, где тот или иной документ?
Электронный документооборот (ЭДО)
Как видно из названия, ЭДО (электронный документооборот) подразумевает обмен электронными документами и любые другие операции с ними без применения бумажных носителей. Обычно для этого используется специальное ПО, обеспечивающее высокую скорость работы, конфиденциальность и соответствие документов необходимому стандарту. Таких сервисов довольно много, а для клиентов ЮKassa есть выгодное партнёрское решение.
Бесплатное подключение, 20 способов оплаты и удобная интеграция Подключите оплату на сайте через ЮKassa
И если в 1990-х ЭДО был уделом крупных компаний, которые разрабатывали его под себя, то сегодня его пользу оценили бизнесы самого разного размера и направленности. Если ваши контрагенты один за другим переходят на ЭДО, рано или поздно это придётся сделать и вам. Вы сразу заметите разницу: обмен документами онлайн позволяет гораздо быстрее заключать договоры, а значит, быстрее получать поставки, отправлять товары и производить другие важные для бизнеса операции.
Электронный документооборот: что это и как работает 👀
Как это работает?
ЭДО выполняет те же функции, что и бумажный документооборот. С его помощью вы можете создавать и редактировать документы, регистрировать корреспонденцию, обмениваться документами с партнёрами и клиентами, сдавать отчётность в ФНС и другие органы. Рассмотрим, как будет происходить обмен документами между двумя компаниями с помощью ЭДО:
- Вы создаёте документ (официальное письмо, заявление, счёт-фактуру и так далее).
- Подписываете его электронной подписью и отправляете его контрагенту прямо в системе ЭДО.
- Получатель знакомится с документом и подписывает своей электронной подписью. Как только документ подписан второй стороной, вы получите уведомление и сможете действовать в соответствии с документом — перевести оплату, отгрузить товар и так далее.
Документы, оформленные и подписанные через ЭДО, обладают такой же юридической силой, как и бумажные. Если получатель окажется недобросовестным и внесёт какие-то исправления в документ, ваша электронная подпись станет недействительной, а вместе с ней и сам документ.
Зачем подключать ЭДО?
Это дешевле
Материалы для печати, обслуживание офисной техники, почта и курьеры — всё это складывается в круглую сумму, если счёт документов идёт на сотни ежемесячно. С переходом на электронный документооборот крупные компании сокращают расходы на документооборот на 80%, а то и больше.
Это быстрее
Сделки по ЭДО занимают меньше времени, а значит, вы быстрее отгружаете или получаете товары, клиенты быстрее получают желаемое и предпочитают вас конкурентам. Вместе с этим высвобождается время сотрудников, которым больше не нужно распечатывать, подшивать и хранить тысячи бумажек.
Всё под рукой
Все документы будут храниться в облаке — вы круглосуточно имеете к ним доступ с любого компьютера, на котором установлена ваша электронная подпись. Кроме того, электронные документы не занимают места — это особенно актуально для компаний с маленьким помещением или виртуальным офисом.
Меньше проблем с отчётностью
Контролирующие органы всячески приветствуют электронный документооборот. Вам будет проще взаимодействовать с ФНС и другими инстанциями в онлайн-формате, вероятность ошибок в документах, а, как следствие, и штрафов, при использовании ЭДО минимальна.
Безопасность гарантирована
В отличие от пересылок документов почтой, в случае с ЭДО вы можете быть уверены, что информация не попадёт к конкурентам, важные письма не потеряются. Сервисы электронного документооборота гарантируют конфиденциальность информации, а также позволяют хранить документы на случай утери бумажной копии.
Сколько это стоит?
Размер оплаты в большинстве сервисов зависит от количества исходящих документов: чем больше пакет, тем дешевле будет обходится один документ. Входящие документы, как правило, бесплатны. Сравним цены крупных игроков на июль 2020 года.
Оператор ЭДО
Стоимость услуг
Пакеты от 200 исходящих на год — 2 000₽ (10₽ за документ) до 10 000 исходящих — 50 000 ₽ (5₽ за документ).
Пакеты от 50 исходящих в месяц — 350₽ (7₽ за документ) до 1 000 исходящих в месяц — цена по запросу. Есть годовые пакеты: от 600 исходящих — 3 600₽ (6₽ за документ).
От 500₽ за пакет из 50 исходящих документов (10₽ за документ).
Партнёрское решение от ЮKassa и СКБ Контур — сервис «Диадок»
Пакеты от 600 исходящих на год — 4 200₽ (7₽ за документ) до 12 000 исходящих — 68 400 ₽ (5,7₽ за документ).
Какие есть подводные камни?
Работа с контрагентами
Если они не пользуются ЭДО, вам придётся совмещать работу с бумажными и электронными документами. Опять же, если контрагенты используют оператор ЭДО, отличный от вашего, возможен своего рода «роуминг» при документообороте между компаниями. На качестве документооборота использование разных сервисов обычно не отражается.
Необходимость получать ЭП
У многих компаний уже есть электронная подпись, но если её нет, нужно будет её получить. Чаще всего это квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая выдаётся в одном из аккредитованных центров Минсвязи РФ. В УЦ нашего партнёра СКБ Контур подпись будет готова уже через 1–2 дня.
Виды электронного документооборота
Обычно выделяют два основных типа ЭДО: внутренний (в пределах компании) и внешний (с другими компаниями и организациями, госучреждениями и ведомствами). Но есть и более детальная классификация ЭДО по видам документов:
- управленческие,
- производственный,
- кадровый,
- бухгалтерский,
- складской,
- технологический,
- конфиденциальный,
- архивный
Большинство крупных сервисов на рынке поддерживает работу со всеми основными типами документов. Чаще всего ЭДО используют для первичной бухгалтерской документации и счетов-фактур.
Как перейти на ЭДО?
- Подключитесь к оператору ЭДО. Компаний, которые предоставляют такие услуги, довольно много. В частности, вы можете воспользоваться партнёрским решением от ЮKassa .
- Приобретите сертификат электронной подписи. Для этого подайте заявку в центр, аккредитованный Министерством связи РФ, оплатить услугу и приехать за ключом (обычно КЭП помещают на флэшку). Если подпись у вас уже есть, зарегистрируйте её в системе.
- Проинформируйте своих контрагентов о подключении к ЭДО. Нередко это можно сделать через приглашения в самой системе.
Резюме
- Электронный документооборот выполняет все те же функции, что и бумажный, но онлайн.
- ЭДО позволяет экономить время и деньги, легко сдавать отчётность и иметь нужные документы под рукой.
- Существует много сервисов ЭДО: обращайте внимание на то, чем пользуются ваши контрагенты.
- Если некоторые из ваших партнёров и клиентов не используют ЭДО, вы можете пригласить их подключиться или же совмещать электронный и бумажный документооборот.
- Для подключения к ЭДО нужно выбрать подходящий сервис и получить электронную подпись.
Источник: yookassa.ru
Электронный документооборот: что это и как работает
Применение электронного документооборота позволяет бизнесу быстро обмениваться документами с партнерами, сокращать издержки и перенаправлять внимание сотрудников на другие задачи. Разберем, зачем нужен электронный документооборот бизнесу, как происходит формирование и направление документов в электронном виде и как ввести ЭДО в работу.
Для чего нужен электронный документооборот
ЭДО — это обмен электронными документами между контрагентами по защищенным каналам связи. Под электронным документооборотом в РФ принято понимать обмен юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая защищает документ от изменений и наделяет его юридической силой.
Чтобы начать обмениваться с партнерами и госорганами документами через интернет, необходимо подключиться к оператору электронного документооборота. Оператор — связующее звено, поставщик услуги, обеспечивающий защиту данных.
СберКорус — оператор электронного документооборота уже более 10 лет. Наш сервис СФЕРА Курьер соответствует всем требованиям к безопасности обмена электронными документами и поможет вашему бизнесу автоматизировать документооборот.
Как работает электронный документооборот между организациями:
У пользователя сервиса ЭДО работа с документами занимает считанные секунды
Рассмотрим преимущества использования электронного документооборота:
Ускорение бизнес-процессов
Контрагенты могут быстро отправлять и принимать документы, таким образом ускоряя поставки, выполнение работ, приемку товара и др. Чем раньше получены закрывающие документы, тем быстрее учтен НДС и верно определена налоговая база.
Сокращение затрат
Применение электронных документов позволяет сэкономить на печати, доставке и хранении. Не нужно ездить в офис контрагента, организовывать архив и дополнительно нанимать сотрудников.
Повышение контроля
Весь процесс легко проследить в личном кабинете сервиса ЭДО. Проанализировать статусы, сроки, ошибки. Если необходимо найти документ, это можно сделать за несколько кликов.
Юридическая значимость и защита информации
ЭДО обеспечивает защищенный обмен документами. Данные не потеряются и не изменяются. При этом документ с КЭП является полным аналогом бумажного с подписью от руки и печатью.
Работа по правилам маркировки
Чтобы работать с системами контроля, нужно использовать электронную передачу документов. Это необходимо для создания единых баз данных и их быстрой обработки. При применении ЭДО информация в системы передается автоматически при подписании УПД с обеих сторон документов.
→ Подключить ЭДО для маркировки
Формы электронного документооборота
Электронно-цифровой документооборот бывает:
СЭД (Система электронного документооборота)
Система внутри компании. С ее помощью отделы и подразделения быстро обмениваются разными типами документов.
При формировании электронного документооборота компания может сама разработать правила и нормативы с учетом требований 63-ФЗ «Об электронной подписи», ГОСТов по делопроизводству и архивам.
ЮЗЭДО (Юридически значимый ЭДО)
Реализация юридически значимого электронного документооборота с контрагентами.
Способы обмена, требования к безопасности хранения и передачи, а также к КЭП строго установлены законом.
В ЮЗЭДО есть 2 вида электронных документов:
Структурированные
Электронно-цифровая форма структурированного документа регулируется законами и требованиями государственных служб
- Счет-фактура (СЧФ)
- Документ о передаче товаров, работ, услуг, имущественных прав (ДОП, он же ТОРГ-12)
- Счет-фактура и документ о передаче товаров, работ, услуг, имущественных прав (СЧФДОП)
- Корректировочный счет-фактура
- Документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)
- Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)
Неструктурированные
Договоры, первичная документация, уведомления и др. Форма может меняться в зависимости от нужд контрагентов. Строгих требований со стороны закона нет.
Структурированные документы позволяют обрабатывать данные из них быстро, поэтому соответствию требованиям уделяют большое внимание.
Если подписать структурированный или неструктурированный документ квалифицированной электронной подписью, он станет юридически значимым. Поэтому далее мы рассмотрим виды и особенности работы с подписью.
Виды электронной подписи в электронном документообороте между юридическими лицами
Электронная подпись необходима для подтверждения личности, действия (подписания) и защиты информации. В зависимости от функций и уровня безопасности бывают подписи трех типов:
Простая электронная подпись
Наименее надежный вид подписи. Это пара логин-пароль, которую мы используем при входе на интернет-ресурс, смс-код, который присылает банк, или имя и подпись почтового ящика.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Обладает более высоким уровнем защиты, у нее есть сертификат и ключевая пара. Но для признания юридической значимости документа с НЭП требуется дополнительное соглашение между партнерами. Такой документ все равно не примут госорганы.
Квалифицированная электронная подпись
Соответствует требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи» и обеспечивает самый высокий уровень защиты информации. Электронные цифровые документы с КЭП аналогичны по юридической силе бумажному варианту с подписью от руки.
- Участвовать в юридически значимом электронном документообороте.
- Сдавать отчетность в госорганы.
- Участвовать в торгах и госзакупках.
- Работать с госпорталами.
- Регистрировать онлайн-кассу в ФНС.
Удостоверяющий центр СберКорус прошел аккредитацию Минцифры РФ по новым правилам, поэтому здесь можно получить ЭЦП физлица для использования в работе с МЧД.
У нас вы можете получить ЭЦП, не приезжая в офис
Оставьте заявку, наши специалисты помогут с выбором и пакетом документов
Реализация электронного документооборота
Разработку и обеспечение электронного документооборота осуществляет оператор ЭДО (провайдер). Поэтому первый шаг в процессе внедрения ЭДО — выбор оператора.
Чтобы настроить процесс электронного документооборота, необходимо подключиться к СФЕРА Курьер. Для этого:
Оставьте заявку
Онлайн или по телефону 8 800 100-8-812
Выберите и оплатите тариф
Стоимость зависит от количества исходящих документов. Входящие — бесплатно.
Настройте рабочее место
Наши специалисты помогут. Время настройки зависит от способа подключения. После того как вы заключили договор с провайдером, нужно получить КЭП и начать использование ЭДО.
Веб-версию сервиса СФЕРА Курьер можно настроить, посмотрев видеоинструкцию. Для входа потребуются логин и пароль, которые вам пришлет личный менеджер.
Веб-версию сервиса СФЕРА Курьер не нужно настраивать,
можно начинать работу сразу же после подключения. Для входа потребуются логин и пароль, которые вам пришлет личный менеджер.
В личном кабинете есть доступ ко всем функциям сервиса для обработки и контроля электронного документооборота. Вы не пропустите новые входящие документы, потому что сервис пришлет оповещение (можно дублировать на почту). Если возникают вопросы, можно посмотреть инструкцию сверху справа или обратиться в техподдержку прямо из личного кабинета.
Чтобы отправить документ контрагенту, нужно нажать на кнопку «Новый документ», выбрать его тип, указать получателя, подписать и отправить. Найти документ можно по номеру, ИНН контрагента и названию.
Статус документа можно отслеживать. «Получен» — означает, что контрагент подписал квитанцию, но не сам документ. Когда он подпишет документ, вам придет оповещение, а документооборот будет считаться завершенным.
Источник: www.esphere.ru